Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty sản xuất xuất nhập khẩu việt an

Lời nói đầu Việt Nam đang mở cửa nền kinh tế với sự xuất hiện của nhiều loại hình doanh nghiệp, các doanh nghiệp (DN) đang tồn tại trong sự cạnh tranh khốc liệt, DN nào muốn phát triển cũng phải có một nền tảng vững chắc để đi lên. Phơng châm của các DN để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng là: Sản phẩm có chất lợng tốt, đợc tổ chức tiêu thụ có hiệu quả để đem lại lợi nhuận cao nhất. Vì vậy, tổ chức tốt công tác quản lý thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho DN là vấn đề đợc các nhà quản lý kinh tế rất quan tâm. Kế toán là công cụ rất đắc lực trong việc thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin cho các nhà quản lý, chủ DN, những ngời điều hành . Nó vẽ ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh trong DN, từ đó các nhà quản lý sẽ có những đánh giá nhìn nhận đúng đắn, thực chất công tác quản lý điều hành, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị mình, để đa ra những giải pháp, chiến lợc kinh doanh mới, phù hợp và có hiệu qủa hơn. Với vai trò quan trọng nh vậy của hạch toán kế toán nói chung thì bộ phận kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm một vị trí không nhỏ. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp DN tìm ra những hạn chế cần khắc phục và phát huy những nhân tố tích cực để không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, đa dạng hoá các hình thức mẫu mã, chủng loại, mở rộng thị trờng, áp dụng rộng rãi các phơng thức bán hàng đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, tạo điều kiện để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, việc thu hồi vốn diễn ra nhanh chóng, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế cao cho DN. Xuất phát từ lý luận, đồng thời kết hợp với thời gian thực tế thực tập tại Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An, đợc sự giúp đỡ của thầy giáo hớng dẫn và các anh, chị, cô, chú trong phòng tài chính kế toán của Công ty, em đã thấy đợc tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm 1 và xác định kết quả kinh doanh do vậy em đã chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An". Đề tài này ngoài phần mở đầu và phần kết luận còn bao gồm ba chơng sau: Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết kinh doanh ở các doanh nghiệp sản xuất. Chơng 2: Thực trạng công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả kinh doanh tại công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An. Chơng 3: Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An. Do sự hạn chế về kiến thức cũng nh thời gian và kinh nghiệm thực tế, do đó mặc dù rất cố gắng nhng chắc chắn bài luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài luận văn đợc hoàn thiện hơn. 2 CHơng 1 Lý luận chung về tổ chức công tác Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh (KTTP - TTTP và XĐKQKD) ở các DN sản xuất. Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở của đời sống xã hội. Đời sống xã hội loài ng- ời có nhiều mặt hoạt động khác nhau và có mối quan hệ với nhau nh: chính trị, văn hoá, tôn giáo, khoa học kỹ thuật Xã hội càng phát triển, các hoạt động nói trên càng phong phú và phát triển ở trình độ cao hơn. Nhng trong bất kỳ giai đoạn phát triển nào của lịch sử, trớc khi tiến hành các hoạt động đó loài ngời phải sống, muốn sống phải có thức ăn, đồ mặc, nhà ở và những thứ cần thiết khác. Để có những thứ đó cần phải tạo ra chúng, có nghĩa là phải sản xuất ra chúng. Hơn thế nữa, không phải sản xuất một lần mà phải sản xuất không ngừng với quy mô ngày càng mở rộng, đó là quá trình tái sản xuất xã hội. Quá trình tái sản xuất xã hội bao gồm các khâu: sản xuất, phân phối, lu thông và tiêu dùng. Sản phẩm của xã hội vận động lần lợt qua các khâu từ sản xuất đến tiêu dùng. Giữa các khâu của quá trình tái sản xuất có mối quan hệ mật thiết với nhau. Mỗi khâu giữ một vai trò nhất định, trong đó: sản xuất là khâu đầu tiên và là khâu giữ vai trò quyết định còn tiêu dùng là khâu cuối cùng đồng thời là mục đích của sản xuất. Xét về mặt vai trò và chức năng xã hội thì tiêu dùng là đơn đặt hàng của sản xuất, thông qua đó xác định đợc cơ cấu, số lợng, chất lợng, chủng loại mặt hàng cần sản xuất. Sản xuất phải căn cứ vào tiêu dùng, tiêu dùng là động lực của sản xuất. Nh vậy tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, hàng đợc tiêu thụ là đã thực hiện đợc giá trị và giá trị sử dụng của nó. 3 Tiêu thụ có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân nói chung và đối với bản thân doanh nghiệp nói riêng. Đối với nền kinh tế quốc dân: Thực hiện tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng trong lu thông, đặc biệt là đảm bảo cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế. Trong nền kinh tế thị tr- ờng (khi mà sự phân công lao động, sự chuyên môn hoá diễn ra sâu sắc) các DN không thể tồn tại và phát triển độc lập mà chúng luôn có mối quan hệ khăng khít với nhau. Quá trình tiêu thụ sản phẩm tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trờng một cách rõ rệt. Cung và cầu chỉ gặp nhau khi quá trình tiêu thụ sản phẩm đợc tổ chức tốt. Đối với bản thân DN: Sản phẩm đợc tiêu thụ thì DN mới có điều kiện bù đắp toàn bộ chi phí đã chi ra, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất đợc diễn ra và duy trì sự tồn tại của DN. Mặt khác, thông qua tiêu thụ sản phẩm DN mới có thể thực hiện đợc giá trị lao động thặng d, nghĩa là thu đợc lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của mình. lợi nhuận = doanh Thu - chi phí Từ ý nghĩa trên, đòi hỏi các DN phải áp dụng các biện pháp khác nhau để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung, quản lý thành phẩm, quá trình tiêu thụ thành phẩm và kết quả kinh doanh nói riêng một cách khoa học, hợp lý, đúng chế độ tài chính kế toán của Nhà nớc. Kế toán là công cụ quản lý, vì vậy cần thiết phải tổ chức công tác kế toán TP - TTTP và XĐKQKD ở DN. 1.1.1 Thành phẩm và yêu cầu quản lý thành phẩm (TP). Sản phẩm của DN sản xuất ra bao gồm TP, nửa TP, lao vụ mà DN sản xuất ra để phục vụ nhu cầu sản xuất hay tiêu dùng của xã hội. Trong đó TP chiếm tỷ trọng lớn. Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận sản xuất chính và sản xuất phụ của DN sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến xong đã đợc kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho hoặc gửi đi bán cho khách hàng. 4 Nửa thành phẩm là sản phẩm mới kết thúc một hay một số công đoạn trong quy trình công nghệ sản xuất, cha qua giai đoạn chế biến cuối cùng nhng do yêu cầu của sản xuất và tiêu thụ nó đợc nhập kho và khi bán cho khách hàng thì nửa TP cũng có ý nghĩa nh TP . Tuy nhiên khái niệm nửa TP hay TP chỉ là khái niệm tơng đối. Một loại sản phẩm có thể là nửa TP đối với DN này nhng nó lại là TP đối với DN khác, thậm chí nó chỉ là nguyên vật liệu và ngợc lại. Thành phẩm là kết quả lao động sáng tạo của DN, nó thể hiện bộ mặt của DN. Khối lợng của thành phẩm phản ánh quy mô của DN, chất lợng của TP tạo nên uy tín và khả năng cạnh tranh của DN. Chính vì vậy công tác quản lý TP cần phải đợc quan tâm trên cả 2 mặt khối lợng và chất lợng: Về mặt khối lợng: Để quản lý đợc khối lợng đòi hỏi DN phải thờng xuyên phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm cả về mặt số lợng và giá trị từ đó phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng. Đồng thời DN còn phải thờng xuyên cải tiến mẫu mã kiểu dáng phù hợp với sở thích của ngời tiêu dùng. Về mặt chất lợng: Phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp sản phẩm và có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại thành phẩm (Đặc biệt là TP dễ h hỏng), kịp thời phát hiện những mặt hàng kém phẩm chất. Đồng thời doanh nghiệp phải đầu t vào khoa học công nghệ để nâng cao chất lợng sản phẩm, giá thành hạ, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng. Việc quản lý thành phẩm đòi hỏi phải đầy đủ, chính xác, kịp thời và khoa học. Thờng xuyên kế toán phải cung cấp thông tin về thành phẩm cho chủ DN từ đó giúp chủ DN đề ra các quyết định ngắn hạn, các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý thành phẩm nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung. 1.1.2 Tiêu thụ thành phẩm và yêu cầu quản lý tiêu thụ thành phẩm. 5 Tiêu thụ thành phẩm là quá trình đa các loại thành phẩm mà DN đã sản xuất ra vào lĩnh vực lu thông để thực hiện giá trị của nó thông qua phơng thức bán hàng. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, DN thu đợc tiền hoặc đợc quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Bên cạnh quá trình tiêu thụ ra bên ngoài, trong DN còn có thể phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ. Nh chúng ta đã biết, việc tiêu thụ thành phẩm có ý nghĩa sống còn đối với DN. Đòi hỏi DN phải quản lý chặt chẽ quá trình này. Quản lý quá trình tiêu thụ thành phẩm là quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế, quản lý về mặt số lợng, chất lợng mặt hàng tiêu thụ, giá bán, chi phí bán hàng, tình hình thanh toán của khách hàng . Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý công tác tiêu thụ thành phẩm mỗi DN cần sắp xếp bố trí lực lợng lao động cho mạng lới tiêu thụ một cách khoa học và chuyên nghiệp. DN phải nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng để đáp ứng một cách tốt nhất để không những giữ đợc thị trờng hiện có mà còn ngày một mở rộng thị trờng tiêu thụ thành phẩm, tăng thị phần. 1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh. Kế toán đợc coi là "Ngôn ngữ của kinh doanh", là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý. Nếu KTTP- TTTP và XĐKQKD đợc tổ chức khoa học hợp lý thì sẽ cung cấp thông kịp thời tin hữu ích cho các chủ DN trong việc ra quyết định lựa chọn phơng án sản xuất, tiêu thụ phù hợp với yêu cầu thị trờng. - Nó tạo điều kiện để duy trì và kích thích sản xuất phát triển, KTTP và TTTP không những có vai trò quan trọng trong công tác hạch toán kế toán mà qua đó còn phát hiện ra những thành phẩm luân chuyển chậm từ đó giúp chủ DN có những biện pháp để khắc phục. 6 Để đạt đợc các mục tiêu trên thì kế toán TP - TTTP phải thực hiện đợc các nhiệm vụ sau: - Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. - Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, doanh thu bán hàng và các khoản thu nhập khác. - Xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phản ánh và giám đốc tình hình phân phối kết quả, đôn đốc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc. - Lập các báo cáo nhằm cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận có liên quan. Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với các hoạt động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả. 1.2 Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh trong DN sản xuất. 1.2.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ. Chứng từ là yếu tố quan trọng đầu tiên của bất kỳ phần hành kế toán nào. Nó vừa là căn cứ pháp lý chứng minh cho các sự kiện kinh tế phát sinh, vừa là căn cứ để ghi sổ kế toán. Để quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế, bộ tài chính đã ban hành mẫu biểu của hệ thống các chứng từ, hớng dẫn ghi chép ban đầu đồng thời quy định rõ trách nhiệm cho những ngời có liên quan về mức độ trung thực của thông tin của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh trên chứng từ, nhằm ngăn chặn các biểu hiện làm sai lạc thông tin, vi phạm chế độ, bòn rút, tham ô, lãng phí tài sản. ở mỗi DN thì việc tổ chức hệ thống chứng từ có khác nhau, tuy nhiên phải tuân thủ đúng những quy định mà bộ tài chính ban hành. 7 * Các chứng từ ban đầu để phản ánh các nghiệp vụ về tình hình nhập xuất thành phẩm có thể bao gồm: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Và một số chứng từ khác nh: Biên bản kiểm kê, hoá đơn cớc vận chuyển, . * Các chứng từ làm căn cứ hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm có thể bao gồm: - Hoá đơn bán hàng. - Hoá đơn giá trị gia tăng. - Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng . Việc hạch toán ban đầu trên các chứng từ thờng do các nhân viên nghiệp vụ ở từng bộ phận thực hiện. Đối với các chứng từ liên quan đến quá trình hạch toán thành phẩm, doanh thu có thể do các nhân viên kinh tế ở các xởng sản xuất hoặc do phòng kế hoạch thực hiện. Song việc ghi chép các nghiệp vụ này phải đạt đợc yêu cầu chính xác, đầy đủ và đúng chế độ quy định của nhà nớc. Nhất là trong điều kiện sử dụng máy vi tính (MVT) thì do MVT chỉ xử lý thông tin theo một chơng trình đã định sẵn. MVT là công cụ giúp cho công việc của kế toán đợc đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn, MVT không có chức năng phân tích, phát hiện và sửa chữa những sai sót của con ngời. Việc ảnh hởng của thông tin là theo cả một dây chuyền nên thông tin khi nhập từ chứng từ vào máy phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và tính pháp lý theo chế độ hiện hành. Muốn vậy, đòi hỏi chứng từ gốc phải đợc kiểm tra trớc khi nhập dữ liệu vào MVT. * Tổ chức luân chuyển chứng từ và bảo quản lu giữ chứng từ. - Luân chuyển chứng từ: Là đờng đi của chứng từ đợc xác định đến các bộ phận để thông báo những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh trên các chứng từ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý là rất cần thiết đối với mọi DN. Trình tự luân chuyển chứng từ cần đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra, đối chiếu 8 giữa các bộ phận có liên quan, tạo điều kiện cho việc kiểm tra lẫn nhau nhằm phát hiện những sai sót và tránh đợc những gian lận. - Tổ chức bảo quản chứng từ: Nh chúng ta đã biết, chứng từ là cơ sở pháp lý chứng minh nghiệp vụ kế toán đã xảy ra. Do đó việc bảo quản chứng từ đảm bảo cho chứng từ không bị mất mát, h hỏng là rất quan trọng đối với DN. 1.2.2 Mã hoá các đối tợng quản lý. Một trong những công việc đầu tiên khi áp dụng MVT vào công tác kế toán là phải mã hoá các đối tợng quản lý theo ngôn ngữ của máy tính và phải dựa trên nguyên tắc của máy tính. Mã hoá là cách thức thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tợng cần quản lý. Mã hoá đợc sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán. Mã hoá các đối tợng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tựơng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Để đạt đợc điều đó, khi tiến hành mã hoá các đối tợng cần quản lý phải đảm bảo mã hoá đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống cho tất cả các đối tợng cần quản lý, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu. Có nhiều cách để mã hoá một chơng trình nh: Dùng bộ chữ cái để mã hoá, dùng bộ số đếm để mã hoá hoặc kết hợp cả hai. Việc xác định đối tợng cần mã hoá là hoàn toàn phụ thuộc và yêu cầu quản trị của DN. Trong công tác kế toán TP-TTTP và XđKQKD thông thờng có các đối tợng cần mã hoá theo các danh mục sau: - Danh mục thành phẩm. - Danh mục kho. - Danh mục chứng từ. - Danh mục đơn vị khách hàng. 9 - Danh mục doanh thu Trong đó danh mục thành phẩm có thể mã hoá theo từng loại thành phẩm, theo từng đặc điểm thành phẩm hoặc theo từng loại doanh thu thành phẩm. Việc xác định hệ thống các đối tợng cần quản lý để thực hiện mã hoá là điều kiện bắt buộc đối với mỗi DN khi áp dụng kế toán trên MVT. 1.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Hệ thống Tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các thông t bổ sung, đợc quy định sử dụng thống nhất cho tất cả các DN thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong nền kinh tế quốc dân. Song nó mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính kế toán trên các tài khoản cấp I, cấp II. Vì vậy trong quá trình tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán máy nói riêng, ngoài việc sử dụng các TK cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phơng pháp ghi chép đã đợc quy định trong chế độ hiện hành, các DN cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị của mình, yêu cầu quản lý vật t, tài sản, công nợ và căn cứ vào trình độ quản lý của DN để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V, .cho từng đối tợng cần quản lý chi tiết cho phù hợp. Đối với KTTP - TTTP và XĐKQKD có thể mở kế toán chi tiết theo từng địa điểm quản lý hoặc từng loại thành phẩm. Doanh nghiệp có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ để kế toán tổng hợp thành phẩm. Với việc áp dụng kế toán máy thì phơng pháp kê khai thờng xuyên sử dụng phù hợp hơn, cho phép DN quản lý thành phẩm một cách liên tục, giúp DN lập đợc kế hoạch sản xuất và tiêu thụ một cách chủ động. Tuỳ theo yêu cầu của công tác quản lý, công tác kế toán mà xây dựng hệ thống mã hoá các đối tợng cần quản lý của DN phục vụ cho yêu cầu của Kế toán áp dụng MVT. Một hệ thống tài khoản đợc xây dựng hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quản lý, xử lý, cung cấp thông tin kinh tế trong đơn vị đợc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác, tránh đợc việc ghi chép trùng lặp và thuận lợi cho hiện đại hoá công tác quản lý. 10