Nghiên cứu hệ thống định lượng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯƠNGCÔNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINHThông tin chung 3Pha 1: Nghiên cứu sơ bộ41. Giới thiệu chung về công ty Bình Minh42. Các câu hỏi phỏng vấn và trả lời43. Cấu trúc công ty Bình Minh10 1. Sơ đồ tổ chức của hệ thống10 2. Chức năng của các bộ phận104. Một số mẫu biểu chính và giải thích125. Phân tích hệ thống hiện hành22 5.1. Hoạt động chung của toàn bộ hệ thống22 5.2. Các cơ cấu quản lý22 5.3. Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện hành226. Yêu cầu của hệ thống tương lai23 6.1. Phòng nhân sự23 6.2. Giám đốc237. Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống24 7.1. Khả thi về mặt kỹ thuật24 7.2. Khả thi về mặt kinh tế24 7.3. Khả thi về mặt vận hành25 7.4. Khả thi về thời gian biểu25Pha 2: Phân tích hệ thống261. Phân tích quá trình xử lý của bộ phận nhân sự26 1.1. Quản lý hồ sơ26 1.2. Quản lý chấm công26 1.3. Quản lý lương27 1.4. Quản lý thưởng29 1.5. Sơ đồ chức năng quản lý hồ sơ, chấm công và tiền lương302. Sơ đồ mức ngữ cảnh323. Sơ đồ luồng dữ liệu33 3.1. DFD mức 034 3.2. DFD mức 1: Quản lý hồ sơ35 3.3. DFD mức 1: Quản lý chấm công36 3.4. DFD mức 1: Quản lý lương và thưởng374. Từ điển dữ liệu38

BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHẤM CÔNG VÀ LƯƠNG CÔNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH GVHD: PGS -TS NGUYỄN VIỆT HƯƠNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: 1. Lương Minh Hải 2. Trần Mạnh Hải 3. Lê Ngọc Khánh 4. Vũ Xuân Nhàn 5. Tạ Trung Văn Hà nội 9 - 2006 2 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯƠNG CÔNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH Thông tin chung 3 Pha 1: Nghiên cứu sơ bộ .4 1. Giới thiệu chung về công ty Bình Minh 4 2. Các câu hỏi phỏng vấn và trả lời .4 3. Cấu trúc công ty Bình Minh 10 1. Sơ đồ tổ chức của hệ thống .10 2. Chức năng của các bộ phận .10 4. Một số mẫu biểu chính và giải thích 12 5. Phân tích hệ thống hiện hành .22 5.1. Hoạt động chung của toàn bộ hệ thống .22 5.2. Các cơ cấu quản lý 22 5.3. Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện hành .22 6. Yêu cầu của hệ thống tương lai .23 6.1. Phòng nhân sự .23 6.2. Giám đốc .23 7. Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống 24 7.1. Khả thi về mặt kỹ thuật 24 7.2. Khả thi về mặt kinh tế 24 7.3. Khả thi về mặt vận hành 25 7.4. Khả thi về thời gian biểu 25 Pha 2: Phân tích hệ thống .26 1. Phân tích quá trình xử lý của bộ phận nhân sự 26 1.1. Quản lý hồ sơ 26 1.2. Quản lý chấm công 26 1.3. Quản lý lương 27 1.4. Quản lý thưởng 29 1.5. Sơ đồ chức năng quản lý hồ sơ, chấm công và tiền lương .30 2. Sơ đồ mức ngữ cảnh 32 3. Sơ đồ luồng dữ liệu .33 3.1. DFD mức 0 34 3.2. DFD mức 1: Quản lý hồ sơ 35 3.3. DFD mức 1: Quản lý chấm công .36 3.4. DFD mức 1: Quản lý lương và thưởng 37 4. Từ điển dữ liệu 38 4 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY: Tên công ty: Công ty sản xuất và chế tác trang sức Bình Minh. Tên giám đốc: Nguyễn Xuân Thiêm Điện thoại: 0904.164.127 Địa chỉ: Số 5 ngõ 38 Ngô Sĩ Liên – Đống Đa – Hà Nội THÔNG TIN CHUNG VỀ VIỆC PHỎNG VẤN Ngày phỏng vấn: 13/9/2006 Địa điểm: Phòng khách của công ty Người trả lời phỏng vấn: Giám đốc Nguyễn Xuân Thiêm Người tham gia phỏng vấn: 1. Lương Minh Hải 2. Trần Mạnh Hải 3. Lê Ngọc Khánh 4. Vũ Xuân Nhàn 5. Tạ Trung Văn Căn cứ vào việc phỏng vấn và quan sát công ty sản xuất, nhóm có đánh giá sơ bộ về công ty sản xuất và chế tác đồ kim hoàn Bình Minh như sau (trang bên). PHA 1 – NGHIÊN CỨU SƠ BỘ 1 - GIỚI THIỆU CHUNG Công ty sản xuất và chế tác đồ trang sức Bình Minh là công ty chuyên sản xuất các mặt hàng trang sức vàng, bạc, đá quý. Hoạt động hàng ngày của công ty là ký kết hợp đồng chế tác cho các công ty khác và các cá nhân, mua nguyên liệu phục vụ chế tác và chế tác đồ trang sức theo hợp đồng đã ký. Tất cả các quá trình tổ chức và quản lý của công ty đều được thực hiện bằng tay. Trước sự phát triển ứng dụng tin học vào quản lý ngày càng nhanh, công ty Bình Minh có nhu cầu tin học hóa quá trình điều hành và quản lý ở một số bộ phận. Sau đây là cấu trúc hệ thống hiện tại của công ty Bình Minh. 2 - CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN VÀ TRẢ LỜI Phương pháp thu thập dữ liệu : Phương pháp phỏng vấn Người được hỏi: Anh Nguyễn Xuân Thiêm Dưới đây là phần câu hỏi phỏng vấn và trả lời 1. Các hoạt động chính của công ty anh là gì? Công ty chúng tôi chuyên sản xuất các mặt hàng trang sức vàng bạc (chủ yếu là bạc). Hàng ngày chúng tôi nhận các yêu các đơn đặt hàng từ các cơ sở kinh doanh các mặt hàng trang sức vàng bạc đá quý rồi chế tác chúng. Đồng thời chúng tôi còn nhận sửa chữa các sản phẩm trang sức từ các khách hàng 2. Cơ cấu chính của công ty anh gồm những phòng ban nào? Công ty chúng tôi có 6 bộ phận. Đó là phòng giám đốc, phòng nhân sự, phòng tài vụ, phòng vật tư và kho, phòng kinh doanh và bộ phận sản xuất 3. Nhiệm vụ chính của mỗi bộ phận trong công ty anh là gì? Phòng giám đốc: Điều hành, quản lý chung hoạt động của cơ sở. Ví dụ giám đốc chịu trách nhiệm ký hợp đồng, giám sát sản xuất, ký các biên lai liên quan đến tài chính. Phòng nhân sự: Bộ phận này không những quản lý nhân lực của phòng mình mà còn phải quản lý nhân lực của các phòng ban khác. Khi mỗi phòng ban trong công ty có nhu cầu thêm, bớt hay thay đổi vị trí công việc đều phải có công văn, giấy tờ yêu cầu bộ phận này giải quyết. Khi đó bộ phận này sẽ xem xét yêu cầu và điều chỉnh sao cho hợp lý. Bộ phận này còn nhận thông tin chấm công từ các phòng ban, xử lý dữ liệu để lập bảng lương cho từng phòng ban rồi gửi cho phòng tài vụ để trả lương cho nhân viên. 6 Phòng tài vụ: Bộ phận này có nhiệm vụ hạch toán tài chính của cơ sở, trả lương cho bộ phận mình và các bộ phận khác. Bộ phận này cũng có nhiệm vụ chi trả tiền cho bộ phận vật tư và kho để mua nguyên liệu sản xuất. Phòng vật tư và kho: Chịu trách nhiệm quản lý nguyên liệu thô (mua về và giao cho bộ phận sản xuất) và quản lý sản phẩm do bộ phận sản xuất chế tác ra (ghi chép bảng chấm công cho bộ phận sản xuất) trả hàng cho khách hàng và ghi chép số lượng mua vào, bán ra… Bộ phận này căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký để tính toán nguyên liệu và phân công cho công nhân bên bộ phận sản xuất. Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm giao dịch và ký kết hợp đồng với khách hàng. Bộ phận kinh doanh sẽ thảo luận hợp đồng với khách hàng và trình giám đốc ký duyệt. Bộ phận sản xuất: Chế tác các sản phẩm theo yêu cầu từ bộ phận vật tư và kho đưa sang. Cơ sở chủ yếu sản xuất các mặt hàng sau: * Nhẫn vàng, bạc:  Nhẫn trơn  Nhẫn chạm  Nhẫn mặt ngọc, đá, khảm trai  Nhẫn kim cương * Dây chuyền vàng, bạc:  Dây đơn, kép, vuông truyền thống.  Dây nghệ thuật.  Dây vuông, xoắn * Lắc tay, chân vàng, bạc các loại * Hoa tai vàng bạc các loại Và một số sản phẩm khác. 4. Hoạt động thường ngày diễn ra trong công ty anh như thế nào? Thông qua danh tiếng và mối quan hệ làm ăn vốn có cùng hoạt động quảng cáo cơ sở sẽ nhận hợp đồng (hợp đồng được thực hiện tại bộ phận kinh doanh và đưa lên giám đốc xem xét và quyết định ký). Hợp đồng sau khi được giám đốc ký sẽ được chuyển tới bộ phận vật tư và kho. Bộ phận này sẽ tính toán hợp đồng (ví dụ tính toán lượng nguyên liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng, tính toán phân công cho công nhân ở bộ phận sản xuất) và xuất nguyên liệu cho bộ phận sản xuất thực hiện hợp đồng. Sau khi bộ phận sản xuất thực hiện xong sẽ giao lại cho bộ phận vật tư và kho để trả lại cho khách hàng. Bộ phận vật tư khi nhận lại hàng sẽ thực hiện ghi chép bảng chấm công cho các công nhân sản xuất. Bảng chấm công sẽ được chuyển cho bộ phận nhân sự xử lý theo chu kỳ từng tuần. Hàng tuần bộ phận vật tư và kho sẽ thống kê xem lượng nguyên liệu phục vụ sản xuất và đề nghị bổ sung nguyên liệu nếu cần thiết. 7 Bộ phận nhân sự nhận bảng chấm công sẽ thực hiện tính toán công cho bộ phận sản xuất căn cứ vào bảng chấm công do bộ phận vật tư và kho đưa sang. Bộ phận này cũng có nhiệm vụ kiểm tra xem nhân viên các bộ phận khác có đi làm đầy đủ và đúng giờ không. Cuối tháng bộ phận này sẽ tổng kết và lập bảng lương cho bộ phận mình và các bộ phận khác. Bảng lương này sẽ đưa cho giám đốc ký và chuyển sang phòng tài vụ để trả lương cho các nhân viên. 5. Quá trình từ kí hợp đồng, nhập nguyên liệu đến lúc giao hàng diễn ra như thế nào? Phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng. Sau đó khách hàng sẽ trực tiếp gặp giám đốc để thảo luận về các điều khoản trong hợp đồng. Khi đã đạt được thỏa thuận thì bộ phận kinh doanh sẽ tiên hành làm hợp đồng trình giám đốc ký. Hợp đồng sau khi được giám đốc ký sẽ được chuyển tới bộ phận vật tư và kho. Bộ phận này sẽ tính toán hợp đồng (ví dụ tính toán lượng nguyên liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng, tính toán phân công cho công nhân ở bộ phận sản xuất) và xuất nguyên liệu cho bộ phận sản xuất thực hiện hợp đồng. Sau khi bộ phận sản xuất thực hiện xong sẽ giao lại cho bộ phận vật tư và kho để trả lại cho khách hàng. 6. Việc quản lý nguyên liệu chế biến trang sức, ngân quỹ, theo dõi công, tính lương… trong công ty hiện tại bằng tay hay trên máy tính? Hiện nay phần việc này vẫn được làm hoàn toàn bằng tay 7. Anh có hài lòng với thực trạng quản lý của công ty anh không? Về cơ bản tôi cũng tạm chấp nhận được hiện trạng quản lý của công ty. Tuy nhiên vẫn còn những khó khăn do bộ phận chấm công và tính toán tiền lương cho nhân viên phản ánh lại. Đó là do nhân viên nhiều