Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty hàng hải việt nam tt

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔNG CƠNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM TĨM TẮT LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ NGÀNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VẬN TẢI; MÃ SỐ 9840103 CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VẬN TẢI HẢI PHỊNG 2019 Cơng trình hoàn thành Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam Người hướng dẫn khoa học: 1.GS TS Vương Toàn Thuyên PGS.TS Nguyễn Văn Sơn Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Hoàng Tiệm Phản biện 2: PGS.TS Trần Sĩ Lâm Phản biện 3: PGS.TS Đặng Công Xưởng Luận án bảo vệ trước Hội đồng chấm luận án tiến sĩ cấp Trường họp ……………………………………… vào hồi phút ngày tháng năm 20 HẢI PHÒNG 2019 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tổng cơng ty hàng hải Việt Nam (Vinalines) nằm số DNNN trình tiến hành tái cấu trước loạt sai phạm dẫn tới thua lỗ hàng nghìn tỷ Trong năm gần đây, Vinalines có chuyển biến tích cực nhằm xử lý khoản nợ xấu, ổn định kinh doanh Tính chung tổng kết xử lý nợ giai đoạn 2014 - 2017, công ty mẹ giảm 10.647 tỷ đồng nợ Các doanh nghiệp thành viên ước giảm 2.345,5 tỷ đồng nợ Dư nợ tồn tổng cơng ty tính đến thời điểm 31/12/2017 14.743,16 tỷ đồng (nợ gốc 11.375 tỷ đồng, nợ lãi 3.368 tỷ đồng), dư nợ lại cơng ty mẹ 23% so với thời điểm tái cấu Tuy nhiên, thời gian tới Vinalines phải cạnh tranh gay gắt phát triển nhanh chóng đơn vị doanh nghiệp bên ngồi vận tải biển cảng biển - logistics Hiện thị trường logistics bị chiếm lĩnh 80% doanh nghiệp nước ngồi, 20% thị phần lại phân chiacho doanh nghiệp nước bị cạnh tranh gay gắt với doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có thị phần ổn định Để chủ động trình kinh doanh, tái cấu đạt mục tiêu chiến lược mình, Vinalines phải người chủ động tự thiết kế cho hệ thống, chế quản trị doanh nghiệp, kiểm soát rủi ro Quản trị doanh nghiệp tốt, kiểm soát rủi ro tảng cho phát triển lâu dài doanh nghiệp lớn Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ chống gian lận lập báo cáo tài (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway CommissionCOSO) xây dựng mơ hình hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) thừa nhận, áp dụng rộng rãi giới chuẩn mực chất lượng KSNB Một HTKSNB vững mạnh, đem lại cho DN lợi ích: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh, bảo vệ tài sản khỏi thất thốt, lãng phí, đảm bảo tính xác số liệu kế toán,đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp Trên sở hệ thống KSNB vững mạnh, giúp cho DN hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực, có khả đảm bảo an ninh tài chính, đảm bảo khả hoạt động liên tục, đứng vững phát triển điều kiện kinh tế thị trường phát triển hội nhập Nghiên cứu tác giả dựa khuôn khổ báo cáo COSO 2013 nhằm cung cấp tảng phương pháp thiết lập trì hệ thống kiểm soát nội hiệu đảm bảo mục tiêu thực hiện, đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật giảm thiểu rủi ro Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu luận án phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNBchung Tổng công ty Hàng hải Việt Nam từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty, giúp nhà quản lý kiểm sốt hoạt động đơn vị đạt hiệu quả, độ tin cậy báo cáo tài đảm bảo tuân thủ luật lệ, quy định 1 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội chung Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) Luận án khơng nghiên cứu chi tiết kiểm sốt nội phận cụ thể doanh nghiêp KSNB tài sản cố định, KSNB hoạt động đầu tư, … Các mục tiêu cụ thể bao gồm: - Xác định nhân tố nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) - Phân tích số tiêu đánh giá hệ thống KSNB dựa Báo cáo COSO 2013 - Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Luận án nghiên cứu hệ thống KSNB Tổng công ty Việt Nam thông qua mẫu nghiên cứu số đơn vị Tổng công ty, Công ty mẹ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, công ty Vinalines Logictics, cảng Hồng Diệu, cơng ty vận tải biển Vinaship Các đơn vị mà NCS chọn để khảo sát đơn vị mà NCS tiếp cận phù hợp với lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà Vinalines hướng tới Số lượng mẫu nghiên cứu đạt yêu cầu với phương pháp xử lý số liệu mà NCS sử dụng luận án Về thời gian: Luận án tập trung phân tích số tiêu qua đánh giá khả kiểm sốt nội doanh nghiệp khoảng thời gian 10 năm từ năm 20072017 Đây khoảng thời gian Vinalines có nhiều biến động lớn Phƣơng pháp nghiên cứu Luận án chủ yếu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính truyền thống như: phân tích, so sánh, phân tích, vấn Cụ thể sau: - Phương pháp so sánh: so sánh mơ hình lý thuyết theo COSO với mơ hình kiểm sốt nội áp dụng công ty - Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát thực tế cơng tác kiểm sốt nội công ty từ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ phòng ban liên quan đến cơng tác kiểm sốt để tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội cơng ty - Phương pháp vấn: vấn trực tiếp, qua điện thoại qua email cá nhân có trách nhiệm liên quan cơng tác kiểm sốt nội để tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội cơng ty - Phương pháp phân tích: phân tích báo cáo kết kinh doanh, quy trình kiểm sốt tìm hiểu kết quản lý điều hành tài doanh nghiệp Thơng qua nghiên cứu tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty,tìm hiểu mặt tích cực điểm hạn chế tồn hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, từ đề xuất số giải pháp cụ thể - Phương pháp chuyên gia: phương pháp thu thập xử lý đánh giá hệ thống KSNB cách tập hợp ý kiến khảo sát thông qua bảng hỏi theo khung COSO Kết cấu luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận án chia thành chương sau: Chương 1: Những vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Chương 3: Phương hướng giải pháp hoàn thiện phát triển hệ thống kiểm sốt nội tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam Tổng quan đề tài nghiên cứu hệ thống KSNB giới Việt Nam 6.1.Nghiên cứu hệ thống KSNB giới Kiểm sốt nội đề tài khơng mới, từ lâu nhà nghiên cứu thấy vai trò kiểm sốt nội doanh nghiệp Các điểm yếu hệ thống kiểm soát nội gây tổn thất cho doanh nghiệp khía cạnh hoạt động ngăn cản doanh nghiệp đạt nhiệm vụ, mục tiêu Các đề tài KSNB giới phần lớn tập trung vào nghiên cứu mối quan hệ hệ thống KSNB hoạt động tài Cơ chế kiểm sốt nội thích hợp ngăn ngừa đươc rủi ro ảnh hưởng đến báo cáo tài cách hiệu nhanh chóng Các nghiên cứu cơng ty dựa vào CNTT thiết lập chế KSNB mạnh mẽ Cải thiện hệ thống KSNB cho phép đạt kết hoạt động kinh doanh tốt 6.2 Nghiên cứu hệ thống KSNB Việt Nam Tại Việt Nam, nghiên cứu định tính KSNB nghiên cứu PGS., TS Ngơ Trí Tuệ cộng (2004) nghiên cứu xây dựng hệ thống KSNB với việc tăng cường quản lý tài Tổng Cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Bùi Thị Minh Hải (2012) nghiên cứu hoàn thiện hệ thống KSNB DN may mặc Việt Nam, Vũ Thu Phụng (2016) nghiên cứu tác động nhân tố cấu thành hệ thống KSNB đến hiệu hoạt động EVN Việt Nam Nghiên cứu thông qua khảo sát, sử dụng phần mềm SPSS tổng hợp kết Chu Thị Thu Thủy (2016) nghiên cứu mối quan hệ KSNB chi phí sản xuất với việc nâng cao hiệu tài DN nhỏ vừa Việt Nam Đặng Thúy Anh (2017) nghiên cứu KSNB DN xây dựng niêm yết thị trường chứng khoán Việt Nam kiểm định mối quan hệ chất lượng KSNB với khả sinh lời, mối quan hệ quy mơ ban kiểm sốt, tính độc lập ban kiểm sốt, trình độ ban kiểm soát với chất lượng KSNB Xây dựng hệ thống KSNB vấn đề quan tâm doanh nghiệp, tổng cơng ty có quy mơ lớn Các nghiên cứu cho thấy, có mối liên hệ chặt chẽ KSNB yếu tố cấu thành KSNB với hiệu hoạt động DN KSNB có tác động thuận chiều tới hiệu hoạt động, điều cho thấy DN KSNB hoạt động hữu hiệu giúp nâng cao hiệu hoạt động, hay nói cách khác yếu hay thiếu sót KSNB ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động DN Vì vậy, vấn đề đặt cho DN cần thiết lập trì KSNB cho có hiệu Các nghiên cứu xây dựng hệ thống KSNB Tổng công ty riêng, sở Khung báo cáo COSO - Uỷ ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (National Commission on Financial Reporting, gọi Treadway Commission) (Committee of Sponsoring Organization) Các nghiên cứu yếu hay thiếu sót hệ thống KSNB ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động doanh nghiệp Các yếu chung KSNB đơn vị khơng thiết kế biện pháp phòng ngừa rủi ro hoạt động, khơng phân tích rủi ro, thiếu thơng tin thích hợp, có vấn đề ủy nhiệm tổ chức Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào đặc điểm hệ thống KSNB riêng loại hình doanh nghiệp Đặc điểm chung doanh nghiệp nghiên cứu doanh nghiệp có quy mơ lớn giai đoạn tái cấu trúc hay thành lập, mức độ tập trung quyền sở hữu cao, cơng ty thiếu sách nhận dạng doanh thu, thiếu tách bạch phân công nhiệm vụ, có nhiều thay đổi cấu tổ chức, thiếu hụt nhân đầu tư cho KSNB Các doanh nghiệp có khiếm khuyết KSNB ảnh hưởng đến giá trị doanh nghiệp thị giá cổ phiếu, tác động xấu đến khả sinh lời, tình hình tài chính, chất lượng báo cáo tài chính, tốc độ tăng trưởng doanh thu bán hàng tác động tiêu cực đến đầu tư doanh nghiệp Kết đạt đƣợc điểm luận án Luận án tiếp cận hệ thống KSNB COSO 2013 cập nhật khung COSO ERM 2017, mà luận án trước chưa có, đồng thời thiết kế bảng hỏi phù hợp để đánh giá chung hệ thống KSNB Vinalines Luận án kết hợp sở lý thuyết phân tích định tính theo kinh nghiệm từ nghiên cứu trước kết tổng hợp từ lần vấn, thảo luận, tác giả xây dựng bổ sung thang đo dạng Likert điểm để đo lường phận hệ thống KSNB doanh nghiệp Luận án giải yêu cầu đề tài Đó đánh giá phận hệ thống KSNB, xác định mức độ ảnh hưởng phận tới hệ thống kiếm sốt nội Tổng cơng ty Hàng Hải Việt Nam phương trình hồi quy Từ đưa giải pháp xây dựng hồn thiện hệ thống KSNB Vinalines Những điểm luận án bao gồm: Thứ nhất, luận án hệ thống sở lý thuyết hệ thống KSNB, đưa quan điểm riêng hệ thống KSNB, xây dựng ngun tắc hồn thiện tiêu chí đánh giá kết hoạt động hệ thống KSNB doanh nghiệp Thứ hai: Bằng tài liệu khảo sát số liệu thực tế đơn vị, NCS phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB Tổng cơng ty Hàng Hải Việt Nam tìm thành công hạn chế Thứ ba, từ kết nghiên cứu, NCS xây dựng biện pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB Vinalines Về mặt lý thuyết tác giả hệ thống hóa lý thuyết, nghiên cứu giới nước lĩnh vực kiểm sốt nội bộ, góp phần vào việc xây dựng khung kiểm soát nội bộ, gồm thành phần, 10 nhân tố với 33 biến quan sát tác động đến hiệu hoạt động Vinalines Giúp cho nhà nghiên cứu tiếp tục bổ sung vào hệ thống thang đo sử dụng cho nghiên cứu giai đoạn hoàn cảnh khác Về mặt thực tiễn khám phá biến quan sát ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Vinalines Đây bất cập thuộc nhân tố kiểm soát nội Tổng công ty Hàng hải Việt Nam làm cho hoạt động Vinalines hiệu Tổng hợp biến quan sát kết hợp với biến quan sát đề cập Báo cáo COSO có ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Vinalines Qua kiểm định phát 22 biến đo lường thuộc 10 nhân tố tác động đến hiệu hoạt động Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam Từ đó, luận án xây dựng mơ hình nhân tố đặc thù thuộc hệ thống kiểm soát nội ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Vinalines Việc thiết kế câu hỏi khảo sát phù hợp yêu cầu đánh giá hệ thơng KSNB doanh nghiêp Bảng hỏi thiết kế dựa phận hệ thống KSNB Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin &truyền thông, giám sát Kết khảo sát tổng hợp phần mềm thống kê, tránh khả xảy sai sót phân tích liệu có tin cậy cao Đề tài hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Hàng Hải Việt Nam đề tài mới, không trùng lặp với đề tài cơng bố trước Bên cạnh việc đưa nguyên tắc áp dụng hệ thống KSNB COSO theo khung báo cáo 2013 Nguyên tắc tác giả đưa vào bảng hỏi để đánh giá hệ thống KSNB để có nhìn tồn diện hệ thống KSNB, sở nghiên cứu sau sâu phân tích chi tiết phận hệ thống Các câu hỏi nghiên cứu tác giả đánh giá sở nghiên cứu phận hệ thống KSNB Nghiên cứu luận án tập trung vào đặc điểm riêng Tổng công ty Hàng hải Việt Nam q trình xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm soát nội Nghiên cứu kết hợp khảo sát phân tích thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam sử dụng phần mềm spss, từ nêu ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam Tác giả đưa số tiêu chíkhi đánh giá hệ thống KSNB doạnh nghiệp Bao gồm cấu phù hợp với mục tiêu kiểm sốt, quy trình kiểm sốt nội tồn diện, hoạt động kiểm sốt hỗ trợ công nghệ, nhân lực hệ thống KSN số tiêu tài Những hạn chế luận án: Vinalines trình tái cấu nên có nhiều thay đổi Việc đánh giá hệ thống KSNB đơn vị có quy mô lớn thực mẫu khảo sát tối thiểu khơng tránh khỏi hạn chế Luận án đưa đánh giá hệ thống KSNB chung, hoàn thiện hệ thống KSNB tảng hệ thống KSNB Vinaline.s tìm điểm hạn chế tồn để khắc phục mà chưa đưa đánh giá KSNB cho phận riêng KSNB tài sản cố định, KSNB hoạt động đầu tư, tiền lương, KSNB bán hàng thu tiền, CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát kiểm soát doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kiểm soát Kiểm soát năm chức quản trị: Hoạch định; Tổ chức; Chỉ huy; Phối hợp; Kiểm sốt Kiểm sốt từ lâu trở thành cơng cụ nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên kiểm sốt hoạt động họ Ngày nay, kiểm soát trở nên cần thiết có tính tất yếu tổ chức, doanh nghiệp H.Fayol khẳng định:”Trong ngành kinh doanh, kiểm sốt gồm có việc kiểm chứng xem việc có thực theo kế hoạch vạch ra, với thị nguyên tắc ấn định hay khơng Nó có nhiệm vụ vạch khiếm khuyết sai lầm để sửa chữa phòng ngừa tái phạm Nó đối phó với vật, người hành động” Goctr cho “ Sự kiểm sốt tìm cách bắt buộc cơng việc phải theo kế hoạch” Theo từ điển Tiếng Việt Kiểm soát xem xét để ngăn chặn điều trái với quy định Từ quan điểm trên, ta