TH ực TRẠNG tổ CHỨC HẠCH TOÁN kế TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN NHỰA và BAO bì HANEL

PH ẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA VÀ BAO BÌ HANEL 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel - Tên công ty: Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel - Tên giao dịch: Hanel plastic and packaging holding company. - Tên viết tắt: Hanel Pad - Địa chỉ trụ sở chính: Số 2, phố Chùa Bộc, Phường Trung Tự, Quận Đống Đa, Hà Nội. - Số điện thoại: 04.9743727. Fax: 04.9743690 - Vốn điều lệ 16 tỷ đồng. - Tổng vốn đầu tư: 116 tỷ đồng. Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel được thành lập ngày 14/06/2006 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103011766 do sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 14/06/2006 trên cơ sở một nhóm chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất bao bì. Ngày đầu thành lập, Tổng Công ty Điện tử Hà Nội (Hanel) có 20% Cổ phần trong Công ty. Số còn lại của các cá nhân mà chủ yếu là CBCNV Tổng Công ty Điện tử Hà Nội. Hiện nay, cổ phần của Tổng Công ty Điện tử Hà Nội chỉ còn 5% góp dưới dạng thương hiệu. Sau khi thành lập và được cấp giấy phép kinh doanh, Công ty tiến hành xây dựng Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel tại trung tâm Khu công nghiệp Quế Võ - huyện Quễ Võ - tỉnh Bắc Ninh với diện tích 20.000m 2 . Đây là vị trí có nhiều thuận lợi cho Công ty: Gần thị trường tiêu thụ lớn (Hà Nội) cũng như thuận lợi cho việc xuất khẩu, chi phí nhân công và tiền thuê đất rẻ. Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel là bộ phận chính trực tiếp sản xuất túi Nylon màng mỏng cho Công ty với dây chuyền hiện đại, tiên tiến và hoàn toàn tự Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 1 động có công suất 300tấn/tháng. Việc in ấn trên sản phẩm cũng được thực hiện tại Nhà máy bằng dây chuyền khép kín. Tháng 6 năm 2007, Nhà máy chính thức đi vào hoạt động. Thời gian đầu là giai đoạn vận hành chạy thử nghiệm. Số lượng CBCNV của Công ty đến cuối năm 2007 là 90 người, hiện nay là 105 người trong đó: 3 thạc sỹ, 11 người có trình độ Đại học, 27 người có trình độ Đại học và 63 công nhân lành nghề. Một số chỉ tiêu Công ty đạt được trong năm 2007 là: - Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ: 16.127.522.776 đồng - Lợi nhuận sau thuế TNDN: 165.941.473 đồng - Nộp ngân sách nhà nước: 1.346.407.047 đồng - Thu nhập bình quân đầu người: Công ty đang xây dựng và phấn đấu đạt Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và Hệ thống quản lý môi trườn theo tiêu chuẩn ISO 14001: 2004. Điều đó thể hiện ở: - Tinh thần của Hanel Pad là không ngừng học hỏi và luôn lỗ lực vươn cao, xây dựng một Hanel Pad đoàn kết, vững mạnh. Mong muốn của Hanel Pad là hướng tới một công ty kiểu mẫu trong thời kỳ mới. Quản lý chuyên nghiệp, năng động, hiệu quả, đậm đà bản sắc văn hoá Việt. - Mục tiêu của Hanel Pad là tập trung nghiên cứu đưa các sản phẩmhữu ích dựa trên các các công nghệ tiên tiến vào cuộc sống để đem lại sự giàu có về vật chất và phong phú về tinh thần, làm giàu cho đất nước và xã hội. - Tiêu chí hoạt động của Hanel Pad là “Phát huy sức mạnh trí tuệ tập thể của người Việt”, mang băn sắc và trí tuệ người Việt ra thế giới. Bởi vậy, Hanel Pad luôn tập trung đầu tư vào con người, trọng người hiền, đãi người tài, tạo điều kiện tốt nhất để phát huy sức mạnh của mỗi người trong một tập thể thống nhất để tạo nên sức mạnh của Công ty. Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 2 - Nguyên tắc hợp tác của Hanel Pad là cùng phát triển. Với khách hàng Công ty luôn lắng nghe và thấu hiểu mong muốn để đưa ra các sản phẩm hợp lý, hữu ích; luôn đặt niềm tin và sự tôn trọng để hướng tới mục đích cùng có lợi. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel 1.2.1. Ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực sau: - Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng từ nguyên liệu nhựa và các chi tiết cấu kiện từ nhựa. - Sản xuất, lắp ráp, mua bán, sửa chữa thiết bị, linh kiện điện tử viễn thông, điện thoại cố định. - Mua bán vật tư, máy móc, thiết bị cho các ngành công nghiệp điện tử tin học, viễn thông, điện lạnh, điện gia dụng, hàng kim khí, trang bị nội thất, thiết bị văn phòng. - Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá. Trong đó, lĩnh vực chuyên sâu của Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel là tập trung đầu tư vào sản xuất các sản phẩm túi Nylon màng mỏng với các sản phẩm như túi T-shirt (Công ty PANDA), túi siêu thị (Fivimart, Citimart, Big C), túi đục lỗ (Fields, ACB), túi rác . Công ty luôn nỗ lực phấn đấu để trở thành một công ty cung cấp túi Nylon màng mỏng hàng đầu tại Việt Nam. Trên thị trường, người tiêu dùng luôn đánh giá các sản phẩm của Công ty có chất lượng vượt chội và tính hiệu quả cao. Điều đó được thể hiện thông qua hệ thống khách hàng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau ở trong và ngoài nước. Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 3 1.2.2. Đặc điểm quy trình sản xuất tại Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel TT Bước công việc Đầu vào/Tiêu chuẩn đầu vào Kiểm soát trong công đoạn Đầu ra/Tiêu chuẩn đầu ra Kiểm tra/Phương pháp kiểm tra Form mẫu/Tài liệu liên quan Ghi chú 1 Trộn hạt - Hạt nguyên chất: Trắng trong, theo tiêu chuẩn. - Hạt tái chế, Taican: Đạt so với mẫu khi sản xuất thử nghiệm - Hạt mầu: Theo tiêu chuân và yêu cầu - Nếu ẩm: Qua sấy khô - Tỷ lệ pha trộn theo định mức - Thời gian: 10 phút/01 mẻ trộn Hạt được trộn đều Bằng mắt - Lệnh sảm xuất: BM.SX.01 - Nhật ký vận hành máy trộn - Hướng dẫn vận hành máy trộn - Hướng dẫn kiểm tra máy trộn 2 Thổi Hạt được trộn đều (Tập kết tại khu vực quy định, có ký hiệu nhận biết) - Kiểm soát chu vi màng trên giàn thu. - Tốc độ cấp liệu: 300-900 - Tốc độ kéo màng Đạt theo yêu cầu hoặc mẫu: - Kích thước (dày, rộng). - Trọng lượng màng túi. - Mầu sắc (so bảng mầu hoặc mẫu). - Độ dai theo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu của khách hàng - Kiểm tra kích thước và mầu sắc trên màng 15 phút/lần, chiều rộng bằng thước lá, độ dày bằng panme - Kiểm tra mầu sắc bằng mắt so sánh với bảng mầu hoặc mẫu - Kiểm tra trọng lượng 2 lần/cuộn (đầu và giữa cuộn) bằng cách cắt 1m ra cân - Nhật ký vận hành máy thổi, in. - Nhật ký kiểm tra màng - Hướng dẫn vận hành máy thổi. - Hướng dẫn kiểm tra màng. - Bảng tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm 3 In Đạt theo yêu cầu hoặc mẫu: - Kích thước (dày, rộng) - Trọng lượng màng túi. - Mầu sắc (so bảng mầu hoặc mẫu) - Độ dai theo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu của khách hàng - Xử lý bề mặt màng túi (Cường độ dòng điện 3-4A). - Mẫu sắc mực in (Theo nhà cung cấp và pha trộn với dung môi. Ban đầu pha tỷ lệ 1mực + 3dung môi; trong quá trình sản xuất pha thêm dung môi và kiểm tra mầu theo bảng mầu hoặc mẫu) - Mực in bám tốt. - Mầu sắc bản in phù hợp với bảng mầu hoặc sản phẩm mẫu. - Đảm bảo chất lượng (Chi tiết in sắc nét, không bị nhoè, mất nét . sản phẩm không bị bám bẩn do mực in gây ra) Bằng bút thử hoặc băng dính (thử 2 lần/01cuộn cùng lúc kiểm tra trọng lượng) + Bút thử: Vạch một nét dài từ 5-7 cm + Băng dính: Kiểm tra 5 túi/cuộn, tiết diên dính 5*10 cm Nhật ký vận hành máy thổi, in - Hướng dẫn vận hành máy in - Hướng dẫn kiểm tra in 4 Cắt dán Đạt theo yêu cầu hoặc mẫu: - Kích thước (dày, rộng) - Kiểm soát nhiệt độ dao dán 250- 300 o C - Đảm bảo hình dáng và kích thước của quai túi theo mẫu. - Kiểm tra hình dáng bằng mắt - Nhật ký vận hành máy cắt - Hướng dẫn vận hành cắt dán Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 4 - Trọng lượng màng túi. - Mầu sắc (so bảng mầu hoặc mẫu) - Độ dai theo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu của khách hàng Mực in bám tốt - Mầu sắc bản in phù hợp với bảng mầu hoặc sản phẩm mẫu. - Đảm bảo chất lượng (Chi tiết in sắc nét, không bị nhoè, mất nét . sản phẩm không bị bám bẩn do mực in gây ra) - Kiểm soát độ cân của quai túi - Độ dính đáy túi tốt (chịu đựng được tải trọng theo thiết kế hoặc theo yêu cầu của khách hàng) - Kiểm tra kích thước của túi và quai túi bằng thước lá - Kiểm tra đường đáy dán túi cát tiêu chuẩn (3,6kg; 6kg; 12kg; 18kg) dán - Lệnh sản xuất - Hướng dẫn kiểm tra cắt dán 5 Đóng gói - Đảm bảo hình dáng và kích thước của quai túi theo mẫu - Độ dính đáy túi tốt (chịu đựng được tác động theo thiết kế) Đóng gói theo quy cách Theo quy cách - 01 tệp túi = 01kg - 01 bao = 20kg Phải có dấu hiệu nhận biết trên vỏ bao (mã SP, quy cách, ca SX, ngày SX, trọng lượng, người kiểm tra) Dùng cân, cân 100% túi, bao trước khi đóng gói và nhập kho Nhật ký đóng gói Hướng dẫn kiểm tra đóng gói dán Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 5 1.2.3. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel Sản phẩm của Công ty được bán cho thị trường nội địa và xuất khẩu (chủ yếu là Séc và Đức) và do bộ phận Kinh doanh đảm nhiệm. Do Công ty ký hợp đồng với một Công ty bao tiêu toàn bộ sản phẩm cho thị trường bán lẻ nội địa nên bộ phận Kinh doanh chỉ tập trung vào việc xuất khẩu và bán hàng cho các siêu thị, Công ty. Quá trình bán hàng được thực hiện theo tiến trình sau: * Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Bộ phận Kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Các yêu cầu này có thể là điện thoại, fax, thư điện tử . Trường hợp khách hàng yêu cầu, đặt hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp thì ghi vào sổ Tiếp nhận thông tin. Bộ phận Kinh doanh chuyển Đề nghị xem xét khả năng thực hiện đơn hàng xuống Nhà máy theo Phiếu tiếp nhận yêu cầu khách hàng bằng fax. Trong trường hợp có sản phẩm mẫu thì theo Giấy xác nhận hàng mẫu. * Bước 2: Xem xét thực hiện. Nhà máy xem xét khả năng thực hiện đơn hàng và trả lời cho bộ phận Kinh doanh theo Kết quả xem xét đơn hàng bằng fax. Căn cứ vào Kết quả xem xét đơn hàng do Nhà máy gửi lên, nếu chấp nhận đơn hàng của khách bộ phận Kinh doanh tiến hành báo giá cho khách hàng Nếu là khách hàng đã ký hợp đồng với Công ty thì chuyển xuống bước 5. * Bước 3: Thương thảo hợp đồng Bộ phận Kinh doanh cùng với khách hàng tiến hành thương thảo hợp đồng. Trong quá trình thương thảo hợp đồng nếu có phát sinh thì quay lại bước 1. * Bước 4: Phê duyệt hợp đồng Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 6 Bộ phận Kinh doanh trình giám đốc ký duyệt hợp đồng sau khi đã có thoả thuận về khả năng đáp ứng đơn hàng của Nhà máy và chấp nhận báo giá từ khách hàng. Khách hàng ký kết hợp đồng đã thoả thuận. * Bước 5: Theo dõi thực hiện hợp đồng Bộ phận Kinh doanh làm Giấy yêu cầu sản xuất Nhà máy. Trong quá trình sản xuất nếu có vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến đơn hàng thì Nhà máy báo lại cho bộ phận Kinh doanh theo Thông báo phát sinh trong quá trình sản xuất. Bộ phận Kinh doanh báo cho khách hàng bằng công văn. Nếu trong quá trình sản xuất, khách hàng có thay đổi nội dung đơn hàng hoặc hợp đồng, bộ phận Kinh doanh nhận thông báo yêu cầu thay đổi của khách hàng, đồng thời có trách nhiệm thông báo cho Nhà máy theo Thông báo thay đổi nội dung đơn hàng (Nếu có thể đáp ứng). Bộ phận Kinh doanh tiến hành giao hàng cho khách và thông báo yêu cầu gửi Nhà máy theo Giấy yêu cầu giao hàng. Ngoài ra, bộ phận Kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu xác định công nợ với khách hàng và thanh toán tiền theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Trong trường hợp khách hàng đã ký kết hợp đồng và lấy hàng dài hạn thì bộ phận Kinh doanh sẽ gửi Forecast cho Nhà máy. Nếu chi phí sản xuất thay đổi, bộ phận Kinh doanh lập và gửi Thông báo thay đổi giá tới khách hàng. * Bước 6: Thanh lý hợp đồng Sau hợp đồng được thực hiện hay hết thời hạn thực hiện hợp đồng, nếu bên mua và bên bán cùng thống nhất việc thanh lý hợp đồng thì bộ phận Kinh doanh có trách nhiệm lập và lưu giữ bản Thanh lý hợp đồng kinh tế, đồng thời phối hợp với các đơn vị liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn tại. Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 7 Tiến trình bán hàng được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tiến trình bán hàng 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel thực hiện chế độ quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị. Quản lý điều hành hoạt động của Công ty là Giám đốc. Giúp việc cho Giám đốc có các phòng ban: - Văn phòng Công ty - Phòng kinh tế - Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel - Trung tâm kinh doanh viễn thông di động 1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng Xem xét thực hiện Thương thảo hợp đồng Phê duyệt hợp đồng Thanh lý hợp đồng Theo dõi thực hiện hợp đồng Lưu hồ sơ 8 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận 1.3.2.1. Giám đốc Công ty Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Giám đốc là người đại diện trước pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của Công ty trong phạm vi quyền hạn đã được quy định trong các văn bản khác của Công ty và người có quyền quản lý và điều hành cao nhất. 1.3.2.2. Văn phòng công ty Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 Chủ tịch Hội đồng quản trị Giám đốc Nhà máy Văn phòng Công ty Phòng Kinh tế Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel Trung tâm Kinh doanh Viễn thông di động Giám đốc Công ty Phòng Hành chính - Tổng Hợp Phòng Kế hoạch - Sản xuất Phòng Quản lý chất lượng SP Phòng Kỹ thuật - Bảo dưỡng Kho Ca sản xuất A Ca sản xuất B Ca dự phòng 9 Văn phòng công ty là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty, tổng hợp tình hình chung của Công ty, quản lý theo dõi các hồ sơ liên quan đến cổ đông và các vấn đề khác. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc công ty về các vấn đề sau: - Tiếp nhận thông tin liên quan đến Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel việc của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Xử lý các thông tin có liên quan theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Theo dõi và lựa chọn thông tin trên báo chí, Internet, . có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kỹ thuật của công ty; báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Soạn thảo các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công việc của phòng và công ty theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Chịu trách nhiệm biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Tổ chức các hội nghị của Công ty, đón tiếp khách. - Quản lý, theo dõi các hồ sơ liên quan đến cổ đông của Công ty. - Phục vụ các cuộc họp của Hội đồng quản trị, các cuộc làm việc của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty với các cơ quan hữu quan bao gồm: chuẩn bị nội dung, lịch trình điều kiện về vật chất và quản lý hồ sơ, biên bản, nghị quyết của Hội đồng quản trị, các thông báo của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính để tổ chức các cuộc họp của đại hội đồng cổ đông. - Làm các công việc khác theo sự chỉ đạo, phân công của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. Phạm Thu Hiền Lớp Kế toán A1-K7 10