Đang tải... (xem toàn văn)
• Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. • Mục đích và những mối quan tâm của đơn vị được kiểm toán Khi thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị, các nhà quản lý thường quan tâm đến những khía cạnh sau: Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin. Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật. Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực trong đơn vị. Nhằm cung câp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực hợp lý. • Mục đích và những mối quan tâm của Kiểm toán viên Mục đích của KTV khi nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là để xác định mức độ tin cậy đối với hệ thống này, trên cơ sở đó để xác định hợp lý nội dung, phạm vi và thời gian cho các cuộc khảo sát cơ bản cần phải thực hiện. KTV đặc biệt quan tâm đến các khía cạnh thứ nhất và thứ tư đó là về bảo vệ tài sản, sổ sách thông tin và khía cạnh về cung cấp thông tin đáng tin cậy, lập BCTC trung thực hợp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ. • Trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán Việc xây dựng và duy trì các quá trình kiểm soát ở đơn vị là trách nhiệm thuộc về đơn vị được kiểm toán chứ không phải trách nhiệm của kiểm toán viên. Đơn vị được kiểm toán phải có trách nhiệm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh và có hiệu quả để đảm bảo hợp lý là các BCTC được trình bày một cách trung thực. • Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ Các quá trình kiểm toán chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo tuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát ở đơn vị trong đó có cả mục tiêu lập BCTC trung thực hợp lý. Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích đó mà hệ thống mang lại. Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên. Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc kiểm soát. Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị. Khả năng người thực hiện kiểm soát lại lạm dụng đặc quyền của mình. Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. Với những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ và vì bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ không thể vượt hơn sự đảm bảo hợp lý nên hầu như trong tất cả các cuộc kiểm toán BCTC luôn luôn có một mức độ
LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Mỗi doanh nghiệp trình tổ chức đạt đến quy mô hoạt động định phải thiết lập trì phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý điều hành hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp Một phận thực chức phận kiểm soát nội doanh nghiệp Kiểm soát nội giúp quản lý hiệu nguồn lực kinh tế doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển đơn vị nâng cao hiệu kinh doanh Để doanh nghiệp tăng cường cạnh tranh ngồi nước địi hỏi họ khơng ngừng hồn thiện cơng tác kiểm tra, kiểm sốt, nâng cao lực quản lý để hạn chế gian lận sai sót xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Cũng cơng ty lớn Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội xây dựng thủ tục kiểm sốt ln đặt lên hàng đầu Hiện nay, Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam có nhiều công ty con, công ty liên doanh, sở đại lý xăng dầu, hoạt động kinh doanh diễn thường xuyên lien tục nên dễ xảy gian lận sai sót Việc kiểm sốt hoạt động điều quan trọng để giúp Tổng công ty bảo vệ tài sản tăng hiệu hoạt động Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt nội Tổng cơng ty cịn số vấn đề bất cập, cịn nhiều thiếu sót địi hỏi phải hồn thiện để đảm bảo doanh thu tính đúng, tiền thu bán hàng thu đủ hàng hóa khơng bị thất Từ vấn đề trên, chọn đề tài “xây dưng hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex” Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu khái quát lý thuyết hệ thống kiểm sốt nội Tìm hiểu cách thức thiết lập trình hoạt động hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Tìm hiểu đóng góp hệ thống kiểm sốt nội công tác quản lý doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu: So sánh số liệu nghiên cứu đề tài mặt tuyệt đối lẫn tương đối nhằm đưa kết luận tăng trưởng phát triển Tổng công ty trình hội nhập lên đất nước Đồng thời với việc so sánh dùng phương pháp phân tích học để phân tích kỹ hiệu thủ tục kiểm toán áp dụng, từ nhằm tìm tịi phát ưu điểm nhược điểm hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội thủ tuc kiểm sốt Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Nội dung đề tài: Lời mở đầu Phần nội dung: gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Xăng dầu – Petrolimex Phần kết luận PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ Hệ thống kiểm sốt nội Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống kiểm sốt nội bao gồm mơi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm sốt Mục đích mối quan tâm đơn vị kiểm toán Khi thiết lập vận hành hệ thống kiểm soát nội đơn vị, nhà quản lý thường quan tâm đến khía cạnh sau: - Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách thông tin - Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật - Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu mặt điều hành sử dụng nguồn lực đơn vị - Nhằm cung câp thông tin đáng tin cậy lập BCTC trung thực hợp lý Mục đích mối quan tâm Kiểm tốn viên Mục đích KTV nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội để xác định mức độ tin cậy hệ thống này, sở để xác định hợp lý nội dung, phạm vi thời gian cho khảo sát cần phải thực KTV đặc biệt quan tâm đến khía cạnh thứ thứ tư bảo vệ tài sản, sổ sách thơng tin khía cạnh cung cấp thông tin đáng tin cậy, lập BCTC trung thực hợp lý hệ thống kiểm soát nội Trách nhiệm đơn vị kiểm toán Việc xây dựng trì q trình kiểm sốt đơn vị trách nhiệm thuộc đơn vị kiểm tốn khơng phải trách nhiệm kiểm tốn viên Đơn vị kiểm tốn phải có trách nhiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội đủ mạnh có hiệu để đảm bảo hợp lý BCTC trình bày cách trung thực Những hạn chế cố hữu hệ thống kiểm sốt nội Các q trình kiểm tốn đảm bảo hợp lý đảm bảo tuyệt đối cho mục tiêu kiểm soát đơn vị có mục tiêu lập BCTC trung thực hợp lý u cầu thơng thường chi phí cho hệ thống kiểm sốt nội khơng vượt q lợi ích mà hệ thống mang lại Phần lớn thủ tục kiểm soát nội thường thiết lập cho nghiệp vụ thường xuyên, lặp lặp lại nghiệp vụ không thường xuyên Sai sót người thiếu ý, đãng trí thực nhiệm vụ kiểm sốt, khơng hiểu rõ u cầu cơng việc kiểm sốt Khả hệ thống kiểm sốt nội khơng phát thông đồng thành viên ban quản lý nhân viên với người khác hay ngồi đơn vị Khả người thực kiểm sốt lại lạm dụng đặc quyền Do thay đổi chế yêu cầu quản lý làm cho thủ tục kiểm soát bị lạc hậu bị vi phạm Với hạn chế cố hữu hệ thống kiểm sốt nội thân hệ thống kiểm sốt nội khơng thể vượt đảm bảo hợp lý nên tất kiểm tốn BCTC ln ln có mức độ rủi ro kiểm soát 1.2 CÁC MỤC TIÊU CHI TIẾT CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ ĐỐI VỚI BCTC Bất nghiệp vụ kinh tế đơn vị kiểm tốn có vài loại sai sót xảy q trình ghi sổ, tổng hợp lập BCTC Những mục tiêu chi tiết mà cấu trúc kiểm soát nội cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót xảy là: - Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có hợp lý (tính có hợp lý) - Các nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn (sự phê chuẩn) - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài sản có phải ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ) - Các nghiệp vụ kinh tế, tài sản có phải đánh giá tính tốn đắn (sự đánh giá tính tốn) - Các nghiệp vụ kinh tế phải phân loại đắn (sự phân loại) - Các nghiệp vụ kinh tế phải phản ánh kịp thời, kỳ (tính đắn kịp thời) - Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đắn vào sổ chi tiết phải tổng hợp xác (q trình vận chuyển tổng hợp) 1.3 CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý Đặc thù quản lý quan điểm, triết lý phong cách điều hành khác nhà quản trị cấp cao đơn vị Có thể khơng trực tiếp đạo cho q trình kiểm sốt nội bộ, triết lý quan điểm đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận cách mức vơ hình dung làm mờ nhạt tính đầy đủ việc thiết kế trình kiểm sốt suy giảm tính hiệu lực việc trì q trình kiểm sốt nội Cơ cấu tổ chức Một cấu tổ chức hợp lý giúp cho đạo điều hành nhà quản lý thực thông suốt mà cịn giúp cho việc kiểm sốt lẫn trì thường xuyên chặt chẽ Những nguyên tắc thơng thường việc bố trí cấu tổ chức: Rõ ràng chức nhiệm vụ thiết lập điều hành, kiểm sốt tồn hoạt động đơn vị, khơng bỏ sót phận khơng chịu kiểm sốt, khơng để phận chịu kiểm soát chồng chéo Thực phân chia chức năng: Phê chuẩn, thực nghiệp vụ kinh tế, ghi sổ kế toán bảo quản tài sản Đảm bảo độc lập tương đối nhiệm vụ, chức Chính sách nhân Một sách nhân xem hợp lý sách nhằm tuyển dụng, huấn luyện, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân rõ ràng khuyến khích phẩm chất lực trung thực đội ngũ nhân viên người lao động Tạo nên đội ngũ nhân viên, lực lượng lao động đơn vị có lực đáng tin cậy nhiều q trình kiểm sốt khác không cần thiết đảm bảo hoạt động đơn vị diễn tốt BCTC có sở để tin cậy Cơng tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch thống đơn vị gồm kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài Trong kế hoạch tài với dự toán ngân sách tổng thể dự toán chi tiết cho phận, khoản mục xây dựng chắn, có nề nếp ổn định điều kiện quan trọng cho việc kiểm soát nội tốt, mục tiêu cho hành động cho việc đánh giá kết Bộ phận kiểm toán nội Chức kiểm toán nội đơn vị giám sát, kiểm tra đánh giá cách thường xuyên tồn hoạt động đơn vị, có hệ thống kiểm sốt nội Bộ phận kiểm tốn nội hoạt động có hiệu giúp cho đơn vị có thơng tin kịp thời xác thực hoạt động nói chung, chất lượng cơng tác kiểm sốt nói riêng Tuy nhiên phận kiểm tốn nội phát huy tác dụng tốt tổ chức đảm bảo độc lập so với tất phận khác đơn vị, giao quyền hạn đầy đủ theo chức thực báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao đơn vị Các nhân tố bên Các yếu tố bên ngồi đơn vị có ảnh hưởng đến q trình kiểm sốt bên đơn vị Thuộc yếu tố là: ảnh hưởng quan chức nhà nước, chủ nợ trách nhiệm pháp lý 1.3.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế tốn mắt xích quan trọng hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống phải thiết kế cho thể rõ mục tiêu chi tiết kiểm sốt tính đến Chứng từ kế tốn Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp đảm bảo hợp lý tất loại tài sản, công nợ kiểm soát đắn tất nghiệp vụ kinh tế ghi sổ đắn xác Những nguyên tắc thích hợp chứng từ là: - Chứng từ phải đánh số liên tiếp - Chứng từ phải lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau sớm tốt - Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo chúng rõ ràng dễ hiểu - Chứng từ phải thiết kế cho nhiều công việc thể tối đa mức độ kiểm soát nội Hệ thống tài khoản Trong hệ thống kiểm sốt, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm sốt luồng thơng tin theo nội dung phân loại Đối với kế toán BCTC, hệ thống tài khoản giúp phân loại kiểm sốt thơng tin từ chúng phát sinh đến chúng tập hợp tới nội dung tiêu, khoản mục BCTC Một hệ thống tài khoản thiết lập đắn có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu kiểm sốt “Sự phân loại” hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu tiêu BCTC phản ánh quy mô chất chúng Sổ kế tốn Có nhiều hình thức sổ kế tốn tương ứng với hình thức có hệ thống sổ kế tốn cụ thể với trình tự ghi sổ định Đơn vị phải cân nhắc, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp tổ chức sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế tốn Ngồi việc có đầy đủ sổ kế tốn thích hợp, ngun tắc thiết yếu ghi sổ kế toán việc ghi sổ kế tốn phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Điều địi hỏi q trình kiểm sốt nội cần phải có người giữ sổ kế toán phải kiểm tra chứng từ trước chúng ghi sổ Nếu trước ghi sổ kế toán, chứng từ kiểm tra nghiêm ngặt giúp đạt nhiều mục tiêu kiểm soát cụ thể như: loại trừ khả ghi sổ nghiệp vị kinh tế thực tế không phát sinh, giá trị chúng phản ánh không với thực tế xảy Báo cáo kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau trình ghi nhận, phân loại, ghi chép, cuối phải tổng hợp theo tiêu tài trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo nguyên tắc phương pháp định Hệ thống báo cáo kế tốn nói chung bao gồm báo cáo tài (chủ yếu cung cấp thơng tin cho bên đơn vị) báo cáo quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị nội doanh nghiệp) 1.3.3 Các nguyên tắc thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc kiểm sốt - Ngun tắc “Phân cơng, phân nhiệm” Theo ngun tắc này, công việc trách nhiệm cần phân chia cho nhiều người phận hay cho nhiều phận tổ chức, mục đích để không cá nhân hay phận thực từ khâu đầu đến khâu cuối, từ tránh gian lận, sai sót Việc phân cơng, phân nhiệm rõ ràng người tổ chức hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm mà hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm để phối hợp kiểm soát lẫn nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức - Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” Bất kiêm nhiệm nhiều trường hợp có tác dụng việc ngăn ngừa sai phạm sai phạm cố ý Đặc biệt trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải tôn trọng: Bất kiêm nhiệm việc bảo vệ tài sản với kế toán Bất kiêm nhiệm việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế với việc thực nghiệp vụ Bất kiêm nhiệm việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ - Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền” Để thỏa mãn mục tiêu kiểm sốt tất nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Trong tổ chức, mua bán tài sản hỗn loạn phức tạp xảy Phê chuẩn biểu cụ thể việc định giải công việc phạm vi định Quá trình ủy quyền tiếp tục thực xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập trung đơn vị Ngun tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải cấp có thẩm quyền phê chuẩn Sự phê chuẩn chung chung cụ thể Phê chuẩn chung chung thực cho nhiều giao dịch kiện kinh tế, thông qua ban giám đốc, hội đồng quản trị xây dựng sách để cấp nhân viên tổ chức thực thi phạm vi giới hạn sách Các loại thủ tục kiểm soát - Kiểm soát trực tiếp + Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm bảo đảm an tồn tài sản thông tin đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản thông tin Thiết lập quy chế, biện pháp để ngăn ngừa tiếp cận đến tài sản, thông tin người trách nhiệm Đảm bảo điều kiện vật chất kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ kiểm sốt tài sản, sổ sách thơng tin Thiết lập quy chế kiểm kê vật, lấy xác nhận bên thư vv + Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát đặt để trình xử lý, ghi sổ nghiệp vụ kinh tế đảm bảo nghiệp vụ xảy việc ghi vào sổ kế toán đắn + Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ nhân viên độc lập với người thực hoạt động tiến hành - Kiểm soát tổng quát Là kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống, nhiều công việc khác Trong mơi trường tin học, kiểm sốt tổng qt trước hết thuộc chức kiểm sốt phịng điện tốn Đối với đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học cơng tác kế tốn cơng việc kiểm tốn cần phải sử dụng đến chun gia có am hiểu lĩnh vực máy tính, tin học 1.4 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM TOÁN 1.4.1 Cơ cấu kiểm sốt nội - Mơi trường kiểm sốt Những thông tin thu thập môi trường kiểm soát theo yếu tố cụ thể giúp KTV đánh giá nhận thức, quan điểm, quan tâm hoạt động Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đơn vị tầm quan trọng kiểm soát nội Những nội dung cần hiểu biết: Chức năng, nhiệm vụ hội đồng quản trị, ban giám đốc phòng ban chức Tư quản lý, phong cách điều hành thành viên hội đồng quản trị ban giám đốc Hệ thống kiểm soát ban quản lý, chức kiểm toán nội bộ, sách thủ tục liên quan đến nhân phân định trách nhiệm Ảnh hưởng từ bên ngồi đơn vị sách nhà nước, đạo cấp - Hệ thống kế toán Hệ thống chứng từ, tài khoản sổ kế toán để ghi chép, theo dõi nghiệp vụ kinh tế Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Nguồn gốc tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quy trình xử lý kế tốn nghiệp vụ kinh tế từ phát sinh đến chúng hồn thành tổng hợp trình bày BCTC - Các thủ tục kiểm soát Việc lập, kiểm tra, so sánh phê duyệt số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị Việc kiểm tra tính xác số liệu tính tốn, việc kiểm tra chương trình ứng dụng mơi trường tin học Việc kiểm tra số liệu sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Việc kiểm tra phê duyệt chứng từ kế toán tài liệu kế toán Việc đối chiếu số liệu nội với bên Việc so sánh đối chiếu kết kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán 1.4.2 Đánh giá định Đánh giá khả kiểm tốn Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát dựa hiểu biết thu thập (đánh giá ban đầu) Đánh giá khả mức rủi ro kiểm sốt thấp chứng minh Quyết định mức đánh giá thích hợp vể rủi ro kiểm soát để sử dụng Tổng công ty không xây dựng quy chế quản lý tiền mặt, thủ tục thu, chi tiền hướng dẫn thực thói quen Nghiệp vụ thu tiền Tổng Công ty chủ yếu thực qua ngân hàng, tiền mặt nghiệp vụ thu tiền mặt cịn rút tiền từ ngân hàng qũy, thu từ tiền tạm ứng thừa Các nghiệp vụ thu tiền kiểm soát động tác kiểm tra tự động trình lập luân chuyển chứng từ, đặc biệt kiểm tra kế toán trưởng thơng qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quỹ đối chiếu kế toán với thủ quỹ Tính liên tục chứng từ thu, kiểm tra kĩ lưỡng kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên khơng phải kế tốn vốn tiền Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn tiền phải kiểm tra chứng từ gốc lập phiếu thu dựa chứng từ gốc kí vào chứng từ Phiếu thu đánh số liên tục, tránh trường hợp số phiếu thu sử dụng lần sử dụng lần Kế toán vốn tiền vừa thực máy, vừa thực tay cuối kỳ đối chiếu Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau nhận giấy báo có ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc ghi sổ Nếu phát chênh lệch yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch Trường hợp thu tiền khơng quỹ mang tiền quỹ phải có giấy nộp tiền Hai là: Thủ tục chi tiền Kiểm soát thực với q trình chi tiền, khơng có phận kiểm sốt độc lập Tại Tổng Cơng ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trường hợp sau: - Chi tiền mua vật tư, tài sản Chi tạm ứng Chi trả lương Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay Chi trả tiền điện, nước, dịch vụ mua khác Chi nộp thuế, khoản phí, lệ phí Như nghiệp vụ chi phê chuẩn hợp lí chứng từ kiểm tra suốt trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh Chứng từ đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi lập khơng có thực Tính liên tục chứng từ kiểm tra Kế toán trưởng người nhập chứng từ vào máy Đối Với TGNH , nghiệp vụ chi TGNH phát sinh , người có nhu cầu chi TGNH viết “ Giấy đề nghị cắt séc ” nêu rõ lí cắt séc , Có đầy đủ chữ kỉ phụ trách phận Giấy đề nghị cắt séc chuyển cho Kế toán trưởng Tổng giám đốc kí duyệt, thấy thực có nhu cầu chi số tiền phù hợp với nhu cầu, Kế tốn trưởng Tổng giám đốc kí vào chứng từ Giấy đề nghị cắt séc đánh số liên tục Kế toán vốn tiền giấy báo ngân hàng, kiểm tra số thứ tự giấy báo, số dư đầu, số phát sinh, số dư cuối, đối chiếu với chứng từ gốc, ghi nhật ký thu, nhật ký chi, sổ tài khoản 1121, 1122 Khi phát sinh chênh lệch ngân hàng tìm ngun nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Ở Tổng công ty, nghiệp vụ tiền chuyển phát sinh phát sinh theo dõi chặt chẽ kế toán vốn tiền Ba là: Bảo quản tiền mặt quỹ Tiền mặt Tổng Công ty bảo quản tập trung quỹ Tổng công ty Tổng Cơng ty có két bảo vệ an tồn lớp cửa có lớp cửa sắt chắn Phịng qũy đặt gần phòng bảo vệ nên bảo vệ an toàn ngày lẫn đêm Thủ quỹ người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, thu chi tiền quỹ, người cầm chìa khố két Bốn là: Thực thi ngun tắc quản lý tiền mặt: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh quy mơ khơng lớn nên Tổng cơng ty khơng có người phụ trách loại tiền mà hoàn tồn kế tốn vốn tiền đảm nhận Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: + Thủ quỹ không kiềm kế toán quý + Giám đốc kế toán trưởng người duyệt chi cách li trách nhiệm với người thực nghiệp vụ chi Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: + Mọi nghiệp vụ chi tiết có mặt Tổng công ty phê chuẩn Tổng giám đốc Tổng công ty + Tổng công ty thực việc uỷ quyền hạn chế: Không phân cấp phê chuẩn, tổng giám đốc vắng kế tốn trưởng duyệt chi, sau tổng giám đốc hoàn tất thủ tục Đối với tiền gửi ngân hàng , tổng giám đốc viết giấy uỷ quyền cho thủ quỹ lĩnh tiền Năm là: Công tác quản lí Tiền mặt bảo quản tập trung két Việc thu tiền mặt chủ yếu thực Tổng cơng ty thu ngồi cơng ty, nộp tiền ngồi phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền” Tổng công ty không qui định hạn mức tồn quỹ: trước Tổng công ty thoả thuận với ngân hàng giới hạn tồn quỹ đột xuất đến kiểm tra Tuy nhiên năm gần với lí việc thu tiền chủ yếu thực qua ngân hàng, lượng tiền tồn quỹ thường không lớn nên không qui định giới hạn Thực tế số tiền tồn quỹ thường không lớn, để chi cho khoản lặt vặt, có nhu cầu chi tiêu rút từ ngân hàng Sáu là: Thủ tục kiểm kê Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lý tiền mặt, đảm bảo tiền mặt quỹ không sử dụng cho mục đích ngồi Tổng cơng ty, mục đích khơng phê chuẩn, Tổng công ty tiến hành kiểm kê tồn quỹ tiền mặt hàng quý Căn vào phương án kiểm kê tổng giám đốc đưa ra, ban kiểm kê thành lập, trước kiểm kê, sổ sách khoá vào két niêm phong Ban kiểm kê thực phân loại tiền mặt, đếm loại tiền, tính tốn đối chiếu với sổ sách Nếu có chênh lệch tìm hiểu ngun nhân để quy trách nhiệm xử lí Kết thúc kiểm kê lập biên kiểm kê Đối với TGNH việc đối chiếu thường xuyên số dư TGNH với sổ sách Tổng cơng ty, cuối năm có đối chiếu với ngân hàng, xác nhận số dư tiền gửi công ty ngân hàng Như vậy, kiểm soát vốn tiền diễn tự phát gắn liền với cơng tác kế tốn thực nghiêm túc với thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn tiền cơng ty kiểm sốt, tránh rủi ro bị lạm dụng lấy cắp Kiểm soát nội công nợ: khoản phải thu, phải trả Khoản phải thu Tổng công ty nhân viên kế toán theo dõi Các khoản phải thu kiểm soát biện pháp, thủ tục sau: Ghi sổ chi tiết khoản phải thu Căn vào chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu khoản phải thu Khoản phải thu năm theo dõi cho khách hàng tổng hợp số phát sinh chi tiết khách hàng Tổng công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ tất khách hàng, khách hàng ghi dòng theo dõi tiêu số dư đầu kì phát sinh kì số dư cuối kì Số liệu tổng hợp phát sinh chi tiết sử dụng để đối chiếu với sổ Việc thu hồi nợ Tổng công ty quan tâm Tổng công ty thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hạn trả cách thường xuyên điện thoại nhân viên theo dõi nợ phải thu đến tận trụ sở khách hàng để thơng báo địi nợ Đối chiếu kiểm kê công nợ: Tổng công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng Sau đối chiếu công nợ lập biên đối chiếu công nợ Cuối năm, sau đối chiếu công nợ, công ty tiến hành kiểm kê tài khoản phải thu, phải trả lập báo cáo kiểm kê tài khoản 131, 331 Tổng công ty không kiểm kê, phân tích cơng nợ theo thời gian nợ nên khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt khoản nợ hạn Tổng công ty không lập dự phịng phải thu khó địi nên số khoản phải thu kéo dài lâu, khả đòi nhỏ thể báo cáo tài phận tài sản lưu động, điều làm cho báo cáo tài Tổng công ty thực trạng tài sản cơng ty, dẫn đến định sai người sử dụng báo cáo tài Tổng cơng ty Việc kiểm sốt khoản phải trả tương tự kiểm soát khoản phải thu Kiểm soát tài sản cố định Do Tổng cơng ty có qui mơ lớn lại áp dụng kĩ thuật tiên tiến vào sản xuất nên cơng ty có khối lượng tài sản cố định lớn, lên đến gần 6000 tỉ đồng Ngồi nhà cửa, vật kiến trúc nhà văn phịng Tổng cơng ty, nhà kho, nhà xưởng máy móc thiết bị văn phịng Tổng cơng ty cịn có khối lượng lớn xe, máy, thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh Do có giá trị lớn lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính kĩ thuật công suất thiết kế khác để phù hợp với đơn vị kinh doanh cụ, khơng có biện pháp kiểm sốt thích đáng việc sử dụng TSCĐ khơng mang lại hiệu mong muốn, ý thức điều nên việc tổ chức quản lý sử dụng tài sản cố định Ban lãnh đạo Tổng công ty coi trọng, nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để cơng ty hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu cao Một số sách, biện pháp, thủ tục áp dụng kiểm soát TSCĐ: Thứ kế hoạch dự toán TSCĐ Hàng năm, Tổng công ty tiến hành kiểm kê tài sản, thực kiểm kê Tổng công ty đánh giá lực sản xuất hao mòn TSCĐ Đối với TSCĐ hư hỏng tiếp tục sử dụng được, ban kiểm kê liệt kê tài sản đề nghị cho thành lí đưa bảng liệt kê TSCĐ lí ( kèm theo biên xác nhận trạng xe, máy, thiết bị ) Ngồi kế hoạch nhượng bán, lí Tổng cơng ty có kế hoạch đầu tư, mua sắm TSCĐ Trong kế hoạch nêu rõ nguồn đầu tư cho TSCĐ này, bao gồm vốn ngân sách, vốn tự bổ sung vốn vay kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ năm 2020 sau: Đối với tài sản mua ngồi kế hoạch, trước trình Tổng cơng ty định, cơng ty lập dự tốn nguồn vốn tài trợ cho việc đầu tư Tổng công ty lập kế hoạch dự toán sửa chữa lớn TSCĐ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh Tổng công ty Tổng Công ty lập dự toán chi tiết sửa chữa lớn cho xe, máy, thiết bị * Thủ tục đầu tư, mua sắm TSCĐ Tổng Cơng ty khơng có văn quy định thủ tục mua sắm TSCĐ thực tế thủ tục thực chặt chẽ Khi có kế hoạch mua sắm, đầu tư, cơng ty phải gửi tờ trình giám đốc lập cho Tổng cơng ty xem xét duyệt đầu tư mua sắm nêu rõ mục đích sử dụng, thời gian sử dụng dự tính, nguồn vốn tài trợ Tổng cơng ty sau xem xét nhu cầu công ty, đồng ý, chủ tịch HĐQT định phê duyệt dự án đầu tư, mua sắm Sau có định Tổng công ty, việc đầu tư mua sắm giao cho phòng kỹ thuật - đầu tư Phịng kỹ thuật - đầu tư tìm nhà cung cấp kí hợp đồng mua bán với nhà cung cấp Sau thực việc mua bán phải có biên lí hợp đồng, hóa đơn bán hàng Xe máy, thiết bị mua kiểm tra thơng số kĩ thuật, phịng kỹ thuật - đầu tư chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng Khi bàn giao cho phận sử dụng phải có biên bàn giao xe, máy, thiết bị Ngồi có chứng từ khác hố đơn thu phí bảo hiểm, biên lai thu lệ phí trước bạ Đồng thời công ty phải gửi công văn cho Tổng công ty đề nghị định tăng tài sản Sau có định tăng tài sản, tồn chứng từ chuyển xuống phịng kế tốn để kế toán ghi thẻ tài sản, sổ chi tiết sổ tổng hợp TSCĐ Ở ban kỹ thuật - đầu tư, sau kiểm kê, có diện tài sản ghi tăng tài sản theo dõi tình trạng kĩ thuật tài sản Thứ hai quản lý TSCĐ nơi sử dụng: Mỗi TSCĐ sau bàn giao cho phận sử dụng cơng nhân trực tiếp quản lí gọi xe trưởng, máy trưởng Khi giao TSCĐ có biên giao xe, máy, thiết bị kèm theo điều kiện ràng buộc người quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm tồn tình hình tài sản đồng thời có chế độ khen thưởng kịp thời Người quản lí trực tiếp phải có chế độ bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ theo qui định Ban kỹ thuật – đầu tư thường xuyên kiểm tra việc bảo quản, sử dụng tài sản xe trưởng, máy trưởng, có kế hoạch định kỳ sửa chữa lớn TSCĐ cân đối dự trữ loại vật tư chủ yếu để thay thế, sửa chữa TSCĐ Hàng tháng có họp giám đốc với phòng ban, đội trưởng sản xuất để giám đốc nắm bắt kịp thời công tác quản lí, sử dụng tài sản Do biện pháp quản lí nên TSCĐ Tổng cơng ty giám sát thường xuyên lực cuả TSCĐ, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời nhờ hiệu sử dụng tài sản nâng cao Thứ ba thủ tục lý, nhượng bán TSCĐ: Hàng năm, vào kế hoạch lý, nhượng bán TSCĐ lập từ đầu năm, Giám đốc công ty viết tờ trình gửi chủ tịch HĐQT xin lý, nhượng bán TSCĐ nêu rõ trạng tài sản Khi nhận định cho lý Tổng công ty, công ty phải lập hội đồng lý TSCĐ Hội đồng lý sau thực việc lý lập biên lý TSCĐ có giám đốc kế tốn trưởng kí Sau cơng ty có cơng văn gửi Tổng cơng ty u cầu định giảm TSCĐ Sau nhận định giảm TSCĐ Tổng công ty, ban kỹ thuật đầu tư chuyển tồn chứng từ lí nhượng bán TSCĐ xuống phịng kế tốn để ghi giảm tài sản huỷ thẻ TSCĐ Thứ tư hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Công ty mở sổ chi tiết TSCĐ cho loại TSCĐ phận sử dụng Phịng kế tốn theo dõi giá trị TSCĐ (nguyên giá, hao mòn, giá trị lại), ban kỹ thuật - đầu tư theo dõi tình trạng kĩ thuật TSCĐ Thứ năm kiểm kê TSCĐ : Ngồi việc theo dõi thường xun q trình sử dụng TSCĐ, hàng năm Tổng công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ mặt để so sánh với sổ sách mặt khác để đánh giá thực trạng tài sản, đánh giá lực sản xuất TSCĐ để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, lý nhượng bán TSCĐ từ nâng cao hiệu sử dụng tài sản Trước kiểm kê, từ ngày 10-15 tháng 12 yêu cầu phận hoàn thiện sổ sách giám đốc đưa phương án kiểm kê nêu rõ thành phần hội đồng kiểm kê, thời gian kiểm kê, yêu cầu khái quát việc kiểm kê, trách nhiệm phận Phương án kiểm kê lập chung cho kiểm kê TSCĐ, kiểm kê vật tư, kiểm kê quỹ, kiểm kê công nợ Việc kiểm kê chi tiết thực tài sản, sau lập phiếu kiểm kê đưa kết luận trạng tài sản Từ phiếu kiểm kê cho tài sản, ban kiểm kê lập báo cáo kiểm kê xe, máy, thiết bị mặt kĩ thuật báo cáo kiểm kê chi tiết TSCĐ mặt giá trị Thứ sáu thủ tục tính khấu hao TSCĐ : Kiểm sốt việc tính khấu hao TSCĐ từ tính xác giá thành cơng trình nhiệm vụ quan trọng Tổng công ty trích khấu hao TSCĐ, đăng kí định mức trích khấu hao với cục quản lí vốn tài sản nhà nước Mỗi tháng vào máy hoạt động, vào cơng suất hoạt động đơn vị trích khấu hao lên kế hoạch trích khấu hao cho khấu hao năm mức khấu hao đăng ký Cuối năm có báo cáo tình hình trích khấu hao TSCĐ CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM TỐN NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM - PETROLIMEX 3.1 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội 3.1.1 Đối với việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hoạt động liên tục: Hệ thống kiểm soát nội xây dựng phải hoạt động liên tục thể vận hành liên tục quy chế kiểm soát hoạt động đơn vị - Nguyên tắc huy động: Hệ thống kiểm sốt nội phải huy động tồn cán công nhân viên đơn vị, tất cấp vào q trình kiểm sốt, người, phận tự kiểm soát tốt - Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động đơn vị Đặc điểm đơn vị bao gồm yếu tố sau : + Qui mô hoạt động đơn vị + Mức độ phân tán mặt địa lí + Chính sách quản lí + Trình độ nhân viên + Các lĩnh vực hoạt động đơn vị - Nguyên tắc tinh giản: tiết kiệm tổ chức hoạt động hệ thống kiểm soát nội - Nguyên tắc hiệu quả: Đòi hỏi với nguồn lực định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống phải mang lại hiệu cao Những hệ thống KSNB chấp nhận chọn lọc cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính nhà quản lí họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm tốn độc lập giảm kiểm toán viên đánh giá cấu kiểm soát nội tốt rủi ro kiểm soát thấp Tuy nhiên thực lợi ích hệ thống kiểm sốt nội Nhà quản lí cần đánh giá lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội mang lại - Nguyên tắc độc lập: Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội phải độc lập, khách quan, tn thủ pháp luật có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Ở muốn đề cập đến phận kiểm soát độc lập việc thực đặc biệt phận kiểm tốn nội Khơng đảm bảo yêu cầu hoạt động kiểm tốn nội trở thành vơ nghĩa Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội phải ý giảm đến mức thấp hạn chế vốn có hệ thống kiểm sốt nội bộ, là: Thông thường để đánh giá hiệu hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả, so sánh chi phí hiệu việc xây dựng vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ đo lường rõ kết rõ ràng kịp thời, mức độ quan tâm đến hoạt động nội bộ, chi phí bỏ đo lường rõ kết rõ ràng kịp thời, mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm sốt nội trì hoạt động thường bị hạn chế Do ban lãnh đạo Tổng công ty cần đánh giá hiệu trước mắt lâu dài hệ thống kiểm soát nội Tính khách quan độc lập hoạt động kiểm sốt nội ln bị hạn chế nên ban lãnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập nhân viên thực hoạt động kiểm soát Ban lãnh đạo Tổng công ty cần ý đến khả thông đồng nhân viên 3.1.2 Xây dựng quy chế kiểm soát nội Quy chế kiểm soát nội vận hành liên tục quy chế hoạt động đơn vị sở để nhận biết tồn hệ thống kiểm soát nội Mức độ tuân thủ quy chế cho ta biết hiệu lực hệ thống kiểm soát nội Qui chế kiểm soát nội bao gồm: ( ) Những qui định chung : nêu lên vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ, yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội trách nhiệm cấp, phận, cá nhân hoạt động kiểm soát nội Qui chế hoạt động sản xuất, kinh doanh đơn vị, nêu rõ: Lĩnh vực hoạt động đơn vị Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh cấu tổ chức quản lí chức năng, nhiệm vụ, phận Những qui định khác qui định thời gian làm việc, chế độ nghỉ việc, qui định an toàn lao động ( ) Qui chế quản lý tài chính: Căn vào qui chế quản lý tài nhà nước ban hành đặc thù riêng đơn vị để xây dựng qui chế quản lý tài cho đơn vị mình, bao gồm qui chế quản lí lĩnh vực : Qui chế quản lí tiền mặt Qui chế quản lí vật tư Qui chế quản lí TSCĐ trích khấu hao TSCĐ Qui chế quản lý sử dụng vốn, tài sản Qui chế quản lí cơng nợ Qui định xác định doanh thu, chi phí, kết kinh doanh Qui định việc phân phối lợi nhuận Chế độ kiểm toán, thống kê Trách nhiệm giám đốc việc quản lý tài doanh nghiệp ( ) Chính sách nhân Các qui định quyền lợi, trách nhiệm nghĩa vụ nhân viên, qui định khen thưởng, kỉ luật nhân viên “qui chế ưu đãi” công ty đưa vào ( ) Công tác kế hoạch Qui định cụ thể loại kế hoạch, phương pháp lập kế hoạch theo dõi việc lập kế hoạch Qui chế kiểm toán nội qui định: chức năng, nhiệm vụ, phạm vị kiểm toán nội bộ, thời gian tiến hành kiểm tốn Nội dung, phương pháp, trình tự kiểm tốn nội Qui định kiểm toán viên nội bộ: qui định tiêu chuẩn kiểm toán viên nội bộ, qui định việc bổ nhiệm, bãi nhiệm kiểm toán viên nội bộ, trách nhiệm, quyền hạn kiểm toán viên nội Tổ chức máy kiểm toán nội Trách nhiệm quản lí giám đốc cơng ty kiểm tốn nội tổng cơng ty kiểm tốn nội cơng ty Tất qui chế qui định qui chế “qui chế kiểm soát nội bộ” số qui chế xây dựng thành qui chế riêng qui chế quản lý tài hay qui chế kiểm toán nội bộ, qui chế quản lý tài qui định qui chế quản lý tiền mặt riêng, qui chế quản lý vật tư riêng Xây dựng qui chế kiểm soát nội cần thiết cho hoạt động đơn vị cho việc kiểm soát hoạt động Những qui chế thực tế cụ thể hoá qui định, chết độ, sách nhà nước, điều lệ hoạt động cơng ty Do đảm bảo cho hoạt động cơng ty tn thủ pháp luật qui định nhà nước Qui chế kiểm soát nội chuẩn mực để kiểm tra hoạt động qui kết trách nhiệm Nhưng quan trọng cả, qui chế kiểm soát nội dẫn dắt hoạt động thành viên đơn vị 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội a Về phía nhà nước ( Hoàn thiện quy định chung thủ tục kiểm sốt loại hình Tổng cơng ty ): Đối với doanh nghiệp, Tổng công ty trực thuộc nhà nước Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam sách nhà nước có tác động lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Xăng dầu lại ngành có mức lợi nhuận thu cao, mức đóng góp cho nhà nước lớn thơng tin tài Tổng cơng ty đối tượng quan tâm nhiều người, hệ thống kiểm sốt nội cơng ty phải đảm bảo yêu cầu chung nhà nước đặt mà phải đáp ứng kì vọng ban lãnh đạo Tổng cơng ty Để thực tốt chức nhiệm vụ mình, hệ thống kiểm sốt nội Tổng công ty phải xây dựng hệ thống cơng cụ đủ mạnh thủ tục kiểm soát nội bộ, việc xây dựng phải thực quy định chung nhà nước thân Tổng công ty Do đó, u cầu hồn thiện quy định chung thủ tục kiểm soát vấn đề cần thiết để có hệ thống kiểm sốt nội hoạt động hiệu b Về phía Tổng cơng ty ( ) Đối với cấu tổ chức máyquản lý Một cấu tổ chức hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu sau: - Tính tối ưu: khâu cấp quản lí thiết lập mối liên hệ hợp lí với số lượng cấp quản trị doanh nghiệp - Tính linh hoạt: cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp ngồi mơi trường - Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính xác thơng tin sử dụng doanh nghiệp nhờ bảo đảm phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp - Tính kinh tế: cấu tổ chức máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu cao Tiêu chuẩn để xét yêu cầu mối tương quan chi phí dự định bỏ với kết thu Ngoài ra, cấu tổ chức phải bảo đảm cho người quản lí cấp cao bao qt toàn vấn đề diễn doanh nghiệp đảm bảo phân công, phân cấp rõ ràng Xét theo yêu cầu ta thấy cơng ty dễ dẫn đến tình trạng “quản lí chóp bu q tải” phân tích trên, hai phó giám đốc khơng uỷ quyền định Vì vậy, để giảm bớt gánh nặng cho giám đốc, giúp giảm đốc bao quát tổng quan hoạt động Tổng công ty, giảm nguy trở nên độc tài, tăng tính tối ưu tính linh hoạt cấu tổ chức, Tổng công ty nên thực hiên việc uỷ quyền phê chuẩn rộng để giảm bớt tải cho tổng giám đốc ( ) Đối với tổ chức công tác kế tốn Cơng tác kế tốn nên tập trung phịng kế tốn, cụ thể kế tốn tiền lương nên chuyển tồn phịng tài vụ thực nhiệm vụ kế tốn Như kế tốn chi phí có điều kiện kiểm sốt dễ dàng với chi phí họ thực cơng việc từ đầu q trình Do cơng việc kế tốn thực máy nên thụ động khó kiểm tra, (nếu làm tay qua nhiều lần ghi chép, lần ghi chép lần kiểm tra, đối chiếu kế tốn máy vào chứng từ cần loại sổ rút từ máy ) Do phải chủ động có kế hoạch đối chiếu, kiểm tra Phịng kế tốn nên in sổ hàng tháng, hàng quí để nắm bắt số liệu tháng, quí đối chiếu để phát kịp thời chênh lệch, không nên để cuối năm in loạt sổ, thường dày, việc kiểm tra lại khó khăn Kế toán trưởng cần thường xuyên thực việc kiểm tra, giám sát việc thực sách, chế độ nhà nước, kiểm tra việc thực nhân viên Thực điều với việc tổ chức cơng tác kế tốn hợp lí tăng cường cơng tác tự kiểm tra, kiểm soát hệ thống kế toán ( ) Đối với số yếu tố khác như: lập kế hoạch hay sách nhân cần tiếp tục phát huy, sách nhân cần ý thực sách đưa khơng đơn đưa sách Bên cạnh Tổng cơng ty nên thực biện pháp kiểm soát tổng quát ( ) Tổng Cơng ty nên thiết lập phận kiểm sốt nội Như phân tích trên, Tổng cơng ty doanh nghiệp nhà nước có quy mơ lớn, có địa bàn hoạt động phân tán mặt địa lí chưa có phận thẩm tra lại mà đơn vị làm, cụ thể là: rà soát lại hệ thống kế toán kiểm soát nội bộ, giám sát hoạt động hệ thống tham gia hồn thiện chúng góp phần bảo vệ sử dụng có hiệu nguồn lực, ngăn ngừa phát hành vi lãng phí, sử dụng tài sản khơng mục đích vượt thẩm quyền Giúp tổng giám đốc kiểm tra, xác định độ tin cậy thông tin, bao gồm thơng tin tài chính, kế tốn, kiểm tra báo cáo tài trước giám đốc kí, giám đốc phải chịu trách nhiệm hồn tồn tính trung thực tin cậy thông tin Kiểm tra tuân thủ sách, chế độ, quy chế nguyên tắc quản lí nhà nước Tổng cơng ty Kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực, tính kinh tế hiệu hoạt động doanh nghiệp Do việc xây dựng phận kiểm tốn nội cần thiết đòi hỏi tất yếu Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Phạm vi chức kiểm toán nội nội bao trùm tất hoạt động đơn vị Chức năng: kiểm tốn nội có chức sau: Thẩm tra thủ tục kiểm soát từ xác định tính thích hợp ưu việt Kiểm tra tính trung thực độ tin cậy thông tin Kiểm tra việc tuân thủ sách, chế độ, quy định, kế hoạch thủ tục hành Kiểm tra phương tiện bảo đảm an toàn cho tài sản Đánh giá việc thực nhiệm vụ hiệu hoạt động Kiểm tra việc tuân thủ mục tiêu đề chương trình hay hoạt động nghiệp vụ Các nhiệm vụ đặc biệt: việc có ích cho ban giám đốc giám sát thoả thuận, tham gia vào chương trình đào tạo đơn vị Với chức vậy, kiểm toán nội có loại kiểm tồn phận, kiểm toán chức năng, kiểm toán quản trị, kiểm toán cân đối thủ, kiểm toán điều hành, kiểm toán tuân thủ, kiểm tốn tính kinh tế hiệu kiểm tốn tồn diện KẾT LUẬN Xuất phát từ vai trị hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp nói riêng kinh tế thị trường nói chung việc hình thành hệ thống kiểm soát nội nước ta vấn đề tất yếu cần thiết để đảm bảo tính trung thực BCTC doanh nghiệp tính tuân thủ, tính hoạt động doanh nghiệp nhằm đưa kiến nghị giải pháp chế độ kế tốn, hình thức quản lý, tính hiệu doanh nghiệp Trong chế thị trường cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp phải tự vươn lên sức lực mình, kiểm sốt nội giúp cho nhà quản trị có đầy đủ thơng tin xác tình hình hoạt động doanh nghiệp từ định quản lý, đảm bảo kinh dooanh cách có hiệu Tuy nhiên, thực tế Việt Nam, kiểm soát nội vấn đề mới, chưa đề cập tới nhiều, việc hình thành phận kiểm soat nội doanh nghiệp nước ta cịn gặp nhiều khó khăn Cuối em xin cảm ơn bảo nhiệt tình giáo TS Trần Thị Lan Hương người giúp đỡ em hoàn thành đề tài ... THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM – PETROLIMEX 2.1 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM – PETROLIMEX 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty xăng dầu Việt Nam –. .. HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM TỐN NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM - PETROLIMEX 3.1 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội 3.1.1 Đối với việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội. .. hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội thủ tuc kiểm sốt Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Nội dung