Xác định giá trị tài liệu

Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM BÀ RỊA - VŨNG TÀU KHOA KINH TẾ - QUẢN LÝ - - BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI: Giáo viên hướng dẫn: ThS Bế Thị Hồng Lớp: 23C7 TÀI LIỆUtrị văn phịng Chun ngành: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ Quản Mơn học: Nghiệp vụ công tác lưu trữ Sinh viên thực hiện: Nhóm 02 - Trần Thị Quế An - Dương Thị Hoàng Oanh - Đặng Thị Hà - Nguyễn Thị Kim Bình Bà Rịa, ngày 10 tháng năm 2021 TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM BÀ RỊA - VŨNG TÀU KHOA KINH TẾ - QUẢN LÝ - - BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI: Nhóm thực hiện: 02 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Giáo viên hướng dẫn: ThS Bế Thị Hồng Lớp: 23C7 Chuyên ngành: Quản trị văn phịng Mơn học: Nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Sinh viên thực hiện: Nhóm 02 - Trần Thị Hoàng Oanh - Dương Thị Hoàng Oanh - Đặng Thị Hà - Nguyễn Thị Kim Bình Bà Rịa, ngày 10 tháng năm 2021 MỤC LỤC Khái niệm, yêu cầu, nội dung .3 1.1 Khái niệm 1.2 Yêu cầu 1.3 Nội dung Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 2.1 Nguyên tắc tính Đảng .4 2.2 Nguyên tắc lịch sử 2.3 Nguyên tắc toàn diện tổng hợp Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 3.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung 3.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 3.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phông 10 3.4 Tiêu chuẩn trùng lập thông tin tài liệu .11 3.5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu 12 3.6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh chất lượng phông lưu trữ 14 3.7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu 15 3.8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bên ngồi tài liệu 16 3.9 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu 17 Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 18 4.1 Khái niệm 18 4.2 Một số loại bảng thời hạn bảo quản cách sử dụng 18 4.2.1 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu 18 4.2.2 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành/liên ngành 19 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: 19 5.1 Các giai đoạn XĐGTTL 20 5.1.1 Xác định GTTL giai đoạn văn thư 20 5.1.2 Xác định GTTL lưu trữ hành 20 5.1.3 Xác định GTTL lưu trữ lịch sử 21 5.2 Hội đồng XĐGTTL 21 5.3 Thẩm trả tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy 23 5.4 Phương pháp xử lý TL hết giá trị 24 5.4.1 Lập danh mục tài liệu hết giá trị viết thuyết minh tài liệu hết giá trị 24 5.4.2 Trình người đứng đầu quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị .24 Kết luận .24 Tài liệu tham khảo .25 Khái niệm, yêu cầu, nội dung 1.1 Khái niệm XĐGTTL dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan theo giá trị chúng mặt như: trị, kinh tế, văn hố, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam Ví dụ: Tài liệu Doanh Nghiệp A, Doanh Nghiêp A xếp, chỉnh lý, xác định GTTL theo tiêu chuẩn định Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ rằng, giá trị tài liệu lưu trữ đánh giá nhiều mức độ khác tuỳ theo giá trị chúng mặt Để lưu trữ lựa chọn, bảo quản tài liệu thật có giá trị quan sản sinh tài liệu cần phải trực tiếp tiến hành cơng tác XĐGTTL Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Ví dụ: Tài liệu sản sinh trình hoạt động doanh nghiệp A doanh nghiệp A cần phải tự tổ chức, tiến hành cơng tác XĐGTTL 1.2 u cầu – XĐGTTL định số phận tài liệu, tài liệu lưu giữ lại bảo quản lưu trữ chúng có giá trị lịch sử cao, địi hỏi người làm cơng tác XĐGTTL phải thận trọng (yêu cầu phẩm chất) Ví dụ: Yêu cầu tính cách người văn thư cần phải tỉ mỉ, thận trọng – Để tiến hành cơng tác XĐGTTL cách khách quan, xác khoa học, người trực tiếp làm cơng việc phải nắm vững nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn áp dụng phổ biến thực tiễn XĐGTTL Việt Nam (yêu cầu chuyên mơn) Ví dụ: Văn thư phải có nghiệp vụ trình độ học vấn cao, có kinh nghiêm đảm nhận 1.3 Nội dung - Nghiên cứu, nắm vững nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL - Nghiên cứu, xây dựng hướng dẫn công tác XĐGTTL giai đoạn văn thuq, lưu trữ hành, lưu trữ lịch sử - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu - Lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản lưu trữ - Tổ chức kiểm tra loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 2.1 Nguyên tắc tính Đảng – Tài liệu văn kiện hình thành hoạt động quản lý quan loại tài liệu khác nói chung, mặt phản ánh trình hoạt động quan đó, mặt khác phản ánh quan điểm giai cấp, tầng lớp xã hội tượng, kiện xảy đời sống khách quan Do đó, lựa chọn tài liệu để bảo quản lưu trữ, người ta phải xuất phát từ lợi ích giai cấp nắm quyền lãnh đạo nguồn gốc nguyên tắc tính Đảng cơng tác XĐGTTL Lưu trữ học Mác-xít cho rằng, Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng nghiên cứu xác định giá trị văn kiện định lựa chọn tài liệu hay tài liệu khác để bảo quản loại huỷ loại tì liệu cần phải cơng khai đứng lập trường giai cấp vơ sản, bảo vệ lợi ích giai cấp, dân tộc Ví dụ: Tài liệu Đại Hội Đảng lần thứ XIII – Nguyên tắc tính Đảng thực tiễn khách quan giúp thấy rằng, chất nguyên tắc thể chỗ việc tổ chức lựa chọn, bảo quản tài liệu trước hết phải xuất phát từ lợi ích giai cấp giá trị tài liệu giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền), song khơng nên nhìn nhận giá trị tài liệu cách cứng nhắc máy móc Điều thể chỗ, tài liệu giai cấp nào, quyền mà có thơng tin cần thiết có giá trị phục vụ cho lợi ích giai cấp lãnh đạo tổ chức thu thập bảo quản an tồn Ví dụ: – Cần vận dụng triệt để nguyên tắc XĐGTTL, lưu ý không nên không áp đặt giá trị cho tài liệu cách chủ quan, tuỳ tiện (tức gán ghép cho tài liệu giá trị mà thân khơng có) Ví dụ: Thư mời lãnh đạo cấp cao khơng thể xem tài liệu có giá trị => Nguyên tắc tính Đảng coi nguyên tắc xun suốt tồn q trình nghiên cứu XĐGT loại tài liệu, nguyên tắc chi phối tác động trực tiếp đến trình nhận thức người (nó khơng mâu thuẫn với tính khách quan khoa học nói chung) 2.2 Ngun tắc lịch sử – Trong nhận thức khoa học nói chung, nguyên tắc lịch sử đòi hỏi xem xét hoạt động, trình đời sống thực cần đặt chúng mối liên hệ lịch sử phát triển chúng Kinh nghiệm cho thấy, ngun tắc lịch sử đặc biệt có vai trị thiết yếu cho việc nghiên cứu vấn đề gắn liền với trình đánh giá tượng lịch sử, học khứ – Các nhà lưu trữ học Mác-xít quan tâm vận dụng nguyên tắc trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ Sở dĩ tài liệu lưu trữ sản phẩm lịch sử hình thành nhiều thời điểm lịch sử cụ thể khác Nó mang dậm dấu ấn thời đại lịch sử điều kiện lịch sử, Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng thời gian, địa điểm mà tài liệu hình thành Dấu ấn thời đại lịch sử thể phương diện: + Nội dung thơng tin mà tài liệu phản ánh + Hình thức văn ngơn ngữ thể – Ở Việt Nam có thực tế cần lưu ý có nhiều tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ lịch sử trước Vì nhiều lý chiến tranh, thời tiết… phá huỷ không bảo quản đầy đủ ngày nay, đồng thời chúng phản ánh cách tồn diện xác tượng xảy đời sống xã hội lúc đó, chí có nhiều tượng từ đầu xuất bị nhìn nhận phản ánh cách phiến diện tài liệu – Quan điểm lịch sử không cho phép đại hoá tài liệu đánh giá giá trị chúng thiết phải đặt chúng bối cảnh lịch sử mà chúng xuất để xác định giá trị chúng cho thích hợp => Việc nhận thức giá trị tài liệu dù theo nguyên tắc lịch sử hay ngun tắc tính Đảng địi hỏi phải có tính lơgích, qn Vận dụng ngun tắc XĐGTTL người ta xây dựng nên số tiêu chuẩn cụ thể để áp dụng thực tế công tác XĐGTTL tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng; tiêu chuẩn ý nghĩa thời gian đặc điểm hình thành tài liệu… Ví dụ: 2.3 Ngun tắc tồn diện tổng hợp – Tài liệu lưu trữ không sản phẩm lịch sử giai cấp, mà chúng sản phẩm tổng hợp nhiều mối quan hệ vốn có thực Mỗi tài liệu sản sinh không sử dụng lĩnh vực cho mục đích không mang chức Từ giá trị tài liệu phải xem xét nhiều góc độ theo nhiều mối quan hệ khác (hay nói cách khác phải tồn diện tổng hợp) – Vận dụng nguyên tắc XĐGTTL phát mặt khác ý nghĩa chúng tránh kết luận phiến diện Giá trị tài liệu đánh giá cách khách quan, xác tài liệu đặt mối quan hệ với tài liệu khác Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng – Chúng ta không xem xét hết mối quan hệ tài liệu, mà số mối quan hệ chủ yếu tài liệu giá trị chúng để đánh giá GTTL cách khoa học – Vận dụng cụ thể nguyên tắc XĐGTTL điều quan trọng làm rõ giá trị khác loại tài liệu ý tới khả sử dụng tài liệu vào mặt khác đời sống (như phục vụ công tác nghiên cứu, phục vụ nhu cầu đáng cơng dân…) Ví dụ: => Nguyên tắc vận dụng XĐGTTL phân tích có ý nghĩa lớn XĐGTTL, nguyên tắc không tồn độc lập, mà chúng có mối liên hệ mật thiết hỗ trợ cho Đó ngun tắc rút từ lý luận nhận thức biện chứng sở nhận thức phương pháp lý luận sử học Mác-xít vận dụng cách sáng tạo ý nghĩa cặp phạm trù triết học (nội dung-hình thức, chất-hiện tượng, chúng-cái riêng…) Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Theo nghĩa thơng thường, tiêu chuẩn tiêu chí quy định dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá vật, tượng Để đánh giá giá trị tài liệu cách xác cần vận dụng số tiêu chuẩn sau: 3.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung Nội dung tài liệu tồn thơng tin vấn đề, việc hay người đề cập tài liệu Mỗi tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức biểu thị nội dung định để phục vụ mục đích quan, tổ chức, cá nhân làm tài liệu Nói cách khác, mục đích ban hành văn quan, tổ chức thể nội dung văn Nội dung linh hồn tài liệu giá trị tài liệu chủ yếu quy định nội dung tài liệu Ví dụ: Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cần đánh giá cao tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ mặt hoạt động đơn vị hình thành phơng Đồng thời đánh giá cao tài liệu có nội dung tổng kết q trình hoạt động đơn vị hình thành phơng qua thời kỳ lịch sử Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Khi xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần ý đến tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp mặt hoạt động quốc gia suốt trình lịch sử, cụ thể là: - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử hình thành phát triển Đảng Cộng sản Việt Nam Ví dụ: Tài liệu đại hội Đảng qua giai đoạn hình thành - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước giữ nước dân tộc Ví dụ: Tài liệu Bác Hồ dựng nước giữ nước - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử xây dựng phát triển ngành Ví dụ: Tài liệu ngành cơng – nông – lâm, thủy sản,… - Tài liệu xây dựng phát triển địa phương Ví dụ: Tài liệu lịch sử phát triển thành phố BR-VT Trong phông lưu trữ quan cụ thể, có tài liệu phản ánh mặt hoạt động chủ yếu có tài liệu phản ánh mặt hoạt động không chủ yếu Đối với tài liệu nội dung không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành phơng khơng xem tài liệu có ý nghĩa lịch sử phông không cần định thời hạn bảo quản lâu dài cho tài liệu phông Vận dụng tiêu chuẩn công tác xác định giá trị tài liệu, cần ý số điểm sau: Mỗi hồ sơ, tài liệu thường có mối quan hệ lơgic với hồ sơ tài liệu khác Vì vậy, nội dung tài liệu nhìn nhận cách hồn chỉnh đặt tài liệu mối quan hệ tổng thể tài liệu có liên quan Vì vậy, xác định giá trị tài liệu cần đặt tài liệu mối quan hệ chung với tài liệu khác phông, không nên xem xét tách rời hồ sơ, tài liệu Trong thực tế số tài liệu nội dung không quan trọng song tài liệu lại sử dụng để xác minh độ chân thực tài liệu quan trọng khác số yếu tố như: tác giả, thời gian, địa danh… trường hợp tài liệu lưu trữ lâu dài Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Như vậy, ý nghĩa nội dung tài liệu không xem xét ý nghĩa nội dung chứa đựng tài liệu mà phụ thuộc vào việc nội dung tài liệu liên quan đến việc làm sáng tỏ độ chân thực tài liệu có nội dung quan trọng khác Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu yêu cầu người cán cần nắm hiểu rõ nội dung tài liệu đồng thời nắm mối quan hệ tài liệu với tài liệu khác có liên quan 3.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tác giả tài liệu quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu Tác giả tài liệu thường ghi dấu hình thức tài liệu Trong phông lưu trữ, tài liệu hình thành từ nguồn khác nhau, gồm: tài liệu cấp gửi xuống; cấp gửi lên; quan ngang cấp; quan, tổ chức hệ thống cá nhân… gửi đến tài liệu quan, đơn vị hình thành phơng sản sinh Nói cách khác, tài liệu phông lưu trữ nhiều tác giả sản sinh Vận dụng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cần xem xét đến tác giả tài liệu Ví dụ: Đối với phông lưu trữ quan, tài liệu có ý nghĩa đánh giá cao tài liệu quan sản sinh để thực chức năng, nhiệm vụ chủ yếu quan Những tài liệu nguồn khác gửi đến khơng phải tài liệu có giá trị mà chúng đánh giá khác phần dựa vào mối quan hệ tác giả tài liệu với đơn vị hình thành phơng Thơng thường tài liệu quan cấp gửi xuống để đạo hoạt động quan thường tài liệu có nội dung liên quan đến việc thực chức năng, nhiệm vụ quan nên tài liệu đánh giá cao tài liệu cấp gửi xuống nội dung liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ quan hình thành phơng Ví dụ: Đối với tài liệu cấp đơn vị trực thuộc gửi lên có nhiều nội dung khác song cần đánh giá cao tài liệu có nội dung báo cáo cơng tác phản ánh tổng kết nhiệm vụ quan hình thành phông giao Những báo cáo liên quan đến việc triển khai thực nhiệm vụ đơn vị hình thành phơng cấp độ, phạm vi cụ thể Nhóm thực hiện: 02 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Ví dụ: Đối với tài liệu nguồn khác gửi đến song liên quan đến việc giải công việc cụ thể nằm hồ sơ công việc quan có tránh nhiệm giải tài liệu đánh giá giá trị cấp độ hồ sơ công việc, không đánh giá tách rời riêng lẻ cấp độ tài liệu Ví dụ: Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, việc xác định giá trị tài liệu xác định dựa vào vai trò, vị trí đóng góp cá nhân phát triển quốc gia, dân tộc hay ngành, lĩnh vực định Những cá nhân lịch sử, tiêu biểu tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trung tâm lưu trữ quốc gia Ví dụ: 3.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng Cơ quan, đơn vị hình thành phông quan, tổ chức cá nhân mà q trình hoạt động phơng tài liệu hình thành Trong thực tế, cần phân biệt quan, đơn vị hình thành phơng với tác giả tài liệu Tác giả tài liệu quan làm tài liệu cịn đơn vị hình thành phông nơi bảo quản tài liệu giai đoạn hịên hành Đối với phơng lưu trữ có đơn vị hình thành cịn tài liệu phơng có nhiều tác giả khác Tuy nhiên, tác giả tài liệu quan, đơn vị hình thành phơng khơng phải quan, đơn vị hình thành phơng Tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng xây dựng sở dựa vào phương pháp phân tích chức Vị trí, tầm quan trọng quan, đơn vị hình thành phơng máy nhà nước xã hội có vai trị quan trọng việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quan, đơn vị hình thành nên Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần đánh giá cao phông tài liệu mà quan, đơn vị hình thành phơng có vị trí quan trọng hàng đầu máy lãnh đạo Đảng máy quản lý nhà nước Tài liệu quan sản sinh ln nguồn bổ sung quan trọng phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Đối với phông tài liệu mà quan, đơn vị hình thành phơng khơng có vai trị, vị trí quan trọng, xác định giá trị tài liệu cần ý đến việc Nhóm thực hiện: 02 10 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng liệu phông lưu trữ quốc gia người ta vận dụng kết hợp với tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng dựa vào mức độ khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Trường hợp phông ngành đơn vị hình thành phơng có chức năng, nhiệm vụ tương đồng người ta đánh giá cao giá trị tài liệu phơng có nhu cầu khai thác, sử dụng cao Áp dụng tiêu chuẩn này, người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần nắm loại tài liệu có thơng tin trùng lặp, đồng thời không nên áp dụng máy móc mà cần vận dụng cách linh hoạt kết hợp với tiêu chuẩn khác Ví dụ: 3.5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu Thời gian địa điểm tài liệu hai yếu tố quan trọng sử dụng làm xác minh độ chân thực tài liệu - Về thời gian tài liệu Thời gian tài liệu bao gồm thời gian sản sinh tài liệu thời gian vật, tượng đề cập đến nội dung tài liệu Trong nhiều trường hợp, thời gian sản sinh tài liệu trùng với thời gian nhắc tới nội dung tài liệu như: văn quản lý nhà nước, văn ban hành để giải công việc cụ thể, cấp bách công việc không cần hạn định thời gian… Cũng có tài liệu hai khoảng thời gian tương đối cách xa như: tập hồi ký, tường trình vật, tượng xảy ra, biên ghi ghi chép trường, nơi xảy vụ việc… Trong xác định giá trị tài liệu người ta cho tài liệu có thời gian gần với cơng việc, kiện xảy thực tế mang tính xác thực đánh giá cao Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, cần ý đến tài liệu sản sinh thời kỳ đặc biệt, giai đoạn lịch sử Đảng dân tộc, quan trung ương địa phương đơn vị hình thành phơng Đó mốc thời gian: năm 30 vận động thành lập Đảng Phong trào Xô viết Nghệ tĩnh; Cách mạng tháng Tám năm 1945; giai đoạn điển hình kháng chiến chống pháp (1945-1954) kháng chiến chống Mỹ (1954 - 1975); thời kỳ đổi 1986… Trong phạm vi phông lưu trữ quan, cá nhân, cần đánh giá cao tài liệu Nhóm thực hiện: 02 12 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng phản ánh mốc phát triển quan, đơn vị hình thành phơng; thời kỳ biến đổi chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức nhiệm vụ giao đột xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan (nếu có) Có thể kết luận rằng, theo tiêu chuẩn tài liệu có thời gian sản sinh gần với thời gian vật, tượng nhắc tới tài liệu có giá trị chân thực xem xét đánh giá cao - Về địa điểm tài liệu Địa điểm tài liệu yếu tố quan trọng liên quan đến xác định giá trị tài liệu Địa điểm tài liệu địa danh lập tài liệu địa danh nhắc tới nội dung tài liệu Trong trường hợp địa danh nơi lập tài liệu trùng với địa danh nhắc tới nội dung tài liệu tài liệu đánh giá cao tài liệu khác Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần ý đến tài liệu sản sinh địa danh có ý nghĩa quan trọng kinh tế, trị, xã hội đất nước Đối với tài liệu có giá trị lịch sử cần đánh giá cao tài liệu sản sinh địa danh trực tiếp xảy kháng chiến dân tộc, tài liệu cịn có số thiếu sót vấn đề thể thức Đối với tài liệu thời kỳ đại cần đánh giá cao tài liệu có địa điểm sản sinh phản ánh kiện xảy thủ đô trung tâm trị, kinh tế, văn hóa lớn đất nước tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Đối với lưu trữ tỉnh, cần đánh giá cao tài liệu sản sinh phản ánh kiện xảy trung tâm trị, kinh tế, văn hóa tỉnh khu phát triển kinh tế, văn hóa trọng điểm tỉnh Như vậy, vận dụng tiêu chuẩn đòi hỏi cán làm công tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quôc gia cần nắm vững kiến thức lịch sử dân tộc biết quan tâm đến lợi ích lâu dài đất nước để khơng làm mát tài liệu có giá trị 3.6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh chất lượng phông lưu trữ Phông lưu trữ khối tài liệu hoàn chỉnh tương đối hoàn chỉnh phản ánh trình hoạt động quốc gia, quan cá nhân Như vậy, phông lưu trữ khối tài liệu phải phản ánh đầy đủ tương đối đầy đủ trình hình thành phát triển quan, đơn vị hình thành phơng Nhóm thực hiện: 02 13 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Theo tiêu chuẩn này, trình xác định giá trị tài liệu gặp phông mà tài liệu chúng nhiều lý bị mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị cịn cần giữ thêm tài liệu giá trị để bảo quản phông Những tài liệu góp phần bổ sung giúp cho việc nghiên cứu thêm hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Đối với nước ta việc vận dụng tiêu chuẩn có ý nghĩa lẽ, thực tế chiến tranh, thiên tai, điều kiện khí hậu ý thức gìn giữ tài liệu cán bộ, nhân dân số nơi chưa tốt nên phơng tài liệu cũ cịn giữ tài liệu có giá trị Trong điều kiện cho phép, sưu tầm tài liệu có liên quan để bổ sung hồn chỉnh phơng lưu trữ việc in tài liệu phông đơn vị chủ quản cấp phông lưu trữ cấp Theo tiêu chuẩn này, trường hợp tài liệu cịn lại phơng có tài liệu có ý nghĩa chủ yếu xác định giá trị tài liệu cần giữ lại tài liệu có ý nghĩa thứ yếu tìm tài liệu có ý nghĩa chủ yếu bổ sung vào phơng lưu trữ Ví dụ: 3.7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Hiệu lực pháp lý tài liệu thể hai mặt thể thức văn nội dung văn Về thể thức văn bản, văn có hiệu lực pháp lý đảm bảo đủ yếu tố thể thức quan nhà nước quy định cần phải có văn như: quốc hiệu, tác giả văn bản, địa danh thời gian ban hành văn bản, tên loại nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan ban hành văn Về nguyên tắc, xác định giá trị lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản lưu trữ cần lựa chọn tài liệu có hiệu lực pháp lý, tức tài liệu phải có đủ yếu tố thuộc thể thức văn Tuy nhiên, thực tế áp dụng tiêu chuẩn cần xem xét vận dụng hoàn cảnh lịch sử cụ thể Bởi lẽ có tài liệu thơng tin có giá trị cao, song điều kiện khách quan nên không đảm bảo yếu tố thể thức văn Ví dụ: Những tài liệu sản sinh thời kỳ kháng chiến, thời kỳ hoạt động bí mật Đảng Vì vậy, trình xác định giá trị tài liệu, áp dụng tiêu chuẩn cần xem xét nâng thời hạn bảo quản tài liệu có đặc điểm Nhóm thực hiện: 02 14 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Về nội dung tài liệu: văn có giá trị pháp lý văn ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp tính hợp lý văn Tính hợp pháp thể chỗ, việc đảm bảo đủ yêu cầu thể thức nội dung phải pháp luật, không trái với văn quan cấp ban hành Tuy nhiên, vận dụng tiêu chuẩn này, yếu tố quan trọng cần xem xét thời gian hiệu lực pháp lý tài liệu Thời gian hiệu lực pháp lý tài liệu tính khoảng thời gian tài liệu có giá trị thực thi Có tài liệu thời gian hiệu lực pháp lý quy định nội dung văn như: hợp đồng, hiệp ước, ghi nhớ… Có văn thời gian hiệu lực pháp nội dung văn mà thể thời gian thực tế thực văn hết hiệu lực có văn khác ban hành thay Vận dụng tiêu chuẩn định thời hạn bảo quản tài liệu cần ý đến thời gian có hiệu lực tài liệu Thời hạn bảo quản tài liệu phải lớn thời gian có hiệu lực pháp lý tài liệu Sau khoảng thời gian có hiệu hiệu lực pháp lý, tài liệu có giữ lại hay không phụ thuộc vào ý nghĩa lịch sử tài liệu xác định giá trị việc vận dụng tiêu chuẩn khác Ví dụ: Một hợp đồng thuê đất ký kết hai quan có thời gian thực 20 năm thời hạn bảo quản 21 năm văn thư quan, sau Hợp đồng chuyển vào lưu trữ quan việc định thời hạn bảo quản thời gian phụ thuộc vào giá trị lịch sử Đối với người thư ký văn phịng việc nắm hiểu điều kiện quy định hiệu lực pháp lý văn điều cần thiết Một văn bản, tài liệu có giá trị làm sở để lãnh đạo sách đắn phải thông tin từ tài liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý cao Chỉ có văn đảm bảo giá trị pháp lý chứng quan trọng để làm minh chứng cho việc xác minh, sáng tỏ việc cần thiết Trong việc xếp khoa học tài liệu lãnh đạo cần giữ gìn tài liệu đảm bảo giá trị pháp lý 3.8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bên tài liệu Giá trị tài liệu nhiều trường hợp thể nội dung tài liệu mà thể yếu tố ngôn ngữ, kỹ thuật, vật liệu chế tác tài liệu Dựa vào ngôn ngữ hay vật liệu chế tác tài liệu nghiên cứu sử liệu học, văn học nhận biết thời kỳ lịch sử sản sinh tài liệu Nhóm thực hiện: 02 15 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, số tài liệu hình thành lịch sử thể chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp chữ Quốc ngữ Những tài liệu chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp cịn lại nên xác định giá trị tài liệu cần đánh giá cao tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn lưu trữ quốc gia Ở Việt Nam, thời kỳ Phong kiến, số tài liệu làm chất liệu đặc biệt tài liệu Mộc khắc gỗ thị Đối với tài liệu này, giá trị chúng đánh giá cao thời hạn bảo quản thường vĩnh viễn Có tài liệu nội dung đơn giản thể đặc trưng thời kỳ lịch sử sản sinh tài liệu cần đánh giá cao bảo quản lâu dài, vĩnh viễn Trên tiêu chuẩn cần thiết để vận dụng xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tuy nhiên, tiêu chuẩn có vai trị, vị trí độc lập cho thấy giá trị tài liệu phương diện cụ thể song chúng lại có mối quan hệ logic với người xác định giá trị tài liệu cần biết vận dụng cách linh hoạt tiêu chuẩn tài liệu cụ thể Đối với cán lưu trữ, việc nắm tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu giúp cho việc tham mưu, tư vấn với lãnh đạo việc xây dựng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, đồng thời giúp lãnh đạo xếp khoa học tài liệu, xác định giá trị lựa chọn xác tài liệu cá nhân lãnh đạo quan trọng biết tổng hợp thơng tin xác thực từ tài liệu có giá trị chân thực để cung cấp cho lãnh đạo cơng tác quản lý Ví dụ: 3.9 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu Tình trạng vật lý tài liệu tình trạng tài liệu xem xét bới yếu tố vật lý, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức tài liệu Tình trạng vật lý tài liệu ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu sau Trong thực tế nhiều tài liệu phông lưu trữ quốc gia điều kiện tác động yếu tố tự nhiên bị hư hỏng Khi phát tài liệu quý bị hư hỏng cần có biện pháp tu bổ, phục chế để cấp cứu chúng Song tài liệu tu bổ phục chế Vì vậy, áp dụng tiêu chuẩn có nghĩa tài liệu quý song tình trạng Nhóm thực hiện: 02 16 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng vật lý q kém, khơng thể phục chế cần loại bỏ Bởi lẽ dù có giữ tài liệu phông người ta khơng thể khai thác, sử dụng mà có nguy làm hư hỏng tài liệu khác Tài liệu lưu trữ thực phát huy tác dụng khai thác, sử dụng để phục vụ nhu cầu xã hội Hiện nay, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực số đề án để khắc phục hư hại tình trạng vật lý tài liệu như: Đề án chống nguy huỷ hoại tài liệu; Đề án cấp cứu tài liệu Châu triều Nguyễn… Trong trường hợp tài liệu có giá trị thơng tn nhau, ta cho phép lựa chọn tài liệu có tình trạng vật lý tốt Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 4.1 Khái niệm Là danh mục loại tài liệu xếp theo trật tự định có ghi thời hạn bảo quản Trong thời hạn bảo quản tài liệu khoảng thời gian cần lưu trữ tài liệu kể từ tài liệu kết thúc công việc giai đoạn văn thư chuyển giao vào lưu trữ Ví dụ: - Các đơn vị thuộc cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cần Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng để xác định thời hạn bảo quản xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; - Hoặc quan, đơn vị thuộc ngành Tài nguyên Môi trường cần Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28/5/2013 Bộ Tài nguyên Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành Tài nguyên Môi trường để xác định thời hạn bảo quản xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 4.2 Một số loại bảng thời hạn bảo quản cách sử dụng Mỗi loại bảng thời hạn bảo quản áp dụng phù hợp với loại hình tài liệu khác Có loại dùng để xác định giá trị tài liệu hành chính, có loại dùng để xác định giá trị tài liệu tài liệu chuyên ngành riêng biệt, tài liệu khoa học kỹ thuật… Thơng thường có loại bảng thời hạn bảo quản sau: bảng THBQ mẫu, bảng THBQ tiêu biểu, bảng THBQ ngành/liên ngành 4.2.1 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu Nhóm thực hiện: 02 17 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Đây loại bảng thời hạn bảo quản chung cho nhóm tài liệu tiêu biểu hình thành trình hoạt động loại hình quan định Hiện nay, Cục Văn Thư Lưu trữ nhà nước nghiên cứu, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu cho quan nhà nước Trên sở bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu, lưu trữ hành lấy làm để lập bảng thời hạn bảo quản cho ngành hay cho quan Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu mang tầm cỡ quốc gia có ý nghĩa tất quan thuộc máy quản lý nhà nước Tuy nhiên, để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu quốc gia cần có nghiên cứu, phân tích, lý giải cách chi tiết, cụ thể giá trị nhóm tài liệu tiêu biểu thuộc lĩnh vực hoạt động khác xã hội Vì vậy, người tham gia xây dựng bảng thời hạn bảo quản phải có kiến thức rộng, sâu, am hiểu giá trị tài liệu lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội Khi xây dựng bảng thời hạn tiêu biểu loại hình quan cần có phối kết hợp cán chuyên môn ngành, lĩnh vực chuyên gia xác định giá trị tài liệu ngành lưu trữ 4.2.2 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành/liên ngành Mỗi ngành trình hoạt động thường sản sinh khối tài liệu mang đặc trưng riêng ngành Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho ngành giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan thực thống toàn ngành Bảng thời hạn bảo quản thường Bộ, quan ngang Bộ ngành lập để làm cho việc xác định giá trị tài liệu ngành Bảng thời hạn bảo quản định thời hạn bảo quản cho toàn tài liệu ngành lĩnh vực hoạt động định Các quan ngành vào bảng thời hạn bảo quản để lập bảng thời hạn riêng cho tài liệu quan Khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản ngành liên ngành cần có phối kết hợp cán chun mơn ngành chun gia xác định giá trị tài liệu lưu trữ Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành, liên ngành muốn có hiệu lực phải thủ trưởng quan quản lý cao ngành ban bành Nhóm thực hiện: 02 18 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu trình áp dụng nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Vì vậy, lựa chọn loại hủy tài liệu thực phần việc yêu cầu xác định giá trị tài liệu 5.1 Các giai đoạn XĐGTTL 5.1.1 Xác định GTTL giai đoạn văn thư Ở văn thư: Khi tài liệu gắn chặt với yêu cầu giải công việc, có yêu cầu xác định giá trị chúng, thể qua công việc như: - Lựa chọn tài liệu có giá trị thiết thực yêu cầu giải công việc để tổ hợp chúng vào hồ sơ; đồng thời, loại giấy tờ vô dụng, giá trị loại sách báo, tư liệu tham khảo cho q trình giải cơng việc khỏi hồ sơ Việc xác định giá trị tài liệu có tính chất cá biệt hồ sơ cụ thể - Xác định thời hạn bảo quản xem xét nhu cầu tra cứu tài liệu kết thúc văn thư (nhu cầu sử dụng giá trị thực tiễn) cho cơng việc giải quyết, dựa vào bảng thời hạn bảo quản danh mục hồ sơ quan để ghi thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ 5.1.2 Xác định GTTL lưu trữ hành Ở lưu trữ hành: Khi tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư, chúng thu thập vào lưu trữ hành quan Yêu cầu xác định giá trị tài liệu thông qua nội dung công việc như:- Kiểm tra hiệu chỉnh việc ghi thời hạn bảo quản Về nguyên tắc, thời hạn bảo quản hồ sơ phải ghi từ sau công việc kết thúc Nhưng nhiều quan, bảng thời hạn bảo quản, khơng có danh mục hồ sơ, cán thừa hành gặp nhiều khó khăn phải ghi thời hạn bảo quản Vì vậy, có nhiều hồ sơ ghi thời hạn bảo quản khơng xác, bỏ trống khơng ghi thời hạn bảo quản Cá biệt có quan khơng lập hồ sơ hành, giao nộp vào lưu trữ quan theo bó, gói tài liệu lộn xộn - Lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử (tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định Nhóm thực hiện: 02 19 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng - Loại hủy tài liệu hết giá trị thực tiễn, làm thủ tục tiêu hủy theo quy định phát luật 5.1.3 Xác định GTTL lưu trữ lịch sử Ở lưu trữ lịch sử: Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử khơng bó hẹp khối lượng tài liệu quan, mà bao quát toàn tài liệu khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu, tức khu vực hành – lãnh thổ mà có quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tỉnh Phạm vi công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm: - Xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định Việc ban hành danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh công việc thường xuyên, mà phải quan quản lý chuyên mơn hướng dẫn thống - Tối ưu hóa thành phần tài liệu phông lưu trữ tài liệu thu đưa vào bảo quản lưu trữ lịch sử tỉnh hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Nhưng thực tế, tài liệu thu quan nhiều trường hợp trùng thừa, hết giá trị Vì vậy, hàng năm lưu trữ lịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực việc xét huỷ tài liệu hết giá trị 5.2 Hội đồng XĐGTTL a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Đối với tài liệu bảo quản lưu trữ hành quan, tổ chức, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: + Chánh văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ quan, tổ chức tương đương trung ương; Chánh văn phòng Uỷ ban nhân cấp tỉnh, cấp huyện cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng; + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa xét huỷ: uỷ viên; + Đại diện lưu trữ quan, tổ chức: uỷ viên - Đối với tài liệu bảo quản lưu trữ lịch sử cấp, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: + Đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Chánh Văn phòng UBND huyện: Chủ tịch Hội đồng; Nhóm thực hiện: 02 20 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng + Trưởng đơn vị nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trưởng phịng Hành Văn phịng UBND huyện cán lưu trữ huyện: uỷ viên; b) Phương thức làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu việc xét huỷ tài liệu hết giá trị - Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); - Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến loại Nội dung họp lập thành biên có đủ chữ ký thành viên Hội đồng (thực theo mẫu Phụ lục III) (Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội : Luật lưu trữ đồ Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Sinh Hùng ký) Biên lập thành bản, lưu hồ sơ huỷ tài liệu quan, tổ chức đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị c) Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị hồ sơ trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, gửi quan có thẩm quyền thẩm tra Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm: - Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị ( Công văn số 879/VTLTNNNVĐP V/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy TL hết giá trị BNV CVTLTNN ngày 19/12/2006 Cục trưởng Trần Hồng kỹ) - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu sử phải xác định giá trị tài liệu để loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa Những công việc làm cho tài liệu phông lưu trữ có chất lượng cao hơn, coi tối ưu hóa thành phần tài liệu chúng 5.3 Thẩm trả tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị thực theo (Luật số 01/2011/QH13/ Luật lưu trữ )chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, cụ thể: Nhóm thực hiện: 02 21 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia + Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực + Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: đơn vị chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực - Cơ quan quản lý lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Cơ quan quản lý lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện xã - Lưu trữ quan, tổ chức cấp giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị cấp tỉnh, huyện quan, tổ chức cấp cấp đơn vị cá nhân giao chức quản lý lưu trữ giúp người đứng đầu thực b) Nội dung thẩm tra tài liệu hết giá trị Sau nhận hồ sơ đề nghị thẩm tra, quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra thủ tục xét huỷ thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu (nếu cần) trả lời văn ý kiến thẩm tra c) Thời gian thẩm tra tài liệu hết giá trị: không 30 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm (Công văn 879/VTLTNN-NVĐP V/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị BNV CVTLTNN ngày 19/12/2006 Cục trưởng Trần Hồng ký ) 5.4 Phương pháp xử lý TL hết giá trị Nhóm thực hiện: 02 22 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng 5.4.1 Lập danh mục tài liệu hết giá trị viết thuyết minh tài liệu hết giá trị a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Danh mục tài liệu hết giá trị lập hai trường hợp sau: - Thứ nhất, trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại lập thành tập, tóm tắt tiêu đề, xếp theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (thực theo mẫu Phụ lục I- văn nào?) Đính kèm mẫu vào cuối thảo luận - Thứ hai, xem xét loại khỏi phông hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ hết thời hạn bảo quản thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị b) Viết thuyết minh tài liệu hết giá trị (thực theo mẫu Phụ lục IIvăn nào?) Đính kèm mẫu vào cuối thảo luận 5.4.2 Trình người đứng đầu quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị Đơn vị người giao nhiệm vụ có trách nhiệm trình người đứng đầu quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ trình gồm có: - Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; Ví dụ: - Danh mục tài liệu hết giá trị; Ví dụ: - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Ví dụ: - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; Ví dụ: - Dự thảo định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu) Ví dụ: Nhóm thực hiện: 02 23 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ tài sản vô quý báu dân tộc chứa đựng thơng tin q khứ, ghi lại thành tựu lao động nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng Khối tài liệu nguồn thơng tin có có tính xác cao chính, gốc tài liệu có giá trị Việc xác định giá trị tài liệu giúp cho lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị phương diện để tiêu hủy, góp phần tối ưu hóa ba thành phần chất lượng ảnh phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Để thực tốt công tác trước hết cần tổng kết mặt lý luận xem xét cách cụ thể vấn đề thực tế đặt Đồng thời phải ý mối quan hệ trình lựa chọn tài liệu nhiệm vụ khác có liên quan, thực biện pháp nhằm tối ưu hóa thành phần phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam Cần áp dụng vào thực tế nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp thích hợp để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu, tạo điều kiện cho công tác lựa chọn tài liệu xác, thống hệ thống quan TÀI LIỆU THAM KHẢO LIỆT KÊ THEO SỐ THỨ TỰ CÁC TÀI LIỆU SAU: Giáo trình : giáo trình lưu trữ_Nxb GTVT Luật : số 01/2011/QH13 Nghị định: 01/2013/NĐ-CP Thông tư: số 09/2011/TT-BNV; 01/2011/TT-BNV; số 155/2013/TT-BTC; số 13/2013/TT-BNV Nhóm thực hiện: 02 24 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Công văn: số 879/VTLTNN-NVĐP V/v Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Các báo, viết mạng (tên báo đường link) Nhóm thực hiện: 02 25 Đề tài: Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Mẫu đính kèm Nhóm thực hiện: 02 26 ... minh tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu sử phải xác định giá trị tài liệu để loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa Những công việc làm cho tài liệu phơng... Xác định giá trị tài liệu GVHD: Bế Thị Hồng Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu trình áp dụng nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để... Khối tài liệu nguồn thơng tin có có tính xác cao chính, gốc tài liệu có giá trị Việc xác định giá trị tài liệu giúp cho lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị