Giáo trình tin học văn phòng

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ EXCEL 1.1. Giới thiệu - Các chức năng chính của Excel 1. Giới thiệu Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (MsOffice). Excel là ứng dụng đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HUẾTRUNG TÂM TIN HỌCHOÀNG VŨ LUÂNGIÁO TRÌNHTin học văn phòng HUẾ – 2005 MỤC LỤCMỤC LỤC 2 BÀI 1TỔNG QUAN VỀ EXCEL . 5 BÀI 2LÀM VIÊC VỚI BẢNG TÍNH 11 BÀI 3CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL . 17 BÀI 4 TẠO BIỂU ĐỒ - CHART WIZARD . 24 BÀI 5CƠ SỞ DỮ LIÊU TRONG EXCEL 29 BÀI 6 CÁC THAO TÁC TRÊN DANH SÁCH DỮ LIÊU . 33 BÀI 7CÁC CHỨC NĂNG BỔ SUNG 44 HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MS-EXCEL . 50 2 Hoàng Vũ Luân HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 12 3 TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL4 Hoàng Vũ Luân BÀI 1TỔNG QUAN VỀ EXCEL1.1.Giới thiệu - Các chức năng chính của Excel1. Giới thiệuExcel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (MsOffice). Excel là ứng dụng đa văn bản – nghĩa là có thể mở đồng thời nhiều hơn một cửa sổ văn bản. Các thao tác trong Excel tuân theo tiêu chuẩn của Windows, như: làm việc với cửa sổ, các hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse, các biểu tượng lệnh .Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường là qua bộ cài đặt MsOffice. Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường là .Programs\Microsoft Office\2. Các chức năng chính của ExcelLà một ứng dụng bảng tính, mỗi cửa sổ văn bản của Excel là một WorkBook, trong đó gồm nhiều Sheet – mỗi Sheet có thể là bảng tính, biểu đồ hoặc macro bảng tính. Các Sheet có thể độc lập hoặc phụ thuộc nhau tùy vào sự tổ chức của người sử dụng. Khi lưu (save) WorkBook, Excel tự động thêm phần mở rộng là XLS.Chức năng chính của Excel bao gồm:- tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo . trên các dữ liệu được tổ chức theo dạng bảng 2 chiều (mô hình quan hệ).- chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khácCác chức năng này một phần được thực hiện thông qua các hàm đã được thiết kế sẵn hoặc hàm do người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua các công cụ được tổ chức trong hệ thống menu hoặc biểu tượng lệnh.Là ứng dụng trong bộ MsOffice nên Excel được tối ưu hóa để sử dụng các tính năng bổ sung, như nhập văn bản từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn bản toán học từ Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery . Ngược lại, Excel cũng cung cấp các phương thức để các ứng dụng khác có thể sử dụng được các chức năng mạnh của nó.Ngoài ra, Excel còn được thiết kế để có thể sử dụng các nguồn dữ liệu từ các ứng dụng khác, như dữ liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3 .1.2.Khởi động và kết thúc Excel1. Khởi độngCó nhiều cách khởi động chương trình Excel, dưới đây là một số cách thông dụng:+ Chọn biểu tượng Excel từ thanh Shortcut Bar hoặc thanh Quick Launch (nếu có) → thanh Quick LaunchHƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 12 5 + Từ nút Start : [START]\Programs\(Microsoft Office)\Microsoft Office Excel + Hoặc khởi động từ biểu tượng Excel trong cửa sổ Windows Explorer2. Kết thúcSau khi hoàn tất phiên làm việc trong Excel, ta kết thúc nó bằng một trong các cách sau:+ Chọn lệnh từ menu: [FILE]\Exit+ Nhấn vào nút đóng cửa sổ [] ở góc trên phải, hoặc nhấn Alt–F4 .F Nếu các WorkBook có sửa đổi và chưa ghi lại sự thay đổi, thì Excel sẽ yêu cầu ta xác nhận việc có ghi hay không trước khi kết thúc. Chọn [Yes] để ghi, [No] để kết thúc và không ghi, nhấn [Cancel] để hủy lệnh và tiếp tục làm việc với Excel.