rút khái niệm kiểm soát Kiểm soát trình áp dụng chế phương pháp để đảm bảo hoạt động kết đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch định chuẩn mực đặt tổ chức 1.1.2.Vai trò kiểm sốt - Bảo đảm nguồn lực tổ chức sử dụng cách hữu hiệu - Phát kịp thời vấn đề sai lệch, khó khăn q trình thực mục tiêu - Kịp thời đưa biện pháp giải để đạt mục tiêu 1.1.3.Các loại kiểm sốt Có loại kiểm sốt kiểm sốt phòng ngừa kiểm sốt hiệu chỉnh Kiểm sốt phòng ngừa: Kiểm sốt phòng ngừa thực nhằm làm giảm sai lầm, rủi ro xẩy Các hoạt động kiểm sốt phòng ngừa có tác dụng định hướng, giới hạn hành vi nhân viên nhà quản trị Kiểm soát hiệu chỉnh: Kiểm soát hiệu chỉnh nhằm làm thay đổi hành vi không mong muốn đem lại hiệu phù hợp với tiêu chuẩn hay nguyên tắc vạch 1.2 Hệ thống Kiểm soát nội doanh nghiệp 1.2.1.Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Theo tiêu chuẩn Kiểm tốn Việt Nam, góc độ kiểm toán viên (chuẩn mực kiểm toán số 315): Kiểm sốt nội quy trình Ban quản trị, Ban Giám đốc cá nhân khác đơn vị thiết kế, thực trì để tạo đảm bảo hợp lý khả đạt mục tiêu đơn vị việc đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật quy định có liên quan Theo COSO (Committee of Sponsoring Organization) “Kiểm soát nội trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị , thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu” Hệ thống kiểm soát nội hiểu hệ thống quy trình, sách, thủ tục kiểm soát với phương tiện kỹ thuật thiết kế nhằm kiểm soát hoạt động nội doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp thực mục tiêu, đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật Như vậy: có yếu tố cần xem xét Hệ thống KSNB tập hợp quy trình, sách, thủ tục kiểm sốt hoạt động đơn vị kiểm soát hoạt động đầu tư, kiểm sốt TSCĐ, kiểm sốt chu trình bán hàng Hệ thống KSNB bao gồm phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống thông tin, phần mềm xử lý liệu Hệ thống KSNB người thiết kế vận hành để đảm bảo doanh nghiệp thực mục tiêu 1.2.2 Các mục tiêu KSNB Ba nhóm mục tiêu KSNB 2013 COSO giữ nguyên so với báo cáo năm 1992 Đó là: - Mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động - Mục tiêu tin cậy báo cáo tài - Mục tiêu tuân thủ pháp luật 1.2.3 Đối tƣợng phạm vi điều chỉnh sách KSNB Chính sách kiểm sốt nội áp dụng tất đối tượng cá nhân, tổ chức, tất nguồn vốn, tài sản thuộc doanh nghiệp Chính sách kiểm sốt nội áp dụng thống tồn tổng cơng ty theo tiêu chí linh động phù hợp với đặc thù quản lý điều hành sản xuất kinh doanh phận, đơn vị, công ty thành viên doanh nghiệp 1.2.4.Các thành phần HTKSNB Các thành phần KSNB theo báo cáo COSO 2013 giữ nguyên so với báo cáo 1992 gồm có phận: Mơi trường kiểm sốt (control environment), hoạt động kiểm sốt (control activities), đánh giá rủi ro (risk assessment), thơng tin &truyền thông (communication and information system) giám sát (monitoring of controls) Các thành phần tương tự quy định chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 MƠ HÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ Hình 1.1 Mơ hình kiểm sốt nội theo COSO Những nội dung liên quan đến năm phận hệ thống KSNB tổng hợp thành 17 nguyên tắc theo bảng sau Bảng 1.1 : Các phận & nguyên tắc hệ thống KSNB theo COSO 2013 Các phận hệ thống KSNB 1.MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT ĐÁNH GIÁ RỦI RO 3.HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA 4.THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG 5.GIÁM SÁT Nguyên tắc 1.Chứng minh cam kết tính tồn vẹn giá trị đạo đức Trách nhiệm giám sát tập thể Thiết lập cấu, thẩm quyền trách nhiệm Chứng minh cam kết lực Thực thi trách nhiệm giải trình Chỉ rõ mục tiêu phù hợp Xác định phân tích rủi ro Đánh giá rủi ro gian lận Xác định phân tích thay đổi đáng kể 10 Lựa chọn phát triển hoạt động KS 11 Lựa chọn phát triển kiểm sốt chung cơng nghệ 12 Triển khai thơng qua sách thủ tục 13 Sử dụng thơng tin có liên quan 14 Giao tiếp nội 15 Giao tiếp bên 16 Tiến hành đánh giá liên tục / riêng biệt 17 Đánh giá thông báo (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp ) 1.3 Các tiêu đánh giá hệ thống Kiểm soát nội doanh nghiệp 1.3.1 Cơ cấu tổ chức tổ chức phù hợp với mục tiêu kiểm sốt 1.3.1.1 Mơ hình quản trị doanh nghiệp phù hợp Mơ hình quản trị doanh nghiệp có đầy đủ yếu tố giúp cho quản lý giám sát có hiệu Hội đồng quản trị thể độc lập từ việc quản lý giám sát phát triển, việc thực kiểm soát nội Cơ cấu HĐQT & chuyên môn HĐQT phù hợp với mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp đánh giá thường xuyên 1.3.1.2.Các phận chức phù hợp với quy mô, hoạt động vị trí tổ chức 1.3.2 Quy trình kiểm sốt nội tồn diện 1.3.2.1.Vai trò, trách nhiệm phận 1.3.2.2 Quy trình hoạt động 1.3.3 Các hoạt động kiểm soát nội đƣợc hỗ trợ công nghệ 1.3.3.1 Hệ thống thông tin quản lý 1.3.3.2 Hệ thống thơng tin kế tốn Hai hệ thống có mối quan hệ lẫn Hệ thống thơng tin kế tốn sở thơng tin quản lý, giúp đơn vị quản lý đưa định xác 1.3.4 Đánh giá nhân lực Hệ thống KSNB người thiết kế vận hành nhận thức, hành vi người có ảnh hưởng đáng kể đế hệ thống Ngồi tiêu đánh giá quy mơ, trình độ nhân lực, tiêu đánh giá theo nguyên tắc Khung báo cáo COSO 2013 1.3.5.Các tiêu kiểm sốt tài 11.735 12000,0 9.468 10000,0 8.245 7.564 8000,0 7.274 5.642 6000,0 5.564 4000,0 2000,0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Hình 2.1 Đồ thị doanh thu vận tải biển (Tỷ.đồng) (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Vinalines) 2.1.6.2.Hoạt động kinh doanh khai thác cảng biển Trong năm qua, cảng biển Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đầu tư, quản lý khai thác theo quy hoạch Vinalines có vốn góp 15 doanh nghiệp khai thác cảng biển 01 cảng sông trải dài khắp nước với 80 cầu cảng có tổng chiều dài 13.428m, chiếm 23,53% tổng số cầu cảng 30,37% tổng số chiều dài cầu cảng nước Các cảng biển Vinalines nắm giữ có vị trí đặc biệt quan trọng lưu thơng hàng hóa, phát triển kinh tế khu vực: 6000,0 5000,0 4.011 4.265 4.679 4.932 5.132 5.291 4.713 5.126 4000,0 3000,0 2000,0 1000,0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Hình 2.2: Đồ thị doanh thu cảng (tỷ đồng) (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Vinalines) 2.1.6.3.Hoạt động kinh doanh dịch vụ hàng hải phụ trợ hàng hải Năng lực Tổng công ty lĩnh vực logistics: Tổng cơng ty có gần 32 doanh nghiệp có kinh doanh dịch vụ logistics Hiện, Công ty mẹ công ty con, công ty liên kết quản lý khai thác cảng, ICD lớn toàn quốc, đồng thời tổ chức trung tâm phân phối hàng hóa quy mơ lớn như: ICD Phước Long, ICD Nam Hòa, ICD Lào Cai; Hệ thống kho bãi CFS Đình Vũ – Hải Phòng 11 8000,0 7000,0 6000,0 5000,0 4000,0 3000,0 2000,0 1000,0 - 7.819 5.930 4.243 2010 2011 5.615 5.019 3.876 2012 2013 2014 6.213 3.994 2015 2016 2017 Hình 2.3: Đồ thị doanh thu khối dịch vụ& phụ trợ hàng hải (Tỷ đồng) (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Vinalines) Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hàng hải độc lập Tổng công ty Hàng hải Việt Nam có quy mơ nhỏ vừa, cung cấp dịch vụ logistics hỗ trợ hàng hải 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM 2.2.1 Đánh giá hệ thống tiêu kiểm soát 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kiểm sốt *Về mơ hình tổ chức Tổng công ty Hàng Hải Viêt Nam Trong năm vừa qua, Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam phát huy tính ưu việt mơ hình cơng ty mẹ - cơng ty (đa dạng hoá sở hữu, huy động vốn từ tất thành phần kinh tế, tạo liên kết đơn vị thành viên thông qua việc sở hữu vốn) để vận hành tổ hợp phát triển Tổng công ty Hàng hải Việt Nam giai đoạn Hiện nay, Cơng ty mẹ tồn cơng ty con, công ty liên kết tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, điều kiện thuận lợi để Cơng ty mẹ tiếp tục phát huy tính ưu việt mơ hình *Về chức năng, nhiệm vụ Từ thành lập đến nay, thời kỳ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thực nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ chủ sở hữu giao kinh doanh ngành nghề kinh doanh có liên quan đến lĩnh vực như: vận tải biển, kinh doanh cảng biển, dịch vụ hàng hải Tuy nhiên việc Công ty mẹ thành lập nhiều đơn vị hạch toán phụ thuộc thời gian qua, có nhiều đơn vị kinh doanh lĩnh vực dẫn đến việc phân tán nguồn lực, công tác điều hành gặp khó khăn hiệu kinh doanh số đơn vị chưa tương xứng với nguồn lực giao * Hội đồng quản trị thể độc lập từ việc quản lý ,giám sát , việc thực kiểm soát nội Nhìn chung cấu tổ chức Hội đồng quản trị Tổng công ty đầy đủ hợp lý Tại công ty mẹ, theo kết điều tra vấn, Ban quản trị hoạt động tương đối hiệu quả, đáp ứng nhu cầu cơng việc Có thể thấy hội đồng quản trị Tổng công ty có sử ủng hộ người lao động Tuy nhiên, thành viên HĐQT chưa có bước đột phá lớn, chưa có tham gia điều hành quản 12 lý bên ngồi Chun mơn HĐQT hoàn toàn phù hợp với lĩnh vực kinh doanh Tổng công ty Hàng Hải Các thành viên HĐQT người có kinh nghiệm cơng tác, giữ vị trí quan trọng Việc nhân chủ chốt có thay đổi thường xuyên thời gian qua cho thấy biến động đội ngũ lãnh đạo Việc thay đổi tương lai mang lại tình hình tích cực Tuy nhiên thay đổi nhiều thời gian ngắn làm cho sách phong cách điều hành thay đổi ảnh hưởng đến mục tiêu ngắn hạn Ban giám đốc quản lý thận trọng sau phân tích kỹ rủi ro lợi ích tiềm ẩn nhiên chưa áp dụng nguyên tắc quản trị doanh nghiệp theo thông lệ quốc tế, chưa trọng tới kiểm soát rủi ro tài rủi ro khác trình hoạt động * Các phận chức phù hợp với quy mơ, hoạt động vị trí tổ chức Tổng công ty điều chỉnh vai trò nhiệm vụ phòng ban chức năng, ban tham mưu tạo điều kiện phối kết hợp làm việc hiệu quả, hướng tới mục tiêu chung *Cơ cấu tổ chức Ban kiểm soát nội Theo cấu tổ chức Vinalines, Ban kiểm soát nội -thành phần hệ thống KSNB nằm điều hành Hội đồng thành viên , Ban kiểm soát nội HĐQT thành lập, trưởng ban Kiểm soát thành viên HĐQT HĐQT phân công làm nhiệm vụ Các thành viên Ban Kiểm soát nội HĐQT lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm Ban Kiểm soát nội hoạt động theo quy chế HĐQT ban hành Ban KSNB có chức tham mưu chủ yếu Chức kiểm soát bị hạn chế *.Phân định quyền hạn trách nhiệm Trong năm gần đây, Tổng công ty tiếp tục thực rà soát, nghiên cứu tái cấu Ban tham mưu giúp việc cho Ban điều hành theo hướng gọn nhẹ, hiệu phù hợp với mơ hình quản trị đại Tổng cơng ty triển khai hợp đồng tư vấn với OCD để phối hợp đánh giá tư vấn mơ hình tổ chức Tổng công ty Theo nghiên cứu tác