Tìm hiểu và xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định trong kế toán doanh nghiệp

Lời nói đầu Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin hiện nay đã tác động sâu sắc đến mọi lĩnh vực của xã hội. ở nớc ta, việc định hớng và điều phối các hoạt động triển khai công nghệ thông tin không còn ở mức độ thử nghiệm nữa mà đã thành nhu cầu bức thiết của quá trình phát triển. Mỗi năm, có hàng trăm dự án tin học nằm dới sự điều phối của ban chỉ đạo chơng trình quốc gia về công nghệ thông tin và rất nhiều dự án của các bộ, nghành đợc triển khai. Phạm vi ứng dụng của CNTT ngày càng đợc mở rộng trên nhiều lĩnh vực: Truyền thông, đo lờng, điều khiển tự động, quản lí các hoạt động của con ngời và xã hội . Đặc biệt, ở nớc ta hiện nay việc ứng dụng tin học trong quản lí chiếm phần lớn về sản phẩm phần mềm tin học. Những thành tựu về tin học hoá công tác quản lí đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tạo ra phơng pháp quản lí mới hiệu quả, nhanh chóng và chính xác. Giúp các nhà quản lí có tầm nhìn bao quát, nắm bắt kịp thời các đòi hỏi về thông tin và các yêu cầu cần xử lí. Đề tài Tìm hiểu và xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định trong kế toán doanh nghiệp xuất phát từ nhu cầu thực tế trên của các cơ sở doanh nghiệp kinh tế, nhằm đa máy tính vào hỗ trợ công tác kế toán. Tạo ra cách thức làm việc trực quan hơn, đáp ứng yêu cầu về tính hiệu quả và năng suất trong việc xử lí thông tin phức tạp. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong việc tìm hiểu kĩ các kiến thức đã học, kết hợp với tra cứu tài liệu chuyên nghành để hoàn thành đợc các yêu cầu đặt ra của luận văn, xây dựng đựơc một hệ chơng trình phần mền ứng dụng tiện lợi, có bố cục sáng sủa. Nhng vì khả năng có hạn. Do đó nội dung của luận văn có nhiều thiếu sót, rất mong đón nhận sự đánh giá, bổ sung của giáo viên hớng dẫn, các thầy cô giáo và các sinh viên yêu thích môn tin học. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Vũ Chí Cờng,ngời đã định hớng và giúp đỡ tôi tận tình trong quá trình học tập nguyên cứu. Cảm ơn các thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin- Trờng Đại học Vinh đã giảng dạy và chỉ bảo những vấn đề liên quan đến đề tài, Xin cảm ơn ngời thân và bạn bè đã giúp đã động viên giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn. Vinh: tháng 05 năm 2006. Ngời thực hiện: Lê Thị Thanh Xuân Chơng I: 1 Đặc tả bài toán kế toán tài sản cố định I. Đặc tả bài toán. Hệ thống kế toán tài sản cố định trong một cơ quan doanh nghiệp là do kế toán toán trởng quản lý và theo dõi. Chức năng cơ bản của hệ thống theo dõi các hoạt động kế toán đối với tài sản cố định ở trong công ty. Có những hình thức khác nhau của công việc kế toán nh hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung hay hình thức công tác kế toán phân tán.Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp ví dụ nh hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký chung. 1. Khái niệm. 1.1. Tài sản cố định: Là các t liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. Tuỳ theo điều kiện kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế trong từng thời kỳ nhất định, mà quy định tiêu chuẫn của TSCĐ có khác nhau. Tuỳ theo định hiện hành giá trị của TSCĐ từ 10.000.000 và thời gian sử dụng từ một năm trở lên. 1.2. TSCĐ hữu hình: Là những t liệu lao động có hình thái vật chất, có đủ tiêu chuẫn của TSCĐ vè giá trị và thời gian sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành.(trừ trờng hợp có quy định riêng đối với một số tài sản đặc thù). 1.3.TSCĐ vô hình: Là các TSCĐ không có hình thái vật chất,thể hiện một lợng giá trị đã đợc đầu t, chi trả, chi phí nhằmcó đợc các lợi ích mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền hoặc quyền của doanh nghiệp nh:quyền sử dụng đất, quyền phát hành, nhãn hiệu hàng hoáphù hợp với tiêu chuẫn ghi nhận TSCĐVH. 2. Đặc điểm: 2.1. đặc điểm TSCĐ hữu hình: 2 + Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ đợc hình thái hiện vật ban đầu cho đến khi h hỏng phải loại bỏ. + Giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần và chuyễn dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. + Các TSCĐ hữu hình cũng bị hao mòn vô hình trong quá trình sử dụng do các tiến bộ về khoa học kỹ thuật. 2.2. Đặc điểm của TSCĐ vô hình: Tơng tự nh TSCĐ hữu hình. 3. Nhiệm vụ: - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác. đầy dủ, kịp thời về số lợng, hiện trạng và giá trị TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp, nhằm giám sát việc mua sắm, đầu t, bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp. - Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán phân bổ hoặc kết chuyễn chính xác số khấu hao vào chi phí SXKD. Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự đoán chi phí sữa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí thực về sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch về chi phí sữa chữa TSCĐ. - Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thờng TSCĐ, tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết, tổ chức phân tích tình hình, bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp. II. Đánh giá và phân loại TSCĐ 1. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ - Đánh giá TSCĐ là biểu hiện giá trị tài sản cố định bằng tiền thoe những nguyên tắc nhất định - Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu quản lý TSCĐ, trong quá trình sử dụng,TSCĐ đợc đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. 2. Nội dung đánh giá 2.1. Đánh giá theo nguyên giá 2.1.1. Khái niệm: 3 Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí hợp lý mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có TSCĐ , đa TSCĐ vào vị trí sẵn sàng sử dụng. 2.1.2. Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình :(TSCĐHH) 2.1.2.1. TSCĐHH mua sắm: Nguyên giá TSCĐHH mua sắm bao gồm: - Giá mua (trừ chiết khấu thơng mại hoặc giảm giá) - Các khoản thuế ( không bao gồm các khoản thuế đợc hoàn lại) - Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản đến trạng thái sẵn sàng sử dụng, nh: chi phí chuẫn bị mặt bằng: chi phí vận chuyễn bốc xếp ban đầu; chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ giá trị phế liệu, sản phẩm thu hồi do chạy thử) và các chi phí liên quan trực tiếp khác. Trờng hợp TSCĐHH mua sắm đợc thanh toán theo phơng thức trả chậm thì nguyên giá TSCĐ đó là giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa số tiền thanh toán và giá mua trả ngay đợc hạch toán theo kỳ hạn. 2.1.2.2. TSCĐHH mua dới hình thức trao đổi. a. Trờng hợp trao đổi với một TSCĐHH không tơng tự hoặc TSCĐHH khác, thì nguyên giá của TSCĐHH đợc xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ HH nhận về hoặc bằng giá trị hợp lý của TSCĐHH đem trao đổi sau khi điều chỉnh các khoản tiền trả thêm hoặc thu về (giá trị hợp lý là giá trị tài sản có thể đợc trao đổi giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá) b. Trờng hợp trao đổi với một TSCĐHH tơng tự hoặc do bán để đổi lấy quyền sở hữu một TSCĐHH tơng tự thì nguyên giá TSCĐHH nhận về đợc tính bằng giá trị còn lại của TSCĐHH đem đi trao đổi . (TSCĐHH tơng tự là TSCĐHH có công dụng tơng tự trong cùng lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tơng đơng) 2.1.2.3. đối với TSCĐHH do đầu t XDCP theo phơng thức giao thầu Nguyên giá, gồm: - Giá quyết toán công trình đầu t XDCP - Chi phí liên quan trức tiếp khác 4 - Lệ phí trớc bạ (nếu có) 2.1.2.4. Đối với TSCĐHH tự xây dựng hoặc tự chế Nguyên giá TSCĐHH do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự chế, gồm: - Giá thành thực tế của TSCĐHH tự xây dựng hoặc tự chế - Chi phí lắp đặt, chạy thử ( nếu có) 2.1.2.5. Đối với TSCĐ đợc cấp, đợc biếu, đợc tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp liên doanh, Nguyên giá TSCĐHH, gồm: - Giá trị hợp lý ban đầu - Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản và trạng thái sẵn sàng sử dụng. 2.1.3. Xác định nguyên giá TSCĐ vô hình(TSCĐVH ) 2.1.3.1. TSCĐVH mua riêng biệt: Nguyên giá TSCĐVH mua riêng biệt, gồm: - Giá mua(trừ chiết khẩu thơng mại hoặc giảm giá) - Các khản thuế(không bao gồm các khoản thuế đợc hoàn lại) - Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản vào sử dụng theo dự tính. Trờng hợp quyền sử dụng đất đợc mua cùng với việc mua nhà cửa, vật kiến trúc trên đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải đợc xác định riêng biệt và ghi nhận là TSCĐVH. Trờng hợp TSCĐVH mua sắm đợc thanh toán theo phơng thức trả chậm. (tơng tự tài sản cố định hữu hình). Nếu TSCĐVH hình thành từ việc trao đổi thanh toán bằng chứng từ liên quan đến quyền sở hữu vốn của doanh nghiệp thì nguyên giá TSCĐVH là giá trị hợp lý của các chứng từ đợc phát hành liên quan đến việc sở hữu vốn. 2.1.3.2. TSCĐVH hình thành trong quá trình sát nhập doanh nghiệp. Nguyên giá là giá trị hợp lý của tài sản đó vào ngày mua (ngày sát nhập doanh nghiệp). 2.1.3.3. TSCĐVH là quyền sử dụng đất có thời hạn. 5 nguyên giá của TS CĐ Giá đánh lại của TS Nguyên giá là quyền sử dụng đất có thời hạn khi đợc giao đất hoặc số tiền trả khi nhận chuyển nhợng, quyền sử dụng đất từ ngời khác hoặc giá trị nhận góp vốn liên doanh. 2.1.3.4. TSCĐVH đợc nhà nớc cấp hoặc đợc biếu, tặng nguyên giá gồm: giá trị hợp lí ban đầu, các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản vào sử dụng theo dự kiến 2.1.3.5 TSCĐVH mua dới hình thức trao đổi -Trờng hợp trao đổi TSCĐVH không tơng tự hoặc tài sản cố định khác thì nguyên giá là giá trị hợp lí của TSCĐVH nhận về hoặc TSCĐVH đem trao đổi sau khi điều chỉnh các khoản tiền trả thêm hoặc thu về. -Trờng hợp trao đổi TSCĐVH tơng tự hoặc do bán để đổi lấy quyền sở hữu một TSCĐVH tơng tự thì nguyên giá bằng giá trị còn lại của TSCĐVH đem trao đổi. 2.1.3.6 TSCĐVH đợc tạo ra từ một bộ phận doanh nghiệp. Nguyên giá bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong giai đoạn triểm khai đợc ghi nhận là tài sản vô hình cho đến khi TSCĐVH đa vào sử dụng. 2.1.4 Nguyên giá tài sản cố định thuê tài chính : Giá mua thực tế, chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí sử chữa tân trang, chi phí lắp đặt chạy thử, thuế và chi phí lệ phí trớc bạ . 2.2 Đánh giá theo giá trị còn lại của tài sản cố định: -Giá trị còn lại của TSCĐ đợc tính bằng nguyên giá trừ giá trị hao mòn (số giá trị khấu hao hoặc tính bằng giá trị thực tế còn lại theo thời giá. -Nguyên giá TSCĐ đợc ddánh giá là, thì giá trị còn lại của tài sản cố định theo công thức : Giá trị còn lại Giá trị còn lại của TSCĐ sau = của TSCĐ trớc x khi đánh giá lại khi đánh giá lại 3. Các trờng hợp thay đổi nguyên giá TSCĐ Chỉ đợc thay đổi nguyên giá TSCCĐ trong các trờng hợp sau: 6 -Đánh giá lại TSCĐ -Xây dựng trang bị thêm TSCĐ -Cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lựcvà kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ -Tháo dỡ bớt một số bộ phận làm giảm giá trị TSCĐ II. Kế toán tăng, giảm tài sản cố định 1.Trình tự lập,luân chuyển xử lí chứng từ: 1.1. Chứng từ kế toán gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ(mẫu 01-TSCĐ/BB) - Thẻ TSCĐ(mẫu 02-TSCĐ/BB) - Biên bản thanh lí TSCĐ(mẫu 03-TSCĐ/BB)Các chứng từ khác liên quan(các tài liệu kỹ thuật) 1.1.1. Biên bản giao nhận TSCĐ: *Mẫu số: Mẫu số 01-TSCĐ Đơn vị . . Biên bản giao nhận TSCĐ Số: Địa chỉ Ngày tháng năm Nợ: Có: Căn cứ quyết định ngày . tháng .năm . của . .Về việc bàn giao TSCĐ 7 Ban giao nhận TSCĐ gồm: +Ông(bà): . Chức vụ: . Đại diện bên giao +Ông(bà): Chức vụ: Đại diện bên nhận +Ông(bà): Chức vụ: . Đại diện Địa điểm giao nhận TSCĐ: Xác định việc nhận TSCĐ nh sau: Số thứ tự Tên, ký mã hiệu Số hiệu TSCĐ Nớc SX Năm SX Năm SD C.suất Tính nguyên giá TSCĐ Thời gian SD Tài liệu kỹ thuật Giá mua Cớc phí Chi phí Nguyên giá A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E Cộng X X X X X X X Dụng cụ kèm theo: Số thứ tự Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao (Ký, Họ tên, Đóng dấu) (ký,Họ tên) (ký,Họ tên) (ký,Họ tên) * Mục đích: Nhằm xác định việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, đợc cấp trên cấp phát,biếu tặng nhận vốn góp liên doanh, TSCĐ thuê ngoàiđa vào sử dụng hoặc TSCĐ của ban giao cho đơn vị khác của cấp trên,theo hợp đồng liên doanh.Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận và ghi số thẻ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan. * Phơng pháp và trách nhiệm ghi: 8 Khi có TSCĐ mới đa vào sử dụng hoặc điều TS cho đơn vị khác, đơn vị phải lập hội đồng bàn giao gồm:Đại diện bên giao,đại diện bên nhậnvà một số uỷ viên. Biên bản giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ hoặc nhiều TS cùng loại cùng giá trị hoặc cùng 1 đơn vị giao. Các cột từ A đến cột 3:Ghi theo nội dung phản ánh ở chỉ tiêu. Cột 4,5,6:Ghi các yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCĐ Cột 7 = cột (4 + 5 + 6) Cột 8:Ghi số năm sử sụng(theo quy dịnh cho từng TSCĐ) Cột E:Ghi những tài liệu kỹ thuật kèm theo TSCĐ khi bàn giao. Bảng kê dụng cụ phụ tùng kèm theo:Liệt kê phụ tùng,dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ khi bàn giao. Sau khi bàn giao xong các thành viên giao nhận TSCĐ cùng ký vào viên bản. Biên bản giao nhận TSCĐ đợc lập thành 2 bản, mỗi bên (giao, nhận) giữ một bản, chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lu. 1.1.2. Thẻ TSCĐ: *Mẫu: Mẫu số 02-TSCĐ Đơn vị . . thẻ tài sản cố định Số: Địa chỉ Ngày tháng . năm lập thẻ 9 Kế toán trởng(ký, Họ tên) Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số ngày tháng .năm Ban giao nhận TSCĐ gồm: Tên, ký hiệu mã, quy cách (cấp hạng)TSCĐ: .Số hiệu TSCĐ: . Nớc sản xuất(xây dựng): Năm sản xuất . Bộ phận quản lý, sử dụng:. Năm đa vào sử dụng . Công suất(diện tích), thiết kế: . Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày. . tháng . năm Lý do đình chỉ: Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày,tháng,năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 Dụng cụ kèm theo: TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị A B C 1 2 + Ghi giảm TSCĐ - chứng từ số ngày . Tháng. Lý do giảm: Căn cứ lập: - Biên bản gaio nhận TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Bảng tính và phân bỏ khấu hao TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Các tài liệu kỹ thuật có liên qua 10 . bài toán kế toán tài sản cố định I. Đặc tả bài toán. Hệ thống kế toán tài sản cố định trong một cơ quan doanh nghiệp là do kế toán toán trởng quản lý và. dựng phần mềm kế toán tài sản cố định trong kế toán doanh nghiệp xuất phát từ nhu cầu thực tế trên của các cơ sở doanh nghiệp kinh tế, nhằm đa máy tính vào