Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty

LỜI NÓI ĐẦU Với sự phát triển của nền kinh tế, nước ta hiện nay tồn tại nhiều loại hình doanh nghiệp. mỗi loại hình bao gồm một lượng lớn các công ty, doanh nghiệp . made in Việt Nam theo đúng nghĩa và một lượng không nhỏ đến từ các nước bên ngoài.Có được những điều này là nhờ vào chính sách đổi mới, mở cửa của Đảng, Chính phủ và nhà nước ta. Bên cạnh mặt tích cực khó khăn và thách thức chờ đợi ở phía trước: trình độ quản lý của chúng ta chưa cao, nhân lực chưa đồng đều về trình độ, những nề nếp cũ của nền kinh tế bao cấp vẫn đang tồn tạI, sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp liên doanh/100% vốn nước ngoài với những lợi thế không thể phủ nhận. Vì vậy,muốn đạt được 1 vị thế vững chắc trên trường trong nước và cao hơn nữa-trường quốc tế- để có thể mang lại lợi nhuận cao nhất, mỗi doanh nghiệp phải phát huy hết tiềm năng, tận dụng tối đa nguồn lực của chính mình. Công tác hạch toán kế toán không ngoài mục đích này. Nó giúp cho doanh nghiệp quản lý một cách tốt nhất về tình hình tài chính, hỗ trợ cho việc ra quyết định vi hay vĩ mô của các nhà quản lý. Đồng thời nó cung cấp cho nhà nước những thông tin chính xác, trung thực, giúp nhà nước điều hành, quản lý nền kinh tế.Nhìn chung, việc nhận thức tầm quan trọng của hạch toán kế toán nếu chuẩn xác và đúng đắn, từ nhận thức biến thành bộ máy kế toán hợp lý sẽ mang lại thành công cho 1 doanh nghiệp. Trong những năm học tập nghiên cứu rồi hình thành những kiến thức nền tảng ban đầu về kế toán, em đã thấy được sự cần thiết của nó đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nhưng tất cả mới chỉ trên lý thuyết là phần lớn. Rất may mắn là trong năm thứ 3 này, nhà trường cũng như khoa kế toán-kiểm toán đã tạo cơ hội nên em đã có dịp kiến tập phần hành kế 1 toán tại 1 doanh nghiệp thương mại- công ty TNHH dược phẩm Việt Anh. Nhờ sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn, thêm vào đó là sự tận tình của các bác, cô chú và anh chị tại công ty, đặc biệt là tại phòng kế toán, em đã có được những kiến thức đầy tính thực tế và hiểu thêm rất nhiều về quy trình kế toán cũng như cách làm,cách ghi chép vào sổ .Không có tất cả những sự giúp đỡ đó, có lẽ báo cáo kiến tập kế toán tại công ty TNHH dược phẩm Việt Anh này đã không thể hoàn thành. Em xin chân thành cảm ơn! * Báo cáo này sẽ gồm 3 phần chính: - Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH dược phẩm Việt Anh - Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty - Phần 3: Đánh giá và nhận xét cũng như một vài ý kiến đóng góp của em về bộ máy kế toán tại công ty 2 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY I, Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1, Thông tin chung: -Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh là tên đầy đủ của công ty. Trụ sở chính tại ngõ 64/49 Nguyễn Lương Bằng- Đống Đa- Hà Nội. -Mã số thuế: 0100374993 -Chủ tịch hội đồng thành viên: Bà Nguyễn Thị Ngọc -Công ty có 3 thành viên góp vốn. Thành viên góp nhiều nhất chiếm 85% tổng số vốn điều lệ,góp ít nhất là 5%. Còn lại 10% thuộc về thành viên còn lại. Tổng số vốn điều lệ hiện nay là 5 tỷ đồng. 2, Quá trình thành lập và phát triển: 2.1,Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề và tình hình kinh doanh: Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh được thành lập theo Quyết định số 530/QĐ-UB ngày 30/01/1993 của Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà nội với chức năng chính là mua bán thuốc chữa bệnh, dụng cụ y tế và nguyên liệu sản xuất thuốc. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 040641 ký ngày 02/02/1993. Tính cho đến nay, công ty đã hoàn thành đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Mạng lưới phân phối mua bán thuốc của công ty ngày càng mở rộng, không chỉ riêng các tỉnh miền Bắc mà còn vươn tới các tỉnh thành phía Nam. Công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh là nhà phân phối cho rất nhiều xí nghiệp, công ty, hãng sản xuất dược phẩm trong và ngoài nước như: Viện 3 Công nghiệp Dược TP. HCM, Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm, Xí nghiệp Dược phẩm TW 1, Công ty Dược liệu TW 1, Xí nghiệp Dược phẩm TW 2, Hãng Polfa Tarchomin S.A. (Ba Lan), Nida Pharma Incorporation (thái lan), inBioNet Corporation (Hàn Quốc), Bioton SA (Ba Lan). Đặc biệt Công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh còn phân phối nhiều sản phẩm vào hầu hết các Bệnh viện trên địa bàn Hà nội và các Bệnh viện tỉnh như: Bệnh viện Bạch Mai, Viện Lao và bệnh phổiTW, Bệnh viện Quân y 103, Bệnh viện E, Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Thanh nhàn, BV Việt Nam CuBa, Bệnh viện Đống Đa, BV Đa khoa Đức Giang, Bệnh viện Mắt TW, Bệnh viện ĐK TW Uông Bí, Bệnh viện ĐK tỉnh Nam Định, Bệnh viện Việt Tiệp (hải phòng), BV tỉnh Phú Thọ, BV nhi tư Số lượng, chủng loại các sản phẩm kinh doanh chính trong 5 năm gần đây: + Số lượng: 4.000 mặt hàng. + Chủng loại: nhiều chủng loại gồm thuốc kháng sinh, thuốc thường, thuốc độc… Lĩnh vực kinh doanh thuốc không phải là dễ dàng đối với 1 công ty quy mô nhỏ và thành lập chưa lâu như Việt Anh.Sự mở cửa của việc gia nhập WTO đã khiến rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn.cái phải đối mặt bây giờ không chỉ là các công ty trong nước mà cả các công ty nước ngoài. Cạnh tranh diễn ra gay gắt và khốc liệt trên cả phương diện thị trường phân phối và mặt hàng thuốc nội và thuốc ngoại.người tiêu dung Việt Nam nhìn chung ưa chuộng hàng thuốc ngoại hơn là thuốc của các công ty trong nước sản xuất. Chính vì vậy, việc xem xét, cân nhắc, quyết định xem cơ cấu thuốc mua, bán rất quan trọng. Quy luật đào thải khiến cho mọi công ty, muốn tồn tại và phát triển, phải nỗ lực rất lớn.Và Việt Anh, với những gì đạt được, đang dần dần 4 khẳng định vị thế và chiếm lĩnh thị trường một cách đầy vững chắc và ổn định. 2.2,Một vài kết quả đạt được: Sau đây là một vài kết quả mà công ty đạt được trong quãng thời gian hoạt động: + Số lượng lao động ban đầu của công ty lúc ban đầu chỉ vỏn vẹn 12 ngườI, đến nay đã tăng lên đến 70 người. Trong đó dược sĩ đại học 8 ngườI, trung cấp 6 người và dược tá là 50 người. + Về vốn điều lệ: Trong năm ban đầu thành lập, số vốn điều lệ của công ty mới chỉ vỏn vẹn 200 triệu đồng. Đến thời điểm hiện tại, số vốn này đã tăng lên 5 tỷ, tức tăng 25 lần trong vòng 15 năm. Điều này chứng tỏ công ty đã không ngừng mở rộng về quy mô và tình hình kinh doanh phát triển tốt. + Về doanh số thực hiện, từ 1 tỷ/ năm tại thời điểm mới đi vào hoạt động đến nay đã là 150 tỉ đồng, tăng gấp 150 lần chỉ trong vòng 15 năm ( 1993 -2008). Số lượng khách hàng đã tăng lên vô cùng lớn. Số thuế phải nộp tăng từ 10 đến 15 triệu đồng/tháng nay đã tăng lên 150 đến 180 triệu đồng/ năm. + Về chế độ đối với người lao động, doanh nghiệp thực hiện khá tốt. BH y tế, BHXH đóng đầy đủ. Hiện tại khoảng 30 nhân viên có thẻ khám chữa bệnh. Thực hiện đúng ngày làm 8h, có chế độ nghỉ phép. Tổ chức tham quan du lịch cho cán bộ công nhân viên hàng năm trích từ quỹ phúc lợi thu nhập người lao động bình quân tăng từ 300.000đ lên đến 2,2 triệu đồng/người. đời sống của họ được cải thiện đáng kể. 5 Ta lấy ví dụ về doanh thu thực hiện trong vòng 3 năm gần đây: Báo cáo kết quả kinh doanh trong vòng 3 năm trở lại đây Dv:triệu đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu thực hiện 136.039 140.590 153.000 lãi trước thuế 219,44 225 252,8 lãi sau thuế 158 162 182 Nhìn vào những số liệu trên ta có thể thấy doanh thu thực hiện không ngừng tăng lên. Năm sau hơn năm trước khoảng 10 tỷ đồng. lãi sau thuế các năm năm 2005 đến 2006 tăng 4 triệu đồng, nhưng đến năm 2007 tăng lên 20 triệu so với năm 06. Nguyên do có thể trong năm này nền kinh tế nước ta tăng trưởng cao với những sự kiện lớn như gia nhập WTO, sự bùng nổ của thị trường chứng khoán tình hình kinh doanh như vậy là khá khả quan. Trước hết là lãi, và lãi không ngừng tăng. Mong là công ty tiếp tục duy trì tốt trong năm 2008 này. 6 II, Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: 1, Quy trình mua, bán hàng hoá: *Kênh phân phối trực tiếp (từ công ty trực tiếp đến khách hàng) Khách hàng của công ty không chỉ là những bệnh viện, những công ty dược phẩm, những nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà NộI, nơi trụ sở công ty toạ lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc thậm chí cả miền Trung và miền Nam. Do đó việc có một quy trình đảm bảo nhanh, gọn, kịp thờIđồng thời đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết. Dù khách hàng ở xa hay gần thì quy trình mua bán hàng hoá của công ty có thể tóm gọn qua sơ đồ sau đây: Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hoá (ở đây là thuốc) diễn ra khép kín. Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng mua bán thuốc, với những thoả 7 Khách hàng Bộ phận kho BP kế toán bán hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Hàng hoá Nhà cung cấp thuận được 2 bên cùng chấp nhận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin với phòng kinh doanh và ngược lại nếu có bất kỳ vấn đề gì phòng kinh doanh sẽ báo cáo lại với giám đốc. Thông tin luôn luôn diễn ra theo 2 chiều, đảm bảo không có gì khúc mắc.Từ yêu cầu khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổi với bộ phận kho về lượng hàng hóa tồn kho. Nếu không đủ với đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho hoặc chuyển luôn cho khách hàng. Số lượng, tên thuốc khách hàng cần sau đó sẽ đc phòng kinh doanh chuyển xuống bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống, có thắc mắc trao đổi lại với phòng này, sau đó sẽ viết phiếu xuất kho chuyển cho kế toán bán hàng trên máy xuất hoá đơn. Hoá đơn này được đưa xuống bộ phận kho. Bộ phận kho xuất kho hàng hoá sau khi đã có và không vướng mắc gì về hoá đơn. Hàng hoá được chuyển đến tay khách hàng. đối với khách hàng ở xa thì công ty có đội xe gồm 6 chiếc xe chở hàng đưa đến tận nơi. Đến đây kết thúc một quy trình mua,bán hàng.Việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp sẽ do thủ quỹ phụ trách. Có thể thấy rằng quy trình này diễn ra khá hoàn hảo. Có được sự trao đổi thông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan. Giám đốc điều hành và giám sát. Việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng, kịp thời kể cả các khách hàng ở tỉnh xa đã khiến công ty chiếm được thiện cảm, lòng tin của khách hàng. Chính vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty không ngừng phát triển. Mạng lưới phân phối ngày càng rộng. Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều hơn. Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình này qua nhiều khâu trung gian, sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn. Đặc biệt sẽ chậm tiến độ nếu khách hàng ở xa cần hàng ngay. Do đó công ty cần tìm biện pháp hợp lý điều chỉnh cho phù hợp. 8 Kênh phân phối qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc: ngoài kênh phân phối trực tiếp như đã trình bày ở trên, công ty có những cửa hàng thuốc, quầy thuốc phân phối đến người tiêu dùng. Mô hình như sau: Công ty Khách hàng/người tiêu dùng Công ty sẽ gửi thuốc cho các cửa hàng,quầy thuốc treo biển công ty. Đây có thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty. Các đại lý này sẽ được hưởng chiết khấu, giá ưu đãi hơn. Hàng tháng sẽ khoán cho các đại lý này bán 1 lượng hàng nhất định. Tiền bán hàng thu được sẽ nộp cho công ty theo giá như trên. lãi các cửa hàng, quầy thuốc sẽ được hưởng. Đầy là một kênh phân phối mà tiếp cận dễ dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ hơn. Tuy nhiên, do qua khâu trung gian nên giá cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn. Kết hợp cả 2 kênh phân phối trên, công ty ngày càng phát triển thị trường của mình. Kênh này bổ trợ, bù đắp thiếu sót cho kênh kia. Nhưng những cửa hàng thuốc này mới chỉ ở Hà Nội. Hy vọng trong tương lai sẽ phát huy hệ thông kênh phân phối cấp 2,3 … và trên nhiều tỉnh thành trên cả nước. Cửa hàng, quầy thuốc 9 2, Bảng cân đối kế toán công ty 3 năm gần đây: D/vị: triệu đồng Chỉ tiêu 05 06 Chênh lệch 05 với 06 07 Chênh lệch 06 với 07 tài sản 20.700 28.450 7.750 28.220 (230) I, TS lưu động và đầu tư ngắn hạn 17.800 24.500 6.700 23.020 (1480) - Quỹ TM 63 155 92 1.000 845 - TGNH 1.950 1.236 (714) 2.900 1.664 -phải thu KH 3.300 2.100 (1200) 420 (1.680) -VAT được ktrừ 68 250 182 0 - Hàng tồn kho 12.000 20.800 8.800 19.000 (1.800) - Lưu động khác 130 0 (130) 0 II, TS dài hạn và đầu tư dài hạn khác 2.900 3.950 1.050 5.200 1.250 -Ng.giá TSCĐ 1.000 1.020 20 1.800 780 -Hao mòn luỹ kế (600) (630) (30) (550) -Khoản đầu tư tài chính khác 2.500 3.550 1.050 4.000 450 Nguồn vốn 20.700 28.450 7.750 28.220 (230) I, Nợ phải trả 18.000 25.600 7.600 22.050 (3.550) -Vay ngắn hạn 5.400 6.100 700 12.700 6.600 -Ptrả người bán 12.600 19.500 6.900 9.350 (10.150) II, Vốn CSH 2.700 2.850 150 6.170 3.280 -Nguồn vốn kd 2.000 2.000 0 5.000 3.000 -lợi nhuận chưa phân phốI 570 710 140 920 210 -Quỹ xí nghiệp 130 140 10 250 110 10