Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý LỜI MỞ ĐẦU Những ứng dụng của công nghệ thông tin đang ngày càng ảnh hưởng sâu rộng vào đời sống và công việc của con người. CNTT ngày càng khẳng định vai trò không thể thiếu của mình, đặc biệt trong một tổ chức kinh doanh. Hiện nay không một doanh nghiệp nào hoạt động mà không có sự hỗ trợ của CNTT. Trong đó hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ toàn diện nhất các thành tựu của CNTT. Các HTTT ngày càng tăng trưởng cả về quy mô, chất lượng và hình thức dịch vụ để có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của con người. Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu quả luôn là mục tiêu hướng tới của các tổ chức. Quản lý nhân sự cũng là một công việc hết sức quan trọng trong bất kì một tổ chức nào. Nó ảnh hưởng mạnh mẽ tới sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự linh hoạt, chính xác…tạo ra môi trường làm việc hiệu quả nhất. Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty và đã thu được kết quả khả quan.Vì vậy, trong bài báo cáo này nhóm chúng tôi xin đưa ra 4 biểu đồ trong quản lý nhân sự: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống -Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống -Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh -Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Trong quá trình làm việc nhóm chúng tôi đã hết sức cố gắng nhưng không tránh khỏi thiếu sót, mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để nhóm chúng tôi hoàn thiện bải báo cáo này. Nhóm 11 – Lớp L05 1 Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý Quản lý nhân sự I/ Khảo sát thực trạng hệ thống quản lý của công ty X 1.1Sơ đồ tổ chức Công ty X là một công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin. Chuyên gia công các phần mềm cho máy vi tính. Công ty gồm các phòng: - Phòng Giám đốc. - Phòng Nhân sự. - Phòng Kế toán. - Phòng Software. - Phòng Quản lý chất lượng. - Phòng Kinh doanh. - Phòng Hỗ trợ / triển khai. 1.2. Mô tả các nghiệp vụ hoạt động của hệ thống. Khi tuyển dụng 1 nhân viên thì phòng nhân sự cập nhật hồ sơ của nhân viên đó cũng như sửa đổi thông tin hồ sơ đã có của nhân viên trong công ty. Nhóm 11 – Lớp L05 2 Phòng Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Phòng Software Phòng Quản lý chất lượng Phòng Hỗ trợ / Triển khai Phòng Kế Toán Phòng Nhân sự Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý Khi 1 nhân viên thôi không làm việc trong công ty thì phòng nhân sự hủy bỏ thông tin về nhân viên đó, phòng nhân sự được phép xem thông tin của các nhân viên trong công ty Khi 1 nhân viên thay đổi mức lương phòng nhân sự thực hiện điều chỉnh mức lương của nhân viên đó. Hằng ngày nhân phòng nhân sự thực hiện chấm ngày công làm việc cho từng nhân viên trong công ty, kể cả ngày công lao động ngoài giờ. Cuối tháng phòng nhân sự đưa ra bảng theo dõi chấm công và báo cáo chấm công trong tháng của các nhân viên trong công ty. Cuối tháng phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ lập phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty, cập nhật mức thưởng của từng nhân viên và các khoản phụ cấp khác, khấu trừ các khoản BHXH, BHYT… Thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty, lập báo cáo thuế thu nhập, BHXH, BHYT phải nộp hàng tháng của nhân viên cho các cơ quan chức năng. Nếu muốn xem thông tin về lương thưởng, thuế thu nhập, BHXH, BHYT… của các nhân viên, ban Giám đốc có thể yêu câù xem báo cáo thông kê lương thưởng, BHXH, BHYT của toàn nhân viên trong công ty. 1.3. Chức năng. Công ty X làm việc 5.5 ngày mỗi tuần. Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mà nhân viên công ty có thể làm thêm chiều thứ 7 hay chủ nhật, tùy theo sự điểu động của công ty. Những ngày thêm được hưởng gấp 1.5 lần đến 2 lần so với ngày công của những ngày làm bình thường II. Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty X * Mục tiêu của bài tập: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống - Xây dựng biểu đồ luông dữ liệu ngữ cảnh hệ thống - Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh * Hệ thống bao gồm các chức năng: Nhóm 11 – Lớp L05 3 Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý  Quản lý hồ sơ  Quản lý chấm công  Quản lý lương, thưởng 1. Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự. 1.Quản lý hồ sơ nhân viên: Bao gồm 3 chức năng chính 1.1. Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty, bộ phận nhân sự có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ nhân viên vào hệ thống bao gồm các thông tin Nhóm 11 – Lớp L05 Quản lý nhân sự 1.Quản lý hồ sơ NV 2.Quản lý chấm công 3.Quản lý lương thưởng 2.2 Điều chỉnh chấm công 2.1 Cập nhật chấm công 3.1 Tính lương, thưởng 3.2 Lập BC lương, thưởng 3.3 Lập BC Thuế và BH 1.2 Điều chỉnh HSNV 1.3 Hủy bỏ HSNV 2.3 Lập BC chấm công 1.1 Cập nhật HSNV 4 Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý về nhân viên như: Tên nhân viên, chức vụ , vị trí công tác, thời gian bắt đầu làm việc của nhân viên… 1.2. Điều chỉnh thông tin trong hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên trong công ty có sự thay đổi nào đó về vị trí làm việc, chức vụ (như được thăng chức hay giáng chức) hay chuyển sang bộ phận khác làm việc…Bộ phận nhân sự có trách nhiệm sửa đổi các thông tin trong hồ sơ để phù hợp với chức vụ và công việc mới của nhân viên. 1.3. Huỷ bỏ thông tin nhân viên: Khi nhân viên không còn làm việc trong công ty(như nhân viên xin nghỉ việc hoặc bị sa thải, về hưu…), bộ phận nhân sự huỷ bỏ hồ sơ nhân viên trong hệ thống quản lý nhân sự của công ty. 2. Quản lý chấm công: Bao gồm 3 chức năng chính 2.1. Cập nhật, lập bảng theo dõi chấm công: Bộ phận nhân sự cần lập bảng theo dõi chấm công cho từng nhân viên trong công ty để thuận tiện cho việc cập nhật, điều chỉnh chấm công hàng tháng. 2.2. Điều chỉnh chấm công hàng tháng: Trong quá trình làm việc nhân viên có thể xin nghỉ phép, nghỉ dưỡng thai (đối với nhân viên nữ), đi muộn, xin về sớm…bộ phận nhân sự có nhiệm vụ theo dõi cập nhật số ngày nghỉ, ngày làm việc, số giờ làm việc, số giờ làm thêm…Để chấm công cho nhân viên làm cơ sở cho việc tính lương, thưởng một cách chính xác, công bằng. 2.3. Báo cáo chấm công: Sau khi đã lập bảng chấm công và điều chỉnh chấm công hàng tháng cho nhân viên, bộ phận nhân sự cần phải lập báo cáo chấm công để chuyển cho bộ phận kế toán, ban giám đốc… Bộ phận nhân sự cần công bố bảng theo dõi chấm công, báo cáo chấm công cho tất cả các thành viên trong công ty biết. 3. Quản lý lương, thưởng: 3.1. Tính lương thưởng: Bộ phận kế toán dựa vào chức vụ, vị trí, điều kiện làm việc… và báo cáo chấm công hàng tháng để có thể tính ra mức lương của từng nhân viên trong công ty một cách chính xác. 3.2. Lập báo cáo lương, thưởng: Cuối tháng thì bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ lập phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty, cập nhật mức thưởng của từng nhân viên và các khoản phụ cấp khác, thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty, lập báo cáo lương thưởng để Nhóm 11 – Lớp L05 5 QĐ Tuyển dụng Hồ sơ NV Bảng chấm công BC chấm công BC lương, thưởng Báo cáo thuế và BH Phiếu lương Thông tin NV Bảng tính lương Nhân viên Cơ quan chức năng Nhân viên Quản lý nhân sự Ban GĐ Ban GĐ Hồ sơ NV Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý 3.3. Báo cáo lương thưởng: Cuối tháng bộ phận kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo thuế thu nhập, BHXH, BHYT phải nộp hàng tháng của nhân viên cho các cơ quan chức năng. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống Nhóm 11 – Lớp L05 6 Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Nhóm 11 – Lớp L05 1.Quản lý hồ sơ nhân viên 2.Quản lý chấm công 3.Quản lý lương, thưởng Nhân viên Nhân viên Ban GĐ Hồ sơ NV Bảng chấm công Bảng tính lương Thông tin NV BC chấm công BC lương, thưởng Phiếu lương Báo cáo thuế và BH Ban GĐ Cơ quan chức năng Hồ sơ NV QĐ tuyển dụng 7 Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 4.1 Chức năng 1 : Quản lý hồ sơ nhân viên Nhóm 11 – Lớp L05 1.1 Cập nhật hồ sơ NV Kho HSNV Nhân viên HSNV QĐ tuyển dụng TTNV đã sửa đổi HSNV nghỉ việc Thông tin NV Nhân viên 1.2 Điều chỉnh hồ sơ NV 1.3 Hủy bỏ HSNV HSNV Ban GĐ 8 Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý 4.2 Chức năng 2 :Quản lý chấm công Nhóm 11 – Lớp L05 2.2 Điều chỉnh chấm công Bảng chấm công 2.1 Cập nhật chấm công Nhân viên BC chấm công 2.3 Lập BC chấm công Ban GĐ 9 Ebook.VCU – www.ebookvcu.com Môn hệ thống thông tin kinh tế & quản lý 4.3 Chức năng 3 : Quản lý lương, thưởng Nhóm 11 – Lớp L05 Ban GĐ Bảng lương Nhân viên Phiếu lương Báo cáo thuế và BH 3.2 Lập BC lương, thưởng Cơ quan chức năng BC lương, thưởng Lương đã điều chỉnh 3.1 Tính lương, thưởng 3.3 Lập BC thuế và BH 10