Hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại NH công thương khu vực Hai Bà Trưng

Hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại NH công thương khu vực Hai Bà Trưng

LỜI MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Thực hiện chủ trương phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng đểtừng bước phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quảnlý của Nhà nước, ngành ngân hàng đã từng bước triển khai mạnh mẽ các công việccụ thể là: hoàn thiện hoá các thể lệ thanh toán hiện đại hoá công nghệ ngân hàng.

Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới cácnghiệp vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nước, từng bước hộinhập với hệ thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phương thức thanh toánđiện tử đã ra đời nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thương ViệtNam.

Dưới sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thể nóichủ trương trên được thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế Tuy phương thứcthanh toán điện tử mới được đưa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhưng quakết quả đã minh chứng rằng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn toàncó khả năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo thêm nguồn vốn chosự nghiệp CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường,thúc đẩy tiến trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân hàng Bên cạnh nhữngưu điểm, phương thức thanh toán điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần đượcnghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa.

Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứucác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chinhánh Ngân hàng công thương Hai Bà nói riêng.

Vì vậy em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượngcông tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trưng".

II Phạm vi nghiên cứu của đề tài

1 Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi nhánhNHCT Hai Bà Trưng về công tác thanh toán điện tử.

2 Thời gian nghiên cứu được tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004.

Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế,thời gian thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót.Em rất mong được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài viết của em được hoànthiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

tượng mất ổn định tiền tệ có thể dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an toàn tàichính rất khó khăn vì có thể xảy ra mất cắp…

Để khắc phục được những mặt tồn tại trên, phương thức thanh toán khôngdùng tiền mặt ra đời Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền kinhtế quốc dân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế - xãhội.

2.2 Ý nghĩa của thanh toán không dùng tiền mặt

Trong thực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì việc thanh toán,chi trả bằng tiền mặt ngày càng ít đi và thay thế là quá trình thanh toán không dùngtiền mặt, ở các nước có nền kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh toán không dùng tiềnmặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đều được tập trung thông qua ngân hàng đểthanh toán, chính vì vậy thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa rất lớn.

Thanh toán không dùng tiền mặt giúp ngân hàng và các tổ chức tài chính cóthể phát huy được khả năng huy động vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế đểcho vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng.

Việc mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thực hiện tốt chínhsách tiền tệ của nhà nước.

Tạo điều kiện giảm chi phí lưu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội,tăng cường độ an toàn và phòng ngừa rủi ro.

II VAI TRÒ, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC THANH TOÁN VÀ CÁCPHƯƠNG THỨC THANH TOÁN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG

Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi hỏingân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợpvới yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ của toàn xã hội,

tăng cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cảitiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng.

2 Ý nghĩa

Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực hiệnđầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện cácchức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng.

Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một hệthống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng.

Có tác động qua lại và ảnh hưởng đến bản chất của các công cụ hiện có trênthị trường tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng, từ đó có tác độngđến cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ.

Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán củanền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng.

Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình thanhtoán không dùng tiền mặt.

Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường, đất nước càng phát triển, đờisống của người dân không ngừng tăng lên, sản xuất lưu thông hàng hoá ngày càngphát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế được thực hiện dướihình thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa dạng không chỉ ở cùng mộtngân hàng mà họ còn mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, chính vì vậy việctổ chức thanh toán qua lại giữa các ngân hàng là một yêu cầu cần thiết và kháchquan.

Trong thanh toán không dùng tiền mặt: Người trả tiền và người thụ hưởngđều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển tiềntrên các tài khoản ở cùng một ngân hàng Nhưng nếu người trả tiền và người thụ

hưởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng tham giathực hiện thanh toán, thông qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng.Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu của việc tập trung và điều hoà vốnthuộc ngân sách nhà nước, của các ngành, các tổ chức kinh tế.

Ngoài ra, xuất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu cầu của công cuộcđiều hoà vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụthanh toán giữa các ngân hàng.

4 Các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng

Do cơ cấu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ thốngđộc lập về vốn, mỗi NHTM được tổ chức thành lập từ trung ương đến cơ sở Vìvậy thanh toán giữa các đơn vị ngân hàng được thực hiện theo các phương thứcsau:

- Phương thức thanh toán liên hàng- Phương thức thanh toán bù trừ

- Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tàikhoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác.

- Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ.

III PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ĐIỆN TỬ (TTĐT) Ở NGÂN HÀNG CÔNGTHƯƠNG

1 Các quy định chung

Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máyvi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệthống Ngân hàng Công thương Việt Nam.

- Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thương Việt Nam đềuđược tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàngban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước vàcác văn bản hướng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam.

3 Quy trình hạch toán

3.1 Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL)

3.1.1 Tạo lập lệnh thanh toán

3.1.1.1 Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy

- Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL cácchứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nước vàhướng dẫn của ngân hàng công thương đối với từng thể thức thanh toán.

- Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộpvào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tàikhoản của khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng) Nếuđủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch Sau đó ghisố lệnh thanh toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toánhoặc người được uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).

- KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợplệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSVvào phần kiểm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính KSV nhập lại cácyếu tố bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh Tuỳ theo yêu cầu quản lý để đảmbảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòngkế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, tàikhoản người phát lệnh, tài khoản người nhận lệnh Nếu khớp đúng, ký chữ kýkiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máytính để chuyển đi Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyêntrách.

- Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, búttoán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu.

3.1.1.2 Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ điện tử:

NHPL nhận được chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanhtoán song biên, thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngânhàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng)… chuyển đến Sau khi đã đượcgiải mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hoá thành lệnhthanh toán trong hệ thống NHCTVN.

Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thốngthanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lôchuyển đi ngân hàng nhận lệnh (NHNL) Trường hợp cần thiết có thể lựa chọn tínhKHM từng lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểmsoát.

- Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán và chuyển đi,bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu.

3.2 Hạch toán:

3.2.1 Tại ngân hàng phát lệnh

3.2.1.1 Lệnh thanh toán của khách hàng:

- Đối với lệnh thanh toán có:

Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợpCó: TK ĐCV trong kế hoạch

- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các trườnghợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận được NHCTVN chấp thuận):

Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyển đi hạch toán:Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSVkiểm tra KHM, nếu hợp lệ chương trình tự động hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toánCó: TK khách hàng

Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNLlập lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từchối NHPL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

Các trường hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo điểm2.1.2 dưới đây.

3.2.1.2 Lệnh thanh toán nội bộ

- Đối với lệnh thanh toán có

- Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW:

Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chinhánh vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN Trên cơ sở số vốnphải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trênđịa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đểchuyển sang NHNN Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (sốhiệu 999) và hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nước.

- Trường hợp chuyển các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyển giữa cácloại vốn giữa TW với chi nhánh)

Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan vàcác văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từđiện tử

Việc lập và kiểm soát chứng từ được thực hiện như điểm 1.1 nêu trên.

3.2.2 Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL)

3.2.2.1 Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến

Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theodõi lệnh thanh toán đến Khi nhận được lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thôngbáo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM.

KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời.Sau khi KSV kiểm tra KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toánhạch toán được tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu.

a) Tại các chi nhánh NHCT

* Đối với lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từchuyển cho người nhận lệnh tại NHNL)

- KSV kiểm tra KHM theo từng lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin ngườinhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản ngượ nhận lệnh,nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán đểxử lý theo quy trình xử lý sai sót.

- Sau khi được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT inphục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo nợ hoặc báocó khách hàng, 1 liên lưu nhật ký chứng từ Các lệnh thanh toán in ra phải ký đầyđủ chữ ký theo quy định

- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủđiều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lậpđiện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL Nếu không đủđiều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán sau đó lậplệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từchối.

* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếpthuộc CN.

- Các lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự độngchuyển tiếp đến điểm giao dịch.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theonhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch.

* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.

- KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ,TTLNH…) để kiểm tra KHM theo lô Chương trình tự động định khoản và hạchtoán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theotừng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp.

- Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT inphục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy địnhcủa NHNNVN.

- Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên đượcchương trình tự động hạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán.

* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ

nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT khác)- Các lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hoạch toán và tự độngchuyển tiếp đến ngân hàng nhận lệnh.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch(mẫu 03-CTĐT) để kiểm tra và lưu trữ.

* Đối với lệnh thanh toán giữa các điểm giao dịch trong cùng CN.

- Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểmgiao dịch nhận lệnh.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) để kiểmtra, đối chiếu với điểm giao dịch.

b) Tại điểm giao dịch.

Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có người hưởng tại điểm giaodịch như điểm 1.1.1 nêu trên.

3.2.3 Tại trung tâm thanh toán (TTTT)

- Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chinhánh để hạch toán đối chiếu Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang sốhiệu ngân hàng của chi nhánh NHCT đó Đối với chi nhánh trực thuộc (CN cấp 1),TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốngiữa TW với CN.

* Lưu ý: Đối với chi nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TKĐCV trong kế hoạch

- Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểmtra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán:

+ Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có+ Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống

3.2.3.1 Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống:

- Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPLđược hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đốichiếu với NHNL.

- Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ củaTTTT, các lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt độngkế tiếp của hệ thống.

- Sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán chưa được đối chiếu đượcchuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp.TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xửlý và lưu trữ.

3.2.3.2 Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống

* Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khoásổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…

- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vàotài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đicho thanh toán song biên, liên NH…

- KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theotừng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.

* Trường hợp nhận được lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổcủa các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…

- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vàotài khoản ĐCV chờ thanh toán.

- KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đốichiếu

- Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồnđọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, liênNH… và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các chứng từtồn đọng được lựa chọn.

3.2.3.3 Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh.

- Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chi nhánhNHCT được thực hiện như đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục I điểm 1.1)

- Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh được xử lý như đối vớicác lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II điểm 1.1.1)

3.2.3.4 Hạch toán

* Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống:

- Đối với lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.

Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.- Đối với lệnh thanh toán Nợ:

Có: TK thu chi hộ (TT song biên hoặc TTLNH)

b Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừngthanh toán song biên, liên NH…:

Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPLCó TK ĐCV chờ thanh toán

* Hạch toán các khoản vốn từ chi nhánh NHCT về TTTT:a Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCTVN

- Khi nhận chuyển chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTThạch toán

Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống

Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn

- Nhận được giấy báo có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán:Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW

Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL

* Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh

Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chinhánh đã được NHCTVN phê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để tríchtài khoản tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nước Trung ương chuyển tiếp vốncho NH xin tiếp vốn Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán:

Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn).

Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN

Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đến trongngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày Các báocáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày Ngoài ra, cácđơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau:

+ Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT.

* Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM

Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phảiđược điều chỉnh bằng bút toán Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau:

- Chuyển tiền thiếu:

Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh toánchuyển đến thiếu để lập bổ sung Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõchuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số… ngày… và hạch toán như các lệnh thanhtoán đi bình thường.

- Chuyển tiền thừa:

Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, ngân hàngphát lệnh phải lập ngay điện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản chuyểntiền thừa gửi ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời Tuỳ từng trườnghợp cụ thể, NHPL xử lý như sau:

+ Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đinhưng NHNL chưa kiểm tra KHM:

KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếuđiều chỉnh và hạch toán:

Đối với lệnh thanh toán có:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toánNợ đỏ: TK đã trích thừa

Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trảsố tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý.

Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPLhạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý

Đối với lệnh thanh toán nợ:

Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:Có đỏ: TK thích hợp

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiềnchuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Số tiền chuyển thừa

Số tiền thu hồiđược

Số tiền chuyển thừa

Số tiền chuyển thừa

Đối với lệnh thanh toán có:

Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnhhạch toán:

Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót)Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa)

Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa vàghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừacho người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìmbiện pháp thu hồi.

Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần sốtiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:

Đối với lệnh thanh toán nợ:

Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:Có đỏ: TK thích hợp

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiềnchuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ

Số tiền chuyển thừa

Số tiền thu hồi được

Số tiền chuyển thừa

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

* Chuyển tiền ngược vế

Khi phát lệnh thanh toán bị sai ngược vế, NHPL phải lập điện thông báo choNHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý Đồng thời NHPL thực hiện điều chỉnhhuỷ bỏ xố tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó tất toán TK nàychuyển đi NHNL để huỷ toàn bộ lệnh thanh toán bị ngược vế và lập lệnh thanhtoán đúng chuyển đi.

Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp)Có: TK ĐCV trong KH

Nhưng NHPL đã chuyển và hạch toán:Nợ: TK ĐCV trong KH

Có: TK TG khách hàng (TK thích hợp)Xử lý: lập phiếu điều chỉnh hạch toán:

Có đỏ: TK TG khách hàng (TK thích hợp)Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Sau đó lập lệnh thanh toán có đi để tất toán chuyển tiền ngược vế:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong KH

Và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi ghi:Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp)

Có: TK ĐCV trong kế hoạch.- Đối với lệnh thanh toán nợ:

+ Đối với lệnh thanh toán nợ nội bộ được xử lý tương tự như trường hợplệnh thanh toán có chuyển ngược vế.

