Xem nhật ký mượn trả thiết bị dạy học: • Mục đích: Xem nhật ký số lần mượn và trả của từng giáo viên, từng thiết bị… • Các bước thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu “Mượn trả\Xem nhậ[r]
(1)HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG V.EMIS PHÂN HỆ QUẢN LÝ THIẾT BỊ Phiên 1.2.0 Hà Nội, tháng năm 2012 (2) NHỮNG NGƯỜI BIÊN SOẠN Nhóm biên soạn: Bùi Thị Thúy Ngô Tích Mạc Đức Hưng Trần Thế Vinh Chủ trì biên soạn và hiệu đính: Nguyễn Thị Thái (3) MỤC LỤC PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH: YÊU CẦU PHẦN CỨNG: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT: PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CHỨC NĂNG KHAI BÁO THAM SỐ: CHỨC NĂNG SAO LƯU: 11 CHỨC NĂNG PHỤC HỒI: 13 PHẦN 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THIẾT BỊ 14 ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH: 14 TÌM HIỂU GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH: 15 2.1 Các menu chính chương trình: 15 2.2 Các chức sử dụng thường xuyên: 16 2.3 Thanh trạng thái: 16 PHẦN 4: QUY TRÌNH TÓM TẮT NHẬP DỮ LIỆU 17 KHAI BÁO THÔNG TIN ĐƠN VỊ: 17 KHAI BÁO VÀ TIẾN HÀNH NHẬP CÁC DANH MỤC DÙNG CHUNG CHO PHẦN MỀM: 17 QUẢN LÝ THIẾT BỊ - ĐỒ DÙNG DẠY HỌC: 17 IN BÁO CÁO: 17 SỬ DỤNG PHẦN MỀM Ở NĂM TIẾP THEO: 17 PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THANH CÔNG CỤ CHUNG 18 THANH CÔNG CỤ TRÊN MÀN HÌNH CHÍNH VÀ CÁC CHỨC NĂNG ĐƯỢC GÁN TỔ HỢP PHÍM TẮT: 18 HƯỚNG DẪN CÔNG CỤ IN ẤN: 18 MỤC LỤC (4) PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 21 MENU HỆ THỐNG: 21 1.1 Thiết lập tham số hệ thống: 21 1.2 Kết nối máy chủ: 22 1.3 Xóa sở liệu: 23 1.4 Thoát: 24 MENU KHAI BÁO: 24 2.1 Danh mục dùng chung: 24 2.1.1 Thêm kho thiết bị: 25 2.1.2 Các mục còn lại 26 2.2 Danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GD & ĐT: 26 2.2.1 Thêm danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GDĐT 28 2.2.2 Các mục còn lại 30 2.3 Danh mục thiết bị dạy học trường: 30 2.4 Nhập danh sách giáo viên từ Excel 30 2.5 Nhận danh sách giáo viên từ PMIS: 33 2.6 Cập nhật danh sách giáo viên: 34 2.6.1 Nhập trực tiếp giáo viên từ chương trình: 35 2.6.2 Phân công giáo viên vào tổ môn: 36 THIẾT BỊ: 37 3.1 Nhập tăng thiết bị dạy học: 37 3.1.1 Thêm phiếu nhập kho: 40 3.1.2 Đăng ký mã cá biệt cho các thiết bị đã nhập vào kho: 42 3.2 Nhập tăng thiết bị dạy học theo phòng học chức năng: 43 3.3 Nhập tăng thiết bị từ Excel: 44 3.4 Theo dõi sử dụng điều chuyển thiết bị: 47 3.5 Ghi nhận thiết bị dạy học hỏng: 49 3.6 Báo thiết bị dạy học: 51 MỤC LỤC (5) 3.7 Đề nghị - Dự toán: (gồm mục) 52 3.7.1 Lập phiếu đề nghị cấp trang thiết bị 52 3.7.2 Lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị: 54 3.7.3 Lập phiếu đề nghị lý: 55 3.8 Sửa chữa thiết bị dạy học: 55 3.9 Thanh lý thiết bị dạy học: 58 MENU MƯỢN TRẢ: 59 4.1 Đăng ký mượn phòng học chức năng: 59 4.1.1 Đăng ký sử dụng phòng học chức năng: 60 4.1.2 Các chức khác 61 4.2 Giáo viên mượn trả thiết bị dạy học: 61 4.2.1: Giáo viên mượn thiết bị dạy học: 62 4.2.2: Giáo viên trả thiết bị dạy học: 64 4.3 Xem nhật ký mượn trả thiết bị dạy học: 65 BÁO CÁO: 66 5.1 Về sổ sách: 67 5.2 Bìa sổ: 68 5.3 Thống kê: 70 5.4 Báo cáo thiết bị: 75 TRA CỨU: 80 6.1 Tìm kiếm thiết bị dạy học: 80 6.2 Tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học: 81 TRỢ GIÚP: 82 7.1: Trợ giúp: 82 7.2: Thông tin chương trình: 82 MỤC LỤC (6) LỜI GIỚI THIỆU Hệ thống thông tin giáo dục Việt Nam tồn nhiều bất cập, từ qui chuẩn thông tin, qui trình thu thập đến chế kiểm soát tính chính xác, tính đầy đủ, xác thực thông tin Tham gia vào giáo dục là tổ hợp đa dạng các quan quản lý, các tổ chức chính trị xã hội, các nhà tài trợ, các doanh nghiệp và xã hội Dù tổ chức, cá nhân có mối quan tâm riêng có chung mong muốn là có các thông tin liệu giáo dục tin cậy, kịp thời và dễ dàng Các công cụ quản lý thu thập liệu giáo dục thời phát triển tự phát, nhỏ lẻ nhằm giải các tác nghiệp đơn trên qui mô cục Với cùng bài toán nghiệp vụ, các đơn vị phát triển khác sử dụng các qui chuẩn khác Bất cập lớn các phần mềm này là không thể tổng hợp và cung cấp thông tin lên các quan quản lý cấp trên Từ năm 2006 đến 2012, với hỗ trợ Cộng đồng châu Âu (EU), Bộ GDĐT đã triển khai thực Dự án Hỗ trợ đổi quản lý giáo dục (SREM) Một mục tiêu trọng tâm Dự án là xây dựng hệ thống công cụ quản lý thông tin chuẩn mực để sử dụng thống ngành (EMIS, PMIS và V.EMIS) Trong bối cảnh Chính phủ nỗ lực triển khai các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, Hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục thống đóng vai trò quan trọng việc hỗ trợ các sở giáo dục, các quan quản lý trung ương, địa phương và các quan quản lý giáo dục thực các chức quản lý trên sở hệ thống liệu tin cậy, kịp thời, thống chuẩn mực theo chiều dọc và chiều ngang; phục vụ nhu cầu quản lý đa tầng, đa chiều nhiều đối tượng tương ứng với nhiệm vụ, chức riêng bên Việc triển khai thực thống Hệ thống thông tin giáo dục nhằm đổi quy trình thu thập, quản lý, lưu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin giáo dục; đảm bảo độ chính xác liệu; giảm chi phí và tiết kiệm các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin giáo dục các quan quản lý nhà nước thông qua nguyên tắc liệu nhập lần các sở giáo dục và sử dụng nhiều lần các quan có liên quan Hệ thống này coi là sở tảng để xây dựng và hoàn thiện Cơ sở liệu điện tử dùng chung giáo dục Hệ thống hỗ trợ việc khai thác, tìm kiếm thông tin giáo dục nhằm đảm bảo tính thống trên toàn quốc Cơ sở liệu quốc gia giáo dục tích hợp, phân tích và phổ biến cho các bên quan tâm nhằm đưa các định hỗ trợ giáo dục cách hiệu và đúng mục tiêu Ngày 13 tháng năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã Quyết định số 558/QĐBGDĐT việc sử dụng thống phần mềm V.EMIS các trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở liệu điện tử dùng chung giáo dục Theo Quyết định, Hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS có các phân hệ sau: LỜI GIỚI THIỆU (7) Phân hệ Quản lý học sinh; Phân hệ Quản lý thư viện; Phân hệ Quản lý thiết bị; Phân hệ Quản lý nhân sự; Phân hệ Quản lý giảng dạy; Phân hệ Quản lý tài chính –tài sản; Phân hệ giám sát – đánh giá (M&E); Sử dụng hệ thống này, hiệu trưởng tiết kiệm thời gian việc nắm bắt và giám sát diễn biến và kết các hoạt động nhà trường và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu cấp trên Nếu thông tin cập nhập đầy đủ vào hệ thống, các hiệu trưởng có các thông tin chính xác tình trạng hoạt động trường, chất lượng giáo dục khối, lớp, giáo viên để từ đó đưa các định điều chỉnh thích hợp Để hỗ trợ người sử dụng cách thiết thực, phạm vi sách này, chúng tôi không đề cập đến kiến thức và kỹ máy tính và hệ thống mạng mà giới thiệu thao tác phục vụ cho việc sử dụng phần mềm V.EMIS để phục vụ người sử dụng thực công việc hàng ngày Trong quá trình thực hiện, chắn có khó khăn nảy sinh liên quan đến người sử dụng Yêu cầu đặt tất người tham gia vào hệ thống là cần hiểu rõ các lợi ích to lớn và lâu dài việc sử dụng hệ thống V.EMIS để sử dụng vào các lĩnh vực hoạt động nhà trường Việc tiếp cận để làm chủ hệ thống này là yêu cầu mang tính thách thức, lại là đòi hỏi mang tính cấp bách nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng gia tăng Dự án SREM trân trọng giới thiệu Bộ Tài liệu Hướng dẫn sử dụng các phân hệ hệ thống phần mềm quản lý trường học V.EMIS tới các cán sử dụng hệ thống Hy vọng Bộ Tài liệu này hỗ trợ bước đầu cho người tiếp cận với Hệ thống phần mềm V.EMIS Nhân dịp này, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến hàng trăm cán bộ, giáo viên từ các tỉnh thành nước đã cộng tác, giúp đỡ, hỗ trợ Dự án xây dựng thành công Hệ thống này Chúc các đ/c thành công BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN SREM LỜI GIỚI THIỆU (8) PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH: Hệ thống xây dựng trên window form với ngôn ngữ C# Cơ sở liệu hệ thống sử dụng là CSDL Microsoft SQL Server 2005 YÊU CẦU PHẦN CỨNG: + CPU: P.IV trở lên + RAM: Tối thiểu là 512 MB + Đĩa cứng (ổ C:): Tối thiểu trống 2Gb + Hệ điều hành: Windows, thấp là Service Pack HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT: Xin xem tài liệu cài đặt riêng PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT (9) PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CHỨC NĂNG KHAI BÁO THAM SỐ: • Mục đích: Sau cài đặt chương trình người sử dụng (NSD) cần khai báo tham số: Tên đơn vị sử dụng; năm học; phân hệ quản trị hệ thống • Các bước thực hiện: Bước 1: Chạy phân hệ quản trị hệ thống (VEMIS_System) ta giao diện đăng nhập hình 2.1.1, đây NSD nhập vào: Tên đăng nhập: superadmin Mật đăng nhập: abc123 Hình 2.1.1: Giao diện đăng nhập phân hệ quản trị hệ thống Bước 2: Sau đăng nhập xong ta giao diện VEMIS.System hình 2.1.2 PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG (10) Hình 2.1.2: Giao diện VEMIS.System Bước 3: Trong giao diện VEMIS.System, NSD chọn “Khai báo tham số” hình 2.1.3 Hình 2.1.3: Chọn khai báo tham số Bước 4: Sau NSD chọn “Khai báo tham số” thì xuất bảng đăng kí đơn vị sử dụng hình 2.1.4 Tại đây, NSD duyệt cây danh mục này để chọn đúng đơn vị cần tìm Bước 5: Sau NSD đã chọn đơn vị thì có bảng chức xuất hiện, bảng này NSD chọn vào các mục cần sửa đổi chọn nút “Lưu” (Hình 2.1.5) 10 PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG (11) Hình 2.1.4: Duyệt cây danh mục để chọn đơn vị Hình 2.1.5: Sửa các mục cần thiết Ghi chú: Nếu bước NSD duyệt cây danh mục không thấy đơn vị cần tìm, lí là cây danh mục chương trình sử dụng là cũ, xin tham khảo tài liệu “Hướng dẫn đồng cây danh mục”để có cây danh mục CHỨC NĂNG SAO LƯU: • Mục đích: Sao lưu dự phòng liệu • Các bước thực hiện: Bước 1: NSD thực lại “PHẦN 2/1./Bước 1: và Bước 2:” Bước 2: Trong giao diện VEMIS.System, NSD chọn “Sao lưu” (Hình 2.2.1) ì h Ch l Hình 2.2.1: Chọn chức lưu Bước 3: Sau thực bước xong thì bảng chức xuất hiện, NSD chọn vào các phân hệ cần lưu danh sách các sở liệu (B1/Hình 2.2.2); chọn đường dẫn nơi chứa liệu lưu (B2/Hình 2.2.2; B3 Hình 2.2.3) PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 11 (12) B2 B1 B4 Hình 2.2.2: Sao lưu liệu B1 Chọn các phân hệ cần lưu B2 Chỉ nơi chứa liệu (Không chọn ổ đĩa C, My Documents, Desktop) B4 Kết thúc lệnh chọn nút “Sao lưu sở liệu” B3 Hình 2.2.4: Hình 2.2.3: Chọn nơi chứa file lưu + Chọn ổ đĩa D hay E (không phải ổ đĩa chứa hệ điều hành) tạo thư mục mang tên "SAOLUUDULIEU " + Mục tên file mặc định hiển thị ngày tháng hệ thống, nên giữ nguyên không thay đổi 12 PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG (13) Bước 4: Chọn “Sao lưu sở liệu” (B4 Hình 2.2.2) để kết thúc chức lưu Ghi chú: Trong quá trình sử dụng phần mềm V.EMIS các phân hệ nào có phát sinh liệu thì phải lưu liệu các phân hệ đó, không thì nên lưu tất các phân hệ CHỨC NĂNG PHỤC HỒI: • Mục đích: Phục hồi sở liệu sau đã có liệu lưu • Các bước thực hiện: Bước 1: NSD thực lại “PHẦN 2/1./Bước 1: và Bước 2:” Bước 2: Chọn “Phục hồi” (Hình 2.3.1) Hình 2.3.1: Chọn chức phục hồi Bước 3: Sau thực bước xong thì xuất bảng chức năng, NSD chọn vào các phân hệ cần phục hồi (B1/Hình 2.3.2), nơi chứa liệu cần phục hồi đồng thời chọn nơi để lưu CSDL (B2/Hình 2.3.2; B3/Hình 2.3.3), chọn nút “Phục hồi sở liệu” (B4/Hình 2.3.2) B2 Tìm đến nơi chứa file đã lưu B3 B1 B4 Hình 2.3.2: Phục hồi liệu Hình 2.3.3: Chọn file bak cần phục hồi Ghi chú:Phân hệ cần phục hồi danh sách các sở liệu phải tương ứng với các file.bak PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 13 (14) PHẦN 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THIẾT BỊ ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH: • Sau cài đặt thành công V.EMIS thì trên màn hình máy tính có biểu tượng chương trình phân hệ thiết bị, tìm và bấm đúp chuột trái vào biểu tượng đó chọn theo đường dẫn: “Start Menu\Programs\IoIT VEMIS\ VEMIS_Equipment” để khởi động chương trình Giao diện đăng nhập hệ thống hình 3.1.1 Hình 3.1.1: Giao diện đăng nhập phân hệ quản lí thiết bị • Trong giao diện này NSD: + Nhập vào dòng "Tên đăng nhập”: superadmin + Nhập vào dòng “Mật đăng nhập”: abc123 + Còn dòng “ Nhớ tên đăng nhập và mật khẩu” thì có hai lựa chọn: Lựa chọn 1: Nếu NSD tích chọn vào các ô này thì mật lưu trữ, lần sau không phải khai báo lại (trường hợp này máy tính có người sử dụng) Lựa chọn 2: Nếu người sử dụng không tích chọn thì lần đăng nhập phải khai báo lại tên đăng nhập và mật (trường hợp máy tính nhiều người sử dụng) phím “Enter” để chương • Sau khai báo thông tin đầy đủ, NSD nhấn nút trình chính thức hoạt động và giao diện chính chương trình hình 3.1.2 14 PHẦN 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THIẾT BỊ (15) Hình 3.1.2: Giao diện chính phân hệ quản lí thiết bị TÌM HIỂU GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH: Giao diện chính chương trình chia làm ba phần chính: menu chương trình, công cụ và trạng thái 2.1 Các menu chính chương trình: Trên cùng là menu chính chứa các modul chính chương trình, (Hình 3.2.1) nó gồm có: Hình 3.2.1: Các menu chính chương trình Hệ thống: gồm các chức thiết lập thông tin đơn vị sử dụng; kết nối máy chủ CSDL; xóa sách liệu thời; thoát Khai báo: Là chức liên quan đến việc cập nhật, bổ sung, điều chỉnh danh mục NSD phép chỉnh sửa thêm danh mục, nhiên, các bảng danh mục phần này đã chuẩn hóa trước đưa chương trình vào sử dụng nên NSD không nên điều chỉnh các thông tin phần này Trong trường hợp cần thay đổi thì nên thống quy trình thực lưu đồ đã đưa PHẦN 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THIẾT BỊ 15 (16) Thiết bị: Cho phép NSD thực các chức nhập tăng thiết bị vào các kho vào các phòng học chức năng; theo dõi sử dụng; điều chuyển thiết bị; ghi nhận thiết bị hỏng; báo thiết bị; lý thiết bị; sửa chữa thiết bị và lập các đề nghị - dự toán… Mượn trả: Là các chức liên quan đến việc mượn trả phòng học chức năng, mượn trả thiết bị dạy học giáo viên và nhật ký mượn trả thiết bị giáo viên… Báo cáo: Là chức tạo các báo cáo từ liệu đã đăng nhập vào chương trình, bao gồm: sổ sách thiết bị, báo cáo thiết bị, thống kê thiết bị… 6.Tra cứu: Là chức hỗ trợ NSD việc tra cứu thông tin thiết bị, (theo tên thiết bị, theo ký hiệu thiết bị…) tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học theo tên giáo viên, tổ môn… 7.Trợ giúp: Là chức hỗ trợ NSD suốt quá trình làm việc với chương trình Tình trạng chương trình giúp tìm các lỗi chương trình Trợ giúp trực tuyến giúp người dùng hiểu thêm các chức cần và thông tin chương trình giúp xác định phiên chương trình sử dụng 2.2 Các chức sử dụng thường xuyên: Tiếp là công cụ là các chức sử dụng thường xuyên đã tạo sẵn các biểu tượng, NSD có thể mở nhanh cách nhấp chuột vào các biểu tượng trên công cụ hình 3.2.2 đây: (1) (2) (3) (4) Hình 3.2.2: Các chức sử dụng thường xuyên Các chức này xếp theo thứ tự từ trái qua phải sau: 1: Nhập tăng thiết bị; 2: Lịch đăng ký mượn phòng học chức 3: Mượn trả thiết bị dạy học; 4: Báo cáo tổng hợp 2.3 Thanh trạng thái: Dưới cùng màn hình là trạng thái nó cung cấp số thông tin trạng thái chương trình tên đăng nhập và đơn vị sử dụng Hình 3.2.3: Thanh trạng thái 16 PHẦN 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THIẾT BỊ (17) PHẦN 4: QUY TRÌNH NHẬP DỮ LIỆU Nếu đơn vị bắt đầu sử dụng phần mềm này, năm học đầu tiên, người quản trị phải thực các công việc cụ thể sau đây: KHAI BÁO THÔNG TIN ĐƠN VỊ: 1.1 Khai tham số đơn vị và năm học phân hệ quản trị hệ thống VEMIS 1.2 Phân hệ thiết bị/ hệ thống/ Thiết lập tham số hệ thống/ Lấy tham số từ VEMIS/ thiết lập mã trường 1.3 Xóa liệu demo chương trình: Menu Hệ thống/ xóa sở liệu KHAI BÁO VÀ NHẬP CÁC DANH MỤC DÙNG CHUNG 2.1 Danh mục kho thiết bị dạy học chương trình chưa có cần bổ sung thêm (tuân thủ quy tắc tạo kho hướng dẫn kỹ bên dưới: mục khai báo danh mục /mục 2.1.1) 2.2 Danh mục nhà cung cấp 2.3 Danh mục hệ thống: Tổ môn, khóa học, lớp học, năm học, cấp trường, cần chọn nút lấy tham số từ hệ thống VEMIS 2.4 Danh mục tổ chuyên môn Nhập tên các tổ chuyên môn trường lấy tham số từ quản ly hệ thống VEMIS 2.5 Đưa danh sách giáo viên và cán vào phân hệ QLTB và phân công tổ môn QUẢN LÝ THIẾT BỊ - ĐỒ DÙNG DẠY HỌC: 3.1 Nhập thiết bị dạy học và đăng ký mã cá biết biệt cho các mã thiết bị đã nhập 3.2 Mượn trả thiết bị để chọn và cập nhật các thông tin cho việc mượn trả thiết bị giáo viên 3.3 Đăng ký mượn phòng học chức Chọn các phòng học chức còn trống tuần giáo viên cần mượn 3.4 Đánh dấu thiết bị đồ dùng bị hỏng để lập phiếu đề nghị sửa chữa và lý 3.5 Sửa chữa hay lý thiết bị đã hỏng IN BÁO CÁO: Các mục báo cáo thống kê phần mềm tự động tổng hợp, người sử dụng cần chọn lựa các mục cần để báo cáo SỬ DỤNG PHẦN MỀM Ở NĂM TIẾP THEO: • Sau có liệu năm học đầu, người quản trị sử dụng số liệu này cho các năm học mà không cần phải tạo liệu • Dữ liệu các năm học cần cập nhật các mục liệu: Bổ sung, chỉnh sửa các danh mục Nhật ký mượn trả trang thiết bị, đồ dùng dạy học Nhập trang thiết bị, đồ dùng dạy học Báo hỏng, lý trang thiết bị PHẦN 4: QUY TRÌNH TÓM TẮT NHẬP DỮ LIỆU 17 (18) PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THANH CÔNG CỤ CHUNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG ĐƯỢC GÁN TỔ HỢP PHÍM TẮT THANH CÔNG CỤ TRÊN MÀN HÌNH CHÍNH VÀ CÁC CHỨC NĂNG ĐƯỢC GÁN TỔ HỢP PHÍM TẮT: Về bản, các thao tác làm việc với bảng danh mục (cập nhật, in ấn, tìm kiếm ) là tương tự Các giao diện làm việc phần mềm thiết kế thống nhất, bao gồm công cụ chung, chứa các thao tác chính người dùng (1) (2) (3) (4) Hình 5.1.1 Từ trái qua phải, các chức tương ứng với nút lệnh sau: • Nút lệnh 1: Nhập tăng thiết bị dạy học • Nút lệnh 2: Lịch đăng kí mượn phòng chức • Nút lệnh 3: Mượn trả thiết bị dạy học • Nút lệnh 4: Báo cáo tổng hợp • Thêm (F2): Tạo ghi trắng để người dùng nhập liệu • Ghi (Ctrl + S): Lưu lại giá trị liệu người dùng nhập liệu • Không lưu (Ctrl + H): Khi người sử dụng thay đổi liệu thêm liệu, sau đó không muốn lưu lại các thay đổi đó, bỏ qua không ghi lại vào file liệu phần mềm Bản ghi khôi phục lại trạng thái trước người dùng thực thao tác thêm sửa • In (Ctrl + P): In liệu theo các mẫu tương ứng với chức cửa sổ làm việc • Sửa / Thay đổi (F3): Người dùng cần sửa thông tin, thay đổi các số liệu đã nhập • Thoát: (F10): Đóng cửa sổ ứng dụng làm việc phần mềm HƯỚNG DẪN CÔNG CỤ IN ẤN: Tất các danh sách, báo cáo, thống kê, danh mục trước in giấy xuất màn hình hướng dẫn công cụ in ấn Màn hình này cho phép người sử dụng xem trước tài liệu trước in giấy Các chức chính công cụ in hình 5.2.1 18 PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THANH CÔNG CỤ CHUNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG ĐƯỢC GÁN TỔ HỢP PHÍM TẮT (19) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Hình 5.2.1: Thanh công cụ in Màn hình hướng dẫn công cụ in ấn từ bên trái qua phải có các nút chức và chia làm các nhóm: 2.1: Nhóm các nút di chuyển trang in: (khi kết in ấn có số lượng trang lớn) Nút thứ 6: Dùng để chuyển trang đầu tiên báo cáo Nút thứ 7: Dùng đề chuyển trang trước trang hành Nút thứ 8: Dùng để chuyển đến trang trang hành Nút thứ 9: Dùng để chuyển đến trang cuối cùng báo cáo Nút thứ 10: Di chuyển nhanh đến trang định Nhập trang cụ thể vào ô nhập liệu này thì chương trình di chuyển nhanh đến trang đó Ví dụ: Cần xem nội dung trang số 9, nhập số vào ô nhập liệu sau đó nhấn Enter thì màn hình hiển thị nội dung trang số Nếu nhập số lớn số trang có thì màn hình hiển thị trang cuối cùng Nếu nhập số nhỏ thì màn hình hiển thị trang hành 2.2 Nhóm chức in - chọn tham số in: • Nút thứ 1: Cho phép xuất liệu các định dạng khác file Word, Excel, Pdf, xlm (*.pdf, *xls, *.doc, *.xml ) để các chương trình khác có thể sử dụng (Hình 5.2.2) PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THANH CÔNG CỤ CHUNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG ĐƯỢC GÁN TỔ HỢP PHÍM TẮT 19 (20) Hình 5.2.2: Xuất liệu các định dạng khác • Nút thứ 2: Nhấp chuột trên nút có hình máy in thì màn hình print xuất Cho phép khai báo số thông số máy in trước in như: + Print range: Chọn trang để in gồm: - All để in tất các trang - Pages để in hay nhiều trang - Từ trang (from) đến trang (to) + Copies: Số cần in + Properties: Bấm vào để qui định các thông số cho in Ghi chú: Khi chọn in, bạn vào phần properties máy in, phần orientation chọn kiểu in ngang (Landscape) in dọc (Portrait) 2.3 Nhóm nút chức phóng to thu nhỏ trang in và tìm kiếm: Nút thứ 11: Tìm kiếm cụm từ cần thiết Nút thứ 12: Dùng để phóng to thu nhỏ trang in 20 PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THANH CÔNG CỤ CHUNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG ĐƯỢC GÁN TỔ HỢP PHÍM TẮT (21) PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH MENU HỆ THỐNG: Hình 6.1: Các chức menu hệ thống 1.1 Thiết lập tham số hệ thống: • Mục đích: NSD dùng để thiết lập thông tin đơn vị • Các bước thực hiện: Bước 1: NSD chọn mục “Hệ thống/Thiết lập tham số hệ thống” để có giao diện kết nối với máy chủ hình 6.1.1 Bước 2: Tiếp theo NSD thực theo hướng dẫn sau đây: Sau đã thiết lập thông tin đơn vị phân hệ quản trị hệ thống (Xem phần 1), lúc này NSD chọn mục “Lấy tham số từ VEMIS” Hình 6.1.1: Thiết lập tham số hệ thống PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 21 (22) 1.2 Kết nối máy chủ: • Mục đích: Để NSD kết nối với máy chủ • Các bước thực hiện: Bước 1: NSD chọn “Hệ thống/Kết nối máy chủ CSDL” để có giao diện kết nối với máy chủ hình 6.1.2 Bước 2: Có hai trường hợp: Trường hợp 1: (Dành cho máy sử dụng trên mạng Lan) Chọn “máy chủ”; “kiểu kết nối”; “tài khoản”; “mật khẩu”; “Cơ sở liệu” kích chọn “Kết nối” Trường hợp 2: (Dành cho máy đơn lẻ) NSD giữ nguyên kết mặt định và kích chọn “Kết nối” Hình 6.1.2 Bước 3: Sau chọn “Kết nối” chương trình báo kết nối thành công chọn “OK” để kết thúc lệnh 1.3 Xóa sở liệu: • Mục đích: để làm sở liệu demo sau NSD cài đặt xong chương trình, sau sử dụng thử liệu demo và muốn xóa toàn liệu để nhập lại từ đầu 22 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (23) Cảnh báo: Chỉ thực cài đặt xong chương trình và nhập thử liệu Còn đã có sở liệu trường mình thì tuyệt đối không thực chức này, vì thực đồng nghĩa với việc xóa liệu đơn vị mình • Các bước thực hiện: Bước 1: NSD chọn “Hệ thống/ Xóa sở liệu thời” Bước 2: Click chọn nút “Yes” để xác nhận làm sở liệu Chọn nút “No” để hủy bỏ thao tác (Hình 6.1.3.1) Hình 6.1.3.1: Xóa sở liệu Bước 3: Nếu người sử dụng chọn “Yes” bước thì chương trình đưa bảng thông báo hình 6.1.3.2, lúc này NSD chọn tiếp “Có” hay “Không” để xác nhận Hình 6.1.3.2: Xác nhận việc xóa liệu PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 23 (24) 1.4 Thoát: • Mục đích: NSD thoát khỏi chương trình • Các bước thực hiện: NSD chọn “Hệ thống\Thoát” MENU KHAI BÁO: Hình 6.2: Các chức menu khai báo 2.1 Danh mục dùng chung: • Mục đích: NSD khai báo danh mục dùng chung cho quản lý thiết bị • Các bước thực hiện: NSD chọn “Khai báo\Danh mục dùng chung” để có giao diện hình 6.2.1 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)(11) Phần Phần Hình 6.2.1: Khai báo danh mục dùng chung 24 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (25) • Trong giao diện khai báo danh mục này gồm có hai phần: Phần 1: Khung hình bên trái là tên các danh mục và chia thành hai nhóm: + Nhóm danh mục “Dùng riêng cho thiết bị” + Nhóm danh mục “Hệ thống” Phần 2: Khung màn hình bên phải là nơi thị nội dung danh mục chọn • Mỗi danh mục các nhóm này ta có thể tác động đến nó gồm các nút lệnh như: (1) :Quay dòng đầu tiên phần nội dung hiển thị ứng với danh mục chọn (2) :Quay dòng kế trước phần nội dung hiển thị ứng với danh mục chọn (3) : Đến dòng phần nội dung hiển thị ứng với danh mục chọn (4) : Đến dòng cuối cùng phần nội dung hiển thị ứng với danh mục chọn (5) : Lấy tham số từ V.EMIS (6) : Thêm danh