CÁC QUY TRÌNH KẾ TOÁN

06/11/2015 Mục tiêu chương Chương 3: CÁC QUY TRÌNH KẾ TỐN  Nhấn mạnh tính liên tục họat động kinh doanh xử lý kế tóan  Chỉ rõ ràng mối quan hệ kiện quy trình -> kiểm sốt họat động  Dễ dàng phân tích, thiết kế hệ thống kế tóan xử lý nghiệp vụ 3.1 Tổng quan quy trình kế tốn 3.1.1 Tiếp cận kế tốn theo quy trình KD Nội dung Tổng quan quy trình kế tốn Quy trình mua hàng Quy trình bán hàng Quy trình sản xuất Quy trình tài Quy trình quản lý tiền lương Quy trình quản lý TSCĐ hữu hình Hoạt động kinh doanh lặp Vốn Đầu tư lặp lại Các kiện kinh tế kết Dự trữ Tiêu thụ hoạt động kinh doanh lặp lặp lại Sản xuất Kế toán ghi chép kiện kinh Hoạt động kinh doanh tế nghiệp vụ kế tốn 3.1.2 Mục đích 3.1.1 Tiếp cận kế tốn theo quy trình KD Việc xem xét, tổ chức hệ thống kế toán xử lý hoạt động KD theo quy trình KD gọi tiếp cận kế tốn theo quy trình kinh doanh Các hoạt động kế toán để xử lý hoạt động kinh doanh theo quy trình gọi quy trình kế tốn Nhấn mạnh tính liên tục HĐ KD xử lý kế toán Chỉ rõ ràng mối quan hệ kiện quy trình -> kiểm sốt hoạt động Dễ dàng phân tích, thiết kế hệ thống xử lý nghiệp vụ VD: Hoạt động kế tốn xử lý quy trình bán hàng cịn gọi quy trình kế tốn bán hàng 06/11/2015 3.1.3 Các loại quy trình KD  Tùy quan điểm chia họat động kinh doanh làm 4, hay quy trình…  Ví dụ Quan niệm quy trình: quy trình bán hàng; quy trình mua hàng; quy trình sản xuất; quy trình tài chính; quy trình quản lý tiền lương, TSCĐ 3.2.1 Hoạt động quy trình kế tốn mua hàng 3.2 Quy trình mua hàng Hoạt động mua hàng trả tiền Yêu cầu hàng từ phận liên quan Nhận hàng từ người cung cấp Thanh tốn tiền DL quy trình mua hàng Báo cáo Mua hà ng Đề nghị mua hàng Trình duyệt Xét duyệt Đồng ý Tìm NCC Lập đơn hàng Báo giá Xử lý tổng hợp Phiếu Nhập kho Lập Nhận hàng Kiểm tra Hợp đồng Hóa đơn mua hàng Đồng ý Chọn NCC Theo dõi NPT HT BCTC Trả Tiền Lưu trữ liệu quy trình mua hàng 10 Sơ đồ dòng liệu quy trình kế tốn mua hàng 3.2.2 Xây dựng thủ tục kiểm sốt mua hàng 3.2.2.1 Nghiên cứu mơi trường đánh giá rủi ro a/ Xét đề nghị mua hàng - Đặt mua hàng không cần thiết/phù hợp - Đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng - Đặt mua hàng trễ/quá sớm - Nhân viên mua hàng xóa dấu vết đặt hàng để đề nghị mua lần -… Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Những hoạt động kiểm soát chung Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 11 12 06/11/2015 3.2.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro b/ Chọn nhà cung cấp  Nhân viên xử lý báo giá thông đồng NCC  Nhân viên mua hàng thông đồng với NCC c/ Nhận hàng  Nhận hàng không quy cách, chất lượng, số lượng  Nhận biển thủ hàng không nhập kho 3.2.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro d/ Bảo quản hàng - Hàng tồn kho bị đánh cắp - NV kho hủy giấu hàng có lỗi để tránh bị phạt - Hàng hóa bị hư hỏng, phẩm chất 13 3.2.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro e/ Nợ phải trả trả tiền - Lập chứng từ khống để toán - Chi trả tiền nhiều giá trị nhận - Ghi nhận sai thông tin nhà cung cấp: Tên, thời hạn toán - Ghi chép hàng mua nợ phải trả sai niên độ - Trả tiền chưa phê duyệt - Trả tiền trễ hạn… 14 3.2.2.2 Những thủ tục kiểm soát chung a/ Phân chia trách nhiệm  Tổ chức BP mua hàng độc lập phận khác  Chức phê duyệt tách biệt với mua hàng  Chức xét duyệt lựa chọn độc lập với chức đặt hàng  Bộ phận đặt hàng tách biệt phận nhận hàng  Kế tốn khơng kiêm thủ kho 15 3.2.2.2 Những thủ tục kiểm soát chung b/ Kiểm sốt xử lý thơng tin  Kiểm sốt chung  Đối tượng sử dụng  Kiểm soát liệu  Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát liệu  Kiểm sốt q trình nhập liệu  Kiểm sốt chứng từ sổ sách  Ủy quyền xét duyệt c/ Kiểm tra độc lập 16 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn a b c d 17 Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát trình mua hàng trình nhận hàng trình tồn trữ trình nợ phải trả trả tiền 18 06/11/2015 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Yêu cầu mua hàng:  Tất NV mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng duyệt  Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin lập thành liên: a Kiểm sốt q trình mua hàng:  Yêu cầu mua hàng  Phê duyệt việc mua hàng  Lựa chọn nhà cung cấp  Đặt hàng  Xác nhận cam kết mua hàng • Phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị • Phải đánh số liên tục trước sử dụng  Thường xuyên theo dõi giấy đề nghị mua hàng phát hành 19 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Phê duyệt việc mua hàng: 20 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Lựa chọn nhà cung cấp:  Giao phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu hàng tồn kho  Phân nhiệm xét duyệt mua hàng cho cá nhân  Nếu đơn vị có định mức tồn kho tối thiểu, việc đặt hàng cần có phê duyệt 21 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Đặt hàng:  Đơn đặt hàng lập giấy đề nghị MH  Chỉ phận mua hàng phép đặt hàng  Theo dõi chặt chẽ việc phát hành sử dụng đơn đặt hàng in sẵn  Thông báo NCC biết người có thẩm quyền đặt hàng với nhóm hàng  Theo dõi lô hàng hạn giao hàng chưa nhận 23  Đề nghị NCC báo giá có nhu cầu  Đối với hàng hóa giá trị cao phải đấu thầu  Hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng  Kỷ luật nhân viên nhận tiền hoa hồng  Mọi thông tin bảng báo giá phải ghi chép, lưu trữ, báo cáo người chịu trách nhiệm phê duyệt  Việc phê duyệt nhà quản lý cấp cao thực ủy quyền cho lãnh đạo phận mua hàng  Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt hàng xét duyệt  Quản lý danh sách NCC cập nhật thường xuyên 22 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn b Kiểm sốt q trình nhận hàng  Bộ phận nhận hàng cần tách biệt với phận đặt hàng  Khi nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng  Từ chối nhận hàng hàng giao không với đơn đặt hàng hay hợp đồng  Thiết kế mẫu biểu kiểm tra đặc tính hàng mua  Nhanh chóng chuyển hàng đến vị trí lưu trữ nơi cần sử dụng 24 06/11/2015 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Bảo quản hàng: c Kiểm soát trình tồn trữ  Bảo quản hàng  Kiểm kê kho  Các thủ tục kiểm soát quan trọng khác      Hàng phải dán nhãn bảo quản cẩn thận kho Giữ bí mật vị trí cách bố trí, quản lý kho Giao trách nhiệm bảo quản hàng cho thủ kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi Thủ kho xuất hàng có thị người có thẩm quyền  Sắp xếp ngăn nắp, khoa học theo thứ tự ưu tiên sử dụng  Kiểm tra định kỳ để phát hàng lỗi thời cần xử lý 25 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Kiểm kê kho: 26 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn d Kiểm soát nợ phải trả trả tiền  Cần tiến hành kiểm kê định kỳ đột xuất  Trước kiểm kê, phải xây dựng kế hoạch kiểm kê  Khi kiểm kê, cần giám sát chặt chẽ đảm báo hướng dẫn kế hoạch kiểm kê tuân thủ đầy đủ  Lập nhóm tái kiểm kê để kiểm kê lại ngẫu nhiên phiếu kiểm kê  Kết kiểm kê tổng hợp đối chiếu với sổ kho, sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho       Đảm bảo HD NCC chuyển đến phịng kế tốn KT cơng nợ kiểm tra đối chiếu HD với chứng từ khác KT công nợ phải tập hợp tất chứng từ liên quan đính kèm với PC/UNC trình kế tốn trưởng, giám đốc phê duyệt Nên hạn chế toán tiền mặt Theo dõi HD mà kế toán nhận khơng có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng Kế tốn cơng nợ cần mở hồ sơ theo dõi riêng HD chưa trả tiền, HD trả tiền 27 BÀI TẬP MẪU 28 BÀI TẬP MẪU (tt) Sau nhận yêu cầu khách hàng, nhân viên phục vụ ghi yêu cầu vào phiếu yêu cầu đánh số trước gồm liên: liên trắng liên vàng Nhân viên phục vụ chuyển phiếu yêu cầu vào quầy thu ngân Nhân viên thu ngân kí xác nhận giữ lại liên trắng, liên vàng chuyển xuống quầy pha chế 29 Sau pha chế xong, nhân viên pha chế ký xác nhận hoàn thành vào liên vàng chuyển thức uống cho nhân viên phục vụ đưa đến khách hàng Khách hàng yêu cầu toán tiền, nhân viên thu ngân lập phiếu tính tiền gồm liên: liên trắng liên vàng Thu ngân giao liên trắng cho nhân viên phục vụ chuyển cho khách hàng Nhân viên phục vụ nhận tiền từ khách hàng xin lại liên trắng, chuyển tiền liên trắng cho thu ngân 30 06/11/2015 BÀI TẬP MẪU (tt) BÀI TẬP MẪU (tt) Thu ngân nhận tiền liên trắng, đóng dấu xác nhận thu tiền vào liên phiếu tính tiền, sau chuyển liên trắng phiếu tính tiền phiếu trắng phiếu yêu cầu cho kế toán, giữ lại liên vàng phiếu tính tiền Kế tốn kí nhận nhập số liệu phiếu tính tiền vào máy Cuối ngày, nhân viên pha chế chuyển tất phiếu vàng phiếu yêu cầu cho kế toán Kế toán đối chiếu liên phiếu yêu cầu, tổng kết doanh thu chuyển toàn chứng từ cho chủ quán Nhân viên thu ngân chuyển liên vàng phiếu tính tiền toàn tiền cho chủ quán Chủ quán nhận tiền lưu chứng từ theo ngày a) Vẽ sơ đồ dịng liệu cho quy trình b) Vẽ lưu đồ chứng từ cho quy trình c) Đánh giá mơi trường kiểm sốt, nhận diện rủi ro d) Thiết lập thủ tục kiểm soát 31 32 3.3.1 Hoạt động quy trình kế toán bán hàng 3.3 Quy trình bán hàng Hoạt động bán hàng Báo cáo BH - Đơn đặt hàng Nhận đơn đặt hàng Trình duyệt Xử lý ĐĐH Đồng ý Lập lệnh bán hàng Trình duyệt - Giao HH/DV với Chuyển DL khách hàng Duyệt P.Thức T.tốn - Lập HĐ, theo dõi quy trình bán hàng Ghi chép Giao D.thu, Nợ P.thu KH TT cơng nợ Phiếu Xuất kho Kiểm tra Chuyển Xử lý Giao hàng kho Hợp đồng Hóa đơn bán hàng Chuyển -Thu tiền bán hàng HT báo cáo tài Ví Dụ: Quy trình Bán hàng Lưu trữ liệu quy trình bán hàng Sơ đồ dịng liệu quy trình kế tốn bán hàng 33 3.3.2 Xây dựng thủ tục kiểm soát bán hàng 34 3.3.2.1 Nghiên cứu mơi trường đánh giá rủi ro Xử lý đơn đặt hàng khách hàng  Đơn đặt hàng chấp nhận không phê duyệt  Đồng ý bán hàng khơng có khả cung ứng  Ghi sai hợp đồng bán hàng chủng loại, số lượng, đơn giá hay số điều khoản bán hàng, nhầm lẫn khách hàng Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Những hoạt động kiểm soát chung Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 35 36 06/11/2015 3.3.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Xét duyệt bán chịu  Bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo sách bán chịu dẫn đến hàng, khơng thu tiền  Nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu 37 3.3.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Lập hóa đơn  Bán hàng khơng lập hóa đơn  Lập hóa đơn sai giá trị, tên, mã số thuế, địa khách hàng  Khơng bán hàng lập hóa đơn 3.3.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Giao hàng  Giao hàng chưa xét duyệt  Giao hàng không chủng loại, chất lượng, số lượng, khách hàng  Hàng hóa bị thất q trình giao hàng  Phát sinh thêm chi phí ngồi dự kiến q trình giao hàng 38 3.3.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Ghi chép doanh thu  Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn toán  Ghi sai niên độ doanh thu nợ phải thu  Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sai sót hóa đơn 39 3.3.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro  Theo dõi nợ phải thu khách hàng  Quản lý nợ phải thu khách hàng  Khoản tiền toán KH bị chiếm đoạt  Xóa số nợ phải thu khách hàng khơng xét duyệt  Nợ phải thu bị thất thoát không theo dõi chặt chẽ  Không lập lập dự phịng phải thu khó địi khơng  Khơng đánh giá lại NPT KH có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ  Không khai báo khoản NPT KH bị chấp 41 40 3.3.2.2 Những thủ tục kiểm sốt chung a Phân chia trách nhiệm: phân cơng tách biệt phận sau:  Bộ phận bán hàng  Bộ phận xét duyệt bán chịu  Bộ phận giao hàng  Bộ phận lập hóa đơn  Bộ phận kho  Bộ phận theo dõi nợ phải thu  Kế tốn nợ phải thu KH khơng kiêm nhiệm việc thu tiền 42 06/11/2015 3.3.2.2 Những thủ tục kiểm sốt chung b Kiểm sốt xử lý thơng tin  Kiểm soát chung  Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát chứng từ sổ sách  Ủy quyền xét duyệt c Kiểm tra độc lập 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn cụ thể a Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng xét duyệt bán chịu b Kiểm soát q trình giao hàng lập hóa đơn c Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng 43 44 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn cụ thể 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn cụ thể a Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng xét duyệt bán chịu:  Xác minh người mua  Đối chiếu đơn giá đơn đặt hàng khách hàng với bảng giá thức  Xác nhận khả cung ứng  Lập lệnh bán hàng  Xét duyệt bán chịu b Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn: 45 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn cụ thể c Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng:  Phương thức bán hàng thu tiền mặt:      Khuyến khích tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng Sử dụng HD bán hàng, khuyến khích khách hàng nhận HD Lưu trữ bảo mật thông tin giao dịch tập tin máy tính Cuối ngày phải tiến hành đối chiếu tiền mặt quỹ với số liệu thủ quỹ ghi chép Tách biệt chức ghi chép việc thu tiền với chức hạch toán thu tiền 47  Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đánh số thứ tự trước sử dụng Chứng từ vận chuyển phải khách hàng ký nhận Khi lập hóa đơn phải vào:   • • •   Chứng từ vận chuyển KH ký nhận Đơn đặt hàng đối chiếu với ctu vận chuyển Hợp đồng giao hàng Cử người kiểm tra lại ngẫu nhiên thông tin HD HD nên lập sau hoàn tất việc giao hàng 46 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn cụ thể c Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng:  Phương thức bán chịu:  Định kỳ, đối chiếu số liệu kế toán với chứng từ liên quan hay số liệu phận khác  Bộ phận theo dõi nợ phải thu đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng  Định kỳ lập báo cáo số dư nợ phải thu, số hàng bán bị trả lại theo nhân viên/ địa điểm bán hàng 48 06/11/2015 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn cụ thể c Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng:  Phương thức bán chịu: (tt)  Định kỳ lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, xếp theo đối tượng KH  Ban hành sách lập dự phịng phải thu khó địi, xóa sổ nợ phải thu khó địi  Định kỳ in báo cáo số dự phịng phải thu khó địi đề nghị trích lập, số nợ khó địi xóa sổ theo nhân viên theo dõi công nợ  Trường hợp KH vừa người mua vừa người bán cần theo dõi riêng công nợ TK phải thu phải trả độc lập mã KH 3.4 Quy trình sản xuất Hoạt động sản xuất  Thiết kế sản phẩm DL  Lập kế hoạch sản Baùo caùo sx quy trình SX xuất  Sản xuất  Tính giá thành nhập kho thành HT BCTC phẩm 49 50 3.4.1 Hoạt động quy trình kế tốn sản xuất Các hoạt động Thiết kế sản phẩm: Thiết kế sản phẩm, xác định yêu cầu NVL, Trình tự sản xuất Lập kế hoạch sản xuất: Hoạch định sản xuất, Lệnh sản xuất, Nhu cầu NVL Sản xuất: Thực sản xuất, Sử dụng nguồn lực, Kết sản xuất Tính giá thành: Tập hợp chi phí, Tổng hợp CP sản xuất, Đánh giá SPDD, Tính giá thành BC tình hình sản xuất Phân xưởng Sản xuất Dữ liệu HTK Lệnh sản xuất, Phiếu xuất kho Kiểm soát HTK Kiểm soát SX Yêu cầu sản xuất Thiết lập kế hoạch SX BC đối chiếu HTK BC chi phí SX DL SX Bao cao tình hình SX Quản đốc Phân xưởng Phiếu tính giá thành Bộ phận kế toán giá thành 51 3.4.2 Xây dựng thủ tục kiểm soát sản xuất Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Những hoạt động kiểm soát chung Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 52 3.5 Quy trình tài Hoạt động tài - Đầu tư tài - Chi phí tài Báo cáo TC DL quy trình tài TT HT BCTC 53 54 06/11/2015 3.5.1 Hoạt động quy trình kế tốn tài NHẬN ĐỀ NGHỊ THANH TỐN KIỂM SỐT THU TIỀN NHẬN YÊU CẦU THANH TOÁN KIỂM SOÁT CHI TIỀN 3.5.2 Xây dựng thủ tục kiểm sốt tài Lưu trữ liệu quy trình tài Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Những hoạt động kiểm soát chung Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn KIỂM SOÁT TỒN QUỸ 55 3.5.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Thu tiền: 56 3.5.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Chi tiền: Thu trực tiếp từ bán hàng - Thu tiền từ KH bị nhân viên bán hàng/ thu ngân chiếm dụng, biển thủ - Tiền thu không với giá trị hàng bán hóa đơn bị tính sai Thu nợ khách hàng - Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền thu được/ khơng nộp kịp thời - Xóa sổ nợ phải thu để chiêm dụng tiền thu - Ghi chép khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng, thiếu sót, trùng lắp nghiệp vụ Thu tiền từ thẻ tín dụng - Khơng cập nhật kịp thời, ghi nhận sai số tiền thu thẻ tín dụng - Không bảo mật thông tin KH nên người khác sử dụng thơng tin để thu lợi - Chi trả NCC - Chi mua CCDC - Chi tiếp khách - Chi quảng cáo, tiếp thị - Chi cơng tác phí - Chi văn phịng phẩm - Chi dịch vụ mua (điện, nước,…) - Ghi chép khoản chi trả tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng theo dõi, ghi chép thiếu sót trùng lắp nghiệp vụ - Chi sai số tiền cần chi chứng từ liên quan hóa đơn mua hàng, phiếu giao hàng, biên nợ… - Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng sai giá thoải thuận - Chi trả cho khoản phí, khoản mua hàng, dịch vụ khơng có thực, khơng phê duyệt, khơng phù hợp với sách đơn vị - Chi khơng mục đích hay nhu cầu - Chi vượt mức cần thiết - Lạm dụng để chi cho cá nhân - Chi không kịp thời  khơng hưởng chiết khấu tốn hay phải trả thêm lãi suất hạn - Thực việc chuyển khoản rút tiền ngân hàng không phép 57 3.5.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Số dư tiền: - Số tiền tồn quỹ thực tế sai lệch so với sổ sách báo cáo - Số dư - Tiền tồn quỹ bị cắp, bị thủ quỹ chiếm dụng, tham ô tiền - Tiền tồn quỹ dẫn đến thiếu hụt tiền cần nhiều làm giảm khả sinh lời 59 58 3.5.2.2 Những mục tiêu kiểm soát chung  Sử dụng nhân viên có lực trung thực  Phân chia trách nhiệm đầy đủ  Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin  Kiểm soát chung: kiểm soát đối tượng sử dụng; kiểm soát liệu  Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát liệu; kiểm sốt q trình nhập liệu  Kiểm sốt chứng từ sổ sách  Ủy quyền xét duyệt  Phân tích rà sốt  Bảo vệ tài sản 60 10 06/11/2015 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn I Những thủ tục kiểm soát cụ thể tiền mặt a Kiểm soát thu tiền mặt b Kiểm soát chi tiền mặt c Kiểm soát tồn quỹ tiền mặt II Những thủ tục kiểm soát cụ thể tiền gửi a Kiểm soát thu tiền gửi b Kiểm soát chi tiền gửi c Kiểm soát số dư tiền gửi 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn I.a Kiểm soát thu tiền mặt  Thu tiền trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ  Thu nợ khách hàng  Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại 61 62 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn I.b Kiểm soát chi tiền mặt  Chi trả tiền cho nhà cung cấp việc mua tài sản  Thanh toán khoản chi tiêu khác đơn vị I.c Kiểm soát tồn quỹ tiền mặt  Bảo quản chặt chẽ, giao thủ quỹ chịu trách nhiệm, thủ quỹ kiểm kê cuối ngày  Tiền phải để két sắt, niêm phong trước  Xác định mức tồn quỹ thích hợp 63 64 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn II.a Kiểm soát thu tiền gửi  Thu nợ khách hàng • • • • • • • II.a Kiểm soát thu tiền gửi  Thu tiền từ thẻ tín dụng Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư Đóng dấu vào mặt sau séc Lập danh sách séc nhận Lập danh sách séc ký thác vào ngân hàng Ghi sổ kế toán Ghi giảm công nợ Điều tra séc chưa đủ thông tin • Mở riêng tài khoản NH cho khoản thu tiền qua thẻ tín dụng • Hạn chế tiếp cận thơng tin thẻ tín dụng • Đối chiếu khoản thu tín dụng nghiệp vụ nhận tiền 65 66 11 06/11/2015 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn II.b Kiểm soát chi tiền gửi  Tách biệt chức người giữ séc, người phê chuẩn, người ghi sổ kế toán  Tất nv chi qua NH phải phê chuẩn  Phải có chứng từ gốc kèm theo  Có người độc lập sử lý khiếu nại KH-NCC  Kiểm tra độc lập lại toán thẻ tín dụng  Tách biệt chức viết séc, ký séc, chuyển séc 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn II.c Kiểm soát số dư tiền gửi  Định kỳ đối chiếu sổ sách kế toán với sổ phụ ngân hàng  Cất giữ séc nơi an toàn  Lưu trữ danh sách séc sử dụng cập nhật thường xun 67 3.6.1 Hoạt động quy trình kế tốn tiền lương 3.6 Quy trình quản lý tiền lương Báo cáo nhân Hoạt động quản lý tiền lương Kiểm sốt nhân DL quy trình quản lý TLương 68 TT HT BCTC CHẤM CÔNG BẢNG CHẤM CÔNG CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN TÍNH LƯƠNG, CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ TRẢ LƯƠNG CNV NỘP TIỀN CHO NHÀ NƯỚC BẢNG LƯƠNG, CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN GHI SỔ KẾ TOÁN 69 3.6.2 Xây dựng thủ tục kiểm soát tiền lương Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Những hoạt động kiểm soát chung Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 71 70 3.6.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Thu thập chứng từ ban đầu để tính lương  Sai sót chấm cơng, tính tốn số lượng sản phẩm dịch vụ hồn thành  Tính cơng cho NV khơng có thật  Sai phạm cập nhật liệu nhân  Thiếu thủ tục khiến chi phí tiền lương khơng khấu trừ tính thu nhập chịu thuế 72 12 06/11/2015 3.6.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro 3.6.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Tính lương khoản khấu trừ  Tính sai tiền lương phải trả  Tính lương cho số nhân viên nghỉ việc  Tính lương khơng xác sai chức danh, chức vụ, cấp bậc, phận…  Khấu trừ sai không khấu trừ khoản  Không tuân thủ pháp luật mức lương tối thiểu, mức tiền công làm ngày lễ, chủ nhật Phát hành séc trả lương  Chậm trễ sai sót việc trả lương  Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền người lao động khơng có thật 73 3.6.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro 74 3.6.2.2 Những hoạt động kiểm soát chung Nộp thuế TNCN khoản khấu trừ  Chậm nộp không nộp khoản khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước Phân chia trách nhiệm chức  Bộ phận nhân sự; Bộ phận sử dụng lao động; Bộ phận tính lương; Bộ phận trả lương Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin  Kiểm sốt chung: kiểm sốt đối tượng sử dụng; kiểm soát liệu  Kiểm soát ứng dụng: kiểm sốt liệu, kiểm sốt q trình nhập liệu Kiểm tra độc lập việc thực Phân tích, rà sốt, đánh giá tính hợp lý chi phí tiền lương 75 76 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn a Xây dựng sách tiền lương b Kiểm sốt q trình lập bảng chấm công tài liệu liên quan để tính lương c Kiểm sốt q trình tính lương khoản khấu trừ d Kiểm sốt q trình trả lương e Kiểm sốt q trình nộp thuế TNCN khoản khấu trừ 77 a Xây dựng sách tiền lương  Căn vào mức đóng góp nhân viên  Căn vào thị trường lao động  Căn vào tình hình kinh doanh khả tài đơn vị  Căn vào cơng nhân viên phịng ban phận đơn vị  Căn vào giá trị vật chất tinh thần mà đơn vị trao cho nhân viên  Căn vào pháp luật hành quy định đơn vị 78 13 06/11/2015 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn b Kiểm sốt q trình lập bảng chấm cơng tài liệu liên quan để tính lương  Lập chứng từ ban đầu làm sở tính lương  Kiểm tra đầy đủ chứng từ ban đầu tiền lương  Kiểm tra nội dung chứng từ ban đầu tiền lương 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn c Kiểm sốt q trình tính lương khoản khấu trừ  Ban hành sách tiền lương rõ ràng  Kịp thời cập nhật biến động nhân  Phân cơng người có thẩm quyền phê duyệt thay đổi tính lương  Phân cơng người có thẩm quyền phê duyệt bảng lương  Chuyển chứng từ cho kế toán hạch toán kịp thời 79 80 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn c Kiểm sốt q trình tính lương khoản khấu trừ (tt)  Định kỳ đối chiếu lương thực tế với kế hoạch  Phân cơng nhân viên kiểm tra lại việc tính lương khoản khấu trừ d Kiểm sốt q trình trả lương  Phiếu đề nghị toán phải gửi cho người có thẩm quyền xét duyệt  Khi nhận lương trực tiếp người lao động phải ký nhận lên bảng toán lương  Nếu chi lương qua tài khoản ngân hàng nên mở tài khoản chuyên chi lương  Bảng toán lương phải chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán 81 82 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể giai đoạn 3.7 Quy trình quản lý TSCĐ hữu hình e Kiểm sốt q trình nộp thuế TNCN khoản khấu trừ  Phải phê duyệt trước chi lương  Định kỳ phân tích tổng quát tính hợp lý quỹ lương  Người lao động phải ký nhận lương trực tiếp chi trực tiếp qua tài khoản ngân hàng Baùo caùo TSDH Hoạt động quản lý TSCĐ hữu hình  Kiểm sốt Tài sản dài hạn DL quy trình quản lý TSCÑ TT HT BCTC 83 84 14 06/11/2015 3.7.1 Hoạt động quy trình kế tốn TSCĐ hữu hình 3.7.2 Xây dựng thủ tục kiểm sốt TSCĐ hữu hình MUA TSCĐ GHI NHẬN TSCĐ THANH LÝ TSCĐ PHÊ CHUẨN KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ GIAO TRÁCH NHIỆM QL TSCĐ SOÁT XÉT ĐỊNH KỲ VỀ THANH LÝ TSCĐ LẬP PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA & XÉT DUYỆT LẬP BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ LẬP PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH LÝ CHỌN NCC LẬP ĐƠN HÀNG HỢP ĐỒNG GHI SỔ KẾ TOÁN TSCĐ KIỂM TRA VIỆC NHẬN TIỀN THANH LÝ Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Những hoạt động kiểm soát chung Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn 85 3.7.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro 86 3.7.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Quyết định đầu tư TSCĐ  Đầu tư khơng  lãng phí, cân đối tài  Mua cho cá nhân tính vào TS đơn vị  Mua TSCĐ với giá cao Sử dụng TSCĐ  Sử dụng không mục đích  Sử dụng khơng cơng suất  Sử dụng cho mục đích cá nhân  Đánh cắp TSCĐ 87 3.7.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro 88 3.7.2.1 Nghiên cứu môi trường đánh giá rủi ro Ghi nhận thông tin TSCĐ  Ghi chép khơng xác kịp thời  Chọn pp khấu hao khơng phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng TSCĐ  Không ghi chép kịp thời chi phí bảo trì  Khơng ước tính rủi ro xảy ra, không mua bảo hiểm cho TSCĐ có giá trị lớn  Thất TSCĐ khơng kiểm kê định kỳ 89 Thanh lý TSCĐ  Không xóa sổ TSCĐ lý  Nhượng bán với giá thấp  Tham ô TSCĐ 90 15 06/11/2015 3.7.2.2 Những hoạt động kiểm soát chung 3.7.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ hữu hình Phân chia trách nhiệm đầy đủ Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin Kiểm tra độc lập Kiểm soát vật chất Phân tích rà sốt 91 Đề xuất mua tài sản Xét duyệt mua tài sản Lựa chọn nhà cung cấp Lập đơn đặt hàng Nhận tài sản cố định Ghi nhận tài sản cố định 92 3.7.2.3 Những hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn Giao trách nhiệm quản lý tài sản Kiểm kê tài sản Tính ghi chép khấu hao TSCĐ 10.Ghi nhận nợ phải trả toán cho NCC 11.Thủ tục kiểm soát việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ 12.Thủ tục lý tài sản cố định 93 16