Bán hàng là giai đoạn tiếp theo của quá trình lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Đây là giai đoạn quan trọng nó thể hiện được rõ ràng chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
Thời điểm xác định tiêu thụ hàng hoá là khi công ty mất quỳên sở hữu hàng hoá thông qua các giao dịch trên thị trường đồng thời công ty nhận được tiền ngay hoặc có quyền đòi thu nợ từ người mua. Thời điểm này thường được công ty xác định khi xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng.
Phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty là bán buôn qua kho và bán lẻ tại quầy hàng trong siêu thị. Mỗi phương thức lại gắn vơí các thủ tục và hình thức thanh toán riêng.
- Đối với nghiệp vụ bán buôn: thường là nghiệp vụ có giá trị kinh tế lớn thực hiện dựa trên hợp đồng đã ký kết trước. Căn cứ theo đề nghị mua hàng của đơn vị mua, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét các điều kiện của khách hàng nhất là khả năng thanh toán, sau đó đưa giám đốc duyệt nếu chấp nhận bán hàng thì công ty và đơn vị mua hàng sẽ lập hợp đồng mua bán hàng hóa. Căn cứ vào số lượng và phẩm cách quy định trong hợp đồng thì công ty thực hiện xuất hàng cùng hoá đơn GTGT rồi vận chuyển đến cho khách hàng. Sau khi đơn vị mua nhận hàng sẽ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho công ty sau đó hai bên thanh lý hợp đồng.
- Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá : Thường là các nghiệp vụ bán lẻ tại quầy của siêu thị, các nghiệp vụ này thường có giá trị kinh tế không lớn nên không cấn phải ký kết các hợp đồng kinh tế. Khách hàng sẽ lựa chọn hàng hoá mình cần tại các quầy hàng sau đó thực hiện việc thanh toán ngay tại quầy thu ngân. Đồng thời công ty sẽ xuất hoá đơn GTGT giao cho khách hàng. Đối với các nghiệp vụ bán lẻ có giá trị nhỏ hơn 100.000 thì cuối ngày
kế toán tập hợp các hoá đơn bán lẻ rồi ghi vào một hoá đơn GTGT sau đó dùng hoá đơn tổng hợp để hạch toán.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng:
- Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá: Sau khi đã ký kết hợp đồng mua bán, hợp đồng sẽ được chuyển cho bộ phận nhập liệu để viết phiếu xuất kho hàng hoá, hàng hoá xuất kho được vận chuyển đến cho khách hàng kèm hoá đơn GTGT. Khách hàng sau khi nhận hàng sẽ ký vào biên bản bàn giao hàng hoá sau đó hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Toàn bộ hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn GTGT , Phiếu xuất kho được chuyển lên bộ phận kế toán để hạch toán. Đồng thời khi nghiệp vụ xuất kho hàng hoá diễn ra thì thủ kho cũng theo dõi hàng hoá xuất kho trên thẻ kho. Định kỳ kế toán chi tiết hàng tồn kho sẽ đối chiếu với thẻ kho.
- Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Bán lẻ thường diễn ra tại các quầy hàng trong siêu thị. Khách hàng thực hiện mua hàng tại quầy sau đó mang hàng hoá ra thanh toán tại quầy thu ngân. Nhân viên thu ngân thực hiện thanh toán và xuất hoá đơn GTGT cho khách. Cuối ngày nhân viên bán hàng mang báo cáo bán hàng hàng ngày và nhân viên thu ngân mang bảng kê thu tiền, hoá đơn bán lẻ, hoá đơn GTGT sang phòng kế toán, nhân viên nhập liệu lập phiếu thu sau đó chuyển phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra lại số tiền thực nộp, đối chiếu với phiếu thu nếu thấy khớp đúng thì ký vào phiếu thu và nhập quỹ tiền mặt. Sau đó các chứng từ và phiếu thu được chuyển cho kế toán để hạch toán.
Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán với nghiệp vụ bán hàng theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Ví dụ nghiệp vụ bán hàng tại công ty:
Ví dụ 3:Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho công ty.
Ngày 19/03/2008 Công ty Hưng Thanh gửi yêu cầu mua hàng đến công ty, sau khi công ty xem xét chấp nhận đơn hàng này.
Hai bên lập hợp đồng mua bán hàng hoá sau đó ngày 20/03/2008 công ty lập phiếu xuất kho và vận chuyển hàng từ kho giao cho khách hàng.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Các bút toán phân bổ, kết chuyển tự động
Thẻ kế toán chi tiết TK 131022, 156KH.. SỔ CÁI TK 632,511,156…
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Nhập liệu dữ liệu vào máy
Hợp đồng KT, hoá đơn GTGT, phiếu XK
Biểu 3: Phiếu xuất kho cho nghiệp vụ bán buôn hàng hoá
Công ty CP Siêu thị và XNK TM Việt Nam 24 Hai Bà Trưng - Hà Nội
Điện thoại Mã số thuế: Số GD: KM0056 Ngày: 20/03/2008 Người: Phương Trạm: KTServe
PHIẾU XUẤT KHO
(20/03/2008) Số 102/3
Khách hàng: Công ty TNHH Hưng Thành Mã số thuế: Địa chỉ: 14 - Yên Phụ - Hà Nội Điện thoại: Kho hàng: Kho hàng hoá.
Diễn giải: VAT 10%
Mã Tên hàng Đơn vị SL ĐG Thành tiền
022001 Tivi slim fat T- H09E Chiếc 8 4.700.00 0 37.600.000 022019 Tủ lạnh N- C09G Chiếc 7 7.500.00 0 52.500.000 029464 Máy hút bụi V- CD483HT Chiếc 10 1.580.00 0 15.800.000 Cộng 105.900.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Một trăm linh năm triệu chin trăm nghìn đồng )
Ngày 20 tháng 3 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị ( Ký tên) Kế toán trưởng ( Ký tên) Người giao hàng ( Ký tên) Thủ quỹ (Ký tên) Ngưòi lập phiếu (Ký tên )
Đồng thời lập hoá đơn GTGT 3liên: Liên 1- lưu tại gốc, Liên 2- giao cho khách hàng, Liên 3- giao cho kế toán làm căn cứ để ghi sổ. Hoá đơn của hàng thuế suât 10% thanh toán sau 10 ngày.
Khách hàng sau khi nhận hàng chấp nhận thanh toán ngay bằng trả chậm sau 10 ngày.
Biểu 4: Hoá đơn GTGT của nghiệp vụ xuất bán hàng hoá qua kho.
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 3: Giao cho kế toán ghi sổ. Ngày 20tháng 3 năm 2008
Mẫu số:01 GTKT - 3LL KE/ 2008B
0083793 Đơn vị BH: Công ty Cổ phần Siêu thị và XNK TM Việt Nam. Địa chỉ: 24- Hai Bà Trưng - Hà Nội . Số tài khoản: Điện thoại:043.9345110MS
Họ tên người mua:
Đơn vị MH: Công ty TNHH Hưng Thành
Địa chỉ: 14 – Yên phụ - Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức TT: NH MS
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
a B C 1 2 3=1x 2
01 Tivi slim fit T- H09E Chiếc 8 4.850.000 38.800.000
02 Tủ lanh N- C09G Chiếc 7 7.900.000 55.300.000
03 Máy hút bụi V-CD483HT Chiếc 10 1.780.000 17.800.000 Thuế GTGT: 10%
Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán
111.900.000 11.190.000 123.090.000 Số viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên)
Sau khi xuất kho hàng hoá thì thủ kho phản ánh nghiệp vụ giảm hàng hoá này lên thẻ kho. Thẻ kho là căn cứ đối chiếu với sổ kế toán chi tiết hàng hoá.
Bảng 8: Trích sổ chi tiết phản ánh một số nghiệp vụ xuất bán hàng hóa qua kho .
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tài khoản: 1561KH Tên kho: Kho hàng Hàng hóa: Tivi slim fit T-H09E
Đơn vị tính: 1.000 đồng. Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Ghi chú Số dư đầu kỳ 4.750 10 47.500 … ….. ….. ….. ….. PX102/3 20/03 NM tivi slimfit T-H09E 131012 4.700 8 37.600 … … ….. ….. ….. ….. Cộng N-X-T 25 541.500 27 551.000 8 38.000 Tồn cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 9: Trích thẻ kho phản ánh một số nghiệp vụ xuất kho mặt hàng tivi slim fit.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Siêu thị và XNK TM VN Mẫu số S12 - DN Tên kho: Kho hàng hóa
Mã kho: KHH (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/03/2008 Tờ số:
Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Tivi slimfit T-H09E Đơn vị tính: Chiếc
Mã hàng: 022001
ST T
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Ngày NXT Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của KT Tồn đầu 01/12 10 1 … PX102/3 20/03 Xuất bán 20/03 8 ….. …… ………… ……. …. ……… ……… 31/03 Cộng N,X 25 27 8 31/03 Tồn cuối 35
Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 06. Ngày mở sổ: 01/03/2008
Ngày 31 tháng 03 năm 2008
Ví dụ 4: Bán lẻ hàng hoá cho khách tại quầy hàng thực phẩm của công ty.
Trước khi bán hàng thì ngày 06/03/2008 nhân viên thu ngân tiếp nhận hàng hoá từ kho hàng để sắp xếp vào quầy hàng . Hàng ngày theo dõi hàng
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
hoá tại quầy qua báo cáo bán hàng , định kỳ hoặc khi nhập đợt hàng mới ngày 06/03/2008 từ kho thì tiến hành ghi vào báo cáo hàng tồn quầy.
Với nghiệp vụ xuất kho hàng hoá cho quầy bán lẻ thì phiếu xuất kho được lập tương tự biểu 3. Sau khi nhận hàng từ kho ra quầy thì nhân viên bán hàng phải lập báo cáo hàng tồn quầy chi tiết theo ngày giờ nhập hàng ra quầy. Đồng thời cuối mỗi ngày đều phải lập báo cáo hàng tồn quầy để phản ánh lượng hoá tồn đến thời điểm cuối ngày
Bảng 10: Trích báo cáo hàng tồn quầy tại quầy thực phẩm với một số mặt hàng bánh kẹo Bibica
BÁO CÁO HÀNG TỒN QUẦY. Số Trang Ngày : 06/03/2008. Gìơ : 08:20 Nhóm Mã hàng Tên hàng Đơnvị SL tồn
Đơn giá Gía trị tồn Thuế 001 016606 Bánh Mr Happy 700g Hộp 5 55.000 275.000 27.500 001 000035 Bánh hura gold 312g Hộp 10 28.000 280.000 28.000 001 047198 Bánh chocochip 300g Hộp 20 21.500 430.000 43.000 … Tổng tồn theo NCC Tổng tồn quầy 985.000 985.000 98.500 98.500 Ngày 06 tháng 3 năm 2008 Người lập báo cáo. Khách hàng tự lựa chọn hàng hoá tại các quầy hàng. Sau đó thanh toán ở quầy thu ngân và nhận hoá đơn mua hàng ( GTGT) tương tự như biểu 4.
Cuối ngày nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng hàng ngày theo dõi lượng hàng hoá bán ra của quầy mình phụ trách. . .
Bảng 11 : Báo cáo bán hàng ngày 06/03/2008 tại quầy thực phẩm
Công ty CP Siêu thị và XNK TM Việt Nam 24- Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Quầy hàng thực phẩm
BÁO CÁO BÁN HÀNG HÀNG NGÀY
Ngày 06/03/2008
STT Tên hàng , quy Đvt Số lượng Gía bán lẻ nơi bán Theo giá vốn
cách, phẩm chất Gía đơn vị Thành
tiền Gía đơn vị Thành tiền
1 2 3 4 5 6 7 8
Hàng VAT 10%
1 Bánh Mr Happy Hộp 2 55.000 110.000 47.000 94.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 Bánh Hura gold Hộp 8 28.000 224.000 21.500 172.000
Doanh thu chưa thuế 334.000 Gía vốn 266.000
VAT 10% 33.400
Tổng giá thanh toán 367.400
Lãi gộp 68.000 Đã thu bằng tiền
mặt : 367.400
Số tiền thực nộp : 367.400
Ngày 06/03/2008. Người lập báo cáo: