Luận văn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn

Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NĨI ĐẦU CHƢƠNG 1: MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP 1.1 Giới thiệu Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu điện 1.2 Mô tả hoạt động quản lý công văn Bƣu điện Thành phố Hải Phòng 1.2.1 Hoạt động xử lý công văn đến 1.2.2 Hoạt động xử lý công văn 1.2.3 Hoạt động lập báo cáo thống kê 1.3 Giải pháp CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh 2.1.2 Sơ đồ phân rã chức 2.1.3 Danh sách hồ sơ liệu 10 2.1.4 Ma trận thực thể liệu - chức 11 2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 12 2.2.1 Sơ đồ luồng liệu mức 12 2.2.2 Sơ đồ luồng liệu mức 13 2.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 17 2.3.1 Mơ hình liên kết thực thể (ER) 17 2.3.2 Mơ hình quan hệ 21 2.3.2.1 Các quan hệ 21 2.3.2.2 Mô hình quan hệ 22 2.3.3 Các bảng liệu vật lý 23 2.4 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 27 2.4.1 Giao diện 27 2.4.2 Các giao diện cập nhật liệu 28 Th■ah■■ng Mang Luôn 123doc thu■n l■icam s■ tr■ h■u k■t s■ nghi■m t■im■t d■ng s■website mang kho m■i th■ m■ l■i d■n CH■P vi■n nh■ng cho ■■u kh■ng ng■■i NH■N quy■n chia dùng, l■ CÁC s■l■i v■i và■I■U t■t công h■n mua nh■t 2.000.000 ngh■ bán KHO■N cho tàihi■n ng■■i li■u TH■A tài th■ hàng li■u dùng hi■n THU■N ■■u ■ t■t Khi ■■i, Vi■t c■ khách b■n l■nh Nam Chào online hàng v■c: Tác m■ng tr■ khơng tài phong thành b■n khác chun ■■n thành tíngì d■ng, v■i so nghi■p, viên 123doc v■i cơng c■a b■n hồn ngh■ 123doc g■c h■o, thơng B■n và■■ n■p có tin, cao th■ ti■n ngo■i tính phóng vào ng■, Khách trách tài to,kho■n nhi■m thu nh■ c■a ■■i hàng tùy123doc, v■i ý cót■ng th■b■n d■ ng■■i dàng s■ dùng ■■■c tra c■u M■c h■■ng tàitiêu li■u nh■ng hàng m■t■■u quy■n cáchc■a l■i123doc.net sau xác,n■p nhanh ti■n tr■ chóng thành website th■ vi■n tài li■u online l■n nh■t Vi■t Nam, cung c■p nh■ng tài li■u ■■c không th■ tìm th■y th■ tr■■ng ngo■i tr■ 123doc.net Nhi■u event thú v■, event ki■m ti■n thi■t th■c 123doc luôn t■o c■ h■i gia t■ng thu nh■p online cho t■t c■ thành viên c■a website 2.4.3 Các giao diện xử lý liệu 35 Mangh■n Luôn Th■a Xu■t Sau Nhi■u 123doc h■■ng phát thu■n l■i event cam s■ nh■n m■t tr■ t■ h■u k■t s■ thú nghi■m t■i ýxác n■m t■■ng m■t d■ng v■, s■ nh■n website mang event kho m■i ■■i, t■o t■ th■ m■ l■i c■ng ki■m ■■ng d■n 123doc CH■P vi■n nh■ng cho ■■u ■■ng ti■n h■ kh■ng ng■■i NH■N ■ã quy■n th■ng thi■t chia t■ng ki■m dùng, l■ CÁC s■ th■c s■ l■i b■■c v■i ti■n vàchuy■n ■I■U t■t công h■n mua 123doc online kh■ng nh■t 2.000.000 ngh■ bán KHO■N sang b■ng cho tài ■■nh hi■n ng■■i li■u ph■n tài TH■A tài v■ th■ li■u hàng t■o li■u thơng dùng tríhi■n THU■N hi■u c■ c■a ■■u ■ tin t■t h■i Khi ■■i, qu■ Vi■t xác c■ khách gia b■n nh■t, minh l■nh Nam t■ng Chào online hàng uy tài v■c: l■nh thu Tác m■ng tín kho■n tr■ nh■p khơng tài phong v■c cao thành b■n email nh■t tài online khác chun ■■n li■u thành tínb■n Mong cho d■ng, v■i so nghi■p, viên kinh ■ã t■t 123doc 123doc.net! v■i mu■n cơng ■■ng c■a c■ doanh b■n hồn mang ngh■ 123doc ký g■c online thành v■i h■o, Chúng l■i thơng B■n 123doc.netLink cho viên Tính ■■ n■p có tơi tin, c■ng c■a cao th■ ■■n cung ti■n ngo■i tính website phóng ■■ng th■i vào c■p ng■, Khách trách xác tài ■i■m D■ch xã to,kho■n th■c nhi■m h■i thutháng V■ nh■ m■t s■ c■a (nh■ ■■i hàng ■■■c tùy ngu■n 5/2014; 123doc, v■i ■■■c ý cóg■i t■ng th■ tài 123doc v■ mô nguyên b■n d■ ng■■i ■■a t■ dàng s■ v■■t d■■i tri dùng ■■■c ch■ tra th■c m■c ■ây) email c■u M■c h■■ng