Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản công trình xây dựng dân dụng

Để góp phần giải quyết một phần trong những vấn đề nghiệp vụ lưu trữ tài liệu xây dựng nêu trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DƯƠNG THỊ THANH HUYỀN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN

(CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG)

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội, 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DƯƠNG THỊ THANH HUYỀN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN

(CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG)

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Nguyễn Minh Phương

Hà Nội, 2013

MỤC LỤC

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU XÂY DỰNG 15

1 Khái niệm và đặc điểm của tài liệu xây dựng 15

2 Các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công

trình xây dựng dân dụng ở nước ta hiện nay

21

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUY ĐỊNH THỜI HẠN

BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY

2 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng 55

2.2 Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu 58

2.7 Tiêu chuân ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu 64 2.8 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong trong bộ tài liệu

công trình xây dựng

65

2.10 Tiêu chuẩn giá trị thẩm mỹ và giá trị văn hóa của công trình 67

2.13 Tiêu chuẩn đạt giải thưởng quốc tế, giải thưởng chất lượng quốc gia 71

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO

TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG

74

1 Phạm vi và đối tượng sử dụng bảng thời hạn bảo quản 74

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, các công trình xây dựng ngày càng xuất hiện nhanh và nhiều tại các đô thị cũng như các vùng ven đô và nông thôn Điều đó dẫn đến khối lượng tài liệu của các công trình xây dựng tăng lên đáng kể trong các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực xây dựng trong những năm gần đây Làm thế nào để quản lý khoa học khối tài liệu đó đang là vấn đề đặt ra với cơ quan quản lý ngành xây dựng cũng như các cơ quan lưu trữ

Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ xây dựng, chúng tôi nhận thấy rất nhiều tài liệu sản sinh trong quá trình xây dựng các công trình được cho vào bao tải, đóng trong các thùng các tông hoặc thùng tôn và chất đống trong các kho lưu trữ Những tài liệu này chưa hề được xử lý sơ bộ về nghiệp vụ lưu trữ vì vậy rất khó tra tìm khi cần thiết Trong khi đó, khối lượng tài liệu xây dựng ngày càng nhiều đã và đang lấn chiếm diện tích các phòng làm việc, gây khó khăn cho việc bố trí nơi làm việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức

Thêm vào đó, để hoàn thành một công trình xây dựng cần đến sự tham gia của nhiều cơ quan tổ chức như Ban Quản lý Dự án, đơn vị là chủ đầu tư, đơn vị khảo sát địa chất công trình, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị thi công, đơn

vị giám sát thi công, đơn vị thẩm định chất lượng đối với từng hạng mục riêng biệt Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng, tài liệu của một công trình được sản sinh từ nhiều đơn vị khác nhau và sau đó được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau Điều này đã gây ra sự lãng phí về kho tàng, nhân lực khi mỗi đơn vị tham gia xây dựng công trình bảo quản cùng một tài liệu xây dựng

Từ những phân tích trên chúng ta dễ dàng nhận thấy có rất nhiều vấn đề đang đặt ra với việc lưu trữ tài liệu xây dựng như: Phương án phân loại và tổ chức khoa học tài liệu xây dựng; Xác định giá trị tài liệu của các công trình

xây dựng; Quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc lưu trữ

và phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các công trình xây dựng … Để góp phần giải quyết một phần trong những vấn đề nghiệp vụ lưu

trữ tài liệu xây dựng nêu trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình dân dụng)” làm luận văn cao học của mình

Ngoài ra, từ thực tế công tác lưu trữ tài liệu xây dựng hiện nay có thể thấy việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng là cần thiết và cấp bách, đóng góp vai trò tích cực trong việc nâng cao trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu xây dựng Bởi lẽ Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng được nghiên cứu, xây dựng và ban hành sẽ là cơ sở

để các cơ quan, tổ chức làm công tác xây dựng xác định giá trị tài liệu, là căn

cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và đồng thời cũng là cơ sở quan trọng để Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các cơ quan xem xét, tiêu hủy tài liệu hết giá trị Sự cần thiết của việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng nêu trên cũng là lý do quan trọng giúp tác giả mạnh dạn lựa chọn và thực hiện đề tài nghiên cứu này

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối tượng sau:

- Các loại tài liệu xây dựng và đặc điểm của chúng;

- Vai trò của các cơ quan tham gia xây dựng công trình;

- Thực tiễn công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng;

- Ngoài ra, để nghiên cứu đưa ra các giải pháp hợp lý, mang tính khả thi cho việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các công trình xây

dựng, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp/gián tiếp công tác này tại một

số cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ xây dựng

Do hạn chế về thời gian cũng như kinh nghiệm, phạm vi nghiên cứu

của đề tài giới hạn trong việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng Tài liệu xây dựng của các loại công

trình xây dựng khác (công trình công nghiệp, công trình giao thông, công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn và công trình hạ tầng kỹ thuật) chúng tôi chưa đủ điều kiện nghiên cứu trong đề tài

3 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

Đề tài thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu sau:

- Nghiên cứu, phân tích nhằm xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng, bao gồm các nguyên tắc và một hệ thống các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng

- Xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng Bảng thời hạn bảo quản này phải quy định cụ thể đối với

cả 2 loại công trình: công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử và công trình xây dựng không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Việc quy định rõ ràng thời hạn bảo quản cho tài liệu xây dựng sản sinh ở từng đơn

vị tham gia xây dựng công trình (chủ đầu tư, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng) cũng được quy định ở Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng này

Để đạt được mục tiêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu, khảo sát thực tế nhằm tìm hiểu về các loại tài liệu xây dựng và đặc điểm của chúng;

- Nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm nhằm xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng;

- Xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu của công trình xây dựng dân dụng hình thành trong cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, chủ đầu tư, cơ quan sử dụng công trình, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công xây dựng công trình và Lưu trữ lịch sử

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Ở nước ta, vấn đề lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói chung và tài liệu xây dựng nói riêng trong những năm vừa qua đã có nhiều người quan tâm nghiên cứu, thể hiện bằng các bài viết trên tạp chí chuyên ngành văn thư lưu trữ, Website Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số công trình nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp Bộ

Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, trên website đã đề cập đến những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ tài liệu xây dựng như: “Một số ý kiến bước đầu về xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ ở Viện thiết

kế công trình, kỹ thuật thành phố” (1973) của tác giả Dương Văn Cừ, “Một số

ý kiến đánh giá giá trị tài liệu thiết kế xây dựng dân dụng của Viện thiết kế nhà ở và công trình công cộng” của tác giả Lê Thị Thanh Hiền (1983), “Vài ý kiến về đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ kỹ thuật các công trình xây dựng dân dụng” (1976) của tác giả Đỗ Thanh Liêm … Tuy nhiên trong khuôn khổ một bài tạp chí, các vấn đề liên quan đến tài liệu xây dựng đề cập đến chưa sâu, còn sơ sài Ngoài ra, theo thống kê, những bài viết trên tạp chí, website được viết đã quá lâu, có những vấn đề không còn phù hợp với thực tế lưu trữ tài liệu xây dựng hiện nay nữa

Đến nay, các công trình nghiên cứu khoa học về tài liệu xây dựng vẫn chưa có nhiều Có thể kể đến đề tài “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam”

do TS Nguyễn Cảnh Đương chủ nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021; Đề tài

“Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quốc gia” do bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020 Hai đề tài này đã khái quát được những loại tài liệu cơ bản và đưa ra khung phân loại sơ lược Tuy nhiên, trong phần Bảng thời hạn bảo quản, các tác giả mới chỉ thống kê những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến những tài liệu có thời hạn bảo quản khác

Liên quan đến tài liệu xây dựng còn có các báo cáo khoa học, khóa luận, luận văn của các sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản tại

cơ quan Cục Doanh trại - Tổng Cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng” của sinh viên

Hà Thị Tuyết năm 2010, Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy “Tình hình quản

lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007, Luận văn Thạc sĩ

“Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp” của học viên Đinh Văn Mạnh Tuy nhiên, những đề tài này chưa chỉ ra được thành phần tài liệu xây dựng hình thành trong quá trình xây dựng một công trình và xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu đó Đáng chú ý là Báo cáo tham gia Hội nghị Khoa học Sinh viên năm 2011 “Xây dựng bản hướng dẫn phương án phân loại tài liệu xây dựng cơ bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư Bước I - Đại học Quốc gia Hà Nội” của sinh viên Nguyễn Trang Nhung Nhưng do cơ quan sản sinh ra tài liệu là Ban Quản lý Dự án đầu tư Bước I - Trường Đại học Quốc gia Hà Nội nên những tài liệu được liệt kê tại đây còn sơ sài, chưa thể hiện được sự đa dạng trong thành phần của tài liệu xây dựng Hơn nữa, đề tài cũng chưa đề cập đến công tác xác định giá trị của tài liệu xây dựng cũng như xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu này

Thời gian qua, các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác xây dựng đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc lưu trữ tài liệu xây dựng như:

- Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng

6 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, Thông tư cũng mới chỉ quy định thời hạn bảo quản của một số tài liệu quản lý các công trình xây dựng cơ bản, chưa đề cập đến thời hạn bảo quản của những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình

- Bộ Xây dựng đã ban hành Thông tư đề cập đến một số vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu xây dựng như: Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 về hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng; Thông tư số 27/2009/TT-BXD ngày 31 tháng

7 năm 2009 về hướng dẫn một số nội dung Quản lý chất lượng công trình xây dựng Các Thông tư này đã quy định việc lưu trữ tài liệu thiết kế, hồ sơ hoàn công, quy định thành phần tài liệu có trong hồ sơ hoàn công Tuy nhiên, do được ban hành dưới góc độ là cơ quan quản lý công tác xây dựng (Bộ Xây dựng) nên nhiều điều, khoản trong Thông tư còn bộc lộ những điều chưa phù hợp với quy định của Nhà nước về lưu trữ Có thể thấy rõ nhất ở thời hạn giao nộp tài liệu Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn giao nộp tài liệu xây dựng vào Lưu trữ cơ quan là 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán (Điểm b, Khoản 1, Điều 11) Tuy nhiên, tại Điểm a, Khoản 3 Mục II của

Thông tư số 02/2006/TT-BXD lại quy định “chậm nhất 03 tháng kể từ khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải nộp lưu hồ

sơ lưu trữ vào cơ quan quản lý nhà nước” Tại điểm d Khoản 3 Mục II còn quy định “Cơ quan lưu trữ nhà nước phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật nếu không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng do chủ đầu tư nộp theo quy định; phải chịu các chi phí phát sinh do việc chủ đầu tư phải vận

chuyển, bảo quản hồ sơ lưu trữ không được cơ quan lưu trữ nhà nước tiếp nhận theo quy định” Rõ ràng quy định đưa ra không đúng chức năng, thẩm

quyền của Bộ Xây dựng, đồng thời trái với Luật Lưu trữ năm 2011

Kế thừa những thành quả đã đạt được nêu trên, chúng tôi đã lựa chọn xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng làm đề tài nghiên cứu

5 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu tham khảo chính sau đây:

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước có quy định về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu xây dựng như: Luật Lưu trữ năm

2011, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội

vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng

5 năm 2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng…

- Các sách lý luận, giáo trình về công tác lưu trữ như: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Tập bài giảng“Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” của nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn

Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương…

- Các bài viết về công tác lưu trữ tài liệu xây dựng trên Tạp chí Văn thư

Lưu trữ Việt Nam, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Bàn về các đặc trưng để lựa chọn phương án hệ thống hóa tài liệu thiết kế xây dựng”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 1981, “Các tiêu chuẩn đặc thù làm cơ sở để đánh giá giá trị tài liệu khoa học kỹ thuật”, Tạp chí Văn thư

Lưu trữ Việt Nam năm 1982…

- Các tài liệu thực tế: hồ sơ tài liệu các công trình xây dựng, báo cáo khảo sát tình hình xác định giá trị tài liệu xây dựng, báo cáo tại các cuộc Hội thảo…

Những nguồn tài liệu tham khảo này đều được tác giả thống kê trong phần Danh mục tài liệu tham khảo của đề tài

6 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lê-nin và lý luận, thực tiễn công tác lưu trữ, chúng tôi tiến hành thực hiện đề tài bằng các phương pháp chủ yếu sau:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu nhằm nắm vững các kiến thức lý luận về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói riêng Ngoài ra,

để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã tham khảo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các công trình xây dựng của Trung Quốc, đồng thời, nghiên cứu các công trình nghiên cứu khoa học đi trước để kế thừa, học hỏi những thành quả đạt được, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài

Nhận thức được việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng phải được giải quyết trên cơ sở nắm vững

và vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, tiêu chuẩn giá trị xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói chung nên phương pháp nghiên cứu lý luận được vận dụng ngay từ khi triển khai đề tài nghiên cứu Trong Chương 1, khi hệ thống các tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình, ngoài việc liệt kê các tài liệu, tác giả còn khái quát được nội dung và nêu lên vai trò của tài liệu đó đối với việc xây dựng công trình, từ đó bằng phương pháp nghiên cứu lý luận, tác giả đã luận giải giá trị bảo quản tài liệu đó ở Chương 2 và cụ thể hóa thành Bảng thời hạn bảo quản tại Chương 3 của đề tài

- Phương pháp khảo sát thực tế: Xác định đây là một đề tài có tính ứng dụng, do vậy, phương pháp khảo sát thực tế đã được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài Chúng tôi đã đầu tư khá nhiều thời gian cho việc khảo sát thực tế công tác tổ chức khoa học, xác định giá trị tài liệu xây dựng tại một số

cơ quan, tổ chức làm nhiệm vụ xây dựng như: Công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư

và Thiết kế xây dựng Việt nam - Bộ Xây Dựng (CDC); Tổng Công ty Đầu tư

và Phát triển nhà Hà Nội (HANDICO)… Nội dung khảo sát bao gồm các thông tin liên quan đến các công trình mà cơ quan đó đã và đang xây dựng, tình hình thu thập các tài liệu đó vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị

và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Đặc biệt, trong quá trình khảo sát, chúng tôi cũng trực tiếp nghiên cứu, tìm hiểu các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình, dự án ở các cơ quan này nhằm xác định cụ thể thành phần tài liệu có trong mỗi hồ sơ Ngoài ra, để tìm hiểu việc thu thập tài liệu xây dựng vào các lưu trữ lịch sử, chúng tôi cũng đã khảo sát tại Phòng Thu thập - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhằm xác định những khó khăn và thực trạng việc thu thập các tài liệu này trên các phương diện: xác định các công trình thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu tài liệu xây dựng của công trình, tình trạng xác định giá trị tài liệu khi tiến hành nộp lưu… Những kết quả thu được từ việc vận dụng phương pháp khảo sát thực tế đã giúp chúng tôi đưa ra được những nhận định đúng đắn khi tiến hành xác định giá trị cho từng hồ sơ, tài liệu của công trình xây dựng dân dụng

- Phương pháp phân tích, tổng hợp các thông tin: Có được thông tin thực tế từ việc khảo sát, chúng tôi đã tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin, làm cơ sở để nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng

Các thông tin có được về thành phần tài liệu xây dựng của một công trình từ các cơ quan khảo sát khác nhau được chúng tôi tổng hợp một cách có

hệ thống về thành phần tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình Đồng thời, qua các thông tin đó, chúng tôi cũng nắm được thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu xây dựng hiện nay để góp phần đưa ra những căn cứ cho việc định thời hạn bảo quản cho các tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình sau này

Thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước có liên quan đến đề tài là nguồn thông tin được chúng tôi đặc biệt chú trọng tổng hợp, từ

đó nghiên cứu, phân tích nhằm đưa ra các lý giải thuyết phục về việc định thời hạn bảo quản cho tài liệu của một công trình Ngoài ra, chúng tôi cũng tổng hợp và phân tích các thông tin từ các website liên quan đến hoạt động xây dựng như Website của Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng Việt Nam… hay các diễn đàn về đầu tư xây dựng, giá xây dựng… để có thêm những thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài

Các phương pháp trên không được tiến hành độc lập mà được thực hiện kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba chương:

Chương 1 Những vấn đề chung về tài liệu xây dựng

Trong chương này, chúng tôi đi sâu nghiên cứu về tài liệu xây dựng như nội dung, thành phần tài liệu, đặc điểm… Đặc biệt, các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình dân dụng được chúng tôi thống

kê chi tiết để thấy được sự đa dạng cũng như vai trò của những tài liệu này Đồng thời, trong Chương 1, chúng tôi cũng nghiên cứu, tìm hiểu các cấp công trình xây dựng dân dụng và các cơ quan liên quan trong quá trình xây dựng một công trình Với những nội dung này, chương một có vị trí tương đối quan trọng làm tiền đề cho việc thực hiện các chương tiếp theo của đề tài

Chương 2 Cơ sở lý luận của việc quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng

Trên cơ sở kết quả khảo sát tại Chương 1, chúng tôi xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu của công trình xây dựng dân dụng Đây là chương quan trọng, có ý nghĩa hàng đầu giúp chúng tôi xây dựng và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn đúng đắn nhằm định thời hạn bảo quản cho các loại, các cấp công trình và xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng ở Chương 3

Chương 3 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của công trình xây dựng dân dụng

Căn cứ vào các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình đã được liệt kê tại Chương 1 và cơ sở lý luận đã xây dựng ở Chương 2, tại Chương 3 chúng tôi đã tiến hành xây dựng dự thảo Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng Đây là chương quan trọng, thể hiện phần lớn kết quả nghiên cứu của đề tài

8 Những đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu của Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình dân dụng) có những đóng góp sau:

- Trình bày một cách có hệ thống các nhóm, các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động xây dựng các công trình dân dụng ở nước ta hiện nay

- Xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng sản sinh ở các cơ quan liên quan

- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng gồm 13 nhóm tài liệu và 68 loại hồ sơ, tài liệu Trong đó,

những công trình xây dựng dân dụng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử gồm 50/68 loại hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, tài liệu của những công trình xây dựng dân dụng không có giá trị lịch sử được bảo quản theo tuổi thọ của công trình

- Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức và những cá nhân làm công tác lưu trữ tài liệu xây dựng trong việc xác định giá trị của những tài liệu này

Đề tài được thực hiện thành công sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý luận trong việc nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng nói riêng và tài liệu xây dựng nói chung - một loại tài liệu chưa được nghiên cứu nhiều ở nước ta hiện nay

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU XÂY DỰNG

1 Khái niệm và đặc điểm của tài liệu xây dựng

Tài liệu xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù cao Xung quanh khái niệm “tài liệu xây dựng” (tài liệu xây dựng cơ bản) có nhiều

ý kiến, định nghĩa được nêu ra Trước khi đi sâu vào nghiên cứu các nhóm, các loại tài liệu xây dựng và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu xây dựng đó thì việc nghiên cứu, đưa ra khái niệm, nắm hiểu được các đặc điểm của loại hình tài liệu này là vấn đề cần thiết Việc nắm chắc khái niệm và các đặc điểm của tài liệu xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận tổng quát về đặc điểm và giá trị của từng loại tài liệu xây dựng

1.1.Khái niệm

Tài liệu xây dựng là một trong những thành phần tài liệu quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Để xác định giá trị cho loại tài liệu này, cần làm rõ khái niệm tài liệu xây dựng và đặc điểm của chúng

Tham khảo Quy định tạm thời về quản lý tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản do Cục Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban kế hoạch Nhà nước Cộng Hòa Nhân dân Trung Hoa ban hành ngày 17 tháng 3 năm 1988 ban

hành có nêu ra khái niệm: “Tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản là những tài liệu được nộp lưu bảo quản trong quá trình chuẩn bị, quyết định đến hoàn thành công trình đưa vào sản xuất, sử dụng, bao gồm tài liệu chữ viết, bản vẽ, biểu đồ, tài liệu, kế toán, phim ảnh, dây ghi âm được hình thành trong hoạt động xây dựng cơ bản công trình từ lúc điều tra nghiên cứu, hội thảo, quyết định, kế hoạch, khảo sát, thiết kế, thi công, hoàn công, sản

xuất (sử dụng) thử”1

Khái niệm này đã liệt kê được hầu hết các dạng tài liệu hình thành qua các giai đoạn xây dựng một công trình xây dựng Tuy nhiên,

do ban hành đã lâu nên một số thuật ngữ sử dụng trong khái niệm này đến nay

đã không còn phù hợp nữa Ngoài ra, việc định nghĩa “Tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản là những tài liệu được nộp lưu bảo quản” là không hợp lý, bởi lẽ nếu viết như trên, người đọc rất dễ đánh đồng “tài liệu lưu trữ”

và “tư liệu công trình xây dựng cơ bản” là một Tài liệu lưu trữ phải là những tài liệu có giá trị nhất định trên nhiều phương diện khác nhau, còn tư liệu công trình xây dựng cơ bản lại được hiểu theo nghĩa rộng hơn, là toàn bộ tài liệu, tư liệu liên quan đến công trình đó, dù nó có giá trị lưu trữ hay không

Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội

Văn thư Lưu trữ Việt Nam ấn hành năm 2011 có định nghĩa “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản” Nghiên cứu khái niệm này và các tài liệu tham khảo có liên quan,

chúng tôi cơ bản nhất trí với khái niệm này Tuy nhiên, cần cụ thể hóa khái niệm này để thấy được quá trình hình thành nên tài liệu lưu trữ xây dựng Cụ thể như sau:

Tài liệu xây dựng là những tài liệu được hình thành trong quá trình xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công xây dựng công trình, quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình

Sở dĩ chúng tôi dùng cụm từ “tài liệu xây dựng” vì khái niệm “xây dựng cơ bản” và “công trình xây dựng cơ bản” không còn phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội hiện nay nữa Những cụm từ “xây dựng cơ bản” hay

1 Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước cộng hòa nhân dân Trung Hoa 1980-1992, , Bắc Kinh, 1992

“công trình xây dựng cơ bản” được sử dụng nhiều trong những năm 80, 90 của thế kỷ trước, khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, hoạt động xây dựng mới được manh nha, phát triển và xây dựng những công trình cơ bản đầu tiên trong hệ thống hạ tầng cơ sở vật chất của quốc gia Mặt khác, nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực xây dựng, cụm từ

“công trình xây dựng cơ bản” không được nhắc đến trong các văn bản này,

mà chỉ có công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn, công trình hạ tầng kỹ thuật

Bên cạnh đó, cũng có ý kiến cho rằng “công trình xây dựng cơ bản” là cụm từ để chỉ các công trình xây dựng hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng cơ sở kinh tế

- xã hội có tính chất xây dựng lớn như công trình giao thông, thủy điện, cầu cảng… Những công trình này phần lớn thuộc diện nộp lưu vào các Lưu trữ lịch sử nên cụm từ “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản” là hợp lý Tuy nhiên, dưới góc độ lưu trữ học, không chỉ những công trình lớn mới có giá trị lưu trữ lịch sử mà những công trình văn hóa, lịch sử cũng thuộc diện nộp lưu Do vậy, tác giả quyết định sử dụng cụm từ “Tài liệu xây dựng” thay cho “Tài liệu xây dựng cơ bản” trước đây

Từ khái niệm về tài liệu xây dựng nêu trên, chúng tôi đưa ra khái niệm tài liệu lưu trữ xây dựng như sau:

Tài liệu lưu trữ xây dựng là những tài liệu xây dựng có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ

Để đưa ra khái niệm trên, chúng tôi đã tham khảo khái niệm tài liệu lưu trữ được đưa ra trong Luật Lưu trữ trên cơ sở không có sự giới hạn về nơi bảo quản, vật mang tin cũng như quyền sở hữu tài liệu Bất kỳ tài liệu xây dựng nào có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác, không phân biệt hình thức thể hiện thông tin, quyền sở hữu tài liệu hay nơi bảo quản đều là tài liệu lưu trữ xây dựng

