Tài liệu Hoàn Thiện Và Xây Dựng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Tai lieu, luan van1 of 102 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp HCM - TRẦN QUẾ ANH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS HÀ XUÂN THẠCH TP Hồ Chí Minh – Năm 2010 khoa luan, tieu luan1 of 102 Tai lieu, luan van2 of 102 LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỀM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.2.3 Ý nghĩa tác dụng việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1 Mơi trường kiểm sốt 1.2.2 Đánh giá rủi ro 1.2.3 Hoạt động kiểm soát 11 1.2.4 Thông tin truyền thông 13 1.2.5 Giám sát 14 1.3 ĐẶC ĐIỂM XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 14 1.3.1 Khái niệm phân loại doanh nghiệp nhỏ vừa 14 1.3.2 Đặc điểm xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhỏ vừa 17 1.4 HẠN CHẾ TIỀM TÀNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 20 1.5 KINH NGHIỆM XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRÊN THẾ GIỚI 21 KẾT LUẬN CHƯƠNG 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ 25 2.1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ 25 khoa luan, tieu luan2 of 102 Tai lieu, luan van3 of 102 2.1.1 Tổng quan doanh nghiệp nhỏ vừa thành phố Cần Thơ 25 2.1.2 Tổng quan doanh nghiệp nhỏ vừa mẫu nghiên cứu 27 2.2 THỰC TRẠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TP CẦN THƠ 32 2.2.1 Môi trường kiểm soát 32 2.2.1.1 Triết lý quản lý phong cách điều hành 32 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức phương pháp ủy quyền 34 2.2.1.3 Cam kết lực nhân viên sách nguồn nhân lực 37 2.2.1.4 Sự trung thực giá trị đạo đức 42 2.2.1.5 Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 45 2.2.2 Đánh giá rủi ro 48 2.2.2.1 Nhận dạng rủi ro 48 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 50 2.2.2.3 Biện pháp đối phó rủi ro 52 2.2.3 Hoạt động kiểm soát 52 2.2.3.1 Phân chia trách nhiệm 52 2.2.3.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin 53 2.2.3.3 Kiểm soát vật chất 57 2.2.3.4 Phân tích rà sốt 60 2.2.4 Thông tin truyền thông 63 2.2.5 Giám sát 66 2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ 69 2.3.1 Những điểm mạnh hệ thống kiểm soát nội 69 2.3.2 Những điểm yếu hệ thống kiểm soát nội 71 2.3.3 Những nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến việc chưa xây dựng chưa hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 72 KẾT LUẬN CHƯƠNG 75 khoa luan, tieu luan3 of 102 Tai lieu, luan van4 of 102 CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ 76 3.1 QUAN ĐIỂM HỒN THIỆN VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ 76 3.2 HOÀN THIỆN VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ 77 3.2.1 Về phía doanh nghiệp 77 3.2.1.1 Đối với phận hệ thống kiểm soát nội 77 3.2.1.2 Đối với chức doanh nghiệp 86 3.2.2 Về phía quan quản lý nhà nước 89 3.2.2.1 Củng cố kiến thức hệ thống kiểm soát nội chương trình đào tạo 89 3.2.2.2 Tăng cường dịch vụ trợ giúp doanh nghiệp 89 3.2.2.3 Xây dựng khn mẫu lý thuyết hệ thống kiểm sốt nội Việt Nam 90 KẾT LUẬN CHƯƠNG 92 KẾT LUẬN 93 khoa luan, tieu luan4 of 102 Tai lieu, luan van5 of 102 SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay, hệ thống kiểm sốt nội (KSNB) đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Hệ thống KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty mình, giảm thiểu yếu tố bất ngờ xảy gây tác động xấu tới hoạt động doanh nghiệp, điều góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với nhà quản lý doanh nghiệp lớn Việt Nam họ nhận thức tầm quan trọng hệ thống KSNB Nhưng doanh nghiệp nhỏ vừa chưa nhận thức rõ tầm quan trọng KSNB chưa xây dựng cho hệ thống KSNB hữu hiệu Điều dễ hiểu nhiều doanh nghiệp giai đoạn chuyển đổi từ hình thái kinh tế cũ sang hệ thống vận hành mới, để tồn hội nhập với kinh tế quốc tế nguồn lực có hạn, doanh nghiệp phải giành cho ưu tiên mang tính thiết yếu Tuy nhiên, xét lâu dài, thiết nghĩ doanh nghiệp cần tạo dựng tảng cho phát triển bền vững thông qua việc thiết kế hệ thống KSNB hữu hiệu Đây việc làm cụ thể để nâng cao hoạt động doanh nghiệp, thơng qua góp phần nâng cao lực cạnh tranh trình hội nhập kinh tế quốc tế Tuy nhiên, cơng