Tóm tắt luận văn thạc sĩ kỹ thuật nghiên cứu công nghệ SHAREPOINT cho các ứng dụng cộng tác và quản lý thông

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VN cy ¬ HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG TOM TAT LUAN VAN THAC Si KY THUAT NGHIEN CUU CONG NGHE SHAREPOINT CHO CAC UNG DUNG CONG TAC VA QUAN LY LUONG THONG TIN NGÀNH:_ KỸ THUẬT ĐIỆN TỬ MASO : 605270 HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN : DANG QUOC BINH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS VŨ TUẦN LÂM HÀ NỘI - 2010 MỞ ĐẦU Cơ sở khoa học thực tiễn luận văn Hiện xu hướng việc ứng dụng CNTT vào công tác điều hành tác nghiệp xem biện pháp để tổ chức vả doanh nghiệp giảm phí quản lý, tăng hiệu suất xứ lý cơng việc Để đáp ứng nhu cầu ứng dụng cộng tác quản lý luồng thông tin ứng dụng doanh nghiệp quan tâm hang dau Mục đích luận văn Luận văn hồn thành với mục đích cung cấp nhìn tổng qt cơng nghệ Sharepoint cho ứng dụng cộng tác quản lý thông tin Nó bao gơm kiến trúc Sharepoint, hoạt động v quan ly luồng thông tin, đặc trưng môi trường cộng tác Cuối cùng, tác giá giới thiệu giải pháp triển khai cơng ty Điện tốn truyền số liệu- VDC Chương l Ứng dụng cộng tác quản lý luồng thông tin 1.1 Giới thiệu chung ! Ứng dụng cộng tác ứng dụng cho phép người ding cing hệ thống có thé tương tác với như: hội tháo trực tuyến, chia sẻ tải liệu, củng xây dựng tải liệu chung, sử dụng chung lịch công tác, chia sẻ tài nguyên hệ thống, vv tất ứng dụng liên quan đến việc phục vụ cho nhóm người sử dụng coi ứng dụng cộng tác + Ứng dụng quản lý luồng thông tin ứng dụng cho phép người dùng nhóm người dùng quản lý thông tin theo luồng (workflow) Một chuỗi công việc thực tuân tự song song ứng dụng quản lý cung câp cho người dùng thông tin công việc vào thời điểm 1.2, Tinh hình triển khai ứng dụng Có hai hình thức triên khai ứng dụng: + Ứng dụng cài đặt sử dụng độc lập cho đơn vị, tô chức ( sản phẩm SharePoint Microsoft, Lotus IBM, Beehive Oracle hay mã nguồn mở Docsvault Small Bussiness Edition cua Easy Data Access, Zimbra Collaboration Suite công ty Zimbra ,vv ) + Ứng dụng đơn vị chuyên nghiệp quản lý cho tô chức doanh nghiệp thuê sử dụng thông qua môi trường mạng diện rộng Intranet Internet (như sản phầm Google Wave, BaseCamp, hyperoffice, projecturf ;Freeway, ) Trong phạm vi giới hạn, nên dé tài xem xét so san phẩm sau ; Lotus IBM, Beehive Oracle,Sharepoint Microsoft 1.3 IBM Lotus Phần mềm cộng tác thông minh LBM Lotus kết hợp liệu với ứng dụng doanh nghiệp cung cập chúng thông qua cổng giao tiếp diện tử (portals) dược triển khai dé dàng nhờ sử dụng tiêu chuẩn mở, kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) linh hoạt khai thác triệt để công nghệ Web 2.0 -_ Ưu điểm: Bảo mật tốt (phân quyền theo vai trị) - _ Cơng cụ cộng tác quản trị nội dung mạnh (Tích hợp với IBM Tivoli) - _ Số lượng mẫu dựng sẵn hạn chế Do kho dé ngwéi ding lam quen với hệ thong -_ Phải sử dụng công cụ phát triển bên 1.4 Oracle Beehive Oracle Beehive cung cấp nhiều dịch vụ hợp tác tích hợp như: hội nghị, tin nhắn nhanh, email, lịch không gian làm việc nhóm Oracle Beehive xây dựng nên tảng tiêu chuẩn mở, đựa kiến trúc hỗ trợ ứng dụng mà khách hàng quen thuộc đăng nhập lần (SSO), Microsoft Outloo, Microsoft Active Directory, OpenLDAP Uu diém: - Hétro chuẩn tốt, chuẩn quan trọng WSRP, JSR 168 déu duoc Oracle tro -_ Có nhiều mẫu (template) sẵn - _ Khả tích hợp với ứng dụng bên thứ ba tốt Nhược diễm: Khả tích hợp với ứng dụng văn phòng (như MS Office) yếu, phải sử dụng sản phẩm bên thứ ba -_ -_ Giá tương đối cao cho hệ thông bes! in - Microsoft Sharepoint Tính dễ dựng: Dễ dùng, dễ quản trị đặc diêm bật giải pháp Microsoft Đặc tính giúp người dùng tiết kiệm nhiều trình triên - -_ - khai giải pháp: Năng suất phát triển giải pháp: Sharepoint phát triển môi trường NET, dùng NET làm môi trường phát triển giải pháp Theo đánh giá chuyên gia công nghệ giới, suất phát triển giải pháp NET thường cao suất phát triển giải pháp Java vào khoảng từ 30-40% Tính phong phú : Với giải phap Sharepoint, Microsoft di cung cấp cho người dùng nhiều tính tích hợp sẵn Cổng thông tin (Portal), môi trường Cộng tác (Collaboration), môi trường Mạng xã hội (MySites), ông phí sở hữu : Sự phong phú tính giúp người dùng giảm nhiều chi phi sở hữu Ưù điể -_ Dễ sử dụng, dễ phát triển ứng dụng, - _ Tương đối quen thuộc với cộng đồng IT Việt Nam -_ Sản phâm kiểm chứng Việt nam có nhiều tổ chức, doanh nghiệp, quan hành nghiệp ứng dụng thành công Nhược điểm: Yéu cau phải sử dụng giải pháp đồng Microsoft Chương Công nghệ SHAREPOINT 2.1 Giới thiệu chung Phiên bàn dang Server 2007 (MOSS) dược Microsoft giới thiệu dó Microsoft Office SharePoint SharePoint 2007 Overview Serversbased Spreadsheet Web Parts, Excel KPs/Dashboar Team sites, Outlook mall CalendarAlaris Taskintogration, rjectNgmt & Natietions Enterprise Ccollabaration Portal Blogs, Wikis My ies, Profiles SodalPeople Networking ‘SharePoint, Network Drives, Line ‘of Business Systems,People Search ele-based Result Wimming Worktow, Web Forms, Une! BusinessData Integration Document Management Intranet, xuaretVersion Publctacina ‘ual History, Websites, Records gmt Hinh vé 2-1 : Cac tinh nang chinh MOSS 2007 2.2 Kiến trúc MOSS 2007 ` Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Common Framework MOSS Application Services Core Services Windows SharePoint Services 3.0 Platform Miocrosoft SQL Server Windows Server Hình vẽ 2-2 : Kiến trúc MOSS 2007 Số chức MOSS phụ thuộc lúc cài đặt thành phân, tính lên khơng (ví dụ WSS SQL Server) 2.2.1 việc có kích hoạt Các Framework dùng chung MOSS Enterprise Content Management Excel Services coe Management Hình vẽ 2-3 : Framework ding chung cia SharePoint Zeal 22.12 Cong tie: - 2.2.1.3 Quản bi noi dung doanh nghiép (ECM) : 2214 Dịch vụ Excel : Dich vụ hỗ trợ thảo luận chia sẻ như: tình trạng trực tuyên, không trực tuyên, xa, họp, sử dụng điện thoại, wv Str dung dich vụ người dùng có thê tạo tiến trình luồng cơng việc liệu hợp lệ cho tài liệu Office 2007 thông qua thư viện luồng công việc windows (Windows Workflow Foundation-WWEF) MOSS có sẵn số qui trình luỗng cơng việc dược xác dịnh trước, người ding co thé tao qui trình cơng việc tủy cách sử dụng MOSS Designer 2007 Visual Studio 2005 Dich vụ nảy cung cấp cho người sử dụng khả đẻ hiến thị tất hay lựa chọn phân liệu máy chủ dựa bang tính Excel sử dụng trình duyệt web Giao điện lập trình ứng dụng (API) địch vụ Excel địch vụ có săn để hỗ trợ máy chủ tính tốn số liệu vẽ lại đồ họa phức tạp 2.215 Cong (Portal) : 2.2.1.6 Quánlý nội dùng WEB (WCM): Lõi MOSS quan lý céng (portal manager), Phiên MOSS 2007 phiên Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 nâng cấp Các địch vụ công cung cấp chức hiển thị nội dung sử dụng tat chức khác SharePoint Dich vu WCM bao gom cac tinh nang nhw : tro Office SharePoint Designer 2007 phat triển trang web mẫu (web template), sử dụng mẫu trang web có sẵn, dịch vụ truy nhập trang web, an ninh kiểm soát truy cập cuối xuất trang web 2.2.2 Dịch vụ ứng dung MOSS MOSS Application Services cue Web Parts People Search ge Performance | | Dashboards | | Report Center Indicators MySite Workflows User Profiles Scorecards Business Data Applications Hình vẽ 2-4: Cac dich vụ ứng dụng SharePoint 2221 Thư viện tài liệu: Một loạt thự viện tài liệu cho phép Cơng ty quản lý, tổ chức phân loại thơng tin theo hình thức phù hợp Có mức độ thư viện tài liệu : Thư viện tài liệu quan ly (The Managed Document Library), Thu vién phan chia (The Divisional Library) va Thu vién dich thuat (The Translation Library) 2222 Thanh phan web (Web Parts): MOSS có sẵn số đoạn trang web ASP.NET viết từ trước quản lý người sử dụng quản lý thơng tin áp dụng cho công (Portal) sử dụng trang web độc lập Ngồi có vải Web part khác Web part có khả cuộn tài liệu (document roll-up Web Parts), Web part danh cho cộng vả thảnh vién (members and colleagues Web Parts), Web part mạng xã hội Người dùng tự tạo Web part cách sử đụng Visual Studio 2005 921011 Luéng cong viée (Workflow): MOSS có sẵn loạt qui trình luồng cơng việc xác định trước Với cơng việc định có có sẵn đoạn mã thi hành thực theo bước tiến trình nhằm dạt dược kết ci củng Workflow MOSS Workflow Foundation (là phan cla NET Framework) 2224 dược xây dựng Windows ‘Thé ghi diém (Scorecards): Scorecards lả bảo cáo theo dõi hoạt động nghiệp vụ người dùng (MOSS 2007 hỗ trợ bảo cáo Microsoft Scorecard Manager 2005 sinh ra, tính da nâng cấp lên Microsoft PerformancePoint Server 2007) 322 Tìm kiếm người dùng - 2.2.2.6 Chi sé danh gid co ban (KPIs): Tinh cho tìm kiếm thơng tin cúa tat ca người đàng Tính hỗ trợ lập mục, thư mục Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) danh sách phân phối Active Directory KPI thể thông tin nghiệp vụ cách thơng minh theo cách nhìn trực quan đê đưa số thành phân định, chức hay hoạt động nghiệp vụ tiên hành với Excel 2007 WSS 2.2.7 MOSS có loạt KPIs làm việc Bảng điều khiến (Dashboard): Dashboard chất trang web có chứa số thành phần cập nhật tự động cách độc lập ví dụ danh sách, liên kết, hay thành phần khác hay truy cập 2.2.2.8 Trung tam Bao cdo(Report Center): Các máy chủ Trung tâm Báo cáo định nghĩa từ trước đùng để tùy chỉnh trang web hiển thi, quản lý trì liên kêt đền báo cáo bảng tính 22.9 Trang web cé nhan (Mysite): 2.2.10 Hồ sơ người đùng (LSer profiles): sơ người dùng từ Active Directory Có lẽ tính thân thiện cua MOSS Mysite cho phép người dùng tùy biến cá nhân hoá trang web có cổng cách sử dụng tính Cá nhân hóa trang web (Personalization Site Feature) Hồ sử dụng dịch vụ thông báo (Notification Service) để nhằm đưa cảnh báo tới người sử dụng hợp pháp, cho mạng xã hội có mối quan tâm, cho thành viên nhóm web part cho thành viên phân tán hệ thống 2.3.2.11 Ứng dụng liệu nghiệp vụ (BIA): MOSS cung cấp số dịch vụ có hỗ trợ chuyên mục, việc lưu trữ, truy cập thông tin nghiệp vụ liên kết liên quan đến định nghĩa Dòng nghiệp vụ (Line of business — LOB) cách sử dụng dịch vụ thành phân dịch vụ Danh mục đữ liệu nghiệp vụ (Business Data Catalog), dịch vụ Danh sách liệu nghiệp vụ SharePoint (Business Data Sharepoint List), địch vụ Web Parts hay địch vụ Hoạt động đữ liệu nghiệp vụ (Business Data Actions) 2.2.3 Các dịch vụ lõi MOSS MOSS CORE SERVICES Templat femplates P Personalization ization Argeting Targeting | Single Sign-On Site Directory Excel Calculation Service Hình vẽ 2-5 : Các dịch vụ lõi SharePoint 22:34 Tiéu ban (Templates): Giống tài liệu mẫu kèm với ứng dụng Office 2007, MOSS bao gồm nhiều mẫu cho trang web, đanh sách, tài liệu hỗ trợ cho việc cộng tác, xây dựng báo cáo, hẹn kiện khác hệ thống 2.2.3.2 Ca nhdn héa (Personalization): Người dùng định nghĩa tên, vị trí địa lý, đơn vị cơng tác, cơng việc, trách nhiệm cơng việc đặc tính khác 2123:3: Muc tiéu (Targeting): 2.2.3.4 Đăng nhập cửa (Single Sign-on): 22:3.2: Thu muc trang web (Site Directory): 2.2.3.6 Danh muc dit liéu nghiép vy (BIC): Mục tiêu hướng độc giả vào thông tin tài liệu, báo cáo hay chức số nguyên tắc, tiêu chí, nhóm định nghĩa WSS 3.0, Outlook 2007 hay đanh sách phân tán Exchange MOSS voi kha đăng nhập cửa Singlc Sign-on (SSO) lưu giữ định vị người dùng đồng thời chứng thực việc đăng nhập cho hệ thông ứng dụng lớp đưới (backenđ), hệ thống ứng đụng bên thứ ba bao gồm Người dùng Portal Dich vu việc đặt tên gợi ý cho thư mục chứa web site khu vực tham chiêu hệ thông Dịch vụ cho phép MOSS két hợp liệu từ ứng dụng bên với thé lớp (back-end) vào danh sách (List), vào Web Parts, vào kết tìm kiêm hay vào ứng dụng người dùng phát triển môi trường NET 22.37 Chuyén ining (Navigation): : | Dich vụ quản lý bao gồm liên kết chuyên hướng trang web cá nhân trình duyệt web khác Nó hỗ trợ hiên thị thơng qua Office 2007 MOSS 2.2.3.8, Canh bdo(Alert) : Khi kích hoạt tính này, người sử đụng nhận điện kiện, xác định thẻ kiện hay thành phân liệu trình theo dõi liên tục thay đổi hệ thông 2.2.3.9 Quánlý thông tin quyên truy nhập (IRM): IRM tích hợp với Dịch vụ quản lý quyền truy nhập (Rights Management ServiceRMS) Windows Nó cho phép quản trị viên hệ thống cho phép truy cập liệu, họ làm với đữ liệu làm đề họ truy cập vào liệu 2.2.3.10 Tìm kiếm (Search): MOSS có khả tìm kiếm diện Tộng liệu va tai liệu hệ thống Nó hỗ trợ việc tìm kiếm tất mạng mạng doanh nghiệp (Intranet), mạng nội (LAN) chí Internet 2.2.3.11 Dich vu Excel (Fxcel Service): > Dịch vụ tính tốn Excel (Excel Caculation Services- ECS): ECS thực tính tốn thời gian thực bảng tính kết hợp với liệu bên ngoài, tiễn trình hoạt động duoc quan ly va Office Excel 2007 > Truy cập Web Excel (Excel Web Access - EWA): Một phần dược xác dịnh trước Web Part sé cung cấp việc hiển thị cộng lác với bảng tínhExcel 2007 trình duyệt web Dịch vụ Web Excel (Excel Web Services - EWS): Đây dịch vụ web MOSS > cung cấp API cho người dùng để tự phát triên ứng dụng kết hợp với bảng tính Excel 2007 2.2.4 Cấu trúc hạ tầng MOSS 2007 Dưới mơ hình hạ tầng đơn giản MOSS sỹ tì Ofiee2007\ Clients SS | Windows Windows SharePoint Services Microsoft Office 2007 SharePoint Server SQL Serv Hình vẽ 2-6 : Cấu trúc hạ tầng SharePoint 2.3 Quản lý luồng thông tin Sharepoint : 23.1 Windows Workflow Foundation =I al 2c2 base els /iustom Nei se@ Hình vẽ 2-7 : Khung luông công việc SharePoint Windows Workflow Foundation (WF) phần NET gọi WinFX) bao gom Windows Communication Presentation Foundation (WPE)là tảng SharePoint Nó cung cấp kiến trúc tổng doanh tự động hóa phong phú, vừa thành giải pháp có Người quát đảm đùng Framework 3.0 (chính thức Foundation (WCF) va