quý 100.000 cho tài b■n tiêu báu, li■u b■n, nh■ng ■ã hàng phong m■t l■■t tùy ■■ng ■■u quy■n cách truy thu■c phú, ky, c■a c■p ■a l■i b■n vào 123doc.net m■i d■ng, sau xác, vuingày, n■p lòng “■i■u nhanh giàu ti■n s■ ■■ng tr■ giá Kho■n chóng h■u thành tr■ nh■p 2.000.000 website ■■ng Th■a th■ email vi■n th■i Thu■n c■a thành mong tài v■ li■u viên mu■n S■ online ■■ng D■ng click t■o l■n ký, D■ch ■i■u vào nh■t l■t link ki■n V■” vào Vi■t 123doc top sau cho Nam, 200 ■ây cho ■ã cung các (sau g■iwebsite c■p users ■âynh■ng ■■■c cóph■ thêm tài bi■n g■i thu li■u t■t nh■t nh■p ■■c T■it■i không t■ng Chính Vi■tth■i th■ Nam, v■y ■i■m, tìm t■123doc.net th■y l■chúng tìm ki■m tơi th■ racóthu■c ■■i tr■■ng th■nh■m c■p top ngo■i 3nh■t ■áp Google tr■ ■KTTSDDV ■ng 123doc.net Nh■n nhu c■u ■■■c theo chiaquy■t danh s■ tài hi■u li■udo ch■t c■ng l■■ng ■■ng vàbình ki■mch■n ti■n online website ki■m ti■n online hi■u qu■ uy tín nh■t Luônh■n 123doc Sau Th■a Xu■t h■■ng phát thu■n cam nh■n m■t t■k■t s■ t■i ýxác n■m t■■ng d■ng s■ nh■n website mang ■■i, t■o t■l■i c■ng ■■ng d■n 123doc CH■P nh■ng ■■u ■■ng h■ NH■N ■ã quy■n th■ng chia t■ng ki■m CÁC s■s■ l■i b■■c ti■n vàchuy■n ■I■U t■t mua online kh■ng nh■t bán KHO■N sang b■ng cho tài ■■nh ng■■i li■u ph■n tài TH■A v■ li■u hàng thơng dùng tríTHU■N hi■u c■a ■■u tin Khi qu■ Vi■t xác khách nh■t, minh Nam Chào hàng uy tài l■nh Tác m■ng tín kho■n tr■ phong v■c cao thành b■n email nh■t tàichuyên ■■n li■u thành b■n Mong v■i nghi■p, viên kinh ■ã 123doc 123doc.net! mu■n ■■ng c■a doanh hoàn mang 123doc kýonline v■i h■o, Chúng l■ivà 123doc.netLink cho Tính ■■ n■p tơi c■ng cao ■■n cung ti■n tính ■■ng th■i vào c■p trách xác tài ■i■m D■ch xãkho■n th■c nhi■m h■itháng V■ m■t s■ c■a (nh■ ■■i ■■■c ngu■n 5/2014; 123doc, v■i ■■■c g■i t■ng tài 123doc v■ mô nguyên b■n ng■■i ■■a t■s■ v■■t d■■i tri dùng ■■■c ch■ th■c m■c ■ây) email M■c h■■ng quý 100.000 cho b■n tiêu báu, b■n, nh■ng ■ã hàng phong l■■t tùy ■■ng ■■u quy■n truy thu■c phú, ky, c■a c■p ■a l■i b■n vào 123doc.net m■i d■ng, sau vuingày, n■p lòng “■i■u giàu ti■n s■ ■■ng tr■ giá Kho■n h■u thành tr■ nh■p 2.000.000 website ■■ng Th■a th■ email vi■n th■i Thu■n c■a thành mong tài v■ li■u viên mu■n S■ online ■■ng D■ng click t■o l■n ký, D■ch ■i■u vào nh■t l■t link ki■n V■” vào Vi■t 123doc top sau cho Nam, 200 ■ây cho ■ã cung các (sau g■iwebsite c■p users ■âynh■ng ■■■c cóph■ thêm tài bi■n g■i thu li■u t■t nh■t nh■p ■■c T■it■i khơng t■ng Chính Vi■tth■i th■ Nam, v■y ■i■m, tìm t■123doc.net th■y l■chúng tìm ki■m tơi th■ racóthu■c ■■i tr■■ng th■nh■m c■p top ngo■i 3nh■t ■áp Google tr■ ■KTTSDDV ■ng 123doc.net Nh■n nhu c■u ■■■c theo chiaquy■t danh s■ tài hi■u li■udo ch■t c■ng l■■ng ■■ng vàbình ki■mch■n ti■n online website ki■m ti■n online hi■u qu■ uy tín nh■t Lnh■n Th■a Xu■t Sau Nhi■u 123doc Mang h■■ng phát thu■n l■i event cam s■ nh■n m■t tr■ t■ h■u k■t s■ thú nghi■m t■i ýxác n■m t■■ng m■t d■ng v■, s■ nh■n website mang event kho m■i ■■i, t■o t■ th■ m■ l■i c■ng ki■m ■■ng d■n 123doc CH■P vi■n nh■ng cho ■■u ■■ng ti■n h■ kh■ng ng■■i NH■N ■ã quy■n th■ng thi■t chia t■ng ki■m dùng, l■ CÁC s■ th■c s■ l■i b■■c v■i ti■n vàchuy■n ■I■U t■t công h■n mua 123doc online kh■ng nh■t 2.000.000 ngh■ bán KHO■N sang b■ng cho tài ■■nh hi■n ng■■i li■u ph■n tài TH■A tài v■ th■ li■u hàng t■o li■u thơng dùng tríhi■n THU■N hi■u c■ c■a ■■u ■ tin t■t h■i Khi ■■i, qu■ Vi■t xác c■ khách gia b■n nh■t, minh l■nh Nam t■ng Chào online hàng uy tài v■c: l■nh thu Tác m■ng tín kho■n tr■ nh■p khơng tài phong v■c cao thành b■n email nh■t tài online khác chuyên ■■n li■u thành tínb■n Mong cho d■ng, v■i so nghi■p, viên kinh ■ã t■t 123doc 123doc.net! v■i mu■n công ■■ng c■a c■ doanh b■n hoàn mang ngh■ 123doc ký g■c online thành v■i h■o, Chúng l■i thông B■n 123doc.netLink cho viên Tính ■■ n■p có tơi tin, c■ng c■a cao th■ ■■n cung ti■n ngo■i tính website phóng ■■ng th■i vào c■p ng■, Khách trách xác tài ■i■m D■ch xã to,kho■n th■c nhi■m h■i thutháng V■ nh■ m■t s■ c■a (nh■ ■■i hàng ■■■c tùy ngu■n 5/2014; 123doc, v■i ■■■c ý cóg■i t■ng th■ tài 123doc v■ mơ nguyên b■n d■ ng■■i ■■a t■ dàng s■ v■■t d■■i tri dùng ■■■c ch■ tra th■c m■c ■ây) email c■u M■c h■■ng quý 100.000 cho tài b■n tiêu báu, li■u b■n, nh■ng ■ã hàng phong m■t l■■t tùy ■■ng ■■u quy■n cách truy thu■c phú, ky, c■a c■p ■a l■i b■n vào 123doc.net m■i d■ng, sau xác, vuingày, n■p lòng “■i■u nhanh giàu ti■n s■ ■■ng tr■ giá Kho■n chóng h■u thành tr■ nh■p 2.000.000 website ■■ng Th■a th■ email vi■n th■i Thu■n c■a thành mong tài v■ li■u viên mu■n S■ online ■■ng D■ng click t■o l■n ký, D■ch ■i■u vào nh■t l■t link ki■n V■” vào Vi■t 123doc top sau cho Nam, 200 ■ây cho ■ã cung các (sau g■iwebsite c■p users ■âynh■ng ■■■c cóph■ thêm tài bi■n g■i thu li■u t■t nh■t nh■p ■■c T■it■i khơng t■ng Chính Vi■tth■i th■ Nam, v■y ■i■m, tìm t■123doc.net th■y l■chúng tìm ki■m tơi th■ racóthu■c ■■i tr■■ng th■nh■m c■p top ngo■i 3nh■t ■áp Google tr■ ■KTTSDDV ■ng 123doc.net Nh■n nhu c■u ■■■c theo chiaquy■t danh s■ tài hi■u li■udo ch■t c■ng l■■ng ■■ng vàbình ki■mch■n ti■n online website ki■m ti■n online hi■u qu■ uy tín nh■t u■t phát Nhi■u Mang Luôn 123doc Th■a Xu■t Sau h■n h■■ng phát thu■n l■i event s■ cam nh■n t■ m■t tr■ t■ h■u ýk■t s■ thú nghi■m t■i ýt■■ng xác n■m t■■ng m■t d■ng v■, s■ nh■n website mang event t■o kho m■i ■■i, t■o t■ c■ng th■ m■ l■i c■ng ki■m ■■ng d■n 123doc CH■P vi■n nh■ng cho ■■ng ■■u ■■ng ti■n h■ kh■ng ng■■i NH■N ■ã quy■n th■ng thi■t chia ki■m t■ng ki■m dùng, l■ CÁC s■ th■c ti■n s■ l■i b■■c v■i ti■n vàchuy■n ■I■U t■t công online h■n mua 123doc online kh■ng nh■t 2.000.000 ngh■ bán KHO■N b■ng sang b■ng cho tài ■■nh hi■n tài ng■■i li■u ph■n tài TH■A li■u tài v■ th■ li■u hàng t■o li■u thơng dùng trí hi■u hi■n THU■N hi■u c■ c■a ■■u ■ tin qu■ t■t h■i Khi ■■i, qu■ Vi■t xác c■ khách gia nh■t, b■n nh■t, minh l■nh Nam t■ng Chào online uy hàng uy tài v■c: l■nh thu Tác tín m■ng tín kho■n tr■ cao nh■p không tài phong v■c cao thành b■n nh■t email nh■t tài online khác chuyên ■■n li■u thành tín Mong b■n Mong cho d■ng, v■i so nghi■p, viên kinh ■ã mu■n t■t 123doc 123doc.net! v■i mu■n cơng ■■ng c■a c■ doanh b■n mang hồn mang ngh■ 123doc ký g■c online thành v■i l■i h■o, Chúng l■i thơng B■n cho 123doc.netLink cho viên Tính ■■ n■p có c■ng tơi tin, c■ng c■a cao th■ ■■n cung ti■n ngo■i ■■ng tính website phóng ■■ng th■i vào c■p ng■, Khách trách xác xã tài ■i■m D■ch xã to,h■i kho■n th■c nhi■m h■i thum■t tháng V■ nh■ m■t s■ c■a (nh■ ■■i hàng ngu■n ■■■c tùy ngu■n 5/2014; 123doc, v■i ■■■c ý cótài g■i t■ng th■ tài 123doc nguyên v■ mô nguyên b■n d■ ng■■i ■■a t■ dàng s■ v■■t tri d■■i tri dùng ■■■c ch■ th■c tra th■c m■c ■ây) email c■u quý M■c h■■ng quý 100.000 cho tài báu, b■n tiêu báu, li■u b■n, nh■ng phong ■ã hàng phong m■t l■■t tùy ■■ng ■■u phú, quy■n cách truy thu■c phú, ky, c■a c■p ■a ■a l■i b■n vào d■ng, 123doc.net m■i d■ng, sau xác, vuingày, n■p giàu lòng “■i■u nhanh giàu ti■n giá s■ ■■ng tr■ giá Kho■n chóng h■u tr■ thành tr■ nh■p ■■ng 2.000.000 website ■■ng Th■a th■ email th■i vi■n th■i Thu■n mong c■a thành mong tài v■ li■u mu■n viên mu■n S■ online ■■ng D■ng t■o click t■o l■n ■i■u ký, D■ch ■i■u vào nh■t l■t link ki■n ki■n V■” vào Vi■t 123doc cho top sau cho Nam, cho 200 ■ây cho ■ã cung các (sau g■i users website c■p users ■âynh■ng có ■■■c cóph■ thêm thêm tài bi■n g■i thu thu li■u t■t nh■p nh■t nh■p ■■c T■it■i Chính khơng t■ng Chính Vi■tth■i vìth■ Nam, vìv■y v■y ■i■m, tìm 123doc.net t■123doc.net th■y l■chúng tìm ki■m tơi th■ racó ■■i thu■c ■■i tr■■ng th■ nh■m nh■m c■p top ngo■i ■áp 3nh■t ■áp Google ■ng tr■ ■KTTSDDV ■ng 123doc.net nhu Nh■n nhuc■u c■u ■■■c chia theo chias■ quy■t danh s■tàitài hi■u li■u li■uch■t ch■t c■ng l■■ng l■■ng ■■ng vàvàki■m bình ki■mch■n ti■n ti■nonline online website ki■m ti■n online hi■u qu■ uy tín nh■t Nhi■u Mang Ln 123doc Th■a Xu■t Sau h■n h■■ng phát thu■n l■i event s■ cam nh■n m■t tr■ t■ h■u k■t s■ thú nghi■m t■i ýxác n■m t■■ng m■t d■ng v■, s■ nh■n website mang event kho m■i ■■i, t■o t■ th■ m■ l■i c■ng ki■m ■■ng d■n 123doc CH■P vi■n nh■ng cho ■■u ■■ng ti■n h■ kh■ng ng■■i NH■N ■ã quy■n th■ng thi■t chia t■ng ki■m dùng, l■ CÁC s■ th■c s■ l■i b■■c v■i ti■n vàchuy■n ■I■U t■t công h■n mua 123doc online kh■ng nh■t 2.000.000 ngh■ bán KHO■N sang b■ng cho tài ■■nh hi■n ng■■i li■u ph■n tài TH■A tài v■ th■ li■u hàng t■o li■u thông dùng tríhi■n THU■N hi■u c■ c■a ■■u ■ tin t■t h■i Khi ■■i, qu■ Vi■t xác c■ khách gia b■n nh■t, minh l■nh Nam t■ng Chào online hàng uy tài v■c: l■nh thu Tác m■ng tín kho■n tr■ nh■p khơng tài phong v■c cao thành b■n email nh■t tài online khác chun ■■n li■u thành tínb■n Mong cho d■ng, v■i so nghi■p, viên kinh ■ã t■t 123doc 123doc.net! v■i mu■n công ■■ng c■a c■ doanh b■n hoàn mang ngh■ 123doc ký g■c online thành v■i h■o, Chúng l■i thơng B■n 123doc.netLink cho viên Tính ■■ n■p có tơi tin, c■ng c■a cao th■ ■■n cung ti■n ngo■i tính website phóng ■■ng th■i vào c■p ng■, Khách trách xác tài ■i■m D■ch xã to,kho■n th■c nhi■m h■i thutháng V■ nh■ m■t s■ c■a (nh■ ■■i hàng ■■■c tùy ngu■n 5/2014; 123doc, v■i ■■■c ý cóg■i t■ng th■ tài 123doc v■ mô nguyên b■n d■ ng■■i ■■a t■ dàng s■ v■■t d■■i tri dùng ■■■c ch■ tra th■c m■c ■ây) email c■u M■c h■■ng quý 100.000 cho tài b■n tiêu báu, li■u b■n, nh■ng ■ã hàng phong m■t l■■t tùy ■■ng ■■u quy■n cách truy thu■c phú, ky, c■a c■p ■a l■i b■n vào 123doc.net m■i d■ng, sau xác, vuingày, n■p lòng “■i■u nhanh giàu ti■n s■ ■■ng tr■ giá Kho■n chóng h■u thành tr■ nh■p 2.000.000 website ■■ng Th■a th■ email vi■n th■i Thu■n c■a thành mong tài v■ li■u viên mu■n S■ online ■■ng D■ng click t■o l■n ký, D■ch ■i■u vào nh■t l■t link ki■n V■” vào Vi■t 123doc top sau cho Nam, 200 ■ây cho ■ã cung các (sau g■iwebsite c■p users ■âynh■ng ■■■c cóph■ thêm tài bi■n g■i thu li■u t■t nh■t nh■p ■■c T■it■i khơng t■ng Chính Vi■tth■i th■ Nam, v■y ■i■m, tìm t■123doc.net th■y l■chúng tìm ki■m tơi th■ racóthu■c ■■i tr■■ng th■nh■m c■p top ngo■i 3nh■t ■áp Google tr■ ■KTTSDDV ■ng 123doc.net Nh■n nhu c■u ■■■c theo chiaquy■t danh s■ tài hi■u li■udo ch■t c■ng l■■ng ■■ng vàbình ki■mch■n ti■n online website ki■m ti■n online hi■u qu■ uy tín nh■t Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 2.4.4 Các mẫu báo cáo 36 CHƢƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 38 3.