ĐỀ tài phân tích công cụ KPI, liên hệ thực tiễn doanh nghiệp

(Mẫu 1: Bìa ngoài) TRNG I HC VINH KHOA KINH TẾ NGUYỄN ANH DŨNG TIỂU LUẬN HỌC PHÂN: ĐỀ TÀI: Phân tích cơng cụ KPI, liên hệ thực tiễn doanh nghiệp Nghệ An, tháng / năm 2021 (MÉu 2: B×a trong) TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA KINH TẾ TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: Phân tích cơng cụ KPI, liên hệ thực tiễn doanh nghiệp Người hướng dẫn Học viên thực Lớp/Địa điểm GVHD: TS Vũ Việt Hằng : TS HỒ THỊ DIỆU ÁNH : NGUYỄN ANH DŨNG : K28 QTKD Nghệ An, tháng/ năm Trang Lời mở đầu Sức mạnh quốc gia tổng hợp từ sức mạnh người đất nước Đối với tổ chức vậy, để tạo nên sức mạnh cho tổ chức cần phải biết gắn kết, phát huy sức mạnh thành viên Trong doanh nghiệp Việt Nam nay, việc thu hút, trì phát triển nguồn nhân lực vô quan trọng, yếu tố sống doanh nghiệp Tuy nhiên, để quản trị học nâng cao hiệu quả, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp người lao động cần phải có cơng cụ đo lường đánh giá hiệu cơng việc mang tính định lượng cao để đảm bảo việc đánh giá mang tính minh bạch, rõ ràng, cụ thể, cơng hiệu Vì việc xây dựng áp dụng KPI – số thành tích cốt yếu vấn đề mà doanh nghiệp Việt Nam quan tâm Bài nghiên cứu Nhóm thực hướng dẫn Cơ TS Hồ Thị Diệu Ánh trình bày chủ yếu phân tích KPI ví dụ thực tiễn áp dụng KPI doanh nghiệp Việt Nam Vì thời gian có hạn nên đề tài tập trung đánh giá số KPI quản trị học nâng cao với nội dung sau: • Tổng quan KPI • Tiến trình xây dựng số KPI • Các số đánh giá hiệu QTNNNL • Các bước xây dựng KPI doanh nghiệp VN • Một số ví dụ thực tiễn Bài viết cịn nhiều thiếu sót, mong bạn tận tình góp ý để hồn thiện Chân thành cám ơn! Thực Nguyễn Anh Dũng Mục lục I Tổng quan KPI Định nghĩa Mục đích Đặc điểm a KPI phản ánh mục tiêu doanh nghiệp b Tiêu chuẩn KPI .5 c Các số phi tài Ưu điểm Nhược điểm II Tiến trình xây dựng số KPI: Bước 1: Phát triển KPI định mục tiêu thực Bước 2: Định giá tiêu chuẩn thực Bước 3: Giám sát mức độ thực Bước 4: Cải thiện tiêu chuẩn thực .9 III Các số đánh giá hiệu Quản trị học nâng cao 10 Khái niệm: .10 Phân loại số KPI QTNNL DN .10 Phân tích số số KPI QTNNL 10 a KPI tuyển dụng bố trí 10 b KPI đào tạo .11 c KPI hệ thống tiền lương, thưởng, phúc lợi .11 d KPI tỷ lệ nghỉ việc 12 e KPI thời gian làm việc 12 f KPI an toàn lao động .12 g KPI quan hệ lao động 12 h KPI hoạt động cải tiến, sáng kiến 12 i KPI chi phí hoạt động phận tổ chức quản trị học nâng cao 12 j Các KPI đánh giá tổng hợp kết quản trị học nâng cao .12 IV Các bước xây dựng KPI DN Việt Nam .13 Các bước xây dựng .13 Một số mô hình áp dụng .14 a Bảng KPI Tổng hợp GĐ Dự án 14 b Bảng tự chấm KPI hàng ngày GĐ dự án 15 c Bảng KPI Tổng hợp Thư ký kinh doanh .16 d Bảng tự chấm KPI hàng ngày Thư ký kinh doanh .17 V Danh mục tài liệu tham khảo 22 I Tổng quan KPI Định nghĩa - Key Performance Indicator – KPI: có nghĩa số then chốt đo lường kết thực công việc, công cụ đo lường, đánh giá hiệu công việc thể qua số liệu, tỉ lệ, tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu hoạt động tổ chức phận chức hay cá nhân Mục đích: - KPI công cụ đại giúp cho nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành mục tiêu quản lý chương trình hành động cụ thể cho phận, lĩnh vực (về nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, suất nguồn nhân lực,về an toàn lao động, làm việc,về lương, đánh giá côngviệc,về hoạt động cải tiến,về long trung thành, tài chính, sản xuất chất lượng, quảng cáo…) cá nhân Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc tổ chức, tự quản lý công việc nhóm, cá nhân Hay nói cách khác, KPI mục tiêu cơng việc mà tổ chức, phịng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt để đáp ứng yêu cầu chung - Thông thường chức danh có mơ tả cơng việc kế hoạch làmviệc hàng tháng Nhà quản lý áp dụng số để đánh giá hiệu thực cơng việc vị trí cơng tác, chức danh Dựa việc hồn thành KPI, tổ chức (cơng ty,cơ quan, phịng ban) có chế độ thưởng phạt cho cá nhân KPI sở để nhà quản lý đánh giá thành tích phịng ban, nhân viên đưa khuyến khích phù hợp cho phòng ban, nhân viên - Mục đích việc sử dụng số KPI đánh giá thực công việc nhằm đảm bảo cho người lao động thực đúngcác trách nhiệm bảng mơ tả cơng việc vị trí chức danh cụ thể, điều góp phần cho việc đánh giá thực công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công hiệu hơn, nâng cao hiệu đánh giá thực công việc số KPI mang tính định lượng cao, đo lường cụ thể Đặc điểm - KPI số nhằm đo lường hiệu hay thành công hoạt động tổ chức, nhằm đạt mục tiêu mà nhà quản trị đưa Mỗi chức danh, phòng, ban, phận có mơ tả cơng việc kế hoạch làm việc hàng tháng Các nhà quản trị áp dụng số đánh giá hiệu hoạt động Mỗi chức danh, phịng, ban lại có số KPI riêng, nhiên, số KPI mang đặc điểm sau: a KPI phản ánh mục tiêu doanh nghiệp - Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao ngành”, số KPI xoay quanh lợi nhuận số tài “Lợi nhuận trước thuế” “Vốn/tài sản cổ đơng” số Tuy nhiên doanh nghiệp đưa số “Tỉ lệ phần trăm lợi nhuận dành cho hoạt động xã hội”, số KPI Mặt khác, trường học lại không quan tâm tới lợi nhuận, xây dựng số KPI khác Những số “tỉ lệ tốt nghiệp” “tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp” phản ánh sứ mệnh mục tiêu nhà trường b Tiêu chuẩn KPI - Vì KPI phản ánh mục tiêu doanh nghiệp nên số phải đáp ứng tiêu chuẩn SMART mục tiêu, là:  Specific – Cụ thể, rõ ràng Các số đưa phải thật cụ thể, rõ ràng Các số đưa phải giải thích được, số nói lên điều gì? Tại lại lựa chọn số này? Chỉ số đo lường nào?  Measureable – Có thể đo đếm Chỉ số KPI có giá trị xác định đo lường cách xác  Achievable – Có thể đạt Có nhiều số KPI đo lường lại khơng phải chìa khóa giúp doanh nghiệp thành công Khi chọn lựa KPI nên lựa chọn số thực cần thiết, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu Chỉ số theo sát mục tiêu – mục tiêu mà doanh nghiệp nhận thấy họ có nhiều yếu tố nhằm đạt mục tiêu cách thực tế Vậy KPI đưa phải số thực tế đạt  Realistic – Thực tế Các số đưa cần cân nhắn theo sát mục tiêu thực tế Không nên đưa số nằm khả đo lường thực tế, KPI không với thực tế cơng việc  Timed – Có thời hạn Các số áp dụng thời gian bao lâu, nào? Mỗi KPI cần phải có mục tiêu rõ ràng: Cần phải đặt mục tiêu cho số KPI Ví dụ doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành nhà tuyển dụng hàng đầu cần đưa “Tỉ lệ thay nhân viên” thành số KPI Chỉ số định nghĩa “tổng số nhân viên tự nguyện xin nghỉ việc chia cho tổng số nhân viên ban đầu” cách đo lường số thiết lập cách thu thập liệu từ hệ thống thơng tin phịng nhân Sau đặt mục tiêu cho số KPI, ví dụ “Giảm tỉ lệ thay nhân viên 5% năm”  KPI thước đo lượng hóa được: Chỉ số KPI có giá trị xác định đo lường cách xác “Trở thành doanh nghiệp tiếng nhất” số KPI khơng có cách đo tiếng doanh nghiệp hay so sánh với doanh nghiệp khác - Việc xác định rõ số KPI bám sát số quan trọng Đối với KPI “gia tăng doanh số”, cần làm rõ vấn đề đo lường theo đơn vị sản phẩm hay giá trị sản phẩm Sản phẩm trả lại bị khấu trừ tháng sản phẩm bán hay tháng sản phẩm trả lại? Doanh thu tính theo giá niêm yết hay giá bán thực tế? c Các số phi tài - Các số phải theo dõi thường xuyên: Không giống số đo lường khác, KPI số thường xuyên theo dõi đánh giá, tùy theo thực trạng doanh nghiệp mà việc đánh giá tiến hành theo tháng, quý, năm - Chịu tác động đội ngũ quản trị cấp cao: Việc theo dõi thường xuyên biến động, thay đổi KPI thu hút đội ngũ quản trị cách làm tương đối đơn giản, làm để đưa định - Địi hỏi nhân viên cấp phải hiểu số có hành động điều chỉnh phù hợp: KPI gắn với nhân viên, để từ đo lường đánh giá nhân viên Vì có hiểu rõ KPI có điều chỉnh hoạt động làm việc thân nhằm hồn thành tốt mục đích từ cá nhân nhân viên - Có tác động đáng kể tích cực tới tiêu đặt doanh nghiệp Ưu điểm - Nó cho thấy thành thời mục đích mục tiêu chiến lược cách nhanh - Các định thực nhanh có đo lường nhận thấy xác kèm theo - Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành công ty phịng ban phận - Một đội nhóm làm việc chung với theo mục đích đo lường - Đưa tiêu đo lường nên việc đánh giá thực công việc cụ thể dễ thực mà có kiến nghị, bất đồng, hoài nghi tổ chức tạo động lực phấn đấu cho nhân viên, đặc biệt nhân viên giỏi Nhược điểm - Nếu số KPI xây dựng không đạt tiêu chí SMART khơng gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực công việc (ĐGTHCV) mà gây hậu xấu cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung - Nếu mục tiêu khơng đạt tiêu chí Specific (cụ thể) người lao động khơng biết phải làm làm để đạt hiệu công việc mong muốn - Các số không đạt tiêu chí Measuarable (đo lường được), vậy, khơng cịn ý nghĩa đo lường kết thực công việc - Các số KPI khơng đạt tiêu chí Achievable (có thể đạt được) Realistic (thực tế), vậy,xây dựng mục tiêu xa vời so với thực tế, nhân viên đạt mục tiêu dù cố gắng hết mình, điều dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản không muốn làm việc - Các số KPI khơng có hạn định cụ thể (Timely): người lao động công việc phải làm thời gian hay phải hồn thành Điều gây khó khăn lớn cho người lao động q trình thực cơng việc - Khi sử dụng tiêu chí KPI làm mục tiêu phải thay đổi theo mục tiêu tổ chức, khơng có hiệu cao sử dụng theo thời gian dài II Tiến trình xây dựng số KPI Bước 1: Phát triển KPI định mục tiêu thực - Tất hoạt động doanh nghiệp có mục tiêu cụ thể, tiến hành phát triển KPI cần phải bám sát vào tầm nhìn, sứ mệnh công ty hay đơn giản cần phải biết tích hợp với mục tiêu để xây dựng KPI hợp lý Yêu cầu mục tiêu thực phải đảm bảo đáp ứng nguyên tắc SMART:  Cụ thể, chi tiết (Specific): Các tiêu chí phải phản ánh khác biệt người thực công việc tốt người thực công việc xấu  Đánh giá được(Measuarable): Các tiêu chí phải đo lường khơng q khó khăn việc thu thập liệu liệu phân tán  Phù hợp thực tiễn (Achievable): Các tiêu chí thực cơng việc gắn với kết thực tế, khả thi, hợp lý  Có thể tin cậy (Realistic): Các tiêu chí đo lường thực công việc phải quán, đáng tin cậy Những người đánh giá khác xem xét kết thực hiệncủa nhân viên, phải có kết luận khơng q khác kết thực nhân viên  Thời gian thực / hồn thành cơng việc (Timely): Tiêu chí đánh giá cần xem xét kết hồn thành cơng việc tương ứng với thời gian quy định - Vì mục đích này, thiết lập mục tiêu đo lường cần phải có tích hợp cần thiết kiểu cơng việc, nguồn nhân lực tại, tài chính, trang thiết bị, cấu trúc tổ chức môi trường Stt Hành động Quyết định tiêu chuẩn thực dựa tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu tổ chức Xác định tầm quan trọng tiêu chuẩn Phát triển KPI đảm bảo yêu cầu: - Phải đánh giá hiệu hiệu suất hoạt động tổ chức - Phải đánh giá nguồn nhân lực tài hoạt động - Để đánh giá lòng trung thành khách hàng tổ chức Quyết định mục tiêu thực cho KPI Mục tiêu định dựa cơng việc, kinh nghiệm, suất, chất hoạt động doanh nghiệp Bước 2: Định giá tiêu chuẩn thực - Sau KPI phát triển định tiêu chuẩn cho KPI, lúc tổ chức phải đánh giá tiêu chuẩn cách so sánh tầm quan trọng tiêu chuẩn việc phát triển mục tiêu chung doanh nghiệp đề giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị công ty Stt Hành động Liệt kê KPI định mục tiêu đánh giá Tích hợp liệu dựa quy trình thực tế cho KPI So sánh kết thực tế với mục tiêu KPI Tính tốn phần trăm cho KPI Đưa kết cho tiêu chuẩn KPI Bước 3: Giám sát mức độ thực - Người đứng đầu tổ chức có trách nhiệm giám sát việc việc thực theo KPI Lực lượng có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại cải thiện tiêu chuẩn đề đề xuất yêu cầu nguồn nhân lực, tài chính, công cụ trang thiết bị cần thiết để làm cho nhiệm vụ hiệu Bước 4: Cải thiện tiêu chuẩn thực - Những người đứng đầu đưa định cuối cho KPI từ đề suất nêu bước III Các số đánh giá hiệu Quản trị học nâng cao Khái niệm: - “Chỉ số đánh giá hiệu QTNNL”: số xây dựng nhằm đánh giá hiệu quả, phát triển hoạt động thuộc chức quản trị học nâng cao doanh nghiệp so với mục tiêu đề Phân loại số KPI QTNNL DN: - Có nhiều số KPI áp dụng DN nay, với nội dung xoay quanh vấn đề thu hút, đào tạo-phát triển trì nguồn nhân lực doanh nghiệp Nhìn chung, chúng trả lời cho câu hỏi sau đây:  Chúng tơi phải hồn thành việc gì?  Chúng tơi hồn thành nào?  Làm để chúng tơi hồn thành tốt hơn? - Từ ta chia làm nhóm KPI chính:  KPI đánh giá chun mơn  KPI đánh giá chấp hành kỉ luật văn hóa doanh nghiệp  KPI quản lý, phát triển người Phân tích số số KPI QTNNL: - Khi áp dụng KPI, nhiều doanh nghiệp cho cần phải có thật nhiều số đo lường Tuy nhiên, KPI số đánh giá đóng vai trị quan trọng, “chìa khóa” định đến vấn đề trình quản trị Vì thế, chọn thật nhiều số để đo lường nhầm lẫn Điều quan trọng xây dựng số cho doanh nghiệp, cá nhân phải chọn lựa KPI tiêu biểu nhất, ý nghĩa Mỗi hoạt động có từ đến số Dưới số thường sử dụng nhiều doanh nghiệp giới Việt Nam: a KPI tuyển dụng bố trí  Tổng số hồ sơ đợt tuyển dụng (đối với chức danh)  Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên  Kết kênh tuyển dụng Tổng chi phí cho kênh quảng cáo Số người tuyển tương ứng với kênh quảng cáo  Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng  Chi phí tuyển dụng bình qn ứng viên Tổng chi phí tuyển dụng Tổng số ứng viên tuyển  Mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển Số lượng ứng viên ký hợp đồng thức Tổng số nhu cầu tuyển cho nhóm chức danh  Tỷ lệ nghỉ việc nhân viên tuyển Tổng số tuyển nghỉ việc Tổng số nhân viên tuyển (trong vòng năm) b KPI đào tạo  Tổng số ngày đào tạo, huấn luyện trung bình cho nhân viên chức danh  Chi phí huấn luyện trung bình cho nhân viên  Tỷ lệ nhân viên đào tạo  Tỷ lệ nhân viên đạt yêu cầu sau đào tạo c KPI hệ thống tiền lương, thưởng, phúc lợi  Thu nhập bình quân theo chức danh: số thấp thị trường làm cán nhân viên bất mãn, nghỉ việc Ngược lại, số cao so với thị trường, gây khó khăn doanh nghiệp  Tỷ lệ Lương/Tổng thu nhập mang cán nhân viên theo nhóm chức danh Nếu số cao ảnh hưởng không tốt tới việc động viên, khích lệ nhân viên Vì ngồi lương, nhân viên khơng có khoản thưởng kết làm việc tốt d KPI tỷ lệ nghỉ việc Số lượng nhân viên nghỉ việc kỳ Số lượng nhân viên trung bình e KPI thời gian làm việc  Vắng mặt  Tỷ lệ số tăng ca so với số làm việc theo quy định  Tỷ lệ thời gian làm việc thực tế f KPI an toàn lao động  Số vụ tai nạn lao động  Thời gian tổn thất tai nạn lao động  Tổn thất tai nạn lao động g KPI quan hệ lao động  Sự thỏa mãn nhân viên doanh nghiệp  Tổn thất gây bãi công, nghỉ việc, kỷ luật lao động h KPI hoạt động cải tiến, sáng kiến  Tổng giá trị gia tăng cải tiến, sáng kiến năm  Tổng số cải tiến, sáng kiến tháng, năm i KPI chi phí hoạt động phận tổ chức quản trị học nâng cao j Các KPI đánh giá tổng hợp kết quản trị học nâng cao  Các KPI đánh giá suất: Doanh số trung bình nhân viên, Sản lượng trung bình nhân viên  Các KPI đánh giá hiệu quả: Doanh số trung bình chi phí lương, Lợi nhuận trung bình chi phí lương, Lợi nhuận trung bình nhân viên, Chỉ số hoàn vốn nguồn nhân lực IV Các bước xây dựng KPI DN Việt Nam Các bước xây dựng - Áp dụng KPI quản trị phương pháp tương đối mẻ doanh nghiệp VN Một số doanh nghiệp lớn VN áp dụng KPI thời gian gần FPT, CMC, Kinh Đô, Tân Hiệp Phát… mang lại hiệu không nhỏ cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp đầu tư vào nhóm dự án nghiên cứu, thiết kế triển khai KPI có việc sử dụng mơ hình theo lý thuyết David Parmenter [2] Quy trình xây dựng KPI cho tất phận, phòng ban bao gồm bước sau đây: Bước Hành động Xác định chức quan trọng hoạt động quản trị học nâng cao doanh nghiệp (tuyển dụng, đào tạo-phát triển, đãi ngộ) Xác định “đầu ra” cho chức “Đầu ra” quản trị học nâng cao nhân viên phận khác doanh nghiệp với yêu cầu khác số lượng chất lượng Ví dụ: - Bộ phận bán hàng cần nguồn nhân lực lớn, chất lượng khơng cao, hướng tới đối tượng lao động phổ thông - Bộ phận truyền thơng, quan hệ cơng chúng địi hỏi số lượng khơng nhiều phải có chất lượng tốt; khơng có chun mơn cao mà cịn phải có kỹ mềm khác Xác định cách thực nhiệm vụ phận (thái độ làm việc nào, kỹ sao…) để đạt kết mong muốn Tạo KPI phiên thứ trưởng phận QTNNL phê duyệt Lấy ý kiến đóng góp đề xuất lãnh đạo (phiên thứ hai) Ban lãnh đạo xem xét phê duyệt Đào tạo triển khai: yếu tố quan trọng để việc áp dụng KPI thành công nhân viên phận phải hiểu thấu đáo thực đầy đủ số cách thức tiến hành… Bộ phận xây dựng KPI phải có chương trình đào tạo cho nhân viên, triển khai chương trình áp dụng thử, rèn luyện cho đội ngũ quản lý nhân viên quen với việc quản trị thực công việc theo KPI xác định 2 Một số mơ hình áp dụng a Bảng KPI Tổng hợp GD Dự án b Bảng tự chấm KPI hàng ngày GĐ Dự án c Bảng KPI Tổng hợp Thư ký kinh doanh d.Bảng KPI tự chấm ngày Thư ký kinh doanh KẾT LUẬN KPI áp dụng phổ biến giới doanh nghiệp nước đem lại hiệu lớn Tuy nhiên DNVN việc áp dụng KPI thực năm gần chưa thực đem lại hiệu Do để nâng cao hiệu quản trị học nâng cao, doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng chuẩn KPI phù hợp với điều kiện, triển khai quán giám sát thường xuyên để đem lại hiệu tích cực V Danh mục tài liệu tham khảo [1] Trần Kim Dung (2011), Quản trị học nâng cao, NXB Tổng hợp TP.HCM [2] David Parmenter (2009), Các số đo lường hiệu suất, NXB Tổng hợp TP.HCM [3] Slide giảng , Quản trị học nâng cao, TS.Hồ Thị Diệu Ánh  ... TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: Phân tích cơng cụ KPI, liên hệ thực tiễn doanh nghiệp Người hướng dẫn Học viên thực Lớp/Địa điểm GVHD: TS Vũ Việt Hằng : TS HỒ THỊ DIỆU ÁNH : NGUYỄN ANH DŨNG : K28 QTKD Nghệ An,... tích cốt yếu vấn đề mà doanh nghiệp Việt Nam quan tâm Bài nghiên cứu Nhóm thực hướng dẫn Cô TS Hồ Thị Diệu Ánh trình bày chủ yếu phân tích KPI ví dụ thực tiễn áp dụng KPI doanh nghiệp Việt Nam... ánh mục tiêu doanh nghiệp - Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao ngành”, số KPI xoay quanh lợi nhuận số tài “Lợi nhuận trước thuế” “Vốn /tài sản cổ đơng”