QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC | Page I/ MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU: - Xây dựng thủ tục nghỉ việc Nhân viên cơng ty theo quy trình - Đảm bảo quyền lợi công ty người nghỉ việc II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho toàn nhân viên Cơng ty TNHH Tập đồn VIME công ty trực thuộc III/ ĐỊNH NGHĨA: - HCNS: Hành - Nhân - HĐLĐ: Hợp đờng lao động - KT : Kế toán - NV : Nhân viên - GĐ/BGĐ: Giám Đốc – Ban Giám Đốc - QL - BHXH : Bảo hiểm xã hội : Quản lý IV/ NỘI DUNG QUY TRÌNH: Bước Viết đơn xin nghỉ việc - Nhân viên xin nghỉ việc viết đơn theo mẫu HCNS -BM 01 (Mẫu lấy trực tiếp phòng Nhân sự) - Sau viết đơn xong, Nhân viên xin nghỉ việc chuyển đơn cho Trưởng phòng/Quản lý phận xem xét theo bước - Nhân viên xin nghỉ việc phải đảm bảo thời hạn báo trước Nếu vi phạm quy định thời hạn báo trước Người nghỉ việc phải bồi thường cho Công ty nửa tháng tiền lương theo HĐLĐ khoản tiền tương ứng với tiền lương theo HĐLĐ ngày khơng báo trước Phải hồn trả cho Cơng ty chi phí đào tạo (nếu có) theo quy định pháp luật Thời hạn báo trước cụ thể: + Đối với hợp đồng thử việc ngày + Hợp đờng có thời hạn – năm 30 ngày + Hợp đồng vô thời hạn 45 ngày Bước Xem xét Trưởng phòng/ Quản lý phận - Thẩm quyền trách nhiệm xem xét bao gờm: Trưởng/quản lý phịng ban - Đối với Trưởng/quản lý phòng ban Giám đốc trực tiếp quản lý sau viết đơn, người xin nghỉ việc chuyển trực tiếp cho Ban Giám đốc duyệt sau chuyển đơn Phịng HCNS - Trưởng Phịng/Quản lý phận có thẩm quyền xem xét phải xác định tâm tư nguyện vọng, nguyên nhân nghỉ việc nhân viên Nếu vượt ngồi khả năng, Quản lý phối hợp với phòng Nhân để xem xét giải Trường hợp khơng thể giải ký xác nhận vào đơn xin nghỉ việc chuyển trả lại đơn cho người xin nghỉ việc - Trưởng Phòng/Quản lý phận có trách nhiệm xem xét trả lời đơn cho người xin nghỉ việc không ngày làm việc | Page Bước Xác nhận phòng nhân - Nhân viên xin nghỉ việc chuyển lại đơn cho Phịng HCNS - Phịng HCNS có trách nhiệm trao đổi với Trưởng phận/Quản lý phận để xác định tâm tư nguyện vọng nhân viên - Thời gian giải không ngày kể từ ngày nhận đơn Bước Duyệt cho nghỉ việc - Với trường hợp xác định cho nghỉ việc, Phòng HCNS chuyển đơn xin nghỉ việc cho Giám đốc duyệt kèm theo phương án thay - Phịng HCNS có trách nhiệm trao đổi với người lao động vấn đề bàn giao công việc chốt ngày nghỉ cuối cùng, thủ tục lý cần người lao động thực - P HCNS thông báo cho phận kế tốn phần mềm nội CRM đính kèm QĐNV (bản thảo) để P Kế toán chủ động khai giảm BHXH (nếu có) Bước Thanh lý hợp đồng - Phòng HCNS chịu trách nhiệm tổ chức việc lý hợp đồng với Nhân viên - Việc lý gờm nội dung: + Hồn thành cơng việc cần thực trước nghỉ việc theo biên bàn giao công việc + Biên bàn giao công cụ dụng cụ hỗ trợ công việc cho Trưởng phận/Quản lý (nếu có) + Biên bàn giao theo mẫu đính kèm quy trình Bước Quyết định cho nghỉ việc - Sau hoàn thành việc lý cơng việc, Phịng HCNS lập biên lý Hợp đờng lao động, định nghỉ việc trình Giám đốc ký, thẩm quyền ký Quyết định nghỉ việc người đứng tên Giấy phép kinh doanh.(kèm theo biên khác có liên quan) - Quyết định nghỉ việc chuyển cho nhân viên xin nghỉ việc, Phòng Nhân lưu (và kèm theo chứng từ lý chính) chuyển cho Phịng kế tốn làm tốn cho người nghỉ việc (phải kèm theo biên lý, bảng chấm công, biên đánh giá, bàn giao…) Bước Thanh tốn chế độ cịn lại - Phịng Kế tốn có trách nhiệm phối hợp Phịng HCNS để lập bảng toán lương, thưởng, phụ cấp liên quan cho người xin nghỉ việc Phịng kế tốn tốn cho người nghỉ việc có đầy đủ hờ sơ xác nhận từ Phịng HCNS chuyển sang - Thời gian chi trả: vào ngày toán lương định kỳ theo quy định công ty (Ngày 10 tháng) - Đối với trường hợp người lao động cịn thắc mắc, khiếu nại Phịng HCNS có trách nhiệm giải báo cáo lại cho Ban Giám đốc theo báo cáo hàng tuần Bước Thơng báo nghỉ việc - Phịng HCNS gửi email cảm ơn chốt lương, thưởng, chế độ cho người lao động, gửi email thơng báo đến tồn nhân viên phận việc dừng công tác nhân viên người nhận bàn giao V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: | Page Đơn xin nghỉ việc mã số: VIME – QTNV01 Biên bàn giao công việc, hồ sơ - tài liệu, tài sản công cụ mã số: VIME – QTNV02 Biên lý HĐLĐ mã số: VIME – QTNV03 Quyết định nghỉ việc mã số: VIME – QTNV04 Mẫu thông báo nghỉ việc mã số: VIME – QTNV05 VI- TƯƠNG TÁC PHỊNG BAN TRONG QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC Bước Tên bước Người thực Người có liên quan Viết đơn QL xin nghỉ Nhân viên trực việc tiếp Xem xét QL quản trực tiếp lý Nhân viên Deadline Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan - Người xin nghỉ việc viết đơn theo mẫu Sau viết đơn xong, người xin việc chuyển đơn cho Quản lý xem xét theo bước - Mẫu lấy trực tiếp khu vực phòng NS - Đối với hợp - Người xin nghỉ việc phải đảm đồng thử việc bảo thời hạn báo trước Nếu ngày, không đảm bảo thời hạn báo Hợp đờng có trước, người xin nghỉ việc phải VIME thời hạn – bồi thường tiền lương cho QTNV01 năm 30 ngày không báo trước không ngày thưởng suất - Hợp đồng khoản thưởng cho thời vô thời hạn gian chưa tính lương 45 ngày - Đối với quy định nghỉ việc khơng có quy trình quy định khác cơng ty thực theo luật lao động văn pháp luật lao động liên quan - Không ngày kể từ ngày nhận đc đơn xin nghỉ việc nv – - Thẩm quyền trách nhiệm xem xét bao gờm: Trưởng phịng ban - Đối với nhân viên phận có cấp tổ trưởng trước chuyển cho quản lý phải chuyển qua cấp tổ trưởng xác nhận - Đối với quản lý, nhân viên Giám đốc trực tiếp quản lý sau viết đơn, người xin nghỉ việc chuyển trực tiếp cho phòng NS theo bước | Page - Quản lý có thẩm quyền xem xét phải xác định tâm tư nguyện vọng nhân viên Nếu vượt khả năng, Quản lý phối hợp với phịng HCNS để xem xét giải Trường hợp giải ký xác nhận vào đơn xin nghỉ việc chuyển trả lại đơn cho người xin nghỉ việc - Quản lý có trách nhiệm xem xét trả lời đơn cho người xin nghỉ việc không ngày làm việc Xác nhận phòng nhân QL trực Nhân viên tiếp, P HCNS Nhân viên Duyệt Ban giám cho nghỉ đốc việc Nhân viên Đề nghị Thanh lý Nhân viên Nhân hợp P HCNS viên đồng Quyết Nhân viên Ban định P HCNS giám nghỉ việc đốc - Người xin việc chuyển lại đơn cho Phịng HCNS - Phịng HCNS có trách nhiệm - Khơng trao đổi với quản lý ngày kể từ phận để xác định tâm tư ngày nguyện vọng NV nhận đc đơn Sau xác định cho nghỉ xin nghỉ việc việc Phịng HCNS thơng báo đến nv phận kế toán (tạo task CRM) để làm thủ tục khai giảm BHXH(nếu có) - Không ngày kể từ ngày nhận đc đơn xin nghỉ việc nv - Với trường hợp xác định cho nghỉ việc, Phòng HCNS chuyển đơn xin nghỉ việc cho BGD duyệt kèm theo phương án thay - Phòng HCNS chịu trách nhiệm tổ chức việc lý hợp đồng với NV - Việc lý gồm nội dung: + Hồn thành cơng việc cần Trước ngày VIME thực trước nghỉ việc kết thúc công QTNV03 theo biên bàn giao công việc việc + Biên bàn giao công cụ dụng cụ cho Quản lý phận + Biên bàn giao hờ sơ theo mẫu đính kèm quy trình + Bản cam kết nghỉ việc Sau chốt sổ (tờ rời) BHXH đầy đủ (nếu có) Trễ sau 15 ngày kể từ ngày NV – - Sau hồn thành việc lý VIME – cơng việc, Phòng HCNS lập biên QTNV04 lý nghỉ việc, thảo định nghỉ việc trình BGD ký (kèm theo biên lý) - Quyết định nghỉ việc chuyển cho người xin nghỉ việc, | Page nghỉ việc QL Xác trực Nhân viên nhận bàn tiếp, P HCNS giao csvc Nhân viên quản lý phận, Phòng HCNS lưu ( kèm theo chứng từ lý chính) chuyển cho Phịng KT làm tốn cho người nghỉ việc (phải kèm theo biên lý, bảng chấm cơng, biên đánh giá…) - Phịng KT có trách nhiệm phối hợp Phịng HCNS để lập bảng tốn cho người xin nghỉ việc trình BGĐ duyệt Phịng KT tốn cho người nghỉ việc có đầy đủ hờ sơ xác nhận từ Phòng HCNS chuyển Trước ngày sang VIME – kết thúc cơng - Phịng KT trực tiếp liên hệ với QTNV02 việc người xin nghỉ việc để làm thủ tục toán - Đối với trường hợp người lao động cịn thắc mắc, khiếu nại Phịng HCNS có trách nhiệm giải gửi báo cáo cho BGĐ theo báo cáo hàng tuần | Page VII- LƯU ĐỒ QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC FORM BIỂU MẪU KÈM THEO: Đơn xin nghỉ việc mã số: VIME – QTNV01 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc | Page | Page ... thành việc lý VIME – cơng việc, Phịng HCNS lập biên QTNV04 lý nghỉ việc, thảo định nghỉ việc trình BGD ký (kèm theo biên lý) - Quy? ??t định nghỉ việc chuyển cho người xin nghỉ việc, | Page nghỉ việc. .. kèm quy trình Bước Quy? ??t định cho nghỉ việc - Sau hồn thành việc lý cơng việc, Phịng HCNS lập biên lý Hợp đồng lao động, định nghỉ việc trình Giám đốc ký, thẩm quy? ??n ký Quy? ??t định nghỉ việc. .. IV/ NỘI DUNG QUY TRÌNH: Bước Viết đơn xin nghỉ việc - Nhân viên xin nghỉ việc viết đơn theo mẫu HCNS -BM 01 (Mẫu lấy trực tiếp phòng Nhân sự) - Sau viết đơn xong, Nhân viên xin nghỉ việc chuyển