và việc chấm công phức tạp nên rất mất thời gian trong việc tính lương và dễ dẫn đến nhầm lẫn. 8. Công ty anh có ý định phát triển phương thức quản lý hiện tại theo hướng sử dụng máy tính và các phần mềm hỗ trợ không? Có nhưng chúng tôi vẫn còn ngại trong việc triển khai hệ thống vì hầu như mọi người đã quá quen với việc xử lý trên giấy đồng thời mọi người cũng không có kiến thức về máy tính và cách thao tác trên các phần mềm máy tính. 9. Ai có trách nhiệm chính về quản lý và đảm bảo chất lượng nguyên liệu chế tác? Việc quản lý và đảm bảo chất lượng nguyên liệu chế tác do bộ phận vật tư và kho chịu trách nhiệm. 10. Ai kí quyết định nhập nguyên liệu, dựa trên những yếu tố nào để nhập nguyên liệu? Quyết định nhập nguyên liệu do giám đốc ký căn cứ vào yêu cầu từ bộ phận vật tư và kho đưa lên. Việc nhập nguyên liệu còn căn cứ vào giá vàng bạc trên thị trường. Nếu giá giảm chúng tôi sẽ mua để tích trữ nguyên liệu phục vụ sản xuất. 11.Ai là người chịu trách nhiệm mua nguyên liệu, lấy tiền và thanh toán tiền dư, thiếu ở đâu? Trả tiền ngay hay lấy hóa đơn rồi thanh toán? Bộ phận vật tư và kho sẽ chịu trách nhiệm mua nguyên liệu thông qua các nhà cung cấp quen thuộc của cơ sở. Bộ phận vật tư và kho sẽ mang quyết định mua nguyên liệu sang bộ phận tài vụ để nhận tiền mua nguyên liệu. 12. Việc cấp nguyên liệu cho chế tác trang sức mỗi buổi sáng, là cho ai, dựa trên giấy tờ nào kèm theo? 8 Bộ phận vật tư và kho sẽ cấp nguyên liệu và chỉ tiêu cho từng cá nhân của bộ phận sản xuất và ghi vào bảng chấm công. 13. Việc xử lý nào nếu có sự hao hụt nguyên liệu sau khi tính toán nguyên liệu ban đầu và sản phẩm đã sản xuất? Chúng tôi cho phép nhân viên sản xuất được phép hao phí trong một giới hạn nhất định là 0.5% khối lượng nguyên liệu giao. Nếu nhân viên làm hao quá số lượng này thì sẽ bị trừ vào tiền lương. Nếu nhân viên làm hao nhỏ hơn khối lượng cho phép thì sẽ được cộng thêm vào tiền lương. 14. Ai có nhiệm vụ quản lý ngân quỹ và trả lương? Việc quản lý ngân quỹ và trả lương do phòng tài vụ đảm nhận dưới sự quản lý thường xuyên của giám đốc. 15. Giám đốc thường theo dõi về ngân quỹ không? Vì cơ sở của chúng tôi là cơ sở tư nhân nên giám đốc phải thường xuyên theo dõi quản lý ngân quỹ để có quyết định sản xuất hợp lý. 16. Danh sách trả lương mỗi tháng do ai đưa xuống? Danh sách trả lương mỗi tháng do bộ phận nhân sự đưa xuống. Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ chấm công cho bộ phận mình và các bộ phận khác và thành lập bảng lương đưa cho giám đốc ký và chuyển sang bộ phận tài vụ để trả lương cho các nhân viên. 17.Khi nào thì có tình huống tăng lương cho công nhân và nhân viên? Các tình huống được tăng lương? Căn cứ vào sự hiệu quả công việc? Quyết định cuối cùng là do ai? Việc tăng lương sẽ căn cứ vào hiệu quả hoạt động và năng lực làm việc của từng cá nhân của công ty và sẽ tăng đồng loạt cho các nhân viên. Quyết định tăng lương sẽ do chính giám đốc ký. 18. Việc khen thưởng, và lương cho các tháng Lễ tết, cũng như các tháng ít việc? Vào các dịp lễ Tết chính giám đốc sẽ ký quyết định thưởng cho tất cả các nhân viên của mình căn cứ vào xếp loại và hệ số thưởng. Ngoài ra còn có các khoản thưởng cá nhân do cá nhân đó làm việc xuất sắc. Các tháng ít việc thì lương sẽ điều chỉnh lại cho bộ phận hưởng lương theo tháng và chuyển việc tính lương của bộ phận sản xuất sang tính theo tháng. 19. Các trường hợp trừ lương và xử lý kỉ luật? Trừ lương khi nhân viên bộ phận sản xuất làm hao hụt nguyên liệu quá mức cho phép và nhân viên các bộ phận khác nghỉ quá số ngày cho phép mà không có lý do và kỷ luật khi nguyên liệu bị hao quá lớn (thường là do làm mất) hoặc nhân viên không lý do quá nhiều. 20. Kế hoạch sản xuất do ai quyết định? Trên các cơ sở nào? Do giám đốc quyết định dựa trên báo cáo của bộ phận kinh doanh trên cơ sở nhu cầu của thị trường. Nhưng chúng tôi cũng ít phải thay đổi kế hoạch sản xuất do các mối làm ăn của chúng tôi đều khá bền vững. 21. Công ty có các kế hoạch theo quý, năm hay chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng? Do các mối làm ăn của chúng tôi khá ổn định nên cơ sở hầu như chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng. 22. Việc chấm công cho công nhân diễn ra như thế nào? 9 Bộ phận tài vụ và kho sẽ ghi chép các số liệu vào bảng chấm công của bộ phận sản xuất và chuyển cho bộ phận nhân sự theo từng tuần để bộ phận nhân sự tính công cho các bộ phận sản xuất theo công thức cho sẵn. Chấm công các bộ phận khác do bộ phận nhân sự thực hiện. 23. Việc quản lý nhân sự diễn ra như thế nào? Quản lý nhân sự bao gồm:  Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật, điều chỉnh hồ sơ  Quản lý chấm công: cập nhật và điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng.  Quản lý lương: tính lương là lập các báo cáo hàng tháng. 24.Việc tuyển và sa thải nhân viên và công nhân diễn ra như thế nào? Nhân viên khi vào làm việc đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp…(chỉ đối với các nhân viên làm việc hành chính). Đối với nhân viên bộ phận sản xuất thì việc tuyển chọn căn cứ vào tay nghề làm việc. Giám đốc là người quyết định có tuyển hay không. 25. Phòng sản xuất nhận công việc từ đâu chuyển xuống? Bộ phận sản xuất nhận công việc từ bộ phận tài vụ và kho chuyển xuống. 26.Việc lấy nguyên liệu cho chế tác theo cơ sở nào? Bộ phận vật tư và kho căn cứ vào hợp đồng để tính ra lượng nguyên liệu cần thiết để giao cho nhân viên sản xuất. 27. Giao việc cho công nhân theo nguyên tắc nào? Giao việc từng ngày. Sáng giao, tối nhận về. 28. Việc trả lại nguyên liệu dư và sản phẩm sau mỗi ngày diễn ra như thế nào? Sản phẩm được trả lại theo mỗi ngày còn nguyên liệu dư (còn gọi là hồi liệu) được nhân viên sản xuất trả lại theo từng tuần. 29. Việc chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm? Nhân viên sản xuất sẽ phải thông qua bộ phận vật tư và kho kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập vào kho. Nếu không được nhân viên sẽ phải sửa lại. 10 . các kế hoạch theo quý, năm hay chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng? Do các mối làm ăn của chúng tôi khá ổn định nên cơ sở hầu như chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng đốc. 15. Giám đốc thường theo dõi về ngân quỹ không? Vì cơ sở của chúng tôi là cơ sở tư nhân nên giám đốc phải thường xuyên theo dõi quản lý ngân quỹ để