- Cần phải hoàn tất thao tác nhập dữ liệu trong 1 ô (nếu đang nhập dở dang) trước khi kết thúc cửa sổ WorkBook.6 Hoàng Vũ Luân 1.3.Các thành phần và khái niệm cơ bản1. Cửa sổ ứng dụngCửa sổ chính của Excel là vùng màn hình chứa chương trình Excel khi nó được khởi động, tương tự như các cửa sổ ứng dụng khác trong Windows. Gồm các thành phần như: các đường viền giới hạn kích thước cửa sổ; thanh tiêu đề chứa tiêu đề chương trình và tên WorkBook đang làm việc; thanh menu ngang, các thanh công cụ (Toolbar) chứa các biểu tượng lệnh; các nút lệnh của cửa sổ (hộp điều khiển, nút Minimize, Maximize/Restore, Close); vùng làm việc (desktop) và cuối cùng là dòng trạng thái chứa thông báo và trạng thái làm việc.2. Cửa sổ workbook (văn bản)Ngay sau khi khởi động, thông thường Excel đưa ra một workbook mới để người sử dụng có thể bắt đầu làm việc. WorkBook này được đặt trong một cửa sổ văn bản nằm trong vùng desktop của cửa sổ ứng dụng. Khi được maximize (cực đại hóa), tiêu đề của cửa sổ workbook nằm chung với tiêu đề của chương trình. Mỗi Workbook bao gồm nhiều Sheet. Mỗi Sheet là một lưới các ô (cell) được tổ chức thành hàng (row) và cột (column).RowWorkBook ® Sheet CellColumnNgay phía trên vùng bảng tính có 2 thành phần: một là hộp tên (Name Box) chứa tên của ô (hoặc dãy các ô) hiện thời đang được chọn; hai là thanh công thức (Formula Bar) chứa nội dung hoặc cho phép nhập nội dung của ô đang chọn. Phía dưới là thanh chứa tên các sheet trong workbook và thanh cuốn ngang, bên phải là thanh cuốn dọc.HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 12 7 3. T chc bng tớnh (sheet) trong Excela. ỏnh a ch hng, ct v ụTrong Excel, hng c ỏnh s (gỏn nhón) t 1, 2, n 16384 (hoc 65536); ct c ỏnh th t t A, B, ., Z, AA, ., IV (256 ct). Giao ca ct v hng l ụ (cell) vi a ch xỏc nh l: [nhón ct][nhón dũng], vớ d: ụ F15 l giao ca ct F v dũng 15, hoc c xỏc nh theo cỏch R[s hiu dũng]C[s hiu ct], nh R5C8 l ụ ti dũng 5 ct 8 (tc ct H).i vi ụ trong mt sheet ca mt workbook no ú, thỡ a ch dng y l:Path\[Tờn_workbook]Tờn_Sheet!Tham_chiu_ụTrong ú:+ Path l ng dn y ca workbook s tham chiu;+ Tham_chiu_ụ hoc l tờn 1 ụ, hoc mt khong cỏc ụ.Khong cỏc ụ l tp hp cỏc ụ cú dng: mt dóy liờn tc cỏc ụ (gii hn trong mt khung hỡnh ch nht) v/hoc cỏc ụ ri rc. Trong ú cỏc ụ liờn tc (khong cỏc ụ) c vit theo dng ụ_u_tiờn_trờn_trỏi:ụ_cui_cựng_di_phi, vớ d: A4:C7 l khong liờn tc 12 ụ gii hn bi 3 ct (A, B, C) v 4 hng (4, 5, 6, 7); cỏc ụ ri rc cỏch nhau bi du phõn cỏch (thụng thng l du phy), vớ d: C5, E9, F12 l dóy 3 ụ ri nhau.b. Ni dung ca cỏc ụMi ụ cú th cha d liu hoc cụng thc tớnh toỏn. D liu cú th l :- chui ký t (character/string) vớ d H v tờn- s (numeric) 125- ngy (date) 08/12/1998- gi (time) 8:15:25 Cụng thc tớnh toỏn cú dng: ký t u tiờn l du bng (=) tip theo l mt biu thc. Vớ d: ti ụ A3 nu ta nhp =5+3 thỡ sau khi nhn Enter, ni dung ca A3 s l 8.