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƢỚNG CẤU TRÚC 38 3.1.1 Khái niệm chung hệ thống thông tin 38 3.1.2 Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hƣớng cấu trúc 38 3.2 THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ 40 3.3 CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 41 3.3.1 Hệ QTCSDL SQL SERVER 41 3.3.2 Ngôn ngữ VISUAL BASIC 41 CHƢƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 45 4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 45 4.1.1 Giao diện 45 4.1.2 Giao diện cập nhật liệu 46 4.1.3 Giao diện xử lý liệu 51 4.1.4 Một số báo cáo 52 4.2 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 56 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn LỜI CẢM ƠN Ngƣời xƣa có câu: “Uống nƣớc nhớ nguồn, ăn nhớ kẻ trồng cây” Với em sinh viên khoá trƣờng Đại Học Dân Lập Hải Phịng ln ln ghi nhớ công lao to lớn thầy giáo, cô giáo Những ngƣời dẫn dắt chúng em từ bƣớc chân vào giảng đƣờng đại học kiến thức, lực đạo đức chuẩn bị hành trang bƣớc vào sống để xây dựng đất nƣớc trƣờng sau năm học Em xin hứa lao động đem kiến thức học đƣợc phục vụ cho Tổ quốc Em xin chân thành cảm ơn đến: Cha, mẹ ngƣời sinh thành dƣỡng dục con, hỗ trợ điều kiện vật chất tinh thần cho đƣờng học tập lịng biết ơn sâu sắc Thầy trƣờng thầy cô Ban giám hiệu, thầy cô Bộ môn Tin học trƣờng Đại học Dân lập Hải Phịng tận tình giảng dạy tạo điều kiện cho chúng em học tập suốt thời gian học tập trƣờng Thầy Vũ Anh Hùng – Giáo viên hƣớng dẫn tiểu án tốt nghiệp tận tình, hết lịng hƣớng dẫn em suốt q trình nghiên cứu để hồn thành tiểu án tốt nghiệp Em mong thầy luôn mạnh khoẻ để nghiên cứu đào tạo nguồn nhân lực cho đất nƣớc Một lần em xin chân thành cảm ơn Hải Phòng, ngày tháng năm 2009 Sinh viên thực Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn LỜI NĨI ĐẦU Ngày phát triển mạnh mẽ Công nghệ thông tin (CNTT) làm cho máy tính trở thành phƣơng tiện khơng thể thiếu dƣợc lĩnh vực đời sống Hơn lúc hết tính máy tính dƣợc khai thác cách triệt để Nếu nhƣ vài năm truớc máy tính nƣớc ta đƣợc sử dụng chủ yếu nhƣ công cụ đẻ soạn thảo văn cơng việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý liệu biểu bảng, thƣơng mại, khoa học v.v… đây, với sụ vƣơn xa mạng Internet lãnh thổ Việt Nam, máy tính cịn phƣơng tiện bạn ngồi bàn làm việc cá nhân gia dình để trao đổi thơng tin liên lạc khắp tồn cầu CNTT phát triển ngƣời có nhiều phƣơng pháp mới, cơng cụ để xử lý thông tin nắm bắt đƣợc nhiều thông tin CNTT đƣợc ứng dụng nghành nghề, lĩnh vực đời sống xã hội Việc ứng dụng CNTT quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch xu hƣớng tất yếu Kết việc áp dụng CNTT quản lý việc hình thành hệ thống thơng tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý liệu cung cấp thông tin cho chủ sở hữu hệ thống Ở nƣớc ta năm gần ứng dụng tin học vào quản lý ngày nhiều hơn, đa dạng Hệ thống thông tin đƣợc đề cập đến đồ án hệ thống quản lý công văn, đƣợc ứng dụng thực tế công việc hỗ trợ quản lý cơng văn Bƣu điện Thành phố Hải Phịng Bƣu điện Thành phố Hải Phòng đơn vị hoạt động lĩnh vực Bƣu chính, phát hành báo chí Cơng nghệ thơng tin Trong có nhiệm vụ phát hành báo chí giao nhận cơng văn cho số ban ngành ủy ban, thành ủy số sở ban ngành khác Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày việc giao nhận cơng văn theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày khơng phù hợp với tình hình mà công nghệ số phát triển có mặt tất sở ban ngành, đơn vị Các công văn thƣờng không kịp thời, đặc biệt “sự vụ điện” công văn cần thời gian xử lý nhanh Việc quản lý khó khăn, việc tra cứu văn thƣờng nhiều thời gian mà nhiều không mang lại kết Với văn dài, nhiều tờ gửi cho nhiều đơn vị văn thƣ làm việc thời gian phải chép gửi Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Mặt khác, với sở ban ngành lƣợng văn gửi nhiều hàng tháng lƣợng văn phịng phẩm phục vụ cho công tác không nhỏ Để giải khó khăn cơng việc cách nhanh chóng thuận lợi tin học cung cấp cho phƣơng