TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

06/11/2015 CHƯƠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Các giai đoạn thực để tổ chức triển khai hệ thống thơng tin kế tốn Lập kế hoạch Bảo trì & phát triển Phân tích Cài đặt Thiết kế Xây dựng 5.1 Giai đoạn lập kế hoạch 5.1.1 Mục tiêu  Xem xét môi trường hoạt động kinh doanh;  Khảo sát yêu cầu chung thông tin quản lý lãnh đạo  Đối với kế toán tài chính: chứng từ, sổ kế tốn, báo cáo tài  Đối với kế tốn quản trị: lập dự toán, theo dõi đánh giá dự toán, theo dõi chi phí kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, bán hàng phân tích bán hàng, v.v… 06/11/2015 5.1.2 Tổ chức công tác khảo sát để lập kế hoạch Quy trình khảo sát chia làm hai bước:  Khảo sát ban đầu  Khảo sát chi tiết 5.1.2.1 Khảo sát ban đầu a Mục đích khảo sát Khi khảo sát để lập kế hoạch tổ chức hệ thống thông tin kế tốn, cơng việc ban đầu chun gia khảo sát làm sáng tỏ vấn đề sau: - Các khâu cơng việc kế tốn cần tổ chức triển khai điện tốn hóa? - Thời gian để thực hiện: + Khi biết phần hành cơng việc kế tốn cần điện tốn hóa, chun gia phân tích xác định sơ thời gian thực dự án - Chi phí dự án điện tốn hóa cơng việc kế tốn: + Thơng qua giai đoạn khảo sát, nắm bắt yêu cầu công việc, xác định sơ thời gian thực dự án tiến hành lập dự tốn chi phí dự án - Xác định nhân tố ảnh hưởng đến dự án 06/11/2015 b Phương pháp tiến hành  Việc khảo sát ban đầu tiến hành qua bước sau: - Xác định phần hành cơng việc kế tốn cần điện tốn hóa để giải vấn đề phù hợp tương xứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, với người sử dụng theo yêu cầu nhà quản lý - Xác định phạm vi yêu cầu để vấn đề cụ thể b Phương pháp tiến hành Việc khảo sát ban đầu tiến hành qua bước sau: - Xác định nhân viên sử dụng trực tiếp phần mềm kế toán người chịu chi phối phát triển toàn hệ thống phần mềm - Viết báo cáo khảo sát ban đầu để có cách nhìn bao quát dự án phần mềm làm sở cho giai đoạn 5.1.2.2 Khảo sát chi tiết Mục tiêu: +Tìm giải pháp tối ưu kỹ thuật, tình hình tài chính, thời gian thực để lập bảng báo cáo chi tiết yêu cầu đối tượng sử dụng 06/11/2015 5.1.1.2 Khảo sát chi tiết  Trong thực hai công việc:  Xác định lĩnh vực khảo sát chi tiết việc thực chi tiết hóa mục tiêu phần hành kế toán theo yêu cầu xác định nguồn thông tin, yêu cầu thông tin người sử dụng  Tổ chức khảo sát chi tiết để xem xét yêu cầu doanh nghiệp  Cụ thể công việc khảo sát chi tiết thực sau: a Đối với kế tốn tài - Khảo sát u cầu lập BCTC + Xem xét hệ thống báo cáo đơn vị có yêu cầu lập theo tháng/quý/năm hay khơng? Dạng đầy đủ hay dạng tóm lược? + Doanh nghiệp có mở chi tiết cho chi nhánh, hay cơng ty khơng? Nếu có phải dự tính đến việc thiết kế sở liệu hệ thống mã hóa cho để xử lý việc lập BCTC tổng hợp hay BCTC hợp sau - Khảo sát yêu cầu chứng từ kế toán + Số lượng chứng từ cần sử dụng + Tính chất chứng từ 06/11/2015 - Khảo sát yêu cầu sổ kế tốn + Nghiên cứu hình thức kế tốn Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp Việt Nam liên quan mật thiết với hình thức kế tốn Mỗi hình kế tốn có hệ thống sổ riêng, kết