+ Biu thc tớnh toỏn c nh ngha l mt tp hp cỏc toỏn t v toỏn hng c vit theo quy tc (cỳ phỏp) do Excel quy nh. Trong ú:. Toỏn t l cỏc phộp toỏn s hc: + (cng), - (tr), * (nhõn), / (chia), % (phn trm), ^ (ly tha); hoc cỏc toỏn t so sỏnh: < (nh hn: less than), > (ln hn: greater than), = (bng: equal to), <= (nh hn hoc bng: less than or equal to), >= (ln hn hoc bng: greater than or equal to), <> (khụng bng: not equal to), v toỏn t ni chui & (vớ d: HO&TEN đ HOTEN) Toỏn hng cú th l giỏ tr hng (constant), mt tham chiu ụ, mt nhón (label), tờn (name) hoc l mt hm (function) ca workbook. Cỏc hng chui c bao trong cp nhỏy kộp . Hm (function) cú dng: Tờn_hm(danh sỏch i s nu cú), trong ú cp ngot n l bt but. Do hm thc hin mt quỏ trỡnh x lý hay tớnh toỏn v tr v mt kt qu nờn nú cú th xut hin bt k õu trong mt biu thc m ú cú th cú mt toỏn hng. Ngoi ra, Excel cũn cho phộp kh nng cỏc hm lng nhau, ngha l mt hm cú th xut hin trong danh sỏch i s ca mt hm khỏc. Vớ d: SUM(A1, SUM(C5:F7))8 Hong V Luõn F Ví dụ về công thức: = 15 + (4 * A6) – SUM(B2:B4)Trong đó: 5, 4 là các hằng; A6, B2:B4 là các tham chiếu ô; SUM là tên hàm;+ * – là các toán tử.F Giá trị của công thức được Excel tự động cập nhật khi có sự thay đổi liên quan đến mỗi một giá trị của toán hạng trong đó.c. Tham chiếu tương đối và tuyệt đốiĐể tham chiếu đến các ô, có hai cách: tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối.Ÿ Tham chiếu tương đối xác định vị trí tương đối từ ô chứa tham chiếu đến ô được tham chiếu. Ví dụ: trong công thức tại ô C3 có chứa tham chiếu đến ô A2 được hiểu như là: xuất phát tại ô hiện thời (C3) sang trái 2 cột (từ C sang A) và di chuyển lên 1 hàng (từ hàng thứ 3 lên 2) để lấy dữ liệu tại đó.- Với tham chiếu tương đối, khi người sử dụng sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì giá trị tham chiếu tự động thay đổi. Ví dụ, nếu sao chép công thức trong C3 ở trên sang K5 thì tham chiếu đến A2 sẽ đổi lại là I4 (giữ nguyên sự tương đối từ K5 đến I4: sang trái 2 và lên 1).- Từ đây suy ra, nếu sao chép công thức theo chiều dọc thì số hiệu hàng sẽ bị thay đổi, số hiệu cột được giữ nguyên. Tương tự, nếu sao chép theo chiều ngang thì gía trị cột bị thay đổi, giữ lại số hiệu dòng.- Ví dụ: xét bảng sau:C D F12 5 7 =SUM(C12:D12)13 6 8 =SUM(C13:D13)14 4 9 ?15 =SUM(C12:C14) =SUM(D12:D14)Tại ô F12 nhập công thức tính tổng các ô từ C12 đến D12, khi đó nếu sao chép công thức đến ô F13 thì tham chiếu sẽ thay đổi thành tổng các ô từ C13 đến D13, sao chép đến F14 thì sẽ thành =SUM(C14:D14). Tương tự, khi chép ngang từ C15 sang D15 thì số hiệu 12 và 14 không đổi, mà đổi giá trị cột từ C sang D.Ÿ Tham chiếu tuyệt đối xác định sự tuyệt đối trong cách tham chiếu, nghĩa là luôn hướng đến các vị trí cố định (theo hàng và/hoặc theo cột) nào đó của bảng tính khi sao chép công thức. Vì ô được xác định bởi hàng và cột, nên sự tuyệt đối ở đây có thể chỉ tác động đến hàng, đến cột hoặc cả hai. Excel dùng ký tự $ đặt trước tên hàng hoặc tên cột để chỉ sự tuyệt đối. Ví dụ, E1 chứa công thức = $A$1 + $B1 + C$1 + D1, bao gồm tuyệt đối ở A1, tuyệt đối theo hàng ở B1, theo cột ở C1 và tương đối ở D1. Khi đó nếu sao chép công thức này đến ô H5 thì sẽ tự động đổi lại là: = $A$1 + $B5 + F$1 + G5.F Tên của một khoảng các ô được xem là một tham chiếu tuyệt đối.F Trong thực hành, sau khi nhập tham chiếu ô ta dùng phím F4 để chuyển đổi giữa các loại tham chiếud. Đặt tên cho một khoảng ôMột khoảng các ô có thể được gán bởi một tên để dễ sử dụng. Ví dụ, thay cho việc viết công thức: = SUM(E7:E9) với E7 đến E9 chứa dữ liệu về doanh số bán của 3 tháng 7, 8 và 9 ta có thể viết: = SUM(Quy3), trong đó Quy3 đại diện cho các khoảng các ô E7:E9. Để thực hiện điều này ta tiến hành như sau:1. Chọn các ô E7 đến E9 (drag ngang qua các ô E7, E8 và E9)HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 12 9 2. Click mouse vào hộp tên (Name Box) và nhập vào đó tên: Quy33. Nhấn Enter để xác nhận việc đặt tên cho các ô đang chọn.F Hoặc có thể sử dụng menu [INSERT]\Name\Define như sau:- Lưu ý đến dòng cuối, tham chiếu đến khoảng ô E7:E9 đã được Excel tự động chuyển thành tham chiếu tuyệt đối. Nếu muốn xóa một tên đã định nghĩa ta chọn tên cần xóa và dùng nút [Delete]. Sau khi đã gán tên cho một khoảng ô, ta có thể kiểm tra lại tên bằng cách chọn lại khoảng ô đó, nếu thấy xuất hiện tên trong hộp tên thì đã gán đúng, ngược lại cần xóa tên đã gán sai và tiến hành gán lại. Hộp tên còn cho phép ta chọn hoặc chuyển nhanh đến một khoảng ô: Chỉ cần nhập tên, hoặc tham chiếu ô vào hộp tên thì Excel sẽ tự động chọn và chuyển vị trí màn hình đến vùng được chọn.- Hướng dẫn đặt tên:(b1. Chọn các ô cần đặt tên → b2. Click vào hộp tên và nhập tên → b3. Nhấn Enter)Kiểm tra lại tên đã đặt: click vào nút [] ta nhìn thấy tên đã đặt trong hộp rơi xuống.- Xóa tên đã gán sai: dùng menu [Insert]\Name\Define .→Trong hộp [Define Name], ta chọn tên cần xóa và chọn nút [Delete].10 Hoàng Vũ Luân [...]... thì có thể sẽ ghi đè lên thơng tin đã có trước đó. - Thơng tin sau khi lọc và copy đến một vị trí mới chỉ chứa các kết quả của các cơng thức tính tốn, do đó khơng thể tự động thay đổi được. Khi dữ liệu trong bản 36 Hoàng Vũ Luân HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MS-EXCEL BÀI MỞ ĐẦU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL 1. Khởi động Excel, quan sát màn hình, ghi nhận các thành phần của chương trình, vùng làm việc 2. Thực... báo và trạng thái làm việc. 2. Cửa sổ workbook (văn bản) Ngay sau khi khởi động, thông thường Excel đưa ra một workbook mới để người sử dụng có thể bắt đầu làm việc. WorkBook này được đặt trong một cửa sổ văn bản nằm trong vùng desktop của cửa sổ ứng dụng. Khi được maximize (cực đại hóa), tiêu đề của cửa sổ workbook nằm chung với tiêu đề của chương trình. Mỗi Workbook bao gồm nhiều Sheet. Mỗi Sheet... được phép chứa các record có dữ liệu trùng nhau. Ÿ Lưu ý: - Khi sử dụng chức năng lọc dữ liệu để trích thơng tin sang một vùng bảng tính khác với vùng chứa dữ liệu (thơng thường là khác sheet) thì trước khi gọi menu Advanced Filter cần di chuyển đến đứng tại Sheet dự định sẽ chứa thơng tin kết quả. Khi đó nếu danh sách dữ liệu và vùng điều kiện chưa được đặt tên và cần chỉ ra