Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

 Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - - CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN BÀI 1: KHÁI NIỆ*M VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I Vì phải phân tích triển khai áp dụng tin học: Vai trị phân tích thiết kế hệ thống: Mọi người sống gặp phải vấn đề cần giải Vấn đề dễ mà phức tạp, khó khăn Để giải vấn đề, cần tìm lời giải thích hợp mục tiêu mong muốn dựa khả hạn chế Q trình cịn gọi q trình phân tích Tương tự trên, định áp dụng tin học cho việc đó, ta cần phải suy nghĩ tìm phương án thích hợp với khả hạn chế Điều có nghĩa ta phân tích áp dụng tin học Phân tích áp dụng tin học nghiên cứu gồm: - Nghiên cứu vấn đề mà giới hạn xác định - Lựa chọn lời giải - Và phát triển lời giải dựa sở cơng cụ xử lý máy tính điện tử Các sai sót triển khai phân tích thiết kế hệ thống: Sai sót lớn tất sai sót mắc phải có nguồn gốc từ ý niệm hệ thống Chi phí chiếm tỷ lệ lớn chi phí bảo trì Lượng cơng việc chiếm tỷ lệ lớn việc phát sửa sai Tình trạng bắt nguồn từ thiếu sót phân tích Từ cho thấy cần phân tích áp dụng tin học mà cịn phải nghiên cứu, tìm cho phương pháp phân tích hữu hiệu nhằm khắc phục tình hình Để hiểu yêu cầu cho phương pháp phân tích, thiết kế tốt, cần nêu số thiếu sót phương pháp phân tích hữu cổ điển a Thiếu tiếp cận tồn cục cho áp dụng: Tình trạng xãy áp dụng tin học triển khai nhóm mà thiếu liên hệ với nhóm khác Từ dẫn đến sai sót sau: - Thu thập trùng lặp thông tin - Tồn tập tin dư thừa song không phù hợp - Dùng nhiều thuật ngữ khác để khái niệm - Tồn hồ sơ riêng lẻ, không đầy đủ, không khai thác Hậu tình trạng việc bảo trì phần mềm trở nên khó khăn, phức tạp gây phí lớn cho việc bảo trì b Từ chối hợp tác với người sử dụng (NSD): Đã từ lâu tồn nghịch lý: người làm tin học thời gian dài thường tự thể chuyên gia xác định điều tốt cho người khác, đặc biệt cho NSD tương lai hệ thông tin cài đặt Từ nghịch lý dẫn đến thích nghi hệ thơng tin không lâu bị bỏ hay dùng có dự Tình cho tin học có hình ảnh phản diện, khó khăn để theo đuổi sử dụng Nguyên nhân khác dẫn dến nghịch lý thời gian dài không tồn ngôn ngữ chung người làm tin học người sử dụng Nếu người làm tin học biểu giới thực thuật ngữ tập tin, chương trình v.v Cịn người sử dụng dùng có thuật ngữ riêng dùng phần hành mà họ đảm trách rõ ràng khó hiểu lịng nhau, từ dẫn đến khó khăn hợp tác với c Thiếu chuẩn thống nhất:  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - - Do thiếu chuẩn thống nên nhóm thiết kế độc lập nhau, khơng có ràng buộc, hợp tác với nhóm khác, dùng cách tiếp cận riêng Điều dẫn đến tình trạng gần hạn chế khả tích hợp cơng việc tiến hành II Yêu cầu phương pháp thiết kế hệ thống: Những phương pháp phân tích đại mong muốn hướng tới giải toàn phần tồn nêu Tất nhiên phương pháp phân tích đại khơng giải tồn tiến trình phân tích ý niệm hố áp dụng tin học, khơng dùng tên để khái niệm Cũng không xem xét tất công cụ tin học góc độ Song, khẳng định chúng theo mục tiêu chịu ảnh hưởng định hướng đây: - Có tiếp cận toàn cục cách xét phần tử, liệu, chức phận tổng thể toàn vẹn Sự hiểu biết tổng thể toàn vẹn cần thiết cho việc phát triển tốt phận - Xét tồn tổ chức, phịng ban, xưởng, vị trí làm việc v.v phần tử có cấu trúc, hệ thống có dịng vào, dịng ra, quy tắc hoạt động quản lý hệ thơng tin v.v - Có cách tiếp cận phân tích ý niệm xuống, hướng vào việc nhận thức định tiên cách tổng quát, sau đến đặc thù, thứ nhất, tiếp đến thứ hai v.v - Nhận dạng mức trừu tượng bất biến hệ thống nghiên cứu phụ thuộc vào khoảng thời gian vòng đời, vai trò lớn hay nhỏ việc lựa chọn kỹ thuật tổ chức có liên quan - Nhận dạng thành phần, liệu, xử lý, xử lý, v.v… hệ thống mà "thiên vị" chúng - Vận dụng cơng cụ thủ cơng, tự động hố trợ giúp cho việc phân tích - Nhận dạng điểm đối thoại thoả thuận với NSD, điểm dùng để đánh dấu chuyển tiếp giai đoạn q trình phân tích -~  ~ - BÀI KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG I Khái niệm hệ thống: Định nghĩa: Hệ thống tập hợp phần tử tương tác tổ chức nhằm thực mục đích xác định Áp dụng định nghĩa vào tổ chức ta cần xác hố số khái niệm: - Các phần tử tập hợp phương tiện vật chất nhân lực - Tổ chức tạo thành hệ thống mở, nghĩa liên hệ với môi trường Một số phần tử hệ thống có tương tác với bên ngồi (cung ứng, thương mại, v.v…) - Các tổ chức hệ thống sống phát triển, mặt động Áp dụng cụ thể từ định nghĩa: a Chu trình kinh tế quốc gia: Phương tiện tập hợp dân chúng tất sở hạ tầng dùng cho mục đích sản xuất phát triển, cải vật chất nguyên liệu nhân dân b Hệ thống xí nghiệp:  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - - Các phần tử tập hợp nhân viên, nguyên vật liệu, quy tắc quản lý, kinh nghiệm, cách tổ chức thống nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận tối đa c Hệ thống quan hành nghiệp: Ví dụ: Uỷ ban Nhân dân Phường, nhân viên Phường, văn pháp quy, quy định tập luật, … thành phần hệ thống mà mục tiêu phục vụ nhiều cho nhân dân II Hệ thống môi trường nó: Mối liên hệ hệ thống mơi trường: Xét hệ thống xí nghiệp mối liên hệ với mơi trường Mơi trường gồm nhà cung cấp (NCC), nhà thầu (NT), quan nhà nước (CQNN), quan tài (CQTC) trung gian, đại lý (ĐL), khách hàng trực tiếp Mơ hình sơ lược mối liên hệ xí nghiệp mơi trường thể sau: Nhà cung cấp Dịch vụ tài Nguyên vật liệu, Ngân hàng Nhiên liệu, dịch vụ Thanh tốn Thanh tốn chi phí Bán thành phẩm Nhà thầu Dịch vụ Xí nghiệp Thanh tốn Thanh tốn Sản phẩm cuối Sản phẩm cuối Cơ quan hành Thanh toán Thanh toán Đại lý Khách hàng Sản phẩm cuối Phân tích liên hệ với mơi trường: Các mối liên hệ tồn hệ thống tổ chức khác tạo thành môi trường kinh tế thường biểu diễn dòng (luồng) ngoại, trái với dịng nội có nguồn từ bên tổ chức phân thành loại: - Dòng cải vật chất (nguyên nhiên liệu, sản phẩm cuối cùng) - Dòng dịch vụ (cung cấp tiền vay, tham vấn, bảo trì, v.v ) - Dịng tiền tệ (thanh tốn khách hàng người cung cấp) - Dịng thơng tin (thơng tin cơng tác, thơng báo quảng cáo, v.v.) Nếu tồn dịng cải vật chất, tất yếu đòi hỏi dòng thơng tin hình thức phi hình thức Ví dụ: dòng cấu kiện rời nhà cung cấp đó, người ta gặp dịng thơng tin sau: - Những dịng thơng tin khơng thức: buổi trao đổi qua điện thoại, thông tin truyền người đại diện, v.v - Những dịng thơng tin thức:  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thông  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - - + Các đề nghị giá gởi đến Fax Telex + Thư tín + Những hồ sơ có liên quan đến dòng vật chất: phiếu đặt hàng, giấy báo nhận hàng, phiếu cung ứng III Ba hệ thống cuả tổ chức: Ba mức cần phải quan tâm phân tích dịng ba phân hệ tạo thành xí nghiệp: hệ thống tác nghiệp / sản xuất, hệ thống định điều khiển hệ thông tin Ba hệ thống cuả tổ chức: Hệ định Hệ thông tin Hệ tác nghiệp Dưới ta xét hệ thống tổ chức xí nghiệp: Hệ tác nghiệp, sản xuất: Hệ tác nghiệp có liên quan với tất hoạt động sản xuất, tìm kiếm khách hàng mới, v.v cách tổng quát hoạt động nhằm thực cơng việc có tính cách cạnh tranh để đạt mục tiêu xác định hệ định Những phần tử cấu thành nhân lực (thực công việc) , phương tiện (máy, thiết bị, dây chuyền công nghệ, v.v ), thành phần tác động tương hổ với để đáp ứng mục tiêu: ví dụ sản xuất lượng xe dự định trước Hệ thống định: Hệ thống định có liên quan đến tác vụ quản lý, tìm định chiến lược, định chiến thuật, dài trung hạn (tăng phần thị trường, thay đổi lượng xe tiêu thụ), ngắn hạn (mục tiêu: thay đổi cách thức quản lý dự trữ, nghiên cứu "chiến dịch" thăm dò thị hiếu khách hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm xí nghiệp) Hệ thơng tin: Hệ thơng tin hệ thống có vai trị quan trọng việc liên hệ hai hệ thống định tác nghiệp, bảo đảm chúng vận hành làm cho tổ chức đạt mục tiêu đặt Ta nối khớp ba phân hệ sau: HTĐK (HQĐ) Môi trường Hệ Thông tin HSX (Hệ TN)  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thông  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - - a Hệ thông tin gồm: - Tập hợp thơng tin (hữu ích / vơ ích, có cấu trúc khơng có cấu trúc, hình thức phi hình thức ln chuyển xí nghiệp) - Cách thức sử dụng chúng (quy tắc quản lý) - Tập hợp phương tiện giúp sử lý thông tin Thông qua thông tin, tất cán công nhân viên quan hệ với nhau, liên hệ họ với phương tiện cho phép xử lý thông tin b Mục tiêu hệ thông tin: - Cung cấp cho hệ định tất thơng tin cần thiết q trình định (các thông tin xuất phát từ môi trường từ hệ tác nghiệp) - Chuyển thông tin từ hệ định cho hệ tác nghiệp môi trường bên Hoạt động hệ tổ chức đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lượng việc xử lý, phù hợp hệ thông tin -~  ~ - BÀI CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG Tính tổ chức: Giữa phần tử hệ thống phải có mối quan hệ định, quan hệ có hai loại: - Quan hệ ổn định: quan hệ tồn lâu dài cần phải nghiên cứu xét đến mối quan hệ Quan hệ ổn định khơng có nghĩa bất biến, có biến động giữ mức ổn định tương đối Ví dụ: Số cơng nhân xí nghiệp khơng ổn định xét đến số lượng nói chung ổn định, tức tăng, giảm không đáng kể - Quan hệ không ổn định: quan hệ tồn tức thời Ví dụ: Các chuyến cơng tác đột xuất nhóm nhân viên quan, v.v Tính biến động: Bất kỳ hệ thống có tính biến động, tức có tiến triển hoạt động bên hệ - Tiến triển tăng trưởng hay suy thối hệ thống Ví dụ: Hệ thống kinh doanh cơng ty có lúc lãi, lỗ v.v - Hoạt động: phần tử hệ thống có ràng buộc với nhau, quan hệ trì nhằm đạt đến mục đích cao kinh doanh Hoạt động hệ thống nhằm biến VÀO thành RA Ví dụ: gỗ thiên nhiên H T sản xuất Vật dụng trang trí nội thất Hệ thống phải có môi trường hoạt động: Môi trường tập hợp phần tử khơng thuộc hệ thống tác động vào hệ thống bị tác động bới hệ thống Hệ thống môi trường tách rời Ví dụ: Hệ thống sản xuất / kinh doanh tách rời với môi trường khách hàng  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - - Hệ thống phải có tính điều khiển: Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung phần tử hệ thống để chúng khơng trượt ngồi mục đích (tính hướng đích) hệ thống (đây nhiệm vụ mơn điều khiển học) Khi nói đến quan điểm hệ thống, ta cần nhìn mối quan hệ tổng thể với đích chung, hoạt động chung thấy đâu quan hệ ổn định, đâu môi trường -~  ~ - BÀI 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Định nghĩa: Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo thông tin giúp người sản xuất, quản lý định hệ thông tin quản lý Hệ thông tin quản lý sử dụng thiết bị tin học, phần mềm, CSDL, thủ tục thủ cơng, mơ hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý định I Cấu trúc hệ thông tin quản lý: Cấu trúc tổng quát hệ thông tin quản lý: Hệ thông tin quản lý gồm thành phần: lĩnh vực quản lý, liệu, thủ tục xử lý (mô hình) quy tắc quản lý a Các lĩnh vực quản lý: Mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng hoạt động đồng (lĩnh vực thương mại, lĩnh vực hành chính, kỹ thuật, kế tốn - tài vụ, v.v…) b Dữ liệu: Là nguyên liệu hệ thông tin quản lý biểu diễn nhiều dạng (truyền khẩu, văn bản, hình vẽ, ký hiệu, v.v…) nhiều vật mang tin (giấy, băng từ, đĩa từ, đối thoại trực tiếp thông qua điện thoại, sao, fax, v.v…) c Các mơ hình: Là nhóm tập hợp thủ tục lĩnh vực Ví dụ: - Kế hoạch hoạch đồ kế toán cho lĩnh vực kế tốn - tài vụ - Quy trình sản xuất - Phương pháp vận hành thiết bị - Phương pháp quy hoạch dùng cho quản lý dự trữ quản lý sản xuất d Quy tắc quản lý: Sử dụng biến đổi / xử lý liệu phục vụ cho mục đích xác định Hệ thơng tin quản lý phân hệ thông tin: a Định nghĩa: Lĩnh vực quản lý phân hệ, giống hệ thống có hệ tác nghiệp, hệ thơng tin hệ định, nhóm hoạt động có mục tiêu tổng thể Có thể hình dung lĩnh vực quản lý vận tải bao gồm việc quản lý vận chuyển có liên quan: Tái cung ứng Vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu Giao hàng Chuyên chở cán bộ, công nhân viên b Phân chia thành đề án áp dụng:  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - - Để phân chia hệ tổ chức Kinh tế - Xã hội thành lĩnh vực quản lý thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần phân chia tiếp lĩnh vực thành đề án, áp dụng Ví dụ: lĩnh vực kế tốn phân chia thành: - Kế toán tổng hợp - Kế toán khách hàng - Kế toán vật tư - Kế tốn phân tích v.v… c Hệ thơng tin quản lý người sử dụng (NSD): Có thể tiếp cận hệ thông tin quản lý cách logic / chức năng; song nhận thức hệ thông tin quản lý theo quan niệm NSD Mỗi NSD hệ TTQL (cán bộ, nhân viên, hội đơng quản trị v.v…) có nhìn riêng hệ thống tuỳ theo chức trách mà họ đảm nhiệm, vị trí, kinh nghiệm, tín ngưỡng, v.v… Chính mà đề cập đến hệ thơng tin NSD cách nhìn phiến diện, phi thực tế Dữ liệu thông tin: Các liệu "chuyên chở" dòng giúp ta tiếp cận chặt chẽ xác hệ thơng tin quản lý để tin học hố chúng a Dữ liệu thơng tin, Dữ liệu có phải thơng tin: Ví dụ: Tên khách hàng, danh mục sản phẩm, ngày giao hàng, v.v… Dữ liệu nhận số giá trị xác định tập hợp (Ví dụ: giá trị mã bưu phải số năm ký tự chữ, v.v…) Dữ liệu biểu diễn tập hợp giá trị mà khó biết liên hệ chúng (Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18, v.v…) Như vậy, khái niệm liệu hẹp khái niệm thơng tin Dữ liệu biểu diễn nhiều dạng khác (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v ) Thông tin mang ý nghĩa gồm nhiều giá trị liệu, ví dụ liệu có thơng tin sau: - Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18 b Các dạng thông tin: - Thông tin viết: Dạng thông tin thường gặp hệ thông tin Nó thường thể giấy đơi hình máy tính Các kiện thể cácthơng tin có cấu trúc khơng + Một thư tay ứng viên vào vị trí tuyển dụng khơng có cấu trúc, song cần phải có thơng tin "bắt buộc" (họ tên, địa chỉ, văn bằng, v.v ) + Một hố đơn có cấu trúc xác định trước gồm liệu bắt buộc (tham chiếu khách hàng, tham chiếu sản phẩm v.v ) - Thơng tin nói: Dạng thơng tin phương tiện phổ biến cá thể thường gặp hệ tổ chức kinh tế xã hội Đặc trưng loại phi hình thức thường khó xử lý Vật mang thơng tin thường hệ thống điện thoại - Thơng tin hình ảnh: Dạng thơng tin xuất phát từ thông tin khác hệ thống từ nguồn khác Ví dụ: vẽ số chi tiết ơtơ có từ số liệu phòng nghiên cứu thiết kế - Các thông tin khác: Một số thông tin cảm nhận qua số giai đoạn xúc giác, vị giác, khứu giác không xét hệ thơng tin quản lý c Thơng tin có cấu trúc: Nếu giả thuyết thơng tin vơ ích loại bỏ thơng tin vừa liệt kê thành phần hệ thông tin quản lý Một số chúng khai thác  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - - tức để định (Ví dụ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết bị.v.v.) Một số khác để sử dụng cần xử lý sơ thủ công giới tự động (Ví dụ: đồ thị doanh số theo thời gian, vẽ chi tiết thiết bị v.v ) Xử lý tự động thông tin thực tạo thành từ liệu có tính cấu trúc Chính xuất phát từ liệu có tính cấu trúc dựa vào quy tắc quản lý mà xử lý thực II Vai trị chất lượng hệ thơng tin quản lý: Vai trị: Vai trị hệ thơng tin thu nhận thông tin, xử lý cung cấp cho người sử dụng có nhu cầu Ta sơ đồ hố tồn q trình diễn hệ thông tin quản lý sau: Thông tin nội - Thông Thông Thông Thông tin tin tin tin Thơng tin ngoại viết nói hình ảnh dạng khác HTTQL thu nhận - Thông Thông Thông Thông tin tin tin tin viết nói hình ảnh dạng khác Xử lý liệu thơ (lọc cấu trúc hố) Thơng tin cấu trúc Xử lý (Áp dụng quy tắc quản lý) Thơng tin kết NSD Phân phát NSD Hình 4.1 Tồn q trình diễn hệ thơng tin quản lý a Thu thập thông tin: Hệ thông tin phải thu nhận thơng tin có nguồn gốc khác nhiều dạng khác Tổ chức giữ lại thơng tin hữu ích, cần phải lọc thơng tin: - Phân tích thông tin để tránh tải, có hại - Thu thập thơng tin có ích: Những thơng tin có ích cho hệ thống cấu trúc hố để khai thác phương tiện tin học Thu thập thông tin thường sử dụng giấy vật ký tin từ Thông thường, việc thu thập thông tin tiến hành cách hệ thống tương ứng với thủ tục xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư vào kho, tốn cho nhà cung ứng Mỗi kiện dẫn đến việc thu thập theo mẫu định sẵn trước, ví dụ: cách tổ chức hình máy tính, v.v… Thu thập thông tin tác vụ quan trọng tế nhị, u cầu khơng sai sót b Xử lý thông tin: Công việc lựa chọn thông tin thu thập coi bước xử lý đầu tiên, tác động lên thông tin, xử lý thông tin là:  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - - - Tiến hành tính tốn nhóm tiêu - Thực tính tốn, tạo thơng tin kết - Nhật tu liệu (thay đổi loại bỏ) - Sắp xếp liệu - Lưu tạm thời lưu trữ Xử lý thực thủ công, giới tự động c Phân phối thông tin: Cung cấp thông tin mục tiêu hệ thống Nó đặt vấn đề quyền lực: định việc phân phối? cho ai? sao? Phân phối thơng tin có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo sản xuất, trường hợp gọi phân phối dọc Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp số hoạt động phận chức gọi phân phối ngang Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu chuẩn: - Tiêu chuẩn dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, v.v… cần phải cho dạng thích hợp với phương tiện truyền: + Giấy, thư tín cho loại thơng tin cho địa đại lý + Giấy, telex telecopie để xác định đơn đặt hàng qua điện thoại + Vật thể ký tin từ dành cho thông tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu + Âm sử dụng cho thông tin dạng mệnh lệnh - Tiêu chuẩn thời gian: Bảo đảm tính thích đáng định - Tiêu chuẩn tính bảo mật: Thơng tin xử lý cần đến thẳng NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng Chất lượng hệ thơng tin: Chất lượng hệ thơng tin phụ thuộc vào ba tính chất: nhanh chóng, uyển chuyển thích đáng a Tính nhanh chóng: Hệ xử lý thơng tin q khứ, cần phải bảo đảm cho phần tử tổ chức có thơng tin hữu ích nhanh b Tính uyển chuyển tồn vẹn thơng tin: Hệ thơng tin phải có khả xử lý phát dị thường nhằm bảo đảm truyền tải thơng tin hợp thức c Tính thích đáng: Hệ thơng tin phải có khả thu nhận tất thơng tin chuyển đến cho dùng thơng tin mà cần III Vận hành hệ thông tin quản lý: Hệ thông tin quản lý mang mệnh lệnh hệ thống: Hệ định gồm hệ thống điều khiển hệ tổ chức (HTC) Các hệ thống mà nghiên cứu hệ thống mở sống, ngiã phát triển thường xuyên, phát triển nói chung hệ việc xử lý mệnh lệnh Nó dựa theo trình quy định trước điều khiển bước Ví dụ: Tính lương thiết lập cách xây dựng trình điều khiển bắt đầu việc thu nhập bảng chấm công, tập hợp khối lượng công việc thực công nhân kết thúc việc phân phát phiếu lương chuyển lệnh chuyển khoản cho ngân hàng (thông qua mạng) Hệ quản lý điều khiển không hoạt động độc lập mà cần kiểm sốt điều chỉnh dựa theo mục tiêu đặt việc tiếp nhận thông tin từ hệ tác nghiệp / sản xuất cần thiết  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 10 - HXN HQĐ HTC Môi trường thông tin từ hệ thống HĐK HTT HTN / HSX Hình 4.2 Sơ đồ giản lược mệnh lệnh hệ định Hệ thông tin phối hợp phân hệ: Hệ Tổ chức - Kinh tế - Xã hội phân chia thành phân hệ Mỗi phân hệ có đầy đủ đặc tính hệ thống (HQĐ - HTT - HTN) Các phân hệ ví dụ như: Nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại lý v.v tạo thành hệ thống hệ thơng tin có nhiệm vụ phối hợp liên hệ Cung ứng Hành NS Thương mại Vật tư Mãi lực Hình 4.3 Ví dụ vài phân hệ hệ thống Cấu trúc phân hệ dựa trên: - Cấu trúc chức - Cấu trúc trực tuyến / phân cấp - Cấu trúc hỗn hợp (trực tuyến chức năng) Hệ thông tin kiểm soát điều phối hệ thống: Hệ thống điều khiển nhận thơng tin từ mơi trường bên ngồi (có ích khơng có ích) thơng tin nội Dựa thông tin mà hệ thống kinh tế xã hội hoạt động Có ba trường hợp: a Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở: Thông tin từ môi trường chuyển trực tiếp đến hệ định, ảnh hưởng đến hệ tác nghiệp (Hình 4.4)  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 14 - CHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I Vịng đời hệ thơng tin: Hệ thơng tin tương tự sống người: Sinh ra, trưởng thành, chín mùi chết Giai đoạn sinh thành: Nảy sinh từ việc có ý định sử dụng máy tính để xử lý thơng tin cho cơng việc Giai đoạn phát triển: Biến ý tưởng thành thực Để làm điều này, nhà phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên, NSD làm việc để phân tích nhu cầu xử lý thơng tin xí nghiệp, quan mà thiết kế nên hệ thống thông tin Giai đoạn khai thác: Sau cài đặt, sử dụng hệ thông tin để phục vụ cho nhu cầu thông tin doanh nghiệp, quan Trong giai đoạn này, hệ thông tin liên tục sửa đổi bảo trì để giữ cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, tổ chức Giai đoạn chết: Việc tích lũy thay đổi giai đoạn làm ảnh hưởng đến tính hiệu hệ thống Giai đoạn chết xảy hệ thống thông tin trở thành rắc rối đến mức khơng thể bảo trì nữa, việc trì khơng cịn kinh tế, hiệu nên lúc bị loại bỏ vòng đời hệ thông tin lại phải lặp lại Từ vấn đề trên, cần nhận thấy hệ thống thơng tin xây dựng phải có khả ổn định cao phần bị loại bỏ để thay phần khác III Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: Có nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống như: - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật phân tích cấu trúc thiết kế, phương pháp xuất phát từ Mỹ - Phương pháp MERISE (Méthode Pour Rassembler les Ideés Sans Effort) : tạm dịch "Các phương pháp tập hợp ý tưởng không cần cố gắng", đời Pháp cuối thập niên 70 - Phương pháp MXC (Méthode de Xavier Castellani): Nguồn gốc từ Pháp - Phương pháp GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d' Analyse et la Conception de Systeme d' Information): tạm dịch nguyên văn: "Nhóm cọ vẽ liên lạc để phân tích quan niệm hố hệ thông tin" đời Pháp vào tháng năm 1982 Lưu ý: Chúng ta sâu nghiên cứu phân tích hệ thống theo phương pháp phân tích cấu trúc thiết kế (SADT) Phương pháp nghiên cứu việc dựng sơ đồ, biểu, … để mô tả đối tượng (tránh dùng lời văn) IV Tư tưởng chủ đạo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: Sự trừu tượng hoá (Trừu xuất - Abstraction): Để nhận biết hệ thống phức tạp, phải loại bỏ đặc điểm phụ để nhận biết cho đặc điểm Hệ thống nhận thức hai mức: - Mức vật lý - Mức logic Sự trừu Mức vật lý Mức logic Áp dụng phương thức biến đổi: xuất  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 15 - Bằng cách trả lời: - Ở mức vật lý - Mô tả thực trạng hệ thống cũ: + What: Cái gì? Làm gì? + How: Làm nào? (Làm nào? Phương tiện nào? Cách làm nào? Lúc nào? Ai làm? Làm gì?) - Ở mức logic: Gạt bỏ chi tiết để thấy chất cần trả lời WHAT Mô tả hệ thống cũ làm việc nào? Mức vật ý Mô tả hệ thống làm việc nào? (1) Mức logic (3) Yêu cầu Mơ tả hệ thống cũ làm gì? Mơ tả hệ thống làm gì? (2) (1): Bước trừu tượng hoá (2): Đưa yêu cầu nảy sinh hệ thống (3): Giai đoạn thiết kế Phân tích từ xuống: Đi từ tổng quát đến chi tiết: CLĐ - Dùng hộp đen: chưa biết gọi hộp đen Ví dụ: CLĐ nào? - Phân cấp: phân cấp chức phức tạp thành chức nhỏ tiếp tục Sử dụng mơ hình cơng cụ biểu diễn có tăng cường hình vẽ: phân rã liên kết Mơ hình thực thể liên kết quan hệ V Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống: Thiết kế q trình bắt đầu ý niệm hố kết thúc việc thực thảo chương trình cài đặt đưa vào sử dụng Thông thường, xuất phát từ hoạt động chưa có hiệu so với mục tiêu đề mà việc phân tích xây dựng hệ thống đáp ứng yêu cầu hoạt động hiệu  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 16 - Việc phân chia giai đọan cho q trình phân tích mang tính tương đối, khơng tách rời giai đoạn, phân tích thiết kế xen kẽ nhau, vừa làm vừa trao đổi với NSD để hoàn thiện cho thiết kế Lập kế hoạch: Xác định khoảng thời gian trung dài hạn phân chia, kế hoạch can thiệp để dẫn đến nghiên cứu khu vực, lãnh vực, phân hệ hệ tổ chức có liên quan Kế hoạch thể đường lối có tính chất tự giác ban giám đốc, để cải tiến hệ tổ chức chi tiết thời để giải vấn đề nóng bỏng Nghiên cứu phân tích trạng: Giai đoạn áp dụng theo lãnh vực theo dự kiến xác định kế hoạch Giai đoạn thực chất phân tích hoạt động hệ thơng tin vật lý Để tiến hành giai đoạn này, cần sử dụng kỹ thuật người tổ chức (nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v…) Làm quen với cơng việc quan liên quan hệ thống cũ, từ đó, nhận diện điểm yếu hệ thống cũ để có đề xuất mới, hồn thiện cho thiết kế Nghiên cứu trạng đưa đến việc phân chia lĩnh vực chức Việc phân chia lại thực chất có liên quan đến sở độ phức tạp lĩnh vực nghiên cứu Nghiên cứu phân tích khả thi "sổ điều kiện thức": a Nghiên cứu khả thi: Giai đoạn có vai trị định dẫn đến lựa chọn định hệ chương trình tương lai bảo đảm tài Các bước sau: - Phân tích, phê phán hệ thống hữu nhằm làm rõ điểm yếu mạnh, xếp thứ tự điểm quan trọng cần giải - Xác định mục tiêu phận - Hình dung kịch khác cách xác định cách tổng thể giải pháp, có làm rõ chúng, gồm: chi phí triển khai, chi phí hoạt động tương lai, ưu khuyết điểm, chương trình tổ chức đào tạo nhân - Từ kết bước cho phép lựa chọn nhân vật chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp xác định trở lại từ đầu bước nghiên cứu khả thi nhiều ngun nhân, ví dụ: khơng tìm người chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án cao, v.v… - Nếu bước thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi "Sổ điều kiện thức" (hoặc điều kiện sách) b Sổ điều kiện thức: Cơ tổ chức sau: - Mô tả giao diện hệ thống NSD Điều dẫn đến thoả thuận xác định hệ thống cung cấp cho NSD - Thực chất cơng việc cài đặt cần thực * Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập hợp đồng phân tích viên với Ban giám đốc NSD tương lai Thiết kế tổng thể mơ hình chức hệ thông tin: Giai đoạn xác định cách chi tiết kiến trúc hệ thông tin Chia hệ thống lớn thành hệ thống Đây cịn gọi bước phân tích chức Tất thơng tin, quy tắc tính tốn, quy tắc quản lý, khai thác, thiết bị, phương tiện xác định giai đoạn Phân cơng cơng việc người máy tính:  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 17 - Không phải cơng việc hồn tồn thực máy tính Hệ thống thơng tin phối hợp công đoạn thực thủ cơng máy tính (ví dụ: thu thập thơng tin khách hàng) Thiết kế kiểm soát: Thiết kế bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp, phá hoại, gây mát làm hỏng liệu Thiết kế giao diện Người - Máy: Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức hình (Form), báo biểu, v.v… Thiết kế CSDL (Database Files): Giai đoạn nhằm xác định files cho chương trình, nội dung file nào? cấu trúc chúng sao? Ví dụ: FoxPRO cơng việc thiết kế DBF Access thiết kế bảng, v.v… Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình): Gồm chương trình gì? Mỗi chương trình gồm module nào? Nhiệm vụ module sao? Đưa mẫu thử cho chương trình: mẫu thử người thiết kế đưa khơng phải lập trình viên Chương trình phải đưa kết với mẫu thử Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước tình 10 Lập trình, chạy thử, cài đặt, hướng dẫn sử dụng, khai thác chương trình nào? Phần khơng nằm phần thiết kế hệ thống -~  ~ - BÀI KHẢO SÁT SƠ BỘ VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Tiến hành tìm hiểu sơ hệ thống cũ và: - đưa cho điểm yếu hệ thống Trên sở đó, nêu lên phương pháp cải tiến cho hệ thống - đánh giá trạng - xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu dự án I Tìm hiểu, đánh giá trạng hệ thống hành: - Điều tra, thu thập thông tin hệ thống hành - Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến Phương pháp khảo sát: Khảo sát hệ thống bốn mức: - Mức thao tác thừa hành: tiếp cận người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc - Mức điều phối quản lý - Mức định lãnh đạo - Mức chuyên gia cố vấn Hình thức tiến hành: - Quan sát theo dõi:  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 18 - + cách thức: làm việc với họ + cách khơng thức: tìm hiểu cách làm việc qua hồ sơ, sổ sách, v.v - Cố vấn: nhiều cách: + Đặt câu hỏi trực tiếp: Yes / No + Đặt câu hỏi chọn lựa: a, b, c, d …, đánh  để thống kê + Đặt câu hỏi gián tiếp có tính gợi mở cho câu trả lời + Bảng câu hỏi, phiếu điều tra Thu thập phân loại: - Thông tin hay tương lai - Thông tin trạng thái tĩnh, động hay biến đổi + Tĩnh: thông tin tổ chức hồ sơ sổ sách + Động: thông tin tăng hay giảm lưu chuyển chứng từ, giấy tờ, v.v… + Biến đổi: thông tin biến đổi sao, sử dụng cơng thức tính tốn nào? Ví dụ: tuổi = ngày - ngày sinh Phụ cấp dựa tiêu chuẩn nào, v.v… - Thông tin thuộc nội hay môi trường hệ thống, thơng thường người ta tổ chức xếp, tổ hợp vấn đề thông tin lại sau: Các thông tin hệ thống Các thơng tin mơi trường, hồn cảnh - Các thông tin sơ đẳng Tĩnh - Các thông tin có cấu trúc (sổ sách, file…) - Hình thức tổ chức quan (phịng, ban) Các thơng tin có ích cho hệ thống nghiên cứu Động - Trong không gian: đường lưu trữ tài liệu, chứng từ - Trong thời gian: th.gian xử lý hạn định thực (tính lương, v.v…) - Các quy tắc quản lý Biến đổi Các thông tin cho tương lai (nguyện vọng, u cầu) - Các cơng thức tính tốn - Thứ tự xử lý trước / sau - Được phát biểu (ý muốn, dự định cải tiến tương lai) - Có ý thức khơng phát biểu: cần gợi ý (do ngại mà không phát biểu) - Không ý thức: dự đoán Phát yếu trạng yêu cầu cho tương lai: a Yếu kém: - Thiếu sót:  Trung tâm Đào tạo Cơng nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 19 - + Thiếu người xử lý thông tin + Bỏ sót cơng việc xử lý thơng tin - Kém hiệu lực, tải: + Phương pháp xử lý không chặt chẽ + Cơ cấu tổ chức không hợp lý + Con đường lưu chuyển thông tin không hợp lý Ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc khơng hợp lý, v.v… - Tổn phí cao, gây lãng phí b Yêu cầu mới: Trong tương lai: - Thỏa đáng thông tin chưa đáp ứng - Đáp ứng nguyện vọng nhân viên - Dự kiến kế hoạch phát triển II Xác định khả năng, mục tiêu dự án hệ thống mới: - Phạm vi hệ thống giải vấn đề gì? - Nhân lực sử dụng Ví dụ: đội ngũ nhân viên điều khiển hệ thống cần bao nhiêu? - Tài (Chi phí cho dự án Ví dụ: Phí viết chương trình, phí bảo trì, v.v…) - Khắc phục điểm yếu hệ thống - Thể chiến lược lâu dài Dự án phải có hướng mở, ví dụ: tương lai dự án phát triển thêm, giải thêm vấn đề gì? III Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi: Đưa giải pháp để thuyết phục người dùng (ở mức sơ bộ) Từ đó, định hướng cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin Ta nên đưa nhiều giải pháp: - Giải pháp cho máy đơn - Giải pháp máy mạng -… Với giải pháp phải mang tính khả thi: - Khả thi mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng yêu cầu công việc - Khả thi mặt kỹ thuật: sử dụng phù hợp với hệ thống máy có, tương lai, v.v… - Khả thi mặt kinh tế: chi phí viết chương trình chấp nhận được, chi phí bảo trì khơng cao, v.v… IV Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án: Lập hồ sơ khảo sát: a Lập dự trù thiết bị: * Dự kiến: - Khối lượng liệu lưu trữ - Các dạng làm việc với máy tính (máy đơn, máy mạng), xử lý trực tuyến (Online), v.v… - Số lượng người dùng tối thiểu tối đa hệ thống - Khối lượng thông tin cần thu thập - Khối lượng thông tin cần kết xuất, cần in giấy, v.v… - Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, máy vẽ, máy cắt, v.v… * Điều kiện mua lắp đặt: - Nên chọn nhà cung cấp nào, chi phí vận chuyển - Mua nguyên bộ, mua rời, v.v… - Sơ đồ lắp đặt mức sơ  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thông  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 20 - b Công tác huấn luyện sử dụng chương trình: - Thời gian huấn luyện - Chia làm nhóm huấn luyện c Cơng việc bảo trì: - Đội ngũ bảo trì - Chi phí bảo trì - Thời gian bảo trì Lập kế hoạch triển khai dự án: - Về mặt nhân sự: có mặt tất chuyên viên, NSD, lãnh đạo quan, phân tích viên hệ thống (có thể có lập trình viên) - Lập tiến độ triển khai dự án - Phân tích tài dự án - Lập mối quan hệ với dự án khác V Ví dụ: Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án 'Hệ thông tin cung ứng vật tư' xí nghiệp X: Khảo sát thực tế dược kết sau: Tại nhà máy X, việc cung cấp vật tư sản xuất phân xưởng tiến hành sau: - Khi phân xưởng có nhu cầu vật tư sản xuất lập dự trù gởi cho phận mua hàng Bộ phận mua hàng có sử dụng máy tính có chương trình gọi hệ đặt hàng trợ giúp cho việc mua hàng Trong máy, có CSDL nhà cung cấp, phận mua hàng chọn nhà cung cấp (NCC) thích hợp - Khi NCC chọn tiến hành thương lượng Sau thương lượng nhờ hệ đặt hàng soạn thảo đơn đặt hàng, đơn gởi đến NCC Thông tin đơn hàng lưu bảng đơn hàng, đơn hàng có mang số hiệu đơn - Mỗi dự trù vật tư phân xưởng đáp ứng nhiều NCC Tuy nhiên, mặt hàng bảng dự trù NCC đáp ứng - Mặt khác, đơn mua hàng có nhiều mặt hàng nhiều phân xưởng dự trù Lưu ý: Đơn mua hàng gởi cho NCC khơng có thơng tin dự trù (tên, để làm gì, v.v ) Vì vậy, lưu mối liên hệ dự trù với đơn hàng khác bảng gọi DonHang_DuTru Trong bảng có chứa: số hiệu đơn, số hiệu mặt hàng số hiệu dự trù - Sau nhận đơn đặt hàng, NCC chuyển hàng đến nhà máy kèm theo phiếu giao hàng Tại xí nghiệp có phận nhận hàng tiếp nhận Bộ phận có sử dụng máy tính có sẵn hệ chương trình Phát hàng - Hàng nhận tạm kho, thông tin phiếu giao hàng với địa điểm giao hàng ghi vào bảng nhận hàng Lưu ý: phiếu giao hàng từ NCC gởi đến, khơng có thơng tin phân xưởng dự trù mặt hàng Mặt khác, đợt giao hàng gồm nhiều mặt hàng đặt mua từ nhiều đơn hàng khác Vì vậy, phiếu giao hàng ứng với mặt hàng có rõ số hiệu đơn hàng mặt hàng để tiện cho việc phát hàng cần biết địa phân xưởng nhận hàng Vì vậy, cần tìm thơng tin hệ đặt hàng, hai máy tính sử dụng khơng liên kết với khơng tương thích - Để giải vấn đề này, xí nhiệp X tổ chức phận đối chiếu Hằng ngày, phận mua hàng phải in danh sách đơn hàng gởi cho phận đối chiếu - Tương tự trên, ngày, phận nhận hàng in danh sách chuyến hàng nhận ngày gởi cho phận đối chiếu - Bộ phận đối chiếu so khớp hai danh sách qua số hiệu đơn, từ đó, phận đối chiếu lập danh sách địa phân xưởng gởi cho phận nhận hàng, phận nhận hàng theo phát hàng cho phân xưởng kèm theo phiếu phát hàng  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thông ... nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thông  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 14 - CHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG... trị hệ thơng tin thu nhận thông tin, xử lý cung cấp cho người sử dụng có nhu cầu Ta sơ đồ hố tồn q trình diễn hệ thông tin quản lý sau: Thông tin nội - Thông Thông Thông Thông tin tin tin tin... Môi trường Hệ Thông tin HSX (Hệ TN)  Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet  Biên soạn: Nguyễn Quang Thông  Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - - a Hệ thông tin gồm: - Tập