cấu phương pháp ghi sổ khác + Khảo sát sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp Các loại sổ kế toán phân chia thành loại, sổ tổng hợp sổ chi tiết Đối với chế độ sổ kế tốn Việt nam việc hình thành nên hình thức kế toán chủ yếu vào kết cấu phương pháp ghi sổ b Đối với kế toán quản trị  Lập dự tốn sản xuất kinh doanh;  Quản lý sản xuất tính giá thành,  Quản trị bán hàng;  Phân tích CVP,  Quản trị dự án…   Chi tiết: 06/11/2015 - Khảo sát lập dự toán + Để biết kế hoạch nhu cầu thông tin nhà quản lý + Để thực mục tiêu nhiệm vụ doanh nghiệp phải lập dự toán - Khảo sát quản lý sản xuất tính giá thành + Khảo sát đặc điểm sản phẩm: + Khảo sát quy trình sản xuất: Khảo sát quản trị bán hàng - Xem xét đánh giá tiềm hay hạn chế khách hàng - Khảo sát việc quản lý doanh thu, quản lý sách chiết khấu - Có kinh doanh qua mạng phải khảo sát phát triển thương mại điện tử 06/11/2015 Khảo sát nhu cầu phân tích CVP, tài  Thơng tin cần tập hợp để phân tích: - Chi phí sử dụng cho sản phẩm; - Giá thành sản phẩm; - Bảng tính tiêu tài cấu vốn, khả toán, tỷ lệ sinh lời, v.v… Khảo sát quản trị dự án - Những dự án triển khai cần quản lý chúng kế hoạch, tiến độ thực hiện, thời gian hồn thành, kiểm sốt chi phí cho dự án … 5.2 Giai đoạn phân tích 5.2.1 Mục tiêu  Sau khảo sát lên kế hoạch dự án, phân tích viên dự án nhận định quy trình yêu cầu quản lý thông tin nhà quản lý  Do vậy, việc nhận định sát với thực tiễn giúp cho giai đoạn phân tích thiết kế thuận lợi đắn 06/11/2015 5.2.2 Chi tiết Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống q trình tìm hiểu hệ thống hành mơi trường để đưa giải pháp yêu cầu thông tin cho hệ thống Điều tra ban đầu Khảo sát hệ thống Nghiên cứu khả thi Xác định yêu cầu hệ thống Lập Hồ sơ phân tích Phân tích HT: Điều tra ban đầu • Tìm hiểu nhanh vấn đề hệ thống nhằm xác định liệu hệ thống có cần sửa chữa hay thay khơng Mục tiêu • Cung cấp đề nghị ban đầu giải pháp chi phí, lợi ích hệ thống đề nghị Phân tích HT: Điều tra ban đầu …  Lập kế họach khảo sát  Xác định yêu cầu pháp luật  Xác định chiến lược, xử lý kinh doanh Công việc  Mơi trường cơng nghệ thơng tin  Tìm hiểu đánh giá hiệu hệ thống hành so với yêu cầu  Xử lý nghiệp vụ, Cung cấp thơng tin  Kiểm sóat 06/11/2015 Phân tích HT: Điều tra ban đầu …  Xác định vấn đề, nguyên nhân hệ thống tồn không đáp ứng yêu cầu  Đề nghị giải pháp: Công việc  Phạm vi hệ thống mới: đầu vào,  Mức độ phát triển: hòan tòan, sửa chữa, giữ nguyên HT hành  Phương thức: tự làm, thuê tư vấn  Ước tính sơ chi phí  Lập báo cáo Phân tích HT: Khảo sát hệ thống • Cung cấp chi tiết cho giải pháp đề nghị giai đọan điều tra ban đầu Mục tiêu •Đồng thời kiểm tra kỹ tính cần thiết, khả thi hệ thống đề nghị •Tạo quan hệ tốt với người sử dụng Phân tích HT: Khảo sát hệ thống • Tìm hiểu chi tiết xử lý kinh doanh xác định luân chuyển thông tin, liệu Cơng việc • Xác định chi tiết nhu cầu người sử dụng • Đánh giá chi tiết kiểm sóat nội • Tìm hiểu thiết bị, phần mềm nhân có • Giải thích dự án phân tích cho người sử dụng liên quan 06/11/2015 Phân tích HT: Nghiên cứu khả thi  Khả thi