CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC a.. C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC  một vài nguyên tắc để XĐ diện KS thích hợp: 1.. C2:

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

 TC tốt cũng phải có xu hướng:

1. Giảm bớt SL những vấn đề phát sinh trong QL,

2. Giảm công sức đến mức tối thiểu,

3. Giảm bớt những xích mích trong TC,

4. Đề cao được tinh thần làm việc tập thể,

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

2 Mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu TC trong SX là phát triển những tổ, đội làm việc

cùng nhau để đảm bảo SX với chi phí thấp

 Làm việc theo NHÓM

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

3 Thiết kế tổ chức

 đáp ứng những yêu cầu nhất định theo đúng mục tiêu

 phân tích yêu cầu sản xuất

 mục tiêu khác: bán hàng, khách hàng, loại SF, bảng

lương và mức sống của công nhân trong TC,…

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

3 Thiết kế tổ chức

 xác định chức năng nào cần thiết để đạt mục đích đó

 ghép nhóm công việc, kết hợp chức năng đã xác định

 thiết kế, mô tả công việc mà sau đó chúng ta bố trí NS

 phân bổ NS vào các công việc và chức năng mô tả

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

 Có hai quan điểm trong TK TC trong SX:

1 Khi TK chúng ta xem xét quá tỷ mỷ các yếu tố ảnh hưởng  đây là cách lý tưởng, tính ứng dụng thực tiễn kém Nhưng dù sao XD TC phù hợp với những yêu cầu đặc biệt của c.ty vẫn hơn là cho TC phát triển tự phát

2 Nhấn mạnh đến tính mềm dẻo trong TK TC, nghĩa là không phải khi XD xong cấu trúc TC trong SX thì cấu trúc đó sẽ được giữ nguyên mãi mãi

 chúng ta phải có TC lý tưởng để lấy đó làm mục tiêu hướng tới khi tìm kiếm và đào tạo NS

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

4 Sơ đồ tổ chức

chức năng và những người đảm nhiệm.

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

 ưu điểm và lợi ích của sơ đồ TC:

1. thể hiện ranh giới quyền hạn trực tiếp  KT nhanh

chóng xem ai chịu trách nhiệm về chức năng nào

2. cung cấp thêm thông tin có thể có nhiều người cùng

nhận một việc hay có việc không ai đảm nhiệm

3. dùng làm công cụ huấn luyện và làm chuẩn để XD KH

mở rộng

4. sử dụng để thông báo cho mọi người biết về mối quan

hệ công tác trong c.ty, cũng như nhắc nhở nhân viên

ai là người phụ trách họ

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

a Diện kiểm soát

 là diện được QL, là nguyên tắc cơ bản trong QLNS

 số người dưới quyền phải báo cáo (từ 4 đến 8 người)

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

 một vài nguyên tắc để XĐ diện KS thích hợp:

1 Cấp trong TC: quản trị cấp cao thì ít người báo cáo hơn

là cấp thấp hơn

2 Các vấn đề thường gặp: vấn đề phổ biến, lặp lại người

ta thường giao cho cấp dưới giải quyết

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

 một vài nguyên tắc để XĐ diện KS thích hợp:

3 Năng lực của những người có liên quan: nếu những

người thuộc quyền có năng lực thì diện KS sẽ rộng hơn

4 Giao quyền của người giám sát: nếu chú trọng việc KT những người thuộc quyền thì nên thu hẹp diện KS Nếu công việc ít đòi hỏi giám sát hơn thì diện KS có thể rộng hơn

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

c Chia nhỏ hoạt động

 chia nhỏ các hoạt động theo các yếu tố sau:

1 Chức năng: chia theo từng chức năng riêng biệt

2 Quy trình: chia theo QT SX, tổ, nhóm để đảm bảo

chuyên môn hóa, nâng cao năng suất và dễ dàng QL và KS

4 Địa điểm: địa điểm khác nhau thì việc phân chia cũng

khác nhau

5 Sản phẩm: phân chia theo nhóm sản phẩm riêng biệt

6 Loại khách hàng: nhóm KD nội địa và xuất khẩu

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

d Trách nhiệm và quyền hạn

 quyền hạn hợp pháp (được trao),

 quyền không hợp pháp (kiến thức, chuyên môn, kinh

nghiệm và uy tín),

 quyền ủng hộ của những người thuộc quyền

 quyền ra lệnh

 trách nhiệm thì được phân còn quyền hạn thì được giao,

 trách nhiệm xuất phát từ bản thân cấp dưới,

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Tổ chức trực tuyến

 đơn giản nhất,

 sơ đồ TC đều nằm theo tuyến thẳng đứng (dọc),

 thích hợp đối với công ty có quy mô nhỏ hoặc mới bắt

đầu sự nghiệp,

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

2 Tổ chức trực tuyến và tham mưu

 thêm chức năng tham mưu (chuyên gia, báo cáo cho

người QL chung)

 phù hợp cho mọi quy mô c.ty và hiện nay tổ chức dạng này được sử dụng khá phổ biến

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

3 Các kiểu phòng tham mưu

Nhóm tham vấn: ít quyền hạn, có những chuyên gia trong lĩnh vực đặc biệt để tham gia ý kiến cho những người có thẩm quyền ra QĐ

Các phòng kiểm soát: phòng nhân sự, tín dụng, ngân sách,

kế toán, kiểm toán, và các phòng này có toàn quyền trong lĩnh vực chức năng của mình

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

3 Các kiểu phòng tham mưu

Các phòng dịch vụ: thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt như

XD, mua hàng, vận tải, bảo hiểm, bảo trì, kỹ thuật, nghiên cứu Nhóm này ít tham vấn và cũng ít quyền hạn, họ thường được xếp vào nhóm tham mưu, vì thực tế họ không làm ra SF

Các phòng phối hợp: thường tham gia ý kiến và những ý kiến đó lại do các chuyên gia trong tuyến thực hiện nên cũng có một số quyền hạn nhất định Những phòng dạng này là những P điều hành SX, P KH SX

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.4 TỔ CHỨC MA TRẬN

 nhiều c.ty áp dụng cấu trúc ma trận trong QL NS,

 đang chéo lẫn nhau giữa các phòng chức năng và nhóm thực hiện công trình/dự án

 tình trạng kiêm nhiệm và tình trạng nhiều người QL

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.5 TỔ CHỨC KHÔNG CHÍNH THỨC

 những quan hệ quyền lực giữa các chức năng, phòng

ban nhưng không được trình bày trên giấy tờ,

 hình thành trong quan hệ giữa người và người trong TC,

và nó không được thể hiện trên sơ đồ TC

 chú ý đến tác động của nó như thế nào trong c.ty cũng

như trong hoạt động SX

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.6 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC (Có hai quan điểm)

1 TC là một phạm trù năng động, nó thay đổi và phải được thay đổi, và TC phải được vận dụng chứ không phải lập

ra mà không sử dụng

2 TC không phải tự thân nó giúp c.ty đạt mục đích: lập phòng TC riêng, lập KH TC, xác định và phân nhóm hoạt động riêng rẽ của DN sao cho mọi hoạt động đều đóng góp tốt nhất cho các mục tiêu của c.ty (kỹ sư công nghiệp phụ trách)

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.6 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC (Có hai quan điểm)

 nhằm thiết lập TC “lý tưởng” / “phù hợp” hoặc tiến gần

đến điều kiện lý tưởng nhất,

 dung hòa giữa các mối quan hệ trong TC

2 Đề bạt trong nội bộ: khi thay đổi cơ cấu TC trong KH người ta chuẩn bị cho những người trong c.ty tiếp cận những kiến thức cần thiết để có thể giữ vị trí mới khi có

sự thay đổi xảy ra

4 Đảm bảo KH dài hạn: trong một TC nhất định sẽ có một

số người không phù hợp, nhưng không thể loại bỏ ngay

mà phải có KH cụ thể cho từng vấn đề, từng NS mà không làm đảo lộn cấu trúc TC

5 Đảm bảo sự vững bền cho DN: sự vững bền của một

DN SX tùy thuộc rất nhiều vào sự năng động của TC, khi

có KH tốt thì sẽ đảm bảo được không chỉ cho hôm nay

và mai sau