Hiệu quả công tác văn phòng tại cục quản lý hoạt động xây dựng, bộ xây dựng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ NGỌC HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG BỘ XÂY DỰNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ NGỌC HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG BỘ XÂY DỰNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Chun ngành : Quản lý cơng Mã số : 8340403 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN HÀ NỘI - NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Hiệu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng” cơng trình nghiên cứu độc lập tơi sở tìm hiểu có kế thừa, chọn lọc từ tài liệu có liên quan Tất tài liệu, số liệu sử dụng luận văn ghi rõ nguồn gốc, đảm bảo độ tin cậy, xác trung thực Tơi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Tác giả Nguyễn Thị Ngọc i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, nhận nhiều giúp đỡ hỗ trợ nhiệt tình từ quan, tổ chức, cá nhân Cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến tất cá nhân đơn vị tạo điều kiện giúp đỡ q trình học tập nghiên cứu đề tài Tơi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo Sau Đại học, cô giáo chủ nghiệm lớp cao học Quản lý công HC23.B1, thầy, cô giáo Học viện Hành Quốc gia trực tiếp giảng dậy, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình học tập nghiên cứu Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng kính trọng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, người giúp đỡ tơi, hướng dẫn tận tình để tơi hồn thành luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ, chun ngành Quản lý cơng Học viện Hành Quốc gia Xin chân thành cảm ơn bác lãnh đạo, anh chị công tác Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng trao đổi, hướng dẫn, cung cấp tài liệu chi tiết để làm tốt luận văn Xin cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè người thân ln bên tơi q trình thực luận văn Mặc dù cố gắng trình thực hiện, nhiên luận văn tránh khỏi hạn chế, thiết sót Kính mong nhận góp ý, dẫn thầy cô giáo độc giả để luận văn hoàn thiện đạt kết tốt Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng Tác giả năm 2021 Nguyễn Thị Ngọc ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT……………………………………… DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH, BẢNG……………………………………….2 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài .3 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Mục đích nhiệm vụ luận văn Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn Phương pháp nghiên cứu luận văn Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Kết cấu luận văn……………………………………………………… …10 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 11 1.1 Khái qt cơng tác văn phòng 11 1.1.1 Những vấn đề văn phòng 11 1.1.2 Khái qt cơng tác văn phịng .18 1.2 Hiệu công tác văn phòng .23 1.3 Yếu tố ảnh hƣởng đến công tác văn phòng 36 1.3.1 Yếu tố bên đơn vị 37 1.3.2 Yếu tố bên đơn vị 39 Tiểu kết Chƣơng 1………………………………………………………… …….42 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG 43 2.1 Khái quát Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng Văn phòng Cục 43 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Cục Quản lý hoạt động xây dựng 43 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Cục Quản lý hoạt động xây dựng 46 iii 2.2 Thực trạng hiệu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng giai đoạn 2016 – 2020 51 2.3 Nhận xét chung hiệu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng giai đoạn 2016 - 2020 74 2.3.1 Kết đạt nguyên nhân 74 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân 75 Tiểu kết Chƣơng 78 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG 79 3.1 Phƣơng hƣớng thời gian tới Cục Quản lý hoạt động xây dựng 79 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng .81 3.2.1 Giải pháp thể chế 81 3.2.2 Giải pháp xây dựng nâng cao chất lượng thực nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức làm việc Văn phịng Cục Cục Quản lý hoạt động xây dựng 82 3.2.3 Giải pháp tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng văn phòng điện tử 84 3.2.4 Giải pháp xây dựng môi trường làm việc công tác văn phịng Cục chế độ sách 85 3.2.5 Giải pháp kiểm tra, giám sát 87 3.2.6 Giải pháp phát huy phối, kết hợp phịng, ban, phận ngồi đơn vị 88 3.2.7 Giải pháp nhóm hoạt động chuyên môn 88 Tiểu kết chƣơng 94 KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .96 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG 99 iv DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT Cụm từ đầy đủ Cụm từ viết tắt CCVC Công chức, viên chức CNTT Công nghệ thông tin VBQPPL Văn quy phạm pháp luật DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, BẢNG TT Tên Trang Sơ đồ Quy trình xử lý cơng văn đến Cục Quản lý hoạt 67 2.2.1 động xây dựng Sơ đồ Quy trình xử lý công văn Cục Quản lý hoạt động 2.2.2 xây dựng 67 Biểu đồ thể số liệu theo dõi công văn đi, đến 68 Bảng Bảng kết thực nhiệm vụ chuyên môn 73 2.2.2 Cục Quản lý hoạt động xây dựng từ năm 2016-2020 Biểu đồ 2.2.1 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tất quan, đơn vị, tổ chức trị, xã hội, cơng ty ngồi nước, tổ chức có phận khơng thể thiếu văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng tổng hợp thành hai nội dung bản, là: tham mưu, tổng hợp hậu cần Chức tham mưu tổng hợp giải mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, đơn vị Văn phịng phải thu thập phân tích tổng hợp thông tin vấn đề cần giải tham vấn cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan Chức hậu cần giải mối quan hệ văn phịng với tồn quan đơn vị Với chức văn phòng phải bảo đảm vận hành bình thường hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, vai trò văn phòng hoạt động quan, tổ chức ngày khẳng định nhiệm vụ đặt cho văn phòng phức tạp hơn, đa dạng hơn, việc lớn nhỏ liên quan đến Văn phịng Tuy nhiên có nhiều người đồng cảm với cán làm công tác văn phòng Vẫn thấy văn phòng phận thiếu cấu tổ chức quan, đơn vị Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt động khác mà văn phòng quan, đơn vị tổ chức có tên gọi khác nhau, gọi Phịng Hành tổng hợp, Phịng Hành - Tổ chức Phịng Hành - Quản trị hay tổng thể gọi Văn phòng Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức tồn công tác văn phòng yếu tố khách quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác văn phịng đơn vị, qua để thấy tầm quan trọng cơng tác văn phịng cần thiết phải đổi nâng cao hiệu cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành Trong nhiều năm qua, cơng tác văn phịng ln Lãnh đạo Bộ Xây dựng, lãnh đạo quan, đơn vị trực thuộc quan tâm Đối với Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng vậy, lãnh đạo, đạo sát cấp có thẩm quyền, Văn phịng Cục đạt nhiều kết tích cực, cơng tác văn phòng ngày đổi mới, thể nỗ lực cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc Cục, hiệu công việc nâng cao rõ rệt Cùng với đất nước ngày hội nhập, công nghệ thông tin ngày phát triển nhiều hoạt động văn phịng có nhiều thay đổi, địi hỏi phải đáp ứng yêu cầu phải nằm khuôn khổ quan quản lý nhà nước Thấy tình hình thực tế hoạt động Văn phịng sau nhiều năm công tác Cục Quản lý hoạt động xây dựng, bên cạnh hiệu mà công tác văn phịng mang lại cịn tồn số hạn chế cần khắc phục hoạt động tham mưu, đề xuất triển khai kế hoạch triển khai cịn chưa kịp thời, khó khăn nguồn kinh phí chất lượng nguồn lực thực công tác chưa đồng đều, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào triển khai hoạt động văn phòng hạn chế… Để nghiên cứu đề xuất giải pháp để góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng quan quản lý hành nhà nước nói chung cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng nói riêng, em chọn đề tài “Hiệu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng” Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Đề tài công tác văn phòng thu hút quan tâm, ý nhiều nhà khoa học, người làm công tác lý luận nghiên cứu nhiều khía - Chú trọng xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng cơng tác quản trị văn phịng đại: Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành họp trực tuyến; tổ chức hoạt động giao tiếp trực tuyến qua môi trường mạng; điều hành văn phòng trực tuyến… - Thường xuyên tổ chức hội nghị trực tuyến, dần thay họp trực tiếp, tăng cường sử dụng chữ ký số theo tinh thần Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23/01/2019 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ hoạt động quan nhà nước cấp… + Trang bị máy móc, phương tiện đáp ứng yêu cầu cách mạng công nghiệp 4.0, nghiên cứu, đề xuất trang bị phần mềm, công cụ giao tiếp thời 4.0 bảo đảm xử lý liệu lớn giao tiếp với vạn vật Công nghệ giúp việc giao tiếp nội quan, tổ chức, với công dân thuận lợi, theo thời gian thực Các phần mềm đo lường thơng báo tình trạng làm việc nhân viên Lượng hóa tất khía cạnh quản lý ln ước mơ hành đại 3.2.4 Giải pháp xây dựng môi trường làm việc công tác văn phịng Cục chế độ sách Môi trường làm việc môi trường vật chất tinh thần có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho người lao động hăng say cống hiến, ngược lại gây tâm lý hoang mang, chán nản làm việc tập trung Vì việc xây dựng môi trường làm việc yếu tố định đến hiệu cơng tác văn phịng, cần lưu ý số giải pháp sau: + Chú trọng đổi hoạt động quản lý, điều hành văn phịng Định hướng nhằm giải nhanh chóng, xác, hiệu cơng việc văn phịng Thực tốt công tác quản lý điều hành giúp lãnh 85 đạo văn phòng kịp thời nắm bắt thực trạng hoạt động văn phòng, chủ động việc đặt định nhằm củng cố nâng cao hiệu làm việc văn phòng + Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phịng nhằm đại hóa cơng tác văn phịng nâng cao suất lao động, giảm bớt khối lượng công việc cho cán bộ, giảm bớt máy cồng kềnh theo định hướng chung chương trình cải cách nhà nước hành phủ giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển xây dựng mơ hình văn phịng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp quản lý lãnh đạo chuyên sâu nghiệp vụ mà làm tăng khả hội nhập văn phòng với xu hướng chung thời đại + Hoàn thiện sở vật chất, điều kiện bên để cán làm việc Trang thiết bị tạo điều kiện làm việc cho công việc văn phòng giúp thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà cịn tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, u thích cơng việc nhân viên, giúp hiệu hoạt động văn phòng nâng cao Nên cần quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, phương tiện điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động Cục Quản lý hoạt động xây dựng đạt hiệu quả, quy định Khảo sát, đánh giá chất lượng thiết bị văn phòng; tổ chức, quản lý thực tốt công tác bảo vệ phịng chống cháy nổ, an tồn vệ sinh lao động Cục; triển khai kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, mua sắm trang thiết bị văn phòng, tài sản công quan; phục vụ họp, hội nghị cục; phối hợp với đơn vị liên quan thực đón tiếp tiễn đồn khách Cục, Bộ + Tạo môi trường làm việc lành mạnh cạnh tranh lành mạnh để cán phát huy lực, sở trường trình cống hiến làm việc Có quy định thưởng phạt rõ ràng, huy động nguồn tài trợ 86 nguồn thu khác Cục để có chế độ đãi ngộ cho cán văn phòng Việc khen thưởng tạo nhiều phong trào thi đua hữu ích, xuất phát từ thực tiễn, khen thưởng người, việc đặc biệt chế độ khen thưởng kịp thời động viên, khích lệ cổ vũ cơng chức, viên chức, nhân viên, người lao động làm việc Văn phòng đãi ngộ phương thức tạo điều kiện, môi trường thuận lợi cho họ phấn đấu cơng bằng, có cạnh tranh lành mạnh tạo điều kiện mặt thời gian tối đa để cán Văn phịng Cục học tập, nâng cao trình độ chuyên môn đồng thời tham gia lớp đào tạo kỹ mềm để