kỹ thuật  Khả thi thời gian  Thời gian chuẩn bị địa điểm  Thời gian có thiết bị: đặt, giao nhận, cài đặt  Thời gian đào tạo, cài đặt chạy thử phần mềm  Thời gian huấn luyện nhân  Thời gian chuyển đổi hệ thống  Khả thi hoạt động  Thỏa mãn u cầu thơng tin  Sự hài lịng người sử dụng với HT  Hệ thống vận hành tốt  Khả thi kinh tế Khả thi kinh tế: chi phí nhỏ hiệu Tính tóan CP ban đầu Tính tóan CP họat động • Chi phí thiết bị • Chi phí phần mềm • Chi phí nhân • Chi phí địa điểm đặt thiết bị • Chi phí cài đặt huấn luyện • Chi phí chuyển đổi hệ thống • Chi phí phân tích, thiết kế • Chi phí điều hành họat động • Chi phí bảo dưỡng - Tính tóan lợi ích • Định lượng tài • Định tính - Phương pháp phân tích • So sánh lợi ích – chi phí  So sánh  So sánh NPV • Dùng số IRR • Dùng số ROI 10 06/11/2015 Khả thi luật pháp  Tuân thủ pháp luật quy định  Tuân thủ sách, quy định đơn vị Phân tích HT- Xác định u cầu hệ thống • Xác định thơng tin tạo • Xác định liệu cần thiết tạo thơng tin • Xác định yêu cầu tổ chức liệu • Xác định xử lý cần thiết Phân tích HT: Lập hồ sơ phân tích • Xác định Mục đích dự án • Xác định Mối quan hệ dự án với kế họach chiến lược hệ thống thơng tin • Họat động hành hệ thống • Nhu cầu thơng tin người sử dụng • u cầu hệ thống • Phân tích khả thi • Các đề nghị khác cho hệ thống • Các thu thập đính kèm 11 06/11/2015 5.2.3 Các cơng cụ kỹ thuật sử dụng phân tích  Cơng cụ thu thập liệu • Phỏng vấn • Bảng câu hỏi • Quan sát  Cơng cụ mơ tả hệ thống • Lưu đồ chứng từ / hệ thống • Sơ đồ dịng liệu • Mơ hình liệu Từ điển liệu  Cơng cụ phân tích đánh giá hệ thống • Ma trận kiểm sóat • Chỉ số tài 5.2.4 Các tài liệu sử dụng PT HT Hồ sơ doanh nghiệp Sơ đồ cấu tổ chức Hệ thống tài khoản kế toán DN Ngân sách trung tâm trách nhiệm Chiến lược kinh doanh, KH ngắn hạn Chính sách quản lý Hồ sơ cá nhân  Bảng mô tả công việc  Cẩm nang hướng dẫn  Tiêu chuẩn thực công việc Hồ sơ hoạt động Lưu đồ qui trình xử lý Mẫu chứng từ Mẫu báo cáo Tài liệu thu thập khác 5.3 Giai đoạn thiết kế 5.3.1 Khái niệm mục tiêu  Mục tiêu  Xác định nội dung hình thức phần hành cơng việc, quy trình xử lý hệ thống, yêu cầu cụ thể thiết bị phần mềm kế toán 12 06/11/2015 Khái niệm: Thiết kế hệ thống trình mô tả chi tiết hệ thống cách xác sở đề nghị trình phân tích hệ thống Phân tích hệ thống Thiết kế ban đầu Thiegt åeg chi tiegt Thư uc hệthogng Vận hà nh hệthogng 5.3.2 Nội dung thiết kế  Yêu cầu thành phần HT •Xác định kết xuất HT Thiết kế ban đầu •Xác định liệu HT (lưu trữ) •Xác định xử lý phù hợp •Xác định DL đầu vào phương pháp nhập liệu •Xác định sách KS Thiết kế Chi tiết  Yêu cầu tài nguyên cho HT  Báo cáo thiết kế giai đọan  Thiết kế ban đầu: (Conceptual design specifications): Xác định mức logic chi tiết hệ thống: VD cần có báo cáo gì, nội dung thơng tin báo cáo v.v  Thiết kế chi tiết: (Physical design specifications): tạo mẫu cụ thể giấy Tuy nhiên nội dung thiết kế nguồn lực hệ thống, thiết kế phần mềm giai đọan lập trình 13 06/11/2015 5.3.2.1Thiết kế ban đầu a Thiết kế báo cáo Báo cáo  Báo cáo cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng u cầu chất lượng thơng tin ª Cung cagp thohng tin phùhơup ngư i sư û duung •Thơng tin tổng hợp từ nguồn tin cậy •Thơng tin xác, khách quan ª Cách tìình bà ó ìõìà ng, deihiểu ª Tìình tư uth.tin cần tauo óù nghóa với ngư i SD ª Kịp thờ i thờ i gian ª Gư ûi báo cáo ngư ôø i sö û duung Thiết kế báo cáo Nội dung K.xuất  Xác định nội dung thông tin cung cấp  Xác định hình thức báo cáo: Hình thức kết xuất văn bản, đồ thị, bảng, chứng từ  Hình thức đầu ra: giấy, hình, lưu dĩa từ Người sử dụng  Thời gian lập báo cáo  Xác định thông tin cần truyền đạt cho ai? Thiết kế báo cáo (1) Báo cáo Cung cấp thông tin hoạt động DN • B.C lập kế hoạch BC giúp người quản lý thiết lập phân bổ KH cho phận • B.C kiểm sốt thực kế hoạch Thông thường BC so sánh thực tế KH BC thường dạng bảng • B.C hoạt động BC tình hình hoạt động thực tế hay tình trạng cá nhận, phận BC dạng bảng, dạng đồ thị… 14 06/11/2015 Thiết kế báo cáo Tiêu đề ngắn gọn, bật nội dung BC Nội dung báo cáo họat động Tên đơn vị (lập bo co) Tên Bộ phận nhận báo cáo Ngày hay kỳ thời gian nội dung BC Ngày hoàn thành báo cáo Chu kỳ thời gian lập BC Các nội dung cụ thể baó cáo Tên phận,người chịu trách nhiệm BC Thiết kế báo cáo (2) Báo cáo kiểm sóat họat động HT thơng tin  Mục đích: Kiểm sốt hoạt động hệ thống thơng tin xử lý thông tin Là B.C ghi nhận thay đổi với tập tin liệu truy cập, sử dụng HT B.C nhân viên kiểm soát liệu kiểm sốt VD BC liệt kê tồn nghiệp vụ xử lý phần ứng dụng gọi Registers Ví dụ liệt kê tồn chứng từ HĐBH nhập vào HT kỳ b TK liệu đầu vào (chứng từ + nhập liệu) Dữ liệu đầu vào Dữ liệu gì, ghi nhận ban đầu? Đưa DL vô HT ? Nhập liệu  DL cung cấp cho HT để lưu trữ xử lý Xác định chứng từ : Tên, nội dung, nơi lập chứng từ, số liên, số lượng chứng từ ước tính SD, người lập Xác định phương thức nhập liệu vào HT  Thiết lập hình, form nhập liệu  Xác định người nhập liệu 15 06/11/2015 Thiết Kế đầu vào … Đảm bảo tính KS: dấu vết kiểm toán; KS hoạt động Yêu cầu thiết kế chứng từ Ghi nhận đầy đủ liệu nghiệp vụ phát sinh: Cho mục đích lập báo cáo Mục đích truyền đạt thơng tin Mục đích kiểm sốt hoạt động Hiệu chi phí : Ghi chép, Lưu trữ, In ấn Thiết Kế đầu vào …  Ghi nhận đầy đủ DL nghiệp vụ phát sinh  Đảm bảo thuận tiện nhập liệu: Yêu cầu thiết kế hình nhập liệu  Trật tự ô nhập DL trật tự DL chứng từ  Nhập từ trái sang phái, xuống  Có hướng dẫn nội dung nhập  Di chuyển ô nhập dễ dàng  Đảm bảo xác DL nhập  Giảm thiểu nhập cách truy xuất, DLtừ HT  Thông báo lỗi, dễ sửa lỗi trợ giúp trực tuyến Thiết kế chứng từ  Nội dung  Tiêu đề chứng từ  Tên đơn vị tạo; đơn vị nhận chứng từ Hướng dẫn thiết kế chứng từ  Số chứng từ.: nên đánh số trước  Số tham chiếu liên quan  Trình tự hợp lý DL nghiệp vụ PS  Số tiền ghi chữ  Thành phần xét duyệt, thực NV  Xác định kích cỡ chứng từ  Xác định số liên cần thiết  Xác định màu sắc chứng từ : nhiều màu  Xác định cách lưu trữ, thời gian lưu trữ  Xác định phần chìm (cho KS) 16 06/11/2015 Thiết kế mã kế tóan  Là tập hợp ký tự theo nguyên tắc KN định để mô tả thông tin đối tượng  Mục đích thuận tiện lưu trữ xử lý  Mã theo trình tự (Sequence