Luận văn hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị an bình

Luận văn hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị an bình

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần

Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình 1

3.2.7 Đội ngũ nhân viên kế toán 56 3.2.8.Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng 56

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

NVL: Nguyên vật liệu

NVLC: Nguyên vật liệu chính VLP: Vật liệu phụ

GTGT: Giá trị gia tăng

TK: Tài khoản

PX: Phân xưởng

TSCĐ: Tài sản cố định

HTK: Hàng tồn kho

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 1.1: Danh mục vật tư Error: Reference source not foundBiểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0052975 Error: Reference source not foundBiểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm Error: Reference source not foundBiểu 2.3: Phiếu nhập kho Error: Reference source not foundBiểu 2.4: Phiếu xuất kho Error: Reference source not foundBiểu 2.5: Thẻ kho Error: Reference source not foundBiểu 2.6: Giấy đề nghị thanh toán Error: Reference source not foundBiểu 2.7: HD0052975 Error: Reference source not foundBiểu 2.8: Phiếu nhập kho trên Fast Accounting Error: Reference source not

foundBiểu 2.9: Phiếu xuất kho trên Fast Accounting Error: Reference source not

foundBiểu 2.10: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Error: Reference source not foundBiểu 2.11 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Error: Reference source not foundBiểu 2.13 : Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Error: Reference source not

foundBiểu 2.14: SỔ CHI TIẾT TK 331 Error: Reference source not foundBiểu 2.15: Phiếu nhập kho Error: Reference source not foundBiểu 2.16 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ Error: Reference source

not foundBiểu 2.17: Sổ Nhật ký chung Error: Reference source not foundBiểu 2.18: Sổ cái TK 152 Error: Reference source not foundBiểu 3.1: Sổ số dư Error: Reference source not foundBiểu 3.2: Bảng trích lập dự phòng Error: Reference source not found

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty 7

Sơ đồ 2.1 : Phương pháp thẻ song song Error: Reference source not found

Hiện nay, nền kinh tế nước ta đã có những bước chuyển biến khá vững chắc Cơ chế thị trường cùng với các chính sách, chế độ của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội mới nhưng cũng gây không ít khó khăn, thử thách cần vượt qua Trước sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế, một doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp xây dựng nói riêng để tồn tại đã khó, để phát triển, làm ăn có lãi đem lại lợi nhuận cao thì lại càng khó hơn Để đạt được điều đó thì hoạt động sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả, điều đó có nghĩa là thu nhập phải bù đắp được chi phí và có doanh lợi Muốn thực hiện được điều này, công ty phải

có một đội ngũ kế toán năng động, cung cấp kịp thời thông tin về tài chính kịp thời cho các quyết đinh

Do đặc điểm nổi bật của ngành xây dựng cơ bản là vốn đầu tư lớn, thời gian thi công thường kéo dài qua nhiều khâu, nên để giải quyết vấn đề là làm sao quản lý tốt có hiệu quả, đồng thời khắc phục được tình trạng thất thoát lãng phí trong sản xuất, giảm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh không phải là việc làm dễ dàng

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được trong quá trình sản xuất của Công ty Nguyên vật liệu của Công ty là nhiều về số lượng, đa dạng, phong phú về mẫu mã Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm Đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu là bước

đầu đảm bảo chất lượng cho công trình.

Cùng với sự đổi mới về chế độ kế toán của Nhà nước, Công ty đã có nhiều cố gắng trong cải tiến hạch toán kế toán cho phù hợp với cơ chế quản lý hiện nay Song nhìn từ góc độ quản lý và chế độ kế toán hiện hành thì công tác kế toán vẫn có một số mặt cần bổ sung, hoàn thiện Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề kế toán nguyên vật liệu, cũng như qua thời gian nghiên cứu lý luận và thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán và đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo

hướng dẫn, em đã chọn đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình".Đề tài

được chia làm 3 chương chính:

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của Cô giáo hướng dẫn đã giúp em hoàn thiện đề tài này.

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTHƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP

KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

Do nét đặc thù trong lĩnh vực hoạt động của mình nên Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình phân loại NVL theo tiêu thức vai trò và công dụng của NVL Việc áp dụng cách phân loại NVL theo tiêu thức này Công ty đã đảm bảo được tính thuận tiện đồng thời tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng NVL

Nguyên vật liệu tại Công ty được phân loại như sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu chủ yếu cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp như: sắt, thép, …

- Vật liệu phụ (VLP): là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình xây lắp, nó không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dạng, màu sắc hoặc làm tăng chất lượng của sản phẩm xây lắp như: sơn, …

- Nhiên liệu: là những thứ cung cấp nhiệt lượng cho quá trình xây lắp, như vậy nhiên liệu của Công ty chủ yếu là xăng dầu phục vụ cho quá trình vận chuyển máy móc thiết bị đến các công trình và đảm bảo cho hoạt động của những máy móc đó

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng cho việc thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ trong xây lắp như: xăm, lốp ô tô, …

- Thiết bị, vật liệu Xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp như: máy điều hòa, dây điện, …

- Phế liệu: là những vật liệu do không tham gia được quá trình xây lắp nên bị loại ra như: sắt, thép bị rỉ, xi măng bị đông cứng, …

Kết hợp với cách phân loại trên Công ty còn phân loại NVL theo nguồn nhập, theo đó NVL được chia thành:

- Nguyên vật liệu mua ngoài: là những NVL do Công ty tự đầu tư, mua sắm

- Nguyên vật liệu khác: là những NVL Công ty nhận từ các Công ty liên doanh cùng đầu tư vào một công trình, …

Công ty quản lý NVL trên phần mềm kế toán Fast Accounting Công ty lập sổ Danh điểm vật tư để quản lý:

Biểu 1.1: Danh mục vật tư DANH MỤC VẬT TƯ

STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt TK vật tư Ghi chú

2 CD0091 Kìm mũi thăng 175 Cái

4 CD0170 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 Cái

5 PT0005 Cốc lọc bơm tay (IFA) Cái

6 PT0008 Động cơ gạt mưa(IFA) Cái

7 PT0012 Pít tông cos 0 (IFA) Cái

8 PT0043 Rơ le 5 cọc (IFA) Cái

1.2.Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc, … có quy

mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản

phẩm lâu dài… Vì vậy nguyên vật liệu dùng cho hoạt động xây lắp không những phải có khối lượng lớn mà còn phải phong phú, đa dạng về chủng loại, mẫu mã để đáp ứng yêu cầu xây lắp Ví dụ như: sắt, thép, tôn, thủy tinh, …

Do đó chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp Đối với những công trình, hạng mục công trình mà Công ty đã thực hiện thì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm khoảng từ 60 – 70% tổng chi phí Nhà văn hóa quận Hà Đông có chi phí nguyên vật liệu chiếm 68,96%, công trình

Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ bị tiêu hao toàn

bộ như: xi măng, cát, sỏi, … nhưng cũng có thẻ chúng chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm như: sắt, thép, thủy tinh,

… Tuy nhiên cũng có một số nguyên vật liệu không chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất hay một công trình mà còn tham gia vào nhiều kỳ kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu, giá trị của nó chuyển dịch dần vào chi phí kinh doanh của các kỳ tương ứng Mặt khác NVL của Công

ty thường xuyên biến dộng tùy thuộc vào tính chất của các công trình, hạng mục công trình

Do những đặc điểm trên nên công tác quản lý NVL của Công ty đòi hỏi phải được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ từ khâu thu mua, sử dụng đến bảo quản Đối với khâu thu mua thì Công ty thực hiện thu mua vật NVL theo dự toán đồng thời tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL, trong khâu sử dụng thì đúng định mức, theo đúng tiến độ của công trình, trong khâu dự trữ thì có kho bãi đảm bảo

Do NVL trên thị trường phong phú, đa dạng và biến động về giá cả nên Công ty không xây dựng mức tồnkho tối đa cũng như tối thiểu cho từng loại NVL Đồng thời các công trình mà Công ty đảm nhận thi công nằm ở xa trụ

sở chính của mình nên Công ty không tổ chức xây dựng kho dự trữ riêng mà

hầu hết toán bộ nguyên vật liệu sau khi thu mua đều vận chuyển thẳng tới công trình đang thi công, tới các tổ đội có nhu cầu sử dụng hoặc xuất từ kho các công trình ra sử dụng Như vậy kho nguyên vật liệu của Công ty sẽ được đặt tại các công trình để tiện việc trông coi, vận chuyển cũng như sử dụng nguyên vật liệu Theo đó các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu đều phải có sự thông qua của phòng vật tư.

Bên cạnh vai trò là chủ đầu tư của các công trình, Công ty còn nhận thi công các công trình do đơn vị khác làm chủ đầu tư, vì thế nguyên vật liệu có thể bao gồm nguyên vật liệu của Công ty tự thu mua và nguyên vật liệu do đơn vị chủ đầu tư cung cấp Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng và cần thiết để đảm bảo được chất lượng và tiến độ thi công các công trình

Do nét đặc thù trong lĩnh vực hoạt động của mình nên Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức vai trò và công dụng của NVL Việc áp dụng cách phân loại NVL theo tiêu thức này Công ty đã đảm bảo được tính thuận tiện đồng thời tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng NVL

1.3.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

Hoạt động sản xuất của công ty là xây dựng các công trình, kết cấu của mỗi công trình khác nhau nên việc tổ chức bộ máy quản lý của công ty có những đặc điểm riêng, được thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty

- Giám đốc: Chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh và hiệu quả kinh tế và ký duyệt thu mua và xuất nguyên vật liệu của công ty.

+ Phó giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu trực tiếp trước các hoạt động thi công công trình của công ty, là người xét duyệt các kế hoạch xây dựng do phòng kỹ thuật gửi lên thông qua giám đốc chỉ

Giám đốc

Phó giám đốc Kỹ Thuật

đạo thực hiện thi công Phó giám đốc kỹ thuật điều hành giám sát việc thực hiện thi công của các công trình, giám sát việc thực hiện của các đội kỹ thuật, kỹ thuật thi công và vật tư, quản lý dự án tập trung giám sát điều hành các đội thi công.

- Phòng kế toán: có nhiệm vụ làm công tác quản lý toàn diện về tài chính thu mua nguyên vật liệu, giúp giám đốc quản lý và sử dụng vốn và tài sản của công ty có hiệu quả, bảo toàn vốn và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách Nhà nước về quản lý tài chính, lãng phí, vi phạm kĩ thuật tài chính

- Phòng Quản lý dự án: Chịu trách nhiệm về các dự án, lập Hồ sơ đấu thầu, đưa ra các quyết định đầu tư, giúp giám đốc quản lý nguyên vật liệu

và phát triển các dự án

- Phòng kỹ thuật: Có chức năng lập bản vẽ thiết kế các công trình, giám sát, đôn đốc thi công các công trình nhằm đạt chất lượng cao và tiết kiệm chi phí nguyên liệu, vật liệu Khi công trình thi công xong, phòng kỹ thuật thi công có trách nhiệm nghiệm thu công trình và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty cũng như bên A về mặt kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thi công các công trình được giao

- Đội cơ giới: chịu trách nhiệm quản lý các loại máy móc, xe cộ, thiết bị thi công cơ giới mà công ty giao phó

- Đội thi công: là bộ phận trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà công ty giao cho Trực tiếp thi công xây dựng các công trình mà công ty đã ký kết nhằm đảm bảo chất lượng và tiến

độ công trình

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU

VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH

2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

2.1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Một trong những công tác quản lý nguyên, vật liệu là phản ánh chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị

Thủ tục nhập kho: Công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho

đóng một vai trò quan trọng cho yêu cầu trên, việc kiểm tra, đánh giá nguyên, vật liệu trước khi nhập kho là công việc thường xuyên được thực hiện để quyết định có nên nhận hàng hay không Khi phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu, bộ phận có nhu cầu sẽ lập Phiếu đề nghị mua vật tư Phiếu

đề nghị mua vật tư sẽ được chuyển cho Trưởng phòng vật tư và Giám đốc ký duyệt Trên cơ sở đó, Phòng vật tư sẽ gửi thông báo về việc mua vật tư cho các nhà cung cấp Các nhà cung cấp sẽ gửi lại Báo giá vật tư đến cho Phòng vật tư của Công ty Báo giá sẽ được Trưởng phòng vật tư và các cá nhân có liên quan duyệt và tiến hành lập Biên bản duyệt giá mua vật tư Sau đó, Phòng vật tư sẽ ký Hợp đồng kinh tế về việc mua vật tư Trong Hợp đồng sẽ ghi rõ các điều khoản liên quan đến quy cách, chất lượng, số lượng, chủng loại của mỗi vật tư Khi nhận được hóa đơn của người bán vật tư chuyển tới, phòng kế toán phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng kinh tế hoặc kế hoạch thu mua

để xem số lượng hàng nhận được có đúng như hợp đồng hay không Trước khi nhập kho, phòng kế toán cùng với phòng vật tư và phòng kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu xem có đáp ứng được yêu cầu hay không; kết quả của việc kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm tra chất

lượng hàng hóa Nếu nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm thì Phòng vật tư tiến

hành lập Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại

Phòng vật tư, liên 2 kèm với hóa đơn chuyển cho kế toán thanh toán, liên 3 giao cho Thủ kho ghi vào Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chi tiết nguyên, vật liệu theo từng loại vật liệu Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ kho kiểm nhận nguyên, vật liệu rồi ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho rồi cùng người giao hàng ký nhận vào cả 3 bản Piếu nhập kho Nguyên, vật liệu nhập kho được Thủ kho xắp xếp một cách khoa học để thuận lợi cho việc bảo quản và cấp phát nguyên, vật liệu

Ví dụ: Trong tháng 12/2010 Công ty có nhu cầu mua thép nhập kho để

phục vụ cho thi công các công trình, công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho của Công ty được thực hiện qua các bước sau đây:

Khi Công ty nhận được hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp:

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0052975

HÓA ĐƠN Mẫu sổ: 01 GTKT – 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG NN/2010B

Liên 2: Giao khách hàng 0052955Ngày 30 tháng 12 năm 2010

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân

Địa chỉ:

Số tài khoản:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Hùng

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

Địa chỉ: Số 80 tổ 13E phường Thanh Lương – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi sáu triệu năm trăm bốn ba nghìn hai trăm năm mươi đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Sau khi vật tư được chuyển đến kho của Công ty thì Công ty tiến hành lập ban thanh tra kiểm nghiệm vật tư xem có đảm bảo yêu cầu như trong Hợp đồng hay không Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm

Phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn và kết quả kiểm nghiệm của ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho

Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm

CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH Mã số thuế: 5400101273

Mẫu: 04 VT

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Căn cứ vào: Số lượng thực nhập……… ngày 30 tháng 12 năm 2010Của: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân ………Ban kiểm nghiệm gồm:

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:

TT cách vật tư, hàng hóa Tên, nhãn hiệu, quy P.thức kiểm

nghiệm

Đvt S.Lượng theo hóa

đơn

Kết quả kiểm nghiệm S.Lượng đạt QC- PC

S.Lượng không đạt

QC - PC

1 Thép I200x100x5,2x8,4 Trực tiếp Kg 3.980 3.980 Không

3 Thép góc L100x100x10 Trực tiếp Kg 1.200 1.200 Không

Ý kiến của ban kiểm nghiệm:

Đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng đạt yêu cầu (mới 100%) cho phép nhập kho

Ngày 30 tháng 12 năm 2010

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sau khi ban kiểm nghiệm xác định số vật tư mua về đạt yêu cầu, vật liệu

sẽ được nhập kho

Biểu 2.3: Phiếu nhập kho

CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ

THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH

Mẫu sổ 01VT

PHIẾU NHẬP KHO

Số: 79Ngày 30 tháng 12 năm 2010

Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân

Theo: Biên bản kiểm nghiệm…… Số ………… Ngày 30 tháng 12 năm 2010

Của : Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân

Nhập tại kho: Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông

STT TÊN, NHẪN HIỆU,

QUY CÁCH, PHẨM

Mã số Đvt SỐ LƯỢNG Đơn

giá

Thành tiền Theo

c từ

Thực nhập

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Thủ tục xuất kho: Các bộ phận sử dụng nguyên, vật liệu căn cứ vào kế

hoạch sử dụng nguyên, vật liệu và dự toán của các công trình do Phòng kỹ thuật lập, Phòng vật tư, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị viết Phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên trong đó ghi rõ số lượng, đơn vị Liên 1 giao cho Phân xưởng sử dụng, cuối kỳ Phân xưởng tập hợp Phiếu lĩnh vật tư giao cho kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu, liên 2 giao cho Thủ kho để vào Thẻ kho Phiếu lĩnh vật tư sau khi có đầy đủ chữ ký của người viết Phiếu, Trưởng phòng vật tư và Giám đốc Thủ kho sẽ căn cứ và Phiếu lĩnh vật tư tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số lượng và chủng loại ghi trên Phiếu lĩnh vật tư, đồng thời lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao cho người đi lĩnh nguyên vật liệu, 1 liên giao cho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán, 1 liên ( chứng từ gốc) lưu tại phòng vật tư

Ví dụ ngày 31/12/2010, Công trình cần thép để phục vụ cho thi công Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng cho từng loại NVL xuất kho, trong đó ghi rõ ngày xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2 : Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, đồng thời tính giá trị NVL xuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán, Liên 3: giao cho bộ phận , đơn vị nhận NVL

Hàng ngày Thủ kho tập hợp các Phiếu nhập, xuất kho rồi đối chiếu với

số thực nhập, thực xuất để tiến hành ghi vào Thẻ kho Cuối tháng Thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu rồi chuyển toàn bộ số Phiếu nhập, Phiếu xuất kho cho kế toán vật tư Thực tế tại công ty, Thủ kho không thường xuyên tiến hành đối chiếu số tồn trên Thẻ kho và số tồn thực tế vì Công ty có nhiều loại nguyên, vật liệu nên công tác này tiến hành sẽ mất rất nhiều thời gian, do đó Công ty chỉ tiến hành kiểm kê theo năm Thẻ kho được

kế toán giao cho Thủ kho lập thẻ cho từng loại nguyên, vật liệu, mỗi loại có

một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng nguyên, vật liệu để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh.

Biểu 2.4: Phiếu xuất kho

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH

PHIẾU XUẤT KHO Số 190

Ngày 31/12/2010

Nợ: Tk 62103Có: Tk 15211

- Họ, tên người nhận hàng:…… Phạm Xuân Thắng

- Địa chỉ:………

- Đơn vị:…… Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông

- Lý do xuất kho:……… Phục vụ thi công công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông

- Xuất tại kho: Hà Đông

cầu

Thực xuất

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty mang tính đặc thù trong ngành xây dựng, nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại vì vậy đỏi hỏi công việc quản lý, theo dõi, bảo quản vật tư phục vụ việc thi công phải liên tục được bảo đảm đúng tiến độ thi công là rất phức tạp Vật tư của Công ty chủ yếu nhập xuất thẳng đến chân Công trình không qua kho Tuy nhiên nếu số lượng vật tư mua nhiều mà sử dụng không hết thì Công ty vẫn tiến hành nhập kho, hoặc NVL dư thừa của công trình này sẽ nhập trở lại kho Công ty và xuất dùng cho các công trình khác khi cần thiết Công ty hiện đang áp dụng hạch toán NL, CCDC theo phương pháp thẻ song song

Định kỳ khi các bộ phận, công trình có nhu cầu về NVL hoặc Công ty mua nhập kho thì đều phải tập hợp chứng từ gốc để gửi về phòng kế toán Kế toán vật tư trên cơ sở các chứng từ như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho hay Hoá đơn GTGT tiến hành vào Sổ chi tiết 152 cho từng loại vật tư Từ các sổ chi tiết này kế toán lập nên Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn cuối kỳ Phương pháp thẻ song song mà Công ty áp dụng có thể khái quát như sau:

Sơ đồ 2.1 : Phương pháp thẻ song song

Thẻ kho

Phiếu nhập

Sổ kế toán chi tiết 152

Phiếu xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Khi các công trình phát sinh nhu cầu về NVL để thực hiện hoạt động xây dựng sẽ báo về cho phòng kế hoạch dự án Phòng kế hoạch dự án căn cứ vào

dự toán vật tư đã lập cho công trình, đó để phê duyệt quyết định mua vật tư và gửi xuống phòng vật tư Phòng vật tư dựa trên quyết định phê duyệt tổ chức đi tìm hiểu thị trường, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để thu mua vật.Khi thu mua vật tư, nhà cung cấp lập Hóa đơn GTGT giao cho Công ty (liên 2) đồng thời chuyên chở số vật tư trên đến tại kho Công ty hoặc đến chân công trình Tại kho, tại công trình Công ty cử cán bộ đến nhận hàng, tổ chức kiểm nghiệm số vật tư trên trước khi nhập kho hay xuất dùng thẳng.Tuy nhiên các công trình Công ty đảm nhận thường ở rất xa trụ sở chính nên vật tư thường ít khi mua nhập kho Công ty rồi xuất đến các công trình mà chủ yếu là các đội công trình tự thu mua theo dự toán và báo cáo lên cho Công ty, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển NVL Lúc đó các tổ, đội công trình phải thu thập đầy đủ chứng từ gốc trong việc thu mua vật tư gửi lên phòng kế toán để kế toán vào sổ

Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số HD 0052975 ngày 30/12/2010, mua các loại vật liệu sau nhập kho đội Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân Đội Công trình phải gửi cho phòng kế toán những chứng từ sau, kế toán định khoản và vào sổ kế toán:

Biểu 2.6: Giấy đề nghị thanh toán

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH

Mã số thuế: 5400101273

Mẫu: 04 VT

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Nhà văn hóa quận Hà Đông, ngày 30 tháng 12 năm 2010

Kính gửi :CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ

Đề nghị thanh toán số tiền: 130.004.700

Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu, không trăm lẻ bốn nghìn, bảy trăm đồng

Lý do thanh toán: Mua nhập kho phục vụ thi công gia công và lắp 02 giá tổ hợp ống áp lực – Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Kèm theo giấy đề nghị thanh toán có hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiến hành kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ghi trên hoá đơn và tiến hành nhập số liệu vào phần mềm Fast Accounting.

Hóa đơn HD 0052975 được thể hiện trên Fast như sau:

Hóa đơn mua hàng hóa (dịch vụ)

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

15211

15211

15211

15211

Nguyên liệu chính của CT

Nguyên liệu chính của CT

Nguyên liệu chính của CT

Nguyên liệu chính của CT

61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000

I200x100x5,2x8,4 Mua thép tấm PL 10

Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm Công ty lập Ban kiểm nghiệm bao gồm một trưởng ban và 2 ủy viên nhằm xác định, kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật tư có đảm bảo yêu cầu của công trình hay không, đồng thời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Nhằm làm giảm chi phí kho bãi cũng như bảo vệ, bảo quản kho bãi Công ty thường tổ chức mua vật tư với số lượng nhỏ đáp ứng tức thời nhu cầu xây dựng

Bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm người có liên quan và thực hiện ghi sổ kế toán

Biểu 2.8: Phiếu nhập kho trên Fast Accounting

Phiếu nhập kho được thể hiện trên Fast như sau:

Phiếu nhập kho

Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Anh Quân Ngày ht 30/12/2010

Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ 30/12/2010

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00

Diễn giải: vật tư mua nhập kho công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

việc Tồn kho

Số lượng

Giá VND

13.500 13.000 12.500 10.500

61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000

15211 15211 15211

15211

Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Nguyên vật liệu của Công ty có thể được xuất trực tiếp từ kho hoặc có thể mua xuất thẳng tới chân công trình Các tổ, đội thi công căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu sử dụng NVL của công trình mình sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên Ban giám đốc Ban giám đốc dựa trên dự toán thi công các công trình, xem xét Giấy đề nghị xuất vật tư có đúng theo dự toán hay không Sau khi được Ban giám đốc Công ty, kế toán trưởng và trưởng phòng vật tư phê duyệt, phòng vật tư từng đội sẽ lập Phiếu xuất kho (vật tư tồn kho) Ngoài ra, Công ty còn tổ chức thu mua vật tư và xuất thẳng tới chân công trình mà không qua kho.

Phiếu xuất kho sau khi được người nhận và thủ kho ký nhận sẽ được chuyển về cho phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ, vào máy tính Đối với những vật tư nhập xuất thẳng thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho hay Phiếu xuất thẳng từ nhập mua để ghi

Kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên thì tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính Kế toán chỉ cần khai bào ngày, tháng xuất kho, người nhận hàng, số phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, Tk Nợ, Tk

Có vào chứng từ Còn lại máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tổng số tiền theo giá thực tế đích danh

Biểu 2.9: Phiếu xuất kho trên Fast Accounting

Phiếu xuất kho trong Fast như sau:

Phiếu xuất kho

Mã khách: TVXDBĐCông ty CPTM XNK VTTB An Bình Ngày ht 31/12/2010

Địa chỉ: : Thanh Lương – HBT - HN Ngày lập px 31/12/2010

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00

Diễn giải: vật tư xuất dùng cho công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

việc Tồn kho

Số lượng

Giá VND

15.500 14.000 13.500 11.500

56.575.000 53.200.000 13.014.000 2.599.000

15211 15211 15211 15211

Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Sau khi nhập số liệu vào máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật tư, đồng thời đưa số phát sinh Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn

SL xuất Tiền xuất

Biểu 2.11 Sổ chi tiết nguyên vật liệu

SỔ CHI TIẾT

Năm: 2010Tài khoản: 1521 Tên kho: Kho Hà ĐôngTên vật liệu: Thép I200x100x5x8,4

14.52 0

15.50

Ngày… tháng…… năm

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

2.2.1 Tài khoản sử dụng

Để kế toán NVL Công ty sử dụng những tài khoản sau:

- Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản 152 có kết cấu như sau:

Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài,

tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua

- Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

Số dư bên Nợ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kì

TK 152 được chi tiết ra các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật tư theo yêu cầu quản lý và hạch toán của Công ty như sau:

+ TK 1521: Vật liệu

+ TK 1522: Nhiên liệu

+ TK 1523: Phụ tùng

+ TK 1525: Phế liệu

2.2.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ biến động tăng nguyên vật liệu

- Khi mua NVL ngoài nhập kho, kế toán căn cứ theo hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 1521: Nguyên vật liệu chính

Nợ TK 13311: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,331,141,…: Giá thực tế nhập kho

Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số 0052975 ngày 30/12/2010 (Biểu Hóa đơn giá trị gia tăng) và phiếu nhập kho số 79 (Biểu 03-Phiếu nhập kho) mua các loại vật liệu sau nhập kho cho đội Công trình của Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Anh Quân, kế toán tiến hành định khoản như sau:

Nợ TK 152: Chi phí thu mua

Nợ TK 13311: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,141,331: Tổng chi phí thu mua NVL

Ví dụ: Theo hóa đơn số 0072461 ngày 30/12/2010 và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của Ông Lê Văn Nam về chi phí vận chuyển thép đến công trình, kế toán ghi:

Nợ TK 1521: 6.000.000đ

Nợ TK 13311: 300.000đ

Có TK 141_Lê Văn Nam: 6.300.000đ