Tiểu luận Hệ thống quản lý ký túc xá đại học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Duyên Lớp môn học: AAS7182020.001 BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Duyên Lớp mơn học: AAS7182020.001 BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học Hà Nội Lời nói đầu Thời đại ngày người trọng đến việc học tập bồi bổ kiến thức , số lượng sinh viên trường đại học ngày nhiều Đa phần sinh viên từ tỉnh lẻ nên nhu cầu chỗ vấn đề cấp thiết Sinh viên tỉnh trường thường hay xin vào ký túc xá ký túc xá có an ninh tốt ,tiền phịng khơng q đắt có mơ hình học tập sinh hoạt tốt Nhưng đa phần , ký túc xá trường đại học áp dụng mơ hình tổ chức khơng hợp lý vào việc quản lý ký túc xá Việc lượng sinh viên đăng ký vào nhiều dẫn đến việc quản lý gặp khó khăn Nhân viên phải ghi chép nhiều đơi cịn nhầm lẫn.Việc dẫn đến việc thơng tin sinh viên bị sai sót dẫn đến việc thất tiền Xuất phát từ vấn đề cần thiết phải xây dựng phần mềm quản lý ký túc xá cần thiết phù hợp với nhà trường Mục lục Lời nói đầu…………………………………………………………………………….3 Chương 1: Khảo sát hệ thống 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý 1.1.4 Mẫu biểu 1.2 Mơ hình hóa hệ thống .12 1.2.1.Mơ hình tiến trình nghiệp vụ 12 1.2.2.Biểu đồ hoạt động 14 Chương 2:Phân tích hệ thống 12 2.1 Phân tích chức nghiệp vụ 17 2.1.1 Mơ hình hóa chức nghiệp vụ 17 2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ 22 2.1.3.Đặc tả tiến trình nghiệp vụ 24 2.2 Phân tích liệu nghiệp vụ 27 2.2.1 Mơ hình hóa liệu ban đầu 27 2.2.2 Chuẩn hóa liệu 30 2.2.3.Đặc tả bảng liệu 35 Chương 3:Thiết kế hệ thống 37 3.1.Xác định tiến trình hệ thống 37 3.1.1 Xác định tiến trình hệ thống 37 3.1.2 Xác định bảng liệu hệ thống 39 3.1.3 Vẽ DFD hệ thống 40 3.2 Thiết kế kiểm soát 42 3.2.1 Xác định nhóm người dùng 42 3.2.2 Phân định quyền hạn nhóm người dùng 43 3.2.2.1 Phân định quyền hạn liệu 43 3.3 Thiết kế sở liệu 44 3.3.1 Thiết kế bảng liệu phục vụ bảo mật 44 3.3.2 Xác định thuộc tính kiểm sốt ,bảng kiểm sốt 45 3.3.3 Nghiên cứu tình gom bảng 46 3.3.4 Xây dựng mơ hình hệ thống 46 3.3.5 Đặc tả bảng liệu 47 3.4.Thiết kế giao diện người máy 52 3.4.1.Thiết kế hệ thống đơn chọn 52 3.4.2 Thiết kế giao diện nhập liệu cho danh mục 52 3.4.3 Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ 55 3.4.4 Thiết kế báo cáo 57 Đánh giá kết luận 60 Tài liệu tham khảo .… … … … … … 61 Chương 1: Khảo sát hệ thống 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ  Đáp ứng yêu cầu dịch vụ thuê phòng sinh viên  Kiểm sốt việc sinh viên nhận ,trả phịng  Thanh tốn hóa đơn điện nước tránh xảy sai sót 1.1.2 Cơ cấu tổ chức  Bộ phận lễ tân: o Nhận phiếu đăng kí sinh viên o Nhập lưu trữ tồn thơng tin sinh viên o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng o Thu tiền điện-nước hàng tháng  Bộ phận quản lý sinh viên o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX sinh viên o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên o Kiểm tra phòng tài sản o Kiểm tra đối chiếu lại thông tin sinh viên qua hệ thống lễ tân nhập  Bộ phận quản lý điện nước o Kiểm tra đồng hồ điện nước o Ghi lại số điện nước tính tốn tiền điện nước hàng tháng o Cập nhật kiểm tra hệ thống quản lý điện nước 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý 1.1.3.1 Các quy trình nghiệp vụ o Quản lý sinh viên vào KTX o Xử lý sinh viên khỏi KTX o Kiểm tra đối chiếu lại o Quản lý điện,nước 1.1.3.2 Quy trình xử lý quy tắc quản lý  Quản lý sinh viên vào KTX o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú ký túc xá , phận lễ tân tiếp đón tiếp nhận yêu cầu thơng qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá (MB1)(1).Sau phận lễ tân gửi lên phận quản lý sinh viên xét duyệt hồ sơ sinh viên(2) o Sau xét duyệt phận quản lý sinh viên xếp phịng cho sinh viên(3) thơng báo lại với phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý phận quản lý sinh viên thực kí hợp đồng th phịng (MB5) với sinh viên(4).Sau hồn tất thủ tục phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng (5) o Khi nhận phòng phận quản lý sinh viên phát cho sinh viên thẻ lưu trú (MB2)(6) Sau phận lễ tân nhập đầy đủ thông tin sinh viên vào hệ thống quản lý (7)  Xử lý sinh viên khỏi KTX o Khi sinh viên có nguyện vọng khỏi KTX ,bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu thông qua đơn xin chuyển khỏi KTX (MB3)(8) gửi lên phận quản lý xét duyệt(9) o Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau kiểm tra đối chiếu lại o Sau sinh viên trả phòng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên(10)  Kiểm tra đối chiếu lại o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà phận lễ tân nhập(11) o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng sở vật chất trước đồng ý cho sinh viên chuyển khỏi KTX(12) o Nếu vật dụng phòng xảy tình trạng hay hỏng hóc sinh viên phải bồi thường theo quy định KTX o Sau kiểm tra phận quản lý SV thơng báo với phận lễ tân để hồn tất việc trả phòng(13)  Quản lý điện,nước o Hàng tháng phận quản lý kiểm tra đồng hồ chốt số điện phòng(14) o Bộ phận quản lý điện nước ghi lại số điện nước tính tốn chi phí(15).Sau lập hóa đơn điện nước(MB4) (16).Sau gửi đến phận lễ tân để phận lễ tân thu tiền điện nước sinh viên(17) 1.1.4 Mẫu biểu  Đơn đăng kí vào ký túc xá (MB1) BAN QUẢN LÝ KTX TRƯỜNG ĐẠI HỌC……… PHIẾU ĐĂNG KÝ Ở KÝ TÚC XÁ Họ tên :………………………… Mã SV:…………………… Ngày sinh:……………………… Giới tính: ………………… Nơi sinh: ………………………………………… Mã lớp:………….Email:……………………………………… Địa thường trú,điện thoại liên hệ với gia đình:…… ……………………………………………………………… Đăng ký loại phịng:……………………… Điện thoại di động:……………………………………… Tôi cam kết chấp hành nội quy ký túc xá ………….,ngày… tháng… năm…… Người đăng ký (ký ghi rõ họ tên)  Thẻ lưu trú(MB2) BAN QUẢN LÝ KTX Số:…… THẺ LƯU TRÚ Họ tên sinh viên: Ngày sinh: Lớp: Khoa: Nội trú phòng: Ngày…… Tháng……….Năm……… Giám đốc (Ký ghi rõ họ tên)  Đơn xin chuyển khỏi KTX (MB3) Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do- Hạnh phúc ĐƠN XIN CHUYỂN RA KHỎI KÝ TÚC XÁ Kính gửi: Ban quản lý KTX Em tên là:……………………………… Ngày sinh:………………… Mã SV:…………………………… Hiện em phòng:……… Nhà:……………… Em viết đơn để xin chuyển khỏi KTX với lý :………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Kính mong ban quản lý ký túc xá giải cho em khỏi ký túc xá Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội,ngày tháng Người viết đơn năm  Hóa đơn điện-nước(MB4) BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ Phiếu số: HĨA ĐƠN ĐIỆN- NƯỚC Ngày…….Tháng……….Năm…… Phòng:… Tên SP Định Chỉ số Chỉ mức đầu cuối số Tiêu thụ Vượt Đơn giá mức Thành tiền Nước Điện Tổng số sản phẩm:2 Tổng số tiền: Ngày tháng Người thu tiền  Hợp đồng cho thuê chỗ nội trú(MB5) 10 năm 3.3.5 Đặc tả bảng liệu Số hiệu: Tên bảng: NHOMNGUOIDUNG Bí danh:NHOMND Mơ tả: Lưu trữ thơng tin nhóm người dùng Mơ tả STT Tên trường Mơ tả Kiểu liệu sMaNhomND Mã nhóm người dùng sTenNhomND Tên nhóm người dùng Khn dạng N C(10) Chữ x C(50) Chữ x Khóa ngồi STT Tên Số hiệu: Cột khóa Quan hệ với bảng Tên bảng: NGUOIDUNG Bí danh:NGUOIDUNG Mơ tả: Lưu trữ thơng tin người dùng Mô tả STT Tên trường Mô tả Kiểu liệu Khuôn dạng N sMaNV Mã nhân viên C(10) Chữ x sTenNV Tên nhân viên C(50) Chứ x sSdt Số điện thoại C(20) Chữ sTendn Tên đăng nhập C(20) Chữ x sMatkhau Mật C(10) Chữ x sMaNhomND Mã nhóm người dùng C(10) Chứ x Khóa ngồi STT Tên Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng sMaNhomND sMaNhomND NHOMNGUOIDUNG 47 Số hiệu: Tên bảng: LOAIPHONG Bí danh:MALOAIPHONG Mơ tả: Lưu trữ thơng tin loại phịng Mơ tả STT Tên trường sMaloaiphong Mã loại phòng C(10) Chữ x sTenloaiphong Tên loại phòng C(50) Chữ x sDonnguyen Đơn nguyên C(5) Chữ x Mô tả Kiểu liệu Khn dạng N Khóa ngồi STT Tên Số hiệu: Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng Tên bảng: PHONG Bí danh:PHONG Mơ tả: Lưu trữ thơng tin phịng Mơ tả STT Tên trường Mô tả Kiểu liệu Khuôn dạng N sMaphong Mã phòng C(10) Chữ x sTenphong Tên phòng C(50) Chứ x sMaloaiphong Mã loại phịng C(20) Chữ x Khóa ngồi STT Tên Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng sMaloaiphong sMaloaiphong LOAIPHONG Số hiệu: Tên bảng: SINHVIEN Mô tả: Lưu trữ thông tin sinh viên 48 Bí danh:SINHVIEN Mơ tả STT Tên trường Mơ tả Kiểu liệu Khuôn dạng N sMaSV Mã nhân viên C(10) Chữ x sTenSV Tên nhân viên C(50) Chữ x dNgaysinh Ngày sinh D(20) dd/mm/yyyy x slop Lớp C(20) Chữ x bGioitinh Giới tính B(2) Bit x sSdt Số điện thoại C(12) Chữ Khóa ngồi STT Tên Số hiệu: Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng Bí danh:HOPDONG Tên bảng: HOPDONG Mơ tả: Lưu trữ thông tin hợp đồng Mô tả STT Tên trường sMahopdong Mã hợp đồng C(10) Chữ x sMaSV Mã sinh viên C(50) Chữ x sMaphong Mã phòng C(20) Chữ x sMaNV Mã nhân viên C(20) Chữ x dNgaybatdau Ngày bắt đầu D(20) Dd/mm/yyyy x dNgayketthuc Ngày kết thúc D(20) Dd/mm/yyyy x Mô tả Kiểu liệu Khuôn dạng Khóa ngồi STT Tên Cột khóa ngồi 49 Quan hệ với bảng N sMaSV sMaSV SINHVIEN sMaphong sMaphong PHONG sMaNV sMaNV NGUOIDUNG Số hiệu: Bí danh:DIENNUOC Tên bảng: DIENNUOC Mơ tả: Lưu trữ thông tin điện nước Mô tả STT Tên trường Mô tả Kiểu liệu Khuôn dạng N sMaCT Mã công C(10) Chữ x sMaphong Mã phòng C(50) Chữ x sTenSP Tên sản phẩm C(10) Chữ x iThang Tháng ghi số N(2) Số x iCS_dau Chỉ số đầu N(10) Số x iCS_cuoi Chỉ số cuối N(10) Số x Khóa ngồi STT Tên Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng sMaphong sMaphong PHONG Số hiệu: Tên bảng: Bí HOADONDIENNUOC danh:HOADONDIENNUOC Mơ tả: Lưu trữ thơng tin hóa đơn điện nước Mơ tả 50 STT Tên trường Mô tả Kiểu liệu Khuôn dạng N sMaHD Mã hợp đồng C(10) Chữ x sMaNV Mã nhân viên C(10) Chữ x sMaphong Mã phòng C(20) Chữ x dNgaylap Ngày lập D(20) Dd/mm/yyyy x fTongtien Tổng tiền N(20) Số x Khóa ngồi STT Tên Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng sMaphong sMaphong PHONG sMaNV sMaNV NGUOIDUNG Số hiệu: Tên bảng: Bí D_HOADONDIENNUOC danh:D_HOADONDIENNUOC Mơ tả: Lưu trữ thơng tin chi tiết hóa đơn điện nước Mơ tả STT Tên trường Mô tả Kiểu liệu Khuôn dạng N sMaHD Mã hóa đơn C(10) Chữ x sMaCT Mã công tơ C(50) Chữ x sTenSP Tên sản phẩm C(20) Chữ x iMucTT Mức tiêu thụ N(10) Số x fDongia Đơn giá N(10) Số x fThanhTien Thành tiền N(10) Số x Khóa ngồi STT Tên Cột khóa ngồi 51 Quan hệ với bảng sMaCT sMaCT DIENNUOC 3.4.Thiết kế giao diện người máy 3.4.1.Thiết kế hệ thống đơn chọn 3.4.2 Thiết kế giao diện nhập liệu cho danh mục A.Thiết kế giao diện quản lý sinh viên: Tên giao diện : Quản lý sinh viên Người sử dụng: Bộ phận thu ngân Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên Mẫu thiết kế 52 Tiền điều kiện: Đăng nhập với tài khoản phận lễ tân Hậu điều kiện: Trở hình Biểu đồ hoạt động: 8.Bảng liệu : 53 Bảng liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng Mức độ sử dụng SINHVIEN sMaSV C,E,R,D sTenSV C,E,R,D dNgaysinh C,E,R,D bGioitinh C,E,R,D sSdt C,E,R,D sLop C,E,R,D Quy trình ,cơng thức xử lý + txtSearch: sau nhập Tensv vào txt_search Các Sv có tên giống với liệu nhập hiển thị lên listview + btn_them: nhấn vào nút này, liệu từ ô txt_MaSV, txt_tenSV, , txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS có Enable=true để người dùng nhập thơng tin vào + btn_sua: nhấn vào nút này, liệu từ ô txt_tenSV,txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS có Enable=true để người dùng cập nhật thông tin sinh viên với maSV tương ứng + btn_luu: sau người dùng thao tác ô liệu nhấn nút btn_luu để lưu lại liệu Dữ liệu sau lưu hiển thị lên listview + listview: sau click vào dịng listview , thơng tin dịng hiển thị lên txt_idSV, txt_tenSV, txt_SDT, txt_GT, txt_Lop,datetime_NS tương ứng + Công thức:  Sinh viên phải lớn 18 tuổi: Check(year(datetime.Now)-year(datetime_NS)>=18) 54 3.4.3 Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ B.Thiết kế giao diện lập hóa đơn điện nước Tên giao diện : Quản lý sinh viên Người sử dụng: Bộ phận thu ngân Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên Mẫu thiết kế: Biểu đồ hoạt động: 55 Tiền điều kiện: Đăng nhập với tài khoản phận quản lý điện nước Hậu điều kiện: Trở hình Bảng liệu: Bảng liệu sử dụng Trường sử dụng Mức độ sử dụng HOADONDIENNUOC sMaHD R sMaphong R sMaNV R dNgaylap R fTongtien R D_HOADONDIENNUOC sMaHD R sMaCT R sTenSP R iMucTT R fDongia R fThanhTien R 56 Quy trình ,cơng thức xử lý + txtSearch: sau nhập Maphong vào txt_search phịng có mã giống với liệu nhập hiển thị lên listview + listview: sau click vào dòng listview , thơng tin dịng hiển thị lên ô txtmahd, txtmaphong, dtngaylap, txtmanv, txttongtien + btnchitiet: nhấn vào nút có form chitiethoadon tương ứng với mã hóa đơn lên + btnThanhtoan: sau sinh viên nộp tiền nhân viên bấm vào nút form thơng báo tốn 3.4.4 Thiết kế báo cáo Tên báo cáo: Hóa đơn điện nước Người lập: Bộ phận quản lý điện nước 3.Nhiệm vụ:Cung cấp thơng tin tốn tiền điện nước 4.Môi trường: nhân viên sinh viên 5.Mẫu báo cáo: 57 BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Phiếu số: …… HÓA ĐƠN ĐIỆN- NƯỚC Số phòng:…………… Tòa nhà:……………… Số SV phòng:………………………… Chỉ số công tơ : Từ ngày …/………/…… đến ngày……/………/…… Đơn vị tính: VND STT Tên SP Điện Nước Chỉ số Tổng số SP: Chỉ số cũ Tiêu thụ Đơn giá Thành tiền Tổng số tiền: Ngày…….Tháng…….Năm… Người thu tiền 6.Bảng liệu: Bảng liệu sử dụng Trường sử dụng Mức độ sử dụng HOADONDIENNUOC sMaHD R sMaphong R sMaNV R dNgaylap R fTongtien R D_HOADONDIENNUOC sMaHD R sMaCT R sTenSP R 58 PHONG DIENNUOC NGUOIDUNG iMucTT R fDongia R fThanhTien R sMaphong R sTenphong R iSonguoi R sMaCT R sTenSP R sMaphong R sThang R iCS_dau R iCS_cuoi R sMaNV R sTenNV R Trường liệu tính tốn:  MucTT= Chisodau – Chỉ số cuối  ThanhTien=Dongia*MucTT  TongTien= tổng(ThanhTien) Kích cỡ: A5( 15cm x 21cm) 9: Số lượng phiên bản: lớn 59 ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN Hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu việc quản lý Tuy nhiên tình hình đổi mới, nhu cầu học tập ký túc xá sinh viên ngày cao Ký túc xá cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ giảm thiểu chi phí quản lý Hệ thống quản lý cũ ký túc xá nhiều bất cập, điều khơng làm phát sinh chi phí quản lý khơng cần thiết mà cịn làm cho cơng việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm , khó lịng giảm chi phí nâng cao chất lượng dịch vụ Cụ thể hệ thống quản lý có nhược điểm sau: - Hầu hết thông tin liên quan đến nghiệp vụ ký túc xá lưu trữ sổ sách, giấy tờ từ thông tin sinh viên, yêu cầu khách đến sổ ghi thơng tin phịng, thơng tin thuê phòng Điều khiến cho việc cập nhật, tra cứu liệu, lập báo cáo trở nên khó khăn Cơng việc liên quan đến xử lý liệu trở nên nặng nề, tốn nhiều công sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn -Thông tin trùng lặp nhiều nơi không cần thiết (bộ phận quản lý sinh viên phải lưu giữ thơng tin tình trạng buồng phịng, có thay đổi, phận quản lý sinh viên phải cập nhật sổ đồng thời thông báo cho lễ tân biết để cập nhật sổ thơng tin phận -Mọi cơng việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… nhân viên làm thủ cơng, hệ thống vi tính hỗ trợ ít, nên tốn thời gian dễ xảy sai sót -Với cách quản lý khó lịng đưa dự đốn xác, nhanh chóng để phận quản lý kịp thời điều chỉnh sách ký túc xá Vậy nên công việc phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cùa cán ký túc xá -Các phận trao đổi thông tin với tương đối khó khăn, với cơng việc gấp phải cử người trực tiếp thơng báo, cịn với 60 việc khác thơng thường thống thời điểm ngày để trao đổi thông tin Điều khiến cho luồng thông tin lưu chuyển phận khơng thơng suốt phát sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng Hệ thống quản lý có số ưu điểm sau: - Do hầu hết công việc thực cách thủ công, nên công việc giải cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo khơng q máy móc - Ký túc xá có đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, chế quản lý tận dụng tối đa kinh nghiệm cán bộ, điều mà máy móc khơng thể làm TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.timtailieu.vn/tai-lieu/de-tai-phan-tich-va-thiet-ke-he-thong-quantri-ki-tuc-xa-sinh-vien-5949/ 61 ... ký túc xá ký túc xá có an ninh tốt ,tiền phịng khơng q đắt có mơ hình học tập sinh hoạt tốt Nhưng đa phần , ký túc xá trường đại học áp dụng mơ hình tổ chức không hợp lý vào việc quản lý ký túc. .. Quản lý Quản lý điện Tính tiền điện nước nước (13) Lập hóa đơn điện nước 20 Ký túc xá 2.1.1.3 Vẽ mơ hình phân rã chức -Giải thích kí hiệu sử dụng : Chức : Quan hệ phân cấp Quản lý Ký túc xá Quản. .. 3:Thiết kế hệ thống 37 3.1.Xác định tiến trình hệ thống 37 3.1.1 Xác định tiến trình hệ thống 37 3.1.2 Xác định bảng liệu hệ thống 39 3.1.3 Vẽ DFD hệ thống