5 Bước triển khai nhóm làm việc từ xa năng suất 01 Thống nhất các kế hoạch làm việc 02 Chọn công nghệ làm việc 03 Đưa công việc đội nhóm lên mây 04 Bộ quy tắc làm việc nhóm từ xa năng suất 05 Những quy ước giao tiếp làm việc bằng công nghệ WORK AT HOME Làm vệc từ xa REMOTE WORK làm việc từ xa ngày nay không còn là hình thức quá mới mẻ, nhưng để đạt được sự đồng bộ tính thống nhất cho từng cá nhân, nhóm làm việc, chúng ta cần thay đổi một số thói quen hay phải áp dụng một vài công nghệ mới và tuân thủ các nguyên tắc để xây dựng lên đội nhóm làm việc từ xa, phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại, giúp xây dựng bộ máy làm việc tinh gọn.
CẨM NANG BƯỚC XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC TỪ XA NĂNG SUẤT Quy trình, phương pháp & cơng cụ để xây dựng nhóm làm việc từ xa suất lời mở đầu WORK AT HOME - Làm vệc từ xa REMOTE WORK - làm việc từ xa ngày khơng cịn hình thức q mẻ, nhưng để đạt đồng tính thống cho cá nhân, nhóm làm việc, cần thay đổi số thói quen hay phải áp dụng vài công nghệ tuân thủ nguyên tắc để xây dựng lên đội nhóm làm việc từ xa, phù hợp với xu hướng làm việc đại, giúp xây dựng máy làm việc tinh gọn Tài liệu hướng dẫn bạn từ A-Z quy trình, phương pháp & cơng nghệ để tổ chức bước làm việc từ xa suất. TÓM TẮT NỘI DUNG SME COMPANY Bước triển khai nhóm làm việc từ xa suất 01 Thống kế hoạch làm việc 02 Chọn công nghệ làm việc 03 Đưa cơng việc & đội nhóm " lên mây " 04 Bộ quy tắc làm việc nhóm từ xa suất 05 Những quy ước giao tiếp làm việc công nghệ Bước 1: Thống kế hoạch làm việc Xin dừng lại vài phút để trả lời câu hỏi Nhóm bạn thực kế hoạch nào? Nhóm bạn chuẩn bị thực kế hoạch nào? Bạn có kế hoạch tay chưa? Đây phần quan trọng trước đưa đội nhóm " lên thuyền " Một kế hoạch rõ ràng, chi tiết, giúp nhóm bạn dễ dàng làm việc từ xa TÌM HIỂU KẾ HOẠCH MẪU kế hoạch gì? Kế hoạch các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp, chuẩn bị, triển khai thực nhằm đạt một mục tiêu, chỉ tiêu đã đề KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH MẪU 1: ( Tên kế hoạch ) 20/3/2020 - 20/4/2020 TODO LIST TODO LIST TODO LIST Công việc 21/3 -23/3 Công vi ệ c Công việc 22/3 -24/3 Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc 14/4 -16/4 MẪU QUẢN LÝ KẾ HOẠCH LINH HOẠT TODO LIST Công việc - Người thực - Deadline - Ghi công việc Công việc - Người thực - Deadline - Ghi công việc DONE PENDING TODO Công việc - Người thực - Deadline - Ghi công việc Công việc - Người thực - Deadline - Ghi công việc DELAY Công việc - Người thực - Deadline - Ghi côn g việc Công việc - Người thực - Deadline - Ghi công việc Công việc - Người thực - Deadline - Ghi cơng việc Tóm tắt phần 1: Thống kế hoạch Khi nhóm bạn thống kế hoạch cần thực bao gồm tiêu chí sau: Tên kế hoạch Những thành viên tham gia Ai trưởng kế hoạch Các công việc cần làm kế hoạch Ai chịu trách nhiệm việc Thời gian thực cơng việc Đây tiêu chí quan trọng việc lập kế hoạch quản trị công việc Hiện nằm giấy hay bảng excel *** Đây sở để bắt đầu chọn công nghệ hỗ trợ làm việc online NẮM RÕ MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY QUY ĐỊNH CHO ADMIN TEAM Khi phân công làm trưởng Team, Bạn người điều hành tất kế hoạch, công việc, công việc con, nhân team LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG CHI TIẾT CỤ THỂ TRÊN MYXTEAM HƯỚNG DẪN, GIẢI ĐÁP, THÁO GỠ KHĨ KHĂN CHO CẤP DƯỚI HỒN THÀNH CƠNG VIỆC THEO DÕI TIẾN ĐỘ, CHẤT LƯỢNG CỦA TỪNG KẾ HOẠCH, DỰ ÁN ĐƯỢC GIAO HƯỚNG DẪN CÁCH XEM BÁO CÁO TEAM 1/ Chọn Team muốn xem bấm nút ( Xem thơng tin ), xuất danh sách tồn kế hoạch team 2/ Bấm vào kế hoạch xem tình trạng công việc cụ thể, chi tiết kế hoạch 3/ Dùng lọc để truy xuất báo cáo tổng thể, tình trạng cơng việc dự án, nhân sự, Team 4/ Xuất báo cáo thành file excel Trước họp Admin nên xem qua tổng kế hoạch để nắm bắt tình hình làm việc Team, nhằm đưa định đắn NẮM RÕ MỤC TIÊU KẾ HOẠCH ĐƯỢC GIAO QUY ĐỊNH CHO NGƯỜI LÀM CHỦ KẾ HOẠCH Khi bạn phân công làm chủ kế hoạch, bạn người điều hành xếp tất công việc, công việc nhân kế hoạch LẬP ( TODO LIST )CÔNG VIỆC CẦN LÀM CHI TIẾT CỤ THỂ TRONG KẾ HOẠCH HƯỚNG DẪN, GIẢI ĐÁP, THÁO GỠ KHÓ KHĂN CHO THÀNH VIÊN HỒN THÀNH CƠNG VIỆC THEO DÕI TIẾN ĐỘ, CHẤT LƯỢNG CỦA TỪNG CÔNG VIỆC TRONG KẾ HOẠCH ĐƯỢC GIAO KỸ NĂNG QUAN TRỌNG CỦA CHỦ KẾ HOẠCH PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC Phân cơng cơng việc nhiệm vụ thiết yếu quản lý Số lượng nhân viên nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát đánh giá nhân viên cách hiệu Ngồi ra, phân chia cơng việc rõ ràng khiến cho nhân viên không bị động lực làm việc tâm lý căng thẳng Để phân công công việc hiệu quả, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò trách nhiệm nhiệm vụ Tiếp đó, người lãnh đạo cần cho nhân viên biết họ nên thực nhiệm vụ cách thực nhiệm vụ Hơn nữa, nhà lãnh đạo nên nói mong muốn nhân viên làm việc, kết cuối Điều không giúp nhân viên tự tin mà cịn thấu hiểu họ cần làm cho cơng việc HƯỚNG DẪN CÁCH XEM BÁO CÁO KẾ HOẠCH P1 1/ MẶC ĐỊNH: Ngoài dạng view mặc định ( Kanban view) myXteam cịn cung cấp thêm nhiều góc nhìn khác nhằm giúp cho người làm chủ kế hoạch có nhìn tổng thể kế hoạch, cơng việc, thực để thúc đẩy kế hoạch đạt mục tiêu 2/ TAP VIEW: Xem kế hoạch dạng excel xuất thành file excel 3/ LỊCH LÀM VIỆC: Xem kế hoạch theo dạng lịch làm việc, công việc ngày, công việc tháng Việc tuần, lịch thời gian dự kiến HƯỚNG DẪN CÁCH XEM BÁO CÁO KẾ HOẠCH P2 50 40 30 20 10 200 150 100 50 4: GANTT VIEW: Xem kế hoạch theo dạng thời gian, tiến độ công việc Item 5: DASHBOARD VIEW: Một báo cáo nhanh kế hoạch, người thực hiện, % thực hiện, công việc làm, trễ hạn, truy xuất nhanh liệu 6: USER VIEW: Xem công việc nhân sự, Ai làm nhiều hay ít, khối lượng công việc tuần, tháng 7: BỘ LỌC: Chủ kế hoạch dùng lọc để truy xuất báo cáo công việc chi tiết như: Những cơng việc hồn thành, hững cơng việc trễ hẹn, Những công việc quan trọng khác 1/ HIỂU RÕ TẦM QUAN TRỌNG KẾ HOẠCH & CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO QUY ĐỊNH CHO NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Khi bạn gắn ( người thực ) công việc, thành viên khác tuân thủ QUY TẮC LÀM VIỆC CHUNG việc sau đây: Chắc chắn bạn hiểu rõ công việc giao, chưa hiểu comment vào cơng việc 2/ NHẬN NHIỆM VỤ, ĐƯỢC GIAO VÀ HỒN THÀNH CƠNG VIỆC Bấm vào nút check hoàn thành việc hoàn thành Báo cáo kết cách tải file, Comment việc giao 3/ TẠO VIỆC CON ( CHECK LIST ) Tạo Check list với công việc giao ( Nếu công việc dài ngày ) 4/ NEXT STEP ACTION - HÀNH ĐỘNG TIẾP THEO Tự lên lịch làm việc cho thân kế hoạch công việc giao KỸ NĂNG SỐ CHO NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC TẠO CÔNG VIỆC CON ( Checklist ) Checklist danh sách công việc cụ thể cần thực nhằm đạt mục tiêu đề ra, đảm bảo khơng bị thiếu sót Checklist, sử dụng ngày để phân rã công việc đảm bảo hoạt động diễn suôn sẻ Checklist công việc Giúp ghi nhớ việc cần làm dù nhỏ nhất, kiểm soát thời lượng cần thiết cho công việc– Sắp xếp việc trước việc sau cách khoa học, đảm bảo tiến độ công việc Checklist Giúp phát sai sót đánh giá xác lực nhân KỸ NĂNG SỐ CHO NGƯỜI THỰC HIỆN CƠNG VIỆC NEXT STEP ACTION ( Hành động tiếp theo ) Cơng việc tiếp theo cơng việc gì? Dự định làm? Ai làm? - - - - - - - - - -HÃY LÊN LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠNG VIỆC ĐĨ TRÊN MYXTEAM Tạo cơng việc => đặt tên công việc => chọn ngày bắt đầu => chọn người thực => lưu lại Đến ngày thực BOT myXteam nhắc việc Đừng cố ghi nhớ thứ trong đầu, để myXteam ghi nhớ nhắc nhở YNAPMOC BƯỚC NHỮNG QUY ƯỚC GIAO TIẾP LÀM VIỆC QUA CƠNG NGHỆ MYXTEAM Thành cơng tổ chức đến từ giao tiếp, phải đảm bảo thông tin được xuyên suốt với thời gian thực, không tắt nghẽn, không lạc trôi Nên cần ghi nhớ quy ước giao tiếp sau đây: QUY ƯỚC KHI BẤM CHECK HỒN THÀNH CƠNG VIỆC Khi hồn thành cơng việc giao, bạn phải bấm nút check để người nhận thông báo bạn xong việc Công việc có file khơng? Nếu có tải file lên Cơng việc có link khơng? Nếu có copy link để lên khu vực mô tả, vào comment Cơng việc có cần di chuyển qua nhóm việc khác khơng? Nếu có di chuyển sang nhóm QUY ƯỚC NHẬN THÔNG TIN VÀ PHẢN HỒI NHANH CHĨNG Trên hình myXteam làm việc cá nhân có loại thơng báo Vậy xử lý nào? ==> Khi nhận thông báo bạn nên phản hồi nhanh chóng Vì đồng đội gọi nhắc đến bạn nghĩa họ cần phản hồi gấp! Là nhắc đến Bạn 25 Là việc bạn theo dõi Khi thấy thông báo tức việc bạn theo dõi, bạn nên xem qua để nắm bắt cập nhật thông tin công việc, kế hoạch QUY ƯỚC COMMENT - THẢO LUẬN CÔNG VIỆC Mỗi cơng việc có khu vực thảo luận cơng việc Khi thảo luận cơng việc vào cơng việc để thảo luận nhằm mục đích cho người làm việc nắm tình hình cơng việc trước Khi muốn nhắc trực tiếp đến @ chọn tên người cần nhắc, hệ thống thông báo cho người nhắc CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH CHAT MYXTEAM CHAT MYXTEAM Để thống thông tin, liệu trao đổi công việc doanh nghiệp tảng, myxteam có tính chat công việc song song với quản lý công việc với tính chính: Chat cá nhân Chat Nhóm Chat theo kênh Ghim chat Tìm kiếm thơng minh Trả lời, chuyển tiếp tin Đặt lịch hẹn, Họp, Ăn, Biểu Chào bạn! Đội ngũ myXteam làm việc với niềm tin rằng sẽ thay đổi cách thức làm việc nhóm hiệu quả hơn Bằng cách đưa cơng nghệ một cách đơn giản vào làm việc nhóm myXteam tạo ra nền tảng giao tiếp cộng tác trong làm việc, giúp nhóm làm việc hạnh phúc và hiệu quả hơn Bạn hãy cùng chúng tơi thay đổi nhé! www.myXteam.com Hotline: 0908304247 myxteam : làm việc hạnh phúc Thank you for watching ... việc áp dụng vào công việc Bộ quy tắc áp dụng cho toàn phần doanh nghiệp HÃY NHỚ ! LÀM VIỆC TỪ XA KHÔNG PHẢI LÀ NGHỈ Ở NHÀ VÀ KẾT HỢP LÀM VIỆC Làm việc từ xa Remote work work from home Làm việc. .. xây dựng lên đội nhóm làm việc từ xa, phù hợp với xu hướng làm việc đại, giúp xây dựng máy làm việc tinh gọn Tài liệu hướng dẫn bạn từ A-Z quy trình, phương pháp & cơng nghệ để tổ chức bước làm. .. TRỢ LÀM VIỆC TỪ XA " Để làm việc từ xa hiệu cần thống công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa, tránh người sử dụng tảng khác nhau" CHAT Trao đổi cá nhân Trao đổi nhóm Trao đổi dự án Kênh thông tin work