Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP Enterprise resource planning) mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hệ thống ERP được xây dựng trên cơ sở nào? Liệt kê một số bài toán mà hệ thống có thể giải quyết được? Công ty điện lực quận Cầu giấy có nhu cầu quản lý việc tính, in hóa đơn và thu tiền bằng máy tính. Công tác theo dõi sử dụng và thu tiền điện do các bộ phận sau đảm nhiệm: Tổ theo dõi sử dụng, Bộ phận tính tiền điện (TTĐ) và Tổ thu. Mỗi cán bộ theo dõi (cán bộ ghi) đảm nhiệm việc ghi số điện sử dụng của một số hộ gia đình cố định. Mỗi hộ gia đình sẽ được quy định ghi điện vào một số ngày cố định trong tháng gọi là ngày ghi điện. Để không dồn việc, ngày ghi điện của các hộ được phân bố đều trong tháng. Hàng ngày, cán bộ ghi báo số điện đã sử dụng của các hộ có Ngày ghi điện trong ngày cho Bộ phận TTĐ. Bộ phận TTĐ tính số tiền điện hộ sử dụng phải trả trong tháng và in hóa đơn. Hóa đơn được chuyến sang cho Tổ thu. Tổ thu chia hóa đơn cho các cán bộ thu. Việc thu phí của mỗi hộ gia đình cũng được phân vào các khoảng thời gian cố định trong tháng (trong vòng 7 ngày sau khi ghi điện). Các hộ không trả tiền trong vòng 14 ngày kể từ khi ghi số bị coi là nợ tiền điện và sẽ bị cắt điện. Cần xây dựng hệ thống thông tin cho phép tính tiền điện, in hóa đơn cho khách hàng sắp theo từng cán bộ thu và lập danh sách khách hàng sẽ bị cúp điện hàng ngày.
Bài thảo Luận : Hệ Thống Thông Tin Quản lý Đề Tài : Câu Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP - Enterprise resource planning) mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? Hệ thống ERP xây dựng sở nào? Liệt kê số tốn mà hệ thống giải được? Câu Thông tin hệ thống quản lý thu tiền điện mô tả sau: Công ty điện lực quận Cầu giấy có nhu cầu quản lý việc tính, in hóa đơn thu tiền máy tính Cơng tác theo dõi sử dụng thu tiền điện phận sau đảm nhiệm: Tổ theo dõi sử dụng, Bộ phận tính tiền điện (TTĐ) Tổ thu Mỗi cán theo dõi (cán ghi) đảm nhiệm việc ghi số điện sử dụng số hộ gia đình cố định Mỗi hộ gia đình quy định ghi điện vào số ngày cố định tháng gọi ngày ghi điện Để không dồn việc, ngày ghi điện hộ phân bố tháng Hàng ngày, cán ghi báo số điện sử dụng hộ có Ngày ghi điện ngày cho Bộ phận TTĐ Bộ phận TTĐ tính số tiền điện hộ sử dụng phải trả tháng in hóa đơn Hóa đơn chuyến sang cho Tổ thu Tổ thu chia hóa đơn cho cán thu Việc thu phí hộ gia đình phân vào khoảng thời gian cố định tháng (trong vòng ngày sau ghi điện) Các hộ khơng trả tiền vịng 14 ngày kể từ ghi số bị coi nợ tiền điện bị cắt điện Cần xây dựng hệ thống thơng tin cho phép tính tiền điện, in hóa đơn cho khách hàng theo cán thu lập danh sách khách hàng bị cúp điện hàng ngày Phần : Tìm hiểu đề tài thảo luận : Câu : 1>Khái niệm hệ thống thông tin ERP - Hệ thống thông tin ERP: Là hệ thống thơng tin quản lý tích hợp nguồn lực doanh nghiệp, bao trùm lên tồn hoạt động chức doanh nghiệp như: Kế toán: Quản lý sổ cái, sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, bán hàng khoản phải trả Quản lý nhân sự: Quản lý lương Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, phân phối, điều phối lực, công thức sản phẩm, quản lý luồng sản xuất, lệnh sản xuất, mã vạch,… Quản lý hậu cần: Quản lý kho Quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấpQuản lý bán hàng: Dự báo lập kế hoạch, công cụ lập báo cáo,… 2> Vai trị lợi ích hệ thống ERP doanh nghiệp Một hệ thống ERP mô tả qua sơ đồ sau : Như qua sơ đồ trên, thấy : Một phần mềm ERP cần phải thể tất chu trình kinh doanh Các chức tiêu