Chuyên đề 6 kỹ năng ra quyết định

Quyết định là kết quả của quá trình xác định và lựa chọn một phương án có thể có để giải quyết một vấn đề hay thực hiện một công việc nào đó cần phải giải quyết trong đời sống. Quyết định đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của con người. Mọi hành vi của chúng ta đều được thực hiện dựa trên những quyết định nhất định. Ra quyết định là quá trình đi tới quyết định, tức là quá trình người ra quyết định cân nhắc, xác định các vấn đề và phân tích, lựa chọn giải pháp để giải quyết vấn đề đó. Việc ra quyết định thường được triển khai theo một quy trình nhất định và chất lượng của quyết định phụ thuộc vào việc tuân thủ quy trình ra quyết định này. Chính vì vậy, ra quyết định là một kỹ năng quan trọng.

Chuyên đề KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Khái quát định quản lý a) Khái niệm, đặc điểm, vai trò định quản lý * Khái niệm định quản lý Quyết định kết trình xác định lựa chọn phương án có để giải vấn đề hay thực cơng việc cần phải giải đời sống.1 Quyết định đóng vai trị quan trọng sống người Mọi hành vi thực dựa định định Ra định trình tới định, tức trình người định cân nhắc, xác định vấn đề phân tích, lựa chọn giải pháp để giải vấn đề Việc định thường triển khai theo quy trình định chất lượng định phụ thuộc vào việc tuân thủ quy trình định Chính vậy, định kỹ quan trọng Giống tất hoạt động khác, hoạt động quản lý nói chung hoạt động quản lý nhà nước nói riêng, nhà quản lý phải thường xuyên định Quyết định quản lý cách thức nhà quản lý giải vấn đề nảy sinh trình quản lý, thực nhiệm vụ quản lý mình.2 Đó kết trình nhà quản lý nhận thức vấn đề lựa chọn cách thức hành động mà họ cho thích hợp để giải vấn đề tiến hành hoạt động quản lý Như vậy, định quản lý mang ý chí người lãnh đạo, quản lý, phản ánh tư người lãnh đạo, quản lý vấn đề quản lý gây ảnh hưởng định đối tượng quản lý Ảnh hưởng định tới tổ Xem Đặng Khắc Ánh (2008): Kỹ lập kế hoạch định, in Trần Thị Thanh Thủy (Chủ biên, 2008): Cẩm nang quản lý: Kỹ quản lý hành nhà nước, NXB Lý luận Chính trị, Hà Nội, 2008, tr.7 Xem Stoner, James A.F./Freeman, R Edward/Gilbert, Daniel R (1995): Management, Prince Hall Australia Publising House., tr.239 chức thành viên khơng giống nhau: có định có khả ảnh hưởng tới tồn phát triển lâu dài tổ chức có định ảnh hưởng tới cá nhân có tác dụng khoảng thời gian hạn hẹp.3 Trong hoạt động quản lý khu vực công, đặc biệt hoạt động quản lý nhà nước, chủ thể quản lý phải thường xuyên định để thực hoạt động quản lý Tuy nhiên, ảnh hưởng đặc tính riêng có môi trường quản lý nhà nước (đối tượng quản lý rộng đa dạng; chủ thể quản lý đa dạng; chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền chủ thể quản lý quy định cụ thể pháp luật, ) nên việc định quản lý có điểm khác biệt so với việc định mơi trường bên ngồi khu vực cơng.4 Như vậy, hiểu, định quản lý mệnh lệnh điều hành, kết hoạt động chủ thể quản lý (có thể tổ chức hay cá nhân trao thẩm quyền) thể hình thức định theo thể thức xác định nhằm thực chức năng, nhiệm vụ chủ thể quản lý * Đặc điểm định quản lý: Các định quản lý có đặc điểm chủ yếu sau: - Quyết định quản lý định chủ thể quản lý ban hành để giải vấn đề phạm vi quản lý Trong máy quản lý, phận hay cá nhân có vị trí định từ vị trí phép định định để thực chức năng, nhiệm vụ vị trí mà đảm nhận Chỉ có chủ thể quản lý có quyền định quản lý để giải vấn đề phát sinh hoạt động quản lý Phạm vi định quản lý Xem Đặng Khắc Ánh (2008): Kỹ lập kế hoạch định, in Trần Thị Thanh Thủy (Chủ biên, 2008): Cẩm nang quản lý: Kỹ quản lý hành nhà nước, NXB Lý luận Chính trị, Hà Nội, 2008, tr.2627; Koontz, Harold/Odonnell, Cyril/Weihrich, Heinz (1994): Những vấn đề cốt yếu quản lý NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Xem thêm: Đặng Khắc Ánh (2008), Sđd, tr.28; Học viện Hành (2018): Tài liệu bồi dưỡng chương trình Chun viên chính., T1: Kiến thức chung, NXB Bách khoa Hà Nội, tr.86-88 phụ thuộc vào thẩm quyền trao cho chủ thể quản lý Chủ thể quản lý cá nhân tập thể - Quyết định quản lý sản phẩm chủ thể quản lý, ln phản ánh ý chí chủ quan, cách thức nhìn nhận vấn đề người quản lý Như vậy, định quản lý thường mang tính chủ quan, gắn với nhận định chủ quan người quản lý vấn đề cần giải Điều lý giải vấn đề giống lại người quản lý khác đưa định khác Tuy nhiên, định, không người quản lý quan tâm tới mong muốn mà cịn chịu chi phối nhiều yếu tố bên ngồi mơi trường khác Quyết định quản lý người quản lý đưa phải dựa sở hiểu biết vận dụng quy luật khách quan vào thực tiễn hoạt động quản lý Do đó, định quản lý bao hàm tri thức khoa học quản lý, q trình phân tích logic vấn đề, đồng thời có sáng tạo nghệ thuật điều hành người quản lý - Các định quản lý có tác động lên đối tượng định, làm thay đổi hành vi, tính chất đối tượng mức độ ảnh hưởng khác Bên cạnh đặc điểm chung, xuất phát từ đặc điểm chủ thể ban hành đối tượng tác động định quản lý nhà nước mà định quản lý nhà nước có đặc điểm riêng chủ yếu sau: - Quyết định quản lý nhà nước ban hành dựa quy định pháp luật Hoạt động quản lý nhà nước quản lý pháp luật theo pháp luật, định quản lý nhà nước đưa phải phù hợp với quy định pháp luật hành Những định chứa đựng quy tắc xử chung, bắt buộc thi hành cá nhân, tổ chức (quyết định quy phạm) ban hành để xử lý công việc cá biệt cụ thể (quyết định cá biệt) - Quyết định quản lý nhà nước có tính thứ bậc, tức định quan cấp có giá trị pháp lý cao định quan cấp Theo đó, cần thiết phải điều chỉnh hay bãi bỏ định quản lý nhà nước, cần sử dụng định quan ban hành định quan cấp * Vai trò định quản lý: Quyết định quản lý có vai trị quan trọng hoạt động quản lý Điều thể sau: - Quyết định quản lý mệnh lệnh điều hành chủ thể quản lý, mang ý chí chủ thể tác động lên đối tượng quản lý để buộc đối tượng vận động theo ý chí nhà quản lý Thông qua định quản lý, người quản lý thể ý chí mình, định hướng giải vấn đề để đạt mục tiêu tổ chức - Quyết định quản lý sở để thực hoạt động quản lý: định quản lý định hướng cho hành vi quản lý, điều chỉnh hoạt động tác động lên vấn đề cần giải Tuy nhiên, cần phải nhận thức định nhằm mục tiêu giải vấn đề quản lý thân việc định không giải vấn đề mà xác định cách thức giải vấn đề quản lý Việc giải vấn đề phải thực thơng qua q trình thực định - Quyết định quản lý phản ánh chất lượng hoạt động quản lý, phản ánh lực người quản lý Bởi vì, định quản lý sản phẩm trí tuệ người quản lý Khả định quản lý hiệu giữ vai trò định hiệu làm việc người lao động trí óc, đặc biệt người quản lý nắm giữ công việc quan trọng b) Phân loại định quản lý Có thể phân loại định định quản lý theo nhiều tiêu chí khác Các tiêu chí chủ yếu dùng để phân loại định chủ thể ban hành định; hình thức thể định, mức độ thường xuyên vấn đề cần giải quyết; cách thức ban hành định; lĩnh vực điều chỉnh định; phạm vi, mức độ ảnh hưởng định, * Theo chủ thể ban hành định Xem thêm Học viện Hành Quốc gia (2018): Tài liệu bồi dưỡng Chuyên viên chính, T.1: Kiến thức chung, NXB Bách khoa Hà Nội, tr.81-96 Mỗi quan, cá nhân có thẩm quyền máy quản lý có vị trí định từ vị trí định định Với quan nhà nước, vị trí pháp lý pháp luật quy định cụ thể Từ chức năng, nhiệm vụ vị trí phân cơng cụ thể, đơn vị cá nhân có thẩm quyền ban hành số định quản lý định Chủ thể quản lý tổ chức lớn thường phân nhiều cấp quản lý khác cấp định tùy thuộc vào vị trí quản lý mình, chẳng hạn định cấp phịng, định cấp sở,… Cấp phòng máy quản lý đa dạng, với chức năng, nhiệm vụ khác nên định quản lý lãnh đạo cấp phịng khác Có định người lãnh đạo, quản lý cấp phòng trực tiếp ban hành để thực nhiệm vụ mình, có định người lãnh đạo, quản lý cấp phòng tham mưu cho cấp ban hành Do chủ thể quản lý cá nhân hay tập thể (tổ chức) nên theo chủ thể quản lý phân chia định thành định cá nhân định tập thể - Các định cá nhân định cá nhân tự đưa để giải nhiệm vụ phạm vi thẩm quyền giao cho cá nhân người quản lý Các nhà quản lý định cá nhân phải chịu trách nhiệm cá nhân định - Quyết định tập thể định tập thể ban hành Trách nhiệm định trách nhiệm tập thể Người đứng đầu tổ chức ký thay mặt cho tổ chức định tập thể không chịu trách nhiệm cá nhân định mà chịu trách nhiệm với tư cách thành viên tập thể trách nhiệm người đứng đầu tập thể Việc ban hành định cá nhân hay tập thể hoạt động quản lý nhà nước pháp luật quy định * Theo hình thức thể định Quyết định quản lý với tư cách mệnh lệnh điều hành nhà quản lý ban hành nhiều hình thức khác nhau: văn hay lời nói, có định ban hành cử chỉ, tín hiệu, Tuy nhiên, định quan trọng thường thể hình thức văn * Theo mức độ thường xuyên vấn đề cần giải Theo tiêu chí này, người ta chia định thành hai loại bản: định ban hành để thực nhiệm vụ hay vấn đề thường xuyên định ban hành để giải nhiệm vụ hay vấn đề không thường xuyên + Quyết định ban hành để thực nhiệm vụ thường xuyên: định để giải nhiệm vụ, vấn đề thường xuyên xảy ra, lặp lặp lại trình quản lý tổ chức Thơng thường với loại vấn đề này, người lãnh đạo, quản lý thường thiết lập sẵn thủ tục cố định để giải quyết, loại định cịn gọi định theo chương trình Loại định thường khơng gặp nhiều khó khăn ban hành Trong đa số trường hợp, định theo chương trình khơng có nhiều chỗ cho sáng tạo đoán người định + Quyết định ban hành để thực nhiệm vụ không thường xuyên: định để giải vấn đề không thường xuyên diễn tổ chức, địi hỏi người quản lý phải có nỗ lực lớn Loại định đưa nhằm giải vấn đề mới, diễn lần với tổ chức việc giải địi hỏi tính sáng tạo cao * Theo thời hạn có hiệu lực định Theo tiêu chí phân định quản lý thành ba loại bản: + Quyết định không xác định thời hạn hiệu lực: loại định khơng xác định xác thời hạn hiệu lực định Loại định thường có hiệu lực lâu dài, hiệu lực thực có Xem Stoner, James A.F./Freeman, R Edward/Gilbert, Daniel R (1995), Sđd, tr.239; Đặng Khắc Ánh (2008), Sđd, tr.25 quyết định khác thay hay bãi bỏ Về nguyên tắc, định sử dụng để sửa đổi, bổ sung, thay hay bãi bỏ định ban hành phải quan ban hành định cũ quan cấp quan ban hành + Quyết định có hiệu lực khoảng thời gian định: thời hạn hiệu lực loại định thường ghi nhận định sau thời điểm định đương nhiên hiệu lực mà không cần định khác huỷ bỏ hay thay + Quyết định có hiệu lực lần: loại định áp dụng lần, cho trường hợp cụ thể định hoạt động quản lý * Theo lĩnh vực điều chỉnh định Nhà quản lý phải thực hoạt động tất phương diện hoạt động tổ chức nên tất lĩnh vực có định quản lý Theo tiêu chí này, có định như: - Quyết định tổ chức - Quyết định nhân - Quyết định tài - * Theo mức độ ảnh hưởng định Theo tiêu chí phân chia định quản lý thành loại: + Quyết định chung (còn gọi định sách): loại định mang tính chất chung, vạch chủ trương, đường lối để định hướng chung cho hoạt động toàn hệ thống, thường ban hành để giải vấn đề lớn, quan trọng hệ thống, có phạm vi ảnh hưởng rộng + Quyết định quy phạm: loại định chứa đựng quy phạm có tính chất xử chung, có khả áp dụng nhiều lần + Quyết định cá biệt (trong số văn tài liệu gọi định hành chính): loại định áp dụng để giải trường hợp cụ thể, có tính chất cá biệt Các định cá biệt thường định áp dụng định quy phạm Bên cạnh cách phân loại định chủ yếu đây, theo tính chất định cịn phân định quản lý thành định chiến lược (những định lớn, có tác động lâu dài ảnh hưởng mạnh mẽ tới toàn tổ chức) định chiến thuật (để thực hoá định chiến lược, giải những nhiệm vụ có tính ngắn hạn hơn, phạm vi tác động hẹp hơn); theo hình thức thơng qua định phân chia thành định thơng qua hình thức tập thể định thơng qua theo hình thức cá nhân, c) u cầu định quản lý Như phân tích trên, chất lượng việc định phản ánh lực, phẩm chất người lãnh đạo, quản lý có ảnh hưởng tới tồn hoạt động tổ chức Do đó, việc định quản lý nhiệm vụ thường xuyên người quản lý Điều địi hỏi họ phải cân nhắc thận trọng trình định để đảm bảo định ban hành đáp ứng yêu cầu định Những yêu cầu chủ yếu đặt định quản lý nói chung bao gồm: - Quyết định quản lý phải giúp người quản lý giải vấn đề, đạt mục tiêu mong muốn: nhiệm vụ người quản lý định tổ chức hoạt động thực định để đạt tới mục tiêu định, giải công việc phát sinh thẩm quyền Vì ,một định tốt phải định mà thực phải giải vấn đề mà người quản lý phải đối mặt Quyết định quản lý tốt sở để làm cho hoạt động điều hành tổ chức bảo đảm tính hệ thống, quán - Quyết định quản lý phải bảo đảm tính khả thi: mức độ khả thi định quản lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác mức độ phù hợp với nguồn lực, lực cá nhân hay tổ chức thực thi, mức độ phù hợp với môi trường, - Quyết định quản lý phải bảo đảm hiệu lực, hiệu Việc định quản lý hiệu đòi hỏi phải bảo đảm lựa chọn phương án hợp lý để tổ chức thực Quyết định quản lý không hiệu quả, không hợp lý gây tốn kinh phí, lãng phí nguồn lực làm suy giảm hiệu điều hành tổ chức nhiều thời gian công sức vào việc họp bàn để tìm kiếm vấn đề khắc phục hậu việc thực định quản lý không hiệu Quyết định sai hay định có thiên vị làm gia tăng nghi ngờ, đố kị thành viên tổ chức làm gia tăng chi phí khơng thức tổ chức Bên cạnh yêu cầu chung, yêu cầu người lãnh đạo quản lý hệ thống trị nói chung máy nhà nước, cấp phòng, nói riêng cần phải đáp ứng yêu cầu tính hợp pháp hợp lý (sẽ trình bày phần sau chuyên đề) Các yếu tố ảnh hưởng tới việc ban hành thực định quản lý Trong trình định, người lãnh đạo, quản lý, có người lãnh đạo, quản lý nhà nước, chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố khác Những yếu tố đan xen vào có ảnh hưởng tới nội dung hình thức định Có thể phân chia yếu tố ảnh hưởng thành hai nhóm yếu tố khách quan yếu tố chủ quan a) Các yếu tố khách quan Các yếu tố khách quan yếu tố tác động tới nội dung tính chất định quản lý mà khơng phụ thuộc vào người định Nhóm yếu tố bao gồm đặc điểm, tính chất hay thay đổi môi trường mà tổ chức tồn thay đổi đường lối trị, thay đổi hệ thống pháp luật phát triển kinh tế - xã hội nói chung; nguồn lực để thực định mà tổ chức đạt tiến hành thực thi định, Những yếu tố khách quan chủ yếu ảnh hưởng tới việc xây dựng thực định quản lý bao gồm: * Vấn đề cần định Các vấn đề cần định thường xuất khách quan so với chủ thể định, không phụ thuộc vào người định lại có ảnh hưởng trực tiếp tới nội dung định Việc xác định xác vấn đề cần định có ảnh hưởng lớn tới nội dung, tính khả thi định chí ảnh hưởng trực tiếp tới tính hợp pháp định * Môi trường định Về bản, tổ chức xã hội hoạt động mối liên hệ với tổ chức khác với mơi trường xung quanh, người lãnh đạo, quản lý định, họ dựa vào nhận định chủ quan hay mong muốn cá nhân mà cịn bị chi phối mạnh mẽ từ mối quan hệ Các định quản lý, đặc biệt định quản lý nhà nước với tư cách sản phẩm quan nhà nước định, thường bị chi phối định hướng trị đảng cầm quyền Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, ảnh hưởng yếu tố trị tới định nhà nước rõ nét, đặc biệt định quan trọng, có tính định hướng có nhiều định quản lý nhà nước mang tính kỹ thuật điều hành, khơng chịu ảnh hưởng yếu tố trị Mơi trường pháp lý ảnh hưởng tới việc ban hành định, đặc biệt định quản lý nhà nước Bên cạnh đó, nhiều yếu tổ liên quan tới môi trường định khác mối quan hệ, có ảnh hưởng tới việc định * Yếu tố thẩm quyền người định Mỗi chủ thể định máy tổ chức, hệ thống quan nhà nước, có vị trí pháp lý thẩm quyền định để định họ định phạm vi thẩm quyền cho phép Các định ban hành phạm vi thẩm quyền phép người lãnh đạo, quản lý bị coi định bất hợp pháp * Yếu tố thông tin để định Chất lượng định quản lý phụ thuộc nhiều vào thông tin mà chủ thể định có Thơng tin giúp cho chủ thể định xác định xác vấn đề mà họ cần giải quyết; xây dựng lựa chọn phương án phù hợp, khả thi; dự báo khả ảnh hưởng định tới đối tượng quản lý; Vì vậy, trước định, chủ thể định cần có đầy đủ, xác kịp thời thơng tin cần thiết * Các nguồn lực cần thiết để thực định Quyết định khả thi bảo đảm đầy đủ nguồn lực cho trình thực Các nguồn lực bao gồm nhân lực; nguồn lực tài chính; trang, thiết bị kỹ thuật, giải pháp công nghệ, Cần lưu ý nguồn lực chưa cần thiết trình định mà sử dụng triển khai thực định, chủ thể định quản lý cần phải có khả dự báo xác nguồn lực có để thực định q trình định Mức độ xác dự báo nguồn lực định phần lớn tới tính khả thi định qua ảnh hưởng tới uy tín người định b) Các yếu tố chủ quan Các yếu tố chủ quan yếu tố gắn liền với thân người định Trước hết, mong muốn giải vấn đề phát sinh tổ chức Khi vấn đề xuất tổ chức nhận thức rõ ràng người lãnh đạo quản lý lý định khơng có mong muốn giải vấn đề không ban hành định Một yếu tố khác liên quan tới người ban hành định lực người quản lý trình nhận thức vấn đề lựa chọn phương án để giải vấn đề Bên cạnh đó, định cá nhân người có thẩm quyền, trạng thái tâm lý định có ảnh hưởng trực tiếp tới nội dung định mà họ ban hành Các yêu cầu đặt định lãnh đạo cấp phòng Bên cạnh yêu cầu chung đặt định quản lý nói chung, lãnh đạo, quản lý cấp phòng người làm việc máy nhà nước nói riêng hệ thống trị nói chung nên định mà họ ban hành phải đáp ứng yêu cầu khác, cụ thể: a) Các yêu cầu hợp pháp Một định định quản lý cấp phòng coi hợp pháp đáp ứng đầy đủ yêu cầu sau đây: - Quyết định phải phù hợp với nội dung mục đích luật Do đặc tính hoạt động quản lý hệ thống trị nói chung quan nhà nước nói riêng quản lý pháp luật theo pháp luật nên định quan hay cá nhân trao thẩm quyền khơng trái với Hiến pháp, luật Ngồi ra, hệ thống quan nhà nước, hệ thống hành nhà nước, hệ thống có thứ bậc chặt chẽ nên định quản lý nhà nước hợp pháp không trái với quy định quan nhà nước cấp Nguyên tắc áp dụng pháp luật trình định trường hợp quy định pháp luật vấn đề có mâu thuẫn ưu tiên áp dụng quy định có giá trị pháp lý cao Yêu cầu đòi hỏi định quản lý nhà nước phải xác quy định pháp lý có liên quan trực tiếp tới nội dung mà định quản lý nhà nước cần ban hành đề cập tới Đây yêu cầu đặc biệt quan trọng định cá biệt - Quyết định phải ban hành phạm vi thẩm quyền chủ thể định Như nói trên, quan máy quản lý có mối liên kết hệ thống chặt chẽ Trong hệ thống này, quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ xác định kèm theo thẩm quyền định để thực chức năng, nhiệm vụ Thẩm quyền quy định cụ thể văn pháp luật Một định coi hợp pháp ban hành phạm vi thẩm quyền quan, đơn vị ban hành định Yêu cầu đòi hỏi quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức trao thẩm quyền ban hành định để giải công việc quy định cụ thể thuộc thẩm quyền giải mình, khơng lạm quyền, đồng thời không trốn tránh nghĩa vụ, trách nhiệm Về mặt hình thức, định phải pháp lý thẩm quyền ban hành chủ thể định - Quyết định phải xuất phát từ lý xác thực Bên cạnh yêu cấu phải phù hợp với quy định pháp luật, định quản lý phải có lý xác thực, tức định ban hành thực tiễn quản lý đòi hỏi phải ban hành định để giải Quyết định trở nên bất hợp pháp không xác thực chứng tỏ thực tiễn quản lý đòi hỏi phải ban hành định Trong trường hợp khơng có lý xác thực mà người quản lý ban hành định quản lý khơng định khó thực mà cịn mang lại thiệt hại lớn cho hoạt động - Quyết định phải ban hành theo trình tự thủ tục theo quy định pháp luật Như phân tích trên, việc ban hành định quản lý, hoạt động quản lý nhà nước, bị chi phối mạnh mẽ quy định pháp luật nội dung trình tự, thủ tục ban hành Việc vi phạm trình tự, thủ tục ban hành khiến định trở nên bất hợp pháp b) Các yêu cầu hợp lý Một định coi hợp lý đáp ứng đầy đủ yêu cầu sau đây: - Quyết định phải bảo đảm hài hồ lợi ích Nhà nước, tập thể cá nhân đối tượng chịu tác động định Vì định phản ánh ý chí, mong muốn chủ thể định nên định quản lý chứa đựng lợi ích, mong muốn quan quản lý Tuy nhiên, trình định, cần quan tâm tới việc bảo đảm lợi ích cho đối tượng chịu tác động định Khi người quản lý quan tâm tới lợi ích Nhà nước mà bỏ qua lợi ích cá nhân đối tượng chịu tác động định quản lý khơng tạo nên đồng thuận đối tượng có khả gây chống đối khiến cho định khó có hiệu lực thực tiễn - Quyết định phải cụ thể, phù hợp với đối tượng điều chỉnh trường hợp cụ thể Cùng với vấn đề hoạt động quản lý, người quản lý phải biết lựa chọn giải pháp khác để giải cho phù hợp với đối tượng mà định điều chỉnh Chính vậy, định quản lý, việc tìm hiểu đối tượng chịu tác động định giữ vai trò quan trọng - Quyết định phải bảo đảm tính hệ thống tồn diện Tính hệ thống tồn diện định quản lý chứa đựng nhiều yếu tố: việc thực định không gây cản trở tới việc thực định khác có liên quan; nguồn lực dự kiến để thực định phải phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội; Việc ban hành định phải tính đến phù hợp với môi trường thực định (mơi trường tự nhiên, mơi trường văn hóa - xã hội, truyền thống, tập quán đối tượng, ); Các định quản lý phải hình thành hệ thống thống nhất, hỗ trợ lẫn để bảo đảm mục tiêu chung máy quản lý Tính hệ thống định thể thống nội dung, mục đích mà định đặt với phương tiện cần thiết để thực định - Quyết định phải bảo đảm yêu cầu kỹ thuật lập quy Các yêu cầu kỹ thuật lập quy bao gồm yêu cầu thể thức định yêu cầu văn phong, ngôn ngữ thể định Điều đặc biệt quan trọng định ban hành dạng văn Thể thức định thường quy định cụ thể tùy thuộc theo loại tổ chức khác nhau, chẳng hạn thể thức văn quan đảng có khác biệt so với thể thức văn quan nhà nước hay doanh nghiệp Với quan nhà nước, thể thức loại văn khác quan khác quy định Về văn phong, ngôn ngữ sử dụng định quản lý có đặc tính riêng, khơng giống văn phong thông thường Đối với định quản lý nhà nước, loại văn phong sử dụng văn phong hành - cơng vụ Ngồi u cầu tính trang trọng, lịch sự, tính khn mẫu, văn phong sử dụng định quản lý nhà nước phải bảo đảm rõ ràng, ngắn gọn, không đa nghĩa, Trong hai nhóm yếu tố nêu trên, yếu tố hợp pháp quan tâm nhiều u cầu tính hợp pháp định khả tồn định, yêu cầu tính hợp lý xác định tính khả thi định Mọi định ban hành bất hợp pháp, nguyên tắc, phải bãi bỏ, định hợp pháp bất hợp lý tồn khơng khả thi hạn chế đưa vào thực tiễn Một định xem xét tới tính hợp lý định hợp pháp Khơng thể lý hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện cụ thể địa phương, đơn vị để ban hành định trái pháp luật hay không thẩm quyền Quy trình ban hành thực định Việc ban hành định quản lý thực theo quy trình thống gồm giai đoạn chủ yếu, giai đoạn gồm nhiều bước khác Tùy theo tính chất, quy mô, mức độ quan trọng mà yêu cầu tuân thủ bước khác Có thể quy trình chung để ban hành định quản lý, có định lãnh đạo, quản lý cấp phòng, qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Các giai đoạn ban hành thực định quản lý XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CẦN RA QUYẾT ĐỊNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA QUYẾT ĐỊNH THÔNG QUA QUYẾT ĐỊNH XÂY DỰNG CÁC PHƯƠNG ÁN VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU a) Giai đoạn xác định phân tích vấn đề cần định Giai đoạn xác định phân tích vấn đề cần định bao gồm: nhận diện vấn đề; thu thập thông tin vấn đề; xác định mục tiêu định phù hợp với nguyên nhân vấn đề Những bước chủ yếu mô tả sơ đồ sau: Vấn đề phát sinh có sai lệch, khác biệt mong đợi xẩy thực tế Vấn đề ln phát sinh sống tồn môi trường gần không trùng lặp với người mong muốn Nhu cầu người xã hội đa dạng phức tạp, lại ln biến đổi nên q trình thỏa mãn nhu cầu không đơn giản nói khơng thỏa mãn tất nhu cầu Sự biến đổi xã hội sâu rộng vấn đề xuất nhiều, phức tạp việc giải vấn đề đòi hỏi nhiều kỹ Các vấn đề xuất tồn xã hội tự nhiên nói chung tổ chức nói riêng đa dạng phức tạp Chúng ta phân loại vấn đề nảy sinh tổ chức theo số tiêu chí chủ yếu sau: + Theo mức độ ảnh hưởng vấn đề chia thành: vấn đề chiến lược (có tầm ảnh hưởng rộng lớn lâu dài tới hoạt động tổ chức) vấn đề không chiến lược (hay vấn đề chiến thuật - có ảnh hưởng tới phận tổ chức, khoảng không gian thời gian hạn hẹp vấn đề chiến lược); + Theo mức độ quan trọng vấn đề: vấn đề quan trọng (có ảnh hưởng lớn, nghiêm trọng tới tồn phát triển tổ chức) vấn đề không quan trọng Tất nhiên, tầm quan trọng vấn đề cần phải xem xét từ quan điểm, vị trí người đánh giá vấn đề, có nghĩa vấn đề, người vị trí đánh giá quan trọng người khác, vị trí khác lại đánh giá không quan trọng; + Theo mức độ khẩn cấp vấn đề: theo tiêu chí này, phân chia vấn đề thành vấn đề khẩn cấp (cần giải ngay) vấn đề chưa khẩn cấp (cũng có ảnh hưởng tới tổ chức chưa cần thiết phải giải ngay); + Theo tần xuất xuất vấn đề tổ chức phân chia thành vấn đề thường xuyên vấn đề bất thường Xác định xác vấn đề cần giải nguyên nhân phát sinh vấn đề giữ vai trò quan trọng trình định Trước hết nhận thấy rõ nét phải đối mặt với nhiều vấn đề khác lúc lúc có đủ lực nguồn lực cần thiết (nhân lực, vật lực, thời gian, phương pháp,…) để giải công việc Như vậy, vấn đề gặp phải vấn đề cần định Chỉ có vấn đề người lãnh đạo, quản lý cho cần giải hay người lãnh đạo quản lý quan tâm, lưu ý trở thành vấn đề định Chính vậy, người lãnh đạo, quản lý phải lựa chọn vấn đề mà người lãnh đạo, quản lý phải ưu tiên giải Giai đoạn xác định vấn đề định quản lý giai đoạn đề xuất sáng kiến ban hành định Phân loại vấn đề nhằm xác định thứ tự ưu tiên vấn đề vấn đề mà tổ chức gặp phải Việc xác định mức độ ưu tiên vấn đề cần giải người lãnh đạo, quản lý thực theo thứ tự: + Vấn đề có liên quan tới tồn tổ chức; + Vấn đề đòi hỏi khẩn cấp thời gian; + Vấn đề tạo nên bất ổn tổ chức; + Vấn đề mà kết việc giải làm tiền đề cho việc giải vấn đề khác Sau lựa chọn vấn đề cần ưu tiên giải quyết, việc giải vấn đề bắt đầu việc nhận diện vấn đề xác định nguyên nhân dẫn tới vấn đề Nhiều người quản lý thường vội vàng tới giải pháp (ra định) cịn chưa hiểu xác vấn đề chưa biết rõ vấn đề nảy sinh từ nguyên nhân Việc xác định xác nguyên nhân sở để nhà quản lý đề xuất giải pháp xử lý vấn đề Nhận định sai vấn đề hay xác định nguyên nhân vấn đề không chuẩn xác làm cho định ban hành để giải vấn đề không hướng Một vấn đề, vấn đề kinh tế xã hội lớn mà nhà hoạch định sách cần quan tâm giải quyết, thường xuất nhiều nguyên nhân khác cần phối hợp nhiều giải pháp giải Nhận định sai vấn đề hay xác định nguyên nhân vấn đề không chuẩn xác làm cho định ban hành để giải vấn đề không hướng Xác định vấn đề yếu tố để có giải pháp giải hợp lý, hữu hiệu Muốn cần tránh nhìn nhận vấn đề chiều dựa theo ý muốn chủ quan mà cần xem xét, hình dung vấn đề theo nhiều cách, từ góc nhìn khác nhau; phân tích vấn đề phức tạp thành nhiều hợp phần; tìm mối quan hệ việc khác điểm giống từ việc khác Chỉ xác định rõ vấn đề mắt phê phán khách quan, toàn diện, sáng suốt nhận giả định dựa thành kiến, từ tìm cách giải sáng tạo, hữu hiệu Để đánh giá vấn đề nguyên nhân làm phát sinh vấn đề cần phải có hệ thống thơng tin vấn đề Vai trị thơng tin quản lý nói chung quản lý hành nhà nước nói riêng, đó, trở nên quan trọng Những yêu cầu nguồn thông tin mà người lãnh đạo, quản lý cần để phục vụ cho trình định là: thơng tin phải xác, đầy đủ, kịp thời phù hợp Trong trình xác định vấn đề cần lưu ý điểm sau đây: + Cần thường xuyên kiểm tra tính xác khách quan nguồn thông tin liên quan tới vấn đề; tránh định kiến có sẵn + Cần xây dựng hệ thống xử lý thông tin tin cậy + Biết lựa chọn thông tin cần thiết phục vụ việc định Chất lượng thông tin mà người lãnh đạo, quản lý có để phục vụ cho trình định phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: chất lượng nguồn tin; chất lượng người, phương pháp phương tiện thu thập thông tin; chất lượng người, phương pháp phương tiện xử lý thông tin; chất lượng người, phương pháp phương tiện truyền phát thông tin chất lương hoạt động lưu trữ thơng tin Về bản, thơng tin chia thành nhóm chủ yếu thơng tin thứ cấp thông tin sơ cấp - Thông tin thứ cấp thông tin người khác tìm kiếm cơng bố, người thu thập cần tiếp cận nguồn chép lại thơng tin để phục vụ cho mục đích Các nguồn thơng tin thứ cấp phục vụ cho việc định quản lý hệ thống trị nói chung cấp phịng nói riêng thường bao gồm: + Các quy định Đảng Nhà nước có liên quan tới vấn đề; + Các báo cáo chung báo cáo chuyên ngành Hệ thống báo cáo thường thực thường xuyên, định kỳ theo yêu cầu công việc Khi tiếp cận sử dụng báo cáo cần lưu ý bảo mật thơng tin cần phải giữ bí mật theo quy định pháp luật + Các số liệu thống kê; báo cáo chuyên ngành thường chứa đựng số liệu thống kê khách thể nghiên cứu Ngoài ra, số liệu thống kê cịn thu thập từ niên giám thống kê số liệu thống kê chuyên ngành + Các viết, thông tin sách, báo, tạp chí phương tiện truyền thông đại chúng - Thông tin sơ cấp thơng tin mà người nghiên cứu phải tự tìm kiếm, phát phân tích Các nguồn tin sơ cấp bao gồm thông tin nà người nghiên cứu tự tìm kiếm hoạt động điều tra khảo sát điều tra xã hội học bảng hói, vấn, quan sát, b) Xác định mục tiêu định Mỗi định quản lý phải đạt mục tiêu định đó, hướng tới giải nguyên nhân vấn đề cần giải Vì vậy, sau xác định nguyên nhân dẫn tới vấn đề cần xác định mục tiêu cần đạt định Mục tiêu định phản ánh mức độ mong muốn người quản lý việc giải vấn đề mà họ phải đối mặt, việc dự báo kết thực định người quản lý Xác định mục tiêu định công việc hệ trọng Thông thường, quan hay cá nhân có quyền định quan hay cá nhân có quyền xác định mục tiêu cho định Trong định quan trọng phức tạp, vấn đề xác định mục tiêu vấn đề lớn cần có nhiều người tham gia hoạch định, thẩm định phê chuẩn Trong trường hợp cần có phân cơng, phân cấp khoa học giải công đoạn trình xác định mục tiêu Một mục tiêu tốt phải mục tiêu cụ thể, định lượng (có thể đo lường được), phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh, khả thi để thực xác định xác thời gian cần thiết để thực c) Xác định phương án giải vấn đề lựa chọn phương án tối ưu Sau nguyên nhân vấn đề xác định, cần phải xây dựng phương án có để giải vấn đề Q trình xây dựng phương án để giải vấn đề phải dựa kết thu thập thông tin vấn đề cần giải Cần phải đầu tư nhiều cố gắng để hình thành nhiều phương án khác khn khổ nguồn lực (nhân lực vật lực) hạn chế để phân tích lựa chọn giải pháp thích hợp cho vấn đề cần giải Khi nhà quản lý đưa phương án để giải vấn đề, xu hướng chung người ta chấp nhận phương án huỷ bỏ mà khơng thể có đối chứng so sánh Việc xây dựng phương án định quản lý quan trọng thường quan chủ trì phối hợp hoạt động với quan, đơn vị có liên quan Cơ quan chủ trì có trách nhiệm phối hợp hoạt động, lấy ý kiến xử lý thông tin phản hồi từ phía quan phối hợp từ phía đối tượng có liên quan khác Từ phương án xây dựng, tiến hành so sánh thông tin, biện pháp xử lý, hiệu quả, mong đợi, tính nhạy cảm… để xem xét kết phương án thể Dự tính xác suất, rủi ro xảy ra…, tiến hành lập danh sách để so sánh thuận lợi, khó khăn phương án Để đánh giá phương án xây dựng lựa chọn phương án tối ưu tổ chức thời điểm định cần xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá cụ thể Các tiêu chí lập cách trả lời câu hỏi cụ thể như: Liệu phương án nêu có khả thi khơng? Có đủ nguồn lực để thực phương án hay khơng? Phương án có phù hợp với mục tiêu định khơng? Với định ban hành dạng văn bản, sau lựa chọn phương án tối ưu, cần tiến hành soạn thảo định Với định quản lý nhà nước quan trọng, có nội dung phức tạp, liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau, theo quy định, cần phải thành lập ban soạn thảo để thực nhiệm vụ từ giai đoạn nghiên cứu vấn đề xây dựng phương án giải vấn đề d)Thông qua định Quyết định muốn có hiệu lực phải thơng qua theo quy định Tùy theo tính chất hoạt động quan ban hành định mà có cách thức thơng qua định khác nhau, cụ thể: + Với quan hoạt động theo chế độ tập thể (Chính phủ, ủy ban nhân dân cấp), định thơng qua hình thức biểu theo đa số: Các định quan, tổ chức thơng qua hình thức biểu thông qua đa số đồng ý Trong trường hợp định theo quy định cụ thể, số phiếu đồng ý phải đạt tỷ lệ cao bán (chẳng hạn theo quy định bỏ phiếu thi đua khen thưởng) Khi tiến hành thông qua định quan hoạt động theo chế độ tập thể, thường cần phải tổ chức họp để thông qua định, trừ trường hợp đặc biệt lấy ý kiến phiếu Những họp thông qua định hình thức pháp lý hoạt động hành nhà nước Để đảm bảo chất lượng tính kịp thời, việc chuẩn bị tổ chức họp việc chuẩn bị hồ sơ định để thơng qua kỳ họp, vậy, quan trọng + Quyết định thông qua theo chế thủ trưởng: Với loại định này, người đứng dầu quan nhà nước hay người uỷ quyền theo quy định pháp luật tự định chịu trách nhiệm cá nhân định Những định loại thể rõ nét lực, đoán người lãnh đạo Muốn có định tốt, người lãnh đạo đơn vị phải tự tìm hiểu, nghiên cứu vấn đề, biết lắng nghe ý kiến cấp phải có kiến Vì phịng hoạt động theo chế độ thủ trưởng nên định lãnh đạo, quản lý cấp phịng thường thơng qua theo chế thủ trưởng Trong nhiều trường hợp, với định có tính chun mơn sâu định vấn đề lớn, quan trọng, người lãnh đạo, quản lý tiến hành thảo luận (họp), tư vấn với chuyên gia lĩnh vực chun mơn họp khơng mang tính pháp lý Quyết định cuối trách nhiệm cuối thuộc người lãnh đạo, quản lý Sau thông qua định bước văn Trong bước cần lưu ý tới thể thức văn nguyên tắc công tác văn thư lưu trữ Thể thức cụ thể loại văn quy định cụ thể theo hướng dẫn thể thức văn quy định pháp luật có liên quan (như Luật ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn,…) đ) Tổ chức thực định Việc triển khai thực định quản lý đa dạng, phụ thuộc vào nội dung tính chất định Có định lớn, quan trọng, cần tổ chức thực cách có định cá biệt triển khai thực đơn giản Sau trình bày quy trình chung để triển khai thực định lớn, quan trọng Việc thực định bắt đầu việc nhanh chóng triển khai định tới đối tượng chịu tác động định quan thực thi định (trong nhiều trường hợp, quan ban hành định quan thực thi định không đồng với nhau) Việc truyền đạt định tới đối tương chịu tác động định quan thực thi thực nhiều hình thức khác tùy thuộc vào tính chất nội dung định Thơng thường, đối tượng nhận văn xác định cụ thể phần “Nơi nhận” định Với định chung (quyết định sách hay định quy phạm) sử dụng cơng báo phương tiện thông tin đại chúng để truyền đạt định tới nhiều đối tượng lúc Các định cá biệt thường chuyển trực tiếp cho đối tượng thông qua bưu điện hay phương tiện truyền thông khác (như mạng Internet) TRUYỀN ĐẠT QUYẾT ĐỊNH LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU CHỈNH QUYẾT ĐỊNH Sau nhận định, quan hay cá nhân thực thi phải nhanh chóng lên kế hoạch thực tổ chức lực lượng để thực định, xác định rõ mục tiêu cần đạt bố trí hoạt động chi tiết Những nguồn lực cần thiết để thực định cần phải dự trù trước phải đầy đủ Đây yếu tố quan trọng để định vào áp dụng thực tiễn Một nội dung quan trọng kế hoạch thực định xác định bên có liên quan xây dựng chế phối hợp quan Tuy nhiên, điều cần thiết thực định quan trọng với nhiều quan tham gia Tổ chức thực kế hoạch thực định có vai trị quan trọng, biến ý tưởng chủ thể định thành hành động cụ thể để tác động lên đối tượng quản lý nhằm đạt tới mục tiêu mong muốn Việc tổ chức lực lượng thực kế hoạch bao gồm: phân công đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm thi hành định; triển khai phối hợp quan cần phối hợp; chuẩn bị phương tiện vật chất tài cần thiết cho q trình thực định Kiểm sốt việc thực định nhằm bảo đảm cho thành công hiệu định Kiểm soát hướng tới việc đánh giá trình thực định, xem định thực mức độ nào, có đáp ứng mục tiêu đề không cần tiết tiến hành điều chỉnh lại định cho phù hợp Kiểm sốt, đó, công việc thường xuyên, liên tục, phải tiến hành sau ban hành định diễn suốt thời gian thực định Muốn việc kiểm soát thực hiệu quả, cần phải xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá công việc cụ thể đầy đủ Việc kiểm soát cho phép xác định mức độ thực mục tiêu định thực tiễn vướng mắc xuất trình thực định Khi có vấn đề phát sinh q trình thực hiện, cần phải tiến hành điều chỉnh Việc điều chỉnh định thực nội dung: điều chỉnh thời gian, tiến độ thực định; điều chỉnh nguồn lực thực định; điều chỉnh chủ thể thực định; điều chỉnh mục tiêu định; chí trường hợp cần thiết phải hủy bỏ định Sau tiến hành thực định, cần tiến hành đánh giá tổng kết hiệu định Đây việc làm cần thiết để rút học kinh nghiệm cho việc ban hành định khác tương lai Tuy nhiên, muốn có học kinh nghiệm tốt, việc đánh giá phải tiến hành khách quan, nghiêm túc, trung thực  ... - Quyết định tổ chức - Quyết định nhân - Quyết định tài - * Theo mức độ ảnh hưởng định Theo tiêu chí phân chia định quản lý thành loại: + Quyết định chung (còn gọi định sách): loại định mang... ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA QUYẾT ĐỊNH THÔNG QUA QUYẾT ĐỊNH XÂY DỰNG CÁC PHƯƠNG ÁN VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU a) Giai đoạn xác định phân tích vấn đề cần định Giai đoạn xác định phân tích vấn đề cần định. .. hành định quản lý, có định lãnh đạo, quản lý cấp phòng, qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Các giai đoạn ban hành thực định quản lý XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CẦN RA QUYẾT ĐỊNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH