ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -o0o - ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT Tài liệu hướng dẫn sử dụng khai thác Phần mềm quản lí hồ sơ KHCN Trường Đại học Thủ Dầu Một Chủ nhiệm đề tài: Th.S Đinh Thị Thu Hương Người thực chuyên đề: Th.S Đinh Thị Thu Hương Đơn vị cơng tác: Đại học Thủ Dầu Một Bình Dương, tháng 11 năm 2015 MỤC LỤC Trang I GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM 1.1 Giới thiệu chung 1.2 Các tính phần mềm 1.3 Giao diện chương trình .5 II QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ CỦA NGƯỜI LÀM NCKH 2.1 Đăng nhập hệ thống 2.2 Trang cá nhân 2.3 Đổi mật .7 2.4 Quản lí đề tài nghiên cứu 2.5 Quản lí biên soạn tài liệu: Tương tự quản lí Đề tài nghiên cứu 12 2.6 Quản lí Lí lịch khoa học 12 2.7 Quản lí Kê khai hoạt động khoa học 12 III QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ CỦA ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ 13 3.1 Đăng nhập hệ thống 13 3.2 Trang quản lí trực tuyến với vai trị đơn vị chủ trì 14 3.3 Đổi mật 14 IV QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ CỦA PHÒNG KH&CN (ADMIN) 15 4.1 Đăng nhập hệ thống 15 4.2 Trang quản lí trực tuyến với vai trị phịng quản lí KH&CN 15 V QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VIÊN (SUPER ADMIN) 17 I GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM 1.1 Giới thiệu chung Phần mềm “QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ” nhóm đề tài xây dựng, thiết kế dành riêng cho đại học Thủ Dầu Một nhằm giúp cho đơn vị quản lí công tác, hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ đơn giản hóa, thuận tiện, dễ dàng Phần mềm đáp ứng đầy đủ quy trình hoạt động nghiệp vụ quản lí hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ từ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học đề tài nghiệm thu, kết thúc 1.2 Các tính phần mềm - Quản lí đề tài nghiên cứu khoa học + Quản lí đề xuất nghiên cứu khoa học + Quản lí đề tài cá nhân + Quản lí đề cương đề tài + Quản lí hợp đồng đề tài + Quản lí báo cáo đề tài + Quản lí hồ sơ nghiệm thu + Quản lí báo cáo tổng kết - Quản lí biên soạn tài liệu/giáo trình + Quản lí đề xuất biên soạn tài liệu/giáo trình + Quản lí đề cương biên soạn tài liệu/giáo trình + Quản lí hợp đồng đề tài + Quản lí hồ sơ nghiệm thu + Quản lí sản phẩm tài liệu/giáo trình - Quản lí lí lịch - Quản lí kê khai hoạt động khoa học - Quản lí hội đồng nghiệm thu đề tài – tài liệu/giáo trình - Thống kê in ấn: + Đề tài - tài liệu/giáo trình theo điều kiện + Kê khai Hoạt động khoa học (theo năm học năm dương lịch) - Quản lí văn sách - Quản lí biểu mẫu - Quản lí thơng báo - Quản lí danh mục dùng chung (đơn vị, cán nghiên cứu khoa học, loại đề tài, lĩnh vực nghiên cứu, văn bản…) - Quản lí hệ thống (quản lí người dùng, lưu, phục hồi liệu, thay đổi password người dùng) 1.3 Giao diện chương trình II QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ CỦA NGƯỜI LÀM NCKH 2.1 Đăng nhập hệ thống Với cán sau cấp tài khoản vào đường dẫn bên để đăng nhập: http://phongkhoahoc.pnssoftware.com/ (thử nghiệm) Giao diện đăng nhập: Người sử dụng nhập tài khoản, mật cấp vai trò để vào trang cá nhân 2.2 Trang cá nhân Sau người sử dụng đăng nhập xong truy cập vào trang cá nhân bên Giao diện trang cá nhân: Trang cá nhân cho phép người sử dụng quản lí: + Đề tài nghiên cứu/tài liệu biên soạn (đề xuất, đề cương, báo cáo đề tài, hồ sơ nghiệm thu báo cáo tổng kết) + Lí lịch khoa học + Kê khai hoạt động khoa học 2.3 Đổi mật Mỗi cán KHCN cấp account mặc định Sau vào trang cá nhân, cán tiến hành đổi mật khẩu: Tại hình đổi mật khẩu, người nhập thông tin mật cũ để tiến hành thay đổi chọn Xác nhận Khi xuất thơng báo: 2.4 Quản lí đề tài nghiên cứu Hệ thống quản lí bao gồm: Đề xuất đề tài, Đề xuất đề tài tôi, nộp đề cương, nộp báo cáo đề tài, nộp hồ sơ nghiệm thu nộp báo cáo tổng kết Mục đích việc quản lí đề xuất đề tài (cho đơn vị chủ trì xét duyệt) Cho phép thành viên gửi đề xuất online qua hệ thống website Tiến tới không cần phải gửi giấy, giúp cán phịng quản lí khoa học giảm tải công việc lưu trữ, tổng hợp Sau gửi xong website xuất đề xuất Để quản lí đề xuất Tại trang cá nhân, bạn click vào “Quản lí đề tài”, chọn Đề tài tơi có giao diện đề xuất bạn bên dưới: Tại hình này, người NCKH nhìn thấy danh sách đề xuất NCKH gửi tình trạng đề xuất Để thêm đề xuất, bạn click vào “Đề xuất đề tài” Màn hình thêm đề xuất hiển thị Sau bạn nhập thông tin cần thiết cho đề xuất Chú ý (*) trường bắt buộc Sau bạn nhập thông tin xong, bạn click nút lưu để đề xuất gửi lên hệ thống Sau chọn Tiếp tục, chương trình quay hình danh sách đề xuất bạn Mục đích Đề tài tơi Cho phép người NCKH biết đc tình trạng đề tài đề xuất (đã đc duyệt hay chưa, tiếp tục thực hay bị hủy….).` Mục đích Nộp đề cương (cho phịng KH&CN xét duyệt) Cho phép người NCKH thực nộp đề cương sau Phòng KH&CN duyệt đề tài Chọn Nộp đề cương giao diện hiển thị sau: Nhấn tab Đề tài chờ nộp đề cương (người sử dụng quan sát trường Trạng thái đề tài thấy “Chờ nộp đề cương”) chọn tiếp Thực xuất giao diện dưới: Nhấn Chọn tệp để chọn file có chứa nội dung đề cương, chọn Nộp đề cương để thực (Nếu thành công hiển thị thông báo thành công) Lúc file đề cương đưa lên hệ thống để chờ Phịng khoa học xem xét tiến hành kí hợp đồng Mục đích Nộp báo cáo đề tài (cho đơn vị chủ trì) Cho phép người làm NCKH thực báo cáo tiến độ cho đơn vị chủ trì Chọn Nộp báo cáo đề tài giao diện hiển thị hình dưới: Nhấn tab Nộp báo cáo đề tài (người sử dụng quan sát trường Trạng thái đề tài thấy “Đang thực hiện”) chọn tiếp Thực xuất giao diện dưới: Nhấn Chọn tệp để chọn file có chứa nội dung đề cương, chọn Nộp báo cáo để thực (Nếu thành công hiển thị thông báo thành công) Lúc file báo cáo đưa lên hệ thống để chờ đơn vị chủ trì duyệt kí Mục đích Nộp hồ sơ nghiệm thu (cho đơn vị chủ trì xét duyệt) Cho phép người NCKH thực nộp hồ sơ nghiệm thu cho đơn vi chủ trì xét duyệt, nhấn Nộp hồ sơ nghiệm thu xuất giao diện dưới: 10 Nhấn Thực hiển thị giao diện hình bên dưới: Nhấn Chọn tệp để chọn file có chứa hồ sơ đề nghị đánh giá, nghiệm thu, chọn Nộp hồ sơ để thực (Nếu thành công hiển thị thông báo thành công) Lúc file báo cáo đưa lên hệ thống để chờ đơn vị chủ trì duyệt kí Mục đích Nộp báo cáo tổng kết (Phịng quản lí KH&CN xét duyệt) Cho phép người làm NCKH nộp báo cáo tổng kết tới phịng KH&CN, nhấn Nộp báo cáo tổng kết có giao diện hình bên dưới: Nhấn nộp báo cáo để hiển thị giao diện hình dưới: 11 Nhấn Chọn tệp để chọn file báo cáo tổng kết chọn Nộp báo cáo để thực (Nếu thành công hiển thị thông báo thành công) Lúc file báo cáo đưa lên hệ thống để chờ phịng KH&CN duyệt 2.5 Quản lí biên soạn tài liệu: Tương tự quản lí Đề tài nghiên cứu 2.6 Quản lí Lí lịch khoa học Cho phép kê khai danh sách lí lịch khoa học người NCKH, nhấn kê khai lí lí lịch khoa học lí lịch khoa học để hiển thị giao diện hình bên dưới: Điền đầy đủ thông tin nhấn Nộp lí lịch để thực nộp 2.7 Quản lí Kê khai hoạt động khoa học Tại trang cá nhân, chọn “Kê khai hoạt động khoa học” cập nhật báo khoa học cơng trình khác 12 Điền đầy đủ thông tin nhấn Nộp kê khai để thực nộp III QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ CỦA ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ 3.1 Đăng nhập hệ thống Với cá nhân giao nhiệm vụ đơn vị chủ trì sau cấp tài khoản vào đường dẫn bên để đăng nhập: http://phongkhoahoc.pnssoftware.com/ (thử nghiệm) Giao diện đăng nhập: Người sử dụng nhập tài khoản, mật cấp vai trò để vào trang quản lí trực tuyến Đề tài – dự án khoa học 13 3.2 Trang quản lí trực tuyến với vai trị đơn vị chủ trì Sau cá nhân đơn vị chủ trì phân cơng nhiệm vụ đăng nhập xong giao diện bên dưới: Trang cho