thành thạo, nhuần nhuyễn q trình thừa hành cơng vụ 3.2.5 Giải pháp kiểm tra, giám sát Kiểm tra, giám sát có vai trò quan trọng việc đảm bảo việc thực đúng, đầy đủ, có hiệu lực, hiệu mục tiêu, kế hoạch đề Qua nhằm hỗ trợ, phát hiện, đề xuất giải pháp uốn nắn kịp thời Do vậy, cần có chế giám sát để thực vai trò giúp lãnh đạo việc kiểm tra, giám sát việc thực nhiệm vụ Văn phịng Cục giao chủ trì, phối hợp với phịng, ban chun mơn khác Giám sát kiểm tra để đảm bảo việc thực nhiệm vụ theo chương trình, kế hoạch thực Bên cạnh giám sát, kiểm tra thường xuyên giúp đảm bảo cho tính hiệu lực, hiệu chương trình, kế hoạch xây dựng, giúp việc điều chỉnh kịp thời chương trình kế hoạch cấn thiết, phù hợp với nguồn lực tại, tăng tính chủ động chủ thể Đề xuất biện pháp tiến hành hình thức kiểm tra chéo phận, phòng ban mang lại hiệu tích cực, tạo giao lưu, học hỏi kinh nghiệm lẫn phận, phòng ban Một sở để đánh giá, xếp loại kiểm tra chéo yếu tố giúp kích thích ganh đua cơng việc 87 3.2.6 Giải pháp phát huy phối, kết hợp phịng, ban, phận ngồi đơn vị Phối hợp nguyên tắc làm việc, phương thức để tiến hành hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao Quan hệ phối hợp Văn phòng Cục với phòng, ban chun mơn điều kiện để Văn phịng có thơng tin cần thiết mang tính định tới chất lượng tham vấn, tổng hợp giúp Lãnh đạo Cục định quản lý, điều hành kịp thời, xác Văn phịng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng phịng ban quan trọng, góp phần vào thành công phận Việc thực quy định quan hệ phối hợp nêu làm rõ vai trò, trách nhiệm đơn vị chủ trì đơn vị phối hợp; nâng cao trách nhiệm kỷ luật công vụ đơn vị Cục Quản lý hoạt động xây dựng; đề cao vai trò Văn phòng Cục với tư cách tổ chức thực nhiệm vụ điều phối hoạt động chung Cục Do vậy, cần nâng cao nhận thức vai trò cần thiết công tác phối hợp đơn vị Bộ Xây dựng nói chung Văn phịng Cục với phịng, ban, từ đề cao siết chặt kỷ cương, kỷ luật hành quan hệ phối hợp Đồng thời, cần nâng cao ý thức công vụ nhiệm vụ giao cán bộ, công chức, viên chức Cục Tiếp tục rà soát làm rõ chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Cục phịng, ban chun mơn, từ xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm, kể trách nhiệm phối hợp giải công việc chung Cục Nghiên cứu xây dựng Quy chế quan hệ phối hợp đơn vị Cục theo hướng quy định cụ thể chức quan điều phối hoạt động phối hợp Văn phòng Cục 3.2.7 Giải pháp nhóm hoạt động chun mơn a) Về cơng tác tham mưu, tổng hợp 88 + Cần nắm kết thực mặt công tác, phục vụ Lãnh đạo Cục đạo xử lý kịp thời vấn đề nảy sinh, thơng báo thường xun tình hình lên thời kỳ, kinh nghiệm tốt, bảo đảm thực nhiệm vụ Cục Quản lý hoạt động xây dựng đề + Đổi hoàn thiện công tác thông tin tổng hợp để nâng cao chất lượng thơng tin, mức độ đầy đủ, xác kịp thời thơng tin Đổi hồn thiện công tác tổng hợp thông tin cần phải nâng cao cơng tác thu nhận, phân tích xử lý thơng tin Đổi hồn thiện cơng tác tổng hợp thơng tin để Văn phịng Cục có đầy đủ sở liệu thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành hoạt động chung quan, đơn vị Đặc biệt, áp dụng phương pháp tiên tiến xử lý, phân tích, tổng hợp thơng tin, đổi cách biên tập chuẩn bị báo cáo + Có kế hoạch chủ động tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoàn thiện xây dựng quy chế điều chỉnh lĩnh vực hoạt động quan, đơn vị nhằm tạo sở pháp lý đầy đủ, đồng thống đưa hoạt động quan, đơn vị vào nếp, trật tự quy chuẩn + Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể cán văn phòng, từ cán chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan tới nghiệp vụ tốt + Cán văn phòng vào kế hoạch chi tiết cán phòng, ban Cục để soạn thảo báo cáo tổng hợp, cần nắm vững nguyên tắc là: (1) Nguyên tắc hệ thống: Nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không hoạt động bị trùng lặp, thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch, cấp với cấp (2) Nguyên tắc ưu tiên: Sự ưu tiên thể chỗ cán văn phòng phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên giải 89 (3) Nguyên tắc dự phòng: Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán văn phòng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp Trong q trình xây dựng chương trình cơng tác, tuân thủ theo nguyên tắc giúp cán văn phịng có kế hoạch tổng hợp yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực cán Cục, phù hợp với mục tiêu hoạt động Cục, thống biện pháp thực đảm bảo tính khả thi b) Về công tác thông tin, báo cáo + Quan tâm đến việc truyền tải thơng tin, báo chí nhiều nữa, nhiều hình thức đa dạng để cán quan nắm bắt kịp thời thu thập nhiều thông tin Cùng với phát triển công nghệ thông tin Internet, thông tin kinh tế, trị, xã hội đưa lên mạng Internet cách đầy đủ xác Vì việc truy cập Internet giúp cho cán có nhiều thơng tin cách nhanh nhất, xác + Để không ảnh hưởng tới tiến độ, thời gian lập báo cáo cán văn phòng, Cục cần đưa quy định thời gian cụ thể cán phải nộp báo cáo chi tiết cho cán văn phịng, có quy định thưởng, phạt cụ thể việc thực nhiệm vụ + Thực rà soát, kiểm tra thường xuyên hệ thống thiết bị xử lý, lưu truyền thông tin để cán bộ, cơng chức, viên chức phịng, ban chun mơn, phận văn phịng phát huy tối đa ưu quan trọng máy vi tính mạng Internet Qua hệ thống Internet, văn phịng truyền tải thông tin tới phận nhận thơng tin phản hồi nhanh hình thức gửi email mà không cần cử người trực tiếp đến phòng ban, làm tốt điều tiết kiệm nhiều sức người, sức cho quan 90 + Văn phịng Cục cần có biện pháp tăng cường chất lượng nguồn thông tin xử lý thông tin tốt góp phần phục vụ kịp thời cho hoạt động quan Khi thông tin đầy đủ xác giúp ban lãnh đạo xử lý nhanh tình xảy quản lý c) Về công tác văn thư, lưu trữ + Lãnh đạo cần quan tâm, bố trí đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thực tế phòng văn thư kiêm nghiệm nhiều công việc, nên việc thực nhiều nhiệm vụ lúc chưa thể đảm bảo chất lượng mong muốn + Thực nghiêm túc hướng dẫn thực phối hợp kịp thời với Phòng Hành - Văn phịng Bộ Xây dựng việc hướng dẫn phịng, ban chun mơn xếp, chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo quy định pháp luật để thực nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử + Phổ biến thông tin danh mục hồ sơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, quy chế văn thư – lưu trữ để cán bộ, công chức, viên chức nắm bắt đầy đủ để thực + Phối hợp với quan chuyên môn để nâng cấp phần mềm quản lý văn đi, đến; khắc phục tháo gỡ vướng mắc, bất cập phần mềm để nâng cao hiệu việc quản lý văn đi, đến ứng dụng công nghệ thông tin, dần hạn chế văn giấy d) Về công tác tổ chức họp, hội nghị + Văn phòng Cục cần kiểm tra việc chuẩn bị nội dung cho sát với mục đích đề tham gia việc thực tổ chức để đảm bảo họp, hội nghị giao ban tiến hành quy định, nghi lễ Bảo đảm trang bị phương tiện phù hợp cho hội nghị, họp, giao ban như: loa, máy chiếu Phối hợp với phòng ban, phận chuẩn bị tốt nội dung, tài liệu cho buổi họp 91 + Văn phòng Cục, đơn vị chủ trì để xuất tham mưu tổ chức họp, hội nghị cần chủ động rà soát thành phần tham dự họp, thời gian kinh phí họp trước tham mưu cho lãnh đạo Cải tiến nâng cao chất lượng báo cáo định kỳ phục vụ họp + Văn phịng cần đẩy mạnh cơng tác tuyên truyền để người nhận thấy họp, hội nghị hội để người nắm bắt kế hoạch tới quan, kết đạt hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng với lãnh đạo nên bố trí, xếp thời gian tham gia đầy đủ, tránh việc tổ chức hội nghị, họp số lượng cán tham dự khiến cho khơng khí họp khơng sơi nổi, gây lãng phí kinh phí việc bố trí sở vật chất, điều kiện tổ chức hội nghị e) Về công tác hậu cần + Cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị ln s n sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm văn phịng phẩm cho quan ln đầy đủ, kịp thời Ngồi cần có quản lý tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết.Tiến hành rà soát để đề xuất sửa đổi, bổ sung xây dựng quy định trang thiết bị điều kiện làm việc (diện tích làm việc, số lượng loại thiết bị) cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nhằm bảo đảm nguyên tắc bình đẳng, cơng cơng vụ + Đổi việc tham gia xây dựng dự toán ngân sách hàng năm quan, đơn vị để đảm bảo kế hoạch dự toán ngân sách hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu cao + Tham mưu đề xuất xây dựng chủ trương, sách, chương trình hành động chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí cán bộ, công chức, người lao động quan, đơn vị 92 + Thực quản lý nguồn kinh phí chi tiêu thường xuyên, kinh phí phục vụ chương trình, đề án, đồn ra, theo kế hoạch giao quy định, đảm bảo nguồn kinh phí tiết kiệm góp phần trì nguồn thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, người lao động quan, đơn vị 93 Tiểu kết chƣơng Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng, cụ thể Văn phòng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng yêu cầu thiết yếu giai đoạn nhằm phát huy kết đạt khắc phục số tồn tại, hạn chế thời gian vừa qua Tại Chương 3, tác giả đề xuất phương hướng, 07 nhóm giải pháp cụ thể: (1) Giải pháp thể chế; (2) Giải pháp xây dựng nâng cao chất lượng thực nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc Văn phòng Cục Cục Quản lý hoạt động xây dựng; (3) Giải pháp tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin xây dựng văn phịng điện tử; (4) Giải pháp xây dựng môi trường làm việc cơng tác văn phịng Cục chế độ sách; (5) Giải pháp kiểm tra, giám sát; (6) Giải pháp phát huy phối, kết hợp phịng, ban, phận ngồi đơn vị; (7) Giải pháp nhóm hoạt động chun mơn Căn sở lý luận Chương đánh giá thực trạng hiệu cơng tác văn phịng hạn chế khó khăn cơng tác Chương 2, từ tác giả đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng thời gian tới, nhằm góp phần xây dựng Văn phịng theo hướng văn minh, đại, tăng cường cải cách hành bối cảnh 4.0 94 KẾT LUẬN Luận văn tập trung nghiên cứu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng Luận văn sâu phân tích sở lý luận cơng tác hành văn phịng, thơng qua nghiên cứu lý luận thấy vị trí, vai trị chức nhiệm vụ cơng tác văn phịng tổ chức nói chung cơng tác văn phịng Văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng nói riêng Đồng thời thông qua nghiên cứu lý luận cơng tác văn phịng làm rõ thêm cần thiết cơng tác văn phịng tổ chức cụ thể yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động nội dung cơng tác văn phịng Từ đưa giải pháp nhằm nâng cao cơng tác văn phòng đặc biệt trọng việc nâng cao đào tạo trình độ tin học ngoại ngữ, ứng dụng công nghệ thông tin cho cán công nhân viên theo kịp thay đổi khoa học thời đại 4.0 Các giải pháp thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động Xây dựng, đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng xu hướng phát triển chung đất nước 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (2002), Cơng tác hành - văn phòng quan nhà nước, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Hà Nội Bộ trưởng Bộ Xây dựng (2013), Quyết định số 1001/QĐ-BXD ngày 09/10/2013 việc thành lập quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội Bộ trưởng Bộ Xây dựng (2017), Quyết định số 1001/QĐ-BXD ngày 25/9/2017 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội Hồ Ngọc Cẩn (Chủ biên) (2003), Cẩm nang tổ chức hành văn phịng, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ, Hà Nội Chính phủ (2017), Nghị định số 81/2017/NĐ-CP ngày 17/7/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Xây dựng, Hà Nội Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 công tác văn thư, Hà Nội Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng (2017), Quyết định số 33/QĐ-HĐXD ngày 20/11/2017 việc ban hành Quy chế làm việc Cục Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội 10 Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng (2017), Quyết định số 34/QĐ-HĐXD ngày 23/11/2017 việc ban hành Quy 96 chế thực dân chủ Cục Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội 11 Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng (2017), Quyết định số 35/QĐ-HĐXD ngày 23/11/2017 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng, Hà Nội 12 Vũ Thị Anh Đào (2019), Cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục, Thể thao, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng - Học viện Hành quốc gia, Hà Nội 13 Học viện Hành Quốc gia (2004), Giáo trình Hành cơng, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 14 Học viện Hành quốc gia (2008), Giáo trình Quản lý phát triển tổ chức hành nhà nước, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 15 Học viện Hành Quốc gia (2009), Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 16 Phạm Thi Diệu Linh (2014), viết “Quản trị văn phòng Khái niệm mơ hình tổ chức”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2014, tr 918 17 Phạm Thị Ánh Nguyệt (2013), Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Sở Tài ngun Mơi trường Hải Phịng, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành quốc gia, Hà Nội 18 Nguyễn Cảnh Thái (2017), Hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành quốc gia, Hà Nội 19 Nguyễn Hữu Thân (chủ biên) “Quản trị hành văn phịng”, Nxb Thống Kê, Hà Nội 20 Lưu Kiếm Thanh (2009) “Nghiệp vụ hành văn phịng”, Nxb Thống Kê, Hà Nội 21 Nguyễn Đăng Thành (Chủ biên) (2013), Đo lường đánh giá hiệu 97 quản lý hành nhà nước thành tựu Thế giới ứng dụng Việt Nam, Nxb Lao động 22 Văn Tất Thu (2011), Tổ chức hoạt động văn phòng bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, Nxb, Hà Nội 23 Huyền Trang, Bài viết Lời dạy Chủ tịch Hồ Chí Minh cơng tác văn phịng: https://bqllang.gov.vn/tin-tuc/tin-tu-ban-quan-ly-lang/4959loi-day-cua-chu-tich-ho-chi-minh-ve-cong-tac-van-phong.html 24 Nguyễn Ngọc Tuấn (2016), Hiệu hoạt động văn phòng Hội đồng nhân dân – Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, Luận văn thạc sĩ - Học viện hành quốc gia, Hà Nội 25 Đặng Thanh Tùng (2017)- Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Củng cố “ Văn thư – Lưu trữ truyền thống”, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi phương thức phát huy giá trị tài liệu, s n sàng cho lưu trữ điện tử, https//moha.gov.vn/, 23/08/2017 26 Quốc hội khoá 13 (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Hà Nội 27 Nguyễn Thị Thu Vân (2017), Cách mạng cơng nghiệp 4.0 chun đổi hình thức tổ chức giải văn quan nhà nước, Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 28 Cách mạng 4.0 từ văn phòng làm việc, http://vneconomy.vn, ngày 23/12/2018 29 Nâng cao chất lượng quản trị thời cách mạng 4.0, https://tinnhanhchungkhoan.vn, ngày 23/8/2018 30 Tọa đàm “Cách mạng Công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư - lưu trữ” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức ngày 15/5/2019 98 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG Hình ảnh phận cửa Bộ Xây dựng Hình ảnh Hội nghị phổ biến pháp luật Cục Quản lý hoạt động xây dựng tổ chức năm 2020 99 ... PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG 2.1 Khái quát Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng Văn phòng Cục 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Cục Quản lý hoạt động xây dựng Cục Quản lý. .. giá hiệu cơng tác văn phịng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng Đồng thời yếu tố tác động đến công tác văn phòng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng - Làm rõ thực trạng công tác. .. PHỊNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG 43 2.1 Khái quát Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng Văn phòng Cục 43 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Cục Quản lý hoạt động