BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VN
HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG
¬
cy
TOM TAT LUAN VAN THAC Si KY THUAT
NGHIEN CUU CONG NGHE SHAREPOINT CHO CAC UNG DUNG CONG TAC VA QUAN LY LUONG THONG TIN
NGÀNH:_ KỸ THUẬT ĐIỆN TỬ
MASO : 605270
HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN :
DANG QUOC BINH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS VŨ TUẦN LÂM
Trang 2MỞ ĐẦU
Cơ sở khoa học và thực tiễn của luận văn
Hiện nay xu hướng việc ứng dụng CNTT vào công tác điều hành tác nghiệp đang được xem là biện pháp để các tổ chức vả doanh nghiệp giảm chỉ phí quản lý, tăng hiệu suất xứ lý
công việc Để đáp ứng nhu cầu đó thì các ứng dụng về cộng tác và quản lý luồng thông tin
đang là một trong những ứng dụng được các doanh nghiệp quan tâm hang dau Mục đích của luận văn
Luận văn được hoàn thành với mục đích cung cấp một cái nhìn tổng quát về công nghệ Sharepoint cho các ứng dụng cộng tác và quản lý thông tin Nó bao gôm các kiến trúc của Sharepoint, các hoạt động trong v quan ly luồng thông tin, các đặc trưng trong môi trường
Trang 3Chương l Ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thông tin
1.1 Giới thiệu chung
! Ứng dụng cộng tác là các ứng dụng cho phép các người ding trong cing hệ thống có thé
tương tác với nhau như : hội tháo trực tuyến, chia sẻ tải liệu, củng xây dựng tải liệu chung, sử
dụng chung lịch công tác, cùng chia sẻ tài nguyên hệ thống, vv tất cả những ứng dụng liên quan đến việc phục vụ cho một nhóm người sử dụng thì đều được coi là các ứng dụng cộng
tác
+ Ứng dụng quản lý luồng thông tin là các ứng dụng cho phép người dùng hoặc nhóm
người dùng quản lý được các thông tin theo luồng (workflow) Một chuỗi các công việc được
thực hiện tuân tự hoặc song song sẽ được các ứng dụng này quản lý và cung câp cho người
dùng thông tin về các công việc vào bất cứ thời điểm nào
1.2, Tinh hình triển khai ứng dụng Có hai hình thức triên khai ứng dụng:
+ Ứng dụng được cài đặt và sử dụng độc lập cho một đơn vị, một tô chức ( như sản phẩm
SharePoint của Microsoft, Lotus của IBM, Beehive của Oracle hay mã nguồn mở Docsvault
Small Bussiness Edition cua Easy Data Access, Zimbra Collaboration Suite của công ty
Zimbra ,vv .)
+ Ứng dụng được một đơn vị chuyên nghiệp quản lý và cho các tô chức hoặc doanh nghiệp thuê sử dụng thông qua môi trường mạng diện rộng như Intranet hoặc Internet (như sản phầm
Google Wave, BaseCamp, hyperoffice, projecturf ;Freeway, )
Trong phạm vi giới hạn, nên dé tài chỉ xem xét một so san phẩm sau ; Lotus của IBM,
Beehive của Oracle,Sharepoint của Microsoft
1.3 IBM Lotus
Phần mềm cộng tác thông minh LBM Lotus kết hợp dữ liệu với các ứng dụng doanh nghiệp và cung cập chúng thông qua các cổng giao tiếp diện tử (portals) dược triển khai dé dàng nhờ
sử dụng các tiêu chuẩn mở, kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) linh hoạt và khai thác triệt để các
công nghệ Web 2.0
Ưu điểm:
-_ Bảo mật tốt (phân quyền theo vai trò)
- _ Công cụ cộng tác và quản trị nội dung mạnh (Tích hợp với IBM Tivoli) - _ Số lượng mẫu dựng sẵn rất hạn chế Do vậy rất kho dé ngwéi ding lam quen với hệ thong mới -_ Phải sử dụng công cụ phát triển bên ngoài 1.4 Oracle Beehive
Oracle Beehive cung cấp nhiều dịch vụ hợp tác tích hợp như: hội nghị, tin nhắn nhanh, email, lịch và không gian làm việc nhóm Oracle Beehive xây dựng nên tảng trên các tiêu chuẩn mở, đựa trên kiến trúc hỗ trợ các ứng dụng mà khách hàng đã quen thuộc như đăng nhập một
lần (SSO), Microsoft Outloo, Microsoft Active Directory, OpenLDAP
Uu diém:
- Hétro chuẩn tốt, các chuẩn quan trọng nhất như WSRP, JSR 168 déu duoc Oracle hé tro
-_ Có nhiều mẫu (template) sẵn
Trang 4Nhược diễm:
-_ Khả năng tích hợp với các ứng dụng văn phòng (như MS Office) yếu, phải sử dụng các sản phẩm của bên thứ ba
-_ Giá tương đối cao cho một hệ thông
bes! in - Microsoft Sharepoint
- Tính dễ dựng: Dễ dùng, dễ quản trị luôn là một đặc diêm nổi bật của các giải pháp
Microsoft Đặc tính này cũng sẽ giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều trong quả trình triên
khai giải pháp :
- Năng suất phát triển giải pháp : Sharepoint được phát triển trên môi trường NET, và
cũng dùng NET làm môi trường phát triển giải pháp Theo đánh giá của các chuyên gia
công nghệ trên thế giới, năng suất phát triển giải pháp trên NET thường cao hơn năng suất phát triển giải pháp trên Java vào khoảng từ 30-40%
-_ Tính năng phong phú : Với một giải phap Sharepoint, Microsoft di cung cấp cho người dùng rất nhiều tính năng tích hợp sẵn như Cổng thông tin (Portal), môi trường Cộng tác (Collaboration), môi trường Mạng xã hội (MySites),
- 7 ông chỉ phí sở hữu : Sự phong phú về tính năng giúp người dùng giảm được rất nhiều về chi phi sở hữu
Ưù điể
-_ Dễ sử dụng, dễ phát triển ứng dụng,
- _ Tương đối quen thuộc với cộng đồng IT Việt Nam
-_ Sản phâm đã được kiểm chứng tại Việt nam khi có nhiều tổ chức, doanh nghiệp, cơ
quan hành chính sự nghiệp ứng dụng thành công
Nhược điểm:
Trang 5Chương 2 Công nghệ SHAREPOINT 2.1 Giới thiệu chung
Phiên bàn hiện tại dang dược Microsoft giới thiệu dó là Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) SharePoint 2007 Overview
Team sites, Outlook
mall Calendar Taskintogration, rjectNgmt Alaris & Natietions Serversbased Excel Spreadsheet
1 Web Parts, KPs/Dashboar
Enterprise
Blogs, Wikis My ies, People Profiles Ccollabaration Une! BusinessData Worktow, Web Forms, Sodal Networking Portal Integration
‘SharePoint, Network Drives, Line ‘of Business Systems, ele-based
Result Wimming People Search ‘ual Version History, Records gmt Document Management Intranet, xuaret Publctacina Websites,
Hinh vé 2-1 : Cac tinh nang chinh MOSS 2007 2.2 Kiến trúc của MOSS 2007 ` Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Common Framework MOSS Application Services Core Services Windows SharePoint Services 3.0 Platform Miocrosoft SQL Server Windows Server
Hình vẽ 2-2 : Kiến trúc của MOSS 2007
Số chức năng của MOSS phụ thuộc lúc cài đặt các thành phân, cũng như việc có kích hoạt
các tính năng này lên không (ví dụ như WSS và SQL Server)
Trang 622.12 Cong tie: -
Dich vụ này hỗ trợ các cuộc thảo luận và chia sẻ các như: tình trạng đang trực tuyên, không trực tuyên, đang ở xa, đang trong một cuộc họp, đang sử dụng điện thoại, wv
2.2.1.3 Quản bi noi dung doanh nghiép (ECM) :
Str dung dich vụ này người dùng có thê tạo ra các tiến trình luồng công việc và các dữ liệu hợp lệ cho các tài liệu của Office 2007 thông qua thư viện luồng công việc của windows
(Windows Workflow Foundation-WWEF) MOSS có sẵn một số qui trình luỗng công việc
dược xác dịnh trước, nhưng người ding co thé tao ra các qui trình công việc tủy chính bằng cách sử dụng MOSS Designer 2007 hoặc Visual Studio 2005
2214 Dịch vụ Excel :
Dich vụ nảy cung cấp cho người sử dụng khả năng đẻ hiến thị tất cả hay lựa chọn các phân dữ liệu trên máy chủ dựa trên bang tính Excel sử dụng một trình duyệt web Giao điện
lập trình ứng dụng (API) địch vụ Excel là một địch vụ có săn để hỗ trợ máy chủ tính toán số
liệu và vẽ lại các đồ họa phức tạp
2.215 Cong (Portal) :
Lõi của MOSS chính là bộ quan lý céng (portal manager), Phiên bản MOSS 2007
chính là phiên bản Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 nâng cấp Các địch vụ của công cung cấp chức năng hiển thị nội dung được sử dụng bởi tat cả các chức năng khác của SharePoint
2.2.1.6 Quán lý nội dùng WEB (WCM):
Dich vu WCM bao gom cac tinh nang nhw : hé tro Office SharePoint Designer 2007 phat triển các trang web mẫu (web template), sử dụng một mẫu trang web có sẵn, dịch vụ truy
nhập trang web, an ninh và kiểm soát truy cập và cuối cùng là xuất bản trang web 2.2.2 Dịch vụ ứng dung MOSS MOSS Application Services
cue Web Parts Workflows Scorecards People Performance | | Dashboards | | Report Center ge
Search Indicators
Business MySite User Profiles Data
Applications
Hình vẽ 2-4: Cac dich vụ ứng dụng của SharePoint
2221 Thư viện tài liệu:
Một loạt các thự viện tài liệu cho phép Công ty có thể quản lý, tổ chức và phân loại thông tin
theo hình thức phù hợp Có 3 mức độ trong thư viện tài liệu đó là : Thư viện tài liệu được
quan ly (The Managed Document Library), Thu vién phan chia (The Divisional Library) va Thu vién dich thuat (The Translation Library)
2222 Thanh phan web (Web Parts):
MOSS có sẵn một số đoạn trang web ASP.NET được viết từ trước như quản lý người sử dụng hoặc quản lý thông tin có thể áp dụng cho một công (Portal) hoặc sử dụng như là các trang web độc lập Ngoài ra có một vải Web part khác như Web part có khả năng cuộn tài liệu
(document roll-up Web Parts), Web part danh cho cộng sự vả thảnh vién (members and
colleagues Web Parts), Web part mạng xã hội Người dùng có thế tự tạo ra Web part bằng
Trang 7921011 Luéng cong viée (Workflow) :
MOSS có sẵn một loạt các qui trình luồng công việc được xác định trước Với một công việc nhất định thì có có sẵn các đoạn mã thi hành thực hiện theo các bước tiến trình
nhằm dạt dược một kết quả cuôi củng Workflow của MOSS dược xây dựng trên Windows
Workflow Foundation (là một phan cla NET Framework)
2224 ‘Thé ghi diém (Scorecards):
Scorecards lả một bảo cáo theo dõi hoạt động nghiệp vụ của người dùng (MOSS 2007
hỗ trợ các bảo cáo của Microsoft Scorecard Manager 2005 sinh ra, mặc dù tính năng nay da được nâng cấp lên Microsoft PerformancePoint Server 2007)
322 Tìm kiếm người dùng -
Tinh năng này cho tìm kiếm thông tin cúa tat ca người đàng Tính năng này hỗ trợ lập chỉ mục, thư mục Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) và danh sách phân phối Active Directory
2.2.2.6 Chi sé danh gid co ban (KPIs):
KPI thể hiện các thông tin về nghiệp vụ một cách thông minh theo một cách nhìn trực
quan đê đưa ra các chỉ số về một thành phân nhất định, về một chức năng hay một hoạt động
nghiệp vụ bất kỳ nào đó đang được tiên hành MOSS có một loạt các KPIs có thể làm việc
được với Excel 2007 và WSS
2.2.7 Bảng điều khiến (Dashboard):
Dashboard bản chất là một trang web có chứa một số thành phần có thể cập nhật tự
động một cách độc lập ví dụ như các danh sách, các liên kết, hay các thành phần khác hay
được truy cập
2.2.2.8 Trung tam Bao cdo(Report Center):
Các máy chủ Trung tâm Báo cáo được định nghĩa từ trước đùng để tùy chỉnh các trang
web hiển thi, quản lý và duy trì các liên kêt đền các báo cáo và bảng tính
22.9 Trang web cé nhan (Mysite):
Có lẽ đây là một trong những tính năng thân thiện cua MOSS Mysite cho phép người
dùng tùy biến và cá nhân hoá của các trang web hiện có trên cổng bằng cách sử dụng tính
năng Cá nhân hóa trang web (Personalization Site Feature)
2.2.10 Hồ sơ người đùng (LSer profiles):
Hồ sơ người dùng từ Active Directory được sử dụng bởi dịch vụ thông báo
(Notification Service) để nhằm đưa ra các cảnh báo tới những người sử dụng hợp pháp, cho mạng xã hội có cùng mối quan tâm, cho các thành viên của nhóm web part và cho các thành viên phân tán trên hệ thống
2.3.2.11 Ứng dụng dữ liệu nghiệp vụ (BIA):
MOSS cung cấp một số dịch vụ có hỗ trợ chuyên mục, việc lưu trữ, truy cập thông tin nghiệp vụ và các liên kết liên quan đến định nghĩa của Dòng nghiệp vụ (Line of business —
LOB) bằng cách sử dụng các dịch vụ thành phân như dịch vụ Danh mục đữ liệu nghiệp vụ (Business Data Catalog), dịch vụ Danh sách dữ liệu nghiệp vụ SharePoint (Business Data Sharepoint List), địch vụ Web Parts hay địch vụ Hoạt động đữ liệu nghiệp vụ (Business Data
Trang 82.2.3 Các dịch vụ lõi của MOSS
MOSS CORE SERVICES
Single femplates Personalization Argeting
Templat P ization Targeting | Sign-On Site Directory Hình vẽ 2-5 : Các dịch vụ lõi của SharePoint Excel Calculation Service
22:34 Tiéu ban (Templates):
Giống như tài liệu mẫu kèm với mỗi ứng dụng trong Office 2007, MOSS bao gồm
nhiều mẫu cho các trang web, các đanh sách, và các tài liệu hỗ trợ cho các việc như cộng tác, xây dựng báo cáo, hẹn giờ hoặc các sự kiện khác trên hệ thống
2.2.3.2 Ca nhdn héa (Personalization):
Người dùng được định nghĩa bởi tên, vị trí địa lý, đơn vị công tác, công việc, trách nhiệm công việc và các đặc tính khác
2123:3: Muc tiéu (Targeting):
Mục tiêu hướng độc giả vào những thông tin như tài liệu, báo cáo hay chức năng trên
một số nguyên tắc, các tiêu chí, các nhóm được định nghĩa trong WSS 3.0, Outlook 2007 hay
đanh sách phân tán của Exchange
2.2.3.4 Đăng nhập một cửa (Single Sign-on):
MOSS voi kha năng đăng nhập một cửa Singlc Sign-on (SSO) sẽ lưu giữ và định vị người dùng đồng thời chứng thực việc đăng nhập cho các hệ thông ứng dụng lớp đưới (back- enđ), các hệ thống ứng đụng của bên thứ ba bao gồm cả những Người dùng của Portal
22:3.2: Thu muc trang web (Site Directory):
Dich vu này về cơ bản là việc đặt những tên gợi ý cho một thư mục chứa web site trong
khu vực được tham chiêu bởi hệ thông
2.2.3.6 Danh muc dit liéu nghiép vy (BIC):
Dịch vụ này cho phép MOSS két hợp dữ liệu từ ứng dụng bên ngoài với các hé thé
lớp dưới (back-end) vào một danh sách (List), vào một Web Parts, vào một kết quả tìm kiêm
hay vào một ứng dụng của người dùng phát triển trong môi trường NET
22.37 Chuyén ining (Navigation): : |
Dich vụ này quản lý bao gồm các liên kết chuyên hướng trên các trang web cá nhân
cũng như trên các trình duyệt web khác Nó hỗ trợ hiên thị thông qua Office 2007 và MOSS
2.2.3.8, Canh bdo(Alert) :
Khi kích hoạt tính năng này, người sử đụng có thể nhận điện được sự kiện, xác định
được các thẻ sự kiện hay các thành phân dữ liệu trong quá trình theo dõi liên tục các thay đổi
của hệ thông
2.2.3.9 Quán lý thông tin quyên truy nhập (IRM):
IRM được tích hợp với Dịch vụ quản lý quyền truy nhập (Rights Management Service- RMS) của Windows Nó cho phép quản trị viên hệ thống cho phép ai có thể truy cập dữ liệu, những gì họ có thể làm với các đữ liệu và làm thế nào đề họ có thể truy cập vào dữ liệu
Trang 9MOSS có khả năng tìm kiếm trên diện Tộng các dữ liệu va tai liệu trong hệ thống Nó hỗ trợ việc tìm kiếm trên tất cả các mạng như mạng doanh nghiệp (Intranet), mạng nội bộ (LAN) và thậm chí cả Internet
2.2.3.11 Dich vu Excel (Fxcel Service):
> Dịch vụ tính toán Excel (Excel Caculation Services- ECS): ECS thực hiện tính toán thời
gian thực trên các bảng tính kết hợp với các dữ liệu bên ngoài, các tiễn trình hoạt động duoc quan ly va Office Excel 2007
> Truy cập Web Excel (Excel Web Access - EWA): Một phần dược xác dịnh trước của
Web Part sé cung cấp việc hiển thị và cộng lác với một bảng tínhExcel 2007 bằng một trình duyệt web
> Dịch vụ Web Excel (Excel Web Services - EWS): Đây là một dịch vụ web của MOSS
cung cấp các API cho người dùng để tự phát triên các ứng dụng kết hợp với bảng tính Excel 2007 2.2.4 Cấu trúc hạ tầng MOSS 2007 Dưới đây là một mô hình hạ tầng đơn giản của MOSS sỹ tì Ofiee2007\ | SS Clients Windows
Windows SharePoint Services Microsoft Office 2007 SharePoint Server SQL Serv
Hình vẽ 2-6 : Cấu trúc hạ tầng cơ bản của SharePoint 2.3 Quản lý luồng thông tin trong Sharepoint :
23.1 Windows Workflow Foundation base els =I al 2c 2 /iustom Nei se @ Hình vẽ 2-7 : Khung luông công việc trong SharePoint
Windows Workflow Foundation (WF) là một phần của NET Framework 3.0 (chính thức
được gọi là WinFX) bao gom Windows Communication Foundation (WCF) va Windows
Presentation Foundation (WPE)là nền tảng của quá trình tự động hóa được tích hợp vào
SharePoint Nó cung cấp một kiến trúc tổng quát cho tính năng, cung cấp các giải pháp kinh
doanh tự động hóa phong phú, trong khi vừa đảm bảo khả năng tích hợp các thành phần khác
Trang 1010
bat ky img dung nao cia NET, chang hạn như một ứng dụng WinForms và triển khai các thành phân công việc giỗng như một địch vụ web và truy cập chúng qua Internet
2.3.2 Các loại hình của luồng công việc
Có hai loại công việc: tuần tự (sequential workflow ) và theo trạng thái (State-machine
workflows) Thường có hai vấn đề khi người dùng xem xét lựa chọn mô hình nào đó là :
- WF framework cé linh hoat du dé chita ca hai kiểu không
- Các thành phân của luồn: lệc đã tồn tại có thể đễ dàng được tích hợp vào các thành phân mới khi có sự thay đôi về yêu câu không
23.2.1 Luéng cong viée tudn te
Luéng công việc tuần tự là thực hiện các chuỗi hành động từ đầu đến cuối Trong khi công, việc tuần tự có vé là cứng nhắc và được xác định trước, thì người dùng vẫn có thể tạo ra các
điều kiện trong công việc để được xác định được các con đường khác nhau tùy thuộc vào các
giá trị được thu thập từ các nguồn bên ngoài
251070 Ludng công việc trạng thái
Luỗng công việc trạng thái thể hiện các hành động khác nhau để đáp ứng với các sự kiện
roi rac Trong đó các sự kiện có thể được tạo ra hoặc là từ bên trong công việc hoặc tử một
ngn bên ngồi
2:33: Luong cong viéc voi ma nguồn va không mã nguôn
Có 3 cách tiếp cận để người dùng có thể sử dụng để xây dựng luồng công việc của mình, đó là lập trình (code), không cân lập trình (no-code) và các mã code ở bên trong (code-beside)
23.4 Bảo mật luông công việc
Báo mật luồng công việc là vấn đề hết sức quan trọng trong hệ thống (như vấn đề bảo mật trong tải khoán hệ thống - System Account của WSS, hay vấn đề bảo mật của nhận dạng dãy ứng dụng - App Pool Identity trên máy chủ và hệ thống tên miễn)
23.5 Luông công việc trong MOSS
2.3.5.1 Kiến trúc của luông công việc trong WAN
© SharePoint Workflow la nội dung trung tâm (Comem-Ceniric) : Cấu trúc sẵn có của luéng công việc trong Sharepoint là khá rõ ràng, nhưng nó cũng ảnh hưởng tới các thiết kế
trong môi trường WT như khi thực thi trong WSS Luông công việc trong sharepoint được
thiết kế cho việc đính kèm các tài liệu, danh sách và các thành phần khác
© SharePoint Workflow dya trén con người ( Human-Based) : Con người cũng là một nhân
tố trong việc tương tác với các tác vụ trong các luéng công việc Người dùng có thé tao va
chỉ định các tác vụ đồng thời có thể dừng việc thực thí một luéng công việc cho đến khi tác vụ đó được hoàn thành
23.5.2 Chu trình sống (Lifeeyele) của một luỗng công viée SharePoint
Luông công việc được quản lí bởi một chuôi các sự kiện cụ thê và duy nhât trong môi
trường Sharepoint Trên thực tê các luông công việc này luôn tương tác với các tài liệu, danh sách Association |=) Initiation |=] Modification | ==)) Completion Workflow
Workflow type Workflow ene) Workflow
attached tolist| | instance | —? modified while =>) instance
created for item} running terminated
Hình vẽ 2-8 : Chu trình sống của một luồng công việc
Trang 1111
Triển khai một luông công việc trong MOSS
Khi tạo ra một luồng công việc, người dùng có thể viết một mã hoạt động hoặc một loại hoạt động khác và không cân quan tâm tới việc đồng bộ hoá Tuy nhiên, với Sharepoint van dề là sự tối ưu hoá trong triển khai Sharepoint sé ghi lai tat ca các hành dộng cho tới khi dầu
vào được nhập vào hoặc một sự kiện nào đó xảy ra Tại thời điểm đó SharePoint cam kết các
thay đổi đối với cơ sở đữ liệu nội dung và bỏ qua các hoạt động bình thường có thể xảy ra nếu
một trong những mô hình đối tượng liên hệ trực tiếp với SharePoint 2.4 Cộng tác trong Sharepoint : Documents HH lu nà Weftepaces Calendars Hình vẽ 2-9 : Ứng dụng cộng tác trong Sharepoint 2.4.1 TasÄ,list và workspdace #411 Workspace
Không gian làm việc(Workspace) dùng để chia sẻ tải liệu, tạo quy trình xứ thông tin, chia sẻ lịch làm việc và tác vụ chung cho cả nhóm Không gian làm việc cung câp cho thành viên
trong một đội một công cụ để cộng tác Có các loại workspace như : Document Workspace,
Basic Meeting Workspace, Blank Meeting Workspace, Decision Meeting Workspace, Social Meeting Workspace, Multipage Meeting Workspace
2.4.1.2 Lists
Nói một cách đơn giản thì một danh sách (SharePoint Lists ) chi là một tập hợp các đữ
liệu liên kết hoặc các nội dung được bồ trí trong các hàng cội Mỗi cột có một tên cụ thể và các loại cột đó mô tả các loại dữ liệu dự định được lưu trữ trong cột đó Danh sách trong
SharePoint là một trong những cách để nhất và linh hoạt nhất để chia sẻ thông tin với người
dùng SharePoint Có các loại danh sách là : Danh sách dựng sẵn (Prebuild List), Nhóm Danh
sách giao tiếp, Nhóm Danh sách theo ddi
2.4.1.3 Nhiém vu (Tasks)
Nhiệm vụ thường được gắn với một danh sách các công việc của một thành viên hoặc một nhóm trong các hoạt động cộng tác Sử dụng danh sách các nhiệm vụ công việc để chỉ
định nhiệm vụ đó cho một thành viên của nhóm Đồng thời chỉ định ngày đáo hạn, mức độ ưu
tiên, đồng thời cho thấy được tình trạng công việc của các thành viên 2.4.2 Calendar
Lịch công tac (calendar) chinh la m6t dang Sharepoint List, nhưng do tính chất hay dùng của nó nên trên hệ thông MOSS vẫn tách nó ra làm một phân riêng trong các sơ đồ mô tả Các hoạt động cộng tác cúa nhóm thông qua việc chia sẻ lịch công tác sẽ giúp người quản
lý công việc có thé theo đõi được được chính xác tinh trạng công việc của các thành viên, qua
đó phân chía công việc khoa học và hợp lý hơn
2.43 Blog, wikies va Discussion
24.3.1 Blog
Trang 12
12
Là một cách rất hữu ích để cung cấp nội dung cho một đối tượng quan tâm một cách
thường xuyên Blog là một dang nhật ký điện tử rất đơn giản Một Blog điển hình có một
trang chính cung cập các nội dung theo thứ tự thời gian, cho phép tác giả phân loại nội dung để người đọc có thể lựa chọn và chọn những gì là phù hợp nhất với họ
2.4.3.2 Wiki
Wiki là một loại trang web cho phép mọi người truy cập vào đễ dàng đề thay đối nội
dung của các trang hiện tại và thêm các trang mới SharePoint cũng giúp người dùng tạo ra
các trang Wiki được bảo vệ cân mật với phương thức khá dễ dàng mà không cần người dùng
biết nhiều về cách xây dựng một trang web
2.4.3.3 Discussion
Bảng tháo luận cung cấp một diễn đàn để trò chuyện về chủ đề mà nhóm của người
dùng quan tâm Bảng thảo luận xuất hiện trên một trang thường sẽ bao gồm các chức năng
như : cho phép tạo các cuộc thảo luận mới, sắp xếp và lọc các thảo luận, chuyển déi các cách
xem các bảng thảo luận, thay đổi thiết kế của các bảng thảo luận
2.4.4 Personalized Site
Trang cá nhan (trong Sharepoint gọi là MySite) là một trang web cá nhân cung cấp cho người dùng một địa điểm trung tâm dé quan ly va lưu trữ tài liệu, các nội dung, danh sách liên
lạc, đanh sách liên kết Về vấn đề bảo mật thì người dung sé tu quyét dinh ai duoc xem thong
tin trên trang công cộng của người dùng
2.4.5 Documents va Libraries
24, Tài liệu
Quản lý tài liệu trong môi trường SharePoint bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau của các
văn bản quản lý, từ kiểm soát truy cập để kiểm soát các phiên bản để xem xét, phê duyệt nội dung
SharePoint có một nên tảng vượt trội cho giải pháp quản lý tài liệu SharePoint đã thành
công khi sử dụng siêu dữ liệu dé phân biệt giữa hệ thống (system), các lớp (class) vả thực thẻ
siêu đữ liệu (instance metadata) Ở mức hệ thống (system-level)siêu dữ liệu được duy trì trong
nội bộ của SharePoint cho tất cả các tài liệu
2.4.5.2 Libraries
Thư viện lưu trữ có chon lọc các loại đữ liệu như : văn bản, hình ánh đỗ họa hay các loại
thông tin khác của người sử dụng Trên thực ế, thư viện là một dạng đặc biệt SharePoint List
Có một số các loại thư là : Thư viện văn bản (Document I ibrary), Thu vién mau
(Form Library), Thu vién anh (Picture Library), Thư viện kết nối dir ligu (Data Connection
library), Thu vién trình chiéu (Slide Library), Thư viện báo cáo (Report Library), Thu vién
Quan ly Dich thuat (Translation Management Library), Thu vién Wiki (Wiki Page library)
Trang 13
18
Chương 3 Ứng dụng công nghệ Sharepoint cho ứng dụng cộng tác và quản lý luông thong tin ing dung tai VDC
3.1 Trién khai img dung tai VDC
Sản phẩm dược phat trién tai VDC cé tén la MIS (Management Information System) va dựa trên céng nghé Sharepoint Hiện nay sản phẩm đang trong giai đoạn thử nghiệm và đã
nhận được nhiều đánh giả tốt từ người sử dụng 3.2, 3.2Thiết kế hệ thông Thông pao ban ol BẠN THƯ KÝ TT bạc tân Yiienxơie - DSess = l== Ki cu Vinbin ¢ [ fh guin ny VAN BAN a == F [ =< văn|băn Đơn vị phân phẩi | (Canhin phan phối m—— Tichnin xẻ + CHUYEN VIEN Cyénem ting LANH DAO BON VI 6 quang Ly BAN QUAN TR] Tu THẾ TRÔNG f ‡ i poo bd 4 bán Ther Roles DS, n Hình vẽ 3-1 : Thiết kế tổng thể
3.3 Các chức năng của chương trình:
3.3.1 Quan ly van ban:
Chương trình thực hiện quản lý các loại văn bản như : công văn đi và đến, tờ trình nội bộ,
hợp đồng
« Cho phép đưa vào hệ thống các văn bản dưới dạng điện tử (các tệp text hay các văn
bản đưới dạng hình ảnh) một lần duy nhất và chia sẻ, sử đụng chung cho tất cả các
bộ phận / cá nhân liên quan, giảm tối đa nhân lực và các tài nguyên khác cho việc in 4n, sao chụp trùng lắp tài liệu
e _ Hệ thống có khả năng tìm kiểm tất cả các đữ liệu văn bản có trong hệ thống (tìm
kiếm toàn văn hoặc theo tiêu chí, tính chat văn bản)
Trang 14
14
3.3.2 Quản lý cơng việc :
© _ Liên kết các công việc với các văn bản Cho phép những người có thắm quyền thực hiện giao việc cho tất cá các khâu liên quan như các cá nhân hay các don vi
e_ Việc báo cáo tiến độ công việc sẽ được các từng cá nhân thực hiện thông qua hệ
thống (có thê đính kèm cá các văn bản liên quan)
e Hệ thống cho phép kiểm soát được các công việc đang được thực hiện trong công
ty theo các tính chất: tới hạn, quá hạn, „ giúp cho Lãnh đạo Công ty, các phòng
ban, các trung tâm hay mỗi cá nhân có được công cụ để theo đõi và kiểm soát tiễn độ thực hiện công việc, góp phần nâng cao chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cung
cấp
3.3.3 Lịch công tác
Hệ thống thực hiện việc quản lý toàn bộ các thông tim về lịch công tác làm việc của các
đơn vị Quá trình đăng ký lịch công tác sẽ do các đơn vị chủ động đăng ký trên hệ thống Các
thông tin này được chia sé chung cho toàn bộ công ty dé theo đôi những nội dung liên quan
đến đơn vị mình
3.3.4 Cộng tác người dùng
Các người dùng trong hệ thống có thể cộng tác với các người dùng khác như : đăng ký
phòng họp và thiết bị âm thanh với người quản lý phỏng họp và thiết bị, đăng ký xe di công tác với người quản lý đội xe, hay đăng ký vật tư, văn phòng phẩm với người phụ trách cung
cấp vật tư văn phòng phẩm
3.3.5 Quan ly tin tức báo cáo
Nếu một người sử dụng trong hệ thống cần đăng một thơng báo cho tồn bộ người dùng
trong hệ thông thì sẽ thực hiện trong mục cập nhật tin tức Tinh chat cua tin tức có thê là dạng tin bình thường hoặc tin nỗi bật
3.3.6 Quan ly danh ba
Danh bạ là một chức năng không phức tạp nhưng lai trong đỗi hữu ích với người dùng trong hệ thống Nó cho phép mọi người trong công ty có thé lay được các thông tin cân thiết để liên lạc với một người nao do Tay theo quyền được phân, người dùng có thể được phép
nhập thông tin danh bạ để toàn bộ hệ thống sử dụng Các thông tin trên đanh bạ có thé tim
kiếm một cách đễ dàng quan nhiều tiêu chí như : Họ tên, đơn vị công tắc, email, v.v
3.3.7 Quản lý thông tin báo cáo tuân và giao bạn
Một chức năng tương đối quan trọng trong hệ thống đó là chức năng báo cáo tuần và thông
tin giao ban hàng tuần của công ty Tất cả các đơn vị hàng tuần sẽ phải thực hiện nộp báo cáo
điện tử lên trên hệ thống Don vi quan tri thông tín sẽ thực hiện việc tổng hợp các báo cáo
thành một báo cáo tổng hợp cung cấp cho toàn bộ người dùng trên hệ thông những thông tin chung nhất về các hoạt động cúa công ty Đông thời báo cáo tông hợp này còn được dùng để phục vụ cho các buối giao ban hành tuần của công ty
Sau mỗi cuộc họp giao ban thì thư ký cuộc họp cũng sẽ đưa lên hệ thống các thông báo giao ban dé tất cả người dùng biết Các thông tin này được lưu trữ trên hệ thống cũng sẽ giúp
người dùng thuận tiện trong việc tìm kiểm thông tin sau này
3.3.8 Quản trị hệ thông
Chúc năng quản trị hệ thống thực hiện những công việc liên quan đến hoạt động của các
chức năng được sử dụng trong hệ thống Người quan trị có trách nhiệm tạo ra các thông tin
ban đầu đề làm cơ sở cho việc sử dụng các chức năng hệ thống Ví dụ như đữ liệu ban đầu về phỏng họp về đơn vị, về chức đanh, về các loại văn bân,v.v
Trang 1515
3.4 Đánh giá quá trình thử' nghiệm ứng dụng
Cho đến thời điểm hiện tại ứng dụng van dang trong quá trình thử nghiệm tại văn phòng
công ty VDC Nhưng qua thời gian chạy thử nghiệm có thê rút ra một sô đánh giá nhận xét
như Sâu :
Với quá trình thử nghiệm được diễn ra trên qui mô 19 đơn vị tại văn phòng công ty VDC thì về tắt cả các chức năng của ứng dụng là đáp ứng tốt tất cä các yêu cầu sử dung cua ca 19 don vi
Với số lượng người dùng tham gia hệ thống khoảng 290 người thì nền táng cúa ứng dụng cũng dáp ứng tot tất cả các yêu cầu của người sử dụng như : thời gian dap ứng, hiệu suất sử dụng, không xây ra lỗi khi sử dụng, ,v.v Ngoài ra với
thân thiện người sử dụng tiếp cận chương trình tương đối nhanh do vậy đội ngũ kỹ thuật không phái mắt nhiều thời gian hỗ trợ
Đối với yêu cầu quản lý thì về cơ bản ứng đụng đã quản lý được các trường thông tin sau đó là : thông tin về văn bản, thông tin về công việc, thông tin về lịch làm
việc, thông tin liên hệ của các cá nhân và thông tin về các nguồn lực trong hệ
thống
Hiệu quả rõ nhất thu được khi sử dụng ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thông tin tại VDC đó là ứng dụng đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh của VDC Ứng dụng đã giúp cho lãnh đạo công ty, lãnh đạo các đơn vị nắm bắt kịp thời các thông tin về tiễn độ các công việc đang tiến hành Qua đó có
thể nhanh chóng ra các quyết định đối với hoạt động điều hành sản xuất của công
ty Đối với các cán bộ công nhân viên VDC khi tham gia hệ thông thì cũng đã giám
bớt được công sức, tiết kiệm được thời gian trong quá trình làm việc (như quản lý
văn bản trên máy, đăng ký phỏng họp, tìm kiếm thông tin liên lạc cá nhân,v.v ) Ngoài ra công ty cũng tiết kiệm được một số chỉ phí liên quan đến giấy tờ như không còn phải photo công văn cho từng đơn vị, các báo cáo tuần cũng không phải in ra, giấy đăng ký vật tư, văn phòng phẩm cũng không phải in ra,v.v Dặc biệt với
tính cộng tác cao, thì sự tương tác giữa những người dùng trong hệ thống cũng làm
tăng hiệu quả công việc Ví dụ khi có các công việc đã được phân công rõ ràng trên hệ thống, thì các cá nhân của các đơn vị không còn phải mất thời gian gặp gỡ chỉ dé thống nhất xem ai làm gì Khi một người làm xong công việc của mình thì những người khác thông qua hệ thống có thê biết được ngay và biết là sẽ tiếp tục phối hợp
công việc như thé nao
Định hướng của ứng đụng cộng tác và quan lý luồng thông tin tại VDC trong thời gian tới đó là sau khi kết thúc giai đoạn thử nghiệm, ứng dụng sẽ được mở rộng cho toàn bộ các trung tâm trực thuộc sử dụng (khoảng 1200 người trên toàn hệ thống) Phát triển thêm một số tính năng cho người đùng như blog cá nhân, trang wiki cho các phòng ban hay thư viện sách khoa học kỹ thuật, tài liệu pháp qui tham khảo cho
Trang 1618
KẾT LUẬN
Luận văn đã tập trung nghiên cứu và đưa ra các kết quả sau:
Trình bày tổng quan vẻ dặc diễm các ứng dụng cộng tác và quan lý luồng thong tin Có các nghiên cứu cụ thê trên công nghệ Sharepoint của Microsoft
Giới thiệu giải pháp đã triển khai tại VDC
Đề tài là một nghiên cứu tốt về công nghệ Sharepoint Service cho các đơn vị đi triển khai các ứng dụng công tác và quản lý luồng thông tin
Luận văn này có thể được phát triển theo một số hướng:
Tiếp tục nghiên cứu thêm về lĩnh vực : Business Intelligence, Enterprice Search trong Sharepoint dé hé tro cho việc hoàn thiện một ứng dụng tong thé trong doanh nghiép
Luận văn cũng có thé là tài liệu tham khảo tốt cho các khóa học về công nghệ
Sharepoint trong các trường học Thúc đây phát triển ứng dụng trên nền tảng SharePoint