Windows q trình tự động hóa tích hợp vào cho tính năng, cung cấp giải pháp kinh bảo khả tích hợp thành phần khác nhúng thành phần cơng việc vào 10 bat ky img dung nao cia NET, chang hạn ứng dụng WinForms triển khai thành phân công việc giỗng địch vụ web truy cập chúng qua Internet 2.3.2 Các loại hình luồng cơng việc Có hai loại cơng việc: (sequential workflow ) theo trạng thái (State-machine workflows) Thường có hai vấn đề người dùng xem xét lựa chọn mơ hình : - WF framework cé linh hoat du dé chita ca hai kiểu không - Các thành phân luồn: lệc tồn đễ dàng tích hợp vào thành phân có thay đơi yêu câu không 23.2.1 Luéng cong viée tudn te Luéng công việc thực chuỗi hành động từ đầu đến cuối Trong công, việc có vé cứng nhắc xác định trước, người dùng tạo điều kiện công việc để xác định đường khác tùy thuộc vào giá trị thu thập từ nguồn bên 251070 Ludng công việc trạng thái Luỗng công việc trạng thái thể hành động khác để đáp ứng với kiện roi rac Trong kiện tạo từ bên cơng việc tử ngn bên ngồi 2:33: Luong cong viéc voi ma nguồn va không mã nguôn Có cách tiếp cận để người dùng sử dụng để xây dựng luồng cơng việc mình, lập trình (code), khơng cân lập trình (no-code) mã code bên (code-beside) 23.4 Bảo mật luông công việc Báo mật luồng công việc vấn đề quan trọng hệ thống (như vấn đề bảo mật tải khoán hệ thống- System Account WSS, hay vấn đề bảo mật nhận dạng dãy ứng dụng- App Pool Identity máy chủ hệ thống tên miễn) 23.5 Luông công việc MOSS 2.3.5.1 Kiến trúc luông công việc WAN © SharePoint Workflow la nội dung trung tâm (Comem-Ceniric) : Cấu trúc sẵn có lng cơng việc Sharepoint rõ ràng, ảnh hưởng tới thiết kế môi trường WT thực thi WSS Luông công việc sharepoint © thiết kế cho việc đính kèm tài liệu, danh sách thành phần khác SharePoint Workflow dya trén người ( Human-Based): Con người nhân tố việc tương tác với tác vụ lng cơng việc Người dùng có thé tao va định tác vụ đồng thời dừng việc thực thí lng cơng việc tác vụ hồn thành 23.5.2 Lng Chu trình sống (Lifeeyele) luỗng cơng viée SharePoint cơng việc quản lí chi kiện cụ thê nhât môi trường Sharepoint sách Trên thực tê luông công việc tương tác với tài liệu, danh Association Workflow type attached tolist| |=) Initiation | Workflow instance created for item} |=] | —? Modification | ==)) Completion Workflow ene) Workflow running terminated modified while =>) instance Hình vẽ 2-8 : Chu trình sống luồng cơng việc 10 11 Triển khai luông công việc MOSS Khi tạo luồng cơng việc, người dùng viết mã hoạt động loại hoạt động khác khơng cân quan tâm tới việc đồng hố Tuy nhiên, với Sharepoint van dề tối ưu hoá triển khai Sharepoint sé ghi lai tat ca hành dộng dầu vào nhập vào kiện xảy Tại thời điểm SharePoint cam kết thay đổi sở đữ liệu nội dung bỏ qua hoạt động bình thường xảy mơ hình đối tượng liên hệ trực tiếp với SharePoint 2.4 Cộng tác Sharepoint : Documents HH lu nà Weftepaces Calendars Hình vẽ 2-9 : Ứng dụng cộng tác Sharepoint 2.4.1 TasÄ,list workspdace #411 Workspace Không gian làm việc(Workspace) dùng để chia sẻ tải liệu, tạo quy trình xứ thơng tin, chia sẻ lịch làm việc tác vụ chung cho nhóm Khơng gian làm việc cung câp cho thành viên đội cơng cụ để cộng tác Có loại workspace như: Document Workspace, Basic Meeting Workspace, Blank Meeting Workspace, Decision Meeting Workspace, Social Meeting Workspace, Multipage Meeting Workspace 2.4.1.2 Lists Nói cách đơn giản danh sách (SharePoint Lists ) chi tập hợp đữ liệu liên kết nội dung bồ trí hàng cội Mỗi cột có tên cụ thể loại cột mơ tả loại liệu dự định lưu trữ cột Danh sách SharePoint cách để linh hoạt để chia sẻ thông tin với người dùng SharePoint Có loại danh sách : Danh sách dựng sẵn (Prebuild List), Nhóm sách giao tiếp, Nhóm Danh sách theo ddi Danh 2.4.1.3 Nhiém vu (Tasks) Nhiệm vụ thường gắn với danh sách cơng việc thành viên nhóm hoạt động cộng tác Sử dụng danh sách nhiệm vụ công việc để định nhiệm vụ cho thành viên nhóm Đồng thời định ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, đồng thời cho thấy tình trạng cơng việc thành viên 2.4.2 Calendar Lịch công tac (calendar) chinh la m6t dang Sharepoint List, tính chất hay dùng nên hệ thơng MOSS tách làm phân riêng sơ đồ mô tả Các hoạt động cộng tác cúa nhóm thơng qua việc chia sẻ lịch công tác giúp người quản lý cơng việc có thé theo đõi được xác tinh trạng cơng việc thành viên, qua phân chía cơng việc khoa học hợp lý 2.43 24.3.1 Blog, wikies va Discussion Blog 11 12 Là cách hữu ích để cung cấp nội dung cho đối tượng quan tâm cách thường xuyên Blog dang nhật ký điện tử đơn giản Một Blog điển hình có trang cung cập nội dung theo thứ tự thời gian, cho phép tác giả phân loại nội dung để người đọc lựa chọn chọn phù hợp với họ 2.4.3.2 Wiki 2.4.3.3 Discussion Wiki loại trang web cho phép người truy cập vào đễ dàng đề thay đối nội dung trang thêm trang SharePoint giúp người dùng tạo trang Wiki bảo vệ cân mật với phương thức dễ dàng mà không cần người dùng biết nhiều cách xây dựng trang web Bảng tháo luận cung cấp diễn đàn để trị chuyện chủ đề mà nhóm người dùng quan tâm Bảng thảo luận xuất trang thường bao gồm chức : cho phép tạo thảo luận mới, xếp lọc thảo luận, chuyển déi cách xem bảng thảo luận, thay đổi thiết kế bảng thảo luận 2.4.4 Personalized Site Trang cá nhan (trong Sharepoint gọi MySite) trang web cá nhân cung cấp cho người dùng địa điểm trung tâm dé quan ly va lưu trữ tài liệu, nội dung, danh sách liên lạc, đanh sách liên kết Về vấn đề bảo mật người dung sé tu quyét dinh duoc xem thong tin trang công cộng người dùng 2.4.5 Documents va Libraries 24, Tài liệu Quản lý tài liệu môi trường SharePoint bao gồm nhiều khía cạnh khác văn quản lý, từ kiểm soát truy cập để kiểm soát phiên để xem xét, phê duyệt nội dung SharePoint có nên tảng vượt trội cho giải pháp quản lý tài liệu SharePoint thành công sử dụng siêu liệu dé phân biệt hệ thống (system), lớp (class) vả thực thẻ siêu đữ liệu (instance metadata) Ở mức hệ thống (system-level)siêu liệu trì nội SharePoint cho tất tài liệu 2.4.5.2 Libraries Thư viện lưu trữ có chon lọc loại đữ liệu : văn bản, hình ánh đỗ họa hay loại thơng tin khác người sử dụng Trên thực Có số loại thư : Thư viện ế, thư viện dạng đặc biệt SharePoint List văn (Document I ibrary), Thu vién mau (Form Library), Thu vién anh (Picture Library), Thư viện kết nối dir ligu (Data Connection library), Thu vién trình chiéu (Slide Library), Thư viện báo cáo (Report Library), Thu vién Quan ly Dich thuat (Translation Management Library), Thu vién Wiki (Wiki Page library) 12 18 Chương Ứng dụng công nghệ Sharepoint cho ứng dụng cộng tác quản lý luông thong tin ing dung tai VDC 3.1 Trién khai img dung tai VDC Sản phẩm dược phat trién tai VDC cé tén la MIS (Management Information System) va dựa céng nghé Sharepoint Hiện sản phẩm giai đoạn thử nghiệm nhận nhiều đánh giả tốt từ người sử dụng 3.2, 3.2Thiết kế hệ thông ol Thông pao ban BẠN THƯ KÝ TT bạc tân Yiienxơie - DSess = l== guin ny Vinbin ¢ [ fh VAN BAN == F [ =< Đơn vị phân phẩi | (Canhin phan phối Kicu a văn|băn m——.xẻ Tichnin + CHUYEN VIEN Cyénem ting LANH DAO BON VI BAN QUAN TR] f ‡ i quang Ly Tu po bán THẾ TRÔNG bd Ther Roles DS, n Hình vẽ 3-1 : Thiết kế tổng thể 3.3 Các chức chương trình: 3.3.1 Quan ly van ban: Chương trình thực quản lý loại văn : công văn đến, tờ trình nội bộ, hợp đồng « Cho phép đưa vào hệ thống văn dạng đưới dạng hình ảnh) lần chia phận / cá nhân liên quan, giảm tối đa nhân lực in 4n, chụp trùng lắp tài liệu e _ Hệ thống có khả tìm kiểm tất đữ liệu kiếm toàn văn theo tiêu chí, tính chat văn bản) điện tử (các tệp text hay văn sẻ, sử đụng chung cho tất tài nguyên khác cho việc văn có hệ thống (tìm 13 14 3.3.2 Quản lý cơng việc : © _ Liên kết cơng việc với văn Cho phép người có thắm quyền thực giao việc cho tất cá khâu liên quan cá nhân hay don vi e_ e 3.3.3 Việc báo cáo tiến độ công việc cá nhân thực thông qua hệ thống (có thê đính kèm cá văn liên quan) Hệ thống cho phép kiểm soát công việc thực công ty theo tính chất: tới hạn, hạn, „ giúp cho Lãnh đạo Cơng ty, phịng ban, trung tâm hay cá nhân có cơng cụ để theo đõi kiểm sốt tiễn độ thực cơng việc, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp Lịch công tác Hệ thống thực việc quản lý tồn thơng tim lịch công tác làm việc đơn vị Quá trình đăng ký lịch cơng tác đơn vị chủ động đăng ký hệ thống Các thông tin chia sé chung cho tồn cơng ty dé theo đôi nội dung liên quan đến đơn vị 3.3.4 Cộng tác người dùng Các phịng tác với cấp vật người họp người tư văn 3.3.5 dùng hệ thống cộng tác với người dùng khác : đăng ký thiết bị âm với người quản lý họp thiết bị, đăng ký xe di công quản lý đội xe, hay đăng ký vật tư, văn phòng phẩm với người phụ trách cung phòng phẩm Quan ly tin tức báo cáo Nếu người sử dụng hệ thống cần đăng thơng báo cho tồn người dùng hệ thơng thực mục cập nhật tin tức Tinh chat cua tin tức có thê dạng tin bình thường tin nỗi bật 3.3.6 Quan ly danh ba Danh bạ chức không phức tạp lai đỗi hữu ích với người dùng hệ thống Nó cho phép người cơng ty có thé lay thơng tin cân thiết để liên lạc với người nao Tay theo quyền phân, người dùng phép nhập thơng tin danh bạ để tồn hệ thống sử dụng Các thơng tin đanh bạ có thé tim kiếm cách đễ dàng quan nhiều tiêu chí : Họ tên, đơn vị công tắc, email, v.v 3.3.7 Quản lý thông tin báo cáo tuân giao bạn Một chức tương đối quan trọng hệ thống chức báo cáo tuần thông tin giao ban hàng tuần công ty Tất đơn vị hàng tuần phải thực nộp báo cáo điện tử lên hệ thống Don vi quan tri thơng tín thực việc tổng hợp báo cáo thành báo cáo tổng hợp cung cấp cho tồn người dùng hệ thơng thông tin chung hoạt động cúa cơng ty Đơng thời báo cáo tơng hợp cịn dùng để phục vụ cho buối giao ban hành tuần công ty Sau họp giao ban thư ký họp đưa lên hệ thống thông báo giao ban dé tất người dùng biết Các thông tin lưu trữ hệ thống giúp người dùng thuận tiện việc tìm kiểm thơng tin sau 3.3.8 Quản trị hệ thông Chúc quản trị hệ thống thực công việc liên quan đến hoạt động chức sử dụng hệ thống Người quan trị có trách nhiệm tạo thơng tin ban đầu đề làm sở cho việc sử dụng chức hệ thống Ví dụ đữ liệu ban đầu họp đơn vị, chức đanh, loại văn bân,v.v 14 15 3.4 Đánh giá trình thử' nghiệm ứng dụng Cho đến thời điểm ứng dụng van dang trình thử nghiệm văn phịng cơng ty VDC Nhưng qua thời gian chạy thử nghiệm có thê rút sô đánh giá nhận xét Sâu : Với q trình thử nghiệm diễn qui mơ 19 đơn vị văn phịng cơng ty VDC tắt chức ứng dụng đáp ứng tốt tất cä yêu cầu sử dung cua ca 19 don vi Với số lượng người dùng tham gia hệ thống khoảng 290 người táng cúa ứng dụng dáp ứng tot tất yêu cầu người sử dụng : thời gian dap ứng, hiệu suất sử dụng, không xây lỗi sử dụng, ,v.v Ngoài với thân thiện người sử dụng tiếp cận chương trình tương đối nhanh đội ngũ kỹ thuật không phái mắt nhiều thời gian hỗ trợ Đối với yêu cầu quản lý ứng đụng quản lý trường thơng tin sau : thơng tin văn bản, thông tin công việc, thông tin lịch làm việc, thông tin liên hệ cá nhân thông tin nguồn lực hệ thống Hiệu rõ thu sử dụng ứng dụng cộng tác quản lý luồng thông tin VDC ứng dụng hỗ trợ nhiều công tác điều hành sản xuất kinh doanh VDC Ứng dụng giúp cho lãnh đạo công ty, lãnh đạo đơn vị nắm bắt kịp thời thông tin tiễn độ công việc tiến hành Qua nhanh chóng định hoạt động điều hành sản xuất công ty Đối với cán công nhân viên VDC tham gia hệ thơng giám bớt công sức, tiết kiệm thời gian trình làm việc (như quản lý văn máy, đăng ký họp, tìm kiếm thơng tin liên lạc cá nhân,v.v ) Ngồi cơng ty tiết kiệm số phí liên quan đến giấy tờ khơng cịn phải photo cơng văn cho đơn vị, báo cáo tuần in ra, giấy đăng ký vật tư, văn phòng phẩm khơng phải in ra,v.v Dặc biệt với tính cộng tác cao, tương tác người dùng hệ thống làm tăng hiệu công việc Ví dụ có cơng việc phân cơng rõ ràng hệ thống, cá nhân đơn vị khơng cịn phải thời gian gặp gỡ dé thống xem làm Khi người làm xong cơng việc người khác thơng qua hệ thống có thê biết biết tiếp tục phối hợp công việc thé nao Định hướng ứng đụng cộng tác quan lý luồng thông tin VDC thời gian tới sau kết thúc giai đoạn thử nghiệm, ứng dụng mở rộng cho toàn trung tâm trực thuộc sử dụng (khoảng 1200 người toàn hệ thống) Phát triển thêm số tính cho người đùng blog cá nhân, trang wiki cho phòng ban hay thư viện sách khoa học kỹ thuật, tài liệu pháp qui tham khảo cho tồn cơng ty,v.v 15 18 KẾT LUẬN Luận văn tập trung nghiên cứu đưa kết sau: Trình bày tổng quan vẻ dặc diễm ứng dụng cộng tác quan lý luồng thong tin Có nghiên cứu cụ thê công nghệ Sharepoint Microsoft Giới thiệu giải pháp triển khai VDC Đề tài nghiên cứu tốt công nghệ Sharepoint Service cho đơn vị triển khai ứng dụng công tác quản lý luồng thơng tin Luận văn phát triển theo số hướng: Tiếp tục nghiên cứu thêm lĩnh vực : Business Intelligence, Enterprice Search Sharepoint dé tro cho việc hoàn thiện ứng dụng tong thé doanh nghiép Luận văn có thé tài liệu tham khảo tốt cho khóa học công nghệ Sharepoint trường học Thúc phát triển ứng dụng tảng SharePoint 16 ... dụng cộng tác quản lý luồng thông tin ứng dụng doanh nghiệp quan tâm hang dau Mục đích luận văn Luận văn hồn thành với mục đích cung cấp nhìn tổng qt cơng nghệ Sharepoint cho ứng dụng cộng tác quản. .. sử dụng chung lịch công tác, chia sẻ tài nguyên hệ thống, vv tất ứng dụng liên quan đến việc phục vụ cho nhóm người sử dụng coi ứng dụng cộng tác + Ứng dụng quản lý luồng thông tin ứng dụng cho. .. diễm ứng dụng cộng tác quan lý luồng thong tin Có nghiên cứu cụ thê công nghệ Sharepoint Microsoft Giới thiệu giải pháp triển khai VDC Đề tài nghiên cứu tốt công nghệ Sharepoint Service cho đơn