1.2 Đặc điểm của tài liệu xây dựng

- Tài liệu xây dựng của một công trình được sản sinh trong thời gian tương đối dài Khác với tài liệu hành chính thông thường, tài liệu xây dựng được hình thành từ khi lập dự án và phê duyệt, khảo sát, thiết kế, trải qua quá trình thi công, nghiệm thu và quyết toán Tùy theo quy mô của từng dự án, công trình mà thời gian của tài liệu đó dài hoặc ngắn khác nhau Ví dụ: Công trình Sân vận động quốc gia (Mỹ Đình) được khởi công từ năm 2001 và hoàn thành vào năm 2003, như vậy tài liệu của công trình này kéo dài trong thời gian hai năm; Hoặc như công trình Keangnam Hanoi Landmark Tower bắt đầu xây dựng từ năm 2007, đến năm 2012 mới hoàn thành thì tài liệu lại kéo dài hơn là 5 năm

- Tài liệu xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác giả hình thành Sự đa dạng của tài liệu xây dựng là một trong những đặc điểm để phân biệt loại hình tài liệu này so với các tài liệu khác Về thành phần, ngoài những văn bản hành chính thông thường, tài liệu xây dựng còn có rất nhiều bản vẽ, các loại báo cáo, giấy kiểm định chất lượng, tài liệu ảnh, tài liệu về quản lý vật tư, tài chính…Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ giấy kích thước A4, thì tài liệu xây dựng của một công trình sử dụng rất nhiều kích thước giấy không giống nhau Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau Sự đa dạng về kích thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng

Ngoài ra, tài liệu xây dựng còn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu Trong một công trình, có cơ quan tham gia phần thiết kế, có công ty tham gia phần thi công, có cơ quan thầu phần lắp đặt thiết bị… Ví dụ: Hồ sơ

“Dự toán và bản vẽ thiết kế công trình Thư viện điện tử thuộc Trường Đại học Bách khoa Hà Hội, năm 2003” có những đơn vị sau đây tham gia:

+ Đơn vị tư vấn thiết kế: Công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư và Thiết Kế Xây dựng Việt Nam - Bộ Xây Dựng (CDC)

+ Đơn vị thi công: Tổng Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Xây dựng Việt Nam (VINACONEX)

+ Chủ đầu tư: Bộ Giáo dục và Đào tạo

+ Đơn vị giám sát thi công: Sở Xây dựng Hà Nội

+ Đơn vị sử dụng: Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Từ ví dụ trên có thể thấy, mỗi cơ quan tham gia xây dựng cùng một công trình đảm nhận những phần việc khác nhau sẽ sản sinh ra các tài liệu khác nhau Ví dụ, đơn vị thi công sẽ là cơ quan sản sinh ra các tài liệu hình thành trong quá trình thi công xây dựng công trình Tuy nhiên, khác với tài liệu hành chính có thể phân loại theo phông (tức là tài liệu thi công do đơn vị thi công sản sinh ra phản ánh chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của đơn vị thi công thì có giá trị vĩnh viễn), tài liệu xây dựng thường được phân loại theo bộ thiết kế công trình (chủ đầu tư là đơn vị chịu trách nhiệm lập hồ sơ về công trình đó bàn giao cho cơ quan, tổ chức sử dụng công trình và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử nếu công trình đó có giá trị kinh tế, lịch sử, chính trị, văn hóa theo quy định của pháp luật về lưu trữ)

- Do sự phát triển của kinh tế - xã hội, những năm gần đây, các công trình xây dựng ở nước ta ngày càng nhiều nên khối lượng của tài liệu xây dựng hình thành nên tương đối lớn Như đã nói ở trên, khác với tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng rất đa dạng về kích thước và thành phần, do vậy khối lượng tài liệu lưu trữ của các công ty làm công tác xây dựng nói chung và tài liệu xây dựng của một công trình nói riêng là rất lớn Đây là nguồn tài liệu phản ánh cơ sở hạ tầng của cả một quốc gia

- Tài liệu xây dựng được lập bằng nhiều phương tiện ghi tin khác nhau, vật mang tin khác nhau: giấy thông thường (khổ A4), giấy can, phim, ảnh, đĩa CD… Ngoài ra, tài liệu xây dựng dạng điện tử hiện nay ngày càng trở nên phổ biến tại các công ty hoạt động về xây dựng, đặc biệt là các công ty thiết

kế Do vậy, nhiều công ty xây dựng hiện nay khi nộp tài liệu vào lưu trữ thường nộp tài liệu là các bản vẽ, các thiết kế xây dựng dưới dạng điện tử Điều này đã gây ra khó khăn đối với cơ quan lưu trữ khi phải trang bị máy tính và phần mềm để đọc được những bản vẽ này

- Nội dung của tài liệu xây dựng trong quá trình thực hiện dự án hoặc công trình liên tục được bổ sung Trong quá trình thi công các công trình, do điều kiện tự nhiên, xã hội, tài liệu thiết kế của các công trình cũng như các tài liệu khác có liên quan thường xuyên được điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp với thực tế Đây cũng là một trong những đặc điểm khác biệt của tài liệu xây dựng so với các loại tài liệu khác Ví dụ Công trình văn hóa cấp quốc gia Tượng đài Mẹ Việt Nam anh hùng tại tỉnh Quảng Nam được khởi công xây dựng từ năm 2008, nhưng do các yêu tố về mặt kinh phí, dư luận xã hội… mà

nó đã tạm dừng vào cuối năm 2011 Đến cuối năm 2012, công trình tiếp tục được cấp kinh phí để hoàn thiện Như vậy, tài liệu của công trình sẽ liên tục được bổ sung theo quá trình xây dựng công trình Ngoài ra, việc cải tạo, mở rộng hay nâng cấp cũng thường xuyên diễn ra đối với các công trình xây dựng Mỗi lần tiến hành cải tạo lại, mở rộng thì tài liệu xây dựng lại được bổ sung, ví dụ: Công trình cải tạo cầu Thăng Long, Lăng Hồ Chủ tịch

- Cũng giống như các loại hình tài liệu khác, tài liệu xây dựng chứa đựng những bí mật quốc gia Như đã nói ở trên, tài liệu xây dựng không chỉ là các báo cáo, dự án đầu tư… mà còn là những tài liệu khảo sát, thăm dò địa chất, tài liệu thiết kế công trình, đặc biệt đối với những công trình lớn, ví dụ như Tòa nhà Quốc Hội, Trung tâm Hội nghị quốc gia… thì tài liệu xây dựng còn có những yếu tố mật mang ý nghĩa quốc gia Ngoài ra, theo Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình đặc thù, việc đầu tư xây dựng công trình bí mật nhà nước cũng được quy định cụ thể Theo đó, công trình bí mật nhà nước là công trình xây dựng thuộc các lĩnh vực quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công

nghệ và các lĩnh vực khác thuộc danh mục bí mật nhà nước, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Các tài liệu liên quan đến việc xây dựng các công trình này chứa đựng những bí mật quốc gia, cần phải bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

2 Các nhóm tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình dân dụng ở nước ta hiện nay

Như chúng ta đã biết một trong những đặc điểm của tài liệu xây dựng là

có tính đa dạng Tài liệu xây dựng của một công trình vừa đa dạng về loại hình tài liệu, vừa đa dạng về nội dung phản ánh Qua thực tế khảo sát, xuyên suốt quá trình xây dựng công trình, từ chủ trương đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi công đến nghiệm thu và bàn giao công trình để đưa vào sử dụng, một công trình xây dựng sẽ có những loại tài liệu chủ yếu sau đây:

2.1 Báo cáo đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi)

Báo cáo đầu tư xây dựng công trình là hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình để cấp có thẩm quyền cho phép đầu tư

Nội dung Báo cáo đầu tư xây dựng công trình bao gồm: Sự cần thiết phải đầu tư xây dựng công trình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn; Dự kiến quy mô đầu tư: công suất, diện tích xây dựng; các hạng mục công trình thuộc

dự án; Phân tích, lựa chọn sơ bộ về công nghệ, thông số kỹ thuật; các điều kiện cung cấp vật tư, thiết bị, nguyên liệu, năng lượng, dịch vụ, hạ tầng kỹ thuật; phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư nếu có; Hình thức đầu tư, xác định

sơ bộ tổng mức đầu tư, thời hạn thực hiện dự án, phương án huy động vốn theo tiến độ và hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án và phân kỳ đầu tư

Đối với các dự án quan trọng quốc gia, chủ đầu tư phải lập Báo cáo đầu

tư xây dựng công trình trình Quốc Hội xem xét, quyết định về chủ trương đầu

tư Đối với các dự án khác, chủ đầu tư không phải lập Báo cáo đầu tư

Hồ sơ dự án, công trình quan trọng quốc gia do Chính phủ trình Quốc hội bao gồm các tài liệu sau:

- Tờ trình của Chính phủ;

- Báo cáo đầu tư:

- Báo cáo của Hội đồng thẩm định Nhà nước;

- Tài liệu khác có liên quan (nếu có)

Nếu dự án, công trình quan trọng quốc gia cần phải điều chỉnh vì các lý

do khác nhau (điều kiện tự nhiên, những biến động về giá cả…) thì ngoài hồ

sơ trình Quốc hội thẩm định nêu trên còn có hồ sơ trình thẩm định điều chỉnh

dự án, công trình quan trọng quốc gia Thành phần hồ trình thẩm định điều chỉnh dự án, công trình bao gồm:

- Tờ trình của Chính phủ hoặc của cơ quan được Chính phủ ủy quyền báo cáo;

- Báo cáo đầu tư đã được phê duyệt và Báo cáo đầu tư điều chỉnh;

- Báo cáo giám sát, đánh giá điều chỉnh dự án đầu tư;

- Báo cáo thẩm định điều chỉnh dự án của cơ quan được giao nhiệm vụ thẩm định;

- Tài liệu khác có liên quan (nếu có)

Sau thủ tục trình thẩm định, Quốc hội sẽ có Nghị quyết về chủ trương đầu tư đối với dự án, công trình Nghị quyết của Quốc hội và Báo cáo đầu tư xây dựng công trình chỉ lập đối với các dự án quan trọng quốc gia Do vậy, báo cáo này nói riêng và toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng

công trình nói chung đều là những tài liệu có giá trị cao, cần phải bảo quản

vĩnh viễn trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

2.2 Dự án đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu khả thi)

Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan

đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây

dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc

sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định Dự án đầu tư xây dựng công

trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở

Phần thuyết minh của Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm: Sự

cần thiết và mục tiêu đầu tư; Mô tả về quy mô và diện tích xây dựng công

trình, các hạng mục công trình thuộc dự án; Các giải pháp thực hiện giải

phóng mặt bằng, phương án khai thác dự án và sử dụng lao động; Tổng mức

đầu tư của dự án; khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn và khả năng cấp vốn theo

tiến độ…

Phần thiết kế cơ sở của Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm

phần thuyết minh và phần bản vẽ Phần thuyết minh thiết kế cơ sở bao gồm

các nội dung giới thiệu tóm tắt địa điểm xây dựng, phương án thiết kế; tổng

mặt bằng công trình, hoặc phương án tuyến công trình đối với công trình xây

dựng theo tuyến; vị trí, quy mô xây dựng các hạng mục công trình; Phương án

công nghệ, dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công nghệ;

Phương án kiến trúc đối với công trình có yêu cầu kiến trúc… Phần bản vẽ

thiết kế cơ sở bao gồm: Bản vẽ tổng mặt bằng công trình hoặc bản vẽ bình đồ

phương án tuyến công trình đối với công trình xây dựng theo tuyến; Sơ đồ

công nghệ, bản vẽ dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công

nghệ; Bản vẽ phương án kết cấu chính, hệ thống kỹ thuật, hạ tầng kỹ thuật

chủ yếu của công trình, kết nối với hạ tầng kỹ thuật của khu vực

Một bộ hồ sơ trình thẩm định Dự án đầu tư xây dựng công trình gồm:

- Tờ trình thẩm định dự án;

- Dự án bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở;

- Các văn bản pháp lý có liên quan

Hồ sơ về Dự án đầu tư xây dựng công trình còn có các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở Nếu được thông qua, hồ sơ này còn bao gồm Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình

Ngoài những tài liệu kể trên đây, khi công trình bị ảnh hưởng bởi thiên tai (động đất, lũ lụt, sóng thần…), quy hoạch xây dựng thay đổi hay những biến động bất thường của giá cả… thì dự án đầu tư xây dựng công trình có thể được điều chỉnh Khi đó, xem xét mức độ ảnh hưởng của các yếu tố trên đối với công trình, chủ đầu tư (hoặc người quyết định đầu tư) sẽ có quyết định điều chỉnh dự án đầu tư xây dựng

2.3 Báo cáo kinh tế - kỹ thuật (Báo cáo đầu tư) xây dựng công trình

Đối với các công trình xây dựng cho mục đích tôn giáo hoặc có tổng mức đầu tư dưới 15 tỷ đồng (không bao gồm tiền sử dụng đất) thì không phải lập Dự án đầu tư xây dựng công trình mà chỉ cần lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình để trình người quyết định đầu tư phê duyệt

Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình là dự án đầu tư xây dựng công trình rút gọn, trong đó chỉ đặt ra các yêu cầu cơ bản theo quy định, bao gồm: “sự cần thiết đầu tư, mục tiêu xây dựng công trình; địa điểm xây dựng; quy mô, công suất; cấp công trình, nguồn kinh phí xây dựng công trình; thời hạn xây dựng; hiệu quả công trình; phòng, chống cháy, nổ; bản vẽ thiết

kế thi công và dự toán công trình”1

Hồ sơ Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình bao gồm:

- Báo cáo kết quả thẩm định Báo cáo kinh tế - kỹ thuật;

1 Khoản 4, Điều 35, Luật Xây dựng năm 2003

- Tờ trình thẩm định Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng của Chủ đầu

tư gửi người có thẩm quyền quyết định đầu tư;

- Quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật

Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, Dự án đầu tư xây dựng công trình

và Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình có tính chất như bản “khai sinh” của công trình Tài liệu này được lập để trình các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định về chủ trương đầu tư Do vậy, đây là nhóm tài liệu có giá trị, cần định thời hạn bảo quản cao, không chỉ đối với lưu trữ cơ quan là chủ đầu tư mà còn đối với cả cơ quan cấp phép xây dựng công trình

2.4 Tài liệu khảo sát xây dựng

Khảo sát xây dựng là một khâu không thể thiếu trong hoạt động xây dựng, làm cơ sở để thực hiện các bước thiết kế xây dựng

Khảo sát xây dựng gồm khảo sát địa hình, khảo sát địa chất công trình, khảo sát địa chất thủy văn, khảo sát hiện trạng công trình và các công việc khảo sát khác phục vụ cho hoạt động xây dựng

Trước khi tiến hành khảo sát, chủ đầu tư sẽ tiến hành đấu thầu gói thầu khảo sát xây dựng công trình Sau khi có kết quả đấu thầu, đơn vị khảo sát xây dựng sẽ tiến hành theo nhiệm vụ khảo sát đã được chủ đầu tư phê duyệt Nhiệm vụ khảo sát bao gồm các nội dung về mục đích khảo sát, phạm vi khảo sát, phương pháp khảo sát, khối lượng các loại công tác khảo sát dự kiến, tiêu chuẩn khảo sát được áp dụng và thời gian thực hiện khảo sát Trong quá trình thực hiện khảo sát, nếu nhà thầu khảo sát xây dựng phát hiện các yếu tố khác thường ảnh hưởng trực tiếp đến giải pháp thiết kế, hoặc ngay cả trong quá trình thi công, nếu phát hiện những yếu tố khác thường so với tài liệu khảo sát ảnh hưởng trực tiếp đến giải pháp thiết kế và biện pháp thi công thì chủ đầu tư

sẽ xem xét, quyết định bổ sung nhiệm vụ khảo sát

Sau khi tiến hành khảo sát xây dựng, nhà thầu khảo sát có nghĩa vụ lập báo cáo kết quả khảo sát xây dựng để nghiệm thu Nội dung báo cáo kết quả khảo sát xây dựng bao gồm: Nội dung chủ yếu của nhiệm vụ khảo sát xây dựng; Đặc điểm, quy mô, tính chất của công trình; Vị trí và điều kiện tự nhiên của khu vực khảo sát xây dựng; Tiêu chuẩn về khảo sát xây dựng được áp dụng; Khối lượng khảo sát; Quy trình, phương pháp và thiết bị khảo sát; Phân tích số liệu, đánh giá kết quả khảo sát; Đề xuất giải pháp kỹ thuật phục vụ cho việc thiết kế, thi công xây dựng công trình; Kết luận và kiến nghị; Tài liệu tham khảo và các phụ lục kèm theo

Ngoài những tài liệu kể trên, trong khâu khảo sát xây dựng công trình còn có tài liệu là nhật ký khảo sát xây dựng, tài liệu giám sát việc khảo sát xây dựng, tài liệu về bồi thường thiệt hại khi thực hiện không đúng nhiệm vụ khảo sát, khảo sát sai thực tế…

Tài liệu khảo sát là một thành phần không thể thiếu trong bộ tài liệu về một công trình xây dựng Nếu không có tài liệu này, việc thiết kế công trình không thể được triển khai an toàn vì không có số liệu để tính toán về mặt kết cấu Đây cũng là nguồn tài liệu quan trọng để truy cứu trách nhiệm khi việc thiết kế, thi công không đảm bảo yêu cầu Do vậy, đối với lưu trữ cơ quan là chủ đầu tư, đơn vị sử dụng công trình thì đây là nhóm tài liệu cần được định thời hạn bảo quản cao

2.5 Tài liệu thiết kế

Tài liệu thiết kế xây dựng công trình được quy định cụ thể trong Mục 2 Luật Xây dựng năm 2003, và được cụ thể hóa tại Điều 16, Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án xây dựng công trình

Thiết kế xây dựng công trình bao gồm các bước: thiết kế cơ sở, thiết kế

kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công và các bước thiết kế khác theo thông lệ quốc

tế do người quyết định đầu tư quyết định khi phê duyệt dự án

- Thiết kế cơ sở chính là phần bản vẽ thiết kế cơ sở của Dự án đầu tư

xây dựng công trình nói trên

- Thiết kế kỹ thuật là thiết kế được thực hiện theo thiết kế cơ sở trong

dự án đầu tư xây dựng công trình được phê duyệt, bảo đảm thể hiện được đầy

đủ các thông số kỹ thuật và vật liệu sử dụng phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn được áp dụng, là căn cứ để triển khai bước thiết kế bản vẽ thi công

- Thiết kế bản vẽ thi công là thiết kế đảm bảo thể hiện được đầy đủ các

thông số kỹ thuật, vật liệu sử dụng và chi tiết cấu tạo phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn được áp dụng, đảm bảo đủ điều kiện để triển khai thi công xây dựng công trình

Tùy theo tính chất, quy mô của từng loại công trình, thiết kế xây dựng công trình có thể được lập một bước, hai bước hoặc ba bước như sau:

- Thiết kế một bước là thiết kế bản vẽ thi công được áp dụng đối với công trình chỉ lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình Trường hợp này, bước thiết kế cơ sở, bước thiết kế kỹ thuật và bước thiết kế bản vẽ thi công được gộp thành một bước và gọi là thiết kế bản vẽ thi công

- Thiết kế hai bước bao gồm bước thiết kế cơ sở và bước thiết kế bản vẽ thi công được áp dụng đối với công trình quy định phải lập Dự án xây dựng công trình Trường hợp này, bước thiết kế kỹ thuật và bước thiết kế bản vẽ thi công được gộp thành một bước và gọi là thiết kế bản vẽ thi công

- Thiết kế ba bước bao gồm bước thiết kế cơ sở, bước thiết kế kỹ thuật

và bước thiết kế bản vẽ thi công được áp dụng đối với công trình quy định phải lập Dự án đầu tư xây dựng công trình và có quy mô lớn, phức tạp

Đối với công trình phải thực hiện thiết kế hai bước trở lên, các bước thiết kế tiếp theo chỉ được triển khai thực hiện trên cơ sở bước thiết kế trước

đã được phê duyệt Đối với những công trình bắt buộc phải thi tuyển thiết kế như các công trình công cộng có quy mô cấp I, cấp đặc biệt, các công trình có

yêu cầu kiến trúc đặc thù1

thì ngoài thuyết minh thiết kế, các bản vẽ thiết kế, các tài liệu khảo sát xây dựng liên quan kể trên thì còn có hồ sơ thi tuyển thiết

kế kiên trúc công trình Hồ sơ này bao gồm:

- Kế hoạch thi tuyển được phê duyệt;

- Yêu cầu thiết kế được phê duyệt;

- Quy chế thi tuyển;

- Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá xếp hạng phương án dự thi (hoặc Tổ chuyên gia) và Quy chế làm việc của Hội đồng;

- Các thiết kế dự tuyển;

- Báo cáo kết quả đánh giá, xếp hạng các phương án dự thi của Hội đồng;

- Văn bản phê duyệt phương án thiết kế trúng tuyển của chủ đầu tư kèm theo thiết kế trúng tuyển

Có thể nói, nếu tài liệu khảo sát là một trong những căn cứ để thiết kế công trình thì tài liệu thiết kế lại là cơ sở để thi công công trình Dựa vào những thiết kế này, đơn vị thi công sẽ tiến hành xây dựng theo đúng với thiết

kế đã được phê duyệt Do vậy, tài liệu thiết kế cũng là một nguồn tài liệu quan trọng không chỉ trong việc thi công mà còn trong cả việc quy kết trách nhiệm khi xảy ra sự cố công trình

2.6 Tài liệu về giải phóng mặt bằng

Giải phóng mặt bằng là tài liệu liên quan đến việc chuẩn bị mặt bằng cho việc thi công xây dựng công trình Những tài liệu này bao gồm: Quyết định giải phóng mặt bằng, phương án giải phóng mặt bằng, tài liệu về bàn giao mặt bằng… Đây là những tài liệu quan trọng trong việc triển khai các dự

án, do vậy nó có thời hạn bảo quản cao Đặc biệt, trong nhóm tài liệu này còn

1 Điều 15 Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

có các văn bản liên quan đến phương án đền bù giải phóng mặt bằng và tái định cư Đây là tài liệu quan trọng phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, quyết toán công trình sau này

2.7 Tài liệu về thi công - nghiệm thu xây dựng công trình

2.7.1 Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình

Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm các hoạt động quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng; giám sát thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình xây dựng của chủ đầu tư; giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế xây dựng công trình

Tài liệu xây dựng hình thành trong quá trình giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm: tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng; các tài liệu về thực hiện các thí nghiệm kiểm tra vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị…; các báo cáo về chất lượng; các giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất; tài liệu phục vụ cho việc nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng… Những tài liệu này được liệt kê cụ thể trong Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng tại Chương 3 của đề tài

Đối với mỗi công trình xây dựng, chất lượng công trình là vấn đề được quan tâm hàng đầu Những tài liệu hình thành trong quá trình giám sát chất lượng thi công xây dựng phản ánh toàn bộ chất lượng, tuổi thọ của công trình Mọi sự cố sau này liên quan đến chất lượng công trình đều phải được xem xét, giải quyết bằng thông tin có trong các tài liệu này Do vậy, đây là khối tài liệu có giá trị bảo quản cao

2.7.2 Quản lý tiến độ

Công trình xây dựng trước khi triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng Tiến độ thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt

Đối với công trình xây dựng có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì tiến độ xây dựng công trình phải được lập cho từng giai đoạn theo tháng, quý, năm Trường hợp xét thấy tổng tiến độ của dự án bị kéo dài thì chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư để đưa ra quyết định việc điều chỉnh tổng tiến độ của dự án

Hồ sơ về tiến độ xây dựng công trình gồm có:

- Tài liệu v/v xây dựng Tổng tiến độ của công trình;

- Quyết định phê duyệt Tổng tiến độ xây dựng công trình (kèm theo Tổng tiến độ xây dựng công trình);

- Quyết định về việc điều chỉnh tổng tiến độ của công trình, dự án (nếu có)

2.7.3 Quản lý khối lượng thi công xây dựng

Việc thi công xây dựng phải được thực hiện theo khối lượng của thiết

kế được duyệt Căn cứ vào các bản vẽ thiết kế, chủ đầu tư và nhà thầu thi công xây dựng lập bảng tính khối lượng xây dựng công trình

Khối lượng thi công xây dựng được tính toán, xác nhận giữa chủ đầu

tư, nhà thầu thi công xây dựng, tư vấn giám sát theo thời gian hoặc giai đoạn thi công và được đối chiếu với khối lượng thiết kế được duyệt để làm cơ sở nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng

Khi có khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán xây dựng công trình được duyệt thì chủ đầu tư và nhà thầu thi công xây dựng phải xem xét để xử

lý Nếu khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán xây dựng công trình làm vượt tổng mức đầu tư thì chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư để xem xét, quyết định Khối lượng phát sinh được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận, phê duyệt là cơ sở để thanh toán, quyết toán công trình

Tài liệu liên quan đến quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình bao gồm: Bảng tính khối lượng thi công công trình, Biên bản nghiệm thu khối

lượng thi công, Tài liệu về khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán công trình, Báo cáo khối lượng xây dựng…

2.7.4 Quản lý an toàn lao động

Nhà thầu thi công xây dựng phải lập các biện pháp an toàn cho người

và công trình trên công trường xây dựng, đồng thời có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn, phổ biến các quy định về an toàn lao động

Khi có sự cố về an toàn lao động, nhà thầu thi công xây dựng và các bên có liên quan có trách nhiệm tổ chức xử lý và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về an toàn lao động theo quy định của pháp luật đồng thời chịu trách nhiệm khắc phục và bồi thường những thiệt hại do nhà thầu không bảo đảm

an toàn lao động gây ra

Điều 40, Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng quy định trách nhiệm lập hồ sơ sự cố thuộc về chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình Hồ sơ về sự cố công trình xây dựng gồm có:

- Biên bản kiểm tra hiện trường sự cố với các nội dung: Tên công trình, hạng mục công trình xảy ra sự cố, địa điểm xây dựng công trình, thời điểm xảy ra sự cố, mô tả sơ bộ và diễn biến sự cố; tình trạng công trình khi xảy ra

sự cố; sơ bộ về thiệt hại, nguyên nhân xảy ra sự cố;

- Tài liệu giám định nguyên nhân sự cố: Báo cáo giám định nguyên nhân sự cố và các tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện giám định

- Các tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết sự cố

Ngoài ra, các tài liệu về quản lý an toàn lao động còn có: Tài liệu về đào tạo, hướng dẫn, phổ biến các quy định về an toàn lao động … Trong số những tài liệu này, các tài liệu liên quan đến việc giải quyết các sự cố công trình là có giá trị bảo quản hơn cả vì nó phản ánh cách thức, kết quả xử lý sự

cố trong quá trình xây dựng công trình

2.7.5 Quản lý môi trường

Nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện các biện pháp bảo đảm về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ môi trường xung quanh, bao gồm các biện pháp chống bụi, chống ồn, xử lý phế thải và thu dọn hiện trường

Nhà thầu thi công xây dựng, chủ đầu tư phải có trách nhiệm kiểm tra giám sát việc thực hiện bảo vệ môi trường xây dựng, đồng thời chịu sự kiểm tra giám sát của cơ quan quản lý nhà nước về môi trường

Thuộc nhóm tài liệu quản lý về môi trường gồm có: Các tài liệu liên quan đến vấn đề đảm bảo môi trường cho người lao động trên công trường, bảo vệ môi trường xung quanh, các tài liệu về việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện bảo vệ môi trường xây dựng của cơ quan quản lý nhà nước về môi trường…

2.7.6 Nhật ký thi công xây dựng

Nhật ký thi công xây dựng công trình dùng dể mô tả tình hình công việc và ghi chép các thông tin trao đổi giữa chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu thiết kế xây dựng công trình và các bên có liên quan khác Nhà thầu thi công xây dựng có nhiệm vụ lập sổ nhật ký thi công xây dựng công trình Sổ này được lập thành 1 quyển trong đó chia làm hai phần: phần của nhà thầu thi công xây dựng công trình và phần của Chủ đầu tư, nhà thầu giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư và giám sát tác giả thiết kế Sổ nhật

ký thi công xây dựng công trình được đánh số trang, đóng dấu giáp lai của nhà thầu thi công xây dựng và có xác nhận của chủ đầu tư Việc ghi chép các thông tin trao đổi phải được thực hiện thường xuyên

Nội dung ghi chép các thông tin trong sổ nhật ký thi công xây dựng bao gồm: danh sách các cán bộ kỹ thuật của các bên trực tiếp tham gia xây dựng công trình, diễn biến tình hình thi công hàng ngày trên công trường, mô tả chi

tiết các sự cố, hư hỏng và các vi phạm trong quá trình thi công trên công trường… Đây là tài liệu ghi lại một cách thực tế các hoạt động, quá trình thi công xây dựng công trình Trong một số trường hợp đặc biệt, đây còn là tài liệu để đối chiếu, so sánh, kiểm tra kết quả với các báo cáo tiến độ, báo cáo khối lượng của các nhà thầu Do vậy tài liệu này cần được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho những công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

2.8 Tài liệu về việc lựa chọn nhà thầu trong xây dựng công trình

Trước khi tiến hành các hoạt động xây dựng, chủ đầu tư sẽ tiến hành đấu thầu các gói thầu khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng công trình Hồ sơ đấu thầu của một gói thầu cụ thể bao gồm:

- Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết

kế, thi công…) của Chủ đầu tư;

- Quyết định phê duyệt tổ chuyên gia đấu thầu;

- Biên bản mở thầu và đóng thầu;

- Công văn (hồ sơ) mời thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết kế, thi công…) xây dựng công trình;

- Chấm thầu và báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu

- Quyết định chỉ định thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết kế, thi công…) kèm theo hồ sơ năng lực của đơn vị trúng thầu

Trong quá trình đấu thầu, rất nhiều hồ sơ năng lực của các đơn vị gửi đến để dự thầu, tuy nhiên, ngoài hồ sơ năng lực của đơn vị trúng thầu, các hồ

sơ còn lại giá trị bảo quản không cao Sau khi đã có kết quả chấm thầu, biên bản chấm thầu và quyết định chỉ định thầu, thì chỉ hồ sơ thầu trúng tuyển mới

có giá trị bảo quản cao, những hồ sơ thầu của các đơn vị khác chỉ lưu trữ trong thời gian ngắn phục vụ việc thanh kiểm tra công tác chấm thầu

2.9 Tài liệu hoàn công công trình

Bản vẽ hoàn công là bản vẽ bộ phận công trình hoặc công trình xây dựng hoàn thành được lập trên cơ sở bản vẽ thiết kế thi công đã được phê duyệt, trong đó thể hiện kích thước thực tế của công trình

Trong trường hợp các kích thước, thông số thực tế thi công của bộ phận công trình xây dựng, công trình xây dựng đúng với các kích thước, thông số của thiết kế bản vẽ thi công thì bản vẽ thiết kế đó là bản vẽ hoàn công

Nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm lập bản vẽ hoàn công bộ phận công trình xây dựng và công trình xây dựng Trong bản vẽ hoàn công phải ghi rõ họ tên, chữ ký của người lập bản vẽ hoàn công Người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công xây dựng phải ký tên và đóng dấu Bản

vẽ hoàn công là cơ sở để thực hiện bảo hành và bảo trì công trình

Bản vẽ hoàn công được người giám sát thi công của chủ đầu tư ký tên xác nhận

Ngoài bản vẽ hoàn công, tài liệu hoàn công công trình còn có biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình Đây là tài liệu quan trọng không thể thiếu trong tài liệu hoàn công

Đối với các cơ quan liên quan đến công trình (đơn vị sử dụng, chủ đầu tư…) thì bản vẽ hoàn công là tài liệu quan trọng phản ánh các thông số kỹ thuật của công trình được xây dựng so với bản vẽ thiết kế Mọi sửa chữa, thay đổi, cải tạo công trình đều phải dựa trên cơ sở là bản vẽ hoàn công Do vậy, tài liệu này phải được xác định giá trị cao nhất tùy theo loại công trình (vĩnh viễn hoặc theo tuổi thọ công trình)

2.10 Tài liệu về bảo hành, bảo trì công trình

Trước khi công trình xây dựng đưa vào sử dụng, các tài liệu về vận hành, khai thác công trình, các tài liệu liên quan đến việc bảo hành, quy trình

vận hành các loại thiết bị lắp đặt vào công trình phải được bàn giao cho bên

sử dụng Đây là loại tài liệu quan trọng đặc biệt trong việc giải quyết sự cố hoặc cải tạo công trình Ngoài ra, dựa vào tài liệu này có thể quy kết trách nhiệm giải quyết sự cố công trình trong thời hạn còn bảo hành đối với các đơn

vị thực hiện xây dựng công trình Đối với nhóm tài liệu này, thời hạn bảo quản phải được xác định ít nhất là hết thời hạn bảo hành ghi trong tài liệu về bảo hành công trình

2.11 Tài liệu quản lý chung của công trình xây dựng

Đây là loại hình tài liệu hình thành xuyên suốt quá trình từ lập dự án, phê duyệt dự án, thi công và đưa công trình vào sử dụng Tài liệu này phần lớn là các văn bản quản lý, các báo cáo, các hồ sơ, đơn từ… Đáng chú ý trong nhóm này là Hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng Hồ sơ này gồm những văn bản sau:

- Đơn xin cấp giấy phép xây dựng;

- Bản sao một trong những giấy tờ về quyền sử dụng đất;

- Bản vẽ thiết kế thể hiện được vị trí mặt bằng; mặt cắt, các mặt đứng chính; mặt bằng, mặt cắt móng công trình; sơ đồ vị trí hoặc tuyến công trình (đối với công trình theo tuyến); sơ đồ hệ thống và điểm đấu nối kỹ thuật cấp điện, cấp nước, thoát nước mưa, nước thải;

- Giấy phép xây dựng;

- Văn bản gia hạn giấy phép xây dựng nếu có

Để xin chủ trương xây dựng công trình (hoặc cấp phép xây dựng công trình), chủ đầu tư cần phải nghiên cứu các tài liệu liên quan đến quy hoạch xây dựng tại địa điểm xây dựng, đặc biệt là chứng chỉ quy hoạch xây dựng Chứng chỉ quy hoạch là các thông tin về quy hoạch xây dựng tại địa điểm lập

dự án hoặc xây dựng công trình (bao gồm các thông số về sử dụng đất, các quy định về việc kết nối với hệ thống hạ tầng kỹ thuật chung của khu vực, an

toàn phòng, chống cháy, nổ; bảo vệ môi trường và các quy định khác theo quy hoạch chi tiết xây dựng như cốt xây dựng, chỉ giới xây dựng, hành lang bảo

vệ, khu vực cấm xây dựng, ) để cho chủ đầu tư làm căn cứ thiết kế, xây dựng theo đúng quy hoạch được duyệt Do vậy, đối với đơn vị là chủ đầu tư, sau khi được cấp giấy phép xây dựng thì tài liệu này không có giá trị cao Tuy nhiên, đối với đơn vị chủ quản (cơ quan cấp giấy phép xây dựng) thì đây lại là một tài liệu có giá trị, là căn cứ để cấp phép xây dựng cho các đơn vị là chủ đầu tư

Tài liệu về quản lý xây dựng công trình là nhóm tài liệu quan trọng, nhiều văn bản trong nhóm tài liệu này mang tính pháp lý cao như: Quyết định cấp đất, hợp đồng thuê đất, hợp đồng lao động, Báo cáo quản lý chất lượng và chất lượng theo định kỳ, Báo cáo tiến độ xây dựng công trình… Thời hạn bảo quản của những tài liệu này sẽ được luận giải trong Chương 2 và Chương 3 của đề tài

2.12 Tài liệu về công tác tài chính, kế toán

Đây là nhóm tài liệu quan trọng đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào Nhóm tài liệu này có giá trị lưu trữ cao, bao gồm những tài liệu sau đây:

- Tổng mức đầu tư là chi phí dự tính để thực hiện dự án đầu tư xây

dựng công trình, được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình Tổng mức đầu tư là một trong những cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh tế và lựa chọn phương án đầu tư; là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình

Người quyết định đầu tư tổ chức thẩm định tổng mức đầu tư hoặc thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn thực hiện công tác quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực thẩm tra Tổng mức đầu tư được ghi trong quyết định đầu tư do người quyết định đầu tư phê duyệt

Người quyết định đầu tư quyết định việc phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh Giá trị phần tổng mức đầu tư bổ sung được xác định thành một khoản chi phí riêng và phải được tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra trước khi quyết định phê duyệt Kết quả thẩm định/thẩm tra tổng mức đầu tư được thể hiện trong Báo cáo kết quả thẩm định/ thẩm tra Tổng mức đầu tư xây dựng công trình

Như vậy, có thể thấy một bộ hồ sơ về việc phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình gồm những tài liệu sau:

+ Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình;

+ Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình điều chỉnh (nếu có);

+ Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra tổng mức đầu tư xây dựng công trình;

+ Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra tổng mức đầu tư xây dựng công trình điều chỉnh (nếu có)

- Dự toán công trình được tính toán và xác định theo công trình xây

dựng cụ thể, trên cơ sở khối lượng các công việc, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết

kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng công trình

Dự toán công trình được điều chỉnh trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 15 Thông tư số 04/2010/TT-BXD ngày 26 tháng 5 năm 2010 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình Chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra và phê duyệt dự toán công trình điều chỉnh

Dự toán công trình là cơ sở để xác định giá gói thầu, giá xây dựng công trình, là căn cứ để đàm phán, ký kết hợp đồng, thanh toán với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu

Chủ đầu tư tổ chức việc thẩm định dự toán công trình trước khi phê duyệt Kết quả thẩm định hoặc thẩm tra dự toán công trình được thể hiện trong Báo cáo kết quả thẩm định/ thẩm tra dự toán công trình

Hồ sơ về việc phê duyệt dự toán xây dựng công trình bao gồm:

+ Quyết định phê duyệt Dự toán xây dựng công trình;

+ Quyết định phê duyệt Dự toán công trình điều chỉnh (nếu có);

+ Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra Dự toán công trình;

+ Báo cáo kết quả thẩm định/thẩm tra Dự toán công trình điều chỉnh (nếu có)

- Các hợp đồng xây dựng được thanh/ quyết toán hoặc thanh lý

Hợp đồng xây dựng là hợp đồng dân sự được thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên để thực hiện một, một số hay toàn

bộ công việc trong hoạt động xây dựng Việc tạm ứng, thanh toán, hồ sơ thanh toán, quyết toán, lập hồ sơ quyết toán được tiến hành theo quy định của Nhà nước Ngoài ra, trong phần này còn có hồ sơ về khiếu nại và giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng nếu việc khiếu nại, tranh chấp có xảy ra trong quá trình xây dựng cũng như thanh/quyết toán hợp đồng

- Tài liệu về thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

Các công trình xây dựng sử dụng vốn nhà nước sau khi hoàn thành đều phải thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa công trình vào khai thác, sử dụng Đối với các công trình

sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn đầu tư được quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt