Yếu tố con người trong công tác quản lý

Lời mở đầu Trong sản xuất kinh doanh ngày nay, công tác quản lý đợc coi là một trong những nhân tố quan trọng nhất để giành đợc thắng lợi trong sự cạnh tranh với những doanh nghiệp khác trên thơng trờng. Công tác quản lý bao gồm việc xây dựng kế hoạch một cách cẩn thận, dựng nên một cơ cấu tổ chức để giúp cho mọi ngời hoàn thành các kế hoạch, và biên chế cho cơ cấu tổ chức với những con ngời có năng lực cần thiết, cuối cùng là việc đánh giá và điều chỉnh các hoạt động thông qua kiểm tra. Tuy nhiên, tất cả các chức năng quản lý sẽ không hoàn thành tốt nếu các nhà quản lý không hiểu đợc yếu tố con ngời trong các hoạt động của họ và không biết cách lãnh đạo con ngời để đạt đợc kết quả nh mong muốn. Là một sinh viên em rất quan tâm đến "Yếu tố con ngời trong công tác quản lý" do vậy em đã chọn đề tài này. Do phạm vi của đề tài này khá rộng nên em đã không hoàn thành bài viết đúng thời hạn sớm em mong nhận đợc sự giúp đỡ của khoa và các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn! 1 yếu tố con ngời trong công tác quản lý Quản lý và lãnh đạo đợc coi là những hoạt động giống nhau. Mặc dù sự thật là một nhà quản lý giỏi hầu nh chắc chắn là một nhà lãnh đạo giỏi. Nh vậy, lãnh đạo là một chức năng cơ bản của các nhà quản lý bao gồm nhiều vấn đề hơn lãnh đạo. Nh đã nêu ra ở các chơng trớc, công tác quản lý bao gồm việc xây dựng kế hoạch một cách cẩn thận, dựng lên một cơ cấu tổ chức để giúp cho mọi ngời hoàn thành các kế hoạch, và biên chế cho cơ cấu tổ chức với những con ngời có năng lực cần thiết. Các bạn xẽ thấy trong phần IV một chức năng cũng quan trọng nữa trong công tác quản lý và việc đánh giá và điều chỉnh các hoạt động thông qua kiểm tra. Tuy nhiên, tất cả các chức năng quản lý sẽ không hoàn thành tốt nếu các nhà quản lý không hiểu đợc yếu tố con ngời trong các hoạt động của họ và không biết cách lãnh đạo con ngời để đạt đợc kết quả nh mong muốn. Theo một định nghĩa rất cơ bản, thì sự lãnh đạo cũng có nghĩa là sự tuân theo, và chúng ta phải thấy đợc tại sao con ngời phải tuân theo. Về cơ bản, mọi ngời có xu thế tuân theo ai mà họ nhìn thấy ở ngời đó có những phơng tiện để thoả mãn các mong muốn và các nhu cầu riêng của họ. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là khuyến khích mọi ngời đóng góp một cách hiệu quả vào việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp, và đáp ứng mọi nguyện vọng và nhu cầu riêng của họ trong quá trình đó. Chức năng lãnh đạo trong quản lý đợc xác định nh là một quá trình tác động đến con ngời để làm cho họ thực sự sẵn sàng và nhiệt tình phấn đấu để hoàn thành những mục tiêu của tổ chức. Trong phần trình bày về chức năng này bài viết này chỉ ra rằng khoa học về hành vi ở đây tạo nên sự đóng góp quan trọng vào công tác quản lý. Khi phân tích kiến thức cần thiết cho quản lý tôi xẽ tập trung vào yếu tố con ngời, động cơ thúc đẩy,sự lãnh đạo và sự giao tiếp. 2 I.Yếu tố con ngời trong các doanh nghiệp Tất cả mọi cố gắng có tổ chức đợc thực hiện để đạt đợc các mục tiêu cảu doanh nghiệp, nói chung là mục tiêu sản xuất và chuẩn bị sẵn những loại hàng hoá và dịch vụ nào đó. Sự cố gắng này không chỉ hạn chế vào hoạt động kinh doanh: nó cũng đợc áp dụng cho các trờng đại học, bệnh viện, hội từ thiện và các cơ quan nhà nớc. Rõ ràng là trong khi các mục tiêu của cơ sở cá nhân trong tổ chức đó cũng có các nhu cầu và các mục tiêu riêng, quan trọng đối với họ. Chính thông qua chức năng lãnh đạo, các nhà quản lý giúp cho mọi ngời thấy đ- ợc rằng họ có thể thoản mãn đợc các nhu cầu riêng sử dụng tiềm năng của họ trong khi đồng thời họ đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của cơ sở. Do vậy các nhà quản lý cần phải có sự hiểu biết về vai trò của mọi ngời, cá tình và cá nhâ cách của họ. 1. Những vai trò khác nhau của con ngời Các cá nhân không đơn thuần là yếu tố sản xuất trong các kế hoạch quản lý. Họ là các thành viên của các hệ thống xã hội trong nhiều tổ chức, họ là ngời tiêu dùng hàng hoá và dịch vụ và nh vậy họ tác động mạnh tới nhu cầu; họ là thành viên của các gia đình, trờng học và họ là những công dân, với những vai trò khác nhau này họ lập ra những bộ luật để lãnh đạo các nhà quản lý, những môn đạo đức học để hớng dẫn cách c sử và truyền thống về nhân phẩm mà nó là đặc tính chủ yếu của xã hội chúng ta. Tóm lại các nhà quản lý và những ngời mà họ lãnh đạo là những thành viên tác động lẫn nhau trong một hệ thống xã hội rông hơn. 2. Không có con ngời theo nghĩa chung chung Mọi ngời hoạt động với những vai trò khác nhau và bản thân họ cũng khác nhau. Không có con ngời chung chung. Trong các cơ sở có tổ chức con ngời th- ờng mang tình các vai trò khác nhau. Các công ty đề ra các nguyên tắc, thủ tục giấy tờ, chế độ làm việc, tiêu chuẩn an toàn, chức vụ công tác, tất cả với sự ngầm định rằng mọi ngời về cơ bản là nh nhau. Tất cả với sự ngầm định rằng mọi ngời về cơ bản là nh nhau. Tất nhiên giả thiết này là cần thiết một phần lớn 3 ở những hoạt động có tổ chức, nhng điều không kém quan trọng là phải thấy rằng mỗi con ngời là một thể duy nhất - họ có những nhu cầu khác nhau, tham vọng khác nhau. Nếu các nhà quản lý không hiểu đợc tính phức tạp và cá tính của con ngời thì họ có thể áp dụng sai những điều khái quát về động cơ thúc đẩy, sự lãnh đạo và mối liên hệ. Mặc dù các nguyên tắc và các khái niệm nói chung là đúng nhng cần phải điều chỉnh cho phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể. Trong một xí ng iệp, không phải tất cả các nhu cầu của mọi ngời đều đợc đáp ứng hoàn toàn nhng các nhà quản lý phải có một phạm vi rộng rãi đáng kể trong việc tạo ra sự phù hợp cá nhân. Mặc dù các yêu cầu về chức vụ thờng xuất phát từ các kế hoạch của doanh nghiệp và tổ chức, nhng thực tế không nên loại trừ khả năng bố trí công việc cho phù hợp với con ngời trong mỗi trờng hợp cụ thể để sử dụng tốt hơn đợc tài năng quản lý hiện hữu trong doanh nghiệp. 3. Nhân cách con ngời là một điều quan trọng. Công tác quản lý liên quan tới việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Đạt đợc các kết quả là một điều quan trọng, nhng các biện pháp để đạt đợc các kết quả không bao giờ đợc xúc phạm đến nhân cách của con ngời. Khái niệm về nhân cách cá nhân có nghĩa là mọi ngời phải đợc đối sử với lòng tồn trọng bất kể chức vụ của họ trong tổ chức đó. Tất cả Chủ Tịch, Phó chủ tịch, nhà quản lý, quản đốc cơ sở và công nhân đều đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Mỗi ngời là một thực thể thống nhất với những khả năng và nguyện vọng khác nhau, nhng tất cả đều là những con ngời nên tất cả đều đợc đối xử nh nhau. 4. Cần xem xét con ngời một cách toàn diện Chúng ta không thể nói về bản chất của con ngời trừ khi chúng ta đã xem xét một con ngời một cách toàn diện chứ không phải chỉ xét những đặc trng riêng và tách biệt nh sự hiểu biết, quan điểm, kỹ năng hoặc tình hình riêng. Một con ngời có tất cả những đặc tính đó với những mức độ khác nhau. Hơn nữa những đặc tính đó có tác động qua lại lẫn nhau, và tính trội của chúng trong những hoàn cảnh cụ thể thay đổi nhanh và không đoán trớc đợc. Con ngời là 4 một cá thể toàn diện chịu ảnh hởng bởi các yếu tố bên ngoài nh gia đình, hàng xóm, trờng học, nhà thờ, công đoàn hoặc đoàn thể, tổ chức chính trị và các nhóm huynh đệ. Mọi ngời không thể tự gạt bỏ những ảnh hởng của những lực l- ợng đó khi làm việc. Các nhà quản lý phải nhận thấy những thực tế đó và chuẩn bị các ứng xử với chúng. II. Các mô hình con ngời. Để hiểu đợc tính phực tạp của con ngời các tác giả viết về công tác quản lý đa ra một số mô hình con ngời. Mỗi mô hình là một sự trừu tợng của thực tại. Nó bao gồm những biến cố đợc coi là quan trọng, nhng cũng bỏ qua những yếu tố ít thiết yếu cho việc giải thích hiện tợng. Các nhà quản lý dù có ý thức hành vi cá nhân và hành vi theo tổ chức, dựa trên những gỉa thiết về con ngời. Những giả thiết này và những lý luận có liên quan với chúng ảnh hởng đến hành vi quản lý. Qua nhiều năm, ngời ta đã đa ra nhiều quan điểm khác nhau về bản chất chủ yếu của con ngời. ở đây chúng ta đã đa ra nhiều quan điểm khác nhau về bản chất chủ yếu của con ngời. Do đó chúng ta tập trung vào những mô hình lựa chọn của Schein và vào những giả thiết cổ điển của McGrgor về con ngời. 1. Từ quan điểm lợi ích kinh tế tới con ngời tổng thể EdgarH. Schein đã đa ra 4 mô hình quan điểm về con ngời. Đầu tiên ông l- u ý những giả thiết lợi ích kinh tế trên t tởng là con ngời trớc hết bị thúc đẩy bởi những động cơ kinh tế. Vì những động có này đợc giám sát bởi doanh nghiệp, nên con ngời thực chất là thụ động bị sử dụng, bị thúc đẩy và bị giám sát bởi tổ chức. Những giả thiết này giống nh những giả thiết nếu trong thuết X của McGregor, sẽ đợc đề cập tới một cách vắn tắt. Mô hình thứ hai, gắn liền với những giả thiết về mặt xã hội, nó dựa trên quan điểm của Elton Mayoa là, về cơ bản con ngời bị thúc đẩy bởi những nhu cầu xã hội. Chẳng hạn nh các lực lợng về mặt xã hội của những nhóm phân chia theo địa vị xã hội là quan trọng hơn sự kiểm tra theo quản lý. 5 Mô hình thứ ba gắn liền với các giả thiết về tự thân vận động cho rằng các động cơ đợc chia thành năm nhóm trong một hệ thống cấp bậc từ những nhu cầu đơn giản để tồn tại cho tới những nhu cầu cao nhất về tự thân vận động với sự tận dụng tối đa tiềm năng của con ngời. Theo quan điểm này thì con ngời tự thúc đẩy mình - họ muốn đợc, và có thể đợc hoàn thiện. Mô hình thứ t dựa trên những giả thuyết phức hợp, thể hiện quan điểm riêng của Schein về con ngời. Những giả thiết cở bản của ông là, con ngời là một thực thể phức hợp và có khả năng học hỏi những cách vận động mới và có khả năng đáp ứng lại các chiến lợc quản lý khác nhau. 2. Thuyết X và thuyết Y của McGregor Một quan điểm khác về bản chất cảu con ngời đã đợc Douglas Mc đa ra theo hai hệ thống giả thiết và nói chung đợc gọi là "thuyết X" và "thuyết Y". McGregor cho rằng, công tác quản lý phải bắt đầu từ câu hỏi cơ bản là, các nhà quản lý có thể nhìn nhận bản thân họ nh thể nào trong mối liên hệ với ngời khác. Quan điểm nàyđòi hỏi phải có một t tởng nào đó đối với nhận thức về bản chất của con ngời. McGregor đã chọn những thuật ngữ này vì ông muốn dùng một thuật ngữ chung chung không mang một ý nghĩa gì về ngời tốt hoặc xấu. *Những giả thiết của thuyết X. Những giả thuyết truyền thống về bản chất con ngời, theo McGregor, theo thuyết X nh sau: a. Con ngời nói chung vốn dĩ không thích làm việc và sẽ tránh việc nếu họ có thể tránh đợc. b. Vì đặc điểm này của con ngời cho nên hầu hết mọi ngời phải bị ép buộc, kiểm tra, chỉ thị và đe doạ bằng hình phạt để buộc họ phải có những cố gắng thích hợp để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. c. Con ngời nói chung muốn làm theo chỉ thị, muốn trốn tránh trách nhiệm, có tơng đối ít tham vọng và muốn an phận là trên hết. * Những giả thuyết của Y. Những giả thiết trong thuyết Y của McGregor nh sau: 6 a. Việc dành những cố gắng về thể lực và tinh thần trong cuộc sống cũng tự nhiên nh trong khi chơi bời hoặc nghỉ ngơi. b. Việc kiểm tra từ bên ngoài và đe doạ bằng hình phạt không phải là biện pháp duy nhất để tạo ra những nỗ lực hoàn thành những mục tiêu của tổ chức. Con ngời sẽ còn chủ động và tự giác trong việc thực hiện các mục tiêu mà họ cam kết. c. Mức độ cam kết với các mục tiêu tỷ lệ với mức hởng thụ gắn liền với thành tích của họ. d. Trong những điều kiện đúng đắn, cn ngời nói chung biết rằng họ không chỉ nên chấp nhận mà còn phải thấy trách nhiệm của mình. e. Khả năng thể hiện trí tởng tợng, tài khéo léo và tính sáng tạo mức đọ t- ơng đối cao trong việc giải quyết các vấn đề của tổ chức là khả năng rộng rãi trong quần chúng chứ không bó hẹp. g. Trong những điều kiện của cuộc sống công nghiệp hiện đại, những tiềm năng trí tuệ của con ngời nói chung mới chỉ đợc sử dụng một phần. Rõ ràng hai hệ thống giả thiết này khác nhau một cách cơ bản. Thuyết X là thuyết bi quan, tĩnh tại và cứng nhắc. Việc kiểm tra chủ yếu là từ bên ngoài, đợc cấp trên áp đặt lên cấp dới. Ngợc lại, thuyết Y là thuyết lạc quan, năng động và linh hoạt, nó nhấn mạnh đến tính chủ động và sự phối hợp chặt chẽ những nhu cầu của cá nhân với những đòi hỏi của tổ chức. Chắc chắn là mỗi hệ thống giả thiết sẽ có ảnh hởng tới cách thức mà các nhà quản lý thực hiện các chức năng và hoạt động quản lý của họ. Chúng ta hãy xem xét các mục đích của họ cụ thể hơn đôi chuts. * Việc làm sáng tỏ các thuyết. Rõ ràng là McGregor lo ngại rằng thuyết X và thuyết Y có thể bị hiểu sau. Những quan điểm sau đây xẽ làm rõ một số phạm vi nhân thức sai lầm và giữ cho các giả thiết này ở trong một tầm mức đúng đắn. 7 Thứ nhất các giả thuyết của thuyết X và thuyết Y mới chỉ là những giả thiết mà thôi. Chúng không phải là những điều bắt buộc hoặc những gợi ý cho các chiến lợc quản lý. Trái lại, chúng phải đợc thử nghiệm trong thực tế. Hơn nữa, những giả thuyết này là những suy luận trực giác và không dựa trên sự nghiên cứu. Thứ hai, các thuyết X và thuyết Y không ngụ ý tới việc quản lý "cứng" hay "mềm". Cách tiếp cận "cứng" có thể tạo ra sự phản ứng và chống đối. Cách tiếp cận "mềm" có thể dẫn tới sự quả lý buông lỏng và không phù hợp với thuyết Y. Thay vào đó nhà quản lý có hiệu quả phải nhận biết về phẩm chất và những năng lực, cũng nh những hạn chế của con ngời, và điều chỉnh các hành vi theo yêu cầu cần thiết trong từng trờng hợp. Thứ ba, không nên coi thuyết X và thuyễt Y trên một phạm vi kế tục với X và Y là những thái cực đối lập. Chúng không thuộc phạm trù về mức độ, mà trái lại chúng là những quan điểm hoàn toàn khác nhau về con ngời. Phạm vi thứ t của nhận thức sai lầm tiềm ẩn cần đợc làm rõ là việc thảo luận thuyết Y không phải là khả năng để cho việc quản lý thống nhất, cũng không phải là lý lẽ chống lại việc sử dụng quyền hạn. Thay vào đó, theo thuyết Y quyền hạn chỉ đợc xem nh là một trong nhiều cách thức mà ngời quản lý dùng quyền lãnh đạo. Thứ năm, những nhiệm vụ và hoàn cảnh khác nhau đòi hỏi phải có nhiều cách tiếp cận để quản lý. Đôi khi, quyền hạn và có cấu có thể có hiệu quả đối với một số nhiệm vụ nào đó, và phải những cách tiếp cận khác nhau trong những hoàn cảnh khác nhau. Chẳng hạn nh một doanh nghiệp có hiệu quả là doanh nghiệp mà nó đa ra những yêu cầu nhiệm vụ phù hợp với con ngời và hoàn cảnh cụ thể. 3. Hớng tới quan điểm triết chung của các mô hình hành vi Trong nhiều quan điểm nói chung về con ngời thì quan điểm nào là có căn cứ? Chúng ta đã lu ý rằng Schein đã đa ra bốn mô hình quan niệm về con ngời, từ quan điểm về lợi ích kinh tế đến quan điểm nhấn mạnh các động cơ phức hợp. Chúng ta đã biết rằng McGregor đã nhóm gộp các giả thiết thành thuyết X và thuyết Y. Khi đó mô hình nào là có căn cứ? 8 Dờng nh không có một mô hình đơn lẻ nào có đủ khả năng để giải thích đầy đủ về hành vi cá nhân và tổ chức. Xin nhắc lại rằng con ngời rất khác nhau, không có con ngời nói chung. Hơn nữa, con ngời c xử khác nhau trong những tình huống khác nhau và đối với những vấn đề phức tạp, thậm chí họ c xử khác nhau trong những trờng hợp tơng tự ở những thời điểm khác nhau. Trong một số trờng hợp, con ngời hành động một cách hợp lý; trong những trờng hợp khác, họ bị chi phối bởi những mặc cảm. Trách nhiệm của những nhà quản lý là tạo ra một môi trờng mà trong đó mọi ngời đợc thúc đẩy để đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Cũng cần giả thiết rằng con ngời có thể đ- ợc vận động để bỏ qua cá nhân họ và đánh giá thấp trình độ, khả năng hiểu biết của họ. Những lợi ích kinh tế tất nhiên là quan trọng trong một doanh nghiệp, nhng con ngời thờng muốn nhận đợc từ công việc nhiều thứ khác ngoài tiền bạc. Họ luôn muốn phát triển khả năng, năng lực cũng nh tiềm năng của họ. Nhà quản lý giỏi sẽ chọn cách tiếp cận triết chung bằng cách rút tỉa từ những mô hình khác nhau để mô tả bản chất của con ngời. Tối thiểu nhất, họ cũng phải thừa nhận rằng con ngời phải đợc đối xử với sự tôn trọng và xứng đáng phải đợc xem xét nh con ngời toàn diện, và phải đợc xem xét trong khung cảnh của môi trờng chung mà trong đó họ có những vai trò khác nhau. Những hoàn cảnh khác nhau đòi hỏi phải có những cách tiếp cận quản lý khác nhau để sử dụng một cách có kết quả và hiệu quả nhất một nguồn lực có giá trị nhất trong doanh nghiệp, ấy là con ngời. III. Sự nhận thức trong môi trờng doanh nghiệp Những nhận thức về thực tế của chúng ta bị tác động bởi nhiều yếu tố nh kiến thức của chúng ta, những kinh nghiệm đã qua, tiêu chuẩn, triển vọng, mối quan tâm, thái độ và quan điểm về con ngời. Nhà quản lý cần phải hiểu biết một số sai lầm chung về nhận thức cá nhân tốt hơn, từ đó dẫn tới công tác quản lý tốt hơn. Nhận thức là sự tiếp nhận thông tin từ môi trờng. Nó bao gồm, ví dụ nh, việc nhìn thấy nhà máy, nghe thấy tiếng ồn của máy móc, cảm thấy hơi nóng từ 9 lò nung, nếm vị ngon của thức ăn trong hiệu ăn và ngửi thấy mùi khói khí xả của động cơ. ở đây chúng ta tập trung vào những giác quan mà chúng đặc biệt cần thiết cho công tác quản lý. 1.Các xu hớng trong nhận thức Điều mà chúng ta nhận thấy không nhất thiết phải là thế giới thực. Con ng- ời nhìn nhận các vật theo cách phối cảnh riêng của họ. Sự nhận thức có thể bị bóp méo bởi nhiều yếu tố khác nhau. Thứ nhất, có đối tợng hoặc sự kiện đang đợc cảm nhận. Những đối tợng và sự kiện có những đặc tính nổi bật dễ đợc chú ý hơn những đối tợng và sự vật có tính chất kín đáo. Sau đó có những đặc tính và xu hớng của ngời cảm nhận. Họ có thể bị tác động qúa mạnh bởi ấn tợng ban đầu hoặc tập trung sức mạnh của họ vào sự kiện đó và cảm nhận sai các sự kiện khác. Cuối cùng sự nhận thức cũng bị ảnh hởng bởi môi trờng vật chất và xã hội. Ví dụ một lời khiển trách trớc đám đông sẽ đợc tiếp thu rất khác so với ở nới kín đáo trong cơ quan. Những đặc tính của ngời cảm nhận là trọng tâm trong bài tiểu luận của tôi vì nó ảnh hởng đến quá trình nhận thức. Trong sự nhận thức có lựa chọn, một thông tin nào đó sẽ đợc xử lý, đồng thời những thông tin khác sẽ bị bỏ qua . Th- ờng thờng những đặc tính nổi bật đợc chú ý trong khi đó những yếu tố kém rõ ràng hơn sẽ bị bỏ qua. Đồng thời có xu hớng bỏ qua những yếu tố khó chịu và dễ tiếp nhận những yếu tố tích cực và dễ chịu. Cho nên một số nhà quản lý dờng nh không thể đơng đầu với những khó khăn, những quyết định khó chịu và thực tế hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên sự nhận thức chọn lọc có thể trở thành sự chọn có thể trở thành sự bảo vệ có ích về mặt tâm lý, ví dụ một nhà quản lý nhắc nhở một cuộc nói chuyện quấy rầy ở phòng bên cạnh để tập trung vào một công việc gấp. Phần lớn, sự nhận thức chọn lọc chịu ảnh hởng bởi phạm vi hiểu biết của con ngời. Ví dụ những sinh viên ở khoá học kinh doanh trong trờng đại học có thể có những quan điểm khác nhau khi phân tích một trờng hợp phức tạp. Các sinh viên chuyên về kế toán và tài chính thờng coi những vấn đề liên quan đến 10 . đầu 1 Yếu tố con ngời trong công tác quản lý 2 I. Yếu tố con ngời trong các doanh nghiệp 3 1. Những vai trò khác nhau của con ngời 3 2. Không có con ngời. cảm ơn! 1 yếu tố con ngời trong công tác quản lý Quản lý và lãnh đạo đợc coi là những hoạt động giống nhau. Mặc dù sự thật là một nhà quản lý giỏi hầu