việc q trình với nhiều nỗ lực thời gian, vật chất trí tuệ doanh nghiệp Thành phố Cần Thơ xem thành phố trung tâm đồng sông Cửu Long; nơi có tốc độ phát triển cao, đa phần doanh nghiệp doanh nghiệp nhỏ vừa, chưa quan tâm nhiều đến việc xây dựng hệ thống KSNB doanh nghiệp, nên chọn làm địa bàn để tiến hành nghiên cứu Chính lý mà đề tài “Hoàn thiện xây dựng hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp nhỏ vừa địa bàn thành phố Cần Thơ” cần thiết thực để nghiên cứu sâu lĩnh vực khoa luan, tieu luan5 of 102 Tai lieu, luan van6 of 102 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Mục tiêu chung Mục tiêu chung đề tài tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB doanh nghiệp nhỏ vừa thành phố Cần Thơ, thơng qua người viết đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện xây dựng hệ thống KSNB cho doanh nghiệp Mục tiêu cụ thể - Nghiên cứu lý luận hệ thống KSNB giới tham khảo kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB giới - Khảo sát thực trạng đánh giá hệ thống KSNB doanh nghiệp nhỏ vừa thành phố Cần Thơ, đồng thời khảo sát hệ thống KSNB tương đối hồn chỉnh cơng ty Cổ phần Thương nghiệp Tổng hợp Cần Thơ - Đề xuất số giải pháp để hoàn thiện xây dựng hệ thống KSNB cho doanh nghiệp nhỏ vừa thành phố Cần Thơ ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thực trạng xây dựng hệ thống KSNB doanh nghiệp nhỏ vừa thành phố Cần Thơ Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: đề tài thực từ tháng 09/2009 đến 07/2010; số liệu sơ cấp thu thập từ tháng 10/2009 đến tháng 01/2010; số liệu thứ cấp thu thập từ năm 2005 – 2009 - Không gian nghiên cứu: đề tài khảo sát thực trạng xây dựng hệ thống KSNB doanh nghiệp nhỏ vừa quận Ninh Kiều, quận Bình Thủy quận Cái Răng địa bàn thành phố Cần Thơ Thành phố Cần Thơ gồm quận (Ninh Kiều, Bình Thủy, Cái Răng, Ơ Mơn Thốt Nốt) huyện (Phong Điền, Cờ Đỏ, Vĩnh Thạnh Thới Lai) Số lượng doanh nghiệp địa bàn đa số tập trung vào quận trung tâm thành phố (Ninh Kiều, Bình Thủy, Cái Răng); quận, huyện lại số lượng doanh khoa luan, tieu luan6 of 102 Tai lieu, luan van7 of 102 nghiệp không nhiều chủ yếu người dân tập trung vào sản xuất nông nghiệp Vì lí đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB doanh nghiệp địa bàn quận - Giới hạn đề tài: + Đối tượng khảo sát doanh nghiệp nhỏ vừa (gồm doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ vừa), khơng khảo sát doanh nghiệp có qui mô lớn + Đề tài tiếp cận hệ thống KSNB theo năm phận cấu thành không tiếp cận kiểm sốt nội theo chu trình nghiệp vụ, nên thể hệ thống KSNB góc nhìn chung + Đề tài tiếp cận theo hướng “có” “khơng có” xây dựng số yếu tố phận cấu thành hệ thống KSNB, chưa định lượng đuợc chất lượng toàn hệ thống KSNB PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp thu thập số liệu Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp sử dụng đề tài phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên Số liệu sơ cấp thu thập phương pháp vấn trực tiếp từ 96 doanh nghiệp nhỏ vừa quận: Ninh Kiều, Bình Thủy Cái Răng Đối tượng vấn (tổng) giám đốc, phó (tổng) giám đốc, kế tốn trưởng làm việc lâu năm doanh nghiệp Các đối tượng yêu cầu trả lời bảng câu hỏi bao gồm 96 câu hỏi để cung cấp thông tin cần thiết cho mục tiêu nghiên cứu Số liệu thứ cấp thu thập từ Cục Thuế thành phố Cần Thơ, Niên giám Thống Kê thành phố Cần Thơ, Tổng cục thống kê,… Phương pháp phân tích số liệu Phương pháp sử dụng để đánh giá thực trạng xây dựng hệ thống KSNB phương pháp thống kê mô tả, phương pháp tổng hợp phương pháp so sánh Dựa vào thực trạng kết phân tích để đưa giải pháp hồn thiện xây dựng hệ thống KSNB cho doanh nghiệp khoa luan, tieu luan7 of 102 Tai lieu, luan van8 of 102 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Đề tài nghiên cứu thực trạng xây dựng hệ thống KSNB doanh nghiệp nhỏ vừa địa bàn thành phố Cần Thơ dựa vận dụng tảng khuôn mẫu lý thuyết hệ thống KSNB Ủy Ban COSO kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB cho doanh nghiệp nhỏ vừa giới Trên sở đánh giá ưu nhược điểm tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc hạn chế xây dựng hệ thống KSNB, đề tài đưa giải pháp có ý nghĩa quan trọng, giúp doanh