QUY TRÌNH THANH TOÁN CỦA TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ GTVT

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ GIAO THƠNG VẬN TẢI QUY TRÌNH THANH TỐN CỦA TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ GTVT Hà Nội, tháng năm 2016 MỤC LỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN I: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN I QUY ĐỊNH CHUNG II DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN II: QUY TRÌNH THANH TOÁN QUY ĐỊNH CHUNG 11 A QUY TRÌNH THANH TỐN CÁC KHOẢN CHI CHO CÁ NHÂN 12 Quy trình 1: Thanh tốn tiền lương, phụ cấp lương khoản thu nhập tăng thêm hàng tháng cho CBVC người lao động 13 Quy trình 2: Thanh tốn khoản truy lĩnh lương phụ cấp hàng tháng 15 Quy trình 3: Thanh tốn khoản chi phúc lợi 18 Quy trình 4: Thanh toán tiền làm thêm giờ, trực đêm 20 Quy trình 5: Thanh tốn tiền BHXH, BHYT, BHTN cho quan BHXH KPCĐ cho quan Cơng đồn 22 Quy trình 6: Thanh tốn cho HS-SV 23 B QUY TRÌNH THANH TỐN CÁC DỊCH VỤ MUA NGOÀI, TIẾP KHÁCH, HỘI NGHỊ HỘI THẢO, ĐOÀN RA, ĐỒN VÀO 26 Quy trình 7: Thanh tốn dịch vụ cơng cộng 26 Quy trình 8: Thanh tốn chi tiếp khách 29 Quy trình 9: Thanh tốn đồn thực tế chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức, học tập mơ hình đào tạo cán ban chun môn, giảng viên khoa, cán ban công tác, tham dự hội thảo, hội nghị 30 Quy trình 10: Thanh tốn đồn vào 35 Quy trình 11: Thanh tốn đồn 37 Quy trình 12: Thanh toán hội nghị, hội thảo 42 C QUY TRÌNH THANH TỐN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 45 Quy trình 13: Tạm ứng đề tài NCKH hoạt động mang tính chất chun mơn 45 Quy trình 14: Thanh tốn tạm ứng đề tài NCKH hoạt động mang tính chất chuyên môn 46 Quy trình 15 Thanh tốn khoản chi khác đề tài 48 Quy trình 16: Chi tư vấn tuyển chọn, xét chọn tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài 49 D QUY TRÌNH THANH TỐN CHI PHÍ CHUN MƠN 51 Quy trình 17: Thanh tốn tiền thỉnh giảng 51 Quy trình 18: Thanh tốn tiền vượt chuẩn 57 Quy trình 19: Thanh toán tiền học lại 60 Quy trình 20: Thanh tốn tiền cho Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề luận án tiến sỹ chương trình liên kết quốc tế 62 Quy trình 21: Thanh tốn chi biên soạn giáo trình, xây dựng chương trình khung, đề cương chi tiết 64 Quy trình 22: Thanh tốn khoản thưởng bảo vệ thành cơng luận án tiến sỹ, hỗ trợ học phí học Sau đại học cử học loại hình đào tạo khác cho cán bộ, giảng viên hưởng chế độ toán theo QCCTNB 66 Quy trình 23: Thanh tốn dịch vụ thuê 69 E QUY TRÌNH THANH TỐN MUA SẮM , SỬA CHỮA TÀI SẢN, VẬT TƯ, THIẾT BỊ, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ 71 Quy trình 24: Thanh toán mua sắm, sửa chữa tài sản, vật tư, thiết bị, cơng cụ, dụng cụ có giá trị 10.000.000 đồng 71 Quy trình 25 Thanh tốn trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng 72 Quy trình 26 Thanh tốn trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị từ 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng 74 F QUY TRÌNH THANH TỐN SỬA CHỮA NHỎ NHÀ CỬA, VẬT KIẾN TRÚC 78 Quy trình 27: Tạm ứng sửa chữa nhỏ nhà cửa, vật kiến trúc áp dụng với gói thầu 100.000.000 đồng 78 Quy trình 28: Thanh tốn sửa chữa nhỏ nhà cửa, vật kiến trúc áp dụng với gói thầu 100.000.000 đồng 79 CÁC TỪ VIẾT TẮT ĐHCN GTVT Đại học Công nghệ Giao thông vận tải GTVT Giao thơng vận tải TC-KT Tài - Kế toán TCCB Tổ chức cán GV Giảng viên CBCV Cán bộ, viên chức KHCN & HTQT Khoa học, công nghệ hợp tác quốc tế ĐBCLĐT Đảm bảo chất lượng đào tạo KBNN Kho bạc Nhà nước QĐ Quyết định HĐ Hội đồng XDCB Xây dựng KPCĐ Kinh phí cơng đồn BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp HS-SV Học sinh - Sinh viên HC-QT Hành - Quản trị BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH THANH TỐN ( Ban hành theo Quyết định số 1237 ngày 20 tháng năm 2016 Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ GTVT) PHẦN I: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN I QUY ĐỊNH CHUNG Nội dung mẫu chứng từ kế toán Chứng từ kế tốn áp dụng cho đơn vị hành nghiệp phải thực theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định Luật kế tốn, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, Thơng tư số 185/2010/TT -BTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài chính, văn pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán quy định khác chế độ Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp bao gồm: - Chứng từ kế toán chung cho đơn vị hành nghiệp, bao gồm 04 tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu vật tư; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ; - Chứng từ kế toán ban hành theo văn pháp luật khác (các mẫu hướng dẫn phương pháp lập chứng từ áp dụng theo quy định văn pháp luật khác) - Tất khoản thu, kể khoản đơn vị uỷ nhiệm thu phải sử dụng chứng từ thu hợp pháp Nhà trường phát hành Lập chứng từ kế toán - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài liên quan đến hoạt động đơn vị hành nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh - Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh - Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt - Số tiền chữ phải khớp, với số tiền số - Chứng từ phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên, chứng từ viết hai lần nội dung tất liên chứng từ phải giống - Chứng từ kế toán lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định tính pháp lý cho chứng từ kế tốn Ký chứng từ kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi không ký bút đỏ, bút chì dấu khắc sẵn chữ ký Kế tốn trưởng người uỷ quyền không ký “thừa uỷ quyền’’ thủ trưởng đơn vị Người uỷ quyền không uỷ quyền cho người khác Dịch chứng từ kế toán tiếng Việt Các chứng từ kế tốn ghi tiếng nước ngồi, sử dụng để ghi sổ kế toán Việt Nam phải dịch tiếng Việt Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên chịu trách nhiệm nội dung dịch tiếng Việt Bản chứng từ dịch tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước ngồi Sử dụng, quản lý in biểu mẫu chứng từ kế toán Tất đơn vị phải sử dụng thống mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định chế độ kế toán Trong q trình thực đơn vị khơng sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Trình tự luân chuyển kiểm tra ký chứng từ kế toán Tất chứng từ kế toán đơn vị trực thuộc Trường từ bên chuyển đến phải tập trung vào Phòng Phòng TC - KT Trường Bộ phận kế toán phải kiểm