trực tiếp, ta trước... thực hiện một quá trình xử lý hay tính tốn và trả về một kết quả nên nó có thể xuất hiện bất kỳ ở đâu trong một biểu thức mà ở đó có thể có một tốn hạng. Ngồi ra, Excel cịn cho phép khả năng các hàm lồng nhau, nghĩa là một hàm có thể xuất hiện trong danh sách đối số của một hàm khác. Ví dụ: SUM(A1, SUM(C5:F7)) 8 Hồng Vũ Ln trải lấp sang các ơ bên cạnh. Ngồi ra cịn cho phép quay văn bản theo các... 1.3.Các thành phần và khái niệm cơ bản 1. Cửa sổ ứng dụng Cửa sổ chính của Excel là vùng màn hình chứa chương trình Excel khi nó được khởi động, tương tự như các cửa sổ ứng dụng khác trong Windows. Gồm các thành phần như: các đường viền giới hạn kích thước cửa sổ; thanh tiêu đề chứa tiêu đề chương trình và tên WorkBook đang làm việc; thanh menu ngang, các thanh công cụ (Toolbar) chứa các biểu tượng lệnh;... khiển quá trình lọc. Vùng điều kiện này tương tự vùng điều kiện trong đối số của các hàm database. * Nếu mục Copy to another location được đánh dấu, thì hộp [Copy to] sẽ có hiệu lực để ta nhập vào đó tham chiếu đến ơ đầu tiên của một vùng bảng tính sẽ chứa dữ liệu sau khi lọc. * Đánh dấu vào hộp kiểm tra [ ] Unique records only để điều khiển việc lọc sẽ chỉ tác động lên những record hay mẫu tin đơn... ở danh sách dữ liệu làm ví dụ ta sẽ chọn trường TEN để đưa vào đây. Khi phân tích ta có thể chọn All để xem tồn bộ hoặc chỉ chọn từng nhóm để xem. [COLUMN] và [ROW] chọn các trường sẽ cung cấp thông tin và tùy ý bố trí theo cột (column) hay hàng (row). [DATA] là vùng chính của bảng, ở đó số liệu cần quan tâm nhất sẽ hiển thị và được tính tốn tự động theo tùy chọn (bao gồm tính tổng sum, min, max,... sang bước 4.  Bước 4: Chọn vị trí đặt bảng phân tích Ở bước này có 2 tùy chọn, hoặc ta sẽ lưu bảng phân tích trong một worksheet mới, hoặc là sẽ đặt chung với danh sách dữ liệu. Nếu chọn mục 2: Existing worksheet, ta cần nhập vào vị trí sẽ lưu (tương tự chức năng Copy to trong khi lọc nâng cao) Đến đây ta có thể chọn [Finish] để hồn tất việc tạo bảng phân tích hoặc chọn [Options ] để bổ sung các... Enter, nội dung của A3 sẽ là 8. + Biểu thức tính tốn được định nghĩa là một tập hợp các toán tử và toán hạng được viết theo quy tắc (cú pháp) do Excel quy định. Trong đó: . Tốn tử là các phép toán số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm), ^ (lũy thừa); hoặc các toán tử so sánh: < (nhỏ hơn: less than), > (lớn hơn: greater than), = (bằng: equal to), <= (nhỏ hơn hoặc bằng:... giờ trong Excel là hh:mm:ss (giờ:phút:giây), giờ có thể theo dạng 12 giờ (dùng ký tự AM và PM để biểu thị buổi sáng, chiều) hoặc dạng 24 giờ. Trên các kiểu dữ liệu này có thể thực hiện các phép tính số học thơng thường như +, - giữa các đối số kiểu ngày (tính tốn sự chênh lệch giữa hai ngày) hoặc giữa một đối số kiểu ngày với một số nguyên (tăng hoặc giảm ngày). 1. Hàm Day * Cú pháp: DAY(dãy số kiểu . TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HUẾTRUNG TÂM TIN HỌCHOÀNG VŨ LUÂNGIÁO TRÌNHTin học văn phòng HUẾ – 2005 MỤC LỤCMỤC LỤC . thông tin về trình độ văn hóa. Khi đó công thức:If(A3 = “ĐH”, “Đại học , If(A3 = “CĐ”, “Cao đẳng”, “Trung cấp”))sẽ trả về một trong 3 chuỗi ký tự “Đại học ,