+ Đối với lệnh thanh toán nợ của khách hàng bị chuyển ngược vế thành lệnhthanh toán có phải xử lý như trường hợp điểm a ý 1.2.2.2 mục V để thu hồi toàn bộsố tiền chuyển ngược vế sau đó lập lệnh thanh toán nợ đúng gửi đi.

* Các sai sót khác:

- Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên ngườinhận, tài khoản, số CMND… mà chế độ cho phép thì NHPL gửi điện tra soát đếnNHNL để điều chỉnh lại lệnh thanh toán cho đúng.

- Đối với các lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đốichiếu hoặc phát hiện bị giả mạo Hệ thống tự động gửi lại lệnh thanh toán hoặc đốichiếu theo một số lần nhất định Sau một số lần gửi lại không thành công lệnhthanh toán sẽ bị phong toả và được xử lý như sau:

+ Tại NHPL, lệnh này sẽ không còn giá trị để gửi đi Căn cứ biên bản xácđịnh tình trạng kỹ thuật của lệnh thanh toán bị phong toả, NHPL huỷ lệnh thanhtoán theo biên bản với sự cho phép của TTTT NHPL lập phiếu điều chỉnh hạch

Toàn bộ số tiền đãchuyển ngược vế

Toàn bộ số tiền đãchuyển ngược vế

toán huỷ đỏ toàn bộ số tiền trên lệnh thanh toán bị huỷ Đồng thời lập lệnh thanhtoán khác thay thế.

3.2.4.2 Sai sót và điều chỉnh ngân hàng nhận lệnh.* Đối với lệnh thanh toán bị sai thiếu:

Khi nhận được lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu, NHNL kiểm tralệnh thanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với lệnh thanh toán chuyển bổsung Nếu đúng thì hạch toán như đối với các lệnh thanh toán đúng bình thườngkhác.

* Đối với lệnh thanh toán bị sai thừa:

- Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện trước khi kiểm tra KHM và hạchtoán:

Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm traKHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót.Khi nhận được lệnh thanh toán đến, NH kiểm soát, đối chiếu giữa lệnh thanh toánvới nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý:

+ Đối với lệnh thanh toán có, hạch toán:Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

- Nhận được được thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểmtra KHM và hạch toán nhưng trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, NHNL xửlý như sau:

+ Đối với lệnh thanh toán có:

Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh,hạch toán:

Có đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây)Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL,NHNL lập lệnh thanh toán có để trả lại số tiền thừa và hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch+ Đối với lệnh thanh toán nợ:

Căn cứ điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điềuchỉnh hạch toán:

Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây)Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận được lệnh thanh toán có củaNHPL chuyển đến để thu hồi số tiềnthừa trên, NHNL hạch toán:

- Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL saukhi đã kiểm traKHM và hạch toán nhưng trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thuhồi, NHNL xử lý như sau:

+ Đối với lệnh thanh toán có:

Trường hợp trên TK chỉ còn một phần: Xử lý và hạch toán như trường hợp

điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên.

Trường hợp trên TK không còn tiền:

NHNL ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến chưa thu hồi để theo dõi.NHNL căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL gửi đến, NHNL yêu cầukhách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàn trả.Sau khi nhận được tiền hoàn trả của khách hàng, kế toán ghi xuất sổ theo dõichuyển tiền thừa đến, lập lệnh thanh toán có hoàn trả số tiền chuyển thừa theohướng dẫn xử lý và hạch toán như trường hợp điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên.Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàngvãng lai không xác định được nơi cư trú, NHNL phải phối hợp với chính quyền địaphương và các cơ quan bảo vệ pháp luật để tìm mọi biện pháp thu hồi Sau khi ápdụng mọi biện pháp mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì NHNL lậpbiên bản nói rõ quá trình xử lý thu hồi tại NHNL, có xác nhận của chính quyền địaphương hoặc các cơ quan quản lý pháp luật, gửi cho NHPL để xử lý đồng thời ghixuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến.

+ Đối với lệnh thanh toán nợ:

Xử lý và hạch toán như trường hợp điểm b phần 2.2.2.1 mục V nêu trên.

* Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân,…

- Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tênkhách hàng, … NHNL hạch toán:

+ Đối với lệnh thanh toán có:Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán+ Đối với lệnh thanh toán Nợ:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạchĐồng thời lập điện tra soát NHPL

- Khi nhận được trả lời tra soát vào lệnh thanh toán Căn cứ vào nội dung

trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

* Chuyển tiền sai NHNL:

Khi nhận được lệnh thanh toán chuyển đến sai NHNL, NHNL hạch toánchuyển trả lại NHPL.

- Khi nhận hạch toán

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán- Khi chuyển trả NHPL, hạch toán:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

Hoặc hạch toán và xử lý ngược lại đối với lệnh thanh toán Nợ

* Chuyển tiền ngược vế:

- Trường hợp NHNL chưa kiểm tra KHM và hạch toán:

Nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL trước khi kiểmtra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bịngược vế để xử lý Khi nhận lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát, đối chiếu vớiđiện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý:

+ Đối với lệnh thanh toán cóNợ: TK ĐCV trong kế hoạch

- Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán:

Nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL nhưng NHNLđã kiểm tra KHM và hạch toán NHNL xử lý sau:

- Đối với lệnh thanh toán có

Xử lý như điểm a phần 2.2.2.1 mục V.- Đối với lệnh thanh toán Nợ

Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:Nợ đỏ: TK thích hợp

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận được điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, NHNL hạchtoán tất toán TK ĐCV chờ thanh toán

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

* Lưu ý: Xử lý sai sót tại các phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm tương tự nhưtrên (mục V) thông qua tài khoản thanh toán khác (5199.01xxx) và tài khoản chờthanh toán khác (4699.01xxx)

3.2.5 Đối chiếu và quyết toán:

3.2.5.1 Đối chiếu:* Đối chiếu hàng ngày:

- Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trungvà đối chiếu tập trung tại TW Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từnglệnh thanh toán.

- Tại NHPL, ngay sau khi lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tựđộng tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPLngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT.

- Tại NHNL, đối với lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiểm tra KHM vàhạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đốichiếu được phản hồi tức thời về NHNL.

- Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các Chi nhánhNHCT.

- Tại các Chi nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa Chi nhánhvới TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc.

- Việc đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệuhạch toán thông qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx) Với từngLệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại Chi nhánh vàngược lại.

- Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sanglàm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếukhớp đúng.

- Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báocáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình

để kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa đượckiểm tra khớp và hạch toán.

* Đối chiếu hàng tháng

- Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT:

+ Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điềuchuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hoà Các tài khoản nàyphải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đếnngày cuối tháng tại Chi nhánh phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngượclại.

+ Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết cácchứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13-CTĐT).Báo cáo được tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với dữ liệuhạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán.

+ Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chinhánh chương trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâmthanh toán với số liệu báo cáo của các Chi nhánh và phản hồi kết quả về Chinhánh Các chênh lệch đối chiếu được in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệuđã hạch toán trong tháng Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnhtại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng.

- Đối chiếu giữa ĐGD và Chi nhánh:

Thực hiện tương tự như đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài khoảnthanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc.

3.2.5.2 Quyết toán* Quyết toán ngày

- Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưngkhông được phép chuyển đổi trước 16h30 hàng ngày.

- Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngàylàm việc.

- Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ đượchạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp.

- Giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộcdo Giám đốc chi nhánh quy định.

- Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch.

* Quyết toán tháng, năm

- Quyết toán tháng:

- Quyết toán giữa TTTT và Chi nhánh

+ Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thôngbáo và cập nhật cho các Chi nhánh trước 01 ngày.

+ Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũngnhư truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được Chi nhánh phải nhận,kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếuvới TTTT.

+ Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới được TTTT cấp phép đểtiếp tục hoạt động chuyển tiền đi.

- Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc:

+ Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc điểmgiao dịch trực thuộc do Giám đốc chi nhánh qui định.

+ Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi,đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chi nhánh với các ĐGDtrực thuộc.

- Quyết toán năm:

Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành vàhướng dẫn của NHCT Việt Nam.

Trước ngày 31/12 của năm, trung tâm và các đơn vị chuyển tiền điện tửchấm dứt và xử lý xong tất cả các lịch chuyển tiền trong năm đó và đối chiếudoanh số chuyển tiền ngày 31/12.

Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền nămtrước còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tàikhoản chuyển tiền năm nay.