Hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam.DOC

Hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động diễn ra trong lĩnh vực lưu thông, phân phối hàng hoá Nó là khâu đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục đồng thời cũng là khâu cuối cùng để phân phối hàng hoá từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng Chính vì tầm quan trọng của nó nên ở tất cả các quốc gia người ta đều rất quan tâm chú ý đến việc thúc đẩy hoạt động này phát triển nếu muốn nền kinh tế phát triển nhanh hơn.

Trong bối cảnh Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới thì sự hội nhập kinh tế giữa các quốc gia diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết, nó đặt ra cho các doanh nghiệp những cơ hội và thách thức vô cùng to lớn Các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.Muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam nói riêng phải không ngừng đổi mới nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Nhận thức được đúng đắn xu hướng kinh tế hội nhập đó Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam luôn đổi mới để thích nghi và phát triển Để làm được điều này công ty luôn chú trọng tới việc nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, nhất là các thông tin tài chính kế toán Với đặc trưng hoạt động kinh doanh của công ty thì các thông tin tài chính nhất là thông tin kế toán lưu chuyển hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Với những lý do trên cùng với kiến thức có được trong quá trình thực tập tại Công ty em đã lựa chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

"Hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam ".

Kết cấu của chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần:PHẦN I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam.

PHẦN II: Thực trạng hạch toán bán hàng và xác định kết quả bans hàng tại Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam.

PHẦN III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty.

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng do kiến thức hạn chế và thời gian thực tập tại quý công ty chưa lâu nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SIÊU THỊ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI VIỆT NAM.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Trung tâm Thương mại Tràng Tiền được xây dựng trên nền Bách hoá tổng hợp Hà Nội, một trong những trung tâm thương mại lớn nhất miền Bắc trong thời kỳ kinh tế trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, cơ sở này đã để lại nhiều ấn tượng với người tiêu dùng nói riêng và người Việt Nam nói riêng Tuy nhiên do không còn thích hợp về quy mô và hình thức kinh doanh, Uỷ ban nhân dân TP Hà Nội đã cho phép xây dựng trên nền Bách hoá tổng hợp cũ một trung tâm thương mại mới đó là Trung tâm thương mại Tràng Tiền.

Trung tâm thương mại Tràng Tiền được Tổng công ty Xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam (VINACONEX) đầu tư xây dựng Cùng với sự ra đời của Trung tâm thương mại Tràng Tiền là sự ra đời của Công ty Cổ phần siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam được thành lập ngày 01/10/2002 do các cổ đông góp vốn với tổng số vốn góp là 15.000.000.000 đồng(Mười lăm tỷ đồng) tương đương 150.000 cổ phần (100%) Đây là một đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính Các cổ đông chính của công ty là:

Tổng công ty Xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam (VINACONEX): Góp 51% tương đương 76.500 cổ phần.

Công ty cổ phần xây dựng số 1 (VINACONEX No.1): Góp 1,33% tương đương 2000 cổ phần.

Công ty xây dựng cấp thoát nước (WASSENCO ): Góp 1,33% tương đương 2000 cổ phần.

Các cổ đông và pháp nhân khác: Góp 46,34% tương đương 69.500 cổ phần

Trong đó Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam

(VINACONEX ) là cổ đông chính chiếm 51% Tuy nhiên Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu thương mại Việt Nam là đơn vị hạch toán độc lập Có tư cách pháp nhân Công ty được cấp giấy phép kinh doanh, con dấu riêng, mã số thuế riêng.

Tên công ty: Công ty Cổ phần Siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam.

Tên giao dịch: VINACONEX MART JSC.

Địa chỉ: Trung tâm thương mại Tràng Tiền, 24 Hai Bà Trưng, Hà Nội.Điện thoại: 39.349734-442

Tuy mới thành lập nhưng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua rất tốt Các chỉ tiêu kinh tế tài chính quan trọng đều chỉ ra sự tăng truởng và phát triển của công ty Đó là nhờ những điều kiện thuận lợi về vị trí địa lý và có sự đầu tư tốt cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là sự quản lý một cách có hiệu quả các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp của ban giám đốc Công ty đã nắm bắt dược nhu cầu của thị trường, tìm mọi cách đáp ứng nhu cầu đó thông qua sự phong phú về

hàng hoá cùng với sự làm việc tận tình của đội ngũ nhân viên.

Mặc dù mới thành lập được 7 năm nhưng công ty luôn hoàn thành kế hoạch, luôn hoàn thành nghĩa vụ với Nhà Nước, tốc độ tăng trưởng và đầu tư đã tăng Công ty đã nhận được nhiêu giấy khen, bằng khen của Bộ và Tổng công ty.

Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế, tài chính của công ty trong 3 năm gần đây:

Đơn vị: nghìn đồng

Doanh thu thuần bán hàng

và cung cấp dịch vụ 62.308.47463.024.14162.914.333

Thuế thu nhập doanh nghiệp 434.808607.260417.679

(Nguồn số liệu từ BCTC của công ty trong 3 năm 2006, 2007, 2008)

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh.

1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty:

Là một công ty cổ phần trực thuộc Tổng công ty VINACONEX, hoạt động độc lập theo luật doanh nghiệp của Nhà Nước , công ty có cơ cấu tổ chức như sau:

Sơ đồ1.Bộ máy tổ chức quản lý của công ty:

Đứng đầu bộ máy quản lý của công ty là Đại hội đông cổ đông: cơ quan có quỳên lực cao nhất công ty Đại hội đồng cổ đông họp mỗi năm một lần khi kết thúc năm tài chính nhằm thông qua bảng tổng kết tài chính cuối năm, quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ của công ty, quyết định phân phối lợi nhuận cho các cổ đông và xác định phương hướng hoạt động của công ty trong năm tới

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất, là những thành viên

có vốn góp vào công ty và do đại hội cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm với hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Ban kiểm soát: Là những người do hội đồng quản trị bầu ra để thực

hiện chức năng kiểm tra , giám sát hoạt động kinh doanh và quản lý của HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT

Phòng tài chính kế hoạch

Phòng thị trường

kinh doanh Phòng kế toán

Bộ phận

kế toán nhập liệuBộ phậnĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

Phòng tổng hợp

công ty Đưa ra kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty.

Ban giám đốc:

Giám đốc công ty là ông : Quách Mạnh Hoà.Chịu trách nhiệm điều

hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị , đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị.

Kế toán trưởng là ông : Phạm Vũ Thắng Là người chịu trách nhiệm

về việc ghi chép, hạch toán kế toán của đơn vị , đảm bảo cho việc trung thực hợp lý của các thông tin kinh tế được phản ánh nhất là các thông tin trên các báo cáo tài chính của công ty.

Phòng tổng hợp: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tổ chức

cán bộ , tổ chức nhân sự, công tác tiền lương, xây dựng các định mức lao động, hình thức tính lương, quản lý công tác bảo vệ tài sản của công ty, chăm lo đến đời sống của cán bộ nhân viên trong công ty,chế độ chính sách, quản lý hành chính Đồng thời có nhiệm vụ chọn và đào tạo nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn cho từng cán bộ và sắp xếp cho họ vào vị trí thích hợp.

Phòng tài chính kế hoạch: Có nhiệm vụ quản lý vốn tài sản của công

ty theo chế độ quản lý của Nhà Nước, đảm bảo cho sự bảo toàn và phát triển vốn công ty Lập kế hoạch kinh doanh cho hoạt động của công ty trong từng năm và cả thời kỳ.

Phòng thị trường kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường,

tìm kiếm, mở rộng và khai thác thị trường Trực tiếp chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ , ngành hàng theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc Tư vấn cho ban giám đốc những chiến lược kinh doanh trong thời gian trước mắt và lâu dài.

Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh

trong quá trình kinh doanh của công ty Lập các báo cáo tài chính để từ đó đánh giá quá hoạt động kinh doanh của công ty trong năm Tham mưu cho

ban giám đốc công ty về tình hình tài chính của công tyQuan hệ giữa các phòng ban chức năng:

Phòng kế toán có quan hệ với phòng Thị trường kinh doanh trong việc theo dõi công nợ với các điều khoản thanh toán trên hợp đồng kinh tế mà bộ phận kinh doanh đã ký kết Sau khi nhập hàng vào kho bộ phận kho sẽ chuyển chứng từ liên quan lên bộ phận nhập liệu tại phòng kế toán để kế toán tiếp tục hạch toán và theo dõi các khoản công nợ theo từng nhà cung cấp.

Phòng kế toán còn có quan hệ với phòng tổng hợp trong việc theo dõi và hạch toán lao động, tính lương, thưởng, trích lập phí công đoàn, BHXH, BHYT, cán bộ công nhân viên nghỉ ốm đau thai sản và các chế độ chính sách của Nhà Nước đối với người lao động

1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.

Các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:

• Kinh doanh siêu thị

• Cho thuê nhà văn phòng, mặt bằng kinh doanh.

• Quảng cáo và cho thuê địa điểm quảng cáo.

• Tư vấn và môi giới bất động sản, dịch vụ nhà đất.

• Kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện lạnh

• Kinh doanh các mặt hàng rượu, thuốc lá.

Các chủng loại hàng tiêu thụ rất đa dạng bao gồm:hàng gia Kinh doanh các thiết bị viễn thong,hang gia dụng, hàng mỹ phẩm, hàng điện lạnh, quần áo, hàng thực phẩm…

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là hoạt động kinh doanh hàng tiêu dùng.Chính vì vậy để đảm bảo quá trình kinh doanh thông suốt và linh hoạt liên tục, công ty đã hình thành các kho hàng độc lập để dự trữ Việc quản lý và theo dõi theo từng kho giúp cho quá trình hạch toán bám sát chặt chẽ với thực tế và dễ theo dõi, kiểm tra đảm bảo tính chính xác, nâng

cao hiệu quả công việc.

Cơ cấu tổ chức giữa các phòng ban và kho khá độc lập, nhưng vẫn có sự quản lý, giám sát việc kinh doanh của Ban giám đốc và phòng tài chính kế hoạch Cụ thể là hàng tuần các kho phải báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể với phòng tài chính kế hoạch để có những định hướng phù hợp cho các kho Khi kế toán tổng hợp số liệu do khối lượng công việc quá lớn vì vậy việc hạch toán đã đuợc thực hiện với sự hỗ trợ của hệ thống máy tính điện tử và phần mềm kế toán Hệ thống máy tính của công ty được nối mạng nội bộ hỗ trợ việc tìm kiếm và truy xuất thông tin, dữ liệu một cách chính xác.

Trong tương lai công ty sẽ phát triển theo chiều hướng một mặt vẫn duy trì hoạt động kinh doanh siêu thị, mặt khác trực tiếp xuất nhập khẩu hàng hoá Việc kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ tạo cho công ty sự chủ động hơn trong việc tiêu thụ hàng hoá, nâng cao sức cạnh tranh so với các doanh nghiệp cùng kinh doanh trong lĩnh vực siêu thị và mặt khác việc kinh doanh trong một lĩnh vực mới sẽ đem lại nguồn thu lớn cho doanh nghiệp Đây chính là cơ hội để công ty phát triển mạnh mẽ hơn, góp phần thúc đẩy lưu thông hàng hoá giữa nước ta với các nước khác.

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty cổ phần siêu thị và xuất nhập khẩu thương mại Việt Nam là đơn vị có quy mô vừa hoạt động kinh doanh tại địa chỉ: là siêu thị Tràng Tiền Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh như vậy nên công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của mình.

Theo phương thức kế toán tập trung thì hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán sẽ phát huy được hiệu quả tối đa Kế toán trưởng sẽ trực tiếp chỉ đạo và điều hành các nhân viên trong phòng kế toán, kế toán trưởng sẽ nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác để từ đó phát hiện

những sai sót và có biện pháp xử lý kịp thời Tránh được những nhược điểm của việc điều hành chỉ đạo thông qua khâu trung gian Mặt khác giữa các kế toán viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau cũng có sự phối hợp thường xuyên để hạch toán các phần hành có liên quan Bộ phận kế toán của công ty có nhiệm vụ thu thập, xử lýcác thông tin kinh tế phục vụ cho quá trình hạch toán kế toán và cung cấp thông tin tài chính phục vụ cho công tác quản lý tài chính của công ty.

Sơ đồ 2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty:

: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp.

: Quan hệ tác nghiệp giữa các nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau trong phòng kế toán.

Phòng kế toán công ty gồm 7 người đảm nhận các phần hành kế toán khác nhau, trong đó bao gôm một kế toán trưởng và 6 kế toán viên.

Kế toán trưởng: Phụ trách chung, là thành viên của Ban giám đốc

công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị công ty về mọi mặt hoạt động tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước bộ tài chinh, pháp luật về chế độ kế toán trong công ty Là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo mọi công việc của phòng kế toán , tổ chức và giám sát việc ghi chép hạch toán kế toán, việc lập báo cáo tài chính định kỳ, việc lưu trữ bảo quản các tài liệu kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.

Kế toán trưởng

Kế toán tổng

Kế toán ngân hàng và

thanh toán công nợ

Kế toán tiền mặt

Kế toán công đoàn

Thủ quỹKế toán

thuế

Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, hạch toán tổng hợp

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , phản ánh số liệu tổng hợp về tình hình tài chính của công ty Kế toán tổng hợp kiêm luôn việc hạch toán, trích khấu hao tài sản cố định trong công ty Kế toán tổng hợp theo dõi biến động nhập xuất tồn của hàng hoá thuộc sở hữu của công ty.

Kế toán thuế: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thuế kê khai thuế mà

công ty phải nộp cho Nhà Nước, hạch toán các khoản thuế phải nộp cho ngân sách Nhà Nước.Và trực tiếp thực hiện việc nộp thuế cho cơ quan thuế Nhà Nước.

Kế toán ngân hàng và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi biến động

tăng giảm tài khoản tiền gưỉ ngân hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với các tài khoản tiền gửi của công ty tại ngân hàng thông qua các giấy báo nợ , có của ngân hàng, các khoản thanh toán với khách hàng qua ngân hàng, các khoản vay nợ Kế toán ngân hàng phải thường xuyên theo dõi và đối chiếu số dư tài khoản tiền gưỉ thông qua bảng sao kê và giấy báo số dư Kết thúc kỳ kế toán thì kế toán ngân hàng phải lấy xác nhận của ngân hàng về số dư tại thời điểm đó

Kế toán tiền mặt : có nhiệm vụ theo dõi các biến động tăng giảm tiền

mặt tại quỹ của doanh nghiệp, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt và duy trì mức tồn quỹ phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quy định của công ty Do đặc thù kinh doanh của công ty là tiêu thụ trực tiếp hàng hoá nên lượng tiền mặt thu được trong ngày là lớn để đảm bảo cho an toàn tiền mặt hàng ngày công ty đều phải nộp tiền mặt vào ngân hàng vì thế các khoản tăng giảm tiền mặt có liên quan rất nhiều đến tài khoản tiền gửi ngân hàng nên kế toán tiền mặt phải phối hợp với kế toàn ngân hàng trong việc hạch toán tiền Kế toán tiền mặt thực hiện việc tính, phân bổ và chi trả lương cho cán bộ công nhân viên Từ khi công ty thực hiện chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên qua thẻ thì kế toán tiền mặt phối hợp chặt chẽ hơn với kế toán ngân hàng trong việc

chi trả lương.

Kế toán công đoàn : có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc trích lập và sử dụng các quỹ công đoàn theo đúng quy định của Chuẩn mực kế toán và quy định của công ty.

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý, bảo quản toàn bộ lượng tiền mặt của

công ty, thực hiện việc thu chi tiền theo các chứng từ thu chi tiền Ghi chép các biến động tăng giảm tiền tại quỹ lên sổ quỹ , báo cáo quỹ Định kỳ thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt để đảm bảo lượng tiền tồn quỹ đúng bằng với số dư trên sổ sách kê toán.

Công ty sử dụng các chứng từ, tài khoản kế toán và lập báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.

Báo cáo tài chính của Công ty được lập và trình bày phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành Hệ thống các báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01- DN ).

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu sổ B02-DN )

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu sổ B03- DN )

• Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu sô B09- DN )

Công ty áp dụng việc kê khai tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế với các mức thuế suất là 0%, 5%, 10%.Công ty áp dụng mức thuế

suất TNDN là 28%.

Hiện nay công ty đang sử dụng những tài khoản sau: 111, 112, 113, 131, 133, 136, 141,153, 156, 211, 155, 214, 241,331, 333, 334, 335,336, 338,411,421,431,511,515, 531, 627, 632, 641, 642, 911…

Công ty đang sử dụng 2 loại phần mềm:- Phần mềm bán hàng VINASMART.

- Phần mềm kế toán ( dựng trên nền phần mềm FOXPRO ) để tiến hành ghi sổ kế toán trên máy vi tính.

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung.Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung , sổ kế toán chi tiết để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Cuối tháng kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng, tính tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư từng tài khoản trên sổ Cái, lập bảng cân đối phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung được khái quát bằng sơ đồ 03 sau đây:

Sơ đồ 3 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

Ghi chú :Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu, kiểm tra

SỔ NHẬT KÝ CHUNGCác bút

toán điều chỉnh, phân bổ tự

Sổ, thẻ kế toán chi tiết tài khoản.SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiếtNhập liệu dữ liệu vào máy

Chứng từ kế toán

PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SIÊU THỊ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI

VIỆT NAM.

2.1 Đặc điểm của hàng hoá và phương thức tiêu thụ.

2.1.1 Đặc điểm của hàng hoá tại công ty.

Các ngành nghề kinh doanh của công ty đã đăng ký với cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền rất đa dạng bao gồm: Kinh doanh siêu thị, cho thuê văn phòng và mặt bằng kinh doanh, quảng cáo và cho thuê địa điểm quảng cáo, kinh doanh các mặt hàng điện tử điện lạnh, kinh doanh các mặt hàng rượu thuốc lá, kinh doanh các thiết bị viễn thông Tuy nhiên hầu hết hoạt động kinh doanh của công ty đều tập trung vào kinh doanh siêu thị với các mặt hàng :

• Hàng máy móc, thiết bị điện tử điện lạnh: máy tập thể dục, ti vi, tủ lạnh…

• Hàng gia dụng, công nghệ phẩm tiêu dùng: quần áo, đồ dùng nhà bếp, thuốc đánh răng, khăn mặt…

• Hàng lương thực, thực phẩm chế biến: gạo, mỳ, sữa, bánh…Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đa dạng hoá các ngành hàng nên gần đây công ty bắt đầu kinh doanh mặt hàng rau, củ, quả tươi Phản ứng của người tiêu dùng rất tích cực, mặt hàng này được tiêu thụ mạnh.Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là hoạt động kinh doanh hàng tiêu dùng với khối lượng hàng dự trữ lớn và thường xuyên Chính vì vậy để đảm bảo quá trình kinh doanh thông suốt và linh hoạt liên tục, công ty đã hình thành các kho hàng độc lập để dự trữ, các hàng hóa được mua về rồi chuyển trực tiếp vào kho hàng sau đó sẽ được xuất kho và sắp xếp vào các quầy hàng , riêng đối với mặt hàng rau củ quả tươi thì công ty thực hiện

mua về và sắp xếp vào quầy hàng ngay không qua kho Việc quản lý và theo dõi theo từng kho giúp cho quá trình hạch toán bám sát chặt chẽ với thực tế và dễ theo dõi, kiểm tra đảm bảo tính chính xác, nâng cao hiệu quả công việc.

Công ty chỉ kinh doanh tại một địa chỉ duy nhất tại Trung tâm thương mại Tràng Tiền vì vậy thị trưòng tiêu thụ hàng hoá của công ty là thị trường nội địa , đối tượng khách hàng là tương đối hạn chế.

2.1.2.Phương thức bán hàng và thanh toán hàng bán tại công ty.

2.1.2.1.Phương thức bán hàng tại công ty.

