hạch toán kế toán bán hàng

hạch toán kế toán bán hàng

chơng 2

thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại xí

nghiệp thơng mại, dịch vụ - công ty đầu t , xây dựng Phơng Bắc

1: quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp ơng mại, dịch vụ công ty đầu t– , xây dựng Phơng Bắc.

th-Xí nghiệp thơng mại, dịch vụ – công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc là một xí nghiệp thơng mại trực thuộc Tổng công ty Xây dựng miền Trung.

Xí nghiệp đợc thành lập do nhu cầu mở rộng mạng lới phân phối của tổng công ty Xây dựng miền trung và đợc thành lập vào ngày 10 tháng 06 năm 2002 căn cứ vào các điều kiện luật định sau.

- Căn cứ luận doanh nghiệp nhà nớc ngày 20 tháng 04 năm 1999

- Căn cứ quyết định số 34/1999/QĐ-BXD ngày 28 tháng 10 năm 1999 của Bộ trởng Bộ xây dựng về việc thành lập Tổng công ty Xây dựng miền Trung.- Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của tổng công ty Xây dựng miền

Trungđợc Bộ trởng Bộ xây dựng phê duyệt tại quyết định số 794/QD – BXD ngày 12/6/2000.

- Xét đề nghị của ông: Tổng giám đốc Tổng công ty và giám đốc công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc.

Ra quyết định thành lập xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thuộc công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc – Tổng công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc Xây dựng miền Trung – Bộ xây dựng Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc; có con dấu, có tài khoản phù hợp với hình thức hạch toán theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc, quy chế hoạt động của Xí nghiệp do Giám đốc công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc ban hành, có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các quy định, các chế độ chính sách của nhà nớc, ngành, địa phơng và pháp luật hiện hành.

Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ có trụ sở đặt tại số: 442 Trần Khát Chân, quận Hai Bà Trng, thành phố Hà Nội Hiện nay xí nghiệp có đội ngũ cán bộ công nhân viên lên tới 40 ngời.

Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo sự phân công của Giám đốc Công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc , cụ thể nh sau.

- Kinh doanh gạch Granite và các loại vật liệu xây dựng khác;- Kinh doanh máy và phụ tùng thiết bị máy xây dựng;

- Sửa chữa, bảo hành, cho thuê thiết bị máy móc trong thi công xây lắpTính đến nay Xí nghiệp đã đi vào hoạt động đợc gần hai năm Trong thời gian vừa qua Xi nghiệp đã phấn đấu đạt đợc những thành tích đáng kích lệ, giữ vững đ-ợc tốc độ tăng trởng cao, thực hiện đạt đợc hầu hết các mục tiêu, định hớng phát triển do Đảng uỷ Công ty đề ra và nhiệm vị SXKD của tổng công ty giao, đa nhà máy gạch Granite Covesco Long Hầu đi vào sản xuất ổn định, sản phẩm gạch Granite Covesco Long Hầu đã chiếm lĩnh đợc thị trờng, trả nợ ngân hàng đúng hạn, từng bớc hiện đại hoá trong thi công xây lắp, giải quyết đủ việc làm cho CBCNV, đời sống công nhân viên ổn định từng bớc đợc nâng cao, các đơn vị thành viên ngày càng ổn định, năng lực sản xuất ngày càng đợc nâng cao, uy tín, vị thế của công ty đợc giữ vững và phát triển.

*Sau đây là kết quả thực hiện nhiệm vụ SXKD năm 2003.

1: Giá trị tổng sản lợng đạt: 148,420 tỷ đồng Tăng 58% so với kết quả thực hiện năm 2002.

5: Thu nhập bình quân đạt: 950.000đ/ngời/ tháng Tăng 27% so với kết quả thực hiện năm 2002

Kết quả thực hiện kế hoạch SXKD năm 2003 của công ty cha đạt đợc chỉ tiêu đề ra, song bằng nhiều biện pháp tích cực và đồng bộ công ty đã phấn đấu từng bớc vợt qua thử thách giữ vững tốc độ tăng trởng năm sau cao hơn nhiều so với cùng kỳ năm trớc( 58% so với yêu cầu của công ty là 20 – 30%), uy tín đợc củng cố và phát triển, thị phần ngày càng tăng Tuy nhiên cá biệt có đơn vị cha

đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ đợc giao, năng lực tổ chức quản lý điều hành theo cơ chế thị trờng còn nhiều hạn chế, đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật lành nghề còn mỏng cha đáp ứng đợc nhiệm vụ hiện tại đặt ra, làm ảnh hởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc trên thơng trờng.

*Mục tiêu, phơng hớng nhiệm vụ KHSX năm 2004:

Trong kế hoạch năm 2004 công ty phấn đấu đạt các chỉ tiêu cụ thể nh sau:- Giá trị tổng sản lợng đạt: 189.688 triệu đồng

Trong đó:

* SXVLXD : 103.577 triệu đồng* Bao bì : 12.000 triệu đồng

- Lợi nhuận thực hiện : 1.500 triệu đồng

- Thu nhập bình quân : 1.200 Nghìn đồng/ ngời

Để thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra năm 2004, công ty đã có những giải pháp cụ thể đối với từng bộ phận nh

- Và một số công tác khác

2: tổ chức quản lý tại xí nghiệp thơng mại, dịch vụ- công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý.

Phó phòng QL địa bàn HN

Phó phòng QL các điạ bàn khác

+ Tổ sửa chữa+ tổ lái máy

Kho thiết bị phụ tùng

Kho trung chuyển gạch tại HN

Tổ vận tải

Giám đốc

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh vật liệu xây

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh thiết bị phụ

P kinh doanh VLXD

p tổ chức hành chính

P kế toán tài chính

P KD thiết bị phụ tùng

2.2: Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

Ban lãnh đạo (giám đốc và các phó giám đốc) phụ trách tổng quát đồng

thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc.

- Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban Giám đốc.

+ Giám đốc xí nghiệp có trách nhiệm xử lý kịp thời các công văn đến đơn vị hoặc uỷ quyền cho đồng chí Phó giám đốc giải quyết

+ Giám đốc xí nghiệp đợc quyền đề nghị Giám đốc công ty đầu t, xây dựng ơng Bắc thành lập, tách lập, giải thể các phòng ban, tổ, đội, thuộc quyền quản lý của xí nghiệp thơng mại, dịch vụ.

Ph-+ Giám đốc có quyền đề nghị công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Giám đốc, Trởng, phó phòng ban xí nghiệp

-Phòng kinh doanh vật liệu xây dựng: có nhiệm vụ

+ Tham mu Để giám đốc xí nghiệp tổ chức hệ thống mạng lới tiêu thụ sản phẩm tại thị trờng toàn miền Bắc.

+ Tham mu giúp Giám đốc xí nghiệp để giám đốc ký đề nghị công ty phê duyệt phơng án tổ chức quảng cáo, tiếp thị, hội chợ cũng nh chào hàng để hỗ trợ công tác bán hàng.

+ Phối hợp với các phòng ban tổ chức hệ thống quản lý chứng từ ghi chép ban đầu, xuất – nhập – tồn, sản phẩm gửi tiêu thụ, hớng dẫn tổ chức kho hàng, bến bãi hợp lý.

+ Tham mu để giám đốc xí nghiệp báo cáo giám đốc công ty đầu t, xây dựng ơng Bắc phê duyệt chính sách hỗ trợ bán hàng, sau bán hàng theo yêu cầu của thị trờng trong từng giai đoạn cho phù hợp.

Ph-+ Hàng tháng phải đối chiếu công nợ với khách hàng, Thực hiện lập các báo cáo tiêu thụ sản phẩm theo định kỳ tháng, quý, năm và một số báo cáo nhanh do giám đốc xí nghiệp yêu cầu.

+ Quản lý, bảo quản, lu trữ và sắp xếp hồ sơ,tài liệu đảm bảo khoa học có hệ thống.

+ Kết hợp với kinh doanh các loại vật liệu xây dựng khác nh thúc đẩy kinh doanh gạch Ceramic phù hợp với bán gạch Granite Long Hỗu Lập kế hoạch và thúc đẩy bán sen vòi Bross theo hệ thống đại lý sẵn có của xí nghiệp để giảm chi phí bán hàng và từ đó tăng lợi nhuận.

Phòng kinh doanh thiết bị phụ tùng

Phòng kinh doanh thiết bị phụ tùng là phòng ban chuyên môn có nhiệm vụ tham mu giúp Giám đốc Xí nghiệp đảm bảo kinh doanh thiết bị vật t, phụ tùng có hiệu quả lấy thu bù chi có tích luỹ.

+ Lập kế hoạch, phơng án kinh doanh tháng, quý, năm Phối hợp với phòng tài chính kế toán lập kế hoạch đề nghị cho vay vốn kinh doanh thiết bị phụ tùng phù hợp với quy chế hoạt động của Xí nghiệp.

+ Nếu Giám đốc công ty uỷ quyền ký hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua, bán thiết bị thì phòng trực tiếp quan hệ, tổ chức thơng thảo để tham mu giúp cho Giám đốc Xí nghiệp ký hợp đồng kinh tế mua, bán thiết bị phụ tùng đúng pháp luật và có lợi ích cao cho Xí nghiệp.

+ Nắm chắc thị trờng, tạo nhiều nguồn hàng để cung ứng thiết bị phụ tùng hợp lý, đa dạng về chủng loại tạo dựng uy tín không ngừng nâng cao thị phần trên thị tr-ờng.

+ Quan hệ chặt chẽ với các bạn hàng truyền thống, tổ chức tiếp cận, chào bán hàng vào các đơn vị có nhu cầu, tạo dựng tệp khách hàng riêng của xí nghiệp.+ Tổ chức thanh quyết toán nhập- xuất hàng hoá theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán.

+ Tổ chức bến bãi, kho hàng có khoa học, hợp lý; bảo trì, bảo dỡng hàng hoá theo yêu cầu kỹ thuật của từng loại thiết bị phụ tùng Chú ý đảm bảo chứng từ trong kinh doanh: chứng từ đầu vào và chứng từ đầu ra đầy đủ hợp lệ.

Phòng tài chính kế toán

Phòng tài chính kế toán xí nghiệp là bộ phận giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp theo chuyên ngành đồng thời cũng giám sát tài chính của công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc đặt tại xí nghiệp có nhiệm vụ giúp kế toán trởng thực hiện việc quản lý tài chính tại xí nghiệp vì vậy có một số nhiệm vụ sau:

+ Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Lập kế hoạch tài chính hàng tháng để Giám đốc xí nghiệp đề nghị công ty phê duyệt vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.

+ Tham mu giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp thực hiện quyền quản lý, sử dụng vốn, tài sản do cấp trên giao cho xí nghiệp quản lý, sử dụng, đề xuất các biện pháp hữu hiệu trong quá trình tổ chức thực hiện.

+ Nếu đợc công ty uỷ quyền thì cùng với các phòng ban chức năng tham gia việc soạn thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán nhân công đúng chế độ pháp lệnh hợp đồng kinh tế đảm bảo có lợi nhất cho đơn vị.

+ Thực hiện sử dụng vốn, các quỹ của xí nghiệp để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn có hiệu quả nhất.

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nớc, của công ty hoặc các báo cáo bất thờng khác.

+ Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị theo yêu cầu quản lý phù hợp với cơ chế thị trờng, đảm bảo đúng pháp luật.

+ Tổ chức thu thập ghi chép chứng từ sổ sách, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn kinh doanh Phối hợp với các phòng ban chức năng phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

+ Tính toán, trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải thu, phải nộp và thanh toán quyết toán đúng hạn các khoản tiền vay.

+ Phối hợp các phòng ban chức năng thực hiện công tác kiểm kê định kỳ, báo cáo biện pháp giải quyết xử lý các khoản thừa thiếu h hỏng trong quá trình kiểm kê để Giám đốc xí nghiệp trình Giám đốc công ty biện pháp xử lý.

+ Lập đầy đủ, gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê các quyết toán của đơn vị theo quy định.

+ Phối hợp cùng các phòng ban chức năng tổ chức việc kiểm tra quyết toán để thu hồi vốn

+ Tổ chức phổ biến hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán của nhà nớc và các quy định của công ty

+ Tổ chức bảo quản, lu trữ hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định.

+ Kiểm tra kiểm soát việc chấp hành các chính sách, chế độ quy định về quản lý kinh tế tài chính của nhà nớc ban hành Kiểm tra việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế

+ Kiểm tra kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch sản xuất tài chính, dự đoán chi phí sản xuất, dự đoán chi phí quản lý, các định mức kinh tế kỹ thuật.

+ Đảm bảo chứng từ hoá đơn bán hàng và chứng từ vận chuyển hàng trên đơng phục vụ kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Thực hiện các nhiệm vụ mà Giám đốc giao phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng.

Phòng tổ chức hành chính

- Công tác văn phòng

+ Soạn thảo trình Giám đốc phê duyệt về quản lý và sử dụng có hiệu quả, hợp lý các thiết bị văn phòng, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, bảo dỡng theo định kỳ.+ Sắp xếp nơi làm việc, trang thiết bị cho các phòng ban, quản lý điều động xe con phục vụ lãnh đạo theo yêu cầu công tác

+ Bảo vệ kho tàng, trụ sở, tài sản của cơ quan, theo dõi quản lý khách và…CBCNV ra vào cơ quan.

