Microsoft Excel cung cấp nhiều chức năng thuận tiện trong việc quản lý và phân tích dữ liệu trong một danh sách. Để tận dụng những chức năng này, hãy nhập dữ liệu trong danh sách theo những gợi ý sau:
Ÿ Về kích thước và vị trí
- Không nên có nhiều hơn một danh sách trong một worksheet.
- Nên để tối thiểu là một hàng và cột trống phân cách danh sách với các dữ liệu của bảng tính. Điều này làm cho Excel dễ dàng nhận biết một cách tự động danh sách sẽ làm việc.
- Không nên để các hàng không có dữ liệu trong danh sách.
- Tránh đặt dữ liệu quan trọng bên trái hoặc phải của danh sách, vì dữ liệu có thể bị che dấu khi tiến hành lọc danh sách.
Ÿ Về các nhãn cột:
- Nên tạo nhãn cột trong hàng đầu tiên của danh sách. Excel dùng các nhãn để tạo báo cáo, tìm kiếm và tổ chức dữ liệu.
- Sử dụng tạo dạng font chữ, chỉnh sắp... cho các nhãn cột khác với dữ liệu trong danh sách. Dùng đường viền quanh các ô của nhãn trong hàng đầu tiên để phân cách với vùng dữ liệu.
Ÿ Về nội dung:
- Thiết kế danh sách sao cho tất cả các hàng có các đề mục tương tự trong cùng một cột.
- Tránh thêm vào các khoảng trống ở đầu các ô, vì điều này có ảnh hưởng đến quá trình sắp xếp và tìm kiếm.
Ÿ Đặt tên:
- Nên đặt tên cho danh sách để thuận tiện trong việc tác động lên danh sách (như tính toán, lọc thông tin...)
- Khi chọn vùng dữ liệu của danh sách để đặt tên cần chú ý phải chọn cả dòng đầu tiên trong danh sách có chứa nhãn cột.