giả, ban tham mưu xếp lại Tuy nhiên việc phân định chức năng, quyền hạn trách nhiệm chưa rõ Cần phải xếp theo hướng đạt mục tiêu chung 2.2.1.2 Quy trình kiểm sốt nội Ban KSNB thành lập theo định số 467/QĐ-HĐTV ngày 8/8/2011 HĐTV Tổng công ty việc thành lập Ban kiểm soát nội thuộc HĐTV tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, Chủ tịch HĐTV nhận văn bản, tờ trình từ cấp thơng qua phận Chánh văn phòng Nếu vấn đề cần phải kiểm tra lại thông tin, số liệu, tính xác thực hay tính pháp lý chủ tịch HĐTV chuyển lại cho Ban KSNB xem xét Ban kiểm sốt nội Tổng cơng ty Hàng Hải kiểm tra vấn đề mà Chủ tịch HĐTV đề nghị xem xét Ban KSNB trình lại cho Chủ tich HĐTV để kết luận cuối 13 Bảng 2.2 Quy trình kiểm sốt Tổng Cơng Ty Hàng Hải VN Các bƣớc thực Trách nhiệm Chánh HĐTV văn phòng Phân loại văn chuyển cho Chủ tịch HĐTV Chủ tịch HĐTV Chánh HĐTV Văn Xem xét Mơ tả Phân loại cơng văn đến để trình Chủ tịch HĐTV Xem xét, giao cho cá nhân phận chức giải Phòng Nhận lại chuyển cho phận liên quan theo ý kiến đạo Chủ tịch HĐTV Ban kiểm soát nội Kiểm tra, xem xét, cho ý kiến trình lên HĐTV Chuyển cho Ban kiểm sốt nội Phân cơng cho cán xem xét (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Ban KSNB Tổng công ty tham gia góp ý tư vấn cho Chủ tịch HĐTV vấn đề mà chủ tịch HĐTV yêu cầu Mặc dù nhiều bất cập với phương thức kiểm sốt nhìn chung xét mặt tích cực Ban KSNB giúp cho HĐQT có nhìn tổng qt vấn đề phát sinh trình kinh doanh chủ yếu tính pháp lý văn Bảng 2.3 Mô tả chi tiết quy trình kiểm sốt nội Nội dung Mơ tả chi tiết Nhiệm vụ BKSNB Hoàn thành việc theo dõi, thống kê văn HĐTV yêu cầu văn trả lời Chi phí cho hệ thống Chỉ trả lương cho cán Ban KSNB với chức danh tương đương kiểm sốt nội trưởng phó Ban Các nghiệp vụ sử dụng hệ thống kiểm soát nội Nhân lực thực hệ thống kiểm soát nội Hầu hết vấn đề phát sinh HĐTV yêu cầu Trừ việc liên quan pháp chế hàng hải an tồn hàng hải đơn vị (Có ban riêng phụ trách) Số lượng: 7người Trình độ: Là người có chun mơn & kinh nghiệm chưa đào tạo KSNB Thời gian xem xét Trung bình ngày vấn đề Căn kiểm tra Trên giấy tờ (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 2.2.1.3 Các hoạt động kiểm sốt đƣợc hỗ trợ cơng nghệ a Thông tin quản lý: Hiện Tổng công ty trong trình tái cấu, hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp xem xét để hồn thiện Đó thơng tin chiến lược thông tin điều hành Thông tin chiến lược Trong báo cáo tổng kết, Vinalines đề cập đến tình hình thị trường, hoạt động hàng hải dự báo chuyên sâu dự báo Drewry thị trường vận tải biển, nhu cầu vận tải, giá cước, thị trường tầu biển, 14 thấy Vinalines xác định tốt nguồn thông tin chiến lược sử dụng cho sách dài hạn tổ chức phục vụ cho nhà quản lý cao cấp dự đoán tương lai Hiện hầu hết phận phòng ban đơn vị trực thuộc công ty giao dịch truyền đạt thông tin qua địa mail cố định Điều dẫn đến việc truyền đạt thông tin chưa hiệu b.Thông tin kế tốn Tính xác thơng tin thể qua hệ thống thơng tin kế tốn chủ yếu quan trọng Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống sổ sách hệ thống báo cáo kế toán 2.2.1.4 Đánh giá nhân Chất lượng nguồn nhân lực cuả Văn phòng cơng ty mẹ thể sau: Bảng 2.4 : Cơ cấu lao động theo độ tuổi trình độ VP Cơng ty mẹ Cơ cấu lao động theo độ tuổi Cơ cấu lao động theo trình độ Trên đại học 22% Đại học 70% Cao đẳng, trung cấp 2% Trình độ khác 6% (Nguồn: Báo cáo tổng kết Vinalines ) Cơ cấu lao động theo độ tuổi Cơ cấu lao động theo trình độ