pháp cơng cụ để xây dựng chƣơng trình ứng dụng việc có đƣợc chƣơng trình gần nhƣ tự động hố đƣợc cơng việc cho nhân viên Trong đề tài thể tƣơng đối đầy đủ chi tiết đề Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn CHƢƠNG MƠ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP 1.3 Giới thiệu Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu điện Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu Điện đơn vị thuộc Bƣu điện Hải Phòng hoạt động lĩnh vực Bƣu Viễn thơng Cơng nghệ thơng tin Với nhiệm vụ đảm bảo vận hành hệ thống mạng lƣới tin học Bƣu điện đồng thời kinh doanh sản phẩm dịch vụ Viễn Thông Tin Học địa bàn thành phố Trung tâm đƣợc chia thành phận hoạt động chính: + Bộ phận phần cứng chun máy tính mạng máy tính, bảo trì hệ thống mạng máy tính, cứu số liệu máy tính + Bộ phận kinh doanh thẻ bao gồm loại thẻ viễn thông nhƣ vinaphone, Mobiphone, thẻ gọi điện thoại quốc tế, thẻ họ trƣờng trực tuyến, thẻ diệt virus Kapersky + Bộ phận phần mềm gồm kỹ sƣ nhiều năm kinh nghiệm thiết kế xây dựng đƣa vào ứng dụng phần mềm mang đặc thù riêng Trung tâm nhƣ “Hệ thống quản lý chấm công vân tay”, “hệ thống quản lý sản lƣợng doanh thu”, “hệ thống quản lý dự án”, “hệ thống quản lý nhân bảo hiểm tiền lƣơng”, “hệ thống quản lý công việc”, “hệ thống nhắn tin SMS center” giải pháp mail server, mail offline Đặc biệt trung tâm cịn có đội ngũ thiết kế lập trình website quảng cáo, website giới thiệu sản phẩm thƣơng mại điện tử cho tổ chức cá nhân Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Mơ hình tổ chức Bƣu điện Thành phố Hải Phòng Bƣu điện Thành phố Phòng TC - HC Bƣu Điện An Dƣơng Phòng KH - ĐT Bƣu Điện An Lão Trung Tâm Khai Thác Vận Chuyển 1.4 Phòng Kế TT Bƣu Điện Kiến Thụy Tổ chuyên viên Bƣu Điện Đồ Sơn Phịng KD Bƣu Phịng KD VT - TH HC ĐT Bƣu Điện Kiến An Bƣu Điện Trung Tâm Bƣu Điện Thủy Nguyên Trung Tâm PT CNTT Bƣu Điện Mô tả hoạt động quản lý công văn Bƣu điện Thành phố Hải Phòng 1.2.1 Hoạt động xử lý cơng văn đến Khi có cơng văn đến Bƣu điện nhân viên văn thƣ nhận cơng văn kiểm tra xem cơng văn có gửi địa khơng Nếu sai gửi trả lại Ngƣợc lại, tiếp nhận bóc xem cơng văn (nếu cơng văn gửi theo đính danh khơng đƣợc bóc) Sau phân loại lƣu thơng tin công văn đến (Ngày đến, Số đến, Tác giả, Số - ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại trích yếu nội dung, Đơn vị ngƣời nhận, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Đăng ký công văn đến Sau gửi cho cán lãnh đạo cán chức quan để giải Tại đây, cơng văn đƣợc xử lý lại đƣợc chuyển giao cho phận hay cá nhân khác Nếu cần hồi đáp chuyên viên soạn thảo soạn thảo cơng văn, trình lãnh đạo, đƣợc họ lƣu gốc ban hành công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Cơ quan ngồi Ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý công văn Nhân viên văn thƣ Chuyên viên soạn thảo Lãnh đạo Hồ sơ tài liệu Gửi công văn đến Sai địa Tiếp nhận CVDEN CVDEN Đúng địa Phân loại lƣu thông tin CVDEN vào sổ đăng ký công văn đến Gửi trả lại CVDEN Sổ đăng ký công văn đến Chuyển CVDEN cho đơn vị có liên quan Khơng cần hồi đáp Khơng chấp nhận Cần hồi đáp Soạn thảo công văn Xét duyệt Lƣu gửi CVDI Chấp nhận Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý cơng văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 1.2.2 Hoạt động xử lý công văn Nhu cầu ban hành cơng văn phát sinh từ công văn đến nhu cầu nội quan Công văn chuyên viên soạn thảo đƣợc gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển văn thƣ lấy số theo thể loại (Sổ đăng ký công văn đi) Sau đó, nhân viên văn thƣ lƣu thông tin công văn ( Ngày tháng gửi, Số ký hiệu, Đơn vị ngƣời gửi, Đơn vị ngƣời nhận, Số lƣợng, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Công văn Đồng thời lƣu vào Sổ giao nhận khối phịng ban thơng tin: Ngày tháng, Đơn vị gửi tới, Số ký hiệu, Số lƣợng, Ký nhận Cuối cùng, chuyển công văn tới phận phát hành để gửi đến nơi cần thiết Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Lãnh đạo Chuyên viên soạn thảo Yêu cầu soạn thảo CVDI Nhân viên văn thƣ Soạn thảo CVDI Hồ sơ tài liệu CVDI Không chấp nhận Xét duyệt Chấp nhận Vào sổ đăng ký công văn Vào sổ cơng văn Vào sổ giao nhận khối phịng ban Sổ đăng ký công văn Sổ công văn Sổ giao nhận khối phòng ban Chuyển CVDI đến nơi cần thiết Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý cơng văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 10 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý cơng văn thuộc tính cửa sổ thuộc tính đối tƣợng ( Properties Windowns ) Thực tế tính thiết yếu Visual Basic khả tiến hành thay đổi động để đáp ứng kiện ngƣời dùng Tool Box: ( Hộp công cụ ) Các hộ công cụ chứa biểu tƣợng biểu thị cho điều khiển mà ta bổ sung vào biểu mẫu, bảng chứa đối tƣợng đƣợc định nghĩa sẵn Visual Basic Các đối tƣợng đƣợc sử dụng Form để tạo thành giao diện cho chƣơng trình ứng dụng Visual Basic Các đối tƣợng công cụ sau thông dụng nhất: - Scroll Bar (Thanh cuốn) - Option Button Control (Nút chọn) - Check Box (Hộp kiểm tra) - Lable (Nhãn) - Image (hình ảnh) - Picture Box - Text Box (Hộp soạn thảo) - Commađ Button (Nút lệnh) - Directory List Box, Drive List Box, File List Box - List Box ( hộp danh sách ) Properties Windows ( cửa sổ thuộc tính) Properties Windows nơi chứa danh sách thuộc tính đối tƣợng cu thể Các thuộc tính thay đổi đƣợc để phù hợp với yêu cầu giao diện chƣơng trình ứng dụng Project Explorer Do ứng dụng Visual Basic thƣờng dùng chung mã Form tuỳ biến trƣớc nên Visual Basic tổ chức ứng dụng thành Project Mỗi Project có nhiều Form mã kích hoạt điều khiển Form đƣợc lƣu trữ chung với Form tệp tin riêng biệt Mã lập trình chung mà tất Form ứng dụng chia sẻ đƣợc phân thành Module khác đƣợc lƣu trữ tách biệt, gọi Module mã Project Explorer nêu tất biểu mẫu tuỳ biến đƣợc Module mã chung, tạo nên ứng dụng Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 44 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn CHƢƠNG CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 4.1.1 Giao diện * Đăng nhập hệ thống: Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 45 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.1.2 Giao diện cập nhật liệu a) CƠ QUAN NGOÀI b) NHÂN VIÊN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 46 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn c) PHÒNG BAN d) BẰNG CẤP Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 47 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn e) CƠNG VĂN ĐẾN f) CƠNG VĂN ĐI Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Công nghệ thông tin 48 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn g) CƠ QUAN NGỒI_CƠNG VĂN ĐẾN h) PHỊNG BAN_CƠNG VĂN ĐẾN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Công nghệ thông tin 49 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn i) GỬI ĐI j) GỬI Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 50 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.1.3 Giao diện xử lý liệu a) Thống kê tổng số công văn đến b) Thống kê tổng số công văn c) Thống kê tổng số công văn nội Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 51 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.1.4 Một số báo cáo a) Báo cáo thống kê sở công tác văn thƣ Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 52 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Công nghệ thông tin 53 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn b) Báo cáo tình hình xử lý cơng văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 54 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 55 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.2 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Trong trình thực đồ án này, em cố gắng tìm hiểu nghiệp vụ, thu thập tài liệu, với giúp đỡ Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu Điện thuộc Bƣu điện Hải Phòng đặc biệt thầy giáo hƣớng dẫn Th.s Vũ Anh Hùng giúp em cài đặt đƣợc chƣơng trình quản lý cơng văn Chƣơng trình đáp ứng đƣợc công việc nhƣ cập nhật, xử lý, thống kê, báo cáo phù hợp với công việc Bƣu điện Hải Phịng Trong q trình thực em cịn có nhiều thiếu xót, em mong nhận đƣợc giúp đỡ bảo thầy cô giáo, bạn để em hoàn thiện đồ án tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 56 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn KẾT LUẬN Hệ thống Quản lý công văn hệ thống cần thiết Để xây dựng hoàn chỉnh hệ thống cần phải có nhiều thời gian cơng sức Trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em tìm hiểu, phân tích, thiết kế tốn có đƣợc phân tích, thiết kế đầy đủ với chƣơng trình minh họa Qua khóa luận em thu hoạch đƣợc nhiều kinh nghiệm việc xây dựng phần mềm, từ việc vấn nhân viên nghiệp vụ đến bƣớc xây dựng hệ sản phẩm cơng nghệ thơng tin hồn chỉnh cách thức làm việc khoa học độc lập mà ngày quan trọng ngành “Công nghệ phần mềm” Tuy nhiên, việc tìm hiểu nghiệp vụ quản lý cơng văn nhiều thời gian bỡ ngỡ tiến hành xây dựng tốn từ bƣớc đầu nên em khó tránh khởi hạn chế, thiếu sót Em mong đƣợc bảo, giúp đỡ thầy bạn sinh viên Bản khóa luận này, chƣa hoàn thiện đầy đủ cho việc xây dựng hoàn chỉnh tốn “Quản lý cơng văn” nhƣng hy vọng giúp ích cho muốn xây dựng toán Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 57 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn TÀI LIỆU THAM KHÀO PGS TS Nguyễn Văn Vỵ (2004), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB thống kê, Hà nội Nguyễn Thị Ngọc Mai (2004), Visual Basic 6.0 - Lập trình sở liệu, Nhà xuất lao động – xã hội PGS.Vũ Đức Thi (1997), Cơ sở liệu kiến thức thực hành, Nhà xuất thống kê – Hà nội Phạm Hữu Khang (2004), Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL SERVER 2000, Nhà xuất lao động – xã hội Một số tƣ liệu pháp lệnh, nghị định phủ quy định văn thƣ lƣu trữ Đề án xây dựng hệ thống quản lý công văn - Bƣu điện Thành phố Hải Phòng Website Bƣu diện Thành phố Hải Phịng: http://www.internethp.com.vn Trang tìm kiếm thơng tin: http://www.google.com.vn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Công nghệ thông tin 58 ... nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 2.1.4 Ma trận thực thể liệu - chức Các thực thể a Công văn đến b Công văn c Sổ đăng ký công văn đến d Sổ đăng ký công văn e Sổ công văn f Sổ... nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Lãnh đạo đơn vị Yêu cầu vào sổ đăng ký công văn đến Công văn cần đƣợc xử lý Nhân viên văn thƣ a Công văn? ?ến 2.1 2.2 c Vào sổ đăng ký công văn. .. 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 35 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn c) Thống kê tổng số công văn nội Thống kê tổng số công văn nội Thống kê tổng số công văn nội Từ ngày: