Danh sách dữ liệu được tổ chức theo hàng và cột, bình thường ta làm việc với toàn bộ danh sách. Trong trường hợp cần làm việc với từng hàng (record) ta sẽ gặp khó khăn nếu danh sách có nhiều trường. Excel cung cấp một dạng thức đặc biệt - đó là Data Forms, chuyên dùng để nhập hoặc xem thông tin theo từng hàng, trong đó các trường (nhãn cột) được bố trí theo chiều dọc. Trước khi dùng chức năng Data Forms, dữ liệu của bạn cần được tổ chức theo kiểu danh sách với hàng đầu tiên chứa các nhãn mà Excel sẽ sử dụng làm tên trường (field) trong forms. Tối đa Excel có thể hiển thị đồng thời 32 trường.
Các chức năng trong khi dùng Forms gồm:
a. [New] thêm một record vào cuối danh sách (chèn thêm một hàng)
b. [Delete] xóa một record
c. [Restore] phục hồi nội dung đã bị sửa đổi
d. [Find] tìm kiếm
e. [Criteria] lập điều kiện
Đối với các trường công thức, Excel chỉ hiển thị nhưng không cho phép thay đổi. Khi thêm một record vào cuối danh sách, Excel sẽ tự động sao chép công thức ở các trường của record phía trên vào các trường này; các trường chứa dữ liệu được nhập bình thường. Dùng phím Tab và Shift-Tab để di chuyển giữa các trường.
Để tìm kiếm thông tin theo một tiêu chuẩn nào đó, trước hết ta dùng nút Criteria để nhập điều kiện vào các trường, sau đó sử dụng các nút tìm trước (Find Prev) và kế tiếp (Find Next) để di chuyển đến vị trí mong muốn. Điều kiện tìm kiếm ở đây đơn giản hơn điều kiện ở chức năng Filter, mỗi biểu thức trường chỉ chứa một giá trị để so sánh, ta nhập giá trị với các toán tử so sánh vào các ô để tạo biểu thức tìm.