phép người sử dụng quản lí: + Đề tài nghiên cứu/ tài liệu biên soạn (Danh sách đề tài, Báo cáo tổng hợp, Đề nghị nghiệm thu) 3.3 Đổi mật Mỗi chuyên viên Phòng KH&CN cấp account mặc định Sau vào trang quản lí trực tuyến, cá nhân tiến hành đổi mật khẩu: Tại hình đổi mật khẩu, người nhập thông tin mật cũ để tiến hành thay đổi chọn Xác nhận Khi xuất thơng báo: 14 3.3 Quy trình nghiệp vụ, xét duyệt đề tài Cho phép cá nhân phân cơng ĐVCT thực hiện: - Xét duyệt hủy đề tài cá nhân đề xuất - Báo cáo tổng hợp - Đề nghị lên phòng KH&CN để nghiệm thu IV QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ CỦA PHÒNG KH&CN (ADMIN) 4.1 Đăng nhập hệ thống Với cá nhân giao nhiệm vụ phòng KH&CN, sau cấp tài khoản vào đường dẫn bên để đăng nhập: http://phongkhoahoc.pnssoftware.com/ (thử nghiệm) Giao diện đăng nhập: Người sử dụng nhập tài khoản, mật cấp vai trị để vào trang quản lí trực tuyến Đề tài – dự án khoa học 4.2 Trang quản lí trực tuyến với vai trị phịng quản lí KH&CN Sau cá nhân phòng KH&CN đăng nhập xong giao diện bên dưới: 15 Các chức thực sau: • Quản lí đề tài nghiên cứu: cho phép chun viên phịng KH&CN thực + Duyệt danh sách đề tài: cập nhật trạng thái đề xuất sau Hội đồng khoa học ngành trường họp + Duyệt đề cương: cho phép cập nhật Lập hội đồng trạng thái đề cương sau Hội đồng xét duyệt đề tài họp + Kí hợp đồng: cho phép cập nhật Tổ thẩm định kinh phí kí hợp đồng + Nghiệm thu đề tài: cho phép tiến hành nghiệm thu đề tài với hai bước là: Lập hội đồng Duyệt công bố kết - Biên nghiệm thu • Quản lí Tài liệu/giáo trình: bước thực giống quản lí đề tài nghiên cứu • Hoạt động khoa học: cho phép duyệt kê khai người làm NCKH, chọn Quản lí kê khai để hiển thị giao diện hình dưới: Nhấn duyệt kê khai để hiển thị giao diện hình bên dưới: 16 Chọn trạng thái duyệt nhấn duyệt kê khai để thực duyệt • Lí lịch khoa học: cho phép xem danh sách lí lịch khoa học cá nhân làm NCKH • Quản lí tin tức: cho phép xem quản lí danh sách tin tức hoạt động khoa học trang web, để thực thêm tin tức nhấn Thêm tin tức có giao diện hình bên dưới: Điền đầy đủ thông tin nhấn Submit để thực đăng tin tức Để sửa xóa tin tức nhấn vào hai biểu tượng trên: V QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VIÊN (SUPER ADMIN) Trang cho phép người sử dụng quản lí (thêm, update, xóa liệu): 5.1 Người dùng: Cho phép quản trị viên quản lí liệu có liên quan đến người dùng + Chức vụ + Chức dánh 17 + Học hàm + Học vị + Nhân + Quản lí tài khoản + Vai trị tham gia đề tài 5.2 Danh mục dùng chung: Cho phép quản trị viên quản lí liệu có liên quan đến đề tài khoa học như: + Đơn vị quản lí + Loại kinh phí + Loại văn + Lĩnh vực nghiên cứu + Lĩnh vực biên soạn + Loại tài liệu biên soạn + Quản lí văn 5.3 Hoạt động khoa học: Cho phép quản trị viên quản lí liệu có liên quan đến hoạt động khoa học như: + Hoạt động khoa học + Chi tiết hoạt động khoa học + Vai trị tham gia HDKH 5.4 Quản lí tin tức: Cho phép quản trị viên quản lí liệu có liên quan đến loại tin tức 5.5 Thiết lập: Cho phép quản trị viên thiết lập , chỉnh sửa mật cá nhân thời gian cho phép người dùng chỉnh sửa kê khai Bình Dương, ngày 22 tháng 11 năm 2015 Chủ nhiệm đề tài Đơn vị chủ trì đề tài 18 ThS Đinh Thị Thu Hương 19 ... cứu khoa học + Quản lí đề tài cá nhân + Quản lí đề cương đề tài + Quản lí hợp đồng đề tài + Quản lí báo cáo đề tài + Quản lí hồ sơ nghiệm thu + Quản lí báo cáo tổng kết - Quản lí biên soạn tài. .. nghiệp vụ quản lí hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ từ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học đề tài nghiệm thu, kết thúc 1.2 Các tính phần mềm - Quản lí đề tài nghiên cứu khoa học + Quản lí đề xuất... 2.4 Quản lí đề tài nghiên cứu 2.5 Quản lí biên soạn tài liệu: Tương tự quản lí Đề tài nghiên cứu 12 2.6 Quản lí Lí lịch khoa học 12 2.7 Quản lí Kê khai hoạt động khoa học