Thiết kế hệ thống quản lí nhà thuốc

Yêu cầu chức năng Quản lý nhân viên (tạo tài khoản, phân chia nhiệm vụ) Quản lý bán thuốc Quản lý thông tin sản phẩm (số lượng, vị trí đặt thuốc, giá cả) Quản lý nhập thuốc (khi sản phẩm gần hết thì thống kê để nhập thêm thuốc về) Tạo được báo cáo theo yêu cầu ngay tại thời gian thực hoặc thống kê theo ngày, tháng Quản lý thông tin khách hàng

MỤC LỤC PHỤ LỤC PHỤ LỤC Chương Tổng quan dự án Lý chọn đề tài - Nhà thuốc đóng vai trò quan trọng, nơi cung cấp dịch vụ thơng tin chăm sóc sức khoẻ đa số người dân tin dùng Các nhà thuốc thường nơi người dân tiếp cận có nhu cầu chăm sóc sức khỏe - Hiện đa số nhà thuốc thực theo quy trình thủ cơng cho việc xếp, quản lý thuốc, việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý hoạt động nhà thuốc bước đầu, đa số nhà thuốc sử dụng excel chưa có hệ thống quản lý chuyên biệt Công nghệ phần mềm ngày phát triển kéo theo nhu cầu ngày gia tăng tất lĩnh vực đời sống xã hội đặc biệt lĩnh vực quản lý thông qua hệ thống lưu trữ xử lý thơng tin Vì vậy, việc sử dụng hệ thống quản lý nhà thuốc giúp giảm thiểu việc lãng phí thời gian, nhân lực, khiến việc trở nên đơn giản - Vì lý nêu nên nhóm chúng em định chọn đề tài :"Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhà thuốc” Với mong muốn ứng dụng công nghệ thông tin tin học hoá vào việc quản lý, mang đến phần mềm hệ thống quản lý nhà thuốc hiệu Đảm bảo cho hệ thống lưu trữ tổ chức thông tin cách khoa học, dễ quản lý, việc truy cập, tìm kiếm thơng tin, quản lý khách hàng, thống kê phân tích liệu thực cách dễ dàng, nhanh chóng xác Giúp cho nhà thuốc cập nhật nhanh chóng, kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh để từ đưa kế hoạch, lược mang lại hiệu cao Giới thiệu hệ thống - Đối tượng mà nhóm chúng em hướng đến nhà thuốc vừa nhỏ, hệ thống giúp chủ nhà thuốc quản lý nhập thuốc từ nhà cung cấp vào kho, quản lý xuất thuốc lập báo cáo ngày tổng kết tháng - Với việc quản lý nhập thuốc, nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra loại thuốc kho xem số lượng sao, hạn sử dụng khơng; kiểm tra tạo hố đơn nhập; nhập thuốc vào Excel toán cho nhà cung cấp Khi xuất thuốc nhân viên kiểm tra xem thuốc mà khách hàng cần có kho kệ tủ hay khơng, sau lập hố đơn nhận toán Cuối ngày, quản lý yêu cầu lập báo cáo thu chi, thống kê số lượng nhập xuất thuốc ngày, tháng, quý mà quản lý yêu cầu Mục tiêu dự án - Mục tiêu đề tài áp dụng Công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhà thuốc thay cho việc quản lý hệ thống cũ có phần khơng phù hợp với nhu cầu khách hàng Giải nhu cầu cao sâu việc quản lý nhà thuốc Đơn giản hóa việc quản lý nhà thuốc, việc trao đổi mua bán tiến hành cách nhanh chóng hiệu Mọi thơng tin phải cập nhật xác đầy đủ gần tuyệt đối 100% Người quản lí quản lý dễ dàng dàng việc tra cứu thông tin liệu cho kết xác, nhanh chóng Trên hết tất thứ giảm tải khối lượng công việc nhân viên so với trước Từ suất, chất lượng cơng việc nâng lên Ngồi hệ thống phải có giao diện đẹp, dễ sử dụng tốc độ xử lý phải nhanh - Mục tiêu xa tương lai mở rộng, phát triển thêm nhiều chức ưu việt mở rộng quy mô hệ thống quản lý Phạm vi dự án Áp dụng mơn Phân tích thiết kế hệ thống vào việc quản lý hệ thống sở liệu mức cửa hàng trung bình chuyên phân phối sỉ lẻ loại thuốc với số lượng khơng q lớn Vì dự án tiến hành thời gian tương đối ngắn (8 tuần) với số lượng thành viên không nhiều (5 thành viên) nên dự án tập trung vào chức quản lý nhân viên, quản lý thuốc, quản lý kho, quản lý hóa đơn quản lý khách hàng Chương Xác định yêu cầu Khảo sát hệ thống Các phương pháp mà nhóm sử dụng để thực khảo sát hệ thống - Phỏng vấn: nhóm tiến hành vấn với khách hàng để nhận vấn đề mà nhóm cần làm rõ - Nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu quy trình quản lý nhà thuốc, bước mà nhân viên thực hệ thống nhập thuốc nào, xuất thuốc báo cáo thực - Quan sát: Quy trình nhập, xuất báo cáo hiệu thuốc Nội dung vấn đề mà nhóm tổng hợp: - Ưu điểm nhược điểm đa số hệ thống nhà thuốc - Dự định phát triển hệ thống, trì ưu điểm hạn chế/ loại bỏ khuyết điểm tương lai Phân tích trạng 2.1 Chức nhiệm vụ hiệu thuốc - Đặt hàng quản lý dược phẩm: Các quầy thuốc nhà thuốc thường có đối tác lâu năm để mua bán mua Dược phẩm chợ thuốc… Tuy nhiên đặc thù nơi mà hệ thống quản lý khác để có cần phải kiểm tra hạn dùng, số liệu tồn kho… điều thiếu công việc hàng ngày dược sĩ - Quản lý hồ sơ: Tất nhà thuốc cần có hồ sơ GPP, thơng tin hướng dẫn chuẩn bị chứng từ có quy định Sở Y tế Hầu hết nhà thuốc hoạt động đạt GPP rồi, từ việc cập nhật giấy tờ không nhiều Tuy nhiên hồ sơ nhân viên có thay đổi, đào tạo nhân viên hàng năm giấy tờ yêu cầu đổi hàng năm Có loại giấy tờ cần thiết thay đổi theo thời gian theo quy định nhà nước - Tư vấn chuyên môn bán thuốc: Mỗi ngày làm việc nhà thuốc dược sĩ tiếp xúc với nhiều bệnh nhân có trình độ, điều kiện kinh tế, tính cách khác nhau… từ dược sĩ tự đào tạo cho thân trau dồi tích lũy thêm kỹ mềm để tạo hài lòng cho khách hàng 2.2 Một số vấn đề - Khi muốn tra cứu sản phẩm thuốc nhân viên cửa hàng phải tìm lại tủ thuốc, tra cứu cách chậm chạp từ sổ sách Nhiều khơng thể tìm thơng tin cách nhanh chóng, gây thời gian cho người mua hàng với nhân viên bán hàng - Hệ thống vận hành hồn tồn thủ cơng nên tất công đoạn nhập thuốc, xuất thuốc làm tay, sức người Điều dễ gây sai sót Nó làm khó khăn cho việc quản lý chủ cửa hàng, nhân viên làm tăng thời gian chờ đợi khách hàng Đặc tả yêu cầu 3.1 Quy trình hoạt động hệ thống 3.1.1 Quy trình quản lý nhập thuốc - Hàng ngày nhân viên phải kiểm tra loại thuốc kho xem số lượng hạn sử dụng Ghi nhận lại thuốc bán hết bán hết báo lại cho nhân viên quản lý Công việc thực việc vào kho kiểm tra loại thuốc cụ thể xếp thứ tự có quy luật Sau tiến hành cập nhật lên hệ thống excel - Những mặt hàng hết hết nhân viên quản lý gọi điện liên lạc với nhà cung cấp (Thông tin nhà cung cấp lưu bảng tính excel) để đặt hàng (tên thuốc số lượng thuốc) - Sau nhập thuốc từ nhà cung cấp nhân viên quản lý kiểm tra chất lượng, hạn sử dụng thuốc Nếu đặt yêu cầu tiến hành lập phiếu nhập Sau tiến hành nhập thơng tin thuốc vào bảng tính excel cất giữ chứng từ liên quan Ngồi cửa hàng có tạo bảng tính excel để quản lý nhóm thuốc bao gồm: mã nhóm, tên nhóm, cơng dụng Cuối tiến hành tốn với nhà cung cấp 3.1.2 Quy trình quản lý bán thuốc - Trước xuất thuốc, nhân viên bán hàng phải kiểm tra xem loại thuốc số lượng thuốc hết hết Để từ biết mặt hàng mà khách hàng yêu cầu cửa hàng kho có đáp ứng đủ hay khơng - Nếu thuốc vần cịn đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhân viên bán hàng tiến hành bán cho khách hàng thu tiền Sau tiến hành nhập thơng tin xuất kho vào hệ thống excel 3.1.3 Quy trình lập báo cáo thống kê Cửa hàng thuốc thực thống kê theo định kỳ vào khoảng thời gian cố định thống kê có yêu cầu Cửa hàng sử dụng bảng tính Excel để thống kê điều sau: - Thống kê việc nhập kho - Thống kê việc xuất kho - Thống kê loại thuốc kho - Thống kê chi phí, doanh thu, lợi nhuận - Thống kê số tiền khách hàng nợ - Thống kê số tiền nợ nhà cung cấp 3.1.4 Quy trình chấm cơng nhân viên Hiệu thuốc bắt đầu làm việc từ sáng kết thúc vào tối Khi nghỉ phép, nghỉ ốm hay lí khác phải xin sớm hay tới trễ phải trực tiếp báo cáo cho quản lý Quản lý dựa theo để tổng hợp lại tính lương cho nhân viên cuối tháng 3.2 Ưu nhược điểm hệ thống đề xuất cho hệ thống 3.2.1 Ưu điểm - Khơng thời gian cài đặt, máy tính có sẵn phần mềm excel - Tương đối tiện lợi linh hoạt sử dụng, thêm bớt nội dung theo nhu cầu cá nhân - Không cần sử dụng công nghệ cao, không cần đầu tư kỹ thuật, máy móc - Khơng tốn nhiều chi phí quản lý 3.2.2 Nhược điểm - Khó khăn việc tra cứu lại thơng tin hàng hóa - Việc lưu trữ bị hạn chế ngắt quãng - Lượng thông tin lưu trữ hạn chế so với nhu cầu sử dụng ngày - Quản lý, lập báo cáo nhiều thời gian, khó theo dõi thông tin để đưa đánh giá cho tình hình kinh doanh - Khơng linh hoạt, đồng việc quản lý 3.2.3 Các đề xuất - Sử dụng hệ thống quản lý tất từ nhân viên, thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, xuất nhập thuốc, - Thay quản lý ghi lại việc chấm cơng thủ cơng nhân viên tự động chấm cơng qua hệ thống - Quản lý thông tin khách hàng đến mua thường xuyên để có sách khuyến phù hợp 3.3 Yêu cầu chức - Quản lý nhân viên (tạo tài khoản, phân chia nhiệm vụ) - Quản lý bán thuốc - Quản lý thông tin sản phẩm (số lượng, vị trí đặt thuốc, giá cả) - Quản lý nhập thuốc (khi sản phẩm gần hết thống kê để nhập thêm thuốc về) - Tạo báo cáo theo yêu cầu thời gian thực thống kê theo ngày, tháng - Quản lý thông tin khách hàng 3.4 Yêu cầu phi chức - Giao diện đẹp, đơn giản, dễ thao tác thành phần chương trình - Hệ thống chạy nhanh ổn định - Hệ thống chiếm tài nguyên máy tính - Hệ thống có tính bảo mật cao 3.5 Người dùng chức người dùng - Đối với quản lý cửa hàng: Có quyền tương tác với hệ thống, có quyền điều khiển kiểm soát hoạt động hệ thống - Đối với nhân viên: ● Quản lý thông tin thuốc ● Cập nhật việc bán thuốc ● Quản lý nhập thuốc ● Tạo báo cáo ● Quản lý thông tin khách hàng 10 3.3.2 Giao diện tổng quan Hình 65 Giao diện trang tổng quan Mơ tả: Trang tổng quan có quản lý thấy được, theo dõi top hàng hố bán chạy lọc theo ngày, theo tháng theo năm Ngồi xem hoạt động nhân viên 118 3.3.3 Giao diện người dùng Hình 66 Giao diện người dùng Mơ tả: Ở mục tài khoản người dùng chọn xem tài khoản chọn đăng xuất Hình 67 Giao diện thơng tin người dùng Mơ tả: Giao diện mục tài khoản mình, nhân viên tự chỉnh sửa thơng tin cá nhân khơng thể chọn xố tài khoản 119 3.3.4 Giao diện trang thuốc Hình 68 Giao diện trang thuốc Mơ tả: Người dùng thấy tất hàng hóa vừa bấm vào giao diện Có cơng cụ tìm kiếm lọc để tìm thuốc mà người dùng cần Khi bấm xuất file hệ thống tự động tải file excel danh mục thuốc 120 a Giao diện thêm thuốc Hình 69 Giao diện thêm thuốc Mơ tả: Người dùng điền thông tin thuốc vào bảng 121 b Giao diện chỉnh sửa xố thuốc Hình 70 Giao diện chỉnh sửa xóa thuốc Mơ tả: Khi bấm vào tên thuốc người dùng cập nhật xố thuốc 3.3.5 Giao diện hố đơn Mơ tả: Ở giao diện người dùng nhập hóa đơn nhập thuốc, giao diện hiển thị mã nhập, thời gian, nhà cung cấp, số tiền nợ nhà cung cấp trạng thái đơn hàng: chưa nhập hàng, nhập hàng, chưa tốn 122 Hình 71 Giao diện hóa đơn Người dùng nhập thêm đơn hàng mục nhập hàng Hình 72 Giao diện thêm đơn hàng 123 3.3.6 Giao diện nhân viên Giao diện có quản lý nhìn thấy được, nhìn thấy tổng qt thơng tin nhân viên thêm nhân viên khác Hình 73 Giao diện nhân viên 124 a Giao diện thêm nhân viên Hình 74 Giao diện thêm nhân viên b Giao diện chỉnh sửa xóa nhân viên Hình 75 Giao diện chỉnh sửa xóa nhân viên 125 3.3.7 Giao diện khách hàng Hình 76 Giao diện khách hàng a Giao diện thêm khách hàng Hình 77 Giao diện thêm khách hàng 126 b Giao diện chỉnh sửa xóa khách hàng Hình 78 Giao diện sửa xố khách hàng Mơ tả: Ngồi thơng tin mô tả khách hàng ghi vào ghi 3.3.7 Giao diện khuyến Giao diện hiển thị thơng tin chương trình khuyến thời gian, hình thức trạng thái chương trình khuyến 127 Hình 79 Giao diện khuyến a Giao diện thêm chương trình khuyến theo hóa đơn Hình 80 Giao diện thêm chương trình khuyến theo hóa đơn 128 Mơ tả: Khuyến theo hóa đơn người dùng nhập tổng số tiền hàng áp dụng chương trình khuyến chọn khuyến theo tiền hay theo phần trăm đơn hàng b Giao diện khuyến theo sản phẩm Hình 81 Giao diện khuyến theo sản phẩm Mô tả: Người dùng chọn sản phẩm áp dụng khuyến chọn giá trị khuyến tiền hay phần trăm sản phẩm nhập tay sản phẩm tặng kèm 129 3.3.8 Giao diện bán hàng Hình 82 Giao diện bán hàng (1) Mô tả: Ở giao diện hệ thống gợi ý loại thuốc thường bán người dùng tìm mặt hàng theo từ khóa scan mã hàng hóa Có thể điều chỉnh số lượng sản phẩm theo dấu mũi tên Hệ thống hiển thị sản phẩm khuyến theo chương trình áp dụng Hình 83 Giao diện bán hàng (2) Mơ tả: Ở góc tay phải, người dùng chọn quay trang quản lý đăng xuất 130 Chương Kết luận Thuận lợi • Vì thuốc loại nhu yếu phẩm quan trọng, nên hệ thống vô quen thuộc gần gũi, phù hợp với đối tượng để khảo sát chức quy trình, lấy ý kiến từ người dùng • Vì tổ chức làm việc nhóm nên tụi em san sẻ cơng việc với nhau, đóng góp ý tưởng xây dựng hệ thống, tăng kĩ làm việc nhóm Đặc biệt có tham gia góp ý nhóm lớn, không mở rộng mối quan hệ bạn bè mà nhờ nhóm tụi em nhận góp ý khách quan từ nhìn bên ngồi Ngược lại tụi em mở rộng kiến thức hiểu thêm nhiều đề tài hệ thống nhóm cịn lại • Bên cạnh tụi em phải cảm ơn dành nhiều buổi học để sửa lỗ hổng kiến thức mà tụi em mắc phải để hồn thiện Khó khăn ● Tuy tình hình dịch bệnh nên hình thức thảo luận phải thực hình thức trực tuyến nên chưa khai thác tưởng thành viên nhóm ● Thời lượng mơn học gồm buổi tụi em chưa học thêm nhiều kiến thức sâu sắc để hoàn thiện đề tài cách tốt ● Vì lần nhóm làm hệ thống thực sự, nên cịn nhiều sai sót chưa hồn thành tốt công việc giao ● Thuốc tên khó nhớ, loại thuốc có cách thức đóng gói khác hộp vỉ viên nên để thực quy trình tụi em cịn chưa có kinh nghiệm Bài học rút ● Qua tuần học vừa tụi em trải nghiệm sơ qua cách thức làm BA Nếu sau có hội làm việc chắn cịn khó khăn nữa, nên học tụi em rút cần phải nắm vững kiến thức hơn, không sai lỗi ● Phải hoàn thành hoàn chỉnh bước giao, không làm lộn xộn tránh việc bị loãng kiến thức dẫn đến lỗi sai ● Chia công việc đồng cho thành viên nhóm xem lại để góp ý 131 Tài liệu tham khảo 132 ... thiệu hệ thống - Đối tượng mà nhóm chúng em hướng đến nhà thuốc vừa nhỏ, hệ thống giúp chủ nhà thuốc quản lý nhập thuốc từ nhà cung cấp vào kho, quản lý xuất thuốc lập báo cáo ngày tổng kết tháng... nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhà thuốc thay cho việc quản lý hệ thống cũ có phần khơng cịn phù hợp với nhu cầu khách hàng Giải nhu cầu cao sâu việc quản lý nhà thuốc Đơn giản hóa việc quản. .. đa số nhà thuốc thực theo quy trình thủ cơng cho việc xếp, quản lý thuốc, việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý hoạt động nhà thuốc bước đầu, đa số nhà thuốc sử dụng excel chưa có hệ thống quản