- Thêm mới một học sinh vào danh sách: bấm vào nút “Mới”, sau đó nhập thông tin của học sinh: o Mã học sinh: bắt buộc phải nhập và không được trùng nhau; o Kiểu hiển thị: lựa chọn kiểu h[r]
(1)Phiên 1.2.0 Hà Nội, tháng năm 2012 (2) NHỮNG NGƯỜI BIÊN SOẠN Nhóm biên soạn: Nguyễn Duy Hưng Nguyễn Bạch Đằng Bùi Thị Thúy Chủ trì biên soạn và hiệu đính: Nguyễn Thị Thái (3) MỤC LỤC PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH YÊU CẦU PHẦN CỨNG HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH 21 CẤP PHÒNG/SỞ - BDEMIS 21 GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 21 TÌM HIỂU GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 21 2.1 Thanh menu chương trình 21 2.2 Thanh trạng thái 22 PHẦN 3: CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỌC SINH CẤP PHÒNG/SỞ .23 MENU HỆ THỐNG 23 1.1 Kết nối máy CSDL 23 1.2 Nhập CSDL từ các đơn vị cấp 24 1.3 Xuất liệu lên cấp trên 25 1.4 Thoát chương trình .26 MENU THÔNG TIN HỌC SINH 27 2.1 Hồ sơ học sinh 27 2.2 Bảng tổng kết học lực và hạnh kiểm theo trường 28 2.3 Tìm kiếm .28 TỔ CHỨC THI 31 3.1 Đăng ký kỳ thi 31 3.2 Đăng ký môn thi 32 3.3 Tạo danh sách học sinh 32 3.4 Tạo danh sách phòng thi 35 3.5 Xếp phòng thi cho học sinh 36 3.6 Nhập học sinh bỏ thi 38 3.7 Xuất hồ sơ thi để nhập điểm 39 3.8 Nhập điểm thi .39 THỐNG KÊ BÁO CÁO 40 TRỢ GIÚP 44 (4) Lời giới thiệu Hệ thống thông tin giáo dục Việt Nam tồn nhiều bất cập, từ qui chuẩn thông tin, qui trình thu thập đến chế kiểm soát tính chính xác, tính đầy đủ, xác thực thông tin Tham gia vào giáo dục là tổ hợp đa dạng các quan quản lý, các tổ chức chính trị xã hội, các nhà tài trợ, các doanh nghiệp và xã hội Dù tổ chức, cá nhân có mối quan tâm riêng có chung mong muốn là có các thông tin liệu giáo dục tin cậy, kịp thời và dễ dàng Các công cụ quản lý thu thập liệu giáo dục thời phát triển tự phát, nhỏ lẻ nhằm giải các tác nghiệp đơn trên qui mô cục Với cùng bài toán nghiệp vụ, các đơn vị phát triển khác sử dụng các qui chuẩn khác Bất cập lớn các phần mềm này là không thể tổng hợp và cung cấp thông tin lên các quan quản lý cấp trên Từ năm 2006 đến 2012, với hỗ trợ Cộng đồng châu Âu (EU), Bộ GDĐT đã triển khai thực Dự án Hỗ trợ đổi quản lý giáo dục (SREM) Một mục tiêu trọng tâm Dự án là xây dựng hệ thống công cụ quản lý thông tin chuẩn mực để sử dụng thống ngành (EMIS, PMIS và VEMIS) Trong bối cảnh Chính phủ nỗ lực triển khai các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, Hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục thống đóng vai trò quan trọng việc hỗ trợ các sở giáo dục, các quan quản lý trung ương, địa phương và các quan quản lý giáo dục thực các chức quản lý trên sở hệ thống liệu tin cậy, kịp thời, thống chuẩn mực theo chiều dọc và chiều ngang; phục vụ nhu cầu quản lý đa tầng, đa chiều nhiều đối tượng tương ứng với nhiệm vụ, chức riêng bên Việc triển khai thực thống Hệ thống thông tin giáo dục nhằm đổi quy trình thu thập, quản lý, lưu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin giáo dục; đảm bảo độ chính xác liệu; giảm chi phí và tiết kiệm các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin giáo dục các quan quản lý nhà nước thông qua nguyên tắc liệu nhập lần các sở giáo dục và sử dụng nhiều lần các quan có liên quan Hệ thống này coi là sở tảng để xây dựng và hoàn thiện Cơ sở liệu điện tử dùng chung giáo dục Hệ thống hỗ trợ việc khai thác, tìm kiếm thông tin giáo dục nhằm đảm bảo tính thống trên toàn quốc Cơ sở liệu quốc gia giáo dục tích hợp, phân tích và phổ biến cho các bên quan tâm nhằm đưa các định hỗ trợ giáo dục cách hiệu và đúng mục tiêu Ngày 13 tháng năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT việc sử dụng thống phần mềm VEMIS các trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở liệu điện tử dùng chung giáo dục Theo Quyết định, Hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS có các phân hệ sau: Phân hệ Quản lý học sinh; Phân hệ Quản lý thư viện; Phân hệ Quản lý thiết bị; Phân hệ Quản lý nhân sự; Phân hệ Quản lý giảng dạy; Phân hệ Quản lý tài chính –tài sản; Phân hệ giám sát – đánh giá (M&E); (5) Sử dụng hệ thống này, hiệu trưởng tiết kiệm thời gian việc nắm bắt và giám sát diễn biến và kết các hoạt động nhà trường và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu cấp trên Nếu thông tin cập nhập đầy đủ vào hệ thống, các hiệu trưởng có các thông tin chính xác tình trạng hoạt động trường, chất lượng giáo dục khối, lớp, giáo viên để từ đó đưa các định điều chỉnh thích hợp Để hỗ trợ người sử dụng cách thiết thực, phạm vi sách này, chúng tôi không đề cập đến kiến thức và kỹ máy tính và hệ thống mạng mà giới thiệu thao tác phục vụ cho việc sử dụng phần mềm VEMIS để phục vụ người sử dụng thực công việc hàng ngày Trong quá trình thực hiện, chắn có khó khăn nảy sinh liên quan đến người sử dụng Yêu cầu đặt tất người tham gia vào hệ thống là cần hiểu rõ các lợi ích to lớn và lâu dài việc sử dụng hệ thống VEMIS để sử dụng vào các lĩnh vực hoạt động nhà trường Việc tiếp cận để làm chủ hệ thống này là yêu cầu mang tính thách thức, lại là đòi hỏi mang tính cấp bách nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng gia tăng Dự án SREM trân trọng giới thiệu Bộ Tài liệu Hướng dẫn sử dụng các phân hệ hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS tới các cán sử dụng hệ thống Hy vọng Bộ Tài liệu này hỗ trợ bước đầu cho người tiếp cận với Hệ thống phần mềm VEMIS Nhân dịp này, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến hàng trăm cán bộ, giáo viên từ các tỉnh thành nước đã cộng tác, giúp đỡ, hỗ trợ Dự án xây dựng thành công Hệ thống này Chúc các đ/c thành công BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN SREM (6) PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH Hệ thống phần mềm Quản lý Học sinh phiên cấp Phòng/Sở - BDEMIS xây dựng trên Window form với ngôn ngữ lập trình C#, sử dụng hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server 2005 YÊU CẦU PHẦN CỨNG + CPU: Pentium.IV trở lên + RAM: tối thiểu là 512 MB + Đĩa cứng (ổ C): tối thiểu trống Gb + Hệ điều hành: Microsoft Windows, thấp là phiên XP Service Pack HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 3.1 Chuẩn bị các điều kiện cài đặt 3.1.1 Tạm thời tắt toàn các chương trình diệt virut (sau cài đặt xong lại bật lại và sử dụng bình thường) Nguyên nhân: chương trình diệt virut có chức bảo mật, có thể chặn cổng 4430 truy cập vào CSDL SQL Server 2005, làm ảnh hưởng đến quá trình thao tác với CSDL (cài đặt nâng cấp chương trình) Mặc dù chương trình có thể báo đã cài đặt thành công số chức có thể đã bị chặn lại 3.1.2 Tắt chương trình Firewall (tường lửa) Nguyên nhân: chương trình Firewall là chương trình bảo mật hệ điều hành Windows Tương tự chương trình diệt virut, Firewall chặn cổng 4430 truy cập vào CSDL SQL Server 2005, vì vậy, quá trình thao tác với CSDL (cài đặt nâng cấp chương trình) không thành công Để cài đặt thành công, NSD tạm thời tắt chương trình này trước thực cài đặt hệ thống BDEMIS, sau cài đặt xong có thể bật lại và sử dụng bình thường Các bước thực hiện: Đối với Windows XP - Vào “Start/Settings/Control Panel” Hình 1.3.1.2.1 – Màn hình giao diện Control Panel - Chọn “Security Center” (7) Hình 1.3.1.2.2 – Màn hình giao diện Security Center - Chọn “Windows Firewall” Hình 1.3.1.2.3 – Màn hình giao diện Windows Firewall - Chuyển từ chế độ “On (recommended)” sang chế độ “Off (not recommended)” - Chọn “OK” để hoàn thành thao tác tắt chương trình Firewall Đối với Windows Windows Vista - Vào “Start/Control Panel” Hình 1.3.1.2.4 – Giao diện màn hình Control Panel Windows và Windows Vista - Chọn chế độ hiển thị View by: Small icons - Bấm vào nút “Windows Firewall” (8) Hình 1.3.1.2.5 – Màn hình giao diện Windows Firewall Windows và Windows Vista - Chọn “Turn Windows Firewall on or off” Hình 1.3.1.2.6 – Màn hình giao diện thay đổi tính Windows Firewall Windows và Windows Vista - Chuyển tất từ chế độ “Turn on Windows Firewall” chế độ “Turn off Windows Firewall (not recommended)” - Bấm vào nút “OK” để hoàn thành thao tác tắt chương trình Firewall trên Windows và Windows Vista 3.1.3 Đối với Windows Windows Vista: tắt chương trình bảo mật hệ thống “User Account Control Settings” Nguyên nhân: tương tự chương trình bảo mật Firewall chương trình diệt virut thì chương trình bảo mật hệ điều hành Windows và Windows Vista (User Accout Control Settings) chặn cổng 4430 truy cập vào CSDL SQL Server 2005 và làm cho quá trình cài đặt nâng cấp chương trình BDEMIS không thành công Thực sau: - Vào “Start/Control Panel” (9) Hình 1.3.1.3.1 – Màn hình giao diện Control Panel Windows và Windows Vista - Chọn chế độ hiển thị View by: Small icons - Bấm vào nút “User Accounts” Hình 1.3.1.3.2 – Màn hình giao diện User Accout - Bấm vào nút “Change User Account Control settings” Hình 1.3.1.3.3 – Màn hình giao diện thay đổi độ bảo mật Windows - Hạ mức bảo mật từ mức xuống mức thấp (Never notify) - Chọn “OK” để hoàn thành thao tác tắt chế độ bảo mật Windows và Windows Vista 3.1.4 Khởi động dịch vụ (services) SQL Server Browser - Chọn “Start/Run” nhấn tổ hợp phím +R (10) - Đánh lệnh “Services.msc” Hình 1.3.1.4.1 – Màn hình giao diện cửa sổ RUN - Bấm vào nút “OK” Hình 1.3.1.4.2 – Màn hình giao diện Services - Chọn đến dòng “SQL Server Bowser” Hình 1.3.1.4.3 – Màn hình giao diện khởi động dịch vụ SQL Browser - Bước (B1): chuyển từ chế độ “Disabled” sang chế độ “Automatic” – cho phép dịch vụ tự động khởi động cùng với Windows; - Bước (B2): bấm vào nút “Apply” – áp dụng thay đổi; - Bước (B3): bấm vào nút “Start” – khởi động dịch vụ; - Bước (B4): bấm vào nút “OK” – hoàn thành thao tác khởi động dịch vụ SQL Server Browse 3.2 Hướng dẫn cài đặt môi trường Lưu ý: không cài đặt trực tiếp từ đĩa chương trình, phải copy toàn nội dung đĩa cài đặt vào máy tính (không nên copy màn hình desktop ổ đĩa cài hệ điều hành windows) (11) - Sau copy toàn nội dung đĩa cài vào máy tính, chọn chạy file “CaiDatMoiTruongVEMIS.exe” Hình 1.3.2.1 – Màn hình giao diện giới thiệu dự án SREM - Bấm vào nút “Accept” Hình 1.3.2.2 – Màn hình giao diện chấp nhận cài đặt môi trường - Bấm vào nút “Install” (Với Windows và Windows Vista không xuất bước này) Hình 1.3.2.3 – Chấp nhận cài đặt NET Framework 3.5 - Bấm vào nút “Accept” (12) Hình 1.3.2.4 – Chấp nhận cài đặt Crystal Reports Chương trình đọc báo cáo hệ thống BDEMIS - Bấm vào nút “Accept” Hình 1.3.2.5 – Chấp nhận cài đặt Report Viewer Chương trình đọc báo cáo hệ thống PEMIS - Bấm vào nút “Accept” Hình 1.3.2.6 – Chấp nhận cài đặt SQL Server 2005 Chương trình lưu trữ CSDL - Bấm vào nút “Accept” (13) Hình 1.3.2.7 – Chấp nhận cài đặt Crystal Reports phiên cập nhật - Bấm vào nút “Install” (Với Windows và Windows Vista không xuất bước này) Hình 1.3.2.8 – Tiến trình cài đặt NET Framework 3.5 Hình 1.3.2.9 – Tiến trình cài đặt Crystal Reports Hình 1.3.2.10 – Tiến trình cài đặt Report Viewer Hình 1.3.2.11 – Tiến trình cài đặt SQL Server 2005 (14) Hình 1.3.2.12 – Cài đặt Framework - Bấm vào nút “Next” để tiếp tục Hình 1.3.2.3 – Chọn thư mục cài đặt Framework - Bấm vào nút “Next” để tiếp tục Hình 1.3.2.14 – Xác nhận cài đặt Framework - Bấm vào nút “Next” để tiếp tục (15) Hình 1.3.2.15 – Hoàn thành cài đặt Framework - Bấm vào nút “Close” để hoàn thành cài đặt Framework và cài đặt môi trường Lưu ý: Môi trường cài đặt lần nhất, gỡ bỏ gỡ bỏ chương trình, không gỡ bỏ môi trường (16) 3.3 Hướng dẫn cài đặt chương trình BDEMIS - Trong thư mục cài đặt chương trình: Bấm vào nút file cài đặt “BDEMIS_Setup_1.2.0_x86_DevExpress10.exe” Hình 1.3.3.1 – Màn hình giao diện chào mừng đến với cài đặt BDEMIS - Bước 1: bấm vào nút “Next” để tiếp tục cài đặt Hình 1.3.3.2 – Màn hình giao diện giới thiệu các phiên BDEMIS - Bước 2: bấm vào nút “Next” để tiếp tục cài đặt Hình 1.3.3.3 – Màn hình giao diện giới thiệu dự án SREM - Bước 3: bấm vào nút “Tôi đã đọc thông tin SREM”, chọn “Next” để tiếp tục cài đặt - Bước 4: Có trường hợp: TH1: cài đặt đầy đủ: chương trình mặc định cài đặt toàn các phân hệ trên cùng máy tính (17) TH2: cài đặt có lựa chọn: chương trình cho phép cài đặt riêng lẻ phân hệ 3.3.1 TH1 – Cài đặt đầy đủ Hình 1.3.3.1.1 – Màn hình giao diện lựa chọn cài đặt - Bước 4.1: bấm vào nút “Cài đặt đầy đủ …”; Chọn “Next” để tiếp tục cài đặt Hình 1.3.3.1.2 – Màn hình giao diện cài đặt đầy đủ phân hệ BDEMIS - Bước 5.1: bấm vào nút “Next” để tiếp tục cài đặt Hình 1.3.3.1.3 – Màn hình giao diện lựa chọn máy chủ cài đặt CSDL BDEMIS - Bước 5.2: bấm vào nút vào ô “Cài đặt liệu”, chọn tên máy chủ cài đặt CSDL, sau đó bấm vào nút “Chọn” để tiếp tục cài đặt (18) Hình 1.3.3.1.4 – Màn hình giao diện lựa chọn cài đặt CSDL - Bước 5.3: bấm vào nút toàn CSDL danh sách, sau đó chọn “Next” để tiếp tục cài đặt Hình 1.3.3.1.5 – Màn hình giao diện giới thiệu địa liên hệ đơn vị trực tiếp phát triển phần mềm - Bước 6: bấm vào nút “Next” để tiếp tục cài đặt Hình 1.3.3.1.6 – Màn hình giao diện cài đặt thành công chương trình BDEMIS - Bước 7: bấm vào nút “Finish” để hoàn thành cài đặt chương trình (19) 3.3.2 TH2 – Cài đặt có lựa chọn Hình 1.3.3.2.1 – Màn hình giao diện lựa chọn cài đặt CSDL - Bước 4.1: bấm vào nút “Cài đặt có lựa chọn (Dành cho máy trạm – client)”, sau đó chọn “Next” để tiếp tục cài đặt Hình 1.3.3.2.2 – Màn hình giao diện lựa chọn cài đặt các phân hệ sử dụng - Bước 4.2: chọn cài đặt các phân hệ sử dụng o Lựa chọn 1: cài đặt tất - chương trình và CSDL + Bấm vào nút tất danh sách “Chọn phân hệ cài đặt”, sau đó chọn “Next” để tiếp tục cài đặt + Tiếp tục cài đặt theo các bước từ “Bước 5.1” đến “Bước 7” giống (TH1) o Lựa chọn 2: cài đặt riêng chương trình + Bấm vào nút BDEMIS Student: lựa chọn cài đặt phân hệ “Quản lý học sinh cấp Phòng/Sở” System: lựa chọn cài đặt phân hệ “Quản trị hệ thống cấp Phòng/Sở” + Bấm vào nút Uninstall: lựa chọn cài đặt phần gỡ bỏ chương trình BDEMIS + Tiếp tục cài đặt theo các bước từ “Bước 6” đến “Bước 7” giống (TH1) o Lựa chọn 3: cài đặt riêng CSDL + Chỉ bấm vào nút “Database”: lựa chọn cài đặt riêng CSDL (20) + Tiếp tục cài đặt theo các bước từ “Bước 5.1” đến “Bước 7” giống (TH1) Sau đó, bấm vào nút “Next” để tiếp tục cài đặt (21) PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH CẤP PHÒNG/SỞ - BDEMIS GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH Sau cài đặt xong chương trình “Quản lý học sinh (QLHS) cấp Phòng/Sở”, để mở chương trình, chọn bấm đúp vào biểu tượng trên màn hình desktop Hình 2.1.1: Giao diện chính phân hệ quản lý học sinh cấp Phòng/Sở TÌM HIỂU GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH Giao diện chương trình chia làm hai phần chính: menu chương trình và trạng thái 2.1 Thanh menu chương trình Trên cùng là menu chính chứa các chức chính chương trình, (Hình 2.2.1) bao gồm: Hình 2.2.1: Các menu chính chương trình Hệ thống: gồm các chức - Kết nối máy chủ sở liệu (CSDL): thực kết nối máy chủ chứa CSDL - Nhập CSDL từ các đơn vị cấp dưới: đọc file liệu xml từ các cấp trực thuộc (đơn vị cấp dưới) gửi lên - Xuất liệu lên cấp trên: xuất liệu đơn vị mình file xml để gửi lên cấp cao - Thoát chương trình: thoát khỏi chương trình QLHS cấp Phòng/Sở Thông tin học sinh: gồm các chức - Hồ sơ học sinh: để NSD khai thác thông tin chi tiết học sinh đến trường, lớp đơn vị trường trực thuộc (22) - Bảng tổng kết học lực và hạnh kiểm theo trường: để NSD khai thác thông tin chi tiết học lực, hạnh kiểm học sinh theo lớp và theo trường - Tìm kiếm: để NSD tìm kiếm các thông tin học sinh theo các tiêu chí khác nhau, phục vụ cho việc khai thác thông tin chi tiết học sinh các đơn vị trường trực thuộc Tổ chức thi: gồm các chức - Đăng ký kỳ thi: để NSD đăng ký kỳ thi cho học sinh (thi học sinh giỏi, thi tốt nghiệp, thi nghề …) - Đăng ký môn thi: để NSD đăng ký môn thi cho kỳ thi chọn - Tạo danh sách học sinh: để NSD tạo danh sách học sinh cho kỳ thi - Tạo danh sách các phòng thi: để NSD tạo các phòng thi cho kỳ thi - Xếp phòng thi cho học sinh: để NSD xếp học sinh vào các phòng thi - Nhập học sinh bỏ thi: để NSD quản lý danh sách các em học sinh bỏ thi đợt thi đó - Xuất hồ sơ để nhập điểm: để NSD xuất hồ sơ học sinh kỳ thi để giáo viên nhập điểm thi cho học sinh - Nhập điểm thi: để NSD dùng file excel đã nhập điểm, đọc điểm thi học sinh vào chương trình Thống kê báo cáo Chương trình liệt kê toàn các mẫu báo cáo để NSD khai thác thông tin, thống kê và tổng hợp số liệu các đơn vị trường trực thuộc, phục vụ cho công tác quản lý để báo cáo lên các cấp quản lý cao Trợ giúp: là chức hỗ trợ NSD suốt quá trình làm việc với chương trình Xem thông tin chương trình giúp xác định phiên chương trình sử dụng 2.2 Thanh trạng thái Dưới cùng màn hình là trạng thái với số thông tin trạng thái chương trình Mã đơn vị, Tên đơn vị, Năm học và Thông tin học kỳ thời Hình 2.2.2: Thanh trạng thái (23) PHẦN 3: CÁC CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỌC SINH CẤP PHÒNG/SỞ MENU HỆ THỐNG Hình 3.1: Các chức menu “Hệ thống” 1.1 Kết nối máy CSDL Mục đích: NSD dùng để kết nối với máy chủ chứa CSDL Các bước thực hiện: chọn menu "Hệ thống/Kết nối máy chủ CSDL" Hình 3.1.1: Thiết lập tham số hệ thống Bước (B1): chọn Máy chủ nơi chứa CSDL - Nếu máy chủ chứa CSDL là máy hành thì bỏ qua bước (B2) và bước (B3), thực luôn bước (B4) - Nếu máy chủ chứa CSDL không phải là máy hành – có thể là máy khác cùng hệ thống mạng LAN: Có hai cách thao tác: o Cách 1: nhập trực tiếp tên máy chủ chứa CSDL nhập địa IP máy chủ CSDL o Cách 2: bấm vào nút vào mũi tên ô chọn “Máy chủ”, chương trình tự động tìm tất máy chủ CSDL có trên hệ thống mạng LAN Sau đó NSD lựa chọn tên máy chủ CSDL cần thao tác Bước (B2): Chọn kiểu kết nối - Nếu máy chủ chứa CSDL là máy hành thì giữ nguyên kiểu kết nối (24) - Nếu máy chủ CSDL là máy khác: chọn kiểu kết nối là “Máy chủ mạng nội (LAN)” Lưu ý: Với kiểu kết nối là “Máy chủ mạng nội (LAN)” Bắt buộc NSD phải nhập: + Tên đăng nhập vào CSDL (tên đăng nhập phải có quyền cao – “sa”) vào ô “Tài khoản” + Mật đăng nhập vào CSDL: vào ô “Mật khẩu” Bước (B3): Chọn CSDL cần kết nối - NSD bấm vào nút vào mũi tên lựa chọn CSDL: nên để mặc định (chọn toàn CSDL) Bước (B4): thực kết nối - NSD bấm vào nút “Kết nối”: NSD chọn đúng máy chủ CSDL và máy chủ CSDL đã cài đặt đủ CSDL cho phân hệ BDEMIS thì chương trình báo kết nối thành công 1.2 Nhập CSDL từ các đơn vị cấp Mục đích: nạp liệu từ các đơn vị trực thuộc vào hệ thống để khai thác thông tin Các bước thực hiện: chọn "Hệ thống/Nhập CSDL từ các đơn vị cấp dưới" Hình 3.1.2.1 – Nạp liệu từ các đơn vị cấp - Chọn “Nạp liệu” Hình 3.1.2.2 – Hình chọn file liệu xml đơn vị cấp - Chọn đến file xml đơn vị trực thuộc gửi lên - Chọn “Open” (25) Hình 3.1.2.3 – Hình đọc liệu thành công - Kết thúc: đọc liệu thành công Lưu ý 1: Một số trường hợp chương trình báo tệp liệu không phải đơn vị trực thuộc, người sử dụng cần kiểm tra lại liệu danh mục phân hệ Quản trị hệ thống Nếu cần thiết có thể sử dụng chức đồng liệu danh mục từ PEMIS để thiết đặt lại danh mục đơn vị chuẩn Lưu ý 2: Khi đọc liệu, liệu trường năm học – học kỳ xác định đã tồn bị xóa và ghi đè liệu 1.3 Xuất liệu lên cấp trên Mục đích: xuất liệu đơn vị mình để gửi báo cáo lên cấp cao Các bước thực hiện: chọn "Hệ thống/Xuất liệu lên cấp trên" Hình 3.1.3.1 – Xuất liệu lên cấp trên - Bấm vào nút “Kết xuất thông tin” Hình 3.1.3.2 – Chọn đường dẫn lưu file - Chọn nơi lưu liệu báo cáo – Thư mục chứa liệu trên máy tính - Đặt tên file liệu báo cáo - Chọn “Save” để lưu thông tin (26) Hình 3.1.3.3 – Kết xuất liệu thành công Lưu ý: Với phiên BDEMIS 1.2.0 đã có phần hiển thị phiên sử dụng, cảnh báo cho người sử dụng để kiểm soát việc tương thích phiên máy xuất liệu và phiên đơn vị chủ quản nhận liệu 1.4 Thoát chương trình - Chọn “Hệ thống/Thoát chương trình”: NSD sử dụng để đóng chương trình (27) MENU THÔNG TIN HỌC SINH Hình 3.2: Các chức menu “Thông tin học sinh” 2.1 Hồ sơ học sinh Mục đích: NSD khai thác thông tin học sinh toàn các đơn vị trực thuộc Các bước thực hiện: NSD chọn "Thông tin học sinh\Hồ sơ học sinh" Hình 3.2.1.1 – Thông tin hồ sơ học sinh - Mở danh sách học sinh trường trực thuộc: NSD thao tác bấm vào nút vào nút “Chọn Trường”, chọn đến trường cần xem thông tin, chương trình hiển thị danh sách toàn các em học sinh thuộc trường đó - Xem thông tin chi tiết học sinh: NSD thao tác bấm vào nút vào tên học sinh danh sách: toàn thông tin cá nhân quốc tịch, tôn giáo, quê quán, nơi ở, …; các thông tin gia đình, sức khỏe, khen thưởng, kỷ luật … hiển thị chi tiết phần bên phải hình “3.2.1.1 – Thông tin hồ sơ học sinh” - Cần chú ý rằng, NSD có quyền khai thác thông tin học sinh, không có quyền thay đổi thông tin nào học sinh (28) 2.2 Bảng tổng kết học lực và hạnh kiểm theo trường Mục đích: xem chi tiết đánh giá điểm, học lực, hạnh kiểm các em học sinh đơn vị trường trực thuộc Các bước thực hiện: chọn “Thông tin học sinh/Bảng tổng kết học lực và hạnh kiểm theo trường” Hình 3.2.2.1 – Thông tin chi tiết học lực và hạnh kiểm theo trường Các thao tác khai thác thông tin chi tiết học lực và hạnh kiểm các em học sinh: - (1): Chọn học kỳ cần xem: có lựa chọn (học kỳ 1, học kỳ và năm) để NSD lựa chọn - (2): Chọn lớp học cần xem – chương trình hiển thị toàn tên lớp học trường đã chọn, NSD có thể chọn lớp cụ thể để xem thông tin học sinh - NSD có thể sử dụng chức “In bảng điểm (3)” để in xuất file (Excel, pdf …) cách bấm vào nút chức (3) – chọn in bảng điểm theo lớp học in bảng điểm cá nhân theo hình 3.2.2.2 Hình 3.2.2.2 – Chọn in bảng điểm theo lớp bảng điểm cá nhân 2.3 Tìm kiếm Mục đích: tìm kiếm thông tin học sinh theo các tiêu chí khác như: họ tên học sinh, giới tính, học lực, hạnh kiểm … Cách thức: chọn “Thông tin học sinh/Tìm kiếm” (29) Hình 3.2.3.1 – Tìm kiếm thông tin học sinh Theo hình “3.2.3.1 – Tìm kiếm thông tin học sinh” chia làm vùng: (1) Là các phạm vi tìm kiếm thông tin và các thông tin chi tiết mà NSD cần tìm kiếm - Thao tác: Chọn phạm vi tìm kiếm: chương trình liệt kê tất các đơn vị trực thuộc để NSD lựa chọn tìm kiếm các thông tin cần thống kê Ví dụ: đơn vị sử dụng là cấp Phòng, NSD có thể tìm kiếm phạm vi: + Toàn Phòng GDĐT; + Toàn khối THCS; + Toàn khối Tiểu học; + Hoặc trường trực thuộc Phòng Chọn thông tin tìm kiếm bao gồm: + Thông tin chung - bao gồm các thông tin như: họ và tên, điện thoại, giới tính, dân tộc, tôn giáo, email, nơi sinh, quê quán, hộ thường trú, nơi ở, diện ưu tiên, ưu đãi + Thông tin - bao gồm các thông tin như: lứa học sinh, chức vụ lớp, chức vụ đoàn, môn nghề phổ thông, chứng nghề đã có, ngoại ngữ, ngoại ngữ + Thông tin kết học tập - bao gồm các thông tin như: học lực, hạnh kiểm theo học kỳ theo năm (1) Là vùng thực các thao tác tạo các điều kiện tìm kiếm các câu lệnh tìm kiếm và xử lý việc tìm kiếm thông tin Vùng thông tin này chia gồm: + Vùng 1: các phép toán để tạo các câu lệnh truy vấn: và, hoặc, phủ định + Vùng 2: các thao tác tạo câu lệnh truy vấn: (30) - Thêm lệnh: thêm vào vùng chứa câu lệnh truy vấn câu lệnh truy vấn mới; - Tạo mới: tạo câu lệnh truy vấn; - Chèn: chèn câu lệnh truy vấn vào câu lệnh truy vấn đã có sẵn; - Xóa dòng: xóa dòng bên vùng chứa các câu lệnh truy vấn + Vùng 3: thao tác xử lý câu lệnh truy vấn - Tìm kiếm: thực thi các câu lệnh truy vấn; - Thoát: thoát khỏi chức tìm kiếm - Là vùng thực các thao tác lưu lại các câu lệnh truy vấn thường dùng, NSD cần dùng lại các câu lệnh truy vấn thì không cần thêm thao tác - Thao tác: bấm vào nút vào ô “Làm việc với câu truy vấn cũ” + Ghi câu lệnh truy vấn (câu lệnh tìm kiếm): - Đặt tên cho câu lệnh truy vấn: nhập vào ô textbox “Tên truy vấn” (lưu ý: tên các câu lệnh truy vấn không trùng nhau) - Bấm vào nút “Ghi truy vấn” để lưu câu lệnh truy vấn + Xóa câu lệnh truy vấn cũ: - Chọn tên câu lệnh truy vấn danh sách truy vấn - Bấm vào nút “Xóa truy vấn” + Đổi tên câu lệnh truy vấn: - Chọn tên câu lệnh truy vấn danh sách truy vấn; - Nhập tên câu lệnh truy vấn vào ô Textbox “Tên truy vấn”; - Bấm vào nút “Ghi tên mới” (lưu ý: tên các câu lệnh truy vấn không trùng nhau) Ví dụ: Phòng GDĐT muốn tìm kiếm thông tin các em học sinh xếp loại học lực Giỏi tất trường Tiểu học trực thuộc Phòng để có kế hoạch trao phần thưởng khích lệ cho các em đã đạt thành tích tốt năm học 2011-2012 * Thao tác: - B1: Chọn phạm vi tìm kiếm: toàn Phòng GD&ĐT - B2: Chọn thông tin tìm kiếm: + Thông tin chung + Họ và tên: Sau là “Nam” - B3: Bấm vào nút “Thêm lệnh” - B4: Bấm vào nút phép toán “Và” - B5: Bấm vào nút thông tin tìm kiếm: + Thông tin kết học tập + Học lực: Là “Giỏi” + Học kỳ: Cả năm, Năm học “2011-2012” - B6: Bấm vào nút “Thêm lệnh” - B7: Bấm vào nút “Tìm kiếm” (31) TỔ CHỨC THI Hình 3.3.1 – Các chức menu “Tổ chức thi” 3.1 Đăng ký kỳ thi Mục đích: đăng ký các kỳ thi cho học sinh như: Kỳ thi học sinh giỏi (HSG), thi tốt nghiệp, thi học nghề … Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Đăng ký kỳ thi” Hình 3.3.1.1 – Chức đăng ký kỳ thi - NSD có thể thêm kỳ thi cách: bấm vào nút “Mới”; nhập mã kỳ thi, tên kỳ thi và chọn loại kỳ thi Sau đó chọn “Lưu” để hoàn thành - NSD có thể sửa đổi lại thông tin kỳ thi đã nhập cách: bấm vào nút danh sách các kỳ thi, chọn “Sửa”, nhập lại mã, tên kỳ thi, chọn loại kỳ thi, sau đó bấm vào nút “Lưu” để hoàn thành thao tác sửa thông tin kỳ thi đã chọn - NSD có thể loại bỏ kỳ thi cách: bấm vào nút danh sách các kỳ thi, chọn “Xóa” để loại bỏ kỳ thi đã chọn - NSD có thể lựa chọn kỳ thi cần thao tác cách: bấm vào ô checkbox đầu kỳ thi Trong danh sách, kỳ thi nào chọn thì nó kích hoạt để sử dụng tiếp các chức khác liên quan đến kỳ thi như: đăng kí học sinh, đăng ký môn thi … cho kỳ thi đó 3.2 Đăng ký môn thi Mục đích: để đăng ký môn thi cho kỳ thi đã chọn bước 3.1 Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Đăng ký môn thi” (32) Hình 3.3.2.1 – Chức đăng ký môn thi - Chọn khối thi: bấm vào nút khối thi danh sách “Khối thi”; - Chọn môn thi cho kỳ thi: bấm vào nút checkbox môn cần đăng ký danh sách môn thi; - Bấm vào nút “Cập nhật” để hoàn thành đăng ký môn thi cho kỳ thi đã chọn 3.3 Tạo danh sách học sinh 3.3.1 Xuất mẫu nhập excel Mục đích: tạo danh sách các em học sinh cho kỳ thi đã chọn Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Tạo danh sách học sinh/Xuất mẫu nhập excel” Hình 3.3.3.1.1 – Chức xuất mẫu nhập danh sách dự thi excel - Chọn loại kỳ thi: bấm vào nút danh sách loại kỳ thi; - Chọn kỳ thi: bấm vào nút danh sách kỳ thi - Bấm vào nút “Xuất Excel” - Sau có danh sách hồ sơ học sinh cho kỳ thi, NSD nhập các thông tin học sinh vào file Excel (33) Hình 3.3.3.1.2 – Mẫu nhập danh sách dự thi excel o Nhập mã học sinh: mã học sinh không phép trùng nhau; o Nhập họ và tên học sinh: nhập họ và tên học sinh theo giấy khai sinh; o Nhập kiểu hiển thị: sử dụng danh mục để tra mã (ví dụ: “01” là kiểu hiển thị theo Họ - Tên đệm – Tên); o Nhập ngày sinh: nhập theo định dạng “dd/mm/yyyy”; o Nhập giới tính: sử dụng danh mục để tra mã (ví dụ: “0” là Nam, “1” là Nữ); o Nhập mã trường: nhập vào mã trường tương ứng học sinh; o Nhập khối: nhập vào khối học tương ứng học sinh, sử dụng danh mục để tra mã khối học (ví dụ: “01” là mã cho “Khối 1”); o Nhập môn thi: nhập vào môn thi tương ứng, sử dụng danh mục để tra mã môn học (ví dụ: “01” là mã môn “Toán”) 3.1.2 Nhập danh sách từ Excel Mục đích: hỗ trợ NSD nhập danh sách học sinh đăng ký thi đã xuất từ file Excel (xem phần 3.1.1) Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Tạo danh sách học sinh/Nhập danh sách từ excel” Hình 3.3.3.2.1 – Chức nạp danh sách dự thi từ excel - Thêm file Excel: bấm vào nút “Thêm file Excel”, sau đó lựa chọn đến file hồ sơ học sinh đã nhập (xem mục 3.3.1) - Bấm vào nút vào checkbox tương ứng với file Excel cần thao tác danh sách - Bấm vào nút “Nạp hồ sơ” để hoàn thành việc nạp hồ sơ các em học sinh từ file Excel - Nếu NSD chọn nhập file nhập liệu, có thể sử dụng chức xóa file đã chọn cách: chọn vào file danh sách các file đã nhập, chọn “Xóa File”, sau đó chọn lại file khác giống thao tác thêm file Excel 3.1.3 Nhập và sửa danh sách Mục đích: nhập trực tiếp danh sách học sinh cho kỳ thi đã chọn từ chương trình, sửa thông tin, loại bỏ thông tin học sinh Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Tạo danh sách học sinh/Nhập và sửa danh sách” (34) Hình 3.3.3.1.3.1 – Chức thao tác danh sách dự thi trực tiếp từ chương trình - Thêm học sinh vào danh sách: bấm vào nút “Mới”, sau đó nhập thông tin học sinh: o Mã học sinh: bắt buộc phải nhập và không trùng nhau; o Kiểu hiển thị: lựa chọn kiểu hiển thị danh sách; o Họ đệm: nhập họ học sinh theo giấy khai sinh; o Tên đệm: nhập tên đệm học sinh theo giấy khai sinh; o Tên: nhập tên học sinh theo giấy khai sinh; o Giới tính: lựa chọn giới tính danh sách; o Ngày sinh: nhập ngày sinh theo giấy khai sinh; o Môn thi: chọn môn thi danh sách các môn thi; o Trường: chọn trường nơi học sinh học; o Sau đó bấm vào nút “Lưu” để hoàn thành thao tác thêm học sinh cho kỳ thi Sửa thông tin học sinh danh sách: bấm vào nút học sinh đã tồn danh sách, chọn “Sửa”, sau đó nhập các thông tin cần thay đổi bổ sung; bấm vào nút “Lưu” để hoàn thành thao tác sửa thông tin học sinh Xóa học sinh danh sách: bấm vào nút học sinh đã tồn danh sách, chọn “Xóa”, bấm vào nút “Yes” thực muốn xóa học sinh khỏi danh sách, bấm vào nút “No” để hủy việc xóa 3.4 Tạo danh sách phòng thi Mục đích: tạo danh sách các phòng thi cho đợt thi Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Tạo danh sách phòng thi” (35) Hình 3.3.4.1 – Chức tạo danh sách phòng thi - Có cách để tạo danh sách phòng thi: Cách 1: tạo tay phòng thi Cách làm sau: Chọn thêm phòng thi: bấm vào nút “Mới”; Sau đó nhập các thông tin: o Mã phòng thi: chương trình tự động sinh mã; o Tên phòng thi: nhập tên phòng thi (không phép để trống) Bấm vào nút “Lưu” để hoàn thành thao tác thêm phòng thi Cách 2: Tạo tự động nhiều phòng thi cùng thời điểm Cách làm sau: Bấm vào nút “Tạo phòng thi tự động” Hình 3.3.4.2 – Chức lập danh sách phòng thi tự động o Chọn nhóm thi danh sách nhóm thi danh sách các nhóm thi; o Nhập số phòng cần tạo; o Nhập tiền tố tên phòng cần tạo; o Nếu tích chọn vào checkbox “Xóa danh sách phòng đã có nhóm thi”, chương trình tự động xóa các phòng thi đã tồn tương ứng với nhóm thi chọn; ngược lại, chương trình thêm các phòng thi vào danh sách o Bấm vào nút “OK” để hoàn thành thao tác tạo phòng thi tự động 3.5 Xếp phòng thi cho học sinh Mục đích: xếp phòng thi cho các em học sinh Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Xếp phòng thi cho học sinh” (36) Hình 3.3.5.1 – Chức xếp phòng thi cho học sinh - Bấm vào nút “Nhóm thi” danh sách các nhóm thi đã tạo; - Bấm vào nút “Phòng thi” danh sách phòng thi đã tạo; - Bấm vào nút “Đánh số bao danh”, để đánh số báo danh cho các em học sinh; Hình 3.3.5.2 – Chức đánh số báo danh cho học sinh o Nhập tiền tố số báo danh; o Nhập số các chữ số (hậu tố) để tạo số thứ tự cho việc đánh SBD; o Bấm vào nút “Sinh SBD” để sinh số báo danh tự động cho các em học sinh; o Bấm vào nút “Cập nhật” để hoàn thành thao tác đánh số báo danh cho học sinh - Bấm vào nút “Phân phòng thi tự động” để phân phòng thi cho học sinh Hình 3.3.5.3 – Chức phân phòng thi tự động o Chọn nhóm thi danh sách nhóm thi đã tạo Có lựa chọn cho việc xếp phân phòng thi: Cách 1: xếp phòng thi theo số phòng đã nhập (37) Bấm vào nút vào checkbox “Xếp phòng thi theo số phòng đã nhập”; Chương trình tự động xếp học sinh vào phòng thi theo lựa chọn ban đầu Cách 2: chia số học sinh phòng thi Bấm vào nút vào checkbox “Xếp theo chia số học sinh phòng thi”; Nhập số học sinh cần chia cho phòng thi o Bấm vào nút “Xử lý” để hoàn thành thao tác phân phòng thi tự động - NSD có thể loại bỏ thông tin phân phòng thi tự động cách bấm vào nút “Xóa thông tin phân phòng” - NSD có thể in danh sách phòng thi cách bấm vào nút “In” Hình 3.3.5.4 – Chức in danh sách phòng thi o Chọn nhóm thi danh sách nhóm thi đã tạo o Chọn môn thi danh sách môn thi đã tạo o Chọn phòng thi danh sách phòng thi đã tạo o Nếu tích chọn vào checkbox “Tất phòng thi nhóm và môn thi”, chương trình mặc định in toàn danh sách tất các phòng thi nhóm thi và môn thi đã chọn o Bấm vào nút “In chi tiết” để in chi tiết o Bấm vào nút “In Niêm Yết” để in niêm yết 3.6 Nhập học sinh bỏ thi Mục đích: để nhập danh sách các em học sinh bỏ thi kỳ thi đã chọn Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Nhập học sinh bỏ thi” (38) Hình 3.3.6.1 – Chức nhập học sinh bỏ thi - Chọn nhóm thi danh sách nhóm thi đã tạo - Chọn phòng thi danh sách phòng thi đã tạo - Bấm vào nút “Cập nhật” để hoàn thành thao tác nhập học sinh bỏ thi - Bấm vào nút “In DS học sinh bỏ thi” để in toàn danh sách các em học sinh bỏ thi 3.7 Xuất hồ sơ thi để nhập điểm Mục đích: xuất toàn hồ sơ thi các em học sinh đã đăng ký thành công kỳ thi để nhập điểm thi từ file Excel Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Xuất hồ sơ thi để nhập điểm” 3.8 Nhập điểm thi Mục đích: thực nhập điểm thi cho các em học sinh từ file excel xuất theo chức 3.7 Cách thức: chọn “Tổ chức thi/Nhập điểm thi” (39) THỐNG KÊ BÁO CÁO Hình 3.4.1 – Chức thống kê báo cáo - Bấm vào nút menu “Thống kê báo cáo”, chương trình liệt kê toàn danh sách các báo cáo thống kê tương ứng với cấp Phòng cấp Sở tùy theo việc khai báo tham số hệ thống NSD Cách xem báo cáo thống kê - NSD có thể chọn xem báo cáo cách: Cách 1: bấm đúp vào tên báo cáo danh sách Cách 2: chọn tên báo cáo danh sách, sau đó bấm vào biểu tượng công cụ trên (40) Cách trích xuất liệu báo cáo tệp ngoài (excel, pdf…) Ví dụ: chọn xem báo cáo “Thống kê xếp loại học lực theo xã, phường cấp Tiểu học” Trên màn hình báo cáo thống kê có phần: - Phần 1: công cụ; - Phần 2: liệu báo cáo thống kê; Hình 3.4.2: Màn hình báo cáo thống kê “Xếp loại học lực theo xã, phường” (41) Phần 1: Thanh công cụ (1): là biểu tượng dùng để xuất liệu báo cáo file ngoài, bấm vào biểu tượng (1) trên công cụ, chương trình đưa màn hình sau: - Hình 3.4.3: Màn hình lựa chọn trích xuất liệu báo cáo file ngoài Phần (1.1) là nơi NSD chọn để lưu trữ tệp ngoài; - Phần (1.2) là nơi dùng để nhập tên file cần trích xuất; - Phần (1.3) là định dạng file mà NSD muốn trích xuất Có các định dạng file sau: o Crytal Report (*.rpt): là định dạng file báo cáo có phần đuôi mở rộng chương trình Crystal Report, loại file này NSD không nên trích xuất ra, vì không sử dụng cho mục đích xem hay thống kê o PDF (*.pdf): là định dạng file PDF o Microsoft Excel (97-2003) (*.xls) Microsoft Excel (97-2003) Données uniquement (*.xls): là định dạng file excel o Microsoft Excel (97-2003) (*.doc): là định dạng file word o Microsoft Excel (97-2003) – Modifiable (*.rtf) Rich Text Format (RTF) (*.rtf): là định dạng file rtf, định dạng này tương tự định dạng file word, NSD có thể sử dụng định dạng này để khai thác và xem thông tin báo cáo thống kê o XML (*.xml): là định dạng file xml, NSD không nên xuất định dạng file này, vì nó không thể sử dụng để xem và khai thác liệu (42) (2): là chức in báo cáo, NSD có thể sử dụng chức này để in trực tiếp báo cáo từ chương trình (3): là chức dùng để thay đổi thông tin các tham số hiển thị trên báo cáo như: thông tin đơn vị báo cáo, thông tin năm học thông tin đơn vị chủ quản (4): tương tự chức thứ (3), để thay đổi thông tin các tham số báo cáo (5): là phần hiển thị nội dung lựa chọn xem nhanh liệu báo cáo theo tiêu đề (6): là phần NSD dùng để xem liệu báo cáo theo trang (7): là phần NSD dùng để tìm kiếm từ nội dung báo cáo và để phóng to thu nhỏ nội dung liệu báo cáo Phần 2: Phần hiển thị nội dung liệu báo cáo (43) TRỢ GIÚP 5.1 Trợ giúp Mục đích: hỗ trợ NSD hiểu rõ các chức thiết kế chương trình nhằm thực tốt quá trình làm việc với phần mềm Các bước thực hiện: Chọn “Trợ giúp/trợ giúp” 5.2 Thông tin phân hệ Mục đích: hỗ trợ NSD nắm bắt thông tin của chương trình bao gồm thông tin phân hệ, thông tin phiên sử dụng phân hệ Các bước thực hiện: chọn “Trợ giúp/Thông tin phân hệ” Hình 3.5.2.1: Màn hình trợ giúp thông tin phân hệ VEMIS (44)