Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Của Một Chi Nhánh Ngân Hàng

Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày nay người ta thường hay đề cập đến những từ như: “kinh tế tri thức”, “thời đại khoa học công nghệ khoa học công nghệ”, “ bùng nổ công nghệ thông tin”, “chứng khoáng”, “tiền tệ” …Nhưng sinh viên trường Khoa học tự nhiên đứng đâu trong thời đại này.Để vừa hiểu kiến thức của môn học “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin” trong mối quan hệ chằng chịt của những điều trên chúng tôi đã cố gắng tìm hiểu về một khía cạnh rất nhỏ đó là: “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Của Một Chi Nhánh Ngân Hàng”. Tuy còn nhiều điều chưa thật sự nắm thật rõ nhưng qua đó chúng tôi cũng thấy và hình dung một cách thiết thực đến những khó khăn, đòi hỏi, và ứng dụng rất thực tế rất quan trọng của việc thiết kế hệ thống thông tin trong cuộc sống.Và chúng tôi nghĩ đó là mối quan tâm chung của chúng ta. Và hy vọng nó sẽ có ích cho những người xem. Chúng em chân thành cảm ơn thầy đã nhiệt tình giúp đỡ và cho chúng em nhiều kiến thức quý giá về lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để chúng em có thể hoàn thành đồ án một cách tốt nhất.Tuy nhiên, đồ án của chúng em chắc chắn còn nhiều sai sót mong thầy thông cảm và góp ý thêm cho chúng em. Nhóm : Phạm Diễm Trang Phạm Minh Điền 1 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 MỤC LỤC .2 I. Khào sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống 3 1. Khảo sát hệ thống 3 2.Phân tích hiện trạng hệ thống .3 II. Phân tích yêu cầu 13 1.Yêu cầu chức năng .13 2. Yêu cần phi chức năng 13 III. Phân tích hệ thống .14 1. Mô hinh thực thể ERD 14 a. Xác định các thực thể .14 b. Mô hình ERD 18 2.Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ 19 3. Mô ta chi tiết cho các quan hệ .19 4. Mô tả bảng tổng kết 31 a. Tổng kết quan hệ 31 b. Tổng kết thuộc tính 31 IV. Thiết kế giao diện .33 1. Các menu chính của giao diện .33 2. Mô tả Form 36 V. Thiết kế Ô xử lý .65 1. Diễn giảithuật toán 65 2. Các Ô xử lý .65 VI. Đánh giá ưu khuyết .72 2 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 1. Khảo sát hệ thống: Ngân hàng Phương Nam chi nhánh Minh Phụng là một chi nhánh của ngân hàng Phương Nam tại thành phố Hồ Chí Minh với đầy đủ các chức năng và phòng ban, phục vụ nhiều loại hình dịch vụ của ngân hàng. Quản lí một hệ thống gồm nhiều phòng giao dịch ở các khu vực của những quận chung quanh. Ngoài ra còn liên hệ giao dịch với các chi nhánh khác trong hệ của ngân hàng,và các ngân hàng khác trong và ngoài nước có liên kết với ngân hàng. Cụ thể có những loại hình dịch vụ cơ bản như: huy động vốn, cho vay tín dụng (tiêu dùng và thương mại), nhận chuyển tiền trong nước và gửi đi nước ngoài, nhận thanh toán quốc tế (xuất nhập khẩu), nhận đổi tiền… Chi nhánh quản lí nhiều điểm giao dịch có cấu trúc cơ bản sau: - Phòng giao dịch & kế toán: các nhân viên của phòng chịu trách nhiệm giao dịch với khách hàng như: mở tài khoảng cho khách hàng (tài khoản tiền gửi và tài khoản thanh toán), đổi tiền, rút tiền gửi, lãi xuất, thu lãi xuất từ các khoảng vay,nhận chuyển tiền trong nước, thanh toán trong nước khi có ủy nhiệm chi của khách hàng.Nhân viên sau khi thực hiện giao dịch sẽ chuyển qua phòng thu ngân. - Phòng kinh doanh và tín dụng : các nhân viên của phòng chịu trách nhiệm nhận các phiếu đề nghị vay của khách hàng, thẩm định tài khoản thế chấp của khách hàng (quyền sở hữu xem có giá trị pháp luật và giá trị thị trường), sau đó gửi đề nghị xuất vốn vay qua cho phòng kế toán,và chịu trách nhiệm chỉnh sửa sai sót nếu có yêu cầu từ phòng kế toán, theo dõi tình hình sử dụng vốn của khách hàng,cũng như chịu trách nhiệm khiếu kiện & hóa giá với các khoản nợ đòi. - Phòng thu ngân: phòng có 2 nhiệm vụ cơ bản là thu tiền và chi tiền khi có yêu cầu của phòng giao dịch và kế toán. Quản lí tiền và báo cáo về bộ phận kiểm soát . - Phòng thanh toán quốc tế: chức năng gần tương tự như phòng giao dịch nhưng các giao khách hàng của phòng có yếu tố nước ngoài như: thanh toán xuất nhập khẩu của các công ty, thanh toán các khoản tiêu dùng của khách hàng cá nhân như du lịch, du học,chuyển tiền cho người than… - Phòng nghiên cứu thị trường và kinh doanh tiền tệ: xem sự biến động của thị trường và đề xuất các loại lãi xuất mới, các dịch vụ mới…. - Phòng kĩ thuật: gồm đội ngũ nhân viên IT theo dõi các hoạt động qua thẻ tự động và chuyển số liệu tổng kết của các phòng. - Bộ phận bảo vệ: chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của ngân hàng. 2. Phân tích hiện trạng hệ thống Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý hoạt động của Ngân hàng: a. Gửi tiết kiệm: (gồm 3 loại: VNĐ, ngoại tệ, vàng) Nhân viên phòng giao dịch lập giấy gửi tiền (gồm 3 bản) cho khách hàng.Nếu khách đã có tài khoản thì cập nhật số tiền vào tài khoản, nếu chưa có tài khoản thì lập tài khoản mới cho khách hàng. Nếu số tiền của khách hàng gửi dưới 30 triệu thì nhân viên sẽ nhận trực tiếp nhận từ khách hàng và sau đó sẽ nộp về cho phòng thu ngân của ngân hàng.Nếu số tiền lớn hơn 30 triệu thì khách hàng nộp tại thu quỹ phòng thu ngân.Sau khi có chữ kí nhận của phòng thu ngân thì nhân viên trao cho khách hàng một bản giấy gửi tiết kiệm và lưu lại một bản. Phiếu gửi tiết kiệm theo mẫu sau: 3 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam Số CT : Số GD :. Số GDV : GIẤY GỬI TIỀN TIẾT KIỆM - VNĐ Ngày/ Date: … /… /200… Người gửi tiền/ Depositor : . Địa chỉ/ Address : . .Điện thoại/ Tel: . CMND/ ID/ PP No : .Ngày/ Dated: Nơi cấp/ Place of issue: . Loại tiết kiệm : . Kỳ hạn gửi/ Tem : .Số TK/ Acct No: Số tiền Bằng số/ In figures : . Bằng chữ/ In words : . Người gửi tiền/ Depositor (Ký tên/ Signature) Giao dịch viên Thủ quỹ Kiểm soát Số CT : . Số GD : . Số GDV : . GIẤY GỬI TIỀN TIẾT KIỆM – NGOẠI TỆ Ngày/ Date: … /… /200… Người gửi tiền/ Depositor : . Địa chỉ/ Address : . .Điện thoại/ Tel: . CMND/ ID/ PP No : .Ngày/ Dated: Nơi cấp/ Place of issue: . Loại tiết kiệm : . Kỳ hạn gửi/ Tem : .Số TK/ Acct No: Số tiền Bằng số/ In figures : . Bằng chữ/ In words : . Người gửi tiền/ Depositor (Ký tên/ Signature) Giao dịch viên Thủ quỹ Kiểm soát 4 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam Số CT : . Số GD : . Số GDV : . GIẤY GỬI TIỀN TIẾT KIỆM - VÀNG Ngày/ Date: … /… /200… Người gửi tiền/ Depositor : . Địa chỉ/ Address : . .Điện thoại/ Tel: . CMND/ ID/ PP No : .Ngày/ Dated: Nơi cấp/ Place of issue: . Loại tiết kiệm : . Kỳ hạn gửi/ Tem : .Số TK/ Acct No: Số tiền Bằng số/ In figures : . Bằng chữ/ In words : . Người gửi tiền/ Depositor (Ký tên/ Signature) Giao dịch viên Thủ quỹ Kiểm soát Nếu khách hàng gửi tiết kiệm lần đầu thì sẽ có thêm Phiếu đăng ký mẫu chữ ký: THẺ ĐĂNG KÝ MẪU CHỮ KÝ Dùng cho khách hàng gởi tiết kiệm lần đầu MÃ KH: Họ và tên (chủ tài khoản): Số CMND: Ngày cấp: .Nơi cấp: Địa chỉ: Điện thoại: Chữ ký lần 1: Chữ ký lần 2: Phần dành cho Ngân hàng Mã KH: . Ngày lập: . Chấp thuận bởi: (Nhân viên ký tên) 5 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam b. Chuyển đổi tiền: (đổi giữa ngoại tệ và VNĐ, VNĐ và ngoại tệ): Nhân viên lập phiếu thu đổi ngoại tệ, tính tỉ giá đối hoái của ngoại tệ và VNĐ ở thời điểm hiện tại và sau đó chuyển qua phòng thu ngân. Sau khi thực hiện giao dịch thì giữ lại một bản và đưa khách hàng một bản. Phiếu thu đổi ngoại tệ theo mẫu sau: PHIẾU THU ĐỔI NGOẠI TỆ MONEY RECEIPT Số/ No: Ngày/ Date: Chi nhánh/ Đại lý: PHẦN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG/ FOR CUSTOMER: Họ và tên/ Name: Số CMND/ Hộ chiếu/ ID/ Passport No: Địa chỉ tại VN/ Address in VN: Loại tiền đổi: Khách hàng ký Customer’s signature Khách hàng ký nhận tiền Customer’s signature upon Receipt money PHẦN DÀNH CHO NGÂN HÀNG/ FOR BANK: Số tiền đổi/ Amount received: Tỷ giá/ Exchange rate: Số tiền thanh toán/ Amount paid: Thanh toán viên Kiểm soát Thủ quỹ Mệnh giá Denomination Số tờ Number of bank notes Số tiền Amount Cộng/ Total Mệnh giá Denomination Số tờ Number of bank notes Số tiền Amount Cộng/ Total 6 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam c. Chuyển tiền: Đây là dịch vụ chuyển tiền mà khách hàng nhận tiền chưa có tài khoản trong ngân hàng Phương Nam. Khi khách hàng gửi có yêu cầu gửi thì nhân viên lập một giấy chuyển tiền gồm 2 bản. Tương tự trên thì sau khi thông qua phòng thu ngân thì nhân viên giữ một bản ,khách giữ một bản.Sau đó nhân viên cập nhật vào hệ thống. Tương tự tại nhân viên tại nơi khách hàng nhận tiền cũng lập một giấy nhận tiền và thực hiện các nhiệm vụ trên. Phiếu chuyển tiền: Số CT : . Số GD : . Số GDV : . GIẤY CHUYỂN TIỀN - Money Transfer Order Ngày/Date:………./……… /200… Người nộp tiền/ Depositor : . Địa chỉ/ Address : . .Điện thoại/ Tel: . YÊU CẦU NGÂN HÀNG CHUYỂN TIỀN CHO Người nhận tiền/ Receiver : . CMND/ ID/ PP No : .Ngày/ Dated: Nơi cấp/ Place of issue: . Địa chỉ/ Address : . .Điện thoại/ Tel: . Số tiền thực chuyển Bằng số/ In figures: Bằng chữ/ In words: . Nội dung chuyển/ Details : . Người chuyển tiền/ Depositor Giao dịch viên Thủ quỹ Kiểm soát 7 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam d. Ủy nhiệm chi: Là hình thức chuyển tiền giữa các tài khoản.Nhân viên giao dịch cũng lập ủy nhiệm chi cho tài khoản A (tài khoản chi), nhận tiền cập nhật lại tài khoản A và tài khoản B (người nhận), thông phòng thu ngân sau đó giao cho khách hàng một bản và giữ lại một bản. ỦY NHIỆM CHI Số: CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày: Tên đơn vị trả tiền: . Số tài khoản: . Tâi Ngân hàng: Tỉnh, TP: PHẦN DO N.H GHI TÀI KHOẢN NỢ TÀI KHOẢN CÓ Số tiền bằng số Tên đơn vị nhận tiền: Số tài khoản: . Tại Ngân hàng: Tỉnh, TP: . Số tiền bằng chữ: Nội dung thanh toán: Đơn vị trả tiền Kế toán Chủ tài khoản Ngân hàng A Ghi sổ ngày: . Kế toán TP Kế Toán Ngân hàng B Ghi sổ ngày: . Kế toán TP Kế Toán e. Vay tiền: Nhân viên phòng tín dụng sau khi qua giai đoạn thẩm định, đề xuất với phòng kế toán nếu được chấp thuận thì sẽ lập hộp đồng hợp đồng vay vốn cho khách hàng.Phòng kế toán và giao dịch sẽ căn cứ vào đó để lập tài khoản mới cho khách hàng vay (nếu đã có tài khoản thì vẫn lập mới, tức là mỗi lần vay sẽ có tài khoản vay đi cùng), đề xuất phòng ngân quỹ xuất vốn. Hợp đồng có 2 bản một bản khách hàng giữ một bản một bản được trao lại cho phòng kinh doanh và tín dụng. Phiếu đề nghị vay tiền: 8 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC  TP.Hồ Chí Minh, ngày…… tháng…… năm 200…. GIẤY ĐỀ NGHỊ VAY VỐN NGÂN HÀNG Kính gởi: NGÂN HÀNG TMCP PHƯƠNG NAM – PHÒNG GIAO DỊCH HƯNG PHÚ - Tên đơn vị/ Người vay: . - Địa chỉ: . - CMND số: Cấp ngày: Tại: - Họ tên người đại diện: . - Chức vụ: . - Điện thoại: - Giấy phép thành lập số: .do cấp ngày - Giấy phép kinh doanh số: do cấp ngày - Tài khoản tiền gởi VNĐ tại NGÂN HÀNG PHƯƠNG NAM: - Tài khoản tiển gởi USD tại NGÂN HÀNG PHƯƠNG NAM: - Tài khoản tiền gởi VNĐ tại NGÂN HÀNG khác: - Tài khoản tiền gởi USD tại NGÂN HÀNG khác: . Đề nghị NGÂN HÀNG TMCP PHƯƠNG NAM – PGD HƯNG PHÚ cho chúng tôi vay vốn như sau: - Số tiền xin vay: (Bằng chữ: .) Trong đó: Tiền mặt: . Chuyển khoản: - Lãi suất: - Mục đích sử dụng vốn vay: . - Thời hạn xin vay:……tháng, kể từ ngày / / 200 đến ngày / / 200 - Tài sản đảm bảo tiền vay: Chúng tôi cam kết chấp hành đầy đủ các quy chế cho vay của tổ chức tín dụng đối với khách hàng do Thống Đốc Ngân Hàng Nhà Nước ban hành và các điều khoản thoả thuận trong Hợp Đồng Tín Dụng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng vốn vay đúng mục đích và tính trung thực, chính xác, hợp pháp của các tài liệu cần thiết phải cung cấp cho Ngân Hàng. NGƯỜI CÓ NGHĨA VỤ LIÊN QUAN BÊN VAY (Ký tên đóng dấu và ghi rõ họ tên) 9 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam f. Thu tiền (như thu lãi suất): Nhân viên kiếm tra tài khoản, căn cứ vào hợp đồng vay qua tỉ lệ lãi suất và thời gian để tính lãi suất phải đóng, lập phiếu thu, chuyển vào phòng ngân quỹ, sau đó giao cho khách hàng một phiếu thu và giữ một phiếu thu, cập nhật lại hệ thống. Số CT : Số GD : Số GDV : PHIẾU THU (NỘP TIỀN) – Deposit Slip Ngày / Date: … / … /200… Người nộp tiền / Depositor : . Địa chỉ/ Address : . Điện thoại/ Tel: . CMND/ ID/ PP No : .Ngày/ Dated: Nơi cấp/ Place of issue: Tài khoản ghi có:/ Credit A/C : . Số tài khoản/ Account No : .Tại ngân hàng/ With bank: Số tiền. Bằng số/ In figures : . Bằng chữ/ In words : . Nội dung/ Details : . . Người gửi tiền/ Depositor (Ký tên/ Signature) Giao dịch viên Thủ quỹ Kiểm soát 10 [...].. .Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam g Rút tiền (lĩnh tiền): Rút tiền trong tài khoản (gồm rút tiền lãi suất tiết kiệm,tiền tiết kiệm, tiền được chuyển khoản từ tài khoản khác chuyển tới): nhân viên cập nhật lại hệ thống tài khoản, kiểm tra tài khoản,lập giấy lĩnh tiền cho khách hàng và rút tiền trong phòng thu ngân, thanh toán cho khách hàng, sau đó giữ lại một bản giấy rút... Kế toán trưởng Chủ tài khoản Người lĩnh tiền GDviên Thủ quỹ Kiểm soát Chief Accountant Acct Holder Receiver (Đã nhận đủ tiền) - Tất cả các loại giấy giao dịch đều phải có sự kí nhận của trưởng phòng hoặc người có trách nhiệm thì mới có giá trị và đưa vào giao dịch - Sau một thời gian quy định (thường thì một buổi là 3 lần) thì có một bộ phận nhân viên (thường là nhân viên quản lí) trong... tài khoản khách hàng Khách hàng lĩnh tiền chuyển đến dùng phiếu sau Số CT Số GD Số GDV : : : GIẤY LĨNH TIỀN – Withdraw Slip Ngày/ Date: … / … / 200… Người lĩnh tiền/ Depositor : Địa chỉ/ Address : Điện thoại/ Tel: CMND/ ID/ PP No : Ngày/ Dated: Nơi cấp/ Place of issue: Tên tài khoản/ Account : Số tài khoản/ Account No : Tại ngân hàng/ With bank:... viên thu ngân xem có ăn khớp không.Nếu không ăn khớp thì sẽ chỉnh sữa và tìm ra chỗ không hợp ngay.Thường thì việc này được thực hiện bằng cách kiểm trên file excel mà các nhân viên sẽ gửi lên bộ phận này.Trong file excel sẽ lưu đủ giá trị cần thiết cho việc kiểm tra (như mã giao dịch, ngày giờ, nhân viên, số tiền, mã nhân viên…) mà trên các form của các mẫu tương ứng.Mỗi dòng sẽ tương ứng với một form . khuyết .72 2 Quản lý hệ thống chi nhánh Ngân hàng Phương Nam I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 1. Khảo sát hệ thống: Ngân hàng Phương Nam chi nhánh. gắng tìm hiểu về một khía cạnh rất nhỏ đó là: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Của Một Chi Nhánh Ngân Hàng . Tuy còn nhiều điều chưa thật sự nắm thật