Nâng cao vai trò và hiệu quả của công tác tư vấn học tập tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG - HCM

Bài viết Nâng cao vai trò và hiệu quả của công tác tư vấn học tập tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG - HCM đưa ra một số nhận định về những khó khăn trong việc triển khai công tác tư vấn học tập và nêu một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tư vấn học tập tại Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM. Mời các bạn cùng tham khảo!

NÂNG CAO VAI TRỊ VÀ HIỆU QUẢ CỦA CƠNG TÁC TƢ VẤN HỌC TẬP TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQG - HCM Kiều Ngọc Quý1 Tóm tắt Tư vấn học tập (TVHT) khái niệm xuất đào tạo theo học chế tín (HCTC) Cơng tác tư vấn học tập có vai trị đáng ghi nhận việc nâng cao chất lượng dạy học nói riêng, chất lượng giáo dục nói chung: thơng qua cơng tác tư vấn, người cố vấn học tập (CVHT) vừa hướng dẫn cung cấp thông tin vừa đồng hành, hỗ trợ sinh viên (SV) học tập rèn luyện Sự hiệu công tác tư vấn học tập vấn đề khơng trường đại học Việt Nam Bài viết đưa số nhận định khó khăn việc triển khai cơng tác tư vấn học tập nêu số đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác tư vấn học tập Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM Đặt vấn đề Tư vấn học tập (TVHT) khái niệm xuất đào tạo theo học chế tín (HCTC) Cơng tác tư vấn học tập có vai trị đáng ghi nhận việc nâng cao chất lượng dạy học nói riêng, chất lượng giáo dục nói chung: thông qua công tác tư vấn, người cố vấn học tập (CVHT) vừa hướng dẫn cung cấp thông tin vừa đồng hành, hỗ trợ sinh viên (SV) học tập rèn luyện Sự hiệu công tác tư vấn học tập vấn đề khơng trường đại học Việt Nam Bài viết đưa số nhận định khó khăn việc triển khai công tác tư vấn học tập nêu số đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác tư vấn học tập Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM Vai trò nhiệm vụ cố vấn học tập đào tạo theo học chế tín 2.1 Vai trị cơng tác tƣ vấn học tập đào tạo theo học chế tín Trong năm qua vền giáo dục đại học Việt Nam có số đổi thay mạnh mẽ, có việc tín hóa chương trình giáo dục (CTGD) Đây bước tất yếu tính ưu việt so với đào tạo theo niên chế Đào tạo theo HCTC đòi hỏi tự giác chủ động người học Thực điều khơng dễ; vậy, vai trị người cố vấn học tập đào tạo theo HCTC thật quan trọng Phịng Khảo thí Đảm bảo chất lượng, Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM 158 Xuất với du nhập đào tạo theo HCTC vào Việt Nam, TVHT khái niệm mới, có liên quan đến nhiệm vụ đào tạo-quản lý SV CVHT người định hướng, tư vấn, giám sát hoạt động học tập, rèn luyện SV; giúp cho SV nắm bắt quy chế, quy định, chương trình học, phương pháp học tập,…; từ người học chọn lựa chương trình, xây dựng kế hoạch học tập phù hợp với lực điều kiện cá nhân Thông qua hoạt động CVHT, SV nắm bắt tốt phận chức nhà trường, thủ tục hành chính, hoạt động phong trào-xã hội, sách-quyền lợi nhiệm vụ SV Khơng cung cấp thơng tin, CVHT phải người khích lệ, giúp đỡ SV phát huy lực thân để tự giải vấn đề cá nhân trình theo học trường Nhận thức vai trị to lớn tích cực cơng tác TVHT đảm bảo chất lượng (ĐBCL) đào tạo, năm gần đây, trường đại học, cao đẳng ngày quan tâm nhiều đến công tác Rất nhiều hội thảo, hội nghị nhằm triển khai nâng cao hiệu công tác TVHT trường chủ động tổ chức Khơng nằm ngồi xu ấy, Hội nghị tập huấn công tác TVHT tổ chức Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM vào tháng 8/2011 Quy định công tác TVHT ban hành vào tháng 11/2011 phần phản ánh nỗ lực trường việc đẩy mạnh nâng cao vai trị cơng tác Cho đến cơng tác TVHT trường ĐH KHXH&NV chưa đạt hiệu mong đợi Làm để nâng cao vai trò CVHT phát huy hiệu công tác TVHT đào tạo theo HCTC tốn chưa có lời giải tối ưu Bài viết nhằm góp thêm cách nhìn việc phát huy vai trị nâng cao hiệu cơng tác TVHT Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM 2.2 Nhiệm vụ cố vấn học tập đào tạo theo học chế tín 2.2.1 Tƣ vấn, hƣớng dẫn sinh viên học tập rèn luyện - Nắm vững mục tiêu, CTGD, hình thức đào tạo, quy trình liên quan đến công tác đào tạo quản lý SV; nắm rõ chức năng, nhiệm vụ khoa/bộ môn đơn vị có liên quan để tư vấn, hướng dẫn SV - Tư vấn cho SV xây dựng, điều chỉnh kế hoạch học tập trường kế hoạch tự học phù hợp với lực điều kiện SV; hướng dẫn SV cách đăng ký môn học cho học kỳ; theo dõi việc đăng ký môn học SV, tư vấn cho SV lựa chọn lại môn học chưa hợp lý; - Thực công tác đánh giá kết rèn luyện SV như: phổ biến quy định đánh giá, hướng dẫn thực hiện, chủ trì họp lớp đánh giá rèn luyện; 159 - Hướng dẫn, khuyến khích, tạo điều kiện cho SV tham gia hoạt động học thuật, nghiên cứu khoa học, bồi dưỡng kỹ năng, hoạt động cộng đồng hoạt động văn-thể-mỹ; phát khiếu, sở trường SV để định hướng nghề nghiệp, hỗ trợ điều kiện để phát triển khiếu, sở trường đó; - Hướng dẫn SV thủ tục liên quan đến học vụ như: đăng ký học phần, huỷ đăng ký học phần, thi cải thiện, khiếu nại, phúc tra thi, chuyển ngành, học thứ hai,… - Giải đáp thắc mắc SV vấn đề liên quan đến học tập, rèn luyện gồm trình tổ chức đào tạo (lên lớp học lý thuyết, thực hành thảo luận; thực tập sở, làm tập lớn); số tín tối đa tối thiểu phải tích lũy học kỳ, năm học; số tín tích lũy để cấp học bổng, để xét học tiếp, bảo lưu, buộc thơi học,… - Trao đổi, góp ý cho SV vấn đề sức khỏe, tinh thần, rèn luyện thân, hòa nhập cộng đồng; hướng dẫn khích lệ SV tham gia hoạt động ngoại khóa 2.2.2 Quản lý lớp sinh viên2 - Thống phương pháp làm việc chung SV CVHT, hình thức kênh liên hệ; giải thích cho SV rõ vai trò, nhiệm vụ SV Ban Cán lớp CVHT; - Lập danh sách lớp phụ trách tối thiểu gồm thông tin họ tên SV, lớp/ngành, khóa học, kênh liên hệ với SV, cha mẹ người đỡ đầu SV kênh liên hệ; CVHT chủ động liên hệ với gia đình SV cần thiết; - Lập sổ tư vấn để theo dõi tiếp tục có biện pháp tác động trường hợp cá biệt, phức tạp; - Giới thiệu nhân để bầu Ban Cán sự, thông qua kết bầu cử đề nghị Trưởng khoa phê duyệt; chủ trì họp lớp việc xét khen thưởng, kỷ luật gửi kết Theo Quy chế đào tạo cao đẳng, đại học theo HCTC (ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 15/8/2007 Bộ GD&ĐT), lớp học tổ chức theo học phần dựa vào đăng ký SV (tạm gọi lớp học phần) Tuy nhiên, giai đoạn chuyển giao từ đào tạo theo niên chế sang HCTC Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQGHCM, đặc biệt ngành có SV theo học, khả tổ chức linh động nhiều lớp học phần để SV lựa chọn khơng khả thi; vậy, việc tổ chức quản lý lớp học theo chuyên ngành khoá học (tạm gọi lớp sinh viên) cần tiếp tục trì phát huy giá trị việc triển khai số hoạt động tư tưởng-chính trị văn hóa-xã hội SV ngồi lên lớp theo lớp học phần, như: xét khen thưởng, kỷ luật, bình xét điểm rèn luyện, sinh hoạt ngoại khố, phong trào văn-thể-mỹ,… Trong này, khái niệm “lớp học” hiểu lớp sinh viên 160 lên lãnh đạo khoa/bộ mơn; - Nắm tình hình chung lớp phụ trách thông qua Ban Cán sự; thường xuyên theo dõi kết học tập SV để có biện pháp tác động cần thiết kết học tập SV sa sút; giúp đỡ SV giải khó khăn, vướng mắc học tập; - Tổ chức sinh hoạt lớp định kỳ: họp với tồn lớp lần học kỳ (đầu học kỳ cuối học kỳ); họp với Ban Cán lần tháng + Sinh hoạt lớp đầu học kỳ  Thông báo cách thức, thời gian địa điểm làm việc với SV định kỳ; cung cấp cho SV số điện thoại, email phương tiện liên lạc khác để SV liên lạc trường hợp cần thiết;  Bầu chọn định Ban Cán sự; phân công nhiệm vụ cụ thể cho Ban Cán sự, làm rõ mối quan hệ công tác CVHT với lớp Ban cán sự, điều cần lưu ý phương pháp học tập, phương pháp nghiên cứu khoa học SV trường đại học (đối với học kỳ năm thứ nhất);  Hướng dẫn SV tìm hiểu, truy cập thơng tin quy chế, quy định, thông báo liên quan đến SV;  Phổ biến số hoạt động nhà trường, Đoàn Thanh niên Hội SV tổ chức phù hợp với SV;  Hướng dẫn phương pháp học, tự học bậc đại học học kỳ đầu tiên; phổ biến số nội dung liên quan đến SV đăng ký học phần, học bổng, học phí, nghiên cứu khoa học; giới thiệu chức phòng ban liên quan để SV liên hệ cần thiết + Sinh hoạt lớp cuối học kỳ  Sơ kết, đánh giá nội dung thực học kỳ;  Tổ chức đánh giá kết rèn luyện SV theo thời gian quy định trường;  Phổ biến nội dung điều chỉnh quy định hành;  Xét thi đua, khen thưởng SV theo quy định;  Tư vấn cho SV lựa chọn chuyên ngành học kỳ 4;  Hướng dẫn SV viết trình bày báo cáo tiểu luận 161 + Họp Ban Cán hàng tháng  Trao đổi với Ban Cán tình hình học tập lớp: số lượng SV dự lớp, việc thực quy chế thi, kiểm tra,…;  Trao đổi với Ban Cán tình hình chấp hành nội quy quy định khác trường, khoa/bộ môn;  Trao đổi với Ban Cán tình hình tham gia hoạt động cộng đồng, phong trào SV;  Rà sốt cơng việc thực lớp (nếu có);  Xét điểm rèn luyện SV họp Ban Cán vào cuối học kỳ;  Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, hỗ trợ đột xuất (nếu có) - Tổ chức sinh hoạt lớp đột xuất: tùy trường hợp cụ thể, CVHT tổ chức sinh hoạt lớp họp Ban Cán để phổ biến/giải công việc đột xuất theo yêu cầu trường, khoa/bộ môn lớp 2.2.3 Thực chế độ báo cáo - Lập kế hoạch công tác cá nhân (vào đầu học kỳ), trình Trưởng Ban CVHT phê duyệt; - Báo cáo định kỳ: + Báo cáo văn kết họp đầu học kỳ với lớp SV cho Trưởng Ban CVHT (kèm theo biên sinh hoạt lớp đầu học kỳ); + Báo cáo văn công tác TVHT hàng tháng cho Trưởng Ban CVHT (kèm theo biên họp với Ban Cán hàng tháng); + Báo cáo sơ kết công tác TVHT sau học kỳ cho Trưởng Ban CVHT (kèm theo biên sinh hoạt lớp cuối học kỳ) - Báo cáo đột xuất: theo yêu cầu Ban CVHT trường hợp cần thiết (kèm theo biên họp đột xuất, có) 2.2.4 Tham gia họp chuyên môn, tập huấn nghiệp vụ - Tham dự họp khen thưởng-kỷ luật cấp khoa/bộ môn để tham gia đề xuất hình thức khen thưởng, kỷ luật SV - Tham gia đầy đủ buổi họp Ban CVHT đơn vị, chương trình tập huấn nghiệp vụ Hội đồng CVHT Ban CVHT tổ chức 162 2.2.5 Bộ công cụ CVHT - CTGD chuyên ngành, chuyên ngành có liên quan; - Kế hoạch đào tạo học kỳ; - Quy chế trường đại học cao đẳng; - Quy chế đào tạo đại học cao đẳng theo tín chỉ; - Quy định công tác quản lý sinh viên; - Sổ tay sinh viên, sổ tay CVHT, FAQ khoa/bộ môn; - Danh sách SV lớp Thực trạng giải pháp công tác tƣ vấn học tập trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia – Hồ Chí Minh Hội nghị “Tập huấn công tác tư vấn học tập quản lý học vụ” (tháng 8/2011) số nguyên nhân khiến công tác TVHT trường chưa đạt hiệu mong đợi Xin nêu thêm qua viết số nhận định khác khó khăn việc triển khai cơng tác TVHT trường, qua đề xuất số biện pháp khắc phục 3.1 Chưa có quy trình, hướng dẫn cụ thể việc triển khai công tác TVHT khoa/bộ mơn; chưa có nhiều chương trình tập huấn nghiệp vụ cho CVHT Do đó, khoa/bộ mơn phải tự mị mẫm triển khai cơng tác TVHT hồn cảnh mà CVHT khơng có đủ tài liệu thiếu chun mơn nghiệp vụ công tác Giải pháp 1: - Xây dựng quy trình, hướng dẫn: triển khai, giám sát đánh giá công tác TVHT; xây dựng hệ thống biểu mẫu, công cụ (tài liệu) cho CVHT - Tổ chức buổi tập huấn cấp trường cho CVHT nghiệp vụ tư vấn, quy chế đào tạo, quy chế SV, quy định/văn liên quan khác, thủ tục hành liên quan đến học tập rèn luyện SV, phận chức trường,… - Khoa/Bộ môn chủ động tổ chức tập huấn cho CVHT CTGD, nội dung tư vấn,…; xây dựng FAQ3 tài liệu cần thiết khác cho CVHT 3.2 Việc trì đồng thời CVHT giảng viên chủ nhiệm (GVCN) khiến công tác TVHT bị chồng chéo, hiệu quả: Do có GVCN lớp nên CVHT thường không sâu vào công tác tư vấn, quản lý lớp SV; trái lại, GVCN người viết tắt Frequently Asked Questions, nghĩa “các câu hỏi, thắc mắc thường gặp SV” 163 trực tiếp quản lý lớp lại khơng có nghiệp vụ không mang đủ chức CVHT Mặt khác, CVHT phải có trình độ thạc sỹ, theo quy định trường, hầu hết CVHT khơng phải giáo vụ khoa công tác TVHT gắn bó mật thiết với cơng tác giáo vụ cơng tác SV, chưa kể phần lớn SV có thói quen nêu thắc mắc và/hoặc trao đổi vấn đề học vụ, rèn ruyện,…với giáo vụ khoa Vì vậy, cơng tác thực tế giáo vụ khoa đảm nhiệm Từ dẫn đến bất cập vấn đề chế độ bồi dưỡng hệ người thực cơng tác TVHT khơng có đủ chun mơn nghiệp vụ (do chưa tham gia tập huấn) khơng đủ nhiệt tình cơng tác (do khơng có chế độ bồi dưỡng thỏa đáng) Giải pháp 2: - Nên hợp chức danh GVCN với CVHT (bỏ hẳn chế độ GVCN); theo đó, khoa/bộ mơn có Trưởng Ban CVHT, Thư ký ủy viên CVHT (GVCN trước đây) - Vị trí thư ký ban CVHT nên phân công cho giáo vụ, thư ký khoa cán phụ trách công tác SV khoa; thế, khơng nên u cầu trình độ thạc sỹ vị trí 3.3 Chưa có quy định chặt chẽ việc kiểm tra, giám sát đánh giá hiệu cơng tác TVHT; hiệu quả, chất lượng công tác TVHT khoa/bộ môn bị “thả nổi.” Các khoa/bộ môn chủ yếu hoạt động theo nhu cầu phát sinh, chưa có chủ động triển khai cách có hệ thống hiệu công tác Giải pháp 3: - Thực nghiêm túc chế độ báo cáo liên quan đến công tác TVHT - Định kỳ đánh giá hiệu chất lượng công việc Ban CVHT khoa/bộ mơn nói chung, CVHT nói riêng 3.4 Vai trị, nhiệm vụ CVHT khơng nhỏ, chế độ, sách đãi ngộ dành cho cơng tác TVHT chưa phù hợp, chưa khuyến khích CVHT làm việc hết mình, đảm bảo hồn thành đầy đủ có chất lượng cơng việc giao Giải pháp 4: - Nâng cao chế độ bồi dưỡng cán bộ, GV (gồm cán lãnh đạo, tập huấn viên CVHT) tham gia công tác TVHT - Có chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng CVHT Một số đề xuất nhằm nâng cao vai trị hiệu cơng tác tƣ vấn học tập trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia – Hồ Chí Minh 164 4.1 Đề xuất mơ hình quản lý công tác tƣ vấn học tập HIỆU TRƢỞNG HỘI ĐỒNG CVHT TRƢỜNG PHÕNG ĐÀO TẠO PHỊNG CƠNG TÁC SINH VIÊN P KẾ HOẠCH BAN CVHT KHOA/BỘ CVHT MƠN TÀI CHÍNH PHÒNG KT & ĐBCL PHÒNG QLKH & DỰ ÁN BAN CÁN SỰ ĐOÀN THANH NIÊN – HỘI SV LỚP SINH VIÊN Quyết định thành lập Quản lý, đạo, hướng dẫn, định Tham mưu, báo cáo, đề xuất Trao đổi thông tin, phối hợp thực 4.1.1 Hội đồng Cố vấn học tập 4.1.1.1 Thành lập Hội đồng CVHT cấp trường bao gồm lãnh đạo khoa/bộ mơn, phịng/ban, đơn vị liên quan đến cơng tác SV, đào tạo ĐBCL; Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo làm Chủ tịch 4.1.1.2 Hội đồng CVHT có chức năng-nhiệm vụ sau đây: - Báo cáo hàng năm cho Hiệu trưởng công tác TVHT trường, đề xuất khen thưởng kỷ luật CVHT lên Hội đồng thi đua khen thưởng trường; - Tham mưu cho Hiệu trưởng công tác tổ chức quản lý hoạt động CVHT, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng hiệu công tác này; 165 - Xây dựng ban hành quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu liên quan đến công tác TVHT; - Biên soạn, tổng hợp, sửa đổi, bổ sung Sổ tay CVHT (phần chung cho tất khoa); - Tổ chức khóa tập huấn nghiệp vụ cho CVHT; - Tổ chức Hội nghị để thảo luận, đánh giá, tổng kết công tác TVHT hàng năm; - Phê duyệt Kế hoạch hoạt động hàng năm Ban CVHT đơn vị 4.1.2 Ban Cố vấn học tập 4.1.2.1 Trưởng khoa/bộ môn thành lập Ban CVHT cấp khoa/bộ môn gồm Trưởng Ban, Thư ký ủy viên CVHT Trưởng Ban CVHT phải thành viên Hội đồng CVHT cấp trường có quyền phân cơng CVHT quản lý lớp 4.1.2.2 Ban CVHT có chức năng-nhiệm vụ sau đây: - Báo cáo hàng năm cho Hội đồng CVHT công tác TVHT đơn vị, đề xuất khen thưởng kỷ luật CVHT lên Hội đồng CVHT; - Chịu trách nhiệm trước Hội đồng CVHT hoạt động hiệu công tác TVHT đơn vị; - Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động CVHT hàng năm đơn vị trình Hội đồng CVHT trường; - Biên soạn, tổng hợp, sửa đổi, bổ sung Sổ tay CVHT (phần đặc thù khoa); - Liên tục cập nhật FAQ (gồm câu hỏi, vấn đề phức tạp và/hoặc thường gặp, phát sinh trình triển khai cơng tác TVHT) làm cơng cụ cho CVHT đăng website đơn vị; - Phân công CVHT quản lý lớp cách phù hợp Phê duyệt Kế hoạch công tác cá nhân CVHT, theo dõi, đánh giá kết thực theo kế hoạch này; - Khảo sát ý kiến SV công tác TVHT 4.1.3 Nhiệm vụ SV Ban Cán CVHT - SV phải tham dự đầy đủ buổi sinh hoạt lớp CVHT tổ chức; thường xuyên theo dõi thông báo trường, khoa/bộ môn CVHT; chủ động liên hệ với CVHT để tư vấn, hướng dẫn hoạt động học tập, rèn luyện hoạt động phong trào khác; 166 - Ban Cán có nhiệm vụ họp với CVHT triệu tập; theo dõi tình hình hoạt động lớp; có ý kiến đề xuất việc khen thưởng, kỷ luật, hỗ trợ thành viên lớp 4.2 Đề xuất số biểu mẫu dành cho cố vấn học tập - Mẫu biên họp lớp gồm Mẫu biên sinh hoạt lớp (CVHT-01a) Mẫu biên họp Ban Cán (CVHT-01b); - Mẫu báo cáo định kỳ công tác TVHT (CVHT-02); - Mẫu phiếu đánh giá CVHT (dành cho SV) (CVHT-03) TÀI LIỆU THAM KHẢO Đại học Bách Khoa Hà Nội (2008), Hướng dẫn công tác cố vấn học tập cho sinh viên đào tạo đại học theo học chế tín (kèm theo công văn số: 675/CVĐHBK-ĐTĐH ngày 28/8/2008) Đại học Cần Thơ (2011), Kỷ yếu Hội nghị Nâng cao vai trò cố vấn học tập Trường Cao đẳng Công nghiệp Huế (2010), Sổ tay Cố vấn học tập Trường Đại học KHXH&NV, ĐHQG-HCM (2011), Tài liệu tập huấn công tác tư vấn học tập quản lý học vụ Nguyễn Văn Vân, Báo cáo số nội dung công tác cố vấn học tập theo học chế tín chỉ, ĐH Luật TP.HCM.(http://www.hcmulaw.edu.vn/hcmulaw/images/stories/dhluat/tieudie m/baocaovecovanhoctapvaquychevecvht_tsnvvan.doc) 167 ... 28/8/2008) Đại học Cần Thơ (2011), Kỷ yếu Hội nghị Nâng cao vai trò cố vấn học tập Trường Cao đẳng Công nghiệp Huế (2010), Sổ tay Cố vấn học tập Trường Đại học KHXH&NV, ĐHQG -HCM (2011), Tài liệu tập. .. vai trị hiệu cơng tác tƣ vấn học tập trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia – Hồ Chí Minh 164 4.1 Đề xuất mơ hình quản lý công tác tƣ vấn học tập HIỆU TRƢỞNG HỘI ĐỒNG CVHT TRƢỜNG... việc phát huy vai trò nâng cao hiệu công tác TVHT Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG -HCM 2.2 Nhiệm vụ cố vấn học tập đào tạo theo học chế tín 2.2.1 Tƣ vấn, hƣớng dẫn sinh viên học tập rèn luyện - Nắm vững