• Tổ chức bảng trên cần tách riêng phần họ và tên thành hai cột riêng vì trong bài toán quản lý người ta thường xuyên làm các thao tác dựa trên phần tên như tìm theo tên, sắp thứ tự theo[r]
(1)Nội dung Chương 2: TẠO CSDL VÀ BẢNG TRÊN ACCESS Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý Giới thiệu Access, so sánh Access với Excel Các đối tượng Access Khởi động Access và cửa sổ làm việc Tạo sở liệu Tạo bảng Cách nhận thông tin trợ giúp Khoa Tin Học Quản Lý Giới thiệu Access Khoa Tin Học Quản Lý → → → → → • Giống nhau: – Quản lý liệu dạng bảng – Cho phép thực các tính toán, thống kê Access 97 Access 2000 Access 2003 Access 2007 Access 2010 Tin Học Quản Lý So sánh Access với Excel Khoa Tin Học Quản Lý • Khác nhau: Đối tượng Access Có VD: Hóa đơn bị xóa thì chi tiết hóa đơn bị xóa theo Excel Không Cho phép lọc và thống kê liệu lấy từ nhiều bảng Có VD: Lập danh sách hàng bán tháng (trích liệu từ bảng hóa đơn, chi tiết hóa đơn, và hàng hóa) Không Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý Các đối tượng Access Chức Quản lý mối quan hệ các bảng chặt chẽ Khoa Tin Học Quản Lý So sánh Access với Excel • Access là phần mềm ứng dụng thuộc phần mềm Microsoft Office, sử dụng để quản lý liệu (quản lý nhân sự, khách hàng, vật tư, kế toán…) • Các phiên bảng Access – Office 97 – Office 2000 – Office 2003 – Office 2007 – Office 2010 Tin Học Quản Lý Chức Table (Bảng liệu) Chứa liệu thô dạng hàng và cột Các bảng có mối quan hệ với Query (Vấn tin) Dùng để chọn thông tin từ nhiều bảng và dùng để cập nhật liệu các bảng Form Dùng làm màn hình nhập liệu vào bảng (thân (Biểu mẫu nhập) thiện với người sử dụng) còn gọi là mẫu nhập Report (Báo cáo) Tạo báo cáo theo mẫu xác định với số liệu (thô tổng hợp) lấy từ các bảng Macro (Tập lệnh) Gom các lệnh theo trình tự định để thực công việc thường xuyên xảy Module (Chương trình) Chứa đoạn mã chương trình Visual Basic giúp nâng cao chức xử lý tự động hóa Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý (2) Khởi động Access Cửa sổ làm việc Access Quick Access Toolbar Thanh trình đơn • Có nhiều cách khác Sau đây là số cách: Office Button – C1: Start/ All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Access 2007 – C2: Kích đúp biểu tượng trên Desktop – C3: Kích đúp trên tập tin Access (*.mdb *.accdb) Khoa Tin Học Quản Lý Ribbon Màn hình chính Thanh trạng thái Tin Học Quản Lý Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý Cơ sở liệu Access • Kích vào Office Button góc trên trái màn hình và chọn Exit Access • Kích biểu tượng X góc trên phải • Bấm tổ hợp phím Alt+F4 • Mỗi tập tin ACCESS (*.mdb, *.accdb) chứa sở liệu • Một sở liệu chứa đựng nhiều liệu nằm thành phần chính tập tin ACCESS là bảng • Các bảng này có mối quan hệ với theo quy luật nào đó người thiết kế tạo nên Tin Học Quản Lý Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 10 Thiết kế CSDL Access Tạo sở liệu Khởi động Access Bấm Office Button, chọn New Chọn Blank Database Chọn thư mục lưu trữ Nhập tên tập tin lưu CSDL Bấm nút Create Danh sách các Table, Query, Form, Report, Macro, Module CSDL Navigation Pane Thoát Access Khoa Tin Học Quản Lý Thanh tiêu đề • • • • • • • Xác định yêu cầu Xác định các Table Xác định các cột hay còn gọi là trường (field) Xác định khoá chính Xác định quan hệ các Table Tạo CSDL và tinh chỉnh Nhập liệu và tạo các đối tượng khác Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 11 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 12 (3) Bảng Xác định bảng từ bài toán • Bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột dùng để biểu diễn thực thể (entity) • Dòng gọi là mẫu tin (record) • Cột gọi là trường (field) biểu diễn cho thuộc tính thực thể • Mỗi sở liệu phải có ít là bảng Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý • Xét bài toán quản lý lý lịch sinh viên trường – Thực thể sinh viên có đặc điểm cần quản lý sau: • • • • 13 Họ và tên Phái Ngày sinh Lớp Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý Ví dụ bảng SinhVien Phái Ngày sinh Lớp Nguyễn Văn Họ Hai Tên Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Võ Thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Lê Quốc Duy Nam 31/07/79 05Q1N Nữ 16/01/80 05Q1N Nguyễn Thị Ngọc Minh Tổ chức bảng • Lưu ý thứ Tránh ghép nhiều thông tin vào chung cột Tin Học Quản Lý Họ tên Phái Ngày sinh Lớp Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Nữ 11/08/78 05Q1T Nam 31/07/79 05Q1N Nữ 16/01/80 05Q1N Vũ Thị Bích • Với cách tổ chức bảng trên, dòng là sinh viên, cột chứa thông tin đặc điểm nào đó sinh viên (như cột ngày tháng năm sinh, cột lớp, cột phái) Khoa Tin Học Quản Lý Lê Quốc Duy Nguyễn Thị Ngọc Minh 15 Khoa Tin Học Quản Lý Tổ chức bảng (tt) Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 16 Tổ chức bảng (tt) • Tổ chức bảng trên cần tách riêng phần họ và tên thành hai cột riêng vì bài toán quản lý người ta thường xuyên làm các thao tác dựa trên phần tên (như tìm theo tên, thứ tự theo ABC tên) • Riêng ngày tháng năm sinh lưu ý không tách riêng thành cột ngày, tháng, năm vì lý yêu cầu xử lý riêng trên ngày sinh, tháng sinh ít xảy Khoa Tin Học Quản Lý 14 • Lưu ý thứ Xác định khóa chính (Primary key) bảng Khóa chính là vùng mà nội dung vùng đó mẫu tin là nhất, không trùng lắp, không bỏ trống Họ 17 Phái Ngày sinh Lớp Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N Khoa Tin Học Quản Lý Tên Tin Học Quản Lý 18 (4) Tổ chức bảng (tt) Tổ chức bảng (tt) • Lưu ý thứ Tránh trùng lắp, dư thừa thông tin cách: Khóa chính bảng này Mã SV Phái Ngày sinh Lớp Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N 005 Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T 011 Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T 024 Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N 112 Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N 001 Họ Khoa Tin Học Quản Lý Tên Tin Học Quản Lý – Thay vì tổ chức bảng, người ta tạo thành nhiều bảng, – Sử dụng mã hóa thông tin 19 Khoa Tin Học Quản Lý Tổ chức bảng (tt) Tin Học Quản Lý Tổ chức bảng (tt) • Xét bài toán quản lý vật tư nhập kho • Tách thành nhiều bảng VatTu Mã vật tư Mã vật tư X01 X01 V02 Tên vật tư Đơn vị tính Xăng A92 Xăng A92 Vỏ xe CASUMINA V03 Vỏ xe Hóc Môn N02 Nhớt loai II Ghi chú: Số lượng Lít Lít Cái 10000 5500 120 Cái 100 Thùng 10 Tin Học Quản Lý SL 10000 X01 5500 V02 120 V03 100 N02 21 MVT X01 10 MDVT Dư thừa liệu Khoa Tin Học Quản Lý DVT Cái Lít Thùng Khoa Tin Học Quản Lý SL MVT X01 10000 X01 Xăng A92 X01 5500 X02 Xăng A83 V02 120 V01 Vỏ xe nhập ngoại V03 100 V02 Vỏ xe CASUMINA N02 10 V03 Vỏ xe Hóc Môn N01 Nhớt loai I N04 Nhớt loai II DVT Cái Lít Thùng Khoa Tin Học Quản Lý Xăng A83 V01 Vỏ xe nhập ngoại V02 Vỏ xe CASUMINA V03 Vỏ xe Hóc Môn N01 Nhớt loai I N04 Nhớt loai II 22 – Phần cấu trúc – Phần liệu MDVT MVT DVT - MDVT Tin Học Quản Lý X02 • Chỉ tạo bảng đã có CSDL • Bảng có phần chính Mã vật tư - MVT Mã vật tư MDVT Xăng A92 Tạo bảng • Lưu ý thứ 4: Khi có nhiều bảng, cần xác định mối liên hệ các bảng MDVT Tên VT X01 Tin Học Quản Lý Tổ chức bảng (tt) Tên VT 20 23 Tên VT MDVT X01 Xăng A92 X02 Xăng A83 V01 Vỏ xe nhập ngoại V02 Vỏ xe CASUMINA V03 Vỏ xe Hóc Môn N01 Nhớt loai I N04 Nhớt loai II Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý Cấu trúc Dữ liêu (gồm nhiểu record liệu) 24 (5) Tạo bảng (tt) Tạo bảng (tt) • Sau CSDL tạo thì Access đã tạo sẵn bảng có tên là Table1 và có sẵn trường là ID • Thêm bảng vào CSDL – Vào thẻ Create, bấm nút Table Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 25 Tạo cấu trúc bảng • Bấm phải chuột lên thẻ tên bảng và chọn Design View • Nhập tên bảng và bấm OK Tin Học Quản Lý 26 Cửa sổ mô tả cấu trúc bảng Field Name : Tên vùng Data Type : Kiểu liệu Description : Ghi chú Khoa Tin Học Quản Lý Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 27 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 28 Kiểu liệu (Data Type) Cấu trúc bảng nhân viên • Kiểu Text : lưu chuổi, số Độ rộng (field width) khoảng từ đến 255 ký tự • Kiểu Memo : kiểu Text cho phép độ rộng tối đa là 64.000 ký tự tương đương 18 trang giấy Hạn chế sử dụng kiểu Memo vì thời gian xử lý trên kiểu này chậm kiểu Text Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 29 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 30 (6) Kiểu liệu (tt) Kiểu liệu (tt) • Kiểu Number : là kiểu số Chọn mục Field Size để xác định là số nguyên hay số thực • Số nguyên gồm có • Số thực gồm có 38 – Byte : từ đến 255 Kích thước byte – Integer : từ -32768 đến 32767 Kích thước byte – Long Integer : - 2.147.483.648 đến - 2.147.483.648 Kích thước byte Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 31 Khoa Tin Học Quản Lý Kiểu liệu (tt) Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý • Kiểu Currency : giống kiểu Number, có thêm dấu tiền và quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân mục Decimal Places Giá trị từ 22.377.203.685.477,5808 đến 922.377.203.685.477,5807 • Kiểu Date/Time: Từ ngày 01/01/100 đến 31/12/9999 Chọn thêm mục Format hình thức trình bày giá trị kiểu này (hoặc gõ vào dd/mm/yy) 33 Khoa Tin Học Quản Lý Kiểu liệu (tt) Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 34 Lưu cấu trúc bảng • Thực các cách sau: • Kiểu Yes/No : chấp nhận giá trị Yes, No Lưu ý: Bản chất thực kiểu liệu này là giá trị số (-1,0), vì số thao tác có liên quan đến kiểu liệu này, không thể nhập từ “YES” “NO” mà phải nhập giá trị “-1” “0” Khoa Tin Học Quản Lý 32 Kiểu liệu (tt) • Ví dụ: Xác định kiểu số thực cho hệ số lương Khoa Tin Học Quản Lý 38 – Single : từ -3,4 x 10 đến 3,4 x 10 Kích thước byte Cho phép chính xác đến chữ số sau dấu chấm thập phân 308 308 đến 1,8 x 10 Kích thước – Double : từ -1,8 x 10 byte Cho phép chính xác đến chữ số sau dấu chấm thập phân – Nếu chọn kiểu số thực phải quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân mục Decimal Places – C1: Bấm phải chuột lên thẻ tên bảng và chọn Save – C2: Bấm Office Button và chọn Save 35 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 36 (7) Thiết lập khóa chính Chọn trường làm khóa chính (Nếu chọn nhiều trường thì nhấn nút Ctrl + Kích chuột trái lên trường cần chọn) Vào thẻ Design và bấm nút Primary Key Khoa Tin Học Quản Lý Cách nhận thông tin trợ giúp • Có thể thực hai cách sau – C1: Nhấn phím F1 – C2: Bấm vào biểu tượng Tin Học Quản Lý • Cửa sổ giúp đỡ Access 37 Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 38 Bài tập • Quản lý sinh viên • Quản lý hàng hoá • Quản lý tour du lịch (tour, khách hàng….) Khoa Tin Học Quản Lý Tin Học Quản Lý 39 (8)