tra tồn chứng từ kế tốn sau kiểm tra, xác minh tính pháp lý chứng từ làm ghi sổ kế tốn Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm bước sau: Phòng TC-KT tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán từ đơn vị bên ngồi chuyển đến a Kế tốn viên: Tiếp nhận chứng từ kế tốn (liên quan đến nhiệm vụ cơng việc phân cơng) kiểm tra chứng từ kế tốn theo trình tự sau: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế tốn Đối chiếu chứng từ kế toán với số liệu khác liên quan; - Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế tốn (Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, không mẫu, chế độ, quy định quản lý tài chính, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại đơn vị toán, người đến toán) Sau kiểm tra chứng từ, kế toán viên phải ký nháy chuyển cho Kế toán trưởng b Kế toán trưởng: Kiểm tra ký chứng từ kế toán c Trình Ban Giám hiệu ký duyệt theo quy định mẫu chứng từ II DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TT Tên chứng từ Số hiệu Loại chứng từ kế toán BB HD I Chỉ tiêu lao động tiền lương Bảng chấm công C01a - HD X Bảng chấm công làm thêm C01b - HD X Giấy báo làm thêm C01c - HD X Giấy đường C06 - HD X Bảng toán tiền làm thêm C07 - HD X C08 - HD X Hợp đồng giao khoán cơng việc sản phẩm Bảng tốn tiền thuê C09 - HD X Biên lý hợp đồng giao khoán C10 - HD X Bảng kê tốn tiền cơng tác phí C12 - HD X Phiếu nhập kho C20 - HD X Phiếu xuất kho C21 - HD X Giấy báo hỏng, công cụ dụng cụ C22 - HD X Biên kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hóa C23 - HD X Bảng kê mua hàng C24 - HD X Biên kiểm nghiệm, bàn giao vật tư, cơng cụ, hàng hóa C25 - HD X Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ C26-HD X II Chỉ tiêu vật tư III Chỉ tiêu tiền tệ X Phiếu thu C30 - BB X Phiếu chi C31 - BB X Giấy đề nghị tạm ứng C32 - HD Giấy toán tạm ứng C33 - BB Biên kiểm quỹ (dùng cho VNĐ) C34 - HD X Giấy đề nghị toán C37 - HD X Biên lai thu tiền C38 - BB X X X Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn C40a - HD X Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn C40b - HD X 10 Bảng kê đề nghị toán C41-HD X 11 Bảng toán học bổng sinh viên C03 - HD X 12 Bảng toán tiền khen thưởng C04 - HD X TT Tên chứng từ Số hiệu Loại chứng từ kế toán 13 Bảng tổng hợp chi tiền ĐHCNGTVT 14 Biên nhận séc ĐHCNGTVT 15 Giấy biên nhận tiền ĐHCNGTVT 16 Giấy đề nghị toán coi thi 17 C37 - HD Giấy xác nhận khối lượng giảng dạy hướng dẫn thực tập X M55XNKLGD IV Chỉ tiêu tài sản cố định Biên giao nhận TSCĐ C50 - HD X Biên lý TSCĐ C51 - HD X Biên đánh giá lại TSCĐ C52 - HD X Biên kiểm kê TSCĐ C53 - HD X Giấy báo hỏng TSCĐ Mẫu 01 X Biên kiểm tra trạng TSCĐ Mẫu 02 X Biên nghiệm thu, xác nhận sửa chữa thường xuyên TSCĐ Mẫu 03 X Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành C54 - HD X Bảng tính hao mịn TSCĐ C55a-HD X 10 Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ C55b-HD X Mẫu 04 X V Các mẫu dự toán Dự tốn kinh phí Ghi chú: - BB Mẫu bắt buộc - HD Mẫu hướng dẫn 10 BIỂU MẪU ÁP DỤNG TT Mã số Thời gian biểu mẫu lưu Tên biểu mẫu Quyết định công nhận luận án TS Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT C37-HD Theo quy định Phòng TC-KT Giấy rút dự toán ngân sách kiêm Theo quy C2-02-NS chuyển khoản; ủy nhiệm chi định Phòng TC-KT Quyết định hỗ trợ Tiến sỹ Bảng Tiến sỹ chứng từ, hố đơn khác có liên quan Giấy đề nghị toán Nơi lưu 67 Thanh toán CB,GV cử học loại hình đào tạo khác thuộc diện quan tốn tiền học phí TT Trách nhiệm Mơ tả cách thức thực Thời gian thực Biểu mẫu Cán thuộc diện Cơ quan hỗ trợ kinh phí đào tạo loại hình đào tạo khác theo QCCTNB định Ban Giám hiệu, cá nhân lập Đơn đề nghị Phòng TCCB hỗ trợ học tập (theo mẫu có xác nhận Phịng TCcủa Khoa phịng TCCB) kèm Khi có phát KT; cá nhân, theo Quyết định cử học Ban Giám sinh Khoa chuyên hiệu, Giấy triệu tập Giấy báo nhập môn học sở đào tạo, Phiếu thu Biên lai thu học phí sở đào tạo gửi phịng TC-KT kiểm tra, rà sốt trình Ban Giám hiệu phê duyệt Phòng TCKT; Ban Giám hiệu Chậm Sau Ban Giám hiệu phê duyệt, sau 10 ngày Phịng TC-KT lập chứng từ tồn kể từ ngày hồ sơ liên quan chuyển tiền toán nhận hồ sơ cho cá nhân hợp lệ; BIỂU MẪU ÁP DỤNG TT Mã số Thời gian biểu mẫu lưu Tên biểu mẫu Quyết định cử học Nơi lưu Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Đơn đề nghị hỗ trợ học tập Theo quy định Phòng TC-KT Phiếu thu Biên lai thu học Theo quy Phòng TC-KT Giấy báo nhập học Giấy triệu tập 68 TT Mã số Thời gian biểu mẫu lưu Tên biểu mẫu phí chứng từ khác kèm theo Giấy đề nghị toán Nơi lưu định C37-HD Giấy rút dự toán ngân sách kiêm C2-02-NS chuyển khoản; ủy nhiệm chi Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Quy trình 23: Thanh tốn dịch vụ th ngồi TT Trách nhiệm Mô tả cách thức thực Thời gian lưu Khi có phát sinh khoản phải th Các phịng; ngoài, đơn vị lập kế hoạch kèm theo Khoa; Khi có phát dự tốn kinh phí liên quan đến việc th Phịng TC-KT sinh ngồi gửi phịng TC-KT kiểm tra, rà Ban Giám hiệu sốt trình Ban Giám hiệu phê duyệt Các đơn vị: Kết thúc công việc, cán đơn vị Phòng chức chậm lập Giấy đề nghị toán kèm theo hồ năng, Khoa; sau 05 ngày sơ chứng từ liên quan gửi cho phòng Phòng TC-KT kể từ ngày TC-KT kiểm tra, đối chiếu trình Ban Ban Giám hiệu kết thúc Giám hiệu phê duyệt cơng việc Phịng TC-KT lập chứng từ gửi kho bạc toàn hồ sơ liên quan chuyển tiền tốn Phịng, Khoa; Lưu ý: Đối với khoản chi trả tiền Phòng TC-KT; lương, tiền cơng có giá trị từ 2.000.000 Ban Giám hiệu đồng trở lên phải khấu trừ thuế TNCN 10% (trường hợp có mã số thuế) 20% (trường hợp khơng có mã số thuế) BIỂU MẪU ÁP DỤNG 69 Chậm 05 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ Biểu mẫu TT Mã số Thời gian biểu lưu mẫu Tên biểu mẫu Giấy đề nghị giải cơng việc Dự tốn kinh phí Giấy đề nghị toán Bảng tổng hợp toán Nơi lưu Theo q.định Phòng TC-KT Mẫu 01 Theo quy Phòng TC-KT định C37-HD Theo quy Phòng TC-KT định Theo quy Phòng TC-KT định Theo quy Phòng TC-KT định C09-HD Theo quy Phòng TC-KT định Giấy biên nhận tiền hóa đơn chứng từ khác Bảng tốn tiền th ngồi Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển C2-02- Theo quy Phòng TC-KT khoản; ủy nhiệm chi NS định 70 E QUY TRÌNH THANH TỐN MUA SẮM , SỬA CHỮA TÀI SẢN, VẬT TƯ, THIẾT BỊ, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Quy trình 24: Thanh tốn mua sắm, sửa chữa tài sản, vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ có giá trị 10.000.000 đồng TT Trách nhiệm Mô tả cách thức thực Thời gian thực Các đơn vị; Phòng HCQT Phòng TCKT; Ban Giám hiệu Căn vào kế hoạch năm học, kế hoạch cơng tác đơn vị, có nhu cầu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Khi có thiết bị… lập tờ trình đề xuất gửi Phòng nhu cầu HC-QT, Phòng HC-QT phối hợp Phòng phát sinh TC-KT kiểm tra, rà sốt trình Ban Giám hiệu phê duyệt Phòng HC-QT; Phòng TC-KT; Ban Giám hiệu Phịng HC-QT lập dự tốn kinh phí (kèm theo 03 báo giá) gửi phịng TC-KT thẩm Khi có định giá, trình Ban Giám hiệu phê duyệt phát sinh Phịng HC-QT thực quy trình mua lập hồ sơ tốn Chậm ngày kể Phịng Hồ sơ tốn gửi phịng TC-KT kiểm từ ngày TC-KT tra, rà sốt trình Ban Giám hiệu phê nhận đủ Ban Giám duyệt làm thủ tục chuyển tiền toán hồ sơ hiệu cho nhà cung cấp chứng từ hợp lệ Biểu mẫu BIỂU MẤU ÁP DỤNG TT Mã số Thời gian biểu mẫu lưu Tên biểu mẫu Tờ trình cung cấp vật tư, sửa chữa TS 71 Theo quy Nơi lưu Phòng TC-KT TT Mã số Thời gian biểu mẫu lưu Tên biểu mẫu Nơi lưu định Phiếu xuất kho vật tư C21-HD Tổng hợp nhu cầu đề xuất Dự tốn kinh phí Báo giá nhà cung cấp Phòng TC-KT phòng TC-KT Theo quy định Phịng TC-KT Hố đơn tốn, hợp đồng mua bán vv định Theo quy định Biên giao nhận vật tư, nguyên vật liệu, nghiệm thu TS sau sửa chữa Hồ sơ tốn Theo quy Phịng TC-KT Giấy đề nghị toán (theo mẫu) Theo quy định C37-HD Giấy rút dự toán ngân sách kiêm C2-02-NS chuyển khoản, ủy nhiệm chi Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy Phòng TC-KT định Theo quy định Phịng TC-KT Quy trình 25 Thanh toán trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng TT Trách nhiệm Mô tả cách thức thực công việc 72 Thời gian thực Biểu mẫu Căn vào kế hoạch năm học, kế hoạch công tác đơn vị, có nhu cầu mua Các đơn vị có vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nhu cầu; có thiết bị… lập tờ trình đề xuất gửi Phịng Khi có liên quan HC-QT, Phịng HC-QT phối hợp Phòng TC- nhu cầu Phòng HC-QT KT kiểm tra, rà sốt trình Ban Giám hiệu phát sinh Phịng TC-KT phê duyệt Sau tổ chức đấu thầu mua sắm Ban Giám hiệu theo quy định nhà nước đấu thầu mua sắm Chậm 10 ngày kể Phòng TC-KT lập chứng từ kèm theo hồ sơ từ ngày Phịng TC-KT tốn nhận đủ Ban Giám hiệu hồ sơ chứng từ hợp lệ BIỂU MẪU ÁP DỤNG TT Tên biểu mẫu Mã số biểu mẫu Giấy toán tạm ứng giấy đề nghị tốn; Theo Phịng quy định TC-KT Hóa đơn tài danh mục hàng hóa kèm theo (nếu có); Theo Phịng quy định TC-KT Biên nghiệm thu Theo Phòng quy định TC-KT Phiếu bảo hành, CO, CQ (nếu có); Theo Phòng quy định TC-KT Biên bàn giao vật tư, thiết bị cho đơn vị sử dụng; Theo Phòng quy định TC-KT 73 Thời gian lưu Nơi lưu TT Mã số biểu mẫu Tên biểu mẫu Thời gian lưu Nơi lưu Theo Phòng quy định TC-KT Biên lý hợp đồng Phiếu nhập kho hàng hoá phải nhập C20- Theo Phòng kho HD quy định TC-KT Giấy đề nghị toán nhà cung cấp Bảo lãnh bảo hành (nếu có); Theo Phịng quy định TC-KT 10 Bảng kê chứng từ toán Theo Phịng quy định TC-KT 11 Giấy tốn tạm ứng kinh phí Kho bạc Theo Phịng quy định TC-KT Theo Phòng quy định TC-KT 12 C37- Theo Phòng HD quy định TC-KT Giấy rút dự toán Ủy nhiệm chi, cam kết chi Quy trình 26 Thanh tốn trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị từ 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng TT Trách nhiệm Mô tả cách thức thực 74 Thời gian Biểu thực mẫu Đơn vị cung cấp vật tư, thiết bị; Phòng HC-QT, phòng KHCN & HTQT, Ban XDCB; phòng TC-KT; Ban Giám hiệu Căn vào kế hoạch năm học, kế hoạch công tác đơn vị, có nhu cầu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thiết bị… lập tờ trình đề xuất gửi Phịng Khi có HC-QT, Phòng HC-QT phối hợp Phòng nhu cầu TC-KT kiểm tra, rà sốt trình Ban Giám phát sinh hiệu phê duyệt Sau tổ chức đấu thầu mua sắm theo quy định nhà nước đấu thầu mua sắm Trường hợp toán tạm ứng: Giấy toán tạm ứng kèm theo hồ sơ toán theo quy định gửi cho phịng TC-KT Hố đơn tài phải ghi đầy đủ ngày Chậm tháng, số lượng, đơn giá loại vật tư, Đơn vị cung cấp 15 ngày thiết bị mua kèm theo danh mục hàng hóa vật tư, thiết bị; sau kết Danh mục phải ghi rõ kèm theo số ngày Phòng HC-QT thúc cơng hóa đơn tài Nếu danh mục có nhiều phịng TC-KT; việc mua trang phải đóng dấu giáp lai Phòng TCBan Giám hiệu sắm vật KT kiểm tra, rà sốt trình Ban Giám hiệu tư, thiết bị phê duyệt Thanh tốn khơng qua tạm ứng: Bao gồm hồ sơ kèm theo hồ sơ tốn hồn ứng Chậm 07 ngày Hồ sơ toán gửi Phòng TCkể từ ngày KT kiểm tra, rà sốt trình Ban Giám hiệu Phịng TC-KT; nhận đủ ký toán làm thủ tục toán với Ban Giám hiệu hồ sơ KBNN để chuyển tiền cho nhà cung cấp chứng từ hợp lệ BIỂU MẪU ÁP DỤNG 75 TT Mã số Thời gian biểu lưu mẫu Tên biểu mẫu Tờ trình mua thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu đơn vị có nhu cầu đề án, dự án cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổng hợp nhu cầu mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ… đơn vị Dự tốn kinh phí Mẫu 01 Thẩm định giá quan tài Hồ sơ yêu cầu Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu Hồ sơ dự thầu nhà cung cấp Quyết định thành lập tổ tư vấn đấu thầu Biên xét chọn nhà thầu, Thương thảo hợp đồng 10 Quyết định phê duyệt đơn vị cung cấp giá trị trúng thầu 11 Hợp đồng mua bán, cam kết chi Nơi lưu Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT 12 Bảo lãnh thực hợp đồng số tiền tạm ứng 13 Hóa đơn tài danh mục hàng hóa kèm theo Theo quy định Phòng TCKT Theo quy định Phòng TCKT 14 Phiếu bảo hành, CO, CQ (nếu có) 76 TT 15 Mã số Thời gian biểu lưu mẫu Tên biểu mẫu Biên nghiệm thu bàn giao tài sản C50-HD; Theo quy vật tư, thiết bị cho đơn vị sử dụng 10/KTTC định Phòng TCKT Theo quy định Phòng TCKT 16 Biên lý hợp đồng 17 Nơi lưu Phiếu nhập kho hàng hố phải nhập Theo quy Phịng TCC20-HD định KT kho Theo quy Phòng TC- 18 Giấy đề nghị toán nhà cung cấp 19 Bảo lãnh bảo hành (nếu có) Theo quy Phịng TCđịnh KT 20 Bảng kê chứng từ toán Theo quy Phịng TCđịnh KT 21 Giấy tốn tạm ứng kinh phí Kho bạc 22 Giấy rút dự toán Ủy nhiệm chi 77 C2-02NS định KT Theo quy Phòng TCđịnh KT Theo quy Phòng TCđịnh KT F QUY TRÌNH THANH TỐN SỬA CHỮA NHỎ NHÀ CỬA, VẬT KIẾN TRÚC Quy trình 27: Tạm ứng sửa chữa nhỏ nhà cửa, vật kiến trúc áp dụng với gói thầu 100.000.000 đồng TT Trách nhiệm Mô tả cách thức thực công việc Thời gian Biểu mẫu thực Căn vào đề nghị đơn vị nhu cầu sửa chữa nhỏ nhà cửa, vật kiến trúc, kế hoạch năm học Ban Nhà cung cấp; Giám hiệu phê duyệt, Phòng HC-QT Phòng HC- phối hợp với Ban XDCB đơn vị sử Khi có QT; Ban XDCB, dụng tài sản lập Biên khảo sát, nhu cầu Phòng TC-KT , đánh giá trạng, mời đơn vị tư vấn phát sinh Ban Giám hiệu lập báo cáo kinh tế kỹ thuật dự tốn sửa chữa trình Ban Giám hiệu phê duyệt triển khai sửa chữa theo quy định Nhà cung cấp; Phòng HC-QT; Phòng TC-KT Ban Giám hiệu Chậm 07 ngày Căn vào điều khoản hợp kể từ ngày đồng, Phòng TC-KT kiểm tra, rà soát, nhận đủ lập hồ sơ tạm ứng theo quy định trình hồ sơ Ban Giám hiệu phê duyệt chứng từ hợp lệ Chậm Sau phê duyệt,Phòng TC-KT 07 ngày Phòng chuyển hồ sơ tạm ứng Kho bạc, lập kể từ ngày TC-KT ; Giấy đề nghị rút vốn ủy nhiệm chi nhận hồ sơ Ban Giám hiệu chuyển tạm ứng cho nhà cung cấp tạm ứng BIỂU MẪU ÁP DỤNG 78 TT Tên biểu mẫu Mã số biểu mẫu Tờ trình việc sửa chữa nhỏ nhà cửa Biên kiểm tra trạng trước lập dự toán Thời gian lưu Theo quy định Theo quy định Nơi lưu Phòng TC-KT Phòng TC-KT Dự tốn cơng trình; Theo quy định Phòng TC-KT Báo cáo thẩm tra, thiết kế dự tốn Theo quy định Phịng TC-KT Quyết định phê duyệt thiết kế dự toán Theo quy định Phòng TC-KT Biên thương thảo hợp đồng Theo quy định Phòng TC-KT Quyết định định đơn vị thi công Theo quy định Phòng TC-KT 10 Hợp đồng A - B, Cam kết chi Theo quy định Phòng TC-KT 11 Biên thu hồi phế liệu (nếu có) Theo quy định Phòng TC-KT C37- Theo quy định HD Phịng TC-KT 12 Giấy đề nghị tốn 13 Giấy đề nghị rút vốn Ủy nhiệm chi Theo quy định Phịng TC-KT Quy trình 28: Thanh toán sửa chữa nhỏ nhà cửa, vật kiến trúc áp dụng với gói thầu 100.000.000 đồng TT Trách nhiệm Nhà cung cấp;Ban XDCB, Phòng HC-QT; Phòng TCKT, Ban Giám hiệu Mô tả cách thức thực công việc Thời gian thực Sau hoàn thành đầy đủ nghĩa Chậm 15 vụ hợp đồng, vào Biên ngày kể từ nghiệm thu Biên lý hợp ngày kết thúc đồng, Phòng TC-KT lập hồ sơ theo thời hạn thực quy định trình Ban Giám hiệu phê hợp duyệt để toán cho nhà cung đồng cấp 79 Biểu mẫu Chậm 15 ngày kể từ Sau phê duyệt, Phòng TC- ngày nhận Phòng TC-KT KT chuyển hồ sơ toán Kho giấy đề Ban Giám bạc chuyển tiền toán cho nhà nghị hiệu cung cấp toán hồ sơ toán hợp lệ BIỂU MẪU ÁP DỤNG TT Tên biểu mẫu Mã số biểu mẫu Thời gian lưu Nơi lưu Biên nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng Theo quy định Phòng TC-KT Nhật ký cơng trình Bản vẽ hồn cơng Hồ sơ quản lý chất lượng cơng trình Tập hợp hệ thống biên nghiệm thu công việc, giai đoạn công việc Quyết toán A - B Hoá đơn GTGT Hoá đơn vật tư, thiết bị khơng có thơng báo giá liên sở (nếu có); Theo quy định Phịng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Thẩm định giá vật tư, thiết bị thơng báo giá liên sở (nếu có); Phòng TC-KT 10 Các văn liên quan đến việc thay Phòng 80 Theo quy định TT Mã số biểu mẫu Tên biểu mẫu đổi so với hợp đồng ban đầu như: tiến độ, khối lượng, thành phần công việc, chủng loại vật tư, thiết bị (nếu có); 11 Thơng tin nộp thuế 01/BKNT 12 Tờ khai nộp thuế GTGT (nếu có); 06/GTGT 13 Thanh lý hợp đồng 14 Bảo lãnh bảo hành 15 Bảng kê chứng từ toán, 16 Giấy tốn tạm ứng kinh phí Kho bạc; 17 Giấy rút dự toán Ủy nhiệm chi 81 -C2-02-NS Thời gian lưu Nơi lưu Theo quy định TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT Theo quy định Phòng TC-KT