Code) Các loại mã  Mã Khối (Block Code)  Mã nhóm (Group Code)  Mã gợi nhớ  Mã vạch Thiết kế mã kế tóan  Phù hợp nhu cầu thông tin DN Nhân tố XD mã  Phù hợp đặc điểm cấu tổ chức  Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển  Dễ sử dụng  Chi phí- hiệu TK hệ thống tài khỏan  Đạt nhu cầu thông tin DN  Thuận lợi lập BC, phân tích thơng tin  Liệt kê theo trình tự thơng tin BC u cầu HTTK  Phân loại, nhóm TK phù hợp  Thích hợp cấu trúc tổ chức  Linh hoạt, mở rộng  Hướng dẫn đầy đủ  Mô tả đầy đủ HT tài khoản  Tên TK, mã TK rõ ràng, hợp lý  Hướng dẫn rõ ràng cách ghi chép TK 17 06/11/2015 TK hệ thống tài khỏan Kết hợp: Phân loại tài khoản HTTK Theo tiêu thức báo cáo tài Theo chức hoạt động: phản ánh hoạt động theo chức SX, tài Theo phận, trung tâm trách nhiệm 5.3.2.2 Thiết kế hệ thống- thiết kế chi tiết  Thiết kế chi tiết thành phầnHT:  Báo cáo  Dữ liệu  Chứng từ, Nhập liệu Thiết kế chi tiết  Phần mềm xử lý: Cấu trúc;Thủ tục thủ công; Giao diện với người dùng  Phương thức, nguồn hình thành thiết bị  Xác định chi tiết phương án tạo phần mềm 5.3.2.3 Báo cáo giai đoạn thiết kế hệ thống  Trình bày mục tiêu, phạm vi HT  Tóm tắt q trình thiết kế: nhân sự, thời Báo cáo thiết kế ban đầu gian, nội dung cơng việc  Trình bày nội dung thiết kế HT: Mô tả thành phần HT X.định thiết bị phần mềm Báo cáo thiết kế chi tiết  phù hợp Xác định yêu cầu tài Thiết lập hồ sơ mẫu thành phần HT  Các kiến nghị, vấn đề chưa giải quyết định 18 06/11/2015 5.4 Giai đoạn xây dựng  Là giai đoạn thực q trình chuyển đổi mơ hình hệ thống từ giai đoạn thiết kế trở thành hệ thống thực tế để sử dụng  Ở giai đoạn người thực người chuyên tin học, chẳng hạn lập trình viên chuyên tin học quản lý người có am hiểu hệ thống thơng tin kế tốn 5.4 Giai đoạn xây dựng Hoạt động giai đoạn tạo lập chương trình máy tính xử lý theo thiết kế Cơng việc nhân viên đơn vị thuê bên thực mua phần mềm đóng gói sẵn có thị trường 5.5 Giai đoạn cài đặt bảo trì Sau xây dựng hồn chỉnh chương trình thiết kế Cơng việc là:  Cài đặt chương trình,  Tuyển dụng thêm nhân viên (nếu thiếu),  Huấn luyện nhân viên sử dụng,  Chạy thử nghiệm hệ thống mới,  Chuyển đổi hệ thống (nếu có hệ thống cũ) 19 06/11/2015 5.5 Giai đoạn cài đặt bảo trì Việc chuyển đổi hệ thống sau hệ thống vận hành chưa làm chấm dứt quy trình tổ chức thực hệ thống thơng tin kế toán Một thời gian sau hệ thống cần thẩm định đánh giá mức độ hài lòng người sử dụng, hiệu hoạt động hệ thống Từ xác định vấn đề cần điều chỉnh hệ thống BÀI TẬP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT THƠNG TIN KẾ TỐN BÁN HÀNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT THƠNG TIN KẾ TỐN MUA HÀNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT THƠNG TIN KẾ TỐN SẢN CỐ ĐỊNH KẾ HỆ THỐNG CHO HOẠT ĐỘNG KẾ HỆ THỐNG CHO HOẠT ĐỘNG KẾ HỆ THỐNG CHO QUẢN LÝ TÀI BÀI TẬP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHO QUẢN LÝ KHO PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHO QUẢN LÝ SẢN XUẤT PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHO CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 20