mục (7) : In nội dung danh mục (8) : Sửa danh mục có (9) : Xóa danh mục có (10): Tìm kiếm các nội dung danh mục • Chú ý: các bảng danh mục đã chuẩn hóa trước đưa chương trình vào sử dụng nên NSD hạn chế điều chỉnh các thông tin phần này Trong trường hợp cần thay đổi thì nên thống quy trình thực các qui tắc đã đưa • Cách thức thực cho danh mục như: thêm danh mục, xóa danh mục … có cách thực giống nhau, cho nên phần hướng dẫn này xin giới thiệu chức thêm cho danh mục: "Kho thiết bị" để minh họa cho qui tắc nói trên 2.1.1 Thêm kho thiết bị: Bước 1: Để khai báo Kho thiết bị NSD chọn mục “Dùng riêng cho Thiết bị/ Kho thiết bị” để có giao diện thêm kho hình 6.2.1.1 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 25 (26) Hình 6.2.1.1: Giao diện thêm kho Bước 2: Nhập “Ký hiệu kho” tuân theo qui tắc đã qui định Bước 3: Nhập vào “Tên gọi” kho Bước 4: Kích chuột vào “Còn sử dụng” Bước 5: Chọn “Lưu vào CSDL” Ghi chú: Qui tắc đặt kí hiệu cho kho tuân theo công thức: Kho K + Cấp PT (THPT) học CS (THCS) TH (TIỂU HỌC) + DC ( Dùng chung) TH( Toán học) VL( Vật lí) HH( Hóa học) SH( Sinh học) CN(Công nghệ) NV ( Ngữ văn) Môn LS( Lịch sử) học DL ( Địa lí) CD(GD-CD) TD ( Thể dục) TA ( Tiếng Anh) TP( Tiếng Pháp) TN ( Tiếng Nhật) TT ( Tiếng Trung) TI ( Tin học) Ví dụ: Kho Vật lí cấp 2: K + CS + VL = KCSVL 2.1.2 Các mục còn lại NSD khai báo tương tự khai báo Kho Thiết bị Ghi chú: • Tất các mục danh mục dùng chung NSD phải chọn chức năng: Còn sử dụng • Phần danh mục hệ thống thì nên chọn”Lấy tham số từ vemis” 2.2 Danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GD & ĐT: • Mục đích: Đưa toàn danh mục thiết bị tối thiểu Bộ giáo dục cấp trường 26 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (27) PT làm thư viện danh mục cho NSD nhập liệu nhanh, chuẩn • Các bước thực hiện: NSD chọn “Khai báo\ Danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GDĐT” để có giao diện hình 6.2.2 Để có đúng danh mục thiết bị tối thiểu trường mình, NSD cần thiết lập đơn vị menu hệ thống/ thiết lập tham số hệ thống/ chọn mã cấp trường (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) Phần Phần Hình 6.2.2: Giao diện danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GDĐT • Giao diện danh mục này gồm có hai phần: Phần 1: Phần khung màn hình bên trái, là danh sách các môn học chương trình học tương ứng các cấp học Phần 2: Là khung màn hình bên phải là nơi thị nội dung danh mục chọn • Mỗi danh mục nói trên ta có thể tác động đến nó gồm các nút lệnh như: (1) : Quay dòng đầu tiên phần nội dung hiển thị ứng với danh mụcđược chọn (2) : Quay dòng kế trước phần nội dung hiển thị ứng với danh mục chọn (3) : Đến dòng phần nội dung hiển thị ứng với danh mục chọn (4) : Đến dòng cuối cùng phần nội dung hiển thị ứng với danh mục chọn (5) : Thêm (6) : Tìm kiếm (7) : In nội dung danh mục chọn PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 27 (28) (8) : Sửa danh mục có (9) : Xóa danh mục có (10) : Ghi nhận sử dụng (11) : Đánh dấu tất (12) : Bỏ đánh dấu (13) : Thoát Ghi chú: Do các bảng danh mục đã chuẩn hóa trước đưa chương trình vào sử dụng nên NSD hạn chế điều chỉnh các thông tin phần này Trong trường hợp cần thay đổi thì nên thống quy trình thực các qui tắc đã đưa • Cách thức thực cho danh mục như: thêm danh mục, xóa danh mục … có cách thực giống nhau, cho nên phần hướng dẫn này xin giới thiệu chức thêm cho danh mục để minh họa cho qui tắc nói trên 2.2.1 Thêm danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GDĐT Bước 1: Trong giao diện danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GDĐT NSD chọn nút “Thêm mới” để xuất giao diện thêm hình 6.2.2.1 B10 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 Hình 6.2.2.1: Giao diện thêm danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GDĐT 28 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (29) Bước 2: Nhập vào hay chọn các thông tin để đưa vào bảng trên theo thứ tự sau: B1: Nhập tên thiết bị vào ô “Tên thiết bị” B2: Nhập tên viết tắt vào ô “Tên viết tắt” B3: Chọn danh danh sách thả xuống để đưa vào ô “Đơn vị tính” B4: Có hai lựa chọn: Lựa chọn 1: thì NSD chọn môn danh sách thả xuống để đưa vào ô “Chỉ cho môn” Lựa chọn 2: Nếu đánh dấu kiểm vào ô “ Thiết bị dùng chung” thì danh mục này thuộc thiết bị dùng chung Ghi chú: Sau thực xong bước này thì ô “Kí hiệu” chương trình tự động thêm vào, NSD không can thiệp vì kí hiệu này đặt theo qui tắc riêng và chương trình tự quản lí kí hiệu này B5: Ô quản lí thiết bị cho phép NSD có chọn lựa: + Đăng kí quản lí mã cá biệt + Chỉ quản lí số lượng + Tiêu hao NSD đánh dấu kiểm vào ô cần chọn B6: Ô “phân loại” NSD chọn danh sách thả xuống để đưa vào B7: Ô “dùng cho khối lớp” thì NSD phải nhập vào Nếu thiết bị này dùng cho bao nhiêu khối lớp thì phải nhập vào các khối lớp tương ứng Ví dụ: Thiết bị dùng cho khối 6,7,8 thì phải nhập vào: 6,7,8 B8, B9: NSD nhập thông tin cần thiết vào B10: Chọn “Ghi và thoát” để kết thúc lệnh Ghi chú: Về qui tắc đặt kí hiệu danh mục thiết bị CẤP HỌC PT (THPT) CS (THCS) TH (TIỂU HỌC) MÔN + HỌC DC ( Dùng chung) TH( Toán học) VL( Vật lí) HH( Hóa học) SH( Sinh học) CN(Công nghệ) NV ( Ngữ văn) LS( Lịch sử) DL ( Địa lí) CD(GD-CD) TD ( Thể dục) TA ( Tiếng Anh) TP( Tiếng Pháp) TN ( Tiếng Nhật) TT ( Tiếng Trung) TH ( Tin học) + BỐN CHỮ SỐ PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 29 (30) 2.2.2 Các mục còn lại NSD khai báo tương tự thực thêm danh mục thiết bị dạy học 2.3 Danh mục thiết bị dạy học trường: • Mục đích: Những thiết bị nào đã nhập chức nhập tăng thiết bị dạy học và nhập vào phòng học chức chương trình thì coi là thiết bị trường học đó Chức này hiển thị thiết bị đã nhập trên, giúp cho NSD có thể xem là trường mình có thiết bị nào • Cách thức: NSD chọn “Khai báo\ Danh mục thiết bị dạy học trường” để có giao diện hình 6.2.3 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hình 6.2.3: Giao diện danh mục thiết bị dạy học trường • Giao diện danh mục này gồm có hai phần: Phần 1: Phần khung màn hình bên trái, là danh sách các môn học chương trình học tương ứng các cấp học Phần 2: Là khung màn hình bên phải là nơi thị nội dung danh mục chọn 2.4 Nhập danh sách giáo viên từ Excel • Mục đích: Dùng để nhập danh sách cán giáo viên từ file Excel Các đơn vị nên dùng chức nhận danh sách giáo viên từ PMIS đã có liệu này vì PMIS có mã giáo viên 30 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (31) • Các bước thực hiện: NSD chọn “Khai báo\Nhập danh sách giáo viên từ Excel” để màn hình hình 6.2.4 Hình 6.2.4: Giao diện nhập liệu từ Excel Trong giao diện này NSD thực các bước sau: Bước 1: NSD chọn nút “Xuất file mẫu” để một màn hình “Save As” hình 6.2.4.1, đây NSD chọn nơi chứa file xuất “Save in” và đặt tên file “File name” đó nhấn nút “Save” để kết thúc bước Hình 6.2.4.1: Màn hình Save As để tạo nơi chứa file mẫu Bước 2: NSD mở file mẫu Excel xóa nội dung file này thay nội dung giáo viên đơn vị mình vào và lưu lại hình 6.2.4.2 Ghi chú:NSD giữ nguyên các định dạng file mẫu Excel (Số cột; dòng tiêu đề; phông chữ, kiểu chữ…), xóa nội dung file mẫu thay nội dung giáo viên đơn vị mình vào PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 31 (32) (2) (1) Hình 6.2.4.2: Thay nội dung thay mẫu nội dung đơn vị mình Bước 3: Để nạp liệu từ file Excel vào chương trình, NSD chọn lại “Khai báo\Nhập danh sách giáo viên từ Excel” để màn hình 6.2.4.3 Tại màn hình này, NSD chọn nút để tìm đến nơi cất file Excel đã thực bước nhằm nạp file này vào chương trình Thực xong thao tác này xuất màn hình “Open”; đây hãy chọn file Excel để đưa vào (Hình 6.2.4.3) Hình 6.2.4.3: Đưa file Excel vào chương trình Bước 4: Sau thực xong bước thì file Excel nạp vào chương trình hình 6.2.4.4, đây NSD việc chọn nút “Lưu vào CSDL” để kết thúc lệnh 32 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (33) Hình 6.2.4.4: Đã nạp file Excel giáo viên vào chương trình 2.5 Nhận danh sách giáo viên từ PMIS: • Mục đích: Lấy liệu cán đã nhập liệu PMIS để kế thừa sang phân hệ này Ghi chú: Để thực chức này, máy tính NSD phải cài PMIS và đã có liệu cán nhân viên PMIS, chưa có hãy xem hướng dẫn “ghép nối thông tin đơn vị” PMIS • Các bước thực hiện: NSD chọn “Khai báo\Nhận danh sách giáo viên từ PMIS” để có màn hình hình 6.2.5, màn hình này NSD thực các bước: B1: Chọn nút “Đánh dấu tất cả” B2: Chọn “Nhận danh sách” PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 33 (34) Hình 6.2.5: Nhận danh sách giáo viên từ PEMIS B3: Chương trình đưa thông báo kết chuyển thành công, chọn “Ok” (Hình 6.2.5.1) Hình 6.2.5.1: Thông báo kết chuyển số lượng giáo viên từ PEMIS sang thiết bị Ghi chú: Chương trình kiểm tra danh sách giáo viên theo mã hồ sơ Vì vậy, hồ sơ nào đã nạp thì chương trình hiển thị thông báo là mã hồ sơ đó đã tồn 2.6 Cập nhật danh sách giáo viên: • Mục đích: Nhập trực tiếp danh sách cán giáo viên chương trình; mục đích thứ sau đã nhận danh sách cán từ PMIS Excel thì NSD cần phân công tổ môn cho cán trước thực mượn trả • Các bước thực hiện: NSD chọn “Khai báo\ Cập nhật danh sách giáo viên” để có màn hình cập nhật danh sách giáo viên hình 6.2.6 34 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (35) Hình 6.2.6: Danh sách giáo viên Ghi chú: Thẻ giáo viên dùng để mượn trả thư viện và thiết bị đã thiết kế in phân hệ quản lý thư viện Giao diện này gồm có hai phần: Phần 1: Khung chính là danh sách giáo viên có (tất các giáo viên nhập thành công từ Excel và từ PEMIS thị phần này) Phần 2: Là các nút chức gồm: 1: Thêm 2: Sửa thông tin giáo viên 3: Xóa giáo viên 4: Phân công tổ - môn 5: Thoát Tại đây NSD có thể chọn các nút chức trên để tác động vào danh sách giáo viên Phần này xin hướng dẫn hai thao tác hay sử dụng đó là: Nhập trực tiếp giáo viên từ chương trình Sau nạp file Excel PEMIS thì chọn chức Phân công tổ - Bộ môn 2.6.1 Nhập trực tiếp giáo viên từ chương trình: Trong giao diện “Danh sách giáo viên” NSD chọn nút “Thêm mới” thì xuất cửa sổ “Thêm, sửa thông tin giáo viên” hình 6.2.6.1 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 35 (36) Hình 6.2.6.1: Giao diện thêm giáo viên Trong màn hình này NSD thực thứ tự theo các bước: Bước 1: NSD chọn nút “Thêm tiếp” Bước 2: NSD nhập các thông tin: Họ tên, số giáo viên … Bước 3: Chọn “Lưu vào CSDL” 2.6.2 Phân công giáo viên vào tổ môn: Trong giao diện “Danh sách giáo viên” NSD chọn nút “Phân công Tổ-Bộ môn” thì xuất giao diện “Phân công Tổ - môn” hình 6.2.6.2 Hình 6.2.6.2: Phân công Tổ - môn 36 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (37) Giao diện này gồm có hai phần: Phần bên trái là danh sách giáo viên chưa phân tổ Phần bên phải là danh sách giáo viên thuộc tổ môn Để thực việc phân giáo viên vào tổ môn NSD thực thứ tự theo các bước: Bước 1: NSD chọn tổ môn danh sách thả xuống để Bước 2: Chọn giáo viên phần bên trái và kích chuột trái vào nút mũi tên qua phải chuyển giáo viên chọn qua phần bên phải (nếu nhầm giáo viên thì làm ngược lại) Lặp lại thao tác này cho đủ các giáo viên phân vào tổ môn chọn để lưu lại và kết thúc phân giáo viên vào tổ môn Bước 3: Chọn nút NSD lặp lại ba bước trên cho các tổ còn lại THIẾT BỊ: Hình 6.3: Các chức menu thiết bị 3.1 Nhập tăng thiết bị dạy học: • Mục đích: Nhập tăng thiết bị theo hóa đơn Đối với thiết bị nhập form này NSD cần chọn thư viện danh mục tối thiểu có sẵn hệ thống danh mục thiết bị tối thiểu Bộ • Các bước thực hiện: Người sử dụng chọn chức “Thiết bị\ Nhập tăng thiết bị” để có màn hình nhập thiết bị hình 6.3.1 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 37 (38) Hình 6.3.1: Màn hình nhập tăng thiết bị Màn hình nhập thiết bị gồm có hai phần: Phần 1: Gồm các nút chức trên công cụ như: thêm, sửa, xoá, in phiếu, di chuyển thực theo quy định chuẩn các màn hình nhập liệu phần mềm, xin tham khảo chi tiết mục công cụ chung Phần 2: Gồm có hai thẻ: • Nếu NSD chọn thẻ thứ là "Danh sách các phiếu nhập kho thiết bị dạy học" hiển thị theo số phiếu và có giao diện hình 6.3.1.1 Hình 6.3.1.1: Giao diện nhập nhập tăng thiết bị với thẻ danh sách các phiếu nhập kho thiết bị dạy học 38 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (39) Thẻ này cho phép NSD lọc thông tin theo các điều kiện như: từ ngày lập này đến ngày lập khác từ số chứng từ này đến số chứng từ khác, dùng nút “Đọc liệu” để hiển thị tất các phiếu nhập tăng thiết bị đã lập Sau danh sách các phiếu đã liệt kê ra, NSD có thể sử dụng các nút trên công cụ sửa, xóa, in phiếu …để thao tác trên phiếu có danh sách đó Ghi chú: Nhiều đơn vị sử dụng chương trình và nhập liệu trước đó khoảng thời gian và sau đó mở và thấy báo là bị hết liệu thực tế liệu không bị NSD cần thiết lập “ngày lập” là khoảng thời gian mình đã nhập liệu sau đó chọn “đọc liệu” thì thị liệu mình đã nhập • Nếu NSD chọn thẻ thứ hai là “Chi tiết nội dung chứng từ” thì xuất giao diện hình 6.3.1.2 Hình 6.3.1.2: Giao diện nhập tăng thiết bị với thẻ chi tiết nội dung chứng từ Giao diện này gồm có ba phần: Phần 1: Gồm các nút chức trên công cụ như: thêm, sửa, xoá, in phiếu, di chuyển , xin tham khảo chi tiết mục công cụ chung Phần 2: Nội dung chứng từ nhập tăng thiết bị dạy học gồm: Ngày lập, số phiếu, lí tăng… Phần 3: Là khung hiển thị tất các mã thiết bị có số phiếu hành (Phiếu hành này là phiếu đã chọn thẻ “Danh sách các phiếu nhập kho thiết bị dạy học” Để thao tác trên mã thiết bị có phiếu này NSD chọn nút chức “Sửa” trên công cụ, đó: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 39 (40) + muốn sửa thì kích đúp chuột trái vào ô “vùng cho phép sửa” để sửa + muốn xóa thì chọn nút “Bớt dòng” + muốn thêm thì chọn nút “Thêm dòng” (Hình 6.3.1.3) Cảnh báo: Nếu thẻ này NSD chọn nút xóa trên công cụ thì xóa toàn phiếu hành! Vùng cho phép sửa Hình 6.3.1.3: Sửa, xóa, thêm mã thiết bị có số phiếu hành Trong phần này xin giới thiệu hai chức NSD hay sử dụng nhiều là thêm phiếu nhập kho và đăng kí mã cá biệt 3.1.1 Thêm phiếu nhập kho: • Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn thẻ “Chi tiết nội dung chứng từ” Hình 6.3.1.4: Thêm phiếu nhập kho 40 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (41) Bước 2: Chọn nút “Thêm mới” trên công cụ Bước 3: Nhập chọn các thông tin để đưa vào các ô theo các cách sau: + Ngày lập: Chương trình mặc định lấy ngày hệ thống, cần thì sửa lại + Số phiếu: Kích trái chuột vào ô để chương trình chọn mặc định số phiếu cuối cùng đưa vào + Lí tăng: Chọn danh sách thả xuống đưa vào (*) + Diễn giải: Nhập vào cho thích hợp + Nhập vào kho: Chọn danh sách thả xuống đưa vào (*) + Nhập từ: Nhập kí tự đầu tiên tên nhà cung cấp nhấn Enter để xuất danh sách nhà cung cấp, chọn nó đưa vào (*) + Số hiệu tài chính, ký hiệu, ngày hóa đơn: Nhập theo hóa đơn mua thiết bị + Mã thiết bị: Kích trái chuột vào ô để có bảng chọn hình 6.3.1.5 (*) Hình 6.3.1.5: Bảng chọn mã thiết bị dạy học theo môn Lúc này NSD tìm mã thiết bị theo môn chọn nút “chấp nhận” để đưa vào + Ô “đvt” và “thiết bị” chương trình tự điền vào PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 41 (42) + Nhập vào ô “Số lượng” và “Đơn giá VAT”, ô thành tiền chương trình tự tính Bước 4: Chọn nút “Lưu lại” Bước 5: Nếu NSD muốn nhập thêm mã thiết bị khác phiếu nhập này thì chọn nút “Thêm dòng” lặp lại bước và Bước 6: Để kết thúc nhập phiếu này NSD chọn nút “Ghi” trên công cụ Ghi chú: Các mục đánh dấu (*) bước NSD không tìm thấy thông tin cần tìm bảng chọn danh sách chọn thì NSD phải quay lại phần “Khai báo/Danh mục dùng chung” để tạo 3.1.2 Đăng ký mã cá biệt cho các thiết bị đã nhập vào kho: • Mục đích: Chương trình quản lí thiết bị trên mã đăng ký cá biệt Việc báo hỏng, báo mất, sửa chữa hay cho giáo viên mượn hay trả thiết bị trên mã đăng ký cá biệt • Các bước thực hiện: Để không bị sót cho việc đăng kí mã cá biệt thì sau lần nhập xong phiếu NSD nên đăng kí mã cá biệt cho các mã thiết bị có phiếu đó Bước 1: Trong thẻ chi tiết nội dung chứng từ NSD chọn mã thiết bị có thẻ đó chọn nút “Đăng kí mã cá biệt” trên công cụ (Hình 6.3.2.1) Hình 6.3.2.1: Chọn mã thiết bị để đăng kí mã cá biệt 42 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (43) Sau thực bước xong thì bảng đăng kí mã cá biệt xuất (Hình 6.3.2.2) Hình 6.3.2.2: Bảng đăng kí mã cá biệt Trong bảng này NSD thực tiếp các bước: Bước 2: Chọn “Tạo mã cá biệt” Bước 3: Nhập vào ô “Từ số hiệu” muốn, còn không thì để mặc định theo chương trình Bước 4:: Chọn nút “Ghi nhận” chương trình sinh mã cá biệt tự động Bước 5: Chọn nút “Chọn tất cả” Bước 6: Chọn nút “ghi vào CSDL” trên công cụ để kết thúc lệnh Lặp lại từ bước đến bước cho các mã thiết bị còn lại phiếu hành Các phiếu nhập kho khác NSD làm tương tự trên Ghi chú: Sau đăng kí mã cá biệt cho mã thiết bị (hoàn thành bước 6) NSD có thể chọn nút chức “In mã cá biệt” hay “In nhãn dán” hình 6.3.2.3 Hình 6.3.2.3: Kết in mã cá biệt và nhãn dán 3.2 Nhập tăng thiết bị dạy học theo phòng học chức năng: Hoàn toàn tương tự nhập tăng thiết bị dạy học thiết bị đưa vào phòng chức (Hình 6.3.2) PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 43 (44) Hình 6.3.2: Giao diện nhập tăng thiết bị dạy học theo phòng chức 3.3 Nhập tăng thiết bị từ Excel: • Mục đích: Ghi nhận tăng thiết bị từ Excel Ghi chú: Trước thực nhập tăng thiết bị từ Excel, NSD cần thực lấy các tham số “Môn học”, “Bộ môn - Tổ” từ V.emis cách chọn “Khai báo/Danh mục dùng chung/ Hệ thống/Lấy tham số từ Vemis” • Các bước thực hiện: NSD kích chọn chức menu “Thiết bị/ Nhập tăng thiết bị từ Excel” để màn hình giao diện nhập thiết bị hình 6.3.3 Hình: 6.3.3: Giao diện nhập tăng thiết bị từ Excel Trong giao diện này NSD thực các bước sau: 44 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (45) Bước 1: NSD chọn nút “Xuất file mẫu” để một màn hình “save As” hình 6.3.3.1, đây NSD chọn nơi chứa file xuất “Save in” và đặt tên file “File name” đó nhấn nút “Save” để kết thúc bước Hình 6.3.3.1: Màn hình Save as để tạo nơi chứa file mẫu thiết bị Bước 2: NSD mở file mẫu Excel và xóa nội dung file này thay nội dung thiết bị đơn vị mình vào và lưu lại hình 6.3.3.2 Hình 6.3.3.2:Thay nội dung mẫu nội dung đơn vị mình Ghi chú: • NSD giữ nguyên các định dạng file mẫu Excel (Số cột; dòng tiêu đề; phông chữ, kiểu chữ…) xóa nội dung file mẫu thay nội dung thiết bị mình vào • Tên dùng cho môn bảng Excel và tên môn học menu “khai báo/Danh mục dùng chung/hệ thống/ môn học” phải trùng khớp với • Thiết bị cho môn thì để file Excel riêng, không thì thời gian điều chuyển thiết bị PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 45 (46) Bước 3: Để nạp liệu từ file Excel vào chương trình NSD chọn lại “Thiết bị/ Nhập tăng thiết bị từ Excel” để màn hình 6.3.3.3 Tại màn hình này NSD chọn nút để tìm đến nơi chứa file Excel đã thực bước nhằm nạp nó vào chương trình Sau thực xong thao tác này ta màn hình “Open” đây ta chọn file Excel để đưa vào Hình 6.3.3.3: Đưa file Excel vào chương trình Bước 4: Sau thực xong bước thì file Excel nạp vào chương trình hình 6.3.3.4, đây NSD chọn “Cấp trường” và “Kho thiết bị dạy học” danh sách thả xuống để điền vào chọn nút “Lưu vào CSDL” trên công cụ Hình 6.3.3.4: File Excel thiết bị vật lí cấp đã nạp vào chương trình Chương trình đưa thông báo: 46 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (47) NSD chọn “Yes” thì chương trình đưa thông báo tiếp theo: Chọn “Ok” để kết thúc lệnh 3.4 Theo dõi sử dụng điều chuyển thiết bị: • Mục đích: Theo dõi tình trạng các thiết bị có kho và ghi nhận việc điều chuyển thiết bị từ kho này sang kho khác • Các bước thực hiện: NSD chọn chức menu “Thiết bị\Theo dõi sử dụng điều chuyển thiết bị” xuất giao diện hình 6.3.4 Hình 6.3.4: Giao diện chính theo dõi sử dụng điều chuyển thiết bị Trong giao diện này NSD chọn nút “Liệt kê nhật ký” để hiển thị danh sách các thiết bị đã điều chuyển NSD có thể chọn thiết bị có danh sách đó chọn các nút trên công cụ “Sửa thông tin:, “Xóa”, “In nhật ký” và “In giấy xác nhận” để tác động đến các thiết bị đó Để điều chuyển thiết bị NSD chọn nút đăng ký cá biệt thiết bị dạy học” hình 6.3.4.1 thì xuất bảng “chọn mã PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 47 (48) Hình 6.3.4.1: Bảng chọn mã đăng ký cá biệt thiết bị dạy học để điều chuyển Trong giao diện bảng chọn này phần khung bên trái là danh sách các mã thiết bị lọc theo môn; theo thiết bị dùng chung; theo khối…, còn phần khung bên phải là nơi hiển thị danh sách các mã đăng ký cá biệt mã thiết bị chọn phần bên trái tương ứng NSD sử dùng chức này để theo dõi trạng thái các thiết bị có chương trình mình Bước 1: Để thực chức điều chuyển thiết bị NSD chọn mã cá biệt danh sách các mã đăng ký cá biệt khung bên phải, kích chuột trái vào nút “Chọn mã cá biệt” trên công cụ (Hình 6.3.4.2) Hình 6.3.4.2: Chọn mã cá biệt để điều chuyển thiết bị Bước 2: Sau thực xong bước ta trở màn hình ban đầu “Tên thiết bị” và “Mã đăng ký thiết bị dạy học” đã tích hợp đưa vào hình 6.3.4.3 Tại đây NSD chọn nút chức “điều chuyển” trên công cụ để kết thúc bước Hình 6.3.4.3: Chọn điều chuyển 48 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (49) Bước 3: Một bảng xác nhận thông tin đơn vị nhận thiết bị dạy học xuất hình 6.3.4.4 Hình 6.3.4.4: Bảng xác nhận thông tin đơn vị nhận thiết bị dạy học NSD điền thông tin vào các mục bảng trên sau: + Ngày bàn giao: Lấy ngày hành hệ thống (hoặc chọn danh sách thả xuống để đưa vào) + Người bàn giao: Kích chọn nút để xuất danh sách giáo viên chọn giáo viên cần tìm để đưa vào + Người tiếp nhận: Làm tương tự người bàn giao + Tới kho: Có hai lựa chọn - Lựa chọn 1: Đánh dấu kiểm vào hộp kiểm “tới kho” chọn kho cần tìm để chuyển thiết bị tới kho đó - Lựa chọn 2: Đánh dấu kiểm vào hộp kiểm “Tới phòng chức năng” chọn phòng chức cần tìm để chuyển thiết bị tới phòng chức đó + Tình trạng thiết bị và ghi chú NSD nhập vào cho thích hợp Bước 4: NSD chọn nút “Ghi vào CSDL” trên công cụ để kết thúc lệnh 3.5 Ghi nhận thiết bị dạy học hỏng: • Mục đích: Ghi nhận các thiết bị bị hỏng thực kiểm kê thiết bị theo định kỳ quá trình sử dụng phát hỏng • Các bước thực hiện: NSD chọn chức menu “Thiết bị\ Ghi nhận thiết bị dạy học hỏng” xuất giao diện hình 6.3.5 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 49 (50) Hình 6.3.5: Giao diện chính ghi nhận thiết bị dạy học hỏng Trong giao diện này NSD chọn nút “Liệt kê” để hiển thị danh sách các thiết bị đã báo hỏng NSD có thể chọn thiết bị có danh sách đó chọn các nút trên công cụ “Khôi phục” và “In” để tác động đến các thiết bị đó Để báo hỏng cho thiết bị NSD chọn nút “Báo hỏng” trên công cụ thì xuất bảng ghi nhận thiết bị dạy học hỏng hình 6.3.5.1 Hình 6.3.5.1: Ghi nhận thiết bị hỏng Trong cửa sổ này NSD thực các bước sau: Bước 1: Ô “Ngày ghi nhận” Lấy ngày hành hệ thống (hoặc chọn danh sách thả xuống để đưa vào) Bước 2: Ô “Số biên bản” NSD nhập vào (chú ý không để trùng với số lần lập trước) Bước 3: Ô “Người phát hiện” NSD kích chọn nút để xuất danh sách giáo viên chọn giáo viên cần tìm để đưa vào 50 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (51) Bước 4: Chọn nút thêm để xuất bảng “Chọn mã đăng ký cá biệt thiết bị dạy học” chọn mã đăng kí cá biệt đưa vào (giống bước phần điều chuyển thiết bị) (Hình 6.3.5.2) Ghi chú: Trong bước này ta có thể lặp lại cho nhiều mã cá biệt khác – tức là phiếu báo có nhiều mã đăng kí cá biệt Hình 6.3.5.2: Chọn mã cá biệt Bước 5: Chọn nút “Ghi vào CSDL” trên công cụ để kết thúc lệnh 3.6 Báo thiết bị dạy học: • Mục đích: Ghi nhận các thiết bị bị • Các bước thực hiện: (giống cách làm báo hỏng thiết bị) NSD chọn chức menu “Thiết bị/ Báo thiết bị dạy học” để giao diện hình 6.3.6 Hình 6.3.6: Giao diện chính báo thiết bị dạy học PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 51 (52) Trong giao diện này NSD chọn nút “Liệt kê” để hiển thị danh sách các thiết bị đã báo NSD có thể chọn thiết bị có danh sách đó chọn các nút trên công cụ “Khôi phục” và “In” để tác động đến các thiết bị đó Để báo cho thiết bị NSD chọn nút “Báo mất” trên công cụ thì xuất bảng ghi nhận thiết bị dạy học hình 6.3.6.1 Hình 6.3.6.1: Giao diện báo thiết bị Trong cửa sổ này NSD thực các bước hoàn toàn giống báo hỏng thiết bị (Xem mục 3.5 – các bước báo hỏng thiết bị) 3.7 Đề nghị - Dự toán: (gồm mục) 3.7.1 Lập phiếu đề nghị cấp trang thiết bị • Mục đích: Lập phiếu đề nghị cấp trang bị, lập phiếu đề nghị sửa chữa, lập phiếu đề nghị lý • Các bước thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức menu “Thiết bị/ Đề nghị dự toán/Lập phiếu đề nghị cấp trang bị”, màn hình giao diện nhập thiết bị hình 6.3.7.1 52 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (53) Hình 6.3.7.1: Giao diện chính lập phiếu đề nghị cấp trang thiết bị Cách thức làm việc với giao diện lập phiếu đề nghị cấp trang thiết bị giống nhập tăng thiết bị dạy học (xem phần 6, mục 1), đây xin tóm tắt các bước thực Bước 1: Chọn thẻ “chi tiết phiếu đề nghị” chọn nút chức “Thêm”trên công cụ Bước 2: Ô ngày lập phiếu chương trình tự động cập nhật ngày hành hệ thống, thấy chưa phù hợp thì sửa lại Bước 3: Ô “Số phiếu” NSD phải nhập vào (chú ý không để trùng) Bước 4: Ô “Diễn giải” NSD nhập vào cần Bước 5: Ô “Đơn vị đề nghị” NSD nhập kí tự đầu tiên tên tổ nhấn Enter để xuất bảng chọn “Tổ - Bộ môn” (Hình 6.3.7.1.1.), sau đó chọn tổ môn đưa vào Hình 6.3.7.1.1: Chọn đơn vị Bước 6: Ô “người lập”, “người xét duyệt” NSD nhập vào PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 53 (54) Bước 7: Ô “Chọn thiết bị” NSD kích trái chuột vào nút hình 6.3.7.1.2 để có bảng chọn Hình 6.3.7.1.2: Bảng chọn mã thiết bị dạy học theo môn Lúc này NSD tìm mã thiết bị theo môn chọn “chấp nhận” để đưa vào Ô “đvt” và “Tên thiết bị” chương trình tự điền vào Bước 8: NSD nhập vào ô “Số lượng” và “Đơn giá VAT”, ô thành tiền chương trình tự tính Bước 9: Chọn nút chức “Lưu lại” để kết thúc lệnh Ghi chú: • Nếu NSD muốn nhập thêm mã thiết bị khác vào cùng phiếu này thì chọn nút “Thêm dòng” lặp lại bước 7, và • Để huỷ bỏ thiết bị đã nhập vào phiếu, NSD di chuyển trỏ đến dòng chứa thiết bị cần loại bỏ khỏi phiếu, kích chọn chức “bớt dòng” 3.7.2 Lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị: • Mục đích: Lập đề nghị sửa chữa, thay linh kiện, phụ tùng trang thiết bị 54 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (55) • Các bước thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức menu “Thiết bị/ Đề nghị- dự toán/Lập phiếu đề nghị sửa chữa” để có giao diện hình 6.3.7.2 Hình 6.3.7.2: Giao diện lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị Các thao tác làm việc trên giao diện này hoàn toàn giống chức lập phiếu đề nghị cấp trang thiết bị (xem phần 6, mục 7.1) Ghi chú: Chỉ lập phiếu đề nghị sửa chữa cho thiết bị đã báo hỏng 3.7.3 Lập phiếu đề nghị lý: Mục đích: Lập đề nghị lý các thiết bị hỏng, hết thời gian khấu hao Các bước thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức menu “Thiết bị/ Đề nghị- dự toán /Lập phiếu đề nghị lý” để có giao diện hình 6.3.7.3 Hình 6.3.7.3: Giao diện lập phiếu đề nghị lý Các thao tác làm việc trên giao diện này hoàn toàn giống chức lập phiếu đề nghị cấp trang thiết bị (xem phần 6, mục 7.1) Ghi chú: NSD lập phiếu lý cho các thiết bị báo hỏng Các thiết bị không phù hợp phải báo hỏng thì mớ có thể lập phiếu lý PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 55 (56) 3.8 Sửa chữa thiết bị dạy học: Mục đích: Sửa chữa các thiết bị dạy học hỏng Các bước thực hiện: NSD chọn chức menu “Thiết bị/ sửa chữa thiết bị dạy học” Trong giao diện này NSD chọn nút “Liệt kê” để hiển thị danh sách các thiết bị đã sửa chữa từ ngày ghi nhận này đến ngày ghi nhận khác NSD có thể chọn thiết bị có danh sách đó chọn các nút trên công cụ “Sửa”, “Xóa” và “In” để tác động đến các thiết bị đó Để sửa chữa thiết bị dạy học NSD chọn nút “thêm mới” trên công cụ để có giao diện hình 6.3.8 Hình 6.3.8: Giao diện sửa chữa thiết bị dạy học Trong giao diện này NSD cho nút “Thêm mới” trên công cụ thì xuất bảng ghi nhận sửa chữa – bảo dưỡng (Hình 6.3.8.1) 56 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (57) Hình 6.3.8.1: Bảng ghi nhận sửa chữa – bảo dưỡng Trong bảng này NSD thực theo các bước sau: Bước 1: Nhập thông tin vào các ô nhập liệu sau: + Ô “Ngày ghi nhận”: Lấy ngày hành hệ thống (hoặc chọn danh sách thả xuống để đưa vào) + Ô “Đối tượng gây cố”: NSD chọn danh sách thả xuống đưa vào để chọn mã cá biệt cần tìm + Ô “Mã đăng ký cá biệt dạy học”: NSD kích chọn nút đưa vào + Ô “Tên thiết bị”: Chương trình tự điền + Ô “Người phát hiện”, “Người gây cố”, “Người giải quyết”, “Người thực hiện”: NSD kích chọn nút để chọn người cần tìm đưa vào Ghi chú: Nếu ô “Đối tượng gây cố” chọn là học sinh hay khác thì ô “Người gây cố” NSD phải tự nhập vào! PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 57 (58) + Ô “Bộ phận linh kiện sửa”, “Nguồn kinh phí”, “kinh phí sau sửa chữa” “Giá trị sau sửa”: NSD phải nhập vào Bước 2: NSD chọn nút “Ghi vào CSDL” trên công cụ để kết thúc lệnh Ghi chú: Sau thực xong chức này thì các thiết bị có mã đăng ký cá biệt đã sửa chữa trở trạng thái “Đang kho”, tức là giáo viên có thể mượn trả 3.9 Thanh lý thiết bị dạy học: Mục đích: Thanh lý các thiết bị dạy học Cách thức thực hiện: NSD chọn chức menu “Thiết bị/ Thanh lý các thiết bị dạy học” để có giao diện hình 6.3.9 Hình 6.3.9: Giao diện lý thiết bị Trong giao diện này NSD chọn nút “Thanh lý” để xuất cửa sổ hình 6.3.9.1 Hình 6.3.9.1: Bảng ghi nhận thiết bị lý Các thao tác thực trên bảng này hoàn toàn giống mục báo hỏng thiết bị (xem phần 6, mục 3.5) 58 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (59) MENU MƯỢN TRẢ: Hình 6.4: Menu mượn trả thiết bị 4.1 Đăng ký mượn phòng học chức năng: Mục đích: Lập lịch, in lịch lên kế hoạch cho giáo viên đăng ký sử dụng các phòng học chuyên dụng, (phòng học chức năng) ví dụ phòng học ngoại ngữ, phòng thí nghiệm Các bước chung để thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức menu “Mượntrả/Đăng ký mượn phòng chức năng” để có giao diện hình 6.4.1 Hình 6.4.1: Giao diện chính đăng ký mượn phòng học chức Trong giao diện này cột thứ có màu lục là ứng với ngày hành NSD thực các thao tác đăng ký phòng học chức sau: Bước Chọn phòng học chức hộp chọn Bước Chọn khoảng thời gian tuần cần xem lịch Mặc định chương trình để khoảng PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 59 (60) thời gian là tuần hành Nếu NSD chọn ngày cụ thể bảng chọn thì khoảng tuần xem có chứa ngày chọn đó Bước Chọn buổi học: Hiển thị buổi sáng buổi chiều ngày Bước Chọn nút làm tươi lịch để làm liệu (NSD luôn chọn chức này) Bước Chọn ô lịch tuần (ứng với tiết và thứ cụ thể) nháy phải chuột chọn nó, để xuất bảng chọn hình 6.4.1.1 Hình 6.4.1.1: Bảng chọn các chức phòng học chức Ghi chú: Nếu NSD chọn ô trống (chưa có người đăng ký) thì sử dụng hai chức năng: “Đăng ký sử dụng” và “in lịch mượn”, còn chọn ô đã có người đăng ký thì chọn các chức còn lại bảng chọn nói trên Bước 6: Trong bảng chọn này NSD chọn chức tương ứng để thực 4.1.1 Đăng ký sử dụng phòng học chức năng: Để đăng ký sử dụng phòng chức NSD thực các bước sau: Bước 1: Thực từ bước đến bước phần các bước chung để thực Bước 2: Ở bước phần các bước chung NSD chọn “Đăng ký sử dụng” thì xuất bảng “Thông tin chi tiết tiết học đăng ký” hình 6.4.1.2 Hình 6.4.1.2: Bảng thông tin chi tiết tiết học đăng ký 60 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (61) Bước 3: NSD điền các thông tin “Tổ môn”, “Giáo viên”, “Lớp học”, “Môn học” và “Tên bài học” chọn nút “Ghi và thoát” để kết thúc lệnh 4.1.2 Các chức khác NSD thực tương tự để có các kết hình a Chức “In lịch mượn”: Hình 6.4.1.3: In lịch mượn b Chức “In biên bàn giao phòng học”: Hình 6.4.1.4: In biên bàn giao phòng học 4.2 Giáo viên mượn trả thiết bị dạy học: • Mục đích: Ghi nhận việc giáo viên đăng ký mượn - trả thiết bị • Thực hiện: NSD chọn chức menu “Mượn trả/ Giáo viên mượn trả thiết bị dạy học” để có giao diện hình 6.4.2 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 61 (62) Hình 6.4.2: Giao diện chính giáo viên mượn trả thiết bị dạy học 4.2.1: Giáo viên mượn thiết bị dạy học: Các bước thực hiện: Bước 1: NSD Chọn tổ môn, chọn giáo viên, chương trình liệt kê các thông tin thiết bị - đồ dùng dạy học mượn giáo viên đó Bước 2: NSD chọn nút “Mượn TBDH” trên công cụ để xuất bảng chọn mượn thiết bị dạy học hình 6.4.2.1 Hình 6.4.2.1: Bảng chọn mượn thiết bị dạy học 62 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (63) Bước 3: Trong bảng chọn trên NSD điền các thông tin vào các ô nhập liệu: + Ngày mượn, ngày trả: Chọn danh sách thả xuống + Số phiếu: Chọn để chương trình tự động đưa vào + Ghi chú: Nhập vào cho thích hợp + Chọn nút “Thêm thiết bị” để có bảng chọn mã cá biệt hình 6.4.2.2 Hình 6.4.2.2: Bảng chọn mã đăng kí thiết bị dạy học Trong bảng này NSD chọn mã đăng ký cá biệt để đưa vào + Chọn nút “Thêm tiết” (nếu giáo viên mượn thiết bị để nghiên cứu bài học thì không chọn bước này) để có bảng chọn “Tiết học – môn học – lớp học” hình 6.4.2.2 Hình 6.4.2.2: Bảng chọn Tiết học – môn học – lớp học PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 63 (64) Trong bảng này NSD chọn lớp học, môn học, nhập tên bài học, chọn số tiết dạy chọn nút “Ghi nhận” Bước 4: Sau kết thúc bước thì chương trình trở màn hình 6.4.2.3 Hình 6.4.2.3: Giao diện mượn thiết bị dạy học đã điền đủ thông tin Để kết thúc lệnh hãy chọn “Ghi vào CSDL” trên công cụ 4.2.2: Giáo viên trả thiết bị dạy học: Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn tổ môn, chọn giáo viên, chương trình liệt kê các thông tin thiết bị - đồ dùng dạy học mượn giáo viên đó Bước 2: Chọn giáo viên cần trả danh sách liệt kê và chọn nút 64 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (65) Hình 6.4.2.4: Giao diện trả thiết bị dạy học Bước 3: Chương trình đưa thông báo: Hãy chọn Yes Hãy chọn Yes 4.3 Xem nhật ký mượn trả thiết bị dạy học: • Mục đích: Xem nhật ký số lần mượn và trả giáo viên, thiết bị… • Các bước thực hiện: NSD chọn chức menu “Mượn trả\Xem nhật ký mượn trả thiết bị dạy học” để có giao diện hình 6.4.3 Hình 6.4.3: Giao diện xem nhật ký mượn trả PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 65 (66) Tại đây NSD có thể lọc các thiết bị đã mượn, trả “Theo ngày mượn”, “Theo ngày trả”, theo “Mã cá biệt”… Bước 1: Chọn “Theo ngày mượn” “Theo ngày trả”… Bước 2: Chọn tổ Bước 3: Chọn giáo viên Bước 4: Chọn tìm kiếm Ghi chú: Chức này có thể lọc theo tổ giáo viên BÁO CÁO: Hình 6.5: Các chức menu báo cáo Mục đích: Cho phép NSD xuất các mẫu sổ sách, thống kê, báo cáo dùng quản lý thiết bị cấp trường Các bước thực hiện: NSD lựa chọn các biểu mẫu cần xuất (các mẫu sổ sách thiết bị, các mẫu thống kê hay các mẫu báo cáo) Hình 6.5.1: Giao diện báo cáo đồ dùng dạy học Để thực in ấn biểu mẫu sổ sách, thống kê, báo cáo nào, NSD cần chọn vào mục sổ sách, thống kê, báo cáo cần lập và chọn các tham số thời gian kích chọn chức “Báo cáo” Khi mẫu in hiển thị NSD có thể thực các thao tác hướng dẫn với công cụ in chung 66 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (67) CÁC KẾT QUẢ BÁO CÁO 5.1 Về sổ sách: 5.1.1: Sổ theo dõi nhập thiết bị: 5.1.2: Sổ theo dõi sửa chữa thiết bị: 5.1.3: Sổ theo dõi thiết bị hư hỏng: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 67 (68) 5.1.4: Sổ theo dõi thiết bị mất: 5.1.5: Sổ theo dõi lý thiết bị: 5.2 Bìa sổ: 5.2.1 Bìa sổ theo dõi sử dụng thiết bị: 68 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (69) 5.2.2 Bìa sổ theo dõi nhập tăng thiết bị dạy học: 5.2.3 Bìa sổ theo dõi sửa chữa thiết bị dạy học: 5.2.4 Bìa sổ theo dõi thiết bị dạy học bị hỏng: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 69 (70) 5.2.5 Bìa sổ theo dõi thiết bị dạy học mất: 5.2.6 Bìa sổ theo dõi lý thiết bị dạy học: 5.3 Thống kê: 5.3.1 Mẫu chi tiết: 5.3.1.1 Bảng kê thiết bị có mẫu 2A: 70 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (71) 5.3.1.2 Bảng kê thiết bị mượn mẫu 2B: 5.3.1.3 Nhật ký mượn thiết bị hàng ngày mẫu 2C: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 71 (72) 5.3.1.4 Nhật ký trả thiết bị hàng ngày mẫu 2D: 5.3.1.5 Bảng kê thiết bị mượn quá hạn chưa trả mẫu 2E: 5.3.1.6 Bảng kê chi tiết nhập thiết bị mẫu 2G: 72 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (73) 5.3.1.7 Bảng kê thiết bị theo môn học mẫu 2H: 5.3.1.8 Bảng kê thiết bị hỏng hay mẫu 2F: 5.3.1.9 Bảng kê thiết bị đã lý mẫu 2M: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 73 (74) 5.3.2: Mẫu tổng hợp: 5.3.2.1 Thống kê giáo viên mượn trả nhiều mẫu 3A: 5.3.2.2 Thống kê thiết bị mượn nhiều mẫu 3B: 5.3.2.3 Tổng hợp nhập thiết bị mẫu 3C: 74 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (75) 5.3.2.4 Tổng hợp thiết bị hỏng mẫu 3D: 5.3.2.5 Tổng hợp thiết bị đã lý mẫu 3E: 5.4 Báo cáo thiết bị: 5.4.1 Tổng hợp danh mục thiết bị đề nghị trang cấp mẫu B01a-TB: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 75 (76) 5.4.2 Biên kiểm kê thiết bị mẫu C53-HD: 5.4.3 Báo cáo tình hình sử dụng thiết bị mẫu B03-TB: 76 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (77) 5.4.4 Báo cáo chi tiết sử dụng thiết bị mẫu B04-TB: 5.4.5 Báo cáo tình hình sử dụng thiết bị mẫu B05-TB: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 77 (78) 5.4.6 Phiếu lý lịch mẫu B06-TB: 5.4.7 Phiếu báo sử dụng thiết bị mẫu B07-TB: 78 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (79) 5.4.8 Bảng in chi tiết thiết bị có kỳ mẫu B08-TB: 5.4.9 Tổng hợp báo cáo khấu hao thiết bị kỳ mẫu B09-TB: PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 79 (80) TRA CỨU: Hình 6.6: Các chức menu tra cứu 6.1 Tìm kiếm thiết bị dạy học: • Mục đích: Thực việc tìm kiếm thiết bị theo các điều kiện • Các bước thực hiện: NSD chọn chức menu “Tra cứu/Tìm kiếm thiết bị dạy học” để có giao diện hình 6.6.1 Hình 6.6.1: Giao diện tìm kiếm thiết bị dạy học • NSD có thể nhập các thông tin tìm kiếm các ô nhập liệu tương ứng để chương trình tìm lọc danh sách thiết bị và trả danh sách các kết thoả mãn các điều kiện như: thiết bị thuộc "Môn học", "khối lớp", "mã thiết bị", "tên thiết bị", "Loại thiết bị"… • Sau có kết tìm kiếm, có thể dùng các nút trên công cụ "Xem chi tiết", "In phiếu" để thực trên kết đó 80 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (81) • Ghi chú: + Có thể sử dụng tổ hợp phím tắt là Ctrl+F để thực chức tìm kiếm + Nếu các điều kiện không chọn thì chương trình tìm tất các thiết bị có chương trình 6.2 Tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học: • Mục đích: Thực việc tìm kiếm mượn trả thiết bị theo các điều kiện • Các bước thực hiện: NSD chọn chức menu “Tra cứu/Tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học” để có giao diện hình 6.6.2 Hình 6.6.2: Giao diện tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học Trong giao diện này NSD có thể tìm kiếm thông tin mượn trả thiết bị dạy học theo các điều kiện như: “Theo ngày mượn”, “Theo ngày trả”, “Theo mã cá biệt”, Theo mã thiết bị” và “Theo tên thiết bị” • Có thể in kết tìm kiếm nút "In phiếu" trên công cụ Ghi chú: Nếu không chọn các điều kiện thì chương trình tìm tất các thiết bị đã mượn trả có chương trình TRỢ GIÚP: Hình 6.7: Các chức menu trợ giúp PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 81 (82) 7.1: Trợ giúp: • Mục đích: hỗ trợ NSD hiểu rõ các chức thiết kế chương trình nhằm thực tốt quá trình làm việc với phần mềm • Các bước thực hiện: NSD chọn chức “Trợ giúp/Trợ giúp” để có giao diện hình 6.7.1 Hình 6.7.1: Giao diện trợ giúp Để xem trợ giúp mục nào NSD chọn mục đó phần khung bên trái và xem nội dung mục khung bên phải 7.2: Thông tin chương trình: • Mục đích: Giúp NSD biết thông tin phiên sử dụng • Các bước thực hiện: NSD chọn “Trợ giúp/Thông tin chương trình” để có giao diện hình 6.7.2 Hình 6.7.2: Thông tin chương trình 82 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH (83)