nghiệp nhỏ vừa địa bàn thành phố Cần Thơ hoàn thiện xây dựng hệ thống KSNB ngày hữu hiệu Bên cạnh đó, đề tài cịn đưa bảng đề xuất tiêu chí hệ thống KSNB để hướng dẫn cho doanh nghiệp nhỏ vừa có sở để hồn thiện xây dựng hệ thống KSNB Đề tài tài liệu có giá trị cho nhà quản lý thành phố Cần Thơ nói riêng, doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam nói chung quan chức việc thấy thực trạng tầm quan trọng hệ thống KSNB Từ tiếp tục hồn thiện có giải pháp cụ thể để hướng dẫn cho doanh nghiệp hồn thiện hệ thống KSNB mình, thơng qua giúp nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp góp phần phát triển kinh tế Việt Nam hội nhập ngày sâu vào kinh tế giới KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Kết cấu đề tài gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhỏ vừa địa bàn thành phố Cần Thơ Chương 3: Hoàn thiện xây dựng hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp nhỏ vừa địa bàn thành phố Cần Thơ khoa luan, tieu luan8 of 102 Tai lieu, luan van9 of 102 CHƯƠNG 1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỀM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển * Giai đoạn tiền COSO (từ năm 1992 trở trước) Khái niệm KSNB bắt đầu xuất vào đầu kỷ 20 với ý nghĩa công cụ kiểm tốn cơng cụ quản trị Trong giai đoạn đầu, mục tiêu KSNB bảo vệ tài sản (đặc biệt tiền mặt) khỏi biển thủ nhân viên Những khái niệm là: kế toán không kiêm nhiệm thủ quỹ, phiếu chi phải xét duyệt, tiền phải kiểm kê… đưa ra; vấn đề rút trình kiểm toán Dần dần khái niệm rộng hơn, nguyên tắc áp dụng tiền áp dụng tài sản khác, hàng tồn kho, tài sản cố định,… Năm 1929, khái niệm KSNB đề cập thức Cơng bố Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) - tiền thân chuẩn mực kiểm toán Hoa Kì - sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm kiểm toán viên Theo đó, KSNB định nghĩa cơng cụ để bảo vệ tiền tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu hoạt động Năm 1936, Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA) ban hành báo cáo có tựa đề “Kiểm tra báo cáo tài kiểm tốn viên”, mà KSNB định nghĩa “các biện pháp cách thức chấp nhận thực tổ chức để bảo vệ tiền tài sản khác kiểm tra xác ghi chép sổ sách” Đến năm 1949, báo cáo đặc biệt AICPA mở rộng định nghĩa KSNB, “cơ cấu tổ chức tất biện pháp, cách thức liên quan chấp nhận thực tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra xác đáng tin cậy số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến COSO: Committee of Sponsoring Organization khoa luan, tieu luan9 of 102 Tai lieu, luan van10 of 102 10 khích tuân thủ sách người quản lý” Như vậy, báo cáo công nhận thêm hai tác dụng KSNB “nâng cao hiệu hoạt động đơn vị” (tức tổ chức tốt, hạn chế gian lận sai sót xảy hoạt động có hiệu hơn) “khuyến khích tuân thủ sách” Trong 40 năm sau đó, AICPA soạn thảo ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến khái niệm khía cạnh khác KSNB SAP 29 (1958), SAP 54 (1972), SAP 55 (1988),… tập trung vào phân biệt KSNB quản lý KSNB kế toán, phận KSNB, … Những phận KSNB trở thành điểm tham khảo cho tranh luận khái niệm, đặc biệt việc ban hành báo cáo COSO 1992 Như vậy, suốt giai đoạn này, khái niệm KSNB không ngừng mở rộng ra; từ thủ tục bảo vệ tài sản, ghi chép sổ sách đến việc nâng cao hiệu hoạt động cho đơn vị khuyến khích tn thủ sách Tuy nhiên, dừng lại phương tiện phục vụ cho kiểm tốn viên q trình kiểm tốn báo cáo tài * Báo cáo COSO (năm 1992) Nguyên nhân trực tiếp hình thành Báo cáo COSO 1992 nói từ gian lận công ty Hoa Kỳ, đặc biệt công ty cổ phần Song hành với trình phát triển cơng ty Hoa Kỳ gia tăng quy mô gian lận gây thiệt hại khổng lồ cho kinh tế Vì vậy, nhiều tổ chức đời để khảo sát tìm cách khắc phục vấn đề Năm 1985, Hội đồng quốc gia Hoa kỳ chống gian lận báo cáo tài (The National Commission on Fraudulent Financial Reporting) hay gọi Ủy ban Treadway (Treadway Commission) đời để chuyên điều tra vấn đề COSO Ủy ban nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway COSO bao gồm năm tổ chức hàng đầu lĩnh vực tài chính, kế tốn, kiểm tốn là: Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA), Hội kế toán Mỹ (AAA), Hiệp hội kiểm toán viên nội (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài (FEI) Hiệp hội kế tốn viên quản trị (IMA) khoa luan, tieu luan10 of 102 Tai lieu, luan van120 of 102 120 - Cam kết lực nhân viên sách nguồn nhân lực: CTC có đội ngũ nhân viên có kiến thức kỹ để thực nhiệm vụ Ban tổng giám đốc có th.ành viên có trình độ đại học thành viên cịn lại có trình độ đại học 100% trưởng phận trực thuộc nhân viên phịng ban có trình độ đại học đào tạo chuyên ngành phù hợp với công việc giao nhân viên cịn lại cơng ty có khả thực tốt cơng việc Việc tuyển dụng nhân phận nhân (trực thuộc phòng tổ chức hành chính) thực giám sát nghiêm ngặt Ban Tổng giám đốc Hội đồng quản trị Tuy hoạt động công ty đa dạng yêu cầu công việc khác xa tuyển dụng nhân viên công ty thông báo cụ thể văn thông qua kênh truyền thông website công ty Trong thông báo tuyển dụng nêu rõ yêu cầu cụ thể công việc yêu cầu ứng viên Khi tuyển dụng nhân viên, hai tiêu chí mà CTC quan tâm hàng đầu ứng viên phải có tinh thần trách nhiệm có lực phù hợp với cơng việc Theo quan điểm Tổng giám đốc, ông cho nhân viên người giỏi có lực khơng có tinh thần trách nhiệm cơng việc khơng thể phục vụ tốt cho cơng ty, cần nhân viên có tâm huyết với CTC cơng ty sẵn sàng đào tạo để nhân viên có khả đáp ứng cách tốt yêu cầu công việc Mỗi nhân viên biết rõ cơng việc, vị trí trách nhiệm cơng ty, nhân viên nhận việc cung cấp thông tin chi tiết công ty yêu cầu công việc thông qua “cẩm nang công ty” chức danh mơ tả rõ ràng cơng việc Bên cạnh đó, CTC thường xuyên đánh giá nhân viên q trình làm việc thơng qua bảng bình bầu xếp loại hàng tháng hiệu làm việc nhân viên Khi nhân viên không làm nhiệm vụ giao, nhà quản lý nhắc nhở nhân viên trực tiếp tìm hiểu cụ thể nguyên nhân để có phương án giải thỏa đáng khoa luan, tieu luan120 of 102 Tai lieu, luan van121 of 102 121 Công ty trọng đến việc đào tạo nhân viên thường xuyên hỗ trợ, khuyến khích nhân viên học nâng cao chun mơn, khóa học ngắn hạn VCCI, Bộ Cơng thương, Trung tâm đào tạo tư vấn (Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trường Đại học Cần Thơ,…tổ chức Hay nhân viên bán hàng tham gia khóa tập huấn liên quan đến hoạt động bán lẻ tổ chức, Hiệp hội doanh nghiệp Báo Sài gòn tiếp thị, học việc thực tế Co.opmart Cần Thơ, … nhằm hiểu kỹ cần thiết người bán hàng đại Đối tượng mà công ty ưu tiên đào tạo cá nhân có thành tích làm việc tốt, nằm qui hoạch công ty đặc biệt ưu tiên cho lực lượng trẻ để đảm bảo tính kế thừa Có thể nói sách nguồn nhân lực CTC tốt, bên cạnh vấn đề trên, cơng ty cịn ban hành “Nội quy lao động trách nhiệm vật chất” qui định cụ thể nội dung như: thời gian làm việc nghỉ ngơi nhân viên; trật tự doanh nghiệp (qui định rõ hợp đồng lao động, quyền lợi trách nhiệm người lao động, chế độ việc, bồi thường chi phí đào tạo,…); an tồn lao động, vệ sinh lao động nơi làm việc; hành vi vi phạm nội quy lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất - Sự trung thực giá trị đạo đức: Đây vấn đề ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm điều đáng quý chuẩn mực đạo đức xây dựng nhân viên đơn vị Thông qua Câu lạc nghiên cứu, nhân viên xây dựng “Văn hóa doanh nghiệp” nêu rõ chuẩn mực xử cán công nhân viên CTC; phải coi trọng lấy người làm gốc; qui định bảo mật công khai thông tin; quan hệ đầu tư mua sắm; … Mỗi nhân viên đơn vị nhận thức rõ yêu cầu Văn hóa doanh nghiệp ln thực tốt, năm gần cơng ty khơng có trường hợp làm trái với qui định Có kết phải nói đến sức ảnh hưởng ban lãnh đạo cơng ty, ban lãnh đạo người tiên phong việc giữ gìn trung thực giá trị đạo đức doanh nghiệp; họ khoa luan, tieu luan121 of 102 Tai lieu, luan van122 of 102 122 người có trách nhiệm, gần gũi, thân thiện, có đạo đức, lấy yếu tố người làm gốc, dám nghĩ dám làm phải phù hợp với điều kiện thực tế - Hội đồng quản trị Ban kiểm soát: Hội đồng quản trị công ty gồm thành viên, có thành viên có trình độ đại học thành viên cịn lại có trình độ đại học Ban kiểm sốt gồm thành viên Đại hội đồng cổ đông bầu ra, thành viên có trình độ đại học đào tạo chuyên môn, trưởng ban kiểm sốt người hồn tồn khơng tham gia vào hoạt động kinh doanh đơn vị Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt người có đủ lực để giải vấn đề quan trọng công ty, mức độ độc lập với ban giám đốc chưa cao Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty kiêm nhiệm chức vụ Tổng giám đốc Tuy nhiên, để đưa định cuối phải thơng qua họp Hội đồng quản trị, ban giám đốc phòng ban Cuộc họp diễn tối thiểu lần quý lần họp đột xuất để can thiệp kịp thời điều kiện kinh doanh thay đổi Những sách, qui định đề buổi bọp phổ biến rộng rãi kịp thời đến nhân viên thông qua văn thường xuyên nhắc nhở lời nói Đánh giá rủi ro Hàng năm, công ty lập kế hoạch kinh doanh để xác định mục tiêu cần đạt kỳ; bên cạnh đó, cơng ty cịn có kế hoạch năm để xác định mục tiêu dài hạn năm có xây dựng kế hoạch cụ thể cho giai đoạn điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế Cơ chế nhận diện rủi ro đe dọa đến hoạt động công ty thực phận kế hoạch – kinh doanh giám sát ban lãnh đạo đồng thời thông qua buổi họp Hội đồng quản trị, Ban giám đốc phòng ban, họp với nhân viên rủi ro nhận dạng Đại hội đồng cổ đơng định chiến lược, sách công ty, Hội nghị người lao động bàn biện pháp để thực cụ thể định kỳ tháng công ty tổ chức họp cán chủ chốt để phổ biến công việc cụ thể cho nhân viên khoa luan, tieu luan122 of 102 Tai lieu, luan van123 of 102 123 Tại CTC, BCTC lập hàng quý quý, Trưởng ban kiểm soát (thạc sĩ tài chính) thực việc phân tích BCTC cụ thể so sánh BCTC, phân tích tỷ số tài tìm điểm mạnh điểm yếu hoạt động để kịp thời phát biến động bất thường Các khoản thu chi cơng ty để tốn qua ngân hàng hàng ngày nộp tiền mặt vào ngân hàng để tránh rủi ro cắp, lạm quỹ,… Hoạt động kiểm sốt Trong cơng ty thực tốt việc phân chia trách nhiệm chức bảo quản tài sản kế toán, phê chuẩn nghiệp vụ bảo quản tài sản, thực nghiệp vụ kế toán Hệ thống chứng từ đánh số trước đưa vào sử dụng; thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu; chứng từ lập nghiệp vụ xảy ra; kiểm soát số lượng phát hành bảo quản, lưu trữ theo qui định Đơn vị có sử dụng phần mềm kế tốn nên hạn chế sai sót trình ghi chép, đồng thời cung cấp mật mã riêng cho nhân viên kế toán phần hành Định kỳ số liệu in theo loại sổ sách, đóng chắn, đánh số trang đầy đủ, đóng giáp lai cẩn thận trang sổ có chữ ký cá nhân liên quan CTC đưa sách ủy quyền xét duyệt qui định chi tiết “Quy chế quản lý mua bán” Tùy vào loại nghiệp vụ, phận chức độ lớn số tiền mà công ty ban hành sách ủy quyền xét duyệt cụ thể Qui chế hướng dẫn việc thống nguyên tắc liên quan đến hoạt động quản lý đầu vào, đầu xây dựng nguồn lực nội phục vụ hoạt động kinh doanh tồn cơng ty để đảm bảo tính đồng bộ, công khai, minh bạch hoạt động quản lý Đơn vị có hệ thống kho, két sắt,… xây dựng để bảo vệ tài sản công ty tương đối tốt Định kỳ, công ty tiến hành so sánh, đối chiếu sổ sách kế tốn với tài sản có; cụ thể kiểm kê tiền hàng ngày, kiểm kê hàng tồn kho hàng tháng, kiểm kê tài sản cố định hàng quý khoa luan, tieu luan123 of 102 Tai lieu, luan van124 of 102 124 Từng khâu hoạt động cơng ty bố trí người kiểm tra độc lập việc thực hiện, người kiểm tra cấp nhân viên tiến hành nghiệp vụ hồn tồn khơng tham gia vào xử lý hoạt động Mỗi q, kết hợp với việc phân tích BCTC, Trưởng ban kiểm soát đối chiếu sổ tổng hợp sổ chi tiết, so sánh số liệu thực tế với số kế hoạch, số liệu kỳ với kỳ trước để đánh giá hiệu hoạt động từ có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu đề Thông tin truyền thông Cơ chế thu thập thơng tin từ bên ngồi CTC tốt, cơng ty có phận nghiên cứu thị trường thường xuyên cập nhật thay đổi thị hiếu khách hàng, điều kiện thị trường, chương trình hoạt động đối thủ cạnh tranh, thay đổi kinh tế, pháp luật,… Những thơng tin truyền đạt đến cấp bậc quản lý chí đến tận nhân viên thông qua buổi họp để kịp thời đưa định hướng phát triển cho đơn vị công ty Các nhân viên đơn vị có quyền trao đổi trực tiếp với Ban lãnh đạo buổi họp bất cập quản lý hay đề xuất ý tưởng để cải tiến hoạt động cơng ty Phịng nghiệp vụ kế toán lập sơ đồ hạch toán thống theo qui định Bộ tài chính, sách thủ tục kế toán qui định cụ thể Quy chế quản lý mua bán Bên cạnh đó, phận cịn tổ chức họp lệ nghiệp vụ kế tốn tháng lần nhằm thơng tin thuận lợi, khó khăn nghiệp vụ kế toán viên; để triển khai văn bản, qui định kế toán cho đơn vị Nhìn chung, hệ thống thơng tin đơn vị cập nhật thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời, xác, tạo lập kênh thơng tin nóng, bảo mật thơng tin tốt có chương trình phịng giữ liệu tốt (được qui định rõ ràng, cụ thể Quy chế tổ chức máy, hoạt động Quy chế quản lý mua bán công ty) khoa luan, tieu luan124 of 102 Tai lieu, luan van125 of 102 125 Giám sát Trong công ty thực tốt khâu giám sát thường xuyên, phận đơn vị thường xuyên đối chiếu, kiểm tra liệu hoạt động thực tế diễn hàng ngày với việc ghi chép chứng từ, sổ sách để kịp thời điều chỉnh khác biệt Công ty xây dựng đội ngũ bán hàng, tiếp thị thỏa điều kiện người bán hàng chuyên nghiệp; thực sổ ý kiến khách hàng để tiếp thu, làm sở xây dựng sách bán hàng, đồng thời điều chỉnh sai sót cá nhân, đơn vị khách hàng phản ánh; bên cạnh có phận nghiên cứu thị trường, định hướng phát triển cho đơn vị công ty Định kỳ, Ban kiểm soát kiểm toán viên nội (được đào tạo chuyên ngành) kiểm tra giám sát tất hoạt động đơn vị; kết kiểm tra báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc, Hội đồng quản trị thông qua Đại hội đồng cổ đơng Bên cạnh đó, cuối năm cơng ty có kiểm tốn viên độc lập đến kiểm tốn Những sai sót hoạt động hay khiếm khuyết hệ thống KSNB phát báo cáo trực tiếp với ban lãnh đạo đơn vị tìm biện pháp để can thiệp kịp thời Nhìn chung, phận cấu thành hệ thống KSNB CTC xây dựng tốt nên đem đến kết hoạt động tốt cho công ty, đáp ứng mục tiêu đề ra; qui mô công ty không ngừng phát triển, đời sống cán công nhân viên không ngừng cải thiện góp phần đóng góp vào phát triển kinh tế địa phương Sự thành công việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu CTC trước hết phải nói đến đóng góp Ban lãnh đạo cơng ty Chính nhận thức vai trị lợi ích hệ thống KSNB mà ban lãnh đạo CTC khơng ngừng tìm tịi bước xây dựng cho cơng ty hệ thống KSNB vững mạnh Theo kinh nghiệm Ban lãnh đạo công ty, năm phận cấu thành phận có vai trị quan trọng yếu tố mơi trường kiểm sốt yếu tố định Nhà quản lý phải có tâm, có tầm nhìn, có khả khoa luan, tieu luan125 of 102 Tai lieu, luan van126 of 102 126 tạo liên kết phận, tơn trọng nhân viên thân nhà quản lý phải gương mẫu ứng xử có đạo đức thuyết phục nhân viên đồn kết, đóng góp cho hoạt động đơn vị Yếu tố người đạo đức tảng để có hệ thống KSNB hữu hiệu Một đơn vị cho dù xây dựng cho hệ thống KSNB với thủ tục kiểm soát chặt chẽ đến đâu mà nhân viên đơn vị người khơng có đạo đức sai sót gian lận diễn thường xuyên, ảnh hưởng đến mục tiêu đơn vị cuối hệ thống KSNB khơng thể hữu hiệu Bên cạnh đó, phận giám sát giúp cho hệ thống KSNB hữu hiệu hơn, thiếu kiểm tra, giám sát nhân viên ỷ lại tạo sức ỳ công việc ảnh hưởng đến kết hoạt động đơn vị khoa luan, tieu luan126 of 102 Tai lieu, luan van127 of 102 127 PHỤ LỤC Qua việc nghiên cứu lý luận KSNB, khảo sát thực trạng tham khảo kinh nghiệm giới địa bàn nghiên cứu, người viết xây dựng yếu tố chủ yếu liên quan đến việc hoàn thiện xây dựng phận cấu thành hệ thống KSNB áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ vừa thành phố Cần Thơ Tùy theo đặc điểm hoạt động mà doanh nghiệp xây dựng cho hệ thống KSNB hữu hiệu hiệu Bộ phận Các nhân tố Các nội dung cần thực Môi trường Triết lý quản lý - Nhà quản lý cần quan tâm đến việc kiểm soát kiểm soát phong cách hoạt động đơn vị điều hành - Nhà quản lý cần quan tâm đến việc lập BCTC điều chỉnh sai sót BCTC - Nhà quản lý xây dựng bầu văn hóa ấm cúng gia đình doanh nghiệp, cụ thể như: + Thường xuyên tiếp xúc trao đổi với nhân viên công việc hàng ngày + Hàng năm nên tổ chức hoạt động cho nhân viên thể thao, tổ chức tiệc sinh nhật doanh nghiệp, tổ chức cho nhân viên nghỉ mát,… Cơ cấu tổ chức - Xây dựng cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với phương pháp đặc điểm hoạt động đơn vị ủy quyền - Quyền hạn trách nhiệm phân định rõ ràng văn bản, quyền hạn giao tương xứng với trách nhiệm, thiết lập quan hệ báo cáo thích hợp: + Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, đề khoa luan, tieu luan127 of 102 Tai lieu, luan van128 of 102 Bộ phận 128 Các nhân tố Các nội dung cần thực Môi trường cập đến nội qui hay qui chế hoạt động kiểm soát đơn vị + Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa, xây dựng bảng mơ tả công việc cho tất chức hay số chức đơn vị - Định kỳ nên rà soát, đánh giá lại cấu tổ chức để kịp thời điều chỉnh cần thiết Cam kết - Nhà quản lý phải đảm bảo tất nhân viên lực có lực thực tốt cơng việc nhân viên mình, muốn cần phải: sách + Xác định yêu cầu công việc nguồn nhân lực + Lựa chọn nhân viên đủ lực đáp ứng yêu cầu + Huấn luyện giải thích rõ u cầu cơng việc - Xây dựng sách nguồn nhân lực hợp lý, cơng bằng: + Có sách tuyển dụng văn bản, ưu tiên cho ứng viên có lực + Thường xuyên đánh giá chất lượng công việc nhân viên + Có sách đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên + Trả lương tương xứng, khen thưởng nhân viên hồn thành tốt cơng việc Sự trung thực - Nhà quản lý người làm gương việc giá trị ứng xử trung thực có đạo đức kinh đạo đức khoa luan, tieu luan128 of 102 doanh Tai lieu, luan van129 of 102 Bộ phận 129 Các nhân tố Các nội dung cần thực Môi trường Sự trung thực - Xây dựng chuẩn mực đạo đức hướng dẫn kiểm soát giá trị nhân viên ứng xử có đạo đức đạo đức + Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ truyền đạt thơng qua buổi họp mặt thức doanh nghiệp + Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa đề cập điều lệ hay nội qui doanh nghiệp, xây dựng sổ tay đạo đức tùy theo qui mô doanh nghiệp - Các nội dung cần đề cập đến chuẩn mực đạo đức như: + Qui định mối quan hệ nhân viên với khách hàng, chủ nợ, đối thủ cạnh tranh,… cấm không cho nhân viên nhận quà biếu hay tiền hoa hồng,… + Cụ thể hóa yêu cầu đạo đức, phân biệt hành vi sai phạm để hướng dẫn nhân viên thực theo,… - Có sách, biện pháp khuyến khích nhân viên tuân thủ vấn đề đạo đức (khen thưởng, biểu dương, khuyến khích vật chất,…) - Xử lý nghiêm khắc vi phạm chuẩn mực đạo đức - Loại bỏ áp lực khiến nhân viên không trung thực Hội đồng quản - Thành viên Hội đồng quản trị trị Ban kiểm ban kiểm soát cần độc lập với nhà quản lý soát khoa luan, tieu luan129 of 102 - Cần tuyển chọn người có lực (về Tai lieu, luan van130 of 102 Bộ phận 130 Các nhân tố Các nội dung cần thực Môi trường kinh tế, tài chính, quản trị,…) vào vị trí kiểm soát - Đối với doanh nghiệp theo luật định khơng có phận nên cân nhắc bố trí cá nhân có lực không tham gia vào công tác quản lý doanh nghiệp để thực chức Ban kiểm soát Đánh giá rủi Nhận dạng rủi - Xác định phổ biến mục tiêu doanh ro ro nghiệp đến phận doanh nghiệp - Thiết lập chế nhận dạng rủi ro để nhận dạng rủi ro bên bên đe dọa cản trở việc đạt mục tiêu doanh nghiệp + Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, rủi ro nhận dạng hiệu thông qua buổi họp đơn vị Các doanh nghiệp cần tổ chức thường xuyên định kỳ buổi họp ban giám đốc hay ban giám đốc với lãnh đạo phòng ban nhân viên để kịp thời nhận dạng rủi ro thảo luận phương án đối phó + Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa, bên cạnh việc nhận dạng rủi ro thông qua buổi họp, rủi ro nhận dạng phận lập kế hoạch, phận nghiên cứu phát triển, hay phận kiểm toán nội bộ,… tùy theo qui mô doanh nghiệp Đánh giá rủi ro khoa luan, tieu luan130 of 102 - Xây dựng phương pháp phân tích, đánh giá Tai lieu, luan van131 of 102 Bộ phận 131 Các nhân tố Các nội dung cần thực Đánh giá rủi rủi ro Bên cạnh việc đánh giá định tính, ro doanh nghiệp cần định lượng rủi ro để phân bổ nguồn lực có giới hạn cách hợp lý - Rủi ro định lượng cơng thức: thiệt hại ước tính số tiền nhân với xác suất xảy thiệt hại - Doanh nghiệp nên phân bổ nguồn lực ưu tiên đối phó với rủi ro ảnh hưởng lớn đến hoạt động đơn vị - Tiến hành đánh giá rủi ro toàn doanh nghiệp rủi ro chu trình cụ thể Biện pháp đối - Dựa vào mức độ ảnh hưởng rủi ro, phó doanh nghiệp đề biện pháp, chương trình hành động cụ thể để đối phó với rủi ro - Sử dụng kênh truyền thơng thức phổ biến đến phòng ban để nhân viên hiểu rõ cơng việc cụ thể trách nhiệm việc đối phó với rủi ro Hoạt động Phân chia trách - Thực phân chia trách nhiệm số kiểm soát nhiệm chức quan trọng - Tùy thuộc vào qui mô doanh nghiệp mà tách biệt chức năng: bảo quản tài sản kế toán, phê chuẩn nghiệp vụ bảo quản tài sản, thực nghiệp vụ kế toám Kiểm soát - Qui định sách ủy quyền xét duyệt trình xử thơng tin lý doanh nghiệp: + Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ khơng thiết phải thiết lập sách ủy quyền mà khoa luan, tieu luan131 of 102 Tai lieu, luan van132 of 102 Bộ phận 132 Các nhân tố Các nội dung cần thực Hoạt động Kiểm soát nhà quản lý tự xét duyệt tất kiểm sốt trình xử thơng tin lý hoạt động doanh nghiệp + Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa có nhiều hoạt động nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhà quản lý cần thiết xây dựng sách ủy quyền qui định rõ ràng văn cá nhân có quyền ủy quyền phê duyệt toàn hay số hoạt động doanh nghiệp - Kiểm sốt tốt chứng từ sổ sách: + Đánh số trước chứng từ trước sử dụng + Lập chứng từ nghiệp vụ vừa xảy + Thiết kế chứng từ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu + Kiểm soát số lượng phát hành + Nên thực tham chiếu chứng từ + Nên lưu lại dấu vết kiểm toán để dễ dàng kiểm tra sau + Bảo quản chứng từ cẩn thận, lưu trữ theo qui định + Thiết kế sổ sách theo qui định; đóng chắn; thực đóng giáp lai trang sổ, đánh số trang có chữ ký duyệt đầy đủ + Qui định, hướng dẫn nguyên tắc ghi chép sổ sách - Thực kiểm tra độc lập số hoạt động quan trọng Kiểm soát vật - Tổ chức hệ thống bảo vệ tài sản chắn, an chất khoa luan, tieu luan132 of 102 toàn Tai lieu, luan van133 of 102 Bộ phận 133 Các nhân tố Các nội dung cần thực Hoạt động - Qui định thủ tục hạn chế tiếp cận tài sản kiểm soát - Sử dụng thiết bị hỗ trợ (hệ thống báo động, máy soi tiền giả, máy đếm tiền,…) - Định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản đối chiếu với số liệu sổ sách Phân tích sốt rà - Thường xun đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết, so sánh số liệu thực tế với kế hoạch, so sánh số liệu kỳ với kỳ trước để kịp thời phát biến động, xác định nguyên nhân điều chỉnh kịp thời Thơng tin Thơng tin - Có chế thu thập thông tin cần thiết từ bên bên trong, chuyển đến người quản lý truyền thơng báo cáo thích hợp - Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn; lập sơ đồ hạch tốn thống sổ tay hướng dẫn sách, thủ tục kế tốn - Bảo đảm thơng tin cung cấp chỗ, đủ chi tiết, trình bày thích hợp kịp thời - Tăng cường bảo mật thông tin nội bộ: Ban hành qui định bảo mật tài liệu nội bộ, sáng kiến mới, định hướng kinh doanh,… - Đối với hệ thống thông tin máy tính, doanh nghiệp cần có biện pháp linh hoạt việc phục hồi cố thông tin số liệu Truyền thơng - Bảo đảm q trình truyền thông cách kịp thời cung cấp thông tin chất lượng - Bảo đảm q trình truyền thơng phận khoa luan, tieu luan133 of 102 Tai lieu, luan van134 of 102 Bộ phận 134 Các nhân tố Các nội dung cần thực Thông tin - Bảo đảm q trình truyền thơng từ xuống truyền thơng từ lên, thơng qua văn bản, tổ chức buổi họp, trao đổi trực tiếp,… - Mở rộng truyền thơng với bên ngồi Giám sát Giám sát - Thực đối chiếu liệu phận thường xuyên với phận kế toán - Tiếp nhận ý kiến phản hồi khách hàng nhà cung cấp để đánh giá chất lượng công việc nhân viên, thực thông qua hình thức: + Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ: tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với đối tác + Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa: tiếp xúc trực tiếp, lập sổ tay khách hàng, thùng thư góp ý, nghiên cứu thị trường, tổ chức hội nghị khách hàng,… Giám sát định Định kỳ kiểm tra, đánh giá hoạt động kỳ doanh nghiệp thông qua: - Ban kiểm soát hay phận kiểm toán nội - Mời kiểm toán viên độc lập - Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ: nhà quản lý trực tiếp thực Báo cáo - Khi phát sai phạm khiếm khiếm khuyết khuyết hệ thống KSNB, cần báo cáo với cấp quản lý cao - Cần tổ chức theo dõi việc sửa chữa sai phạm sau trình giám sát khoa luan, tieu luan134 of 102 ... Đặc điểm xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhỏ vừa 17 1.4 HẠN CHẾ TIỀM TÀNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 20 1.5 KINH NGHIỆM XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRÊN THẾ... sở lý luận hệ thống kiểm soát nội Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhỏ vừa địa bàn thành phố Cần Thơ Chương 3: Hoàn thiện xây dựng hệ thống kiểm soát nội cho doanh... GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ 69 2.3.1 Những điểm mạnh hệ thống kiểm soát nội 69 2.3.2 Những điểm yếu hệ thống kiểm soát nội