Luận văn Thạc sĩ Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THANH TÍN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THANH TÍN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐINH THỊ CẨM LÊ THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi, số liệu, hình ảnh nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Tơi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu Thừa Thiên Huế, ngày tháng 01 năm 2019 Học viên Lê Thanh Tín LỜI CẢM ƠN Tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến đơn vị, cá nhân giúp đỡ, tạo điều kiện cho suốt chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản lý cơng Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn TS Đinh Thị Cẩm Lê, người tận tình hướng dẫn có ý kiến định hướng quan trọng giúp tơi hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể q thầy cán Học viện Hành Quốc gia trực tiếp gián tiếp giúp đỡ mặt suốt q trình tơi học tập nghiên cứu Tôi xin cảm ơn đơn vị cấp xã huyện Phú Vang, Phòng Nội vụ huyện Phú Vang, Văn phòng HĐND UBND huyện Phú Vang tạo điều kiện giúp đỡ trình khảo sát, nghiên cứu hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đồng nghiệp chia sẻ, hỗ trợ, động viên tạo điều kiện cho tơi để tơi yên tâm học tập, nghiên cứu Mặc dù đạt kết định, phạm vi nghiên cứu rộng, kinh nghiệm thân cịn ít, nên luận văn tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý thầy cô bạn bè, đồng nghiệp./ Tôi xin trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC Trang bìa phụ Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục bảng biểu, hình ảnh minh họa PHẦN MỞ ĐẦU .1 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.8 1.1 Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc điểm công tác văn thư 1.1.3 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quan, tổ chức 11 1.1.4 Những yêu cầu cần đảm bảo công tác văn thư 12 1.1.5 Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư 13 1.1.6 Những nội dung công tác văn thư 16 1.2 Công tác lưu trữ 22 1.2.1 Khái niệm 22 1.2.2 Sự cần thiết phải thực công tác lưu trữ 23 1.2.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 25 1.2.4 Yêu cầu công tác lưu trữ 27 1.2.5 Những nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ 29 1.3 Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 36 1.3.1 Khái niệm chất lượng chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 36 1.3.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 38 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 48 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân cấp xã phận văn thư, lưu trữ cấp xã huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế 48 2.1.1 Khái quát Ủy ban nhân dân cấp xã huyện Phú Vang 48 2.1.2 Khái quát phận văn thư, lưu trữ cấp xã huyện Phú Vang 52 2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 55 2.2.1 Thực trạng công tác văn thư 55 2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ 66 2.3 Đánh giá chung 70 2.3.1 Ưu điểm 70 2.3.2 Tồn tại, hạn chế 72 2.3.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 85 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 101 3.1 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 101 3.1.1 Đẩy mạnh việc phổ biến hoàn thiện quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ 101 3.1.2 Nâng cao nhận thức cán bộ, cơng chức, vai trị, vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ 103 3.1.3 Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 105 3.1.4 Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác văn thư, lưu trữ 106 3.1.5 Tăng cường nhân lực, sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 109 3.1.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 111 3.1.7 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ 113 3.2 Những điều kiện cần thiết để thực giải pháp 115 3.2.1 Thực giải pháp cách đồng bộ, thống 115 3.2.2 Sự đạo quan tâm lãnh đạo đơn vị 116 3.2.3 Có tính ưu tiên cho giải pháp bản, quan trọng 117 KẾT LUẬN ……………………………………………………………….119 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin KT-XH: Kinh tế – xã hội UBND: Ủy ban nhân dân VTLT: Văn thư, lưu trữ DANH MỤC HÌNH ẢNH MINH HỌA Hình 2.1 Con dấu Ủy ban nhân dân xã sử dụng chứng thực y 62 Hình 2.2 Con dấu UBND xã sử dụng ban hành văn 63 Hình 2.3 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 66 Hình 2.4 Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ 67 Hình 2.5 Lưu trữ xã Vinh Hà 72 Hình 2.6 Tờ trình Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú 75 Hình 2.7 Tờ trình Ủy ban nhân dân xã Vinh Thái 76 Hình 2.8 Sổ theo dõi văn đến Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà 78 Hình 2.9 Kế hoạch Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú 80 Hình 2.10 Bản lưu Quyết định Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà 81 Hình 2.11 Cơng văn lưu trữ theo năm xã Vinh Thái 84 Hình 2.12 Tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ năm 2017 huyện Phú Vang 90 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1 bố trí thành phần thể thức 17 Biểu đồ 2.1 bố trí nhân phụ trách văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã địa bàn huyện Phú Vang 54 Bảng 2.1 tổng hợp số lượng, chất lượng người làm công tác văn thư lữu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã địa bàn huyện Phú Vang 55 Huế UBND huyện, xã, thị trấn bước đầu xây dựng áp dụng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn thư, xây dựng quy trình soạn thảo, ban hành giải văn bản, quy trình quản lý văn đi, văn đến,góp phần giúp cho UBND xã địa bàn đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác VTLT góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước địa bàn Trong thời gian đến để tiếp tục quy trình hóa khâu nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT, tùy theo điều kiện xã, thị trấn cần xem xét để bổ sung quy trình phù hợp để tổ chức thực đảm bảo Trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác VTLT, cần trọng xem xét, đánh giá không phù hợp để đề xuất sửa đổi, cá nhân UBND xã cần phát huy vai trò tự kiểm tra, tự đánh giá để hồn chỉnh quy trình theo hướng tối ưu 3.1.5 Tăng cường nhân lực, sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Quyết định số 1146/QĐ-UBND ngày 20/6/2015 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Đề án Quy hoạch ngành VTLT tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 xác định mục tiêu cụ thể công tác văn thư, lưu trữ, có mục tiêu “ Hồn thiện máy văn thư, lưu trữ từ cấp tỉnh đến cấp xã đảm bảo thực đầy đủ chức quản lý thống công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh”, “Phải trọng iệc 109 xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ số lượng, trình độ chuyên môn, tiêu chuẩn theo quy định; đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt cho ngành thời kỳ mới” Qua khẳng định tỉnh quan tâm, trọng đến việc đảm bảo nguồn nhân lực để thực công tác VTLT, nhiên cấp xã nay, phải xem việc tăng cường nhân lực thực công tác VTLT giống công tác khác quản lý nhân quan hành chính, địi hỏi phải có chuẩn bị, có đầu tư bản, bao gồm q trình lựa chọn, đào tạo, bồi dưỡng, tạo nguồn Để làm cơng việc này, trước hết địi hỏi người làm công tác VTLT cấp xã phải cán chuyên trách, tạo động lực phấn đấu, cạnh tranh xét tuyển, thi tuyển, hội thăng tiến công việc Cần trọng xây dựng đội ngũ làm cơng tác VTLT có đạo đức phẩm chất tốt, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc quan, có tiêu chuẩn trình độ chun mơn theo quy định, khơng nên bố trí cách vô điều kiện, kiêm nhiệm nhiều công tác nay, cần thực bố trí người làm cơng tác VTLT trình độ từ trung cấp chun ngành trở lên để đảm nhận công tác Đối với việc xây dựng hệ thống sở vật chất đáp ứng yêu cầu công tác VTLT, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ, xây dựng sở liệu văn điện tử phục vụ lưu trữ quan lưu trữ lịch sử, xây dựng triển khai hệ thống quản lý, vận hành hồ sơ công việc môi trường mạng cấp xã nội dung quan trọng Đây yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng công tác VTLT, nhiên xã, thị trấn địa bàn huyện vấn đề nguồn kinh phí nên chưa đầu tư, nhiều xã, thị trấn chưa bố trí phịng làm việc đảm bảo cho người làm công tác văn thư kho lưu trữ theo quy định Về vấn đề 110 sở vật chất cơng tác này, cần có bước phù hợp, làm tốt công tác quy hoạch, đầu tư theo bước cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm Trang thiết bị máy móc yếu tố quan trọng định hiệu công việc, khơng có trang thiết bị máy móc hỗ trợ việc thực khâu nghiệp vụ cơng tác VTLT khó khăn, nay, nhiều xã, thị trấn địa bàn huyện, người làm công tác VTLT chưa trang bị máy scan, nên chưa thực việc số hóa văn bản, tài liệu, việc áp dụng chữ ký số chưa triển khai cách đồng bộ, làm ảnh hưởng lớn đến công tác VTLT Để nâng cao chất lượng công tác VTLT, cần trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện để thực công tác như: Máy vi tính, máy scan, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại, bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu trang thiết bị bảo quản khác để đảm bảo an toàn khối tài liệu bảo quản đơn vị Trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản an toàn tài liệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như: Kệ, hộp đựng tài liệu, máy điều hòa, máy hút bụi, máy hút ẩm, bình chữa cháy,… 3.1.6 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư, lưu trữ Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội, với tiện ích tính khơng ngừng bổ sung, nâng cấp, CNTT đem lại hiệu cao lĩnh vực Việc ứng dụng CNTT công tác VTLT nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực thực khâu nghiệp vụ công tác VTLT, chuyển từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc Ứng dụng CNTT vào công tác VTLT vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, lĩnh vực quan trọng góp phần khơng nhỏ vào 111 q trình hoạt động quan, đơn vị Tại UBND xã huyện đã triển khai ứng dụng mạng văn phịng điện tử liên thơng để trao đổi văn bản, áp dụng phần mềm công tác văn thư để tiếp nhận, lưu trữ văn đi, đến hồ sơ công việc, sử dụng hệ thống hộp thư điện tử quan hệ, giao dịch…tuy nhiên để phát huy tối đa vai trò CNTT thực tốt việc làm chủ CNTT lĩnh vực VTLT khơng phải cơng việc đơn giản, địi hỏi UBND cấp xã địa bàn cần trọng thực nội dung: Tăng cường tập huấn cho cán VTLT thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT Nâng cấp hệ thống mạng Lan, kết nối quan với đơn vị liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thông tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thơng tin có u cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận Phối hợp quan chức cài đặt đồng phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thơng tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an toàn điều hành tác nghiệp Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán VTLT nói riêng cán bộ, cơng chức quan nói chung Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT cán thực công tác VTLT 112 Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, cơng việc phận VTLT giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận VTLT, theo đó, cần thiết phải đánh giá cần thiết phải xây dựng đươc chuẩn sử dụng CNTT đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã nói chung người làm cơng tác VTLT nói riêng Bên cạnh đó, để thực tốt việc ứng dụng CNTT, cần đẩy mạnh hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ môi trường mạng cho quan, tổ chức Đẩy mạnh việc áp dụng phần mềm dùng chung Ủy ban nhân dân tỉnh vào trình tổ chức hoạt động quan theo chức nhiệm vụ phân công, đồng thời phải trọng việc sử dụng phần mềm quyền để đảm bảo an ninh, an tồn thơng tin 3.1.7 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ Kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác VTLT xã địa bàn huyện cần thiết, công việc cần phải tiến hành thường xuyên, liên tục Công tác VTLT thực qua khâu nghiệp vụ, quan, việc thực mức độ khác nhau, nên cần có kiểm tra, hướng dẫn cụ thể,thực tốt việc kiểm tra, hướng dẫn góp phần làm hạn chế sai sót, khắc phục thiếu sót cơng tác VTLT xã, thị trấn Để thực tốt công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác VTLT cần xây dựng kế hoạch, nội dung kiểm tra cụ thể, trọng vào vấn đề trọng tâm việc triển khai quy định pháp luật, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, công tác tổ chức, nhân sự; Ban hành văn đạo, quản lý, 113 hướng dẫn, thực nghiệp vụ VTLT, tình trạng kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu kho, ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai thực nội dung kế hoạch VTLT UBND tỉnh, UBND huyện, kiểm tra việc ban hành tổ chức thực kế hoạch công tác VTLT quy chế thực công tác xã, thị trấn Đối với hoạt động văn thư, cần trọng kiểm tra công tác soạn thảo, ban hành văn theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành chính, cơng tác quản lý văn đi, đến, văn mật, văn đi, văn đến, kiểm tra việc cập nhật mạng nội qua phần mềm quản lý văn để khai thác văn đến, công tác quản lý sử dụng dấu, kiểm tra việc ban hành thực quy chế công tác văn thư, lưu trữ …Ngồi kiểm tra, hướng dẫn chun mơn huyện, xã, thị trấn cần trọng công tác tự kiểm tra, tự đánh giá nội quan, công tác thực thường xun, liên tục có tác dụng tích cực việc tổ chức thực nội dung công tác VTLT Đối với công tác lưu trữ, cần trọng kiểm tra, hướng dẫn công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ: phịng, kho, cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Thông qua việc kiểm tra, cần đánh giá xác mặt làm tồn tại, hạn chế việc thực công tác văn thư, lưu trữ, qua góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục tồn tại, hạn chế Quá trình kiểm tra UBND huyện xây dựng chủ trì thực hiện, cấp xã trực tiếp thực phận, công chức chuyên môn Việc kiểm tra cần tiến hành thường xuyên đột xuất, tùy theo tình hình thực tế đơn vị Bên cạnh trình kiểm tra, hướng dẫn, cần xem công tác VTLT tiêu chí đánh giá lực hoạt động, khả tổ chức thực 114 nhiệm vụ, có gắn cơng tác thành nhiệm vụ thường xuyên, liên tục, tạo quan tâm, đầu tư mức xã, thị trấn góp phần nâng cao tinh thần, thái độ, trách nhiệm cá nhân việc thực công tác VTLT 3.2 Những điều kiện cần thiết để thực giải pháp 3.2.1 Thực giải pháp cách đồng bộ, thống Có nhiều giải pháp để nâng cao chất lượng công tác VTLT UBND cấp xã địa bàn huyện Phú Vang, nhiên để thực có hiệu nhằm góp phần khơng ngừng nâng cao chất lượng cơng tác này, địi hỏi phải có phương pháp để thực giải pháp cách đồng thống Rõ ràng thực tốt công tác VTLT thực tốt việc đẩy mạnh việc phổ biến hoàn thiện quy định pháp luật công tác VTLT mà không quan tâm không trọng nâng cao nhận thức cán bộ, công chức tầm quan trọng cơng tác này… Cũng khơng thể có cơng tác VTLT đảm bảo chất lượng tập trung vào việc tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ mà không trọng đến việc quan tâm, đầu tư sở vật chất, nhân lực … Chất lượng cơng tác VTLT bao gồm nhiều yếu tố, bên cạnh chịu ảnh hưởng, tác động chế, sách hệ thống văn pháp luật liên quan đồng thời chịu ảnh hưởng sở vật chất, yếu tố người điều kiện cụ thể, bên cạnh việc quan chức cần sớm hoàn thiện sở pháp lý xã cần chủ động thực đồng giải pháp lại theo điều kiện thực tế đơn vị Trước mắt, bên cạnh việc quan có thẩm quyền hồn thiện quy định liên quan, UBND cấp xã địa bàn cần thực đồng việc nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin cách hiệu quả, làm tốt 115 công tác kiểm tra, giám sát, đồng thời cần quan tâm bổ sung kinh phí khả cho phép để đầu tư sở vật chất thiết yếu nhằm phục vụ tốt công tác VTLT 3.2.2 Sự đạo quan tâm lãnh đạo đơn vị Đối với lãnh đạo cấp xã, thiếu quan tâm, đơn đốc, đạo tổ chức thực khơng riêng cơng tác VTLT, mà hoạt động khác quản lý, điều hành chắn không đạt hiệu quả, khơng đạt mục đích, mục tiêu quản lý nhà nước Với công tác VTLT, lãnh đạo cấp xã cần trọng việc đạo tổ chức thực nội dung công tác này, quan tâm, đôn đốc việc xây dựng quy chế, ban hành kế hoạch có biện pháp để giám sát, nhắc nhở, chấn chỉnh… sai sót cơng tác VTLT Quan tâm bố trí kinh phí hợp lý nguồn ngân sách địa phương để đầu tư nguồn lực nhằm phát triển công tác VTLT Trách nhiệm lãnh đạo cấp xã công tác VTLT quy định rõ ràng, bên cạnh thực tốt trách nhiệm, đạo thực nội dung liên quan, cần quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức nói chung cán làm cơng tác VTLT nói riêng Cần tạo động lực làm việc, động lực phấn đấu cho đội ngũ người làm công tác VTLT, trọng công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chun mơn, nghiệp vụ, lý luận trị… Đối với người làm công tác VTLT, nay, phần lớn cán bán chuyên trách, cần có biện pháp thu hút đề xuất hỗ trợ giúp người làm công tác đảm bảo sống, tạo động lực để họ phấn đấu gắn bó thực nhiệm vụ Lãnh đạo cấp xã phải trọng quán triệt đến cấp vai trị, vị trí trách nhiệm cá nhân thực công tác VTLT 116 quan, đồng thời cần quan tâm làm tốt công tác kiểm tra, giám sát, nắm tình hình tổ chức thực cơng tác 3.2.3 Có tính ưu tiên cho giải pháp bản, quan trọng Như khẳng định, giải pháp đề điều có vai trị, vị trí định ảnh hưởng, hỗ trợ cho Tuy nhiên với điều kiện kinh tế – xã hội xã, thị trấn địa bàn huyện nay, cần có ưu tiên cho giải pháp trước mắt, cụ thể cần trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác VTLT, đồng thời cần đẩy mạnh kiểm tra, hướng dẫn việc thực công tác VTLT, việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ứng dụng CNTT Đối với giải pháp quan tâm, đầu tư sở vật chất, quan trọng ngân sách hầu hết xã đáp ứng cho việc chi thường xuyên, nên khó để đầu tư phát triển cơng tác VTLT, cần xác định rõ bước đầu tư sở vật chất để đạt hiệu cao với kinh phí phù hợp Đối với nguồn nhân lực gặp nhiều khó khăn, chưa có chế đãi ngộ với sách phù hợp xã nói chung khó thu hút người có trình độ để góp phần đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, cần chủ động đề xuất việc hỗ trợ cho người làm công tác VTLT Thực tốt giải pháp bản, quan trọng phù hợp với điều kiện sở để cơng tác VTLT ngày thực có hiệu 117 Tiểu kết chương Trong trình đẩy mạnh cải cách hành nhà nước, cơng tác VTLT ngày trở nên quan trọng hoạt động máy quyền cấp xã Sẽ khơng có máy hoạt động hiệu lực, hiệu công tác VTLT không trọng thực Đối với quyền cấp xã địa bàn huyện, trước mắt cần nhìn nhận thực trạng cơng tác VTLT, sở đó, áp dụng cách đồng giải pháp đẩy mạnh việc phổ biến hoàn thiện quy định pháp luật cơng tác VTLT, nâng cao nhận thức vai trị, vị trí, tầm quan trọng cơng tác VTLT, tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, tăng cường nhân lực, sở vật chất, ứng dụng CNTT đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác VTLT Tuy nhiên, việc áp dụng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác VTLT cần có điều kiện định Mỗi đơn vị, bên cạnh việc áp dụng giải pháp cách đồng bộ, liệt, cần tình hình thực tế để có ưu tiên cho giải pháp bản, quan trọng Chỉ có vậy, giải pháp thực phát huy tác dụng việc khắc phục tồn tại, hạn chế để từ nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động đơn vị 118 KẾT LUẬN VTLT công tác nghiệp vụ quan trọng, thiếu quan, tổ chức Đặc biệt cấp xã, cấp trực tiếp thực đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước, cấp gần dân, sát dân Thông qua khâu nghiệp vụ, công tác VTLT góp phần giúp quyền sở làm tốt chức quản lý nhà nước theo phân cấp Đồng thời, phản ánh, chuyển tải đầy đủ, xác thông tin lên quan cấp trên, giúp cho trình quản lý, điều hành diễn theo hai chiều thông suốt, đảm bảo hiệu lực, hiệu cho việc trì hoạt động máy quyền địa phương VTLT mắt xích quan trọng hoạt động máy quyền cấp xã Nếu xã, thị trấn thực tốt công tác VTLT góp phần quan trọng để tổ chức thực thắng lợi nhiệm vụ ngược lại, thông tin không cung cấp cách đầy đủ, xác, cơng tác văn thư khơng thực tốt khâu nghiệp vụ, không chuyển tải đầy đủ thông tin thơng qua q trình soạn thảo, quản lý, ban hành văn , công tác lưu trữ không giữ lại tài liệu cần thiết để vừa cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý điều hành vừa để minh chứng cho trình tổ chức thực hiện, chắn việc quản lý, điều hành máy quyền cấp xã gặp phải khó khăn, trở ngại làm ảnh hưởng đến trình vận hành hệ thống Chính vậy, cần phải có nhìn nhận, đánh giá đầy đủ, xác vai trị, vị trí tầm quan trọng công tác VTLT, đồng thời, phải xem việc nâng cao chất lượng công tác VTLT hoạt động thường xuyên, liên tục cần trọng đảm bảo 119 Thời gian qua, việc thực công tác VTLT xã, thị trấn địa bàn huyện Phú Vang có chuyển biến tích cực, góp phần giúp quyền cấp xã thực tốt chức quản lý, điều hành Tuy nhiên, bên cạnh mặt làm được, công tác VTLT xã có nhiều tồn tại, hạn chế Do vậy, để nâng cao chất lượng cơng tác VTLT, cần phải nhìn nhận, đánh giá thực trạng áp dụng đồng giải pháp, đồng thời, có tính ưu tiên cho giải pháp bản, quan trọng Điều góp phần làm cho cơng tác VTLT cấp xã địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế có chuyển biến tích cực để góp phần nâng cao chất lượng hoạt động đơn vị thời gian tới 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, Nxb Lao động, Hà Nội Bộ Nội vụ (2007), Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội Bộ Nội vụ (2010), Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2018 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành nhà nước, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Hà Nội Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/ TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào lưu trữ quan, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội Chính phủ (1946), Thông đạt số: 1-C/VP ngày 03-01- 1946 Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hồ giữ gìn cấm tiêu huỷ cơng văn hồ sơ cũ 10 Chính Phủ (2004), Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 11 Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 12 Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 13 Chính phủ (2011), Nghị 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 20112020 14 Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu 15 Cục Lưu trữ, Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công văn giấy tờ công tác lưu trữ 16 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 17 Ts Nguyễn Thị Hà TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức, Nxb Chính trị Quốc gia 18 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2015 19 Học viện Hành Quốc gia (1997), Văn quản lý hành nhà nước công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước, Nxb Giáo dục 20 Hội đồng Nhà nước (1982), Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Hà Nội 21 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 22 Hồng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ, Nxb VHTT 23 Phạm Văn Năm, Quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, năm 2010 24 Mai Hải Nam, Quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thành phố Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, 2015 25 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 26 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 27 Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 28 Từ điển tiếng việt, Nxb Thanh niên, 2016 29 Từ điển tiếng việt, Trung tâm từ điển học, Nxb Đà Nẵng, 2007 30 UBND huyện Phú Vang, Báo cáo số 299/BC-UBND ngày 15/12/2016 công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 31 UBND huyện Phú Vang, Báo cáo số 340/BC-UBND ngày 20/12/2017 công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 32 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế, Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30/10/2013 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế việc tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ 33 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế, Quyết định 1146/QĐ-UBND ngày 20/6/2015 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030 34 Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PLUBTVQH10 ngày 04/4/2001 ... chung công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn. .. hưởng đến công tác cải cách hành UBND cấp xã địa bàn Chính vậy, tác giả chọn đề tài ? ?Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế? ?? làm Luận văn tốt... VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 48 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân cấp xã phận văn thư, lưu trữ cấp xã huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên