CÁC VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ CON NGƯỜI THAM GIA DỰ ÁN PHẦN MỀMThS. Thạc Bình Cường

BÀI CÁC VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ CON NGƯỜI THAM GIA DỰ ÁN PHẦN MỀM ThS Thạc Bình Cường v1.0012101206 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Quản lý dự án phần mềm xác định vai trò người tham gia dự án chiếm tới 32% thành công dự án Công ty RMO chuyên sản xuất phân phối sản phẩm hàng thể thao trượt tuyết phạm vi quy mô lớn Dự án xây dựng hệ thống xác định thành phần tham gia bao gồm: Khách hàng, nhà tài trợ, tổ (đội) thực dự án, nhà quản lý ban đạo Việc quản lý nguồn lực vấn đề không công nghệ mà nghệ thuật quản lý Vậy nghệ thuật quản lý trình phát triển dự án  v1.0012101206 Anh chị cho biết thành phần định việc nghiệm thu dự án quan hệ họ sao? MỤC TIÊU Giải thích tầm quan trọng việc quản lý nguồn nhân lực dự án, đặc biệt dự án IT Định nghĩa khái niệm nguồn nhân lực hiểu quy trình quản lý Tóm tắt khái niệm quản lý người qua học thuyết Abraham Maslow, Frederick Herzberg, David McClelland, Douglad McGregor khuyến khích, H.J Thamhain D.L Wilemon gây ảnh hưởng đến người lao động, Stephen Covey để cá nhân nhóm làm việc có hiệu Thảo luận kế hoạch hóa tạo sơ đồ tổ chức dự án, ma trận phân công trách nhiệm biểu đồ bố trí nguồn nhân lực Trình bày vấn đề quan trọng việc tuyển cán dự án, giải thích khái niệm phân cơng nguồn lực, huy động bổ nhiệm nguồn lực Hỗ trợ phát triển hoạt động nhóm thơng qua đào tạo, phát triển nhóm hệ thống khen thưởng Mơ tả cách thức hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực phần mềm quản trị dự án v1.0012101206 NỘI DUNG v1.0012101206 Tầm quan trọng quản lý nguồn nhân lực Mấu chốt việc quản lý người Quy trình quản lý nguồn nhân lực dự án Sử dụng phần mềm để hỗ trợ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC • Con người định thành công hay thất bại dự án • Thống kê lực lượng lao động ngành IT:  Tổng số lao động ngành IT Mỹ 10,1 triệu vào tháng 12/2002, tăng từ số 9,9 triệu người vào tháng 1/2002  Các nhà quản lý IT dự kiến phải tuyển thêm 1,2 triệu người tương lai gần  Thuê tuyển lao động công ty phi IT nhiều số lao động công ty IT theo tỉ lệ 12:1 • Khó khăn để tìm cách tăng đa dạng hóa lực lượng lao động ngành IT do:  Cán ngành IT làm việc nhiều phải thường xun làm cơng việc đơn điệu thay đổi;  Những công việc đơn điệu không mong muốn làm nhiều người, phụ nữ không muốn làm ngành này;  Nhu cầu cải thiện lợi ích, bố trí lại thời gian làm việc khuyến khích, tổ chức quản lý nguồn nhân lực tốt v1.0012101206 MẤU CHỐT CỦA VIỆC QUẢN LÝ CON NGƯỜI • Ảnh hưởng quyền lực; • Cải thiện hiệu v1.0012101206 2.1 ẢNH HƯỞNG VÀ QUYỀN LỰC Phương pháp Thamhain Wilemon để gây tác động dự án: • Thẩm quyền: quyền theo quy định/luật pháp để ban hành mệnh lệnh • Phân cơng: khả người quản lý dự án để tác động lên phân cơng cơng việc • Ngân sách: khả người quản lý ủy quyền cho người khác sử dụng nguồn ngân sách • Cất nhắc: khả cất nhắc người lao động • Tiền: khả tăng lương lợi ích khác cho người lao động • Phạt: khả người quản lý đưa hình phạt • Thách thức cơng việc: khả phân cơng cơng việc tạo thích thú cho người lao động thực nhiệm vụ phù hợp • Kỹ năng: kiến thức đặc biệt người quản lý coi quan trọng người khác • Tình bạn: khả thiết lập quan hệ cá nhân hòa đồng người quản lý người khác v1.0012101206 2.1 ẢNH HƯỞNG VÀ QUYỀN LỰC (tiếp theo) Phương pháp tác động giúp gây hại cho dự án: • Dự án có nhiều khả thành công người quản lý tác động với: •  Kỹ chuyên môn;  Thách thức công việc Dự án có nhiều khả thất bại nhà quản lý dựa nhiều vào:  Thẩm quyền;  Tiền bạc;  Hình phạt Quyền lực: • Quyền lực khả tiềm tàng để tác động đến hành vi để khuyến khích người làm việc lẽ họ khơng làm • Loại quyền lực bao gồm:  Ép buộc;  Hợp pháp;  Chuyên gia;  Phần thưởng;  Ám v1.0012101206 2.2 CẢI THIỆN HIỆU QUẢ • Cán QLDA áp dụng thói quen Covey để tăng cường hiệu dự án:  Chủ động;  Bắt đầu việc cuối cùng;  Công việc đến trước xử lý trước;  Suy nghĩ theo cách bên có lợi;  Trước tiên phải tìm hiểu người khác, sau mong người khác hiểu mình;  Có tinh thần đồng đội;  Nói sắc sảo • Lắng nghe hịa hợp:  Các nhà QLDA tốt người biết lắng nghe, cố gắng nghe để hiểu người khác  Trước giao tiếp với người khác, phải cố gắng hòa hợp  Soi lại cách giúp tạo hòa hợp  Các chuyên gia IT thường cần phát triển khả lắng nghe cải thiện quan hệ với người sử dụng người liên quan khác v1.0012101206 2.2 CẢI THIỆN HIỆU QUẢ (tiếp theo) • Cải thiện quan hệ người sử dụng người phát triển công nghệ:  Một số tổ chức địi hỏi cán kinh doanh, khơng phải cán IT, người chủ trì đưa định đầu tư vào hệ thống máy tính  Cán lãnh đạo cao cấp buộc nhân viên thừa nhận yêu cầu kinh doanh tác động đến định công nghệ  Một số công ty cấu lại đơn vị IT hãng tư vấn 10 v1.0012101206 10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN Quản lý nguồn nhân lực dự án bao gồm trình cần thiết để sử dụng hiệu nguồn nhân lực dự án, bao gồm: • Kế hoạch hóa tổ chức; • Tuyển cán bộ; • Phát triển cơng việc nhóm 11 v1.0012101206 11 3.1 KẾ HOẠCH HĨA TỔ CHỨC • Kế hoạch hóa tổ chức bao gồm xác định, ghi chép, phân cơng vị trí, trách nhiệm dự án, quan hệ báo cáo • Sản phẩm đầu q trình bao gồm: •  Biểu đồ tổ chức dự án;  Q trình xác định phân cơng công việc;  Ma trận phân công trách nhiệm;  Biểu đồ nguồn lực Mẫu sơ đồ tổ chức dự án IT lớn: 12 v1.0012101206 12 3.1 KẾ HOẠCH HÓA TỔ CHỨC (tiếp theo) Nhà QLDA Giám đốc quản lý điều hành dự án Kỹ sư hệ thống Nhóm kiểm tra độc lập QLDA Tổ v1.0012101206 Tổ Lãnh đạo kỹ thuật dự án Đảm bảo chất lượng QLDA Tổ Tổ Tổ Quản lý cấu hình QLDA Tổ Tổ 13 3.1 KẾ HOẠCH HÓA TỔ CHỨC (tiếp theo) • Q trình xác định phân cơng cơng việc: 14 v1.0012101206 14 3.1 KẾ HOẠCH HĨA TỔ CHỨC (tiếp theo) Mẫu Ma trận phân công trách nhiệm (RAM): 15 v1.0012101206 15 3.1 KẾ HOẠCH HÓA TỔ CHỨC (tiếp theo) RAM cho thấy vai trò bên liên quan: R = Trách nhiệm, cơng việc có R A = Tính trách nhiệm C = Tham vấn/tham khảo ý kiến I = Được thông tin 16 v1.0012101206 16 3.2 TUYỂN CÁN BỘ • Kế hoạch tuyển dụng quy trình tuyển dụng tốt quan trọng tuyển dụng cán bộ, khuyến khích tuyển dụng trì cán • Một số công ty thưởng cho cán USD/một làm việc cán mà người giúp thuê • Một số công ty cho phép cán làm việc nhà cách khuyến khích • Nghiên cứu cho thấy số người bỏ việc họ không tạo khác biệt, không thừa nhận mức, khơng học điều mới, khơng thích đồng nghiệp, muốn kiếm nhiều tiền 17 v1.0012101206 17 3.2 TUYỂN CÁN BỘ (tiếp theo) • Huy động xóa bỏ chênh lệch nguồn lực:  Huy động nguồn lực nói đến số lượng nguồn lực dự án cần giai đoạn thời gian cụ thể  Biểu đồ nguồn lực cho thấy nhu cầu huy động nguồn lực  Huy động nguồn lực nhiều nghĩa huy động nhiều nguồn lực cần thiết  Mẫu biểu đồ cho thấy trường hợp huy động nhiều: 18 v1.0012101206 18 3.2 TUYỂN CÁN BỘ (tiếp theo) • Xóa bỏ chênh lệch nguồn lực:  Là kỹ thuật giải xung đột nguồn lực thơng qua trì hỗn cơng việc  Mục đích để tạo việc phân phối hài hòa cho sử dụng nguồn lực giảm huy động q nhiều  Ví dụ xóa bỏ chênh lệch nguồn lực: 19 v1.0012101206 19 3.3 PHÁT TRIỂN CÔNG VIỆC NHĨM • Làm việc nhóm giúp hồn thành tốt phần lớn dự án • Đào tạo giúp người lao động hiểu thân, người khác, làm việc tập thể tốt • Hoạt động phát triển nhóm bao gồm:  Thách thức tính chất cơng việc;  Cơng cụ lựa chọn tâm lý • Chỉ số loại Meyers-Briggs (MBTI):  MBTI công cụ thơng dụng để định sở thích cá nhân giúp cán nhóm hiểu  Bao gồm khía cạnh:  Người hướng ngoại/người hướng nội (E/I);  Cảm giác (hay xúc động)/trực giác (S/N);  Suy nghĩ/cảm thấy (T/F);  Đánh giá/quan niệm (J/P)  Những người hay suy nghĩ logic thường thích cơng việc IT  Những người làm ngành IT khác biệt chủ yếu với người khác chỗ 20 người hướng ngoại hay xúc động 20 v1.0012101206 3.3 PHÁT TRIỂN CƠNG VIỆC NHĨM (tiếp theo) Các loại người xã hội: • Con người coi ứng xử trước hết lĩnh vực, dựa mức độ đoán khả đáp ứng:  Điều khiển;  Diễn cảm;  Phân tích;  Hịa nhã • Những người có tính cách trái ngược (người thích điều khiển người hịa nhã) khó hịa hợp với Hệ thống phần thưởng thừa nhận: • Hệ thống phần thưởng thừa nhận dựa nhóm khuyến khích cơng việc nhóm • Tập trung vào thiết kế phần thưởng cho nhóm để đạt mục đích • Tạo thời gian cho thành viên nhóm để cố vấn giúp đỡ lẫn đạt mục tiêu dự án phát triển nguồn nhân lực 21 v1.0012101206 21 3.3 PHÁT TRIỂN CƠNG VIỆC NHĨM (tiếp theo) Lời khun chung cơng việc nhóm: • Tập trung vào đạt mục tiêu dự án tạo kết khả quan • Xử lý vấn đề thay cho việc đổ lỗi cho người • Tổ chức họp thường xuyên, hiệu • Quan tâm đến thành viên nhóm khuyến khích họ giúp đỡ lẫn • Thừa nhận kết cơng việc cá nhân nhóm 22 v1.0012101206 22 SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ HỖ TRỢ • Phần mềm hỗ trợ tạo RAM biểu đồ nguồn lực • Phần mềm quản trị dự án bao gồm số đặc tính liên quan đến quản trị nguồn nhân lực như:  Xem xét thông tin sử dụng nguồn lực;  Xác định nguồn lực thiếu thừa;  Xóa bỏ chênh lệch nguồn lực • Quản lý nguồn lực dự án không sử dụng phần mềm:  Cán quản trị dự án phải:  Đối xử với người có cân nhắc tơn trọng;  Hiểu động họ;  Giao tiếp thận trọng với họ  Tập trung vào mục đích để tạo điều kiện cho thành viên nhóm dự án làm việc có hiệu 23 v1.0012101206 23 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI v1.0012101206 • Con người vấn đề định cho thực dự án thành cơng • Phẩm chất người quản lý dự án vừa giỏi chuyên môn giỏi nghệ thuật quản lý • Việc tuyển dụng thành viên tham gia dự án đòi hỏi xếp cơng việc phù hợp với lực • Rủi ro dự án cao việc tuyển dụng không 24