BTL kiểm toán “xây dưng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex”.

• Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. • Mục đích và những mối quan tâm của đơn vị được kiểm toán Khi thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị, các nhà quản lý thường quan tâm đến những khía cạnh sau: Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin. Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật. Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực trong đơn vị. Nhằm cung câp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực hợp lý. • Mục đích và những mối quan tâm của Kiểm toán viên Mục đích của KTV khi nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là để xác định mức độ tin cậy đối với hệ thống này, trên cơ sở đó để xác định hợp lý nội dung, phạm vi và thời gian cho các cuộc khảo sát cơ bản cần phải thực hiện. KTV đặc biệt quan tâm đến các khía cạnh thứ nhất và thứ tư đó là về bảo vệ tài sản, sổ sách thông tin và khía cạnh về cung cấp thông tin đáng tin cậy, lập BCTC trung thực hợp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ. • Trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán Việc xây dựng và duy trì các quá trình kiểm soát ở đơn vị là trách nhiệm thuộc về đơn vị được kiểm toán chứ không phải trách nhiệm của kiểm toán viên. Đơn vị được kiểm toán phải có trách nhiệm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh và có hiệu quả để đảm bảo hợp lý là các BCTC được trình bày một cách trung thực. • Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ Các quá trình kiểm toán chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo tuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát ở đơn vị trong đó có cả mục tiêu lập BCTC trung thực hợp lý. Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích đó mà hệ thống mang lại. Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên. Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc kiểm soát. Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị. Khả năng người thực hiện kiểm soát lại lạm dụng đặc quyền của mình. Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. Với những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ và vì bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ không thể vượt hơn sự đảm bảo hợp lý nên hầu như trong tất cả các cuộc kiểm toán BCTC luôn luôn có một mức độ

LỜI MỞ ĐẦU

 Tính cấp thiết của đề tài:

Mỗi một doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một quy mô hoạt động nhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn chonhà quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp Một trong những bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp xây dựng được nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển của đơn vị và nâng cao hiệu quả kinh doanh

Để doanh nghiệp tăng cường cạnh tranh trong và ngoài nước đòi hỏi họ không ngừng hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý của mình

để hạn chế những gian lận sai sót có thể xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình Cũng như các công ty lớn thì đối với Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và xây dựng các thủ tục kiểm soát luôn được đặt lên hàng đầu

Hiện nay, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam có rất nhiều công ty con, công ty liên doanh, các cơ sở đại lý xăng dầu, hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên và lien tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót Việc kiểm soát các hoạt động này là điều rất quan trọng để giúp Tổng công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, hiện nay công tác kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty còn một số vấn đề bất cập,còn nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể đảm bảo doanh thu được tính đúng, tiền thu bán hàng được thu đủ cũng như hàng hóa không bị thất thoát Từ

những vấn đề trên, tôi đã chọn đề tài “xây dưng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex”.

 Mục tiêu nghiên cứu:

Tìm hiểu khái quát lý thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ

Tìm hiểu cách thức thiết lập và quá trình hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ tại doanh nghiệp

Tìm hiểu về những đóng góp của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý tại doanh nghiệp

 Phương pháp nghiên cứu:

So sánh số liệu nghiên cứu của đề tài cả về mặt tuyệt đối lẫn tương đối nhằm đưa ra các kết luận về sự tăng trưởng và phát triển của Tổng công ty trong quá trình hội nhập và đi lên của đất nước Đồng thời với việc so sánh còn dùng các phương pháp phân tích đã học để phân tích kỹ hơn hiệu quả của các thủ tục kiểm toán đã được

áp dụng, từ đó nhằm tìm tòi và phát hiện các ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tuc kiểm soát của nó trong Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex

 Nội dung đề tài:

Lời mở đầu

Phần nội dung: gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu

Việt Nam – Petrolimex

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Tổng công ty Xăng dầu – Petrolimex

Phần kết luận

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kếtoán và các thủ tục kiểm soát

 Mục đích và những mối quan tâm của đơn vị được kiểm toán

Khi thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị, các nhà quản lý thường quan tâm đến những khía cạnh sau:

- Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin

- Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật

- Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực trong đơn vị

- Nhằm cung câp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực hợp lý

 Mục đích và những mối quan tâm của Kiểm toán viên

Mục đích của KTV khi nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là để xác định mức độ tin cậy đối với hệ thống này, trên cơ sở đó để xác định hợp lý nội dung, phạm vi và thời gian cho các cuộc khảo sát cơ bản cần phải thực hiện

KTV đặc biệt quan tâm đến các khía cạnh thứ nhất và thứ tư đó là về bảo vệ tài sản, sổ sách thông tin và khía cạnh về cung cấp thông tin đáng tin cậy, lập BCTC trung thực hợp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ

 Trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán

Việc xây dựng và duy trì các quá trình kiểm soát ở đơn vị là trách nhiệm thuộc

về đơn vị được kiểm toán chứ không phải trách nhiệm của kiểm toán viên Đơn vị được kiểm toán phải có trách nhiệm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh

và có hiệu quả để đảm bảo hợp lý là các BCTC được trình bày một cách trung thực

 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các quá trình kiểm toán chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo tuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát ở đơn vị trong đó có cả mục tiêu lập BCTC trungthực hợp lý

Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích đó mà hệ thống mang lại

Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc kiểm soát

Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị

Khả năng người thực hiện kiểm soát lại lạm dụng đặc quyền của mình

Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

Với những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ và vì bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ không thể vượt hơn sự đảm bảo hợp lý nên hầu như trong tất

cả các cuộc kiểm toán BCTC luôn luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát

1.2 CÁC MỤC TIÊU CHI TIẾT CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ ĐỐI VỚI BCTC

Bất cứ một nghiệp vụ kinh tế nào ở đơn vị được kiểm toán cũng có thể có một vài loại sai sót có thể xảy ra trong quá trình ghi sổ, tổng hợp và lập BCTC Những mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót

có thể xảy ra đó là:

- Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý)

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn)

- Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, các tài sản hiện có phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ)

- Các nghiệp vụ kinh tế, các tài sản hiện có phải được đánh giá và tính toán đúng đắn (sự đánh giá và tính toán)

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại).

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh kịp thời, đúng kỳ (tính đúng đắn và kịp thời)

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào các sổ chi tiết và phải được tổng hợp chính xác (quá trình vận chuyển và tổng hợp)

1.3 CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.3.1 Môi trường kiểm soát

 Đặc thù về quản lý

Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản trị cấp cao ở đơn vị Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trình kiểm soát nội bộ, nhưng một triết lý và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đitính đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tính hiệu lực trong việc duy trì các quá trình kiểm soát nội bộ ấy

 Cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo điều hành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn Những nguyên tắc thông thường trong việc bố trí cơcấu tổ chức:

Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ bộ phận nào không chịu sự kiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồng chéo

Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: Phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh

tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản

Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng

lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo các hoạt động trong đơn vị được diễn ra tốt và BCTC có cơ sở để tin cậy.

 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Chức năng của kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là giám sát, kiểm tra và đánh giá mộtcách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị

 Các nhân tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các quá trình kiểm soát bên trong đơn vị Thuộc các yếu tố này là: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý

1.3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi tiết của kiểm soát đã được tính đến trong đó

 Chứng từ kế toán

Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các loại tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác Những nguyên tắc thích hợp nhất đối với các chứng từ đó là:

- Chứng từ phải được đánh số liên tiếp.

- Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt

- Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu

- Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công việc và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát nội bộ

 Hệ thống tài khoản

Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại Đối với kế toán và BCTC, hệ thống tài khoản giúp phân loại và kiểm soát thông tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đi tới nội dung các chỉ tiêu, các khoản mục trên BCTC Một

hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu kiểm soát “Sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu trên chỉ tiêu BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng

 Sổ kế toán

Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức có một hệ thống

sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định Đơn vị phải cân nhắc, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo đúng yêu cầu

kế toán của mình Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích hợp, một nguyên tắc thiếtyếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Điều này đòi hỏi quá trình kiểm soát nội bộ cần phải có đối với người giữ sổ kế toán

là phải kiểm tra các chứng từ trước khi chúng được ghi sổ Nếu trước khi ghi sổ kế toán, các căn cứ chứng từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu kiểm soát cụ thể như: loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vị kinh tế thực tế không phátsinh, hoặc giá trị của chúng phản ánh không đúng với thực tế xảy ra

 Báo cáo kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép, cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Hệ thống báo cáo kế toán nói chung bao gồm các báo cáo tài chính (chủ yếu cung cấp thông tin cho bên ngoài đơn vị) và các báo cáo quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp)

1.3.3 Các nguyên tắc và các thủ tục kiểm soát

 Các nguyên tắc kiểm soát

- Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm”

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối,

từ đó tránh gian lận, sai sót

Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõnhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau đểphối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức

- Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”

Bất kiêm nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:

Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy

Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

- Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền”

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng có thể mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làmmất tính tập trung của đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn

Sự phê chuẩn có thể chung chung hoặc cụ thể Phê chuẩn chung chung được thực hiện cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua ban giám đốc, hội đồng quản trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó

 Các loại thủ tục kiểm soát

- Kiểm soát trực tiếp

+ Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích này là:

Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin

Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản,thông tin của những người không có trách nhiệm

Đảm bảo các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ vàkiểm soát tài sản, sổ sách thông tin

Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận bên thư 3 vv.+ Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được đặt ra để trong quá trình xử lý, ghi

sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi đúng vào sổ kế toán là đúng đắn

+ Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành

- Kiểm soát tổng quát

Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau Trong môi trường tin học, kiểm soát tổng quát trước hết thuộc về chức năng kiểm soátcủa phòng điện toán Đối với những đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học trong công tác kế toán thì công việc kiểm toán cần phải sử dụng đến những chuyên gia có

am hiểu về lĩnh vực máy tính, tin học

1.4 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM TOÁN

1.4.1 Cơ cấu kiểm soát nội bộ

- Môi trường kiểm soát

Những thông tin thu thập được về môi trường kiểm soát theo những yếu tố cụthể sẽ giúp KTV đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của Hộiđồng quản trị, Ban giám đốc đơn vị đối với tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ.Những nội dung cần hiểu biết:

Chức năng, nhiệm vụ của hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng banchức năng

Tư duy quản lý, phong cách điều hành của các thành viên hội đồng quản trị vàban giám đốc.

Hệ thống kiểm soát của ban quản lý, chức năng kiểm toán nội bộ, các chínhsách và thủ tục liên quan đến nhân sự và phân định trách nhiệm

Ảnh hưởng từ bên ngoài đơn vị như chính sách của nhà nước, sự chỉ đạo củacấp trên

- Hệ thống kế toán

Hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụkinh tế

Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Nguồn gốc tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Quy trình xử lý kế toán các nghiệp vụ kinh tế từ khi phát sinh đến khi chúngđược hoàn thành và được tổng hợp trình bày trên BCTC

Việc kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Việc kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán và tài liệu kế toán

Việc đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

Việc so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

1.4.2 Đánh giá và quyết định

Đánh giá khả năng có thể kiểm toán được

Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát dựa trên sự hiểu biết đã thu thập được (đánhgiá ban đầu)

Đánh giá khả năng một mức rủi ro kiểm soát thấp hơn có thể được chứng minh

Quyết định mức đánh giá thích hợp vể rủi ro kiểm soát để sử dụng.

1.4.3 Quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát

Quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát được thực hiện qua 3 giai đoạn:

- Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát

- Thử nghiệm (khảo sát) kiểm soát

- Đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát

Quy trình đánh giá về rủi ro kiểm soát được thực hiện thông qua các bước:

- Nhận diện mục tiêu mục tiêu kiểm soát

- Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù

- Nhận diện và đánh giá các nhược điểm, trong đó:

+ Nhận diện các quy trình kiểm soát hiện có

+ Nhận diện sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát chủ yếu

+ Xác định các khả năng sai phạm trọng yếu có thể xảy ra

+ Nghiên cứu khả năng của các quá trình kiểm soát bù trừ

- Đánh giá rủi ro kiểm soát

Khái quát về việc nghiên cứu cơ cấu kiểm soát nội bộ và quá trình đánh giá rủi

ro kiểm soát

Đạt được sự hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ đủ

để lập kế hoạch kiểm toán

Ý kiến từ chối hoặc rút khỏi hợp đồng

XĂNG DẦU VIỆT NAM – PETROLIMEX 2.1 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM – PETROLIMEX 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Đánh giá liệu BCTC có thể kiểm toán được hay

không

Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát từ sự hiểu biết đạt

được (đánh giá ban đầu)

Đánh giá khả năng liệu có một mức độ thấp hơn của

RRKS có thể được chứng minh? Và chi phí để đạt

được sự chúng minh đó

Quyết định mức thích hợp của RRKS phải sử dụng

(3) Mức thấp hơn khả dĩ có thể chứng

minh được

(1)

Mức tối đa

(2) Mức được chứng minh bằng sự hiểu biết có được

Mở rộng sự hiểu biết nấu cần thiết Lập kế hoạch khảo sát các quá trình kiểm soát

Mức RRKS thấp hơn có được chứng minh hay không

Điều chỉnh tăng RRPH và điều chỉnh các khảo sát chính thức phù hợp với mức rủi ro

tăng lên này

Quyết định về mức RRPH gắn liền

với mức tối đa của RRKS, hoặc

điều chỉnh mức RRKS cao hơn mức

kế hoạch ban đầu và điều chỉnh các

khảo sát chính thức phù hợp với

mức RRPH thấp hơn

Tổng công ty xăng dầu Việt Nam – Petrolimex là tổ chức kinh doanh thương mại xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu tại khâu hạ nguồn lớn nhất Việt Nam Là một Tổng công ty mạnh của quốc gia với lực lượng lao động trên 18 ngàn người của trên

100 công ty, chi nhánh, xí nghiệp cùng 9 công ty cổ phần, 2 công ty liên doanh trong toàn quốc, với hơn 1500 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên toàn lãnh thổ Việt Nam

Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty được bắt đầu từ ngày 12/06/1956, khi mà Tổng công ty xăng dầu mỡ được thành lập theo quyết định số 09/BTN của bộ công nghiệp đánh dấu sự ra đời của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, một ngành kinh tế quan trọng của đất nước Trong hơn 65 năm xây dựng và phát triểnTổng công ty đã trải qua 3 giai đoạn:

- Giai đoạn 1956 – 1975:Nhiệm vụ chủ yếu trong giai đoạn này là phục vụ cho

sự nghiệp khôi phục và phát triển kinh tế, ổn định đời sống nhân dân ở miền Bắc Đồng thời cung cấp đầy đủ xăng dầu cho cuộc chiến tranh giải phóng miền Nam thống nhất tổ quốc

- Giai đoạn 1976 – 1986: Sau khi đất nước thống nhất, Tổng công ty bắt đầu giai đoạn khôi phục các cơ sở xăng dầu, mở rộng phạm vi và quy mô hoạt động trên toàn quốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã trở thành một Tổng công ty có tính độc quyền nhà nước, kinh doanh trong sự bao cấp của nhà nước, theo cơ chế tem phiếu do nhà nước phân phối cho các đối tượng tiêu dùng theo chỉ tiêu, hạn mức

- Giai đoạn 1986 đến nay: Là giai đoạn mà Tổng công ty thực hiện đổi mới và phát triển theo chủ trương của Đảng và nhà nước, chuyển hoạt động kinh doanh sang

cơ chế thị trường Hiện nay, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một Tổng công ty nhà nước hạng đặc biệt, giữu vai trò chủ đạo trong việc kinh doanh xăng dầu đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu cho phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên phạm vi toàn quốc, từng bước

mở rộng kinh doanh sang các nước và khu vực và đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh có hiệu quả một cách có chọn lọc

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.

- Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có chức năng kinh doanh mua bán các sản phẩm xăng dầu cung ứng chi thị trường trong nước và tiến hành cung ứng một số hoạtđộng dịch vụ khác trong phạm vi khu vực

- Với tư cách pháp nhân được nhà nước giao tài sản, tiền vốn, đất đai, Tổng công ty có trách nhiệm quy hoạch, quản lý, khai thác và sử dụng các tài sản đất đai phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

- Tổ chức sản xuất, xây dựng kế hoạch kinh doanh trong toàn Tổng công ty nhằm đạt được mục tiêu chiến lược phát triển của Tổng công ty đặt ra

- Được giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, hợp đồng nghiên cứu khoa học công nghệ, các hợp đồng liên quan, hợp tác, liên kết thuộc phạm vi kinh doanh của Tổng công ty với các tổ chức, cánhân trong và ngoài nước theo chính sách pháp luật của nhà nước.

- Được tham gia ý kiến với nhà nước về cơ chế quản lý thị trường và giá bán xăng dầu

2.1.3 Chiến lược phát triển của công ty

Định hướng phát triển của Tổng công ty là trở thành tập đoàn kinh doanh mạnhcủa nhà nước, lấy xăng dầu làm trục chính, đa dạng hóa có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh, đa dạng hóa hình thức sở hữu, đẩy mạnh chương trình hiện đại hóa, nâng cao năng lực hợp tác và cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực

- Tiếp tục đầu tư theo quy hoạch, phát triển cơ sở hạ tầng để hiện đại hóa và xây dựng các công trình quan trọng như: Cầu cảng, kho bể đường ống, mạng lưới bán

lẻ xăng dầu

- Ưu tiên phát triển nguồn lực, từng bước hình thành đội ngũ chuyên gia đầu ngành, đội ngũ cán bộ năng động, hiệu quả, đội ngũ công nhân lao động được đào tạo phù hợp với yêu cầu hiện đại

2.1.4 Đặc điểm của Tổng công ty với vấn đề xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát.

Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô toàn quốc, được chính phủ xếp hạng đặc biệt, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã có rất nhiều sự đầu tư cho việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo được việc quảm lý chặt chẽ

và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục kiểm soát được đặt

ra đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận sai sót, tính chính xác và đầy đủ các ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính tin cậy

2.2 TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

a Mô hình tổ chức của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

Bộ máy tổ chức Công ty xăng dầu Việt Nam

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

dầu

Các công ty khác

Công

ty tư vấn công trình dầu khí

Công ty XNK tổng hợp

Các công

ty cổ phần xây lắp

Công ty hóa dầu

Công

ty cổ phần GAS

Trung tâm tin học và tự động hóa

Tổng kho và kho

Xí nghiệp Chi nhánh

Tổng giám đốc điều hànhHội đồng quản trị

b Liên hệ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát

Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý đối với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

Bảo vệ tài sản đơn vị : Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản

vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị

hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sảm phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty đã thiết lập chế dộ quản lý chặt chẽ đối với hệ thống sổ sách, chứng từ, mỗi loại hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài sản đều được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền Giá trị thực tế của tài sản luôn được kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các khoản khấu hao luôn được giám sát tuân theo tỉ lệ và mức độ đã đăng ký

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy

kế toán xử lý và tổng hợp là ăn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong

Tổng công ty được thiết kế nhằm bảo đảm các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải được tuân thủ đúng mức

Cụ thể, công việc của hệ thống Kiểm soát nội bộ được tiến hành nhằm:

Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của Tổng công ty

Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của Tổng công ty

Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc xác lập BCTC trung thực và khách quan

Để đảm bảo được các mục tiêu trên, hệ thống thông tin của Tổng công ty luôn được giám sát chặt chẽ bởi Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng Các thông tin tàichính, kế toán cũng như các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trước khi trình lên Hội đông quản trị và công bố chính thức đều được rà soát kỹ lưỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp

lý và khách quan

Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát

trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác động, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong tổng công ty Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong các Tổng công ty được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng công ty Bên cạnh đó, Ban kiểm soát với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảmtrách chức năng tư vấn về quản lý, nhằm trợ giúp cho ban lãnh đạo và hội đồng quản trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu tư và thủ tục quản lý, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động

2.2.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ

a Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

- Đặc điểm môi trường kiểm soát tại Tổng công ty

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong Tổng công ty sẽ góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định

đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ Tổng công ty Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của Tổng công ty

Chính sách nhân sự:

Với tôn chỉ con người là tài sản vô giá của Tổng công ty, Petrolimex đã liên tục

và thường xuyên tiến hành các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyrnmôn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cường, mở rộng và cập nhật kiến thức cho cán bộ công nhân viên Bồi dưỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là một trong những mục tiêu mà Petrolimex đang theo duổi trong nỗ lực đưa Tổng công

ty tiến bước vững chắc vào thế kỷ 21 đầy thách thức

Công tác kế hoạch:

Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì

hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý của Tổng công ty thường quan tâm và xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những vấn đề bất thường nhằm xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểmtoán BCTC của Tổng công ty, đặc biệt trong việc áp dụng thủ tục phân tích

Ủy ban kiểm soát:

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, ủy ban kiểm soát thường

có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của Tổng công ty

- Giám sát tiến trình lập BCTC