Tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.

Tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.

Nền kinh tế thị trường mở ra những cơ hội và thách thức cho tất cả các công ty Muốn tồn tại và giữ vững được vị trí của mình trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này các công ty không có cách nào khác là phải đặc biệt quan tâm đến việc phát triển các chính sách, các biện pháp quản lý, điều hành kinh tế Điều này không dễ gì thực hiện được nếu không có sự giúp sức của hệ thống kế toán.

Bộ phận kế toán ngày càng đón vai trò quan trọng không những trong việc ghi chép kịp thời, xử lý chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp mà còn giúp cho ban lãnh đạo quản lý chi phí, nâng cao doanh thu Chính nhờ những thông tin kinh tế đúng đắn, kịp thời cung cấp bởi hệ thống kế toán mà ban lãnh đạo công ty mới đưa ra được những phấn quyết hợp lý, xử lý nhanh chóng các tình huống không những thế, bộ phận kế toán còn đóng vai trò tham mưu, cố vấn cho ban lãnh đạo giúp cho họ đưa ra những quyết định, những bước đi mang tính chiến lược

Hiểu được tầm quan trọng của hệ thống kế toán, sinh viên khoa kế toán luôn cố gắng tìm hiểu hệ thống kế toán để tránh bỡ ngỡ khi ra trường làm việc Đợt thực tập là cơ hội để mỗi sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tế hoạt động của bộ máy kế toán, học hỏi thêm nhiều kiến thức bổ ích, và tích luỹ vốn kinh nghiệm thực tế.

Trên cơ sở vốn kiến thức tiếp thu được từ những bài giảng trên lớp, cộng với những tài liệu tìm hiểu thêm từ Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex, đặc biệt có sự hướng dẫn tận tình của cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan em đã hoàn thành báo cáo thực tập.

Bài báo cáo Thực tập tổng hợp gồm 3 phần :

Phần I : Khái quát chung về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.

Phần II : Thực tế tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.

PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex là một thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam với gần 40 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực: Kinh doanh XNK vật tư, thiết bị ngành xăng dầu và dầu khí, kinh doanh tổng đại lý xăng dầu; đóng mới, sản xuất, sửa chữa, cải tạo, lắp đặt vật tư, thiết bị, phương tiện, bồn chứa, vận chuyển bơm rót của ngành xăng dầu; thi công xây lắp các công trình xăng dầu, dầu khí và các công trình dân dụng; tư vấn dịch vụ kĩ thuật trong lĩnh vực kinh doanh của công ty, cho thuê văn phòng, kho bãi, tư vấn dạy nghề, dịch vụ vận chuyển xăng dầu.

Trong quá trình xây dựng, củng cố và phát triển, công ty đã gặt hái được không ít thành tựu trong đó phải kể đến việc hai lần được nhận Huân chương lao động Hạng Ba và Huy chương vàng EXPO2005 do Nhà nước trao tặng Với khả năng và kinh nghiệm của gần 40 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh cùng với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ có trình độ; sự hợp tác, giúp đỡ của các ban ngành, địa phương và khách hàng trong và ngoài ngành xăng dầu, công ty đã không ngừng lớn mạnh và đến năm 2010 Công ty sẽ trở thành một doanh nghiệp lớn- Trung tâm cơ khí và điện tử xăng dầu của Ngành- đồng thời đóng góp vào sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước.

Tiền thân của Công ty Cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex là Chi cục Vật tư I, được thành lập ngày 28 tháng 12 năm 1968 theo quyết định số 412/VT-QĐ của Tổng cục trưởng Tổng cục Vật tư Công ty ra đời với chức năng nhiệm vụ: Tổ chức, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng và sản xuất vật tư thiết bị cho hai nhiệm vụ chiến lược của đất nước là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Vật tư có quyết định số 719/VT-QĐ chuyển tên thành Công ty Vật tư I Ra đời trong hoàn cảnh đất nước đang có chiến tranh, cán bộ công nhân viên Chi cục Vật tư I vượt qua mọi khó khăn gian khổ của cuộc kháng chiến chống Mĩ cứu nước, đã hoàn thành tốt vai trò là người hậu cần phục vụ cho sản xuất, cho chiến đấu ở hậu phương và tiền tuyến.

Ngày 12/04/1977, căn cứ quyết định 233/VTQĐ, Kho tích liệu của Tổng công ty xăng dầu được sáp nhập vào Công ty Vật tư I và từ đó Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu ra đời và trở thành thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam Nhiệm vụ chính của công ty là cung ứng vật tư thiết bị xăng dầu cho sửa chữa, cải tạo và xây mới công trình xăng dầu.

Tháng 3 năm 1993, Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu đăng ký lại doanh nghiệp theo quyết định số 364/QĐ- TCCB.

Tháng 9 năm 1997, với quyết định số 740TM-TCCB,Bộ Thương Mại bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ xuất nhập khẩu và xây lắp các công trình xăng dầu; Công ty thành lập thêm Xí nghiệp Cơ khí và Điện tử xăng dầu.

Năm 1999, thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ giai đoạn 1 giữa Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Công ty thương mại NOMURA và hãng TATSUNO (Nhật Bản), công ty đã xây dựng nhà máy Thiết bị Điện tử xăng dầu Petrolimex với dây chuyền lắp ráp cột bơm TATSUNO dạng SKD va nhận chuyển giao công nghệ giai đoạn 2: sản xuất cột bơm dạng IKD với nhãn hiệu VNT; đồng thời lắp ráp cột bơm mang nhãn hiệu PECO…

Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ mới của công ty, tại Quyết định số 1642/2000/QĐ-BTM ngày 30 tháng 11 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Thương Mại, Công ty Vật tư chuyên dùng Xăng dầu được đổi tên thành Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex và bổ sung thêm nhiệm vụ đóng mới, sửa chữa, cải

Thực hiện chủ trương cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước, ngày 19 tháng 12 năm 2001, Quyết định số 1437/2001/QĐ-BTM của Bộ trưởng Bộ Thương Mại chuyển công ty thành Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.

Sau khi cổ phần hóa, Công ty đã dần từng bước mở rộng lĩnh vực ngành hàng kinh doanh và địa bàn hoạt động; năm 2004 thành lập Xí nghiệp Cơ điện và Xây dựng; năm 2005 mở Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Căn cứ vào Điều 1 và điều 2 quyết định thành lập của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần thì Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex có:

Cơ cấu vốn điều lệ: Vốn điều lệ của công ty cổ phần là 10 tỷ VND trong đó:Tỷ lệ cổ phần Nhà nước: 30% vốn điều lệ.

Tỷ lệ cổ phần bán cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp là 60% vốn điều lệ.

Tỷ lệ cổ phần bán cho đối tượng ngoài doanh nghiệp là 10% vốn điều lệ.Giá trị doanh nghiệp Nhà nước tại thì điểm xác định giá trị doanh nghiệp là 17.025.093.877 VND Trong đó, giá trị thực tế phần vốn Nhà nước có tại doanh nghiệp cụ thể là 7.619.847.059 VND.

Ưu đãi cho người lao động trong doanh nghiệp:

Giá trị cổ phần ưu đãi cho người lao động trong doanh nghiệp là 904.200.000 VND.

Giá trị bán chịu cho người lao động nghèo trong doanh nghiệp trả dần là 200.000 VND.

Doanh nghiệp sau khi cổ phần hoá được sử dụng tiền bán cổ phần để:Trợ cấp cho người lao động dôi dư (tự nguyện thôi việc) là 52.386.250 VND.Đào tạo và đào tạo lại cho người lao động: 62.700.000 VND.

Chi phí cổ phần hoá do Tổng công ty duyệt chi thực tế theo đúng quyết định của Nhà nước.

tài khoản của Tổng công ty để thực hiện các dự án đầu tư.

Những năm gần đây, nhờ sự chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo cũng như sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn bộ tập thể cán bộ công nhân viên công ty đã đưa Công ty từng bước phát triển

1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh:

1Kinh doanh, XNK các loại vật tư, thiết bị dầu khí, xăng dầu, công nghệ.2Sản xuất, sửa chữa, lắp đặt các loại vật tư, thiết bị, phương tiện tồn chứa, vận chuyển, bơm rót của ngành xăng dầu và dầu khí.

3Đóng mới, sửa chữa, cải tạo các loại xe vận chuyển xăng dầu, hoá chất, khí hoá lỏng…

4Thi công xây lắp các công trình dầu khí.

5Tư vấn dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất – kinh doanh của Công ty: Hoán đổi cột bơm, cải tạo đường ống trong công nghệ.

6Tư vấn dạy nghề: Đào tạo kỹ thuật viên chuyên ngành điện tử cột bơm xăng dầu.

7Cho thuê văn phòng, kho bãi, máy, thiết bị.8Kinh doanh tổng đại lý xăng dầu.

9Kinh doanh các sản phẩm dầu nhờn, hoá chất (trừ hoá chất Nhà nước cấm), gas hoá lỏng.

10Thi công xây lắp các công trình công nghiệp và dân dụng.11Dịch vụ vận chuyển xăng dầu.

Mạng lưới hoạt động:

Công ty cổ phần Thiết bị xăng dầu Petrolimex

84/9 Ngọc Khánh – Q.Ba

Đình – Hà Nội 04.8 311051 04.7 718661Xí nghiệp Cơ khí &

Điện tử xăng dầu

Sài Đồng – Q.Long Biên –

Hà Nội 04.8 750614 04.8 750641

Xí nghiệp Cơ điện & Xây dựng Thanh Liệt – H.Thanh Trì –

Hà Nội 04.6 883758 04.6 883758Nhà máy thiết bị điện tử xăng

dầu Petrolimex

Số 44 Phố Sài đồng – Long

Biên – Hà nội 04.8 750615 04.8754591Cửa hàng VTTB và xăng dầu số

9 Ngọc khánh

84/9 Ngọc Khánh – Q.Ba

Đình – Hà Nội 04.8 317850Cửa hàng VTTB và xăng dầu số

1 VĨNH NGỌC

Xã Vĩnh Ngọc – H.Đông

Anh – Hà Nội 04.8 832389Cửa hàng VTTB và xăng dầu số

o Van hở, họng nhập kín các loại. Hàng hoá nhập khẩu:

o Thiết bị kho bể xăng dầu.

o Thiết bị dụng cụ trang bị cho cửa hàng xăng dầu.o Thiết bị cho phòng thí nghiệm hoá dầu.

o Thiết bị PCCC.o Vật tư.

1.3.Tổ chức bộ máy quản lý, các đơn vị thành viên

Năm 2002 là năm đầu tiên công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp dưới hình thức công ty cổ phần Bộ máy tổ chức của công ty bao gồm:

Hội đồng quản trị và ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu.Ban Giám đốc.

Các phòng chức năng:

• Phòng tổ chức hành chính.

• Phòng tài chính kế toán.

• Phòng kinh doanh.

• Phòng kinh doanh xăng dầu và bất động sản.

• Phòng kĩ thuật và đầu tư.Các đơn vị phụ thuộc bao gồm:

• Nhà máy thiết bị điện tử XD Petrolimex Số 44 Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội.

• Xí nghiệp cơ khí và điện tử XD Số 44 Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội.

• Xí nghiệp cơ điện và xây dựng Xã Thanh Liệt- Huyện Thanh Trì- Hà Nội.

• Chi nhánh công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh 363D Phan Văn Trị- P.22- Quận Bình Thạnh- TP Hồ Chí Minh.

• Chi nhánh Bình Phước.

Các cửa hàng trực thuộc bao gồm:

• Cửa hàng XD & Thiết bị số 1 Vĩnh Ngọc.

• Cửa hàng XD & Thiết bị số 2 Yên Viên.

• Cửa hàng vật tư thiết bị xăng dầu số 9 Ngọc Khánh.• Cửa hàng xăng dầu số 4 Sài Đồng.

• Cửa hàng xăng dầu số 6 Đồng Phú.

• Cửa hang xăng dầu số 7 Đồng Xoài.

Bộ máy hoạt động của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng được thể hiện qua sơ đồ Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.

Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban:

Hội đồng quản trị: thay mặt cho Đại hội cổ đông để xây dựng chiến

lược kinh doanh, định hướng chiến lược kinh doanh và giám sát quá trình kinh doanh của công ty thong qua Giám đốc và các bộ phận khác.

Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội

đồng quản trị về mọi hoạt động của công ty.

Phòng tổ chức hành chính: nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức sản

xuất kinh doanh của công ty, quản lý các nhiệm vụ kinh doanh.

Phòng kinh doanh xăng dầu & BĐS: xây dựng kế hoạch va tổ chức

triển khai thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý các nhiệm vụ kinh doanh liên quan đến BĐS.

Phòng Kỹ thuật & Đầu tư: đầu tư, nghiên cứu thị trường, xây dựng thiết

kế và chế thử sản phẩm mới, làm mẫu và hướng dẫn kỹ thuật trong quá trình sản xuất sản phẩm mới đồng thời quản lý và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật.

Phòng tài chính kế toán: là phòng nghiệp vụ, tham mưu giúp Giám đốc

công ty trong lĩnh vực quản lý nói chung và TCKT nói riêng xâ dựng kế hoạch tài chính năm, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, tổ chức hệ thống kế toán, hình thức kế toán, mở tài khoản…

1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây đều thể hiện sự lớn mạnh không ngừng Cụ thể:

Chỉ tiêu2005Năm 2006Năm 2007

1 Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ 109.082.695.610 158.507.326.459 236.110.485.5842 Các khoản giảm trừ DT

3 Dt thuần về bán hàng và

cung cấp dịch vụ 109.082.695.610 158.507.326.459 236.110.485.5844 Giá vốn hàng bán100.991.308.590145.940.616.390220.568.862.4885 Lợi nhuận gộp về bán

hàng và cung cấp dịch vụ 8.091.387.020 12.566.710.069 15.541.623.0966 DT hoạt động tài chính34.964.91550.003.752458.851.8327 Chi phí tài chính592.476.604480.617.4172.906.481.9028 Chi phí bán hàng5.688.225.6749.034.110.3948.904.872.7689 Chi phí quản lý doanh

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt

động kinh doanh 1.845.549.657 3.101.986.101 4.189.120.25811 Thu nhập khác882.468.053324.820.447659.205.65912 Chi phí khác574.817.742144.496.948569.822.60513 Lợi nhuận khác307.650.311180.323.49989.383.00914 Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế 2.153.199.968 3.282.309.509 4.278.503.26715 Chi phí thuế TNDN

PHẦN 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán và các phần hành kế toán

Do đặc điểm địa bàn hoạt động của công ty khá rộng: bao gồm nhiều trụ sở, các cửa hàng, chi nhánh, nhà máy, xí nghiệp phân bổ không tập trung nên Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex đã chọn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán Bao gồm:

Hai xí nghiệp: XN Cơ khí & Điện tử xăng dầu và XN Cơ điện & Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán riêng và thực hiện toàn bộ khối lượng kế toán tại đơn vị cho đến khâu lập báo cáo Do có đủ điều kiện về tổ chức quản lý và kinh doanh một cách tự chủ nên Công ty đã giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành cho hai xí nghiệp này Kế toán công ty chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của hai xí nghiệp này.

Các cửa hàng: Số 9 Ngọc Khánh, Yên Viên, Vĩnh Ngọc, Số 4 Sài Đồng và chi nhánh Miền Nam do kinh doanh ở quy mô nhỏ, chưa có đủ điều kiện nhận vốn để kinh doanh và tự chủ trong quản lý do vậy toàn bộ khối lượng công việc thực hiện ở phòng kế toán công ty, các cửa hàng và chi nhánh chỉ thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ.

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.

Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận trong phòng kế toán:

Với chức năng và nhiệm vụ như trên, phòng Tài chính- Kế toán gồm 6 nhân viên:

Kế toán trưởng: là người chỉ đạo điều hành toàn bộ công tác của phòng

Tài chính- Kế toán, có trách nhiệm lo liệu vốn đáp ứng yêu càu kinh doanh, tham gia các phương án kinh doanh, các phương án đầu tư, kí các chứng từ thu, chi tiền mặt, thanh toán các hợp đồng kinh tế, các quyết toán theo chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính- Kế toán.

Phó phòng Tài chinh- Kế toán: làm công tác kế tổng hợp với nhiệm vụ

thu thập chứng từ của các phần hành kế toán và kiểm tra tính chất đầy đủ, chính xác, hợp lý, hợp lệ và vào sổ đăng kí chứng từ, vào các sổ cái tài khoản, lên cân đối số phát sinh.

Kế toán tiền mặt, thanh toán công nợ, thuế

Kế toán

hàng tồn kho Thủ quỹ

Đơn vị kế toán tại hai XN Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cửa hàng và chi nhánh

• Nhập và in bút toán điều chỉnh và tổng hợp.• Khai báo chi phí, doanh thu cuối kỳ.

• Lập các báo cáo tài chính và quản trị.Hợp nhất báo cáo tài chính

• In, gửi và nhận báo cáo giữa các đơn vị các cấp.

• Hợp nhất báo cáo các đơn vị, khai báo các quy tắc điêu chỉnh số liệu hợp nhất.

Kế toán tiền gửi ngân hàng, kiêm kế toán TSCĐ.

Kế toán tiền gửi ngân hàng

• Lập và in các chứng từ ngân hàng.

• Theo dõi chu kì tồn quỹ, số dư ngân hàng.

• Lập sổ tổng hợp, bảng kê chi tiết thu- chi tài khoản TGNH.Kế toán vay và tính lãi

• Lập và in các chứng từ.

• Theo dõi chi tiết từng khoản vay theo từng khách hàng, hợp đồng.• Theo dõi các khế ước về hạn mức, kỳ hạn, kỳ tính lãi và lãi suất theo

từng thời kỳ.

• Tính lãi vay, cho vay.

• Kiểm tra quá trình kết chuyển lãi vay vào sổ cái của máy, đảm bảo số dư cuối kỳ của tài khoản TGNH khớp với số dư trên sổ phụ của ngân hàng.

Kế toán TSCĐ

• Theo dõi nguyên giá, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại của từng tài sản.

• Theo dõi chi tiết về trang thiết bị đi kèm các tài sản.

• Trích và phân bổ khấu hao theo phương pháp cũng như đối tượng sử dụng.

Kế toán hàng tồn kho

• Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hoá, vật tư, thành phẩm.• Theo dõi hàng tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng.

• Tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước.

• Theo dõi vật tư hàng hoá trên nhiều dơn vị tính và quy đổi số lượng giữa các đơn vị tính.

• So sánh kết quả kiểm kê với số liệu trên chứng từ, sổ sách, từ đó lập các phiếu điều chỉnh.

Kế toán thành phẩm và giá thành

• Tập hợp và phân bổ chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau, phù hợp với mô hình sản xuất.

• Tính giá thành các sản phẩm.

• Hạch toán giá thành vào giá vốn hàng nhập kho trong kỳ.

Kế toán tiền mặt, kiêm kế toán thanh toán công nợ, kế toán thuế

Kế toán tiền mặt

• Lập và in phiếu chi, phiếu thu.

• Theo dõi chu kỳ tồn quỹ, số sư tiền mặt.

• Lập sổ tổng hợp, bảng kê chi tiết thu- chi tài khoản tiền mặt.Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

• Theo dõi các hợp đồng, đơn hàng và tình hình thực hiện hợp đồng.• lập và theo dõi các công nợ phiếu mua hàng.

• Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ.

• Bù trừ công nợ và theo dõi tuổi nợ của từng nhà cung cấp, hoá đơn mua hàng.

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

• Theo dõi các hợp đồng, đơn hàng và tình hình thực hiện hợp đồng.• Lập và theo dõi công nợ các hoa đơn bán hàng và theo dõi doanh thu.

• Bù trừ công nợ và theo dõi tuổi nợ của từng khách hàng, hoá đơn mua hàng.

Thanh toán tạm ứng

• Theo dõi các giấy đề nghị tạm ứng.• Lập và theo dõi các khoản tạm ứng.Kế toán thuế

• Thực hiện lập tờ khai thuế nộp chi cục Thuế, đồng thời tập hợp tất cả các hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào và bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra.

Thủ quỹ

• Quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.

• Hàng ngày thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu của sổ quỹ tiền mặt với số tiền mặt trong két, thủ quỹ và kế toán phải thự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết.

2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ

2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty

Hệ thống chứng từ của công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex được vận dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về “Chế độ kế toán doanh nghiệp”

Danh mục chứng từ sử dụng:

Bảng 1: Hệ thống chứng từ sử dụng

I/ Lao động tiền lương

6Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành05-LĐTL7Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ06-LĐTL8Bảng thanh toán tiền thuê ngoài07-LĐTL

10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán09-LĐTL11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương10-LĐTL12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội11-LĐTL

II/ Hàng tồn kho

15 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá03-VT16 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ04-VT17 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá05-VT

23 Phiếu xuất kho kiêm vân chuyển nội bộ03PXK-3LL

IV/Tiền tệ

29 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)08a-TT

V/Tài sản cố định

36 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ06-TSCĐ

2.2.2 Chương trình luân chuyển một số chứng từ chủ yếu.

2.2.2.1 Tiền mặt

Mọi khoản thu chi, tiền mặt bắt buộc phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ Phiếu thu được lập làm 2 liên, sau đó được chuyển cho kế toán trưởng để soát xét và giám đốc ký duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên Đối với phiếu chi, kế toán lập làm 1 liên và chi sau khi có đủ chữ ký ( ký trược tiếp vào liên) của người lập phếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi Trong 2 liên của phiếu thu, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu Phiếu chi được lưu tại nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho kế toán ghi sổ

Giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị ( người xét duyệt tạm ứng) Đầu tiên, Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Giấy thanh toán tiền tạm ứng sau khi lập xong được kế toán thanh toán nộp cho kế toán trưởng xem xét và thủ trưởng đơn vị xét duyệt Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán Phần chênh lệch tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Phần chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ cho người tạm ứng Chứng từ gốc, giấy thanh toán tạm ứng phải đính kèm phiếu thu hoặc phiếu chi có liên quan.

Khi nhập các chứng từ liên quan đến quá trình nhập xuất tiền, máy tự động lên sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản tiền mặt Cuối tháng kế toán tiền