+ Thực hiện đúng các quy định về văn th lu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý công văn giấy tờ đi, đến, quản lý con dâu, đánh máy và các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn.

+ Lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng để giám đốc Xí nghiệp có căn cứ báo cáo công ty phê duyệt mua sắm, trang bị.

+ Tổ chức tiếp đón và hớng dẫn khách đến làm việc đúng quy định, nội dung và đối tợng.

+ Tổ chức trang trí, khánh tiết các ngày lễ, tết, hội nghị…- Công tác tổ chức

+ Tham mu cho Giám đốc trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động ngắn hạn trong xí nghiệp và trong việc sắp xếp tổ chức sản xuất, bố trí cán bộ theo yêu cầu nhiệm vụ Đề xuất các giải pháp về tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, chính sách cán bộ và đào tạo bồi dỡng CBCNV.

+ Thực hiện và hớng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ ngời lao động theo phân cấp quản lý hiện hành.

+ Phối hợp các phòng ban chức năng xây dựng, hớng dẫn thực hiện định mức lao động, đơn giá tiền lơng, triển khại thực hiện báo cáo, thống kê các nhiệm vụ quản lý CBCNV và ngời lao động.

+Tham mu cho Giám đốc trong việc: quản lý và sử dụng lao động hợp lý đúng ời, đúng việc, điều phối nhân lực đáp ứng kịp thời phục vụ sản xuất Tổ chức biên chế các phòng ban, đội, các đơn vị trực thuộc đảm bảo cân đối tỷ lệ giữa lao động gián tiếp và lao động trực tiếp sản xuất.

ng-+ Có kế hoạch sử dụng lao động hàng năm trên cơ sở định hớng phát triển sản xuất của đơn vị để có kế hoạch xin bổ sung phù hợp với yêu cầu sản xuất.+ Về công tác cán bộ: căn cứ vào yêu cầu sản xuất và năng lực quản lý chuyên môn nghiệp vụ của từng cán bộ giúp cho Giám đốc về phơng pháp sắp xếp, bố trí kiện toàn đội ngũ cán bộ, soạn thảo các văn bản để Giám đốc đề nghị Giám đốc công ký bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy đình.

+ Tham mu cho Giám đốc Xí nghiệp để Giám đốc quyết định thành lập Hội đồng thi đua khen thởng kỷ luật, hội đồng xét đề nghị nâng lơng, xét đề nghị cho thi nâng bậc.

+ Trởng phòng tổ chức hành chính là thành viên của hội đồng thi đua khen thởng và kỷ luật có nhiệm vụ hớng dẫn tổ chức, theo dõi và động viên phong trào thi đua trong xí nghiệp và có trách nhiệm tập hợp thành tích trình hội đồng thi đua xét chọn để Giám đốc Xí nghiệp đề nghị công ty ra quyết định khen thởng theo phân cấp quản lý, giúp hội đồng kỷ luật thu thập chứng cứ, hoàn chỉnh hồ sơ trình Hội đồng kỷ luật xét để Giám đốc Xí nghiệp đề nghị Công ty ra quyết định khen thởng

theo phân cấp quản lý, giúp hội đồng kỷ luật thu thập chứng cứ, hoàn chỉnh hồ sơ trình hội đồng kỷ luật xét để Giám đốc Xí nghiệp đề nghị Công ty ra quyết định kỷ luật.

+ Hoàn chỉnh hồ sơ theo dõi, quản lý, lập sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội theo phân cấp quản lý hiện hành.

+ Thực hiện các chế độ báo cáo thờng xuyên và báo cáo đột xuất theo yêu cầu nhiệm vụ.

+ Giúp thủ trởng dự thảo chơng trình kế hoạch phơng án bảo vệ, xây dựng bổ sung nội quy bảo vệ Nắm bắt tình hình liên quan đến công tác bảo vệ, thực hiện biên pháp phòng ngừa ngăn chặn kịp thời mọi hành vi phá hoại của các loại tội phạm.+ Phối hợp với cơ quan chính quyền địa phơng làm tốt công tác quản lý hành chính, trật tự trị an, quản lý nhân khẩu.

+ Khi có vụ trôm cắp xảy ra phải tổ chức bảo vệ hiện trờng, trực tiếp xử lý những trờng hợp cấp bách.

+ Tổ chức tuần tra canh gác, kiểm soát ngời ra vào cơ quan.

+ Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc xí nghiệp, Giám đốc công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc và pháp luật nhà nớc theo chức năng nhiệm vụ đợc giao.

+ Ngoài những chức năng nhiệm vụ trên trong những trờng hợp cần thiết có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ mà giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc Xí nghiệp uỷ quyền trực tiếp giao.

3:tổ chức hạch toán kế toán ở xí nghiệp thơng mại, dịch vụ công ty đầu t– , xây dựng Phơng Bắc.

3.2: Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán Để phù hợp với tình hình của Xí nghiệp và theo đúng chế độ kế toán tài chính quy định, phòng kế toán của công ty bao gồm:

Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán của công ty, kiểm tra, đôn đốc hạch toán kế toán của từng thành viên, phân tích đánh giá tình hình tài chínhcủa công ty đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc, nhà nớc về mặt quản lý tài chính, cùng ban giám đốckhai thác nguồn vốn phục vụ kinh doanh.

Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu kế toán theo dõi chi phí và phân bổ chi phí theo tngf khoản mục, ghi chép một cách chi tiết tình hình tăng giảm, khấu hao tài sản cố định cuối tháng lên báo cáo.

Kế toán vốn bằng tiền chịu trách nhiêm về thu chi tiền mặt, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định trong việc quản lý quỹ, làm tốt chứng từ, lập báo cáo các quỹ.

Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ xác định quỹ lơng của từng cán bộ công nhân viên để cuối tháng trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của nhà n-ớc.

Thống kê trong các kỳ báo cáo phải lập đợc báo cáo nhanh, số liệu chính xác gửi về cơ quan thống kê chủ quản.

Kế toán viên các cửa hàng có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ về chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán công ty theo định kỳ.

3.3 hình thức kế toán và sổ sách kế toán Xí nghiệp áp dụng theo hình thức nhật ký chung.

Sổ kế toán là phơng tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác Nó là hình thức biểu hiện của phơng pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng Vì vậy, việc tổ chức sổ kế toán đóng một vai trò quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp Nếu hệ thống sổ sách trong doanh nghiệp đợc tổ chức khoa học, hợp lý sẽ nâng cao đợc năng suất của cán bộ kế toán, đảm bảo cung cấp chính xác kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý cũng nh yêu cầu của cấp trên Hiện nay, sổ kế toán trong các doanh nghiệp có thể đợc tổ chức theo bốn hình thức sau:

+ Hình thức Nhật ký – sổ cái+ Hình thức Chứng từ – ghi sổ+ Hình thức Nhật ký chung

+ Hình thức Nhật ký – Chứng từ

Việc sử dụng hình thức ghi sổ phải đảm bảo sự thống nhất giữa hệ thống tài khoản kế toán với việc xây dựng hệ thống sổ và phải phù hợp với trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng Mỗi một đơn vị chỉ đợc mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức sổ nhất định nêu trên.

Đối với các doanh nghiệp tổ chức việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung thì hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo trong hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ : Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

3.4:Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện doanh nghiệp áp dụng máy vi tính.

Trong điều kiện công nghệ thông tin đang phát triển nh vũ bão nh hiện nay, rất

nhiều doanh nghiệp đã trang bị cho mình các phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công việc kế toán trong doanh nghiệp.

Về cơ bản, trình tự và phơng pháp hạch toán khi sử dụng kế toán máy không có gì khác so với kế toán thủ công Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng kế toán máy đem lại là số lợng công việc của kế toán đợc giảm thiểu đến mức thấp nhất Các bút toán ghi sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp cũng nh lên các báo cáo hàng ngày, định kỳ đều do máy tự động thực hiện

Chứng từ gốc

Nhật ký bán

hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết các tài khoản

Sổ kế toán liên quan khác

Bảng tổng hợpchi tiếtSổ cái các tài khoản

Báo cáo tài chính về kết quả kinh doanhBáo cáo chi tiết về doanh thu, kết quả kinh doanh

Bảng cân đối TK

Đối với kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, nhân viên kế toán chỉ cần nhập số liệu trên các hoá đơn bán hàng, các phiếu xuất vào máy dới dạng mã hoá số liệu, sau đó máy sẽ tự động xử lý các thông tin và lên các báo cáo Khi cần, kế toán in các sổ sách và báo cáo đó từ máy ra Trình tự kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đợc khái quát nh sau:

Ghi chú: Vào hàng ngày Vào cuối kỳ

Đối chiếu số liệu

Sơ đồ : Hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại các doanh nghiệp sử dụng kế toán máy

3.5: Hạch toán bán hàng tại Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thuộc công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc nh sau.

Các chứng từ về tiêu thụChứng từ m hoá nhập dữã

liệu vào máy

Sổ chi tiết các tai khoảnSổ Nhật ký

Sổ cái các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinhBảng cân đối thử

Chứng từ m hoá các bút ãtoán điều chỉnh, bút toán khoá sổ

Bảng cân đối TK

hoàn chỉnh Bảng cân đối kế toán và các báocáo về tiêu thụ khác

3.5.1 Tài khoản sử dụng

Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thuộc công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc hoạt động theo tính chất là đơn vị nhận bán hàng đại lý Vì vậy

*Khi xí nghiêp nhập hàng về thì kế toán ghiNợ Tk 003 “hàng hoá nhận bán hộ ký gửi”Khi bán hàng kế toán ghi đơn có TK 003

Xí nghiệp toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Vì vậy, công ty sử dụng các tài khoản sau đây để hạch toán tiêu thụ gạch ốp lát granite: - TK 511- Doanh thu bán hàng TK này đợc mở chi tiết nh sau:

TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá

TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm granite TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 5114- Doanh thu xây lắp, xây dựng TK 5115- Doanh thu bán phế phẩm TK 5116- Doanh thu khác

- TK 531- Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại không bao gồm thuế GTGT

- TK 3331- Thuế GTGT phải nộp TK này phản ánh số thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT phải nộp, thuế GTGT đã nộp, thuế GTGT còn phải nộp.

+TK 3331111: Thuế GTGT đầu ra thuế suất 10%

- TK 131- Phải thu của khách hàng TK này đợc chi tiết cho từng khách hàng và cho các chi nhánh.

- TK 336 – Phải trả nội bộ Đến cuối quý Xí nghiệp tiến hành thanh toán với cấp trên

3.5.2 Trình tự luân chuyển chứng từ và, sổ sách sử dụng

Xí nghiệp thơng mại, dịch vụ- công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung để theo dõi quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Xí nghiệp Tại phòng kế toán, đối với các nghiệp vụ phát sinh, hàng ngày, định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán tiến hành nhâp dữ liệu vào máy Việc nhập dữ liệu trên đợc ghi vào chứng từ mã hoá nhập dữ liệu Sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ thì dữ liệu sẽ đợc chuyển vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan.

Hàng ngày kế toán phải tập hợp danh mục các loại hàng hoá bán ra và nhập vào trên bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho.

Biểu số 1

Tổng hợp nhập - xuất - tồn kho sản phẩm

Từ ngày 01/10/2002 đến 31/12/2002 Kho KH04 - Kho Xí nghiệp

t Tên vật t ĐVT

Tồn đầu kỳ

Nhập trong kỳ

Xuất trong kỳ

Tồn cuối kỳ

SL Giá trị SL

. M3

Men 300 x 300 màu 01 loại A 1

m2 142.9 5,441,131

. Tổng cộng:

Thủ kho Ngời lập biểu

Biểu số 2

Tổng hợp nhập granite

Quý I/2003

Từ ngày 01/01 đến ngày 30/03/2003

Thủ kho Nguời lập biểu

Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Xí nghiệp.

a Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ

* Các chứng từ gốc:

+) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ : do phòng kinh tế kế hoạch thuộc xí nghiệp kinh doanh lập Phiếu này đợc lập theo ấn chỉ kèm lệnh uỷ quyền của giám đốc và đợc lập trong trờng hợp Xí nghiệp xuất hàng chuyển cho các chi nhánh Trên phiếu chỉ phản ánh về mặt số lợng của hàng hoá xuất kho Trị giá của hàng hoá xuất kho đợc tính vào cuối quý Khi xuất hàng chuyển cho chi nhánh, nhân viên phòng kinh tế kế hoạch thuộc xí nghiệp sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dựa trên lệnh điều động của Giám đốc XN Phiếu này đợc lập thành 3 liên.

+ Liên 1: Lu tại phòng kinh tế kế hoạch

+ Liên 2, 3: Ngời vận chuyển cầm 2 liên này đem tới kho của Xí nghiệp, thủ kho sau khi kiểm tra tính pháp lý của phiếu sẽ căn cứ vào số lợng (cột thực xuất) của từng thứ thành phẩm yêu cầu để tiến hành xuất kho Sau khi hai bên ký nhận vào phiếu, thủ kho giữ lại liên 3 dùng để hạch toán nội bộ Liên 3 đợc dùng

để vào thẻ kho sau đó đợc chuyển lên phòng kế toán để vào sổ Cuối tháng, giữa kế toán và thủ kho có sự đối chiếu giữa thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết của kế toán.

+) Phiếu xuất kho: do kế toán lập nhằm phản ánh nghiệp vụ hàng xuất kho đem bán, chào hàng Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên: liên 1 sau khi thủ kho thực hiện xuất hàng kế toán sẽ lu lại ở phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp, liên 2 giao cho nơi nhận để làm chứng từ lấy đặt cọc Phiếu xuất đợc lập trong trờng hợp công ty đem hàng đi quảng cáo, gửi mẫu, bán hàng khi giám đốc Xí nghiệp yêu cầu xuất hàng dựa trên đề nghị của bên B Thủ tục luân chuyển chứng từ cũng t-ơng tự phiếu XKKVCNB

+) Hoá đơn GTGT: do bộ phận bán hàng lập Hoá đơn này có thể do nhân viên của chi nhánh lập hoặc do nhân viên của cửa hàng công ty lập HĐ GTGT đợc lập thành 3 liên: liên 1 đợc lu tại nơi lập, liên 2 đợc giao cho khách hàng để vận chuyển hàng trên đờng, liên 3 đợc lu tại phòng kế toán của Xí nghiệp.Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tiêu thụ nhập số liệu vào máy theo từng Hoá đơn GTGT do các cửa hàng phía Bắc và phòng tiêu thụ phía Bắc của Xí nghiệp chuyển về (liên 3) Từ HĐ GTGT kế toán cập nhật số liệu vào phân hệ kế toán Bán hàng\ Hoá đơn bán hàng Sau đó, máy sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung và Nhật ký bán hàng Việc lu giữ hoá đơn GTGT đợc kế toán thực hiện theo đúng quy định hiện hành.Nếu các HĐ GTGT do nhân viên chi nhánh lập thì trớc khi đợc chuyển về phòng kế toán Xí nghiệp, các hoá đơn này phải trải qua giai đoạn hạch toán ban đầu tại chi nhánh Công việc hạch toán tại các chi nhánh cũng đợc làm trên phần mềm kế toán máy nên việc cập nhật HĐ GTGT đợc thực hiện giống nh cập nhật các HĐ GTGT tại Xí nghiệp Cuối tháng, kế toán chi nhánh gửi cho phòng kế toán của Xí nghiệp Báo cáo bán hàng kèm theo HĐ GTGT (liên 3) để kế toán Xí nghiệp vào sổ Sau đó, HĐ GTGT đợc lu giữ tại phòng kế toán của Xí nghiệp theo quy định.Việc nhập dữ liệu vào máy cho các HĐ GTGT và Báo cáo bán hàng của các chi nhánh đợc thực hiện nh sau :

Ví dụ: Từ Hoá đơn bán hàng số 12 ngày 30/03/2003 ta nhập số liệu vào máy nh sau:

Biểu số 3:

Minh hoạ trang màn hình máy vi tính khi nhập chứng từ

* Sổ chi tiết:

Tuỳ theo yêu cầu sử dụng thông tin về tiêu thụ sản phẩm mà kế toán khai báo dữ liệu đầu ra tơng ứng Một số sổ kế toán theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và tình hình thanh toán với ngời mua thờng đợc sử dụng là:

- Sổ chi tiết tiêu thụ : Sổ này đợc mở chi tiết cho từng kho và từng chi nhánh Các chi tiêu phản ánh trên sổ này cũng giống nh các chỉ tiêu phản ánh trên các báo cáo

bán hàng Qua đây biết đợc doanh thu của từng thành phẩm ở từng kho, từng chi nhánh trong tháng

- Kế toán dựa vào số liệu trên báo cáo bán hàng đợc lập từng ngày để nhập vào sổ chi tiết tiêu thụ

biểu sơ 4 báo cáo bán hàng – của đại lý ông Tuấn

ngày 01/03/2004

Granite bóng 300x300 màu 03 loại A1

Ngời lập biểu Kế toán trởng

- Sổ chi tiết TK 131: Sổ này đợc lập chung cho tất cả khách hàng Đối với Xí nghiệp, các chi nhánh cũng đợc coi là khách hàng nên khi số hàng mà Xí nghiệp chuyển cho chi nhánh đợc coi là tiêu thụ thì phòng kinh doanh của công ty sẽ lập hoá đơn GTGT cho số hàng đó và ghi nợ cho các chi nhánh Nh vậy, căn cứ để lập sổ này là các Hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của

ngân hàng Sổ này cho biết tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng trong tháng.

NgàySốDiễn giảiTKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh có

01/031đại lý Kim Thanh chuyển tiền 11211 1,000,000,000 01/03 10876

4 Bán Granite 3331111 9,056,000 01/03 10876

- Tổng hợp bán theo khách : Sổ này cũng là một dạng của báo cáo bán hàng nhng đợc chi tiết tới từng khách hàng Qua đây biết đợc số lợng và doanh thu của từng thứ thành phẩm đã bán trong tháng cho từng khách hàng Sổ Tổng hợp bán theo khách đợc lập riêng cho từng chi nhánh.

Biểu số 7

Tổng hợp bán hàng theo khách

Từ ngày 01/03 đến ngày 30/03/2003

Mã vật

ĐLKH: Đại lý ký quỹ Kim Hậu

B30011 Granite: Bóng 300 x 300 màu 01 loại 1 49,500 6.531.625

- Do kế toán nhập số liệu theo từng hoá đơn GTGT nên hàng tháng kế toán có thể in ra sổ chi tiết TK 336 và sổ tổng hợp bán theo khách chi tiết cho các phòng tiêu thụ Còn đối với các chi nhánh do hàng tháng kế toán vào sổ theo số liệu tổng hợp (Báo cáo bán hàng) cho nên hàng tháng nhân viên kinh tế phải chuyển ra cho kế toán các sổ trên (Biểu số 7)

Biểu số 8

Sổ chi tiết

TK 336- Phải trả nội bộTừ ngày 01/01/2003đến 31/01/2003D có đầu kỳ:

Phát sinh nợ : 0

Phát sinh có : 387.742.025D nợ cuối kỳ : 387.742.025

Ngời lập biểu Kế toán trởng* Sổ tổng hợp:

- Sổ Nhật ký chung : dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Việc ghi sổ Nhật ký chung đợc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản Số liệu trên sổ Nhật ký chung đợc làm cơ sở để ghi sổ Cái Tại Xí nghiệp thơng mại, dịch vụ – công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc, do Xí nghiệp sử dụng kế toán máy nên sổ Nhật ký chung mà kế toán in từ máy ra có các chỉ tiêu sau:

+ Chỉ tiêu “Ngày ghi chứng từ”: chỉ tiêu này là ngày lập của chứng từ gốc (nếu nhập số liêu của chứng từ gốc) hoặc là ngày cuối tháng (nếu nhập số liệu

8

từ các báo cáo bán hàng) hoặc là ngày cuối quý (nếu là bút toán kết chuyển tự động).

+ Chỉ tiêu “Số chứng từ”: chỉ tiêu này có thể là số của bút toán kết chuyển tự động, chứng từ, hoặc máy vào tự động theo các nghiệp vụ nhập kho theo trình tự thời gian Những nghiệp vụ có nội dung kinh tế nh nhau mà đợc vào từ một chứng từ hoặc một báo cáo của tháng thì có cùng số chứng từ và ngày chứng từ.

+ Chỉ tiêu “Diễn giải”: phản ánh nội dung của một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Sổ Cái TK 511: Xí nghiệp thơng mại, dịch vụ- công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc bán gạch Granite trên là đại lý lớn chuyên cung cấp hàng hoá (gạch Granite Long Hầu)cho các đại lý và các công trình lớn, do đó hàng tháng kế toán phải nộp doanh thu bán hàng cho đơn vị cấp trên và đợc nhận hoa hồng đại lý 4,5%/ doanh thu bán hàng làm thu nhâp của mình.

Quá trình hạch toán trên các sổ này đợc minh hoạ tại phần sau: Hạch toán quá trình tiêu thụ.

Hạch toán quá trình tiêu thụ

* Quy trình hạch toán tiêu thụ sản phẩm trong Xí nghiệp thơng mại, dịch vụ – Công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc.

Xí nghiệp sử dụng kế toán máy để hỗ trợ công việc của kế toán nên một số khâu trong quá trình hạch toán đợc tự động hoá, các thao tác thủ công của kế toán đợc giảm bớt.

Đối với hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ, nhân viên kế toán chỉ thực hiện mã

hoá dữ liệu kế toán thông qua các chứng từ mã hoá đã đợc lập trình sẵn trên máy Công việc ghi các sổ chi tiết về tiêu thụ đợc máy tự động làm Khi cần, kế toán in các sổ đó từ máy ra.

Đối với hạch toán tổng hợp, hàng ngày sau khi kế toán nhập các dữ liệu của các

nghiệp vụ phát sinh vào máy, máy sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái và sổ Nhật ký bán hàng.