biểu phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: Lập kế hoạch, dự toán Bán hàng quản lý khách hàng Sản xuất Kiểm soát chất lượng Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định Mua hàng kiểm soát nhà cung ứng Tài – Kế tốn Quản lý nhân Nghiên cứu phát triển ….v.v A, Vai trò ERP thường xem phần mềm hỗ trợ hiệu cơng tác quản lý van mơi trường kinh doanh Ví dụ quy trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau tính chi phí thời gian sản xuất dựa vào định mức nguyên liệu lượng nguyên liệu hàng tồn kho công ty,lịch trình sản xuất lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng Từ cho ta biết thời gian dự kiến tiến độ giao hàng Tất nhân viên phòng ban khác xem tiến độ giao hàng cho khách hàng đến đâu điều giải kịp thời rủi ro tránh xảy sai sót Phân hệ kế tốn biết chi phí sản xuất cho đơn hàng cụ thể cách xác Đó thể thống ERP muốn thực doanh nghiệp Nếu phân hệ khơng thật liên kết khó khăn với giải đơn đặt hàng khó khăn thơng tin khơng kịp thời.Ví dụ phận kinh doanh lượng hàng sản xuất đủ chưa ERP gói phần mềm module thực chức tương tự phần mềm quản lý rời rạc, module tương tác với mơi trường tích hợp.Ví dụ hệ thống BI tận dụng ưu đưa phân tích sâu theo nhiều chiều giúp lãnh đạo tìm nguyên nhân bị giảm doanh thu đâu, cụ thể vùng miền Bằng cách đo lường số đánh giá hiệu hoạt động chủ chốt (KPI - Key Performance Indicator) số lần bảo hành, mặt hàng bán chậm hay số khách hàng mua tổng doanh thu bán từ mặt hàng đó, BI cho biết mặt hàng hiệu quả, làm tiêu tốn nhiều chi phí cho hoạt động hỗ trợ, tồn kho để từ định loại bỏ hay cải tiến thành sản phẩm Thông qua việc thu thập thông tin số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí, số khách hàng mới, số sản phẩm bán chương trình khuyến mãi, quảng cáo, BI đưa báo cáo phân tích mức độ hiệu chương trình Ngồi BI cung cấp cho DN nhìn tổng thể khách hàng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu để DN cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu họ, hay thiết kế chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho khu vực mà đối tượng tập trung đơng B, Lợi ích Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có thơng tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài hoạt động công ty Vớigiải pháp ERP, điều có thểđược thực cách dễ dàng cách sử dụng phần mềm ứng dụng thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thơng tin với cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày, mà cịn nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng Cơng tác Kế tốn Chính xác Hơn Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng Phần mềm kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phần mềm kế toán thiết kế tốt hỗ trợ cho việc ứng dụng quy trình kế tốn biện pháp kiểm soát nội chất lượng Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất Tăng Hiệu Sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất Chẳng hạn, nhiều cơng ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất cách thủ cơng dẫn đến tính tốn sai điều gây nên điểm thắt cổ chai q trình sản xuất đó thường sử dụng khơng hết cơng suất máy móc cơng nhân Nói cách khác, điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm Quản lý Nhân Hiệu Hơn Phân hệ quản lý nhân tính lương giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tính lương, làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương Các Quy trình Kinh doanh Xác định Rõ ràng Hơn Các phân hệ ERP thường yêu cầu cơng ty xác định rõ ràng quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc rõ ràng giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày cơng ty Từ góc độ kinh tế, nhận thấy lợi ích hữu hình mà mang lại : · Năng suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan · Kiểm soát tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… · Tối ưu hóa nguồn lực nguyên vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất · Các thông tin tập trung, đầy đủ, kịp thời có khả chia sẻ cho đối tượng cần sử dụng thông tin · Khách hàng hài lòng việc giao hàng thực xác hạn · Nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng lực cạnh tranh phát triển thương hiệu doanh nghiệp >Cơ Sở xây dựng hệ thống ERP A>Tất nghiệp vụ doanh nghiệp phải đạt chuẩn: Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn thấy rõ nét quy trình Với DN, quy trình phân thành quy trình sản xuất kinh doanh quy trình phụ trợ Các quy trình sản xuất kinh doanh đối tượng mơ hệ thống ERP Một điều cần nói nhiều DN VN, cho dù hoạt động nhiều năm, khơng có tài liệu quy trình hoạt động tài liệu xây dựng giúp đỡ công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO B>Dựa thành tựu khoa học có: Trong kỷ 21, với tốc độ phát triển vượt bậc công nghệ thông tin biến đổi không ngừng kinh tế - xã hội vấn đề quản lý doanh nghiệp tảng ứng dụng tri thức khoa học ngày trở nên quan trọng yếu tố nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam sân chơi WTO Và giải pháp nhiều quan tâm nhà quản lý doanh nghiệo ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp dễ sử dụng Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng việc học sử dụng phần mềm ERP Một số phần mềm đơn giản cho người không chuyên kỹ thuật học cách sử dụng giao diện với người sử dụng thiết kế theo cách tự giải thích phần mềm khác khó hiểu người sử dụng Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng Việt Nam Các phần mềm nước đơi có lợi mặt chúng đơn giản có giao diện với người sử dụng tiếng Việt Các phần mềm kế toán thường thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam Tuy nhiên, người sử dụng cần lưu ý yếu tố thân thiện có nghĩa phần mềm có chức Cảnh báo Một số phần mềm ERP hiệu phần mềm khác việc cảnh báo người sử dụng lỗi phát sinh việc nhập liệu sai, chẳng hạn việc nhập liệu hai lần cho nghiệp vụ phát sinh Một số phần mềm đưa cảnh báo vào số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn báo cho biết mặt hàng khách hàng đặt mua mức dự trữ kho xuống mức an toàn, cảnh báo khách hàng vượt q mức tín dụng cho phép Chất lượng tính sẵn có hoạt động hỗ trợ Một vấn đề cần cân nhắc khả sẵn có dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho phần mềm ERP lựa chọn Một rủi ro lớn phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng chất lượng tài liệu thấp, rủi ro lơn nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang cơng ty khác, họ khơng có thời gian hỗ trợ cho phần mềm Việc dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng làm cho người sử dụng nản lòng dùng phần mềm này, đặc biệt phần mềm nội công ty viết Đối với phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả nhà phân phối nước tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ co phần mềm tương lai chất lượng đại lý kỹ hiểu biết họ sản phẩm mà họ cung cấp Một số công ty phần mềm nước áp dụng tiêu chuẩn cao đại lý bán phần mềm cho họ Người sử dụng cần hỏi rõ tiêu chuẩn mà đại lý cần đáp ứng nhằm trì mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềm Tài liệu dành cho người sử dụng Chất lượng đầy đủ tài liệu hỗ trợ quan trọng cho người sử dụng để họ sử dụng phần mềm cách hiệu Hầu phần mềm thiết kế sẵn nước ngồi có tài liệu dành cho người sử dụng tòan diện Những tài liệu bao gồm: • Tài liệu mô tả chức thiết kế: mơ tả chức mà phần mềm cung cấp; • Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm định cấu hình, bao gồm thong tin cấu hình phần cứng; • Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát cách sử dụng phần mềm, thông tin việc khắc phục sai sót; • Sách tra cứu: Liệt kê thông báo lỗi nguyên nhân gây lỗi hướng dẫn cách khắc phục lỗi đó; • Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp thông tin cách thức giải cố Bản địa hóa Một số phần mềm ERP nước ngồi có tiếng Anh vấn đề khó khăn cho số công ty Một thuận lợi phần mềm ERP sản xuất nước hoàn toàn thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán qui phạm pháp luật Việt Nam, sử dụng tiếng Việt Các phần mềm cập nhật thường xuyên qui định tiêu chuẩn có liên quan thay đổi Điều làm việc sử dụng việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng Chức đa ngôn ngữ Các phần mềm nước cần phải hoạt động với thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt Anh, Nhật, Hoa Chế độ đa nhiệm Người sử dụng cảm thấy dễ dàng phần mềm hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng lúc Chẳng hạn số phần mềm cho phép người sử dụng mở làm việc cửa số/ hình cơng nợ phải trả chưa hoàn tất việc nhập liệu cửa sổ công nợ phải thu Accounting Business Kế toán vốn tiền Quản lý bán hàng Kế toán tổng hợp Quản lý mua hàng 10 Kế tốn cơng nợ phải thu Quản lý hàng tồn kho Kế tốn cơng nợ phải trả Kế tốn cơng cụ dụng cụ Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành Kế toán chủ đầu tư CRM-Customer Relationship Managemet HRM-Human Resource Management Quản lý khách hàng tiềm Quản lý quan hệ nhân Quản lý phản hồi giải đáp Quản lý chấm cơng, tính lương Quản lý tài khoản Quản lý tuyển dụng Quản lý liên hệ Quản lý đào tạo Quản trị Marketing Quản lý chế độ sách Quản lý hợp đồng Quản lý chấm công đánh giá thi đua Nhu cầu cấp thiết doanh nghiệp việc xây dựng HT ERP Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh 11 Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Tuy vậy, phổ biến thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế tốn hay quản lý cơng văn giấy tờ, chưa xuất hệ thống tích hợp có khả bao qt tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Những năm gần đây, khái niệm giới thiệu Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP) Khơng tập đồn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu giới coi ERP chìa khóa cho thành cơng doanh nghiệp ERP giảng dạy môn học trường đại học hàng đầu quản trị doanh nghiệp 4> Những vấn đề giải triển khai HT ERP doanh nghiệp - Một số toán mà hệ thống giải được: + Bán hàng quản lý bán hàng: Ví dụ quy trình đặt hàng: ERP nhận đơn hàng từ khách hàng,sau tính chi phí thời gian sản xuất dựa vào định mức nguyên vật liệu lượng nguyên liệu hành hóa tốn kho cơng ty, lịch trình sản xuất lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng từ cho ta biết thời gian dự kiến tiến độ giao hàng Tất nhân viên phịng ban khác xem tiến độ sản xuất tiến độ giao hàng cho khách đến đâu,điều giải kịp thời rủi ro tránh xày sai sót Phân hệ kế tốn biết chi phí sản xuất cho đơn hàng cụ thể cách xác Đó thể thống ERP muốn thực doanh nghiệp Nếu phân hệ khơng thực liên kết với giải đơn đặt hàng khó khăn thơng tin khơng kịp thời Ví dụ phận kinh doanh không 12 biết đơn hàng giao cho khách hàng đến đâu,kế hoạch cung ứng,không biết lượng hàng sản xuất đủ chưa Đối với ERP ,mọi thứ trở nên dễ dàng hơn,chính xác thống ERP việc chứng minh giá trị cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng xử lý hóa đơn ghi nhận doanh thu – cách gọi khác trình xử lý đơn hàng hồn chỉnh (order fulfillment process) Chính mà ERP thường xem phần mềm hỗ trợ vô hình ERP khơng xử lý quy trình trước bán hàng (hầu hết nhà cung cấp phần mềm phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này) Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng sau cung cấp “đường đi” phần mềm để thực tự động hóa bước khác suốt quy trình xử lý đơn hàng hoàn tất Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, có đầy đủ thơng tin cần thiết để hồn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho cơng ty từ phân hệ Kho lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn) Nhân viên phòng ban khác xem chung thơng tin cập nhật chúng Khi phịng ban thực xong đơn hàng thơng tin tự động nối kết qua hệ thống ERP truyền tải đến phận khác Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực đơn hàng đến đâu rồi, bạn cần kết nối vào hệ thống ERP theo dõi chúng Với ERP, trình đơn hàng di chuyển tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh xảy sai sót trước Với cách thức ERP vận dụng cho quy trình kinh doanh khác doanh nghiệp quản lý nhân viên báo cáo tài chính… + Kiểm sốt ERP: Khi kết khơng mong muốn Theo nghiên cứu kết triển khai ERP năm 2008 hãng tư vấn Panorama, có nhiều dấu hiệu tích cực như: • 65% DN xác định lợi ích thu từ hệ thống họ, bao gồm 13 tăng hiệu hoạt động, cải thiện quy trình sản xuất kinh doanh sau go-live (khởi động) • Lãnh đạo 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu mà dự án ERP mang lại • Đội ngũ nhân viên tác nghiệp 67% DN hài lòng với ERP Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy kết khơng mong muốn (xem hình): • 57% dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ 5% đến 125% so với ngân sách dự kiến) • 54% DN cho biết hoạt động sản xuất kinh doanh họ chịu ảnh hưởng (đình trệ, tồi tệ ngừng hoạt động) go-live hệ thống • Trên 40 dự án ERP triển khai kéo dài thời gian dự kiến (trong khoảng từ 5% đến 100% so với kế hoạch đề ) Kiểm sốt q trình sau triển khai Hầu hết người thường nghĩ trình triển khai ERP kết thúc bước go-live hệ thống Nhưng xin khẳng định điều: thời điểm sau hệ thống go-live thời điểm định thành bại dự án Rất nhiều DN chủ quan dẫn đến thất bại việc kiểm soát trình sau triển khai, đồng nghĩa với việc khơng thể nhận thấy (hoặc mơ hồ) lợi ích mà hệ thống ERP thực mang lại Với trường hợp này, cần thiết phải có thay đổi điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu hoạt động hệ thống cải thiện vai trị hỗ trợ với hoạt động sản xuất kinh doanh DN 14 Q trình kiểm sốt sau triển khai nên tập trung vào vấn đề cốt lõi sau: Đo lường hiệu go-live hệ thống Điều kiện lý tưởng trước lựa chọn triển khai hệ thống ERP hoạt động sản xuất kinh doanh DN tình trạng ổn định Cách để đánh giá mức độ hiệu mà ERP mang lại đo lường hiệu hoạt động DN trước sau go-live hệ thống Điều giúp Ban quản lý dự án DN đơn vị triển khai xác định mảng hoạt động DN mức hiệu thơng thường để có phương án điều chỉnh phù hợp Tiếp tục đào tạo Bất kể DN đào tạo đội ngũ nhân viên tốt trước sau thời điểm go-live hệ thống, DN cần triển khai tiếp khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức độ giảm sút suất làm việc Điều giúp DN tối ưu hóa hiệu dài hạn Xác định quy trình tác nghiệp cần cải thiện DN triển khai ERP khơng có nghĩa tất quy trình tác nghiệp phịng ban hồn hảo Đơi có quy trình bất hợp lý cần tái cấu trúc lần Ban quản lý dự án cần làm việc với nhân viên tác nghiệp trực tiếp để xác định “nút gãy” (pain points) quy trình nguyên nhân gây để có thay đổi hợp lý hiệu -Khai thác tối ưu hệ thống vận hành Rất nhiều DN khơng hài lịng với hệ thống ERP thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp Thay cơng chuyển đổi, trước định, DN nên làm rõ 15 số vấn đề: DN sử dụng hết tất chức hệ thống chưa? DN nâng cấp phiên hệ thống chưa? Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống khơng? Các quy trình tác nghiệp DN (mua hàng, bán hàng, nghiệp vụ kế tốn…) có xác định rõ ràng khơng? Trong DN có phận (nhân viên cấp quản lý, lãnh đạo) khơng hài lịng/chống đối hệ thống khơng? Quy trình tác nghiệp DN cải thiện tốt khơng? Bạn có nghĩ quy mơ DN phát triển nhanh, vượt khỏi khả đáp ứng hệ thống không? Liệu DN có sẵn sàng đầu tư nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, tiền…) để có hệ thống không? Nếu câu trả lời cho tất câu hỏi “Có”, điều có nghĩa đến lúc DN cần hệ thống để thay cho hệ thống Tuy nhiên, cần câu trả lời “Khơng” DN hồn tồn có hội cải thiện hiệu hoạt động hệ thống với kế hoạch hợp lý “4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP (xem bảng) Khi thực bước này, DN nhận thấy có tính hệ thống chưa khai thác triệt để, lợi ích chưa tận dụng hết Và DN hồn tồn tối ưu hóa hệ thống với mức chi phí (thời gian, tiền, nhân lực…) nhiều so với định thay hệ thống hồn tồn bước giúp tơi ưu hóa hệ thống ERP Xác định xếp mức độ ưu tiên giải vấn đề liên quan đến hệ thống tại, mặt kỹ thuật nghiệp vụ DN cần rà sốt tình hình hoạt động hệ thống thơng qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, đội ngũ IT vận hành hệ thống Các vấn đề thường gặp phải xáo trộn số quy trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết chức hệ thống, lỗi báo cáo… Đánh giá mức độ hợp lý quy trình nghiệp vụ tại, khoanh vùng 16 quy trình cần cải thiện tốt Vấn đề thường hay gặp phải trình triển khai, thiết kế quy trình tác nghiệp (tobe-processes) cho DN, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng, yêu cầu DN dẫn đến quy trình khơng hợp lý Hay quy trình hợp lý thời điểm thời gian sau, lý đó, DN thay đổi quy trình tác nghiệp, phát triển, DN phát sinh thêm quy trình mà chưa cập nhật hệ thống…Điều gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ làm xáo trộn hoạt động sản xuất kinh doanh DN Tìm nguyên nhân giải pháp cho vấn đề xác định Sau bước 2, Ban quản lý ERP DN cần xác định nguyên nhân cách giải vấn đề theo mức độ ưu tiên Ví dụ, với vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khoanh vùng quy trình lỗi, DN cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại Bước cần tham khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà DN đơn vị triển khai thống thiết kế, đồng thời lấy ý kiến nhân viên tác nghiệp có liên quan đến quy trình nhằm mục đích xác định quy trình tối ưu Ngồi ra, DN cần kiểm sốt chặt q trình tùy chỉnh, thay đổi quy trình hệ thống Triển khai kế hoạch thực hóa lợi ích từ ERP Kế hoạch bao gồm tổng hợp phương án giải cho vấn đề Ban quản lý ERP DN thống bước Cần lưu ý, coi mức độ quan Quản lý thu tiền trọng kế hoạch DN triển khai dựđiện án ERP trước Cần làm rõ mục tiêu, công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, mốc thời gian…như bất kỳ dự án khác 1.Theo dõi số điện 2.In hóa đơn 3.Thu tiền điện Phần 2: biểu đồ 1, Biểu đồ liệu phân cấp chức : 1.1Ghi số điện 2.1 In hóa đơn 3.1 Nhập thơng tin thu phí 2.2 Chuyển hóa đơn 3.2 Lập DS HGĐ nợ tiền điện 1.2Tính tiền điện 17 3.3 Lập DS HGĐ bị cắt điện 2,Biểu đồ liệu mức ngữ cảnh: Quản lý thu tiền điện Hộ gia đình Điện phí 18 Cán thu tiền điện Cán ghi số điện DS HGĐ bị cắt điện Hóa đơn Hộ gia đình Cán ghi số điện 1.Theo dõi số điện Số điện Ngày ghi điện 3,Biểu đồ liệu mức đỉnh Hóa đơn 2.In hóa đơn Tổ thu DS HGĐ chưa nộp tiền sau ngày ghi 14 ngày Cán thu tiền điện 3.Thu tiền điện 19 Thông báo cắt điện DS HGĐ bị cắt điện DS HGĐ nộp tiền điện Mô tả : - Chức cha” quản lý thu tiền điện” bao gồm chức : “ Theo dõi số điện”, “In hóa đơn” “Thu tiền điện” biểu đồ mức đỉnh có + tác nhân ngoài: “ Cán thu tiền điện”, “ Cán ghi số điện”, “hộ gia đình” Ba tác nhân cung cấp luồng liệu: : “Điện phí”, “Số điện, ngày ghi điện”, “thơng tin hộ gia đình” + Kho liệu: “ ngày ghi điện”, “DS HGĐ nợ tiền điện” “ DS HGD bị cắt điện” 4,Biểu đồ luồng liêu mức đỉnh: Tác nhân ngồi:hộ gia đình, cán ghi tiền điện, cán thu tiền điện, Kho liệu: hóa đơn, danh sách hộ nợ tiền điện, danh sách hộ gia đình bị cắt điện, hộ gia đình Số điện sử dụng, ngày ghi điện, Theo dõi số điện: 20 Cán ghi tiền điện Số điện sư dụng Số điện 1.2Tính tiền điện 1.1Ghi số điện Ngày ghi điện Ngày ghi điện Hóa đơn tiền điện Mơ tả biểu đồ: Chức theo dõi số điện bao gồm hai chức : ghi số điện tính tiền điện - chức thứ : ghi số điện +chức ghi số điên nhận thông tin từ tác nhân “Cán ghi tiền điện”: số điện sử dụng hộ gia đình cố định +thông tin số điện, ngày ghi điện cập nhật vào kho liệu “ Ngày ghi điện” - thông tin từ chức thứ chuyển sang chức thứ hai: tính tiền điện + từ kho liệu “ Số điện sử dung”, phận tính tiền điện biết lương điện tiêu thụ khoảng thời gian định, só hộ gia đình định + Bộ phận tính tiền điện tính tiền điện cập nhât thơng tin hóa đơn 2.In hóa đơn Cán ghi số điện TT HGĐ, số điện, ngày ghi điện Hộ gia đình Tiền điện 2.1.Tính tiền 2.2.Chuyển hóa đơn Ngày ghi điện, tiền điện Hóa đơn 21 Tổ thu Hóa đơn Ngày ghi điện Mơ tả biểu đồ: - Chức In hóa đơn bao gồm hai chức “Tính tiền” “Chuyển hóa đơn” +chức “Tính tiền” nhận hai luồng thơng tin “ Số điện” từ tác nhân : Cán ghi số điện”, thông tin “ Số điện, ngày ghi điện hộ gia đình” Kho liệu “ Ngày ghi điện” Đồng thời “Thông tin số điện” chuyển đến tác nhân “ Hộ gia đình” +chức “ Chuyển hóa đơn” nhận hóa đơn sau chức “Tính tiền” đươc thực “hóa đơn “ nhận chuyển đến “ Tổ thu HGĐ chưa nộp tiền sau 14 ngày từ ngày ghi Cán thu tiền điện 3.1.Nhập thông tin thu phí 3.2.Lập danh sách hộ gia đình nợ tiền điện 3,Thu tiền điện Thơng tin tiền điện, hộ gia đình sử dụng điện TT HGĐ nợ tiền điện TT HGĐ sử dụng điện Danh sách HGĐ nộp tiền DS hgđ nợ tiền điện sau Danh sách HGĐ nơ tiền điện Thông báo bị cắt điện hạn 3.3.Lập nộp danh điện phí sách hộ gia đình bị cắt điện Hộ gia đình 22 Hộ gia đình Mơ tả biểu đồ: - Chức “Thu tiền điện” boa gồm chức con: “Nhập thơng tin thu phí”, “Lập danh sách hộ gia đình nợ tiền điẹn” “ Lập danh sách hộ gia đình bị cắt điện” 23 ... doanh doanh nghiệp Những năm gần đây, khái niệm giới thiệu Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP) Khơng tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu... Kế tốn cơng cụ dụng cụ Kế tốn TSCĐ Kế toán giá thành Kế toán chủ đầu tư CRM-Customer Relationship Managemet HRM-Human Resource Management Quản lý khách hàng tiềm Quản lý quan hệ nhân Quản lý phản... Hầu hết người thường nghĩ trình triển khai ERP kết thúc bước go-live hệ thống Nhưng xin khẳng định điều: thời điểm sau hệ thống go-live thời điểm định thành bại dự án Rất nhiều DN chủ quan dẫn