Là một đơn vị kinh doanh thương mại nên việc xác định cho mình phương thức bán hàng hợp lý là điều rất quan trọng, nó quyết định đến lợi nhuận và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Các phương thức bán hàng truyền thống được công ty sử dụng và khai thác triệt để, bên cạnh đó còn một số ưu đãi áp dụng linh hoạt đối với từng đối tượng khách hàng và từng loại hàng hoá, song chủ yếu hiện nay công ty áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp, công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ như sau:

- Với bán buôn: Bán qua kho theo hình thức chuyển hàng: Nhân viên bán hàng giao hàng cho người bán bằng ôtô, hàng đang chuyển vẫn thuộc quyến sở hữu của công ty Chỉ khi người mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là tiêu thụ và tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng mà thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm Những khách hàng này mua hàng với số lượng lớn và thường thực hiện việc thanh toán qua trung thanh toán là ngân hàng.

- Với bán lẻ: Bán lẻ trực tiếp tại siêu thị và thu tiền tập trung: Công ty bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại siêu thị Tại điểm bán nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân thực hiện độc lập chức năng bán hàng và chức

năng thu tiền Cuối ca bán nhân viên bán hàng kiểm hàng tại quầy hàng do mình phụ trách, đối chiếu báo cáo hàng tồn quầy và lập báo cáo bán hàng nộp trong ca, ngày.Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ thu tiền, kiểm tiền và lập báo cáo nộp tiền cho thủ quỹ Phương thức này được áp dụng phổ biến vì công ty luôn có đội ngũ nhân viên bán hàng, thu ngân giàu kinh nghiệm và sẵn sàng phục vụ khách hàng.

2.1.2.2 Phương thức thanh toán tại công ty.

Công ty cho phép khách hàng thanh toán theo 3 phương thức :

- Phương thức thanh toán ngay: Sau khi khách hàng nhận được hàng hóa thì thực hiện thanh toán ngay giá trị hàng mua cho công ty.

- Phương thức thanh toán trả chậm: Sau khi khách hàng nhận hàng thì chấp nhận thanh toán cho công ty giá trị lô hàng đã mua, sau một thời gian thoả thuận trong hợp đồng thì thực hiện thanh toán với công ty.

- Phương thức thanh toán trả trước: Khách hàng căn cứ vào hợp đồng đã ký kết để ứng trước tiền hàng cho công ty Sau khi nhận hàng công ty thực hiện thanh toán bù trừ vào số đã ứng trước

Việc thanh toán được thực hiện dưới 2 hình thức:

- Thanh toán bằng tiền mặt: Hình thức này chủ yếu áp dụng cho bán lẻ tại quầy hàng của siêu thị Do giá trị hàng mua thường không lớn ,do thói quen tiêu dùng và thanh toán của người Việt Nam là thanh toán việc mua bán tiêu dùng hàng ngày bằng tiền mặt nên việc áp dụng phương thức thanh toán như thế này sẽ phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng

- Thanh toán qua trung gian thanh toán là ngân hàng trên các tài khoản tiền thanh toán mà đơn vị mở tại các ngân hàng Hình thức này chủ yếu áp dụng cho các khách hàng mua buôn vì giá trị hàng mua lớn và các khách hàng này cũng có tài khoản tại ngân hàng để phục vụ việc giao dịch

Việc áp dụng đồng thời 2 hình thức thanh toán sẽ đáp ứng được cho nhu cầu của nhiều loại khách hàng khác nhau Tuy nhiên với xu huớng hiện nay thì việc thanh toán bằng tiền mặt sẽ dần bị thay thế bằng việc thanh toán qua trung gian là ngân hàng Nên tương lai có thể công ty sẽ trang bị một hệ thống máy móc phục vụ việc thanh toán qua thẻ cho cả các khách hàng mua lẻ hoặc bán cho khách hàng những thẻ mua hàng và thanh toán tự động để họ chủ động trong việc thanh toán cho những hàng hoá mình mua.

Qúa trình lưu chuyển hàng hoá của công ty diễn ra liên tục qua các bước sau: mua hàng, nhập kho hàng hoá ,dự trữ, và bán hàng Đầu tiên các nhà cung cấp dịch vụ hàng hoá cho công ty sẽ gửi hồ sơ xét chọn nhà cung cấp và danh mục hàng hoá cung cấp cho siêu thị đến Bộ phận tiêu thụ của công ty Bộ phận tiêu thụ đánh giá xét duyệt các nhà cung cấp và các hàng hoá để lựa chọn hàng hoá và nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty, sau đó trình lên Ban Giám đốc để phê duyệt Sau khi đã lựa chọn được danh mục hàng hóa và nhà cung cấp công ty sẽ tiến hành lập hồ sơ, hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp và thực hiện việc mua hàng hóa Hàng hoá được mua sẽ được chuyển về kho của công ty, sau đó được sắp xếp vào các quầy hàng theo từng chủng loại hàng hoá Việc định giá bán hàng hoá mua về dựa vào giá bán của nhà cung cấp, giá bán lẻ đề nghị của nhà cung cấp và giá bán được tổ kế toán phụ trách theo dõi hàng tồn kho xây dựng cho từng sản phẩm Khâu cuối cùng trong quá trình lưu chuyên hàng hoá là bán hàng Đối với khách hàng mua lẻ thì công ty thực hiện việc bán hàng và thanh toán với khách hàng tại quầy hàng và quầy thu ngân Đối với khách hàng mua buôn thì công ty căn cứ vào hợp đồng bán hàng và hoá đơn bán hàng xuất cho khách hàng để xác định lượng hàng và giá trị hàng xuất bán qua kho theo hình thức chuyển hàng cho khách hàng.Công ty sẽ theo dõi việc thanh toán , công nợ và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và khách hàng một cách thường xuyên Trong phạm vi bài viết

của mình em chỉ đề cập đến quy trình mua hàng , nhập kho hàng hoá và bán hàng

Quy trình luân chuyển chứng từ từ khi mua hàng nhập kho hàng hoá đến khi xuất bán hàng hoá: Nhà cung cấp gửi yêu cầu được làm nhà cung cấp của công ty kèm hồ sơ xét chọn đến công ty, nếu được chọn làm nhà cung cấp thì hai bên sẽ lập hợp đồng mua bán hàng hoá , sau đó hàng hoá được vận chuyển đến kho công ty kèm hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT, hợp đồng mua hàng được chuyển cho bộ phận nhập liệu lập phiếu nhập kho Sau khi kiểm tra các thông tin trên hoá đơn, hợp đồng và đối chiếu với lượng hàng hoá nhập kho thì thủ kho sẽ ký vào phiếu nhập kho đồng thời ghi vào thẻ kho Sau đó thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ gốc liên quan đến việc mua hàng , phiếu nhập kho đến phòng kế toán Kế toán căn cứ vào đó để nhập số liệu vào máy tính điện tử, phần mềm máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu và đưa lên các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp của các tài khoản tương ưng Còn đối với nghiệp vụ bán hàng, công ty sử dụng hoá đơn Gía trị gia tăng theo mẫu của Bộ tài chính liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán ghi sổ và làm chứng từ thanh toán, Đối với khách hàng mua buôn thì ngoài hoá đơn công ty còn căn cứ vào cả Hợp đồng kinh tế đã ký kết để ghi sổ Sau khi các chứng từ này được chuyển cho kế toán thì cũng được phần mềm kế toán xử lý và đưa lên các sổ tổng hợp và chi tiết các tài khoản tương ứng.

Quy trình luân chuyển chứng từ này được khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ đối với toàn bộ quy trình mua hàng, nhập kho hàng hoá và bán hàng

Đối với mua hàng Đối với bán hàng

Bán buôn Bán lẻ

Phương pháp hạch toán hàng hoá: Phương pháp kê khai thường xuyên

2.2 Kế toán thu mua và nhập kho hàng hoá.

2.2.1.Thủ tục và quy trình luân chuyển chứng từ với nghiệp vụ mua hàng.

Đối với kinh doanh thương mại khối lượng hàng hoá cho luân chuyển là mua ngoài Hàng hoá mua để kinh doanh bán ra là từ nơi sản xuất và các đơn vị nhập khẩu Trong tương lai công ty sẽ trực tiếp xuất nhập khẩu hàng

Hồ sơ Nhà cung cấp

Hợp đồng MHHoá đơn GTGT

Báo cáo HTQHoá đơn GTGTBáo cáo bán hàng

hoá Việc kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ tạo cho công ty sự chủ động hơn trong việc cung ứng và tiêu thụ hàng hoá, nâng cao sức cạnh tranh so với các doanh nghiệp cùng kinh doanh trong lĩnh vực siêu thị và mặt khác việc kinh doanh trong một lĩnh vực mới sẽ đem lại nguồn thu lớn cho doanh nghiệp Đây chính là cơ hội để công ty phát triển và đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh.

Bộ phận kinh doanh của công ty có trách nhiệm xem xét nhu cầu thị trường , thực trạng cung ứng các chủng loại hàng hoá công ty đã và sẽ kinh doanh trong hiện tại và tương lai, khảo sát giá từ nhiều đơn vị có khả năng cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chất lượng cao Bộ phận này lên phương án kinh doanh cụ thể sau đó chuyển hồ sơ xét chọn do người bán cung cấp đến bộ phận tiêu thụ để phòng tiêu thụ xét duyệt và lựa chọn nhà cung cấp cụ thể sau đó bộ phận tiêu thụ trình Ban Giám đốc phê duyệt Sau khi đã phê duyệt và lựa chọn được nhà cung cấp thì sẽ tiến hàng lập hợp đồng kinh tế và tiến hành thu mua hàng hoá

Phương thức tiếp nhận hàng hoá chủ yếu tại công ty bao gồm: Đơn vị

bán sẽ vận chuyển hàng đến kho của công ty theo thoả thuận tronh hợp đồng kinh tế đã ký kết Hoặc nhân viên được giao nhiệm vụ đi mua hàng sẽ trực tiếp đến địa điểm đã thoả thuận với nhà cung cấp để nhận hàng:

- Đối với phương thức nhận hàng do nhà cung cấp vận chuyển hàng đến kho hàng của công ty theo điều khoản quy định trong hợp đồng mua bán đã ký kết:

Sau khi nhà cung cấp giao hàng kèm theo hoá đơn GTGT cho đơn vị, bộ phận tiếp nhận hàng của công ty sử dụng các công cụ như mã cân, mã đo… để kiểm tra một cách thận trọng về hàng hoá xem có đủ khối lượng , có đúng chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng quy định không Nếu chính xác bộ phận tiếp nhận hàng hoá sẽ ký nhận vào biên bản bàn giao hàng do nhà cung cấp lập.

Sau đó viết bộ phận tiếp nhận hàng sẽ viết Phiếu nhập kho cho hàng hoá Thủ kho kiểm tra lại phiếu nhập kho nếu chính xác thì ký vào phiếu nhập kho, Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1- lưu tại cuống, Liên 2- giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, Liên 3- giao cho kế toán để hạch toán tại phòng kế toán.

- Đối với phương thức nhận hàng do nhân viên mua hàng của công ty nhận Công ty sẽ tới địa điểm giao nhận hàng hoá đã thoả thuận để kiểm nhận hàng Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ kiểm tra hàng hoá , nếu hàng hoá đúng quy cách chất lượng thì bộ phận nhận hàng sẽ tiếp nhận hàng hoá rồi vận chuyển về kho hàng của mình bằng phương tiện của công ty sau đó ghi vào Phiếu nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra lại phiếu nhập kho ký vào phiếu nhập kho rồi tiến hành nhập kho hàng hoá.

Phương thức thanh toán với nhà cung cấp: công ty thực hiện việc

thanh toán với nhà cung cấp được thực hiện theo thoả thuận trong hợp đồng với thời hạn và phương thức thanh toán rất đa dạng như:

- Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng khi hàng hoá của nhà cung cấp được nhập kho của doanh nghiệp.

- Thanh toán theo hình thức gối đầu: có nghĩa khi nhâp đợt hàng mới thì công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp đợt hàng ngay trước đó.

- Thanh toán sau một thời gian nhất định theo thoả thuận: 5 ngày, 7 ngày, một tháng.

2.2.2 Phương pháp tính giá nhập kho hàng hoá.

Hàng mua về để phục vụ cho luân chuyển hàng hoá được ghi nhận theo hai trường hợp:

Đối với hàng hoá mua của nhà cung cấp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Gía nhập mua = Gía trị hàng mua đã bao gồm thuế GTGT đầu vào.

Đối với hàng hoá mua của nhà cung cấp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Gía nhập mua = Gía trị hàng mua chưa bao gồm thuế GTGT đầu vào.

Chứng từ liên quan đến việc mua hàng:

• Hợp đồng mua hàng.

• Hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng: Do công ty cung ứng phát hành và giao cho công ty một liên.

• Phiếu nhập kho do bộ phận kế toán lập.

• Thẻ quầy hàng của từng danh điểm hàng hoá.

Tài khoản sử dụng:

• TK 156: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có của các hàng hoá tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế

• TK 156 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

• TK 1561:Gía mua của hàng hoá lưu chuyển qua kho và các quầy bán lẻ.

• TK 1562 :Phí mua hàng hoá Cuối kỳ phân bổ hoặc kết chuyển cho lượng hàng tồn cuối kỳ và lượng hàng bán ra trong kỳ.

TK 156 được hạch toán chi tiết theo từng kho hàng và quầy hàng.

Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng tại công ty theo hình thức nhật ký chung.

Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán với nghiệp vụ mua hàng theo hình thức

nhật ký chung.

Ghi chú :Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu, kiểm tra

Tất cả các nghiệp vụ tăng giảm hàng hoá, công nợ phát sinh hàng ngày sẽ được phần mềm kế toán tính toán và đưa lên sổ nhật ký chung , sổ kế toán chi tiết Căn cứ vào nhật ký chung thì phần mềm kế toán cũng sẽ lọc và đưa lên sổ cái các nghiệp vụ liên quan đến tăng giảm hàng hoá trong kỳ.

Ví dụ minh hoạ nghiệp vụ mua hàng tại công ty:

Ví dụ 1- Mua hàng và nhận hàng tại kho của nhà cung cấp rồi vận

chuyển về kho của công ty Thanh toán theo phương thức trả chậm theo thỏa thuận trong hợp đồng.

SỔ NHẬT KÝ CHUNGCác bút

toán phân bổ và kết chuyển tự động

Thẻ kế toán chi tiết TK

1561KH,1561QH SỔ CÁI TK 156,331,111…

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiếtNhập liệu dữ liệu vào máy

Hợp đồng KT, hoá đơn GTGT, phiếu NK

Ngày 15/03/2008 Công ty cử nhân viên thu mua trực tiếp đến mua và nhận hàng tại kho của công ty LG Electronic Việt Nam sau đó trực tiếp vận chuyển về kho hàng của mình Hàng mua được thanh toán theo trả chậm sau 10 ngày Bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra hàng hoá, nhận hàng cùng hoá đơn rồi vận chuyển hàng về kho của công ty.

Biểu 1: Hoá đơn GTGT của nghiệp vụ mua hàng.

HOÁ ĐƠN GTGT

Liên 2: Giao cho khách hàng.Ngày 15tháng 3 năm 2008

Mẫu số:01 GTKT - 3LL KR/ 2008B

0036173Đơn vị BH: Công ty LG Electronics Việt Nam.

Địa chỉ:44B Lý Thường Kiệt - Hà Nội Số tài khoản:Điện thoại:043.9345110MS

Họ tên người mua:

Đơn vị MH: Công ty CP Siêu thị và XNK TM Việt Nam.

Địa chỉ: 24 - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số tài khoản:Hình thức TT: NH MS

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán

108.200.00010.820.000119.020.000Số viết bằng chữ:

Người mua hàng(Ký ghi rõ họ tên)

Người bán hàng(Ký ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Ký ghi rõ họ tên)

Sau khi nhân viên thu mua mang hàng về kho, căn cứ vào hàng hóa và hoá đơn GTGT thì nhân viên bộ phận nhập liệu sẽ viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho có chữ ký người lập và thủ kho.

Biểu 2: Phiếu nhập kho

Công ty CP Siêu thị và XNK TM Việt Nam24 Hai Bà Trưng - Hà Nội

Điện thoạiMã số thuế:

Số GD: KR0036Ngày: 15/03/2008Người: PhươngTrạm: KT02

PHIẾU NHẬP KHO

(15/03/2008)Số 42/3Khách hàng: Mã số thuế:

Địa chỉ: Điện thoại: Kho hàng: Kho hàng hoá.

Diễn giải: VAT 10%

022001 Tivi slim fat T- H09E

Chiếc 10 4.700.000

47.000.000022019 Tủ lạnh N- C09G Chiếc 5 7.500.00

37.500.000029464 Máy hút bụi V-

Chiếc 15 1.580.000

23.700.000Thành tiền:

Chiết khấu: Thuế GTGT:

Tổng số tiền phải thanh toán:

108.200.000010.820.000119.020.000 Ngày 29 tháng 3 năm 2008Thủ trưởng đơn vị

( Ký tên)

Kế toán trưởng( Ký tên)

Người giao hàng( Ký tên)

Thủ quỹ(Ký tên)

Ngưòi lập phiếu(Ký tên )

Đồng thời thủ ko phải theo dõi các biến động của hàng tồn kho trên thẻ kho.

Bảng 2: Trích sổ kho theo dõi số lượng nhập xuất tồn của mặt hàng tivi slim fit T-H09E.

Đơn vị: Công ty Cổ phần Siêu thị và XNK TM VN Mẫu số S12 - DNTên kho: Kho hàng hóa

Mã kho: KHH

THẺ KHO

Ngày lập thẻ:01/03/2008Tờ số:

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: tivi slim fit T-H09EĐơn vị tính: chiếc

Mã hàng: 022001

Chứng từ

Ngày NXT

Số lượng

Ký xác nhận của KT

Sau khi tập hợp hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho các chứng từ này sẽ được chuyển lên bộ phận kế toán để hạch toán và theo dõi trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp

Bảng 3: Trích sổ chi tiết phản ánh một số nghiệp vụ mua nhập kho hàng cho mặt hàng tivi.

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008Tài khoản: 1561KH Tên kho: Kho hàngHàng hóa: Tivi slim fit T-H09E

Đơn vị tính: 1.000 đồng.

Chứng từ

TK đối ứng

Đơn giá

Ghi chú

15/03NM tivi slimfit T-H09E

Phương thức thanh toán ,hình thức thanh toán đã được trình bày ở trên Mỗi nhà cung cấp sẽ được mở một tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ phải trả Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp sẽ được kế toán phụ trách phần hành đó theo dõi trên các sổ chi tiết và nhật ký chung sau đó tập hợp lên sổ cái TK 331

Bảng 4: Trích sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp.

Công ty CP Siêu thị và XNK TM VN24 – Hai Bà Trưng - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP

25/03 PC 98 Thanh toán bằng TGNH 112 119.020

Cộng số phát sinh T3 217.845 321.915

Bảng 5 Trích bảng tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp.

BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP

Tháng 03/2008

STTTên khách hàng

Ví dụ 2-Mua hàng với phương thức nhận hàng tại kho của công ty và

phương thức thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Ngày 02/03/2008 Doanh nghiệp tư nhân Ngọc Mai bán hàng và giao hàng hoá đến kho hàng hoá cho công ty Công ty đã tiến hành nhập hàng, hàng hoá mua được thanh toán ngay với tổng giá thanh toán là 2.153.250 đồng.

Bộ phận tiếp nhận hàng hoá sẽ ký nhận vào biên bản giao nhận hàng do nhà cung cấp lập, nhận hàng và hoá đơn GTGT ( Mẫu hoá đơn GTGT phát sinh trong nghiệp vụ này tương tự như mẫu hoá đơn GTGT ở biểu 1)

Đồng thời thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt kèm phiếu chi giao cho nhân viên mua hàng để thanh toán cho người bán theo giá trị lô hàng nhập mua ( Mẫu phiếu chi được đơn vị lập theo đúng mẫu được quy định)

Thủ kho sau khi đã kiểm tra giữa số lượng thực tế và số lượng trên phiếu nhập kho của bộ phận nhập liệu thấy khớp đúng thì sẽ cùng nhân viên nhập liệu ký vào giây nhập kho và nhập kho hàng hoá Đồng thời thủ kho sẽ ghi vào sổ kho để theo dõi tình hình nhập và xuất theo từng danh điểm hàng hóa (Phiếu nhập kho, thẻ kho được lập tương tự như biểu 2 và bảng 1)

Sau đó hóa đơn, phiếu nhập kho… sẽ được chuyển lên phòng kế toán để kế toán hàng hóa vào phần hành “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” để nhập dữ liệu vào phiếu mua hàng Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý số liệu phản ánh lên sổ nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết hàng hóa nhập mua Sổ chi tiết hàng hoá nhập mua được mở tương tự như bảng 5)

Hàng hoá của doanh nghiệp chủ yếu được mua bán tại các quầy hàng trong siêu thị vì vậy hàng hoá sau khi nhập kho sẽ được xuất chuyển ra các quầy hàng để bán Sau khi hàng hoá được xuất ra quầy thì nhân viên phụ trách quầy hàng phải theo dõi hàng hoá trên báo cáo hàng tồn quầy Báo cáo hàng tồn quầy theo từng ngành hàng.

Bảng 6: Trích sổ nhật ký chung phản ánh một số nghiệp vụ mua hàng.

Đơn vị: Công ty CP Siêu thị và XNK TM Việt Nam Mẫu số S03a-DNQĐ 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.

NHẬT KÝ CHUNG

Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008

Đơn vị: nghìn đồng

Ngày tháng

Chứng từ

Diễn giải

Đã ghi

Số hiệu Số phát Sinhghi

sổ cái

Số trang trước chuyển sang

02/03 KX0026PN 02/03 Mua sp bánh kẹo BibicaThuế GTGTTT bằng TM

15/03 KR0036PN 15/03 Mua sp điện máy LGThuế GTGTPhải trả NM

31/03 KP0136PN 31/03 Mua sp may mặc Việt Tiến

Thuế GTGTPhải trả VH

7.275727,58.002,5…

Sau khi vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết hàng hóa thì các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến lưu chuyển hàng hóa được phản ánh lên sổ cái TK 156

Bảng 7:Trích sổ cái tài khoản 156

SỔ CÁI

TK 156- Hàng hoá

Từ ngày: 01/032008 đến ngày 31/03/2008.

Đơn vị: nghìn đồng Số dư nợ đầu kỳ:6.895.693

Số dư có đầu kỳ:Ngày

Chứng

từ Diễn giải Nhật chung

ký Số hiệu Số tiềnghi sổ Số hiệu Ngà

y tháng

Trang sổ

STT dòng.

….02/03 KX0026

NM sp điện máy LG

3310640 108.200…

31/03 KP0136PN

NM sp may mặc Việt Tiến

Cộng số phát sinh tháng 3

4.599.550 5.118.552Số dư cuối

tháng 3

Số dư nợ cuối kỳ: Số dư có cuối kỳ:

2.3 Kế toán bán hàng.

2.3.1 Thủ tục và quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty.

Bán hàng là giai đoạn tiếp theo của quá trình lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại Đây là giai đoạn quan trọng nó thể hiện được rõ ràng chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp

Thời điểm xác định tiêu thụ hàng hoá là khi công ty mất quỳên sở hữu hàng hoá thông qua các giao dịch trên thị trường đồng thời công ty nhận được tiền ngay hoặc có quyền đòi thu nợ từ người mua Thời điểm này thường được công ty xác định khi xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng.

Phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty là bán buôn qua kho và bán lẻ tại quầy hàng trong siêu thị Mỗi phương thức lại gắn vơí các thủ tục và hình thức thanh toán riêng.

- Đối với nghiệp vụ bán buôn: thường là nghiệp vụ có giá trị kinh tế lớn thực hiện dựa trên hợp đồng đã ký kết trước Căn cứ theo đề nghị mua hàng của đơn vị mua, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét các điều kiện của khách hàng nhất là khả năng thanh toán, sau đó đưa giám đốc duyệt nếu chấp nhận bán hàng thì công ty và đơn vị mua hàng sẽ lập hợp đồng mua bán hàng hóa Căn cứ vào số lượng và phẩm cách quy định trong hợp đồng thì công ty thực hiện xuất hàng cùng hoá đơn GTGT rồi vận chuyển đến cho khách hàng Sau khi đơn vị mua nhận hàng sẽ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho công ty sau đó hai bên thanh lý hợp đồng.

- Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá : Thường là các nghiệp vụ bán lẻ tại quầy của siêu thị, các nghiệp vụ này thường có giá trị kinh tế không lớn nên không cấn phải ký kết các hợp đồng kinh tế Khách hàng sẽ lựa chọn hàng hoá mình cần tại các quầy hàng sau đó thực hiện việc thanh toán ngay tại quầy thu ngân Đồng thời công ty sẽ xuất hoá đơn GTGT giao cho khách hàng Đối với các nghiệp vụ bán lẻ có giá trị nhỏ hơn 100.000 thì cuối ngày

kế toán tập hợp các hoá đơn bán lẻ rồi ghi vào một hoá đơn GTGT sau đó dùng hoá đơn tổng hợp để hạch toán.

Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng:

- Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá: Sau khi đã ký kết hợp đồng mua bán, hợp đồng sẽ được chuyển cho bộ phận nhập liệu để viết phiếu xuất kho hàng hoá, hàng hoá xuất kho được vận chuyển đến cho khách hàng kèm hoá đơn GTGT Khách hàng sau khi nhận hàng sẽ ký vào biên bản bàn giao hàng hoá sau đó hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng Toàn bộ hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn GTGT , Phiếu xuất kho được chuyển lên bộ phận kế toán để hạch toán Đồng thời khi nghiệp vụ xuất kho hàng hoá diễn ra thì thủ kho cũng theo dõi hàng hoá xuất kho trên thẻ kho Định kỳ kế toán chi tiết hàng tồn kho sẽ đối chiếu với thẻ kho.

- Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá Bán lẻ thường diễn ra tại các quầy hàng trong siêu thị Khách hàng thực hiện mua hàng tại quầy sau đó mang hàng hoá ra thanh toán tại quầy thu ngân Nhân viên thu ngân thực hiện thanh toán và xuất hoá đơn GTGT cho khách Cuối ngày nhân viên bán hàng mang báo cáo bán hàng hàng ngày và nhân viên thu ngân mang bảng kê thu tiền, hoá đơn bán lẻ, hoá đơn GTGT sang phòng kế toán, nhân viên nhập liệu lập phiếu thu sau đó chuyển phiếu thu cho thủ quỹ Thủ quỹ kiểm tra lại số tiền thực nộp, đối chiếu với phiếu thu nếu thấy khớp đúng thì ký vào phiếu thu và nhập quỹ tiền mặt Sau đó các chứng từ và phiếu thu được chuyển cho kế toán để hạch toán.

Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán với nghiệp vụ bán hàng theo hình thức nhật ký chung.

Ghi chú :Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu, kiểm tra

Ví dụ nghiệp vụ bán hàng tại công ty:

Ví dụ 3:Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho công ty

Ngày 19/03/2008 Công ty Hưng Thanh gửi yêu cầu mua hàng đến công ty, sau khi công ty xem xét chấp nhận đơn hàng này

Hai bên lập hợp đồng mua bán hàng hoá sau đó ngày 20/03/2008 công ty lập phiếu xuất kho và vận chuyển hàng từ kho giao cho khách hàng.

SỔ NHẬT KÝ CHUNGCác bút

toán phân bổ, kết chuyển tự động

Thẻ kế toán chi tiết TK 131022, 156KH SỔ CÁI TK 632,511,156…

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiếtNhập liệu dữ liệu vào máy

Hợp đồng KT, hoá đơn GTGT, phiếu XK

Biểu 3: Phiếu xuất kho cho nghiệp vụ bán buôn hàng hoá

Công ty CP Siêu thị và XNK TM Việt Nam24 Hai Bà Trưng - Hà Nội

Điện thoạiMã số thuế:

Số GD: KM0056Ngày: 20/03/2008Người: PhươngTrạm: KTServe

PHIẾU XUẤT KHO

(20/03/2008)Số 102/3

Khách hàng: Công ty TNHH Hưng Thành Mã số thuế:Địa chỉ: 14 - Yên Phụ - Hà Nội Điện thoại: Kho hàng: Kho hàng hoá.

Diễn giải: VAT 10%

022001 Tivi slim fat T- H09E

37.600.000022019 Tủ lạnh N- C09G Chiếc 7 7.500.00

52.500.000029464 Máy hút bụi V-

Chiếc 10 1.580.000

(Một trăm linh năm triệu chin trăm nghìn đồng )

Ngày 20 tháng 3 năm 2008Thủ trưởng đơn vị

( Ký tên)

Kế toán trưởng( Ký tên)

Người giao hàng( Ký tên)

Thủ quỹ(Ký tên)

Ngưòi lập phiếu(Ký tên )

Đồng thời lập hoá đơn GTGT 3liên: Liên 1- lưu tại gốc, Liên 2- giao cho khách hàng, Liên 3- giao cho kế toán làm căn cứ để ghi sổ Hoá đơn của hàng thuế suât 10% thanh toán sau 10 ngày.

Khách hàng sau khi nhận hàng chấp nhận thanh toán ngay bằng trả chậm sau 10 ngày.

Biểu 4: Hoá đơn GTGT của nghiệp vụ xuất bán hàng hoá qua kho.

HOÁ ĐƠN GTGT

Liên 3: Giao cho kế toán ghi sổ.Ngày 20tháng 3 năm 2008

Mẫu số:01 GTKT - 3LL KE/ 2008B

0083793Đơn vị BH: Công ty Cổ phần Siêu thị và XNK TM Việt Nam.Địa chỉ: 24- Hai Bà Trưng - Hà Nội Số tài khoản:Điện thoại:043.9345110MS

Họ tên người mua:

Đơn vị MH: Công ty TNHH Hưng Thành

Địa chỉ: 14 – Yên phụ - Hà Nội Số tài khoản:Hình thức TT: NH MS

STT Tên hàng hóa, dịch vụĐơn vị tính

Số lượng

Đơn giáThành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán

111.900.00011.190.000123.090.000Số viết bằng chữ:

Người mua hàng(Ký ghi rõ họ tên)

Người bán hàng(Ký ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Ký ghi rõ họ tên)

Sau khi xuất kho hàng hoá thì thủ kho phản ánh nghiệp vụ giảm hàng hoá này lên thẻ kho Thẻ kho là căn cứ đối chiếu với sổ kế toán chi tiết hàng hoá.

Bảng 8: Trích sổ chi tiết phản ánh một số nghiệp vụ xuất bán hàng hóa qua kho

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008Tài khoản: 1561KH Tên kho: Kho hàngHàng hóa: Tivi slim fit T-H09E

Đơn vị tính: 1.000 đồng.

Chứng từ

TK đối ứng

Đơn giá

Ghi chú

PX102/3 20/03NM tivi slimfit T-H09E

Bảng 9: Trích thẻ kho phản ánh một số nghiệp vụ xuất kho mặt hàng tivi slim fit.

Đơn vị: Công ty Cổ phần Siêu thị và XNK TM VN Mẫu số S12 - DNTên kho: Kho hàng hóa

Mã kho: KHH

THẺ KHO

Ngày lập thẻ: 01/03/2008Tờ số:

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Tivi slimfit T-H09EĐơn vị tính: Chiếc

Mã hàng: 022001

Chứng từ

Ngày NXT

Số lượng

Ký xác nhận của KT

Ví dụ 4: Bán lẻ hàng hoá cho khách tại quầy hàng thực phẩm của công ty.

Trước khi bán hàng thì ngày 06/03/2008 nhân viên thu ngân tiếp nhận hàng hoá từ kho hàng để sắp xếp vào quầy hàng Hàng ngày theo dõi hàng

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

hoá tại quầy qua báo cáo bán hàng , định kỳ hoặc khi nhập đợt hàng mới ngày 06/03/2008 từ kho thì tiến hành ghi vào báo cáo hàng tồn quầy.

Với nghiệp vụ xuất kho hàng hoá cho quầy bán lẻ thì phiếu xuất kho được lập tương tự biểu 3 Sau khi nhận hàng từ kho ra quầy thì nhân viên bán hàng phải lập báo cáo hàng tồn quầy chi tiết theo ngày giờ nhập hàng ra quầy Đồng thời cuối mỗi ngày đều phải lập báo cáo hàng tồn quầy để phản ánh lượng hoá tồn đến thời điểm cuối ngày

Bảng 10: Trích báo cáo hàng tồn quầy tại quầy thực phẩm với một số mặt hàng bánh kẹo Bibica

BÁO CÁO HÀNG TỒN QUẦY.Số Trang

Ngày : 06/03/2008.Gìơ : 08:20

Nhóm Mã hàng

Hộp 5 55.000 275.000 27.500001 000035 Bánh hura gold

Hộp 10 28.000 280.000 28.000001 047198 Bánh chocochip

Hộp 20 21.500 430.000 43.000…

Tổng tồn theo NCC

Tổng tồn quầy

98.50098.500Ngày 06 tháng 3 năm 2008 Người lập báo cáo Khách hàng tự lựa chọn hàng hoá tại các quầy hàng Sau đó thanh toán ở quầy thu ngân và nhận hoá đơn mua hàng ( GTGT) tương tự như biểu 4

Cuối ngày nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng hàng ngày theo dõi lượng hàng hoá bán ra của quầy mình phụ trách .