Kinh nghiệm áp dụng 5s từ thực tế trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh

Bài viết làm rõ cơ sở lý thuyết, phân tích tính hiệu quả của quá trình triển khai 5S tại trường, chắt lọc ý kiến từ các chuyên gia Nhật Bản, từ đó rút ra năm bài học kinh nghiệm thực hiện 5S đảm bảo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp để vận dụng vào trường đại học giai đoạn hiện nay.

Tạp chí Khoa học Cơng nghệ, Số 48, 2020 KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÙI THỊ HẢO Khoa Lý luận Chính trị,Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh buithihao@iuh.edu.vn Tóm tắt: 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) ba nội dung Dự án JICA-IUH (Dự án Phát triển nguồn nhân lực ngành hóa chất - cơng nghiệp nặng) triển khai từ năm 2013 trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Mục tiêu 5S tạo môi trường làm việc đẹp, gọn gàng ngăn nắp, khoa học, đem lại hiệu công việc mức độ cao Trên sở thực tiễn triển khai mơ hình 5S trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, viết làm rõ sở lý thuyết, phân tích tính hiệu q trình triển khai 5S trường, chắt lọc ý kiến từ chuyên gia Nhật Bản, từ rút năm học kinh nghiệm thực 5S đảm bảo môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp để vận dụng vào trường đại học giai đoạn Từ khóa: Kinh nghiệm áp dụng mơ hình 5S, 5S mơ hình Kosen-IUH EXPERIENCE IN APPLICATION OF 5S FROM REALITY OF HO CHI MINH CITY INDUSTRY UNIVERSITY Summary: 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) is one of the key contents of the Project JICA-IUH (The Project for Human Resources Development for Heavy-chemical Industry), which was initiated at the Industrial University of Ho Chi Minh City in 2013 The goal of 5S is to create an organized and scientific working environment, to bring high levels of work efficiency Based on the practical implementation of 5S model at Industrial University of Ho Chi Minh City, the article clarifies the theoretical basis, analyzes the effectiveness of the 5S implementation process at the university, and refines opinions from Japanese experts, from which draws five lessons of experience in 5S implementation to ensure a modern and professional working environment to apply to the university in the current period Key words: Experience in applying 5S, 5S and Kosen-IUH models ĐẶT VẤN ĐỀ Môi trường làm việc nhân tố quan trọng, ảnh hưởng đến xuất chất lượng công việc Môi trường làm việc chuyên nghiệp, đại, có nhiều yếu tố khuyến khích, thúc đẩy lực người lao động có thêm động lực phấn đấu cho công việc Môi trường làm việc bao gồm nhiều yếu tố cảnh quan, không gian xung quanh, mối quan hệ cá nhân với cá nhân, cá nhân với tập thể, hội thăng tiến nghiệp, chế độ đãi ngộ… Để có mơi trường làm việc hiệu trước hết không gian xung quanh, đồ dùng, dụng cụ, hồ sơ, giấy tờ phải xếp gọn gàng, sẽ, khoa học Với tiêu chí sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc, sẵn sàng, 5S giúp phân loại, bố trí, đặt thứ ngăn nắp, giữ gìn vệ sinh, đảm bảo môi trường, mỹ quan, thuận tiện cho công việc Đây yếu tố thiết thực môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp trường đại học 5S có vai trị quan trọng mơi trường làm việc nên nhận quan tâm chuyên gia, nhà nghiên cứu hưởng ứng doạnh nghiệp, tổ chức Có nghiên cứu mang tính chun sâu nghiên cứu nhóm tác giả Lê Minh Tâm, Shibata Noriaki (2007), “5S cơng ty bạn”; Phan Chí Anh (2008), “Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến suất” hay “Thực trạng áp dụng 5S doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nhỏ vừa địa bàn thành phố Hà Nội” nhóm tác giả Đại học kinh tế thuộc Đại học quốc gia Hà Nội Theo đó, tác giả cho xu áp dụng 5S tất yếu khách quan ưu điểm vượt trội việc áp dụng 5S vào doanh nghiệp, tổ chức Tuy nhiên, triết lý giáo dục trường đại học hướng tới nâng cao chất lượng, phát triển bền vững, hội nhập quốc tế Các chuẩn đầu ra, chương trình, phương pháp dạy học quản lý tiếp cận với giáo dục khu vực, giới Sinh viên trường thích ứng với cách mạng khoa học công nghệ 4.0, xây dựng ý thức kỉ luật, tinh thần tập thể, phát huy tiềm năng, cống hiến cá nhân, đáp ứng yêu cầu nguồn nhân lực cho xã hội Do đó, © 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 58 KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH nghiên cứu chưa xuất phát từ thực tiễn trường đại học cụ thể để nghiên cứu, từ thấy thuận lợi, khó khăn thách thức cần vượt qua làm học kinh nghiệm áp dụng mơ hình 5S trường đại học giai đoạn hện Nhận thức vấn đề trên, tác giả nhận thấy việc thực mơ hình 5S theo tiêu chuẩn Nhật Bản góp phần quan trọng để trường đại học đạt mục tiêu giáo dục, đào tạo, đó, tác giả lựa chọn nghiên cứu thực tế áp dụng 5S trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh làm học kinh nghiệm áp dụng vào môi trường Đại học để trường đại học trở thành môi trường làm việc chuyên nghiệp, đại, hiệu giai đoạn NỘI DUNG, KẾT QUẢ THỰC HIỆN 5S TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Nội dung q trình thực 5S trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 2.1.1 Nội dung 5S 5S viết tắt Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc, Shitsuke - Sẵn sàng 03 nội dung Mơ hình đào tạo Kosen (5S, đổi phương pháp giảng dạy theo mơ hình PBL (Problem-base-learning/ Project-base-learning, hoạt động kết nối doanh nghiệp) Cùng với giảng dạy theo phương pháp PBL, kết nối doanh nghiệp 5S phương pháp quản lý xếp nơi làm việc, học tập cách khoa học, tạo môi trường làm việc thân thiện, thoải mái nhằm nâng cao hiệu công việc, từ nâng cao hình ảnh cá nhân, hình ảnh tổ chức với đối tác xã hội 5S có ý nghĩa áp dụng dụng cụ, công cụ, thiết bị, quản lý hồ sơ giấy tờ, thủ tục hành cụ thể hóa nội dung Hoạt động 5S cần tham gia tập thể, tâm lãnh đạo, tự giác cá nhân, phương pháp thực hiện, phối hợp đơn vị tổ chức cố vấn chuyên gia, đặc biệt chuyên gia đến từ Nhật Bản - nôi 5S Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc đồ vật, vật dụng, trang thiết bị, máy móc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu theo tiêu chí: Đang sử dụng; thường xuyên sử dụng; sử dụng khơng sử dụng Seiton (Sắp xếp): Phân loại đồ vật, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu thành nhóm áp dụng giải pháp: - Nhóm sử dụng: Đặt trước mặt, bàn - Nhóm thường xuyên sử dụng: Đặt tầm tay sử dụng - Nhóm sử dụng: Đặt kế bên, bên cạnh - Nhóm khơng sử dụng: Đưa vào kho hủy bỏ Nên sử dụng tối đa không gian tủ Đồ vật, hồ sơ, giấy tờ phải xếp hợp lý, dễ sử dụng, đảm bảo tính thẩm mỹ Đối với hồ sơ, giấy tờ, tài liệu vào loại mật hay hạn chế tiếp cận phải có khu vực riêng thiết lập chế độ bảo mật Không đặt hồ sơ, giấy tờ, tài liệu gây cản trở lối hay lối thoát hiểm Hạn chế để đồ vật ngồi tủ, khơng để đồ vật có kích thước hay trọng lượng lớn cao đề phòng rơi vào người nguy hiểm Seiso (Sạch sẽ): Quét dọn, lau chùi có tính hệ thống, đồng đồ vật, vật dụng, trang thiết bị, máy móc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu Đối với vật dụng, trang thiết bị, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đặc biệt yêu cầu quy trình hay chất liệu làm riêng Sạch giúp đảm bảo môi trường làm việc có lợi cho sức khỏe Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu không bị hư hại ẩm mốc, bụi bẩn, dính, rách… cản trở cơng việc Sạch cịn giúp tạo ngăn nắp, hội tìm lại đồ vật thất lạc, tăng cường tinh thần đoàn kết cơng tác thực cách có tổ chức Seiketsu (Săn sóc): Ban hành quy định có tính ngun tắc, đảm bảo cơng tác săn sóc thực định kì, có kiểm sốt từ người quản lý Thường xuyên quan tâm, nhắc nhở người thực săn sóc đồ vật, vật dụng, trang thiết bị, máy móc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu cá nhân, tập thể thường xuyên liên tục Tuyên truyền ý thức tiết kiệm, bảo vệ môi trường, tái chế, tái sử dụng, không làm ảnh hưởng đến chức năng, nhiệm vụ tổ chức Shitsuke (Sẵn sàng): Duy trì đồ vật, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu gọn gàng, ngăn nắp, Chia sẻ thành quả, kinh nghiệm tìm kiếm giải pháp nhằm cải thiện kết đạt Giai đoạn đầu cá nhân, tập thể nghiêm túc thực theo quy định tổ chức, giai đoạn sau trở thành thói quen, ý thức tự nguyện, tự giác Mỗi cá nhân, tập thể ý chia sẻ kinh nghiệm với cá nhân đơn vị khác 2.1.2 Quá trình thực 5S trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Chương trình 5S thực từ cuối năm 2013 hai khoa Cơng nghệ Hóa Cơng nghệ Cơ khí trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Nhà trường xác định, giai đoạn đầu hoạt động 5S © 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 59 tập trung vào đơn vị đào tạo thuộc khối kỹ thuật Sau năm thực thu kết tốt, 5S triển khai mở rộng sang đơn vị đào tạo khối kinh tế - luật - xã hội phòng ban chức Khi Dự án JICA-IUH gần kết thúc nhà trường tiếp tục triển khai Dự án JICA-IUH Mở rộng Đến nay, sau năm trì phát triển 5S tạo nề nếp, trở thành niềm tự hào nhà trường Quá trình thực 5S vật dụng sàng lọc, khơng cịn đồ bám bụi, tài liệu mã hóa, xếp gọn gàng Phịng làm việc, phịng học, phịng thí nghiệm, khu vực kho, xưởng, hành lang, nhà vệ sinh, sân trường… bố trí khoa học, Cán bộ, nhân viên, giảng viên, sinh viên tồn trường có ý thức giữ gìn thực 5S Hoạt động 5S trở thành nét bật, niềm tự hào điểm mạnh nhà trường trình tham gia kiểm định chất lượng giáo dục Với mục tiêu sàng lọc, phân loại đồ vật, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, sử dụng tối đa không gian môi trường làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo hồ sơ, giấy tờ, đồ vật xếp hợp lý, dễ sử dụng, có tính thẩm mỹ đem lại sức khỏe cho người lao động, tăng tính hiệu tinh thần đồn kết cơng việc Bên cạnh cịn xây dựng ý thức tự nguyện, tự giác thực nội quy, quy định nhà trường Đến nay, tất đơn vị toàn trường vui vẻ, tích cực tham gia thực 5S 5S trở thành nề nếp, nét văn hóa tốt đẹp trường Đại học Cơng nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh Nội dung, phương pháp thực 5S cập nhật liên tục, vòng lặp PDCA (P - Plan: Lập kế hoạch hành động chi tiết, xây dựng mục tiêu cụ thể, thời gian biểu thực hiện, phân công trách nhiệm, công việc; D Do: Triển khai hoạt động kế hoạch đề với nguồn lực nguồn tài nguyên; C - Check: Kiểm tra hoạt động thực đánh giá kết so với kế hoạch, mục tiêu đặt ra; A - Atc: Điều chỉnh hoạt động kế hoạch, đưa hướng cho nội dung kế hoạch tiếp theo) áp dụng xuyên suốt Khơng có chỗ cho lãnh đạo hay nhân viên với câu trả lời hay không rõ vật dụng, tài liệu, máy móc thiết bị nơi làm việc 2.2 Kết thực 5S trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 2.2.1 Những ưu điểm đạt 5S trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh trở thành nề nếp Năm 2018, trường có kế hoạch kiểm tra 5S 09 đơn vị 7/9 đơn vị tồn trường lập Kế hoạch thực 5S theo mẫu chung Nhà trường, có phân bổ thời gian thực cho tiêu chí, phân cơng trực cho cá nhân cụ thể Có 6/9 đơn vị lập hồ sơ, có bảng Kaizen cơng khai góc 5S đơn vị, có hồ sơ minh chứng Hầu hết đơn vị nhận thức ý nghĩa việc thực 5S nên việc lưu trữ, xếp hồ sơ giữ gìn vệ sinh nơi làm việc tốt, đó, với tiêu chí đánh giá kết điểm số kiểm tra 5S năm 2019 cao năm 2018 Bảng so sánh kết thực 5S năm 2018 năm 2019 NĂM 2018 TT Đơn vị Điểm Thư viện NĂM 2019 Đơn vị Điểm Xếp loại Xếp thứ 95 Rất tốt 95 94 Rất tốt Rất tốt 94 Rất tốt Khoa Kế toán - Kiểm tốn Khoa Ngoại ngữ Phịng Tổ chức Hành Khoa Quản trị kinh doanh Trung tâm Thư viện 92 Rất tốt Tốt Phòng KT & ĐBCL 92 Rất tốt 4 84 Tốt 91 Rất tốt 82,3 Tốt Phịng Tài - Kế tốn Phòng Kế hoạch Đầu tư 90 Rất tốt 94,7 Xếp loại Rất tốt Xếp thứ Khoa Luật P Đào tạo 94,5 91 Rất tốt Rất tốt P Dịch vụ 88 Tốt TT GDQP 87 Tốt Khoa May Thời trang P QLKH HTQT Khoa Nhiệt lạnh 84 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 60 Khoa TCNH 73,3 Khá VP Đoàn Thanh niên 90 Rất tốt Bảng so sánh kết thực 5S năm 2018 năm 2019 đơn vị trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh cho thấy, tiêu chí đánh qua trình triển khai thực tế đơn vị ý thức thực 5S ngày cao dẫn đến điểm số cao trước Điều cho thấy việc thực 5S trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh hướng ý thức cán bộ, giảng viên, sinh viên toàn trường thực 5S ngày nâng cao Bên cạnh đó, việc thực 5S có kế hoạch rõ ràng thơng qua bảng 5S treo cơng khai đơn vị, đó, hoạt động 5S chuẩn hóa lý thuyết lẫn thực tế nên công tác 5S ngày hiệu Bảng Lịch công tác đơn vị trường trước thực 5S Bảng Lịch công tác đơn vị trường sau thực 5S © 2020 Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 61 Như vậy, trình thực 5S đem lại kết tích cực Các bảng biểu xếp gọn gàng khoa học Môi trường làm việc sẽ, đẹp mắt, việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu thuận lợi trước nhiều 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 62 KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Hình ảnh tiêu biểu số đơn vị trường trước thực 5S © 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 63 Hình ảnh tiêu biểu số đơn vị trường sau thực 5S Bên cạnh việc xếp, kiểm tra, đánh giá năm nhà trường hoạch định cho năm tiếp theo, chuyên gia tham khảo ý kiến lãnh đạo nhà trường, thảo luận nội dung chi tiết để đáp ứng yêu cầu đơn vị Giai đoạn tiêu tốn nhiều thời gian Các chuyên gia Nhật Bản giải thích triết lý, khái niệm ý nghĩa nội dung 5S thực tế Sau bên thông qua triển khai thực Nhà trường ban hành văn bản, định theo kế hoạch Giai đoạn triển khai thực giai đoạn chiếm phần lớn thời gian 5S Đây giai đoạn phát sinh nhiều vấn đề nhất, phản ánh thực tế áp dụng 5S phản hồi từ đơn vị, cá nhân tham gia Tuy nhiên, khác biệt lý thuyết thực tế áp dụng 5S thể thông qua giai đoạn kiểm tra - đánh giá Bên cạnh việc nhà trường thường xuyên tổ chức đợt kiểm tra, đánh giá nội có hai đợt kiểm tra tồn diện (giữa kì cuối kì) thực đồn đánh giá Nhật Bản Các giảng viên, chuyên gia đại diện JICA, lãnh đạo nhà trường tham gia đánh giá Các kết luận kiểm tra - đánh giá lưu lại để khắc phục thời gian tới 2.2.2 Một số tồn Thời gian qua, 5S xem hoạt động đáng tự hào trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, nhiên, số đơn vị hoạt động 5S chưa thực thường xuyên, diễn tạm bợ, đối phó Có đơn vị cịn chưa ban hành kế hoạch cụ thể, có để tủ máy tính, đồn kiểm tra đến in Bảng phân công công việc không dán cơng khai để thực Cịn tình trạng số cán bộ, nhân viên, giảng viên, sinh viên chưa nhận thức đầy đủ nội dung 5S Một số người cho 5S cơng việc hành chính, giấy tờ nên việc phân cơng thực giấy chưa có minh chứng, chưa biến 5S thành hoạt động mang tính chất tự giác Đặc biệt, khu vực phịng thí nghiệm, xưởng thực hành chưa trì tốt so với khu vực văn phòng Kết kiểm tra năm 2018, 2019 số khoa chưa đạt chuẩn 5S đạt mức độ Danh mục tra cứu hồ sơ, vật dụng chưa dán dấu vị trí Đồ dùng dư thừa chưa xếp gọn gàng mà 2020 Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 64 KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH đặt tủ, kẽ tường, gầm bàn Phịng thí nghiệm, xưởng thực hành cịn tình trạng thiết bị điện, dây mạng chưa bó lại gọn gàng, không vệ sinh để lại vị trí cũ sau sử dụng 5S khơng phải thay vật dụng hoàn toàn, nhiên sau nhiều năm thực 5S nhiều hành lang chung chưa thay lót, chưa sơn sửa tường khu vực nhà X, chưa thay cửa kính cường lực gia cố hành lang an toàn bên số tầng, chưa thay đồng hệ thống chiếu sáng đèn Led… Hình ảnh số đơn vị trường cịn tình trạng để đồ không hợp lý 2.3 Bài học kinh nghiệm áp dụng 5S vào trường đại học Đối với lãnh đạo quản lý Một là, lãnh đạo đơn vị luôn người khởi xướng, đầu tàu trình thực hóa hoạt động đơn vị, đó, để hoạt động 5S thành cơng lãnh đạo quản lý phải nhận thức 5S, tránh tình trạng qua loa, đối phó Trong trường đại học, điều đòi hỏi tâm lãnh đạo nhà trường Lãnh đạo phải người tiên phong thực để nhân viên noi theo Sự tâm thể chế tài thông qua quy định, định hay động viên - khen thưởng Tuy nhiên, nỗ lực lãnh đạo không hiệu không huy động tập thể đơn vị tham gia Vai trò, ý thức tự giác cá nhân tác động tích cực đến thành cơng thực 5S Mỗi cá nhân phải tự xác định, kiểm soát chủ động thực hoạt động phân loại, xếp, làm vật dụng nơi làm việc Hoạt động cá nhân thể tinh thần trách nhiệm với mình, với tập thể nơi cơng tác Trong trường đại học, cá nhân khơng cán bộ, viên chức, giảng viên mà học viên, sinh viên tham gia hoạt động nghiên cứu, đào tạo nhà trường Tuân thủ nội dung 5S thể ý thức tuân thủ kỉ cương, nề nếp cá nhân nhà trường Hai là, thống cách thức thực đơn vị với cá nhân nhà trường Thực 5S đòi hỏi cá nhân, tập thể phải cương loại bỏ hành vi, lối suy nghĩ lạc hậu trước Để thực điều không dễ thói quen tồn lâu có đồng thuận tập thể Thực 5S giảm thiểu số lượng, thu hẹp vị trí sử dụng vật dụng quen thuộc người nơi làm việc Cũng không dễ dàng yêu cầu người chia sẻ không gian, vật dụng sử dụng riêng thành sử dụng chung Tuy khó khăn triển khai 5S không chấp nhận diện vật dụng không cần thiết nơi làm việc Do đó, song song với loại bỏ vật dụng khơng cần thiết dãn nhãn, ghi rõ cơng dụng, vị trí, vai trị vật dụng có ích cơng việc Tính logic vấn đề chỗ vật dụng thường xuyên sử dụng, người dùng quan tâm chắn sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, hiệu Ba là, thực kiểm tra - đánh giá thường xuyên để ghi nhận, động viên, khuyến khích cá nhân, đơn vị Nhà trường nên thường xuyên thực kiểm tra - đánh giá cách thức hoạt động, quản lý kiểm © 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 65 sốt đơn vị nhằm phát khác biệt thực tế với kế hoạch ban đầu Xác định chủ thể chịu trách nhiệm kèm cam kết, giải pháp khắc phục tồn Hoạt động kiểm tra - đánh giá cần lập kế hoạch, bố trí nhân sự, lên lịch, chuẩn bị máy chụp hình, xây dựng tiêu chí đánh giá riêng cho khu vực nhà trường văn phòng, khoa, viện, lớp học lý thuyết, phịng thí nghiệm, xưởng thực hành, khu vực công cộng… để các nhân, đơn vị thực Đối với giảng viên, nhân viên sinh viên Một là, giảng viên, nhân viên sinh viên người trực tiếp, thường xuyên thực nội dung (Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc, Shitsuke - Sẵn sàng), đó, họ phải ln bám sát tiêu chí để thực Vị trí nhóm đồ vật, tài liệu phải xếp theo chủng loại, đánh dấu dẫn, dán nhãn thông tin để giảm thiểu thời gian tìm kiếm Khơng có mẫu nhãn thông tin chung cho tất hồ sơ, giấy tờ, tài liệu tiêu chí phổ biến xếp theo trình tự thời gian Việc xếp tài liệu theo thời gian giúp xác định xác tên, tình trạng hữu, vị trí tối ưu đồ vật chứng minh họa cách thức quản lý khoa học đơn vị Hai là, giảng viên, nhân viên sinh viên phải ý thức ý nghĩa việc thực 5S, có tinh thần tự nguyện, tự giác, chủ động thực 5S theo quy định nhà trường ban hành Theo chun gia Nhật Bản, khơng có tiêu chuẩn riêng sử dụng để đánh giá kết thực 5S, câu hỏi chuyên gia hay dùng kiểm tra đánh giá là: “Thứ cần thiết không?”, “Thứ vị trí chưa?”, “ Thứ dùng hiệu chưa?”, “ Vị trí để có phù hợp khơng?” “Ai người sử dụng?” Thực tế, thói quen hình thành từ lâu trì thời gian dài tạo thói trì trệ, ngại thay đổi nên cần kiên trì, liệt thực Dù vậy, tránh tình trạng đề cao vai trị 5S ảnh hưởng nhiệm vụ hay cơng tác nhà trường KẾT LUẬN Việc thực 5S, theo chuyên gia Nhật Bản, khơng phải điều q cao siêu, khó khăn, phiền phức hay tốn Những thành to lớn đạt sau thực 5S bắt nguồn từ thay đổi nhỏ mang tính tích cực đóng góp cá nhân nhân tố định đến thành cơng tổ chức Mục đích cuối mà 5S hướng tới khơng phải danh hiệu hay phần thưởng mà tạo môi trường làm việc bố trí khoa học, có lợi cho sức khỏe, góp phần nâng cao suất lao động người tổ chức, điều vơ có ý nghĩa trường đại học giai đoạn Q trình triển khai thực địi hởi đồng tâm, trí tồn thể thành viên tổ chức Trong Dự án JICA-IUH thể tâm Ban giám hiệu nhà trường, ý thức tự giác toàn thể cán bộ, viên chức, giảng viên, học viên, sinh viên Quá trình thực cho thấy phối hợp chặt chẽ phòng ban chức năng, khoa, viện, trung tâm, sở với chuyên gia Nhật Bản đến từ trường Kosen Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) Cuối cùng, 5S thực thành cơng có ý nghĩa kết tích cực 5S trì ổn định, thường xuyên lâu dài, tạo móng vững cho văn hóa trường đại học TÀI LIỆU THAM KHẢO Phan Chí Anh, (2008), Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến suất, NXB Lao động, Hà Nội Hayashida,T (2013-2017) Tài liệu 5S Dự án JICA-IUH, Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh Khoa Kế tốn - Kiểm tốn (2016) Báo cáo thực 5S, Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh Hayashida, T (2017) Ý nghĩa mơ hình đào tạo Kosen Hội thảo Mơ hình Kosen Đại học Cơng nghiệp thành phố Hồ Chí Minh Báo cáo kết kiểm tra chuyên môn kiểm tra 5S trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh năm 2018; 2019 Dự án JICA-IUH (2017) Tài liệu tập huấn mơ hình đào tạo Kosen (2013-2017) Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh Khoa cơng nghệ Hóa học (2017) Báo cáo thường niên tiến độ thực Dự án JICA-IUH, Đại học Cơng nghiệp thành phố Hồ Chí Minh 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 66 KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Khoa Cơng nghệ Cơ khí (2017) Báo cáo thường niên tiến độ thực Dự án JICA-IUH, Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh Trường Đại học Cơng nghiệp thành phố Hồ Chí Minh (2017) Tài liệu hội thảo mơ hình Kosen 10 Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM Hướng dẫn số 03/HD-ĐHCN (2018) thực 5S 11 Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM Trung tâm Công nghệ thông tin 12 Lê Minh Tâm, Shibata Noriaki: 5S công ty bạn, Hà nội, Nhà xuất giới, 2007 13 Ibaraki College (10/2017) Một số hình ảnh trường Ibaraki College Chuyến cơng tác 10/2017 14 Nguyễn Quang Vinh (2018) Lý thuyết thực tế áp dụng mơ hình 5S: Trường hợp Dự án JICA-IUH trường Đại học Công nghiệp thành Phố hồ Chí Minh Tạp chí Khoa học Cơng nghệ, Đại học Công nghiệp, số 34, tháng 4/2018 Ngày nhận bài: 01/06/2020 Ngày chấp nhận đăng: 15/10/2020 © 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh ... cứu thực tế áp dụng 5S trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh làm học kinh nghiệm áp dụng vào môi trường Đại học để trường đại học trở thành môi trường làm việc chuyên nghiệp, đại, ... ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Hình ảnh tiêu biểu số đơn vị trường trước thực 5S © 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC... Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Nhà trường xác định, giai đoạn đầu hoạt động 5S © 2020 Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S TỪ THỰC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC