NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I, VĂN PHỊNG Câu 1: Văn phịng quan nhà nước có chức năng, nhiệm vụ gì? Khái niệm: Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo; đồng thời bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, đơn vị Vị trí: - Là phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo quan, đơn vị hoạt động - Là phận trung gian thực việc ghép nối MQH quản lý điều hành quan, đơn vị theo yêu cầu thủ trưởng quan Vai trò: - Là phận thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục quan - Là nơi tiếp nhận tất MQH, đối nội đối ngoại - Là máy làm việc nhà lãnh đạo, quản lý - Là trung tâm khâu nối thực hoạt động quản lý, điều hành quan - Là đầu mối cung cấp dịch vụ phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị - Là cầu nối chủ thể lãnh đạo, quản lý với đối tượng quan Chức năng: - Chức thông tin + Thu thập thơng tin: văn phịng phải thu nhận thơng tin từ nhiều nguồn khác nhau: từ quan cấp trên, từ quan cấp dưới, từ quan ngang cấp, từ cán bộ, công chức, từ nhân dân, từ phương tiện thông tin khác + Xử lý thông tin: Để đảm bap độ tin cậy thông tin cần kiểm tra, xác minh lại thông tin Trường hợp cần thiết văn phịng phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát nguồn tin để tìm hiểu, xác minh nguồn gốc thông tin + Cung cấp thông tin: Văn phịng phải cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác đến người nhận thơng tin hình thức phù hợp - Chức tổng hợp, tham mưu: Văn phòng tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý + Chức tổng hợp: thu thập, thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho họat động quản ký Văn phòng thiết lập chế thu thập thông tin biện pháp phương tiện xử lý thông tin + Tham mưu hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ý tưởng sáng tạo có sở khoa học, phương án tối ưu, chiến lược, giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng quan việc đặt tổ chức thực kế hoạch cơng tác ngắn hạn, dìa hạn quan đạt kết cao Tham mưu bao hàm nội dung tham vấn Tham mưu phát vấn đề, phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo biện pháp tổ chức, điều hành giải vấn đề Nội dung tham mưu: Xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác; Trong triển khai thực định quản lý; Trong tổ chức quản lý, điều hành, điều phối công việc hàng ngày CQ Chức tham mưu văn phòng xác định đặc điểm, đặc thù địa vị pháp lý quan, quy định cụ thể văn pháp lý => Quan hệ chặt chẽ giữa tổng hợp tham mưu Tổng hợp sở tham mưu - Chức hậu cần Văn phòng bảo đảm quản lý, xếp,phân phối bổ sung cách khoa học, hợp lý điều kiện sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan + Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay trang thiết bị, phương tiện làm việc phục vụ cho quan + Quản lý tài sản công, ngân sách quan: chi trả lương, thưởng,… + Văn phòng đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết… phục vụ hiệu cho hoạt động quan - Chức giúp việc – điều hành Văn phòng trung tâm, đầu mối giao thiệp quan Văn phòng thực chức giúp việc – điều hành thông qua: + Tuyển chọn bố trí cán nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách + Hướng dẫn cán văn phòng nguyên tắc kỹ giao tiếp + Tiếp khách giải yêu cầu khách phạm vi cho phép + Tham gia tổ chức buổi gặp mặt giao lưu + Tổ chức buổi tiệc chiêu đãi khách Nhiệm vụ văn phịng: - Tổng hợp chương trình công tác - Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin - Truyền đạt định lãnh đạo, theo dõi tiến độ thực - Tham mưu văn - Tổ chức công tác lễ tân - Bảo đảm hậu cần, kinh phí, vật tư, tài sản - Bảo vệ tài sản an ninh, an toàn Câu 2: Anh/chị trình bày kỹ tổ chức họp (HN) quan? Khái niệm: Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Kỹ tổ chức họp: Có dạng họp (HN): - Khơng có nghi thức - Có nghi thức • Khơng có nghi thức: - Đăng ký phòng họp - Chuẩn bị tài liệu - Thơng báo chương trình tài liệu cần có đến thành phần dự họp - Lễ tân đón tiếp - Hậu cần, dụng cụ nghe nhìn, nước uống, - Ghi chép biên - Theo dõi • Theo nghi thức: Giai đoạn chuẩn bị: - Tờ trình lãnh đạo việc tổ chức họp - Thời gian, thời lượng họp - Xác định thành phần tham dự, thông báo cho thành phần tham dự - Địa điểm họp – ý số lượng - Chuẩn bị tài liệu họp - Lên phương án chương trình - Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn, hoa quả, nước uống - Chuẩn bị văn nghệ, lễ tân, tình nguyện viên, - Bố trí ăn uống giờ, cuối - Sắp xếp chỗ ngồi Giai đoạn tiến hành: - Đón tiếp địa biểu - Phát tài liệu, ghi danh đại biểu, chuẩn bị giới thiệu đại biểu - Bố trí chỗ ngồi - Thơng báo trước để đồng chí lãnh đạo biết nội dung chương trình mời lãnh đạo tham gia số hoạt động nội dung chương trình - Chuẩn bị điều kiện cần thiết hội nghị diễn (chia nhóm phục vụ cánh gà, hội trường, Kết thúc - Tiễn khách - Hoàn thiện văn - Thanh tốn kinh phí II, CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ: Câu 1: Khái niệm văn thư – lưu trữ: Văn thư: Là tồn cơng việc tiếp nhận, chuyển giao xử lý VB hoạt động quan, đơn vị Lưu trữ: Là hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức, nghiên cứu khoa học lưu trữ nhằm tập hợp, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ Câu 2: Nêu khái niệm, chức phân loại văn bản? Khái niệm: - Theo nghĩa rộng: VB hiểu vật mang thông tin, ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, ghi truyền lại thông tin hoạt động giao tiếp, ứng xử hàng ngày người xã hội - Theo nghĩa hẹp: VB hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức người có thẩm quyền nghị quyết, nghị định, thỉ, thông tư, loại văn khác, Chức văn bản: - Chức thơng tin: chức - Chức quản lý: thiết lập máy, chức năng, nhiệm vụ, MQH quan, tổ chức - Chức pháp lý: VB QPPL - Chức văn hóa – xã hội: truyền lại giá trị tinh thần, lịch sử cho hệ sau - Chức thơng kê: Phân tích diễn biến hoạt động quan, tổ chức Phân loại VB (theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP) Điều Hình thức văn Các hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; Văn hành Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; Văn chuyên ngành Các hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Các hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định Câu 3: Quy trình quản lý cơng văn đến - quy trình quản lý cơng văn mật? Quy trình quản lý cơng văn đến Khái niệm: Văn đến tất văn từ nơi khác gửi đến quan Quản lý xử lý văn đến: Nguyên tắc: - Tất văn đến phải qua văn thư để đăng ký sổ, quản lý thống - VB phải xử lý nhanh chóng, xác, giữu gìn bí mật - VB đến phải qua thủ trưởng quan, Chánh văn phòng trước chuyển cho đơn vi, cá nhân có thẩm quyền giải - Nhận công văn phải ký nhận vào sổ văn thư Trình tự xử lý VB đến: B1: Tiếp nhận văn sơ loại: - Khi tiếp nhận văn từ nguồn, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Trường hợp phát thiếu, bì, bì khơng cịn ngun vẹn văn đến muộn thời gian ghi bì, nhân viên văn thư báo cáo với người có trách nhiệm giải quyết, cần thiết phải lập biên - Văn đến chuyển qua máy fax, qua mạng, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng, số trang văn bản, có sai sót phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi, người có thẩm quyền - Phân loại sơ bộ, bóc bìc văn đến: + Loại phải bóc bì: văn đến gửi cho quan + Loại không bóc bì: văn đến có đóng dấu mức độ mật, gửi đích danh cá nhân, đơn vị quan + Bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: Bì văn có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước Khơng gây hư hại văn bản, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn ghi ngồi bì với thành phần tương ứng Văn đến thức phải trả lại nơi gửi để thực quy định Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh phải giữ lại phong bì - Đóng dấu đến, ghi số ngày đến: + Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến ngày đến + Những văn khơng thuộc diện đăng ký văn thư, chuyển cho nơi nhận mở khơng phải đóng dấu “Đến” + Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số ký hiệu trích yếu nội dung ngày, tháng, năm ban hành văn + Mẫu dấu “Đến” cách ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn phụ lục thông tư 07/2012/TT-BNV B2: Đăng ký văn đến (Vào số VB đến): Là việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn vào sổ đăng ký văn sở sữ liệu quản lý vawnbanr máy tính để quản lý tra tìm văn - Đăng ký văn đến sổ: + Lập sổ đăng ký văn đến: Căn vào số lượng văn đến hàng năm, quan quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp + Đăng ký văn đến: Mẫu sổ đăng ký cách đăng ký văn đến thực theo phụ lục II Thông tư 07/2017/TT-BNV Mẫu sổ đăng ký đơn thư cách đăng ký thực theo hướng dẫn phụ lục III thông tư 07/2012/TT-BNV - Đăng ký văn đến sở liệu quản lý văn đến máy tính + Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực + Việc đăng ký văn đến vào sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan cung cấp phần mềm + Văn phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý B3: Trình chuyển giao văn đến: - Trình văn đến: + Sau đăng ký văn đến, văn thư phải trình kịp thời cho người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, đạo giải + Căn nội dung văn bản, quy chế làm việc quan chức năng, nhiệm vụ kế hoạch cơng tác giao cho người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải - Chuyển giao văn đến: + Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Chuyển giao văn phải đảm bảo kịp thời, xác, đối tượng, giữ gìn bí mật nội dung thông tin + Căn vào ý kiến người có thẩm quyền, văn thư chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải + Căn số lượng văn đến hàng năm, quan lập sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp (thực theo hướng dẫn phụ lục V thông tư 07) B4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Giải văn đến: + Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm kịp thời giải theo thời hạn quy định + Khi trình người đứng đầu quan định phương án giải quyết, phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất cá nhân, đơn vị - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: + Tất văn đến có ấn định thời gian giải phải theo dõi, đôn đốc việc giải + Giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến cho cá nhân cụ thể + Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi việc giải văn đến (theo hướng dẫn phụ lục V thông tư 07/2012/TT-BNV) Quy trình quản lý cơng văn Khái niệm: Văn hiểu tất văn quan, tổ chức ban hành gửi đến nơi nhận khác Quy trình quản lý văn đi: B1: Soát lại văn bản: - Cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn theo tiêu chuẩn nhà nước quy định - Ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật đăng ký riêng - Ghi số văn hành thực theo quy định điều thông tư 01/2011/TT-BNV + Văn cá biệt, quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào sổ riêng + Văn hành khác đăng ký vào sổ riêng + Văn mật đăng ký vào sổ riêng - Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, UBTVQH, HĐND ban hành ngày, tháng, năm văn thông qua - Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày văn ký ban hành - Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn theo quy định pháp luật B2: Đăng ký văn (Vào số VB): - Đăng ký văn số: + Lập sổ đăng ký văn + Mẫu sổ đăng ký văn đi: ghi theo Phụ lục VII Thông tư 07 - Đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính: + Văn thư đăng ký văn phân hệ quản lý văn + Làm thủ tục chuyển phát văn B3: Nhân bản, đóng dấu quan: - Nhân bản: văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận - Đóng dấu: (sau nhân xong đóng dấu vào VB) + Dấu đóng vào văn phải rõ ràng, theo quy định pháp luật + Dấu treo đóng lên phần phụ lục kèm theo văn + Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn bản, trùm lên phần tờ giấy B4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: - Làm thủ tục phát hành: + Lựa chọn bì + Trình bày bì viết bì + Vào bì dán bì - Chuyển phát văn đi: + Chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan + Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác + Chuyển phát văn qua bưu điện: Mẫu sổ gửi văn qua bưu điện thực theo phụ lục X thông tư 07/2012 + Chuyển phát văn máy fax, qua mạng - Theo dõi việc chuyển phát văn đi: + Lấy phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn + Văn có đóng dấu “Tài kiệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn + Với bì văn gửi lý bưu điện chuyển lại, cán văn thư phải chuyển cho đơn vị soạn thảo văn + Phát văn bị thất lạc, phải báo cáo người có trách nhiệm xử lý B5: Sắp xếp lưu văn đi: - Số lượng lưu: văn quan lưu lại tối thiểu (một gốc) - Cách xếp văn lưu: có cách: + Sắp xếp văn lưu theo thời gian ban hành văn + Sắp xếp văn lưu theo tên gọi văn + Lập hồ sơ văn lưu - Quản lý sử dụng văn lưu: + Tất văn lưu phải văn thư quản lý chặt chẽ thống + Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu theo quy định + Mẫu sổ văn lưu cách ghi sổ thực theo phụ lục XI thơng tư 07/2012 Quy trình quản lý văn nội bộ, văn mật: Văn nội bộ: - Công văn, tài liệu dùng nội quan - Gồm: Quyết định nhân sự, thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu - Mỗi loại văn nội phải có sổ đăng ký riêng, ghi rõ số, ký hiệu, ngày tháng, người ký, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận Văn mật: có mức độ văn mật gồm: MẬT – TUYỆT MẬT – TỐI MẬT - Chuyển VB đến người đứng đầu quan thời gian sớm - Chế độ vào sổ, chuyển giao công văn mật: sổ giống công văn thường, thêm cột mức độ mật - Chế độ giải quyết, bảo quản: Chỉ phổ biến, chuyển giao cho đối tượng cần biết thi hành; không ghi chép vào sổ, giấy chưa quan quản lý vào sổ đóng dấu Lưu trưc theo chế độ riêng ... tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, UBTVQH, HĐND ban hành ngày, tháng, năm văn thông qua - Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày văn ký ban hành - Ghi... - Theo nghĩa hẹp: VB hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức người có thẩm quyền nghị quyết,... văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn