MỤC LỤC PhÇn I: tæng quan 1 I. KHÁI QUÁT CHUNG 1 1. Quản lý ngân sách 1 2. Mục tiêu quản lý Ngân sách: 1 3. Nội dung Quản lý ngân sách: 1 II. GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM 2 III. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH. 3 PhÇn II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 6 I. QUẢN LÝ Mà NGÂN SÁCH 6 1. Tổng quan về hệ thống các khoản mục ngân sách Item code: 6 2. Hướng dẫn sử dụng màn hình 7 2.1. Màn hình đăng ký mã ngân sách Budget Head Code Register: 7 2.2. Màn hình đăng ký mã loại ngân sách – Register of Clause Code 8 2.3. Màn hình đăng ký mã khoản ngân sách Register of Article Code 9 2.4. Màn hình đăng ký mã mục ngân sáchRegister of Item Code: 11 2.5. Màn hình đăng ký mã tiểu mục (Sub Item Code)Budget Sub Code Register 16 3. Màn hình quản lý thông tin mã mục ngân sách Item Code Management 17 4. Quản lý thuế VAT – VAT Management 19 II. QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 19 A. TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH (KH NGÂN SÁCH) 19 B. TÓM TẮT QUY TRÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRÊN IPCAS 20 1. Đăng ký kế hoạch ngân sách toàn ngành 20 2. Tạm giao kế hoạch ngân sách 20 3. Lập kế hoạch ngân sách 20 4. Phê duyệt và phân bổ kế hoạch ngân sách: 21 5. Điều chỉnh kế hoạch ngân sách 21 C. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÀN HÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 23 1. Đăng ký kế hoạch ngân sách Register Max Item Amount (HQ) 23 2. Lập kế hoạch ngân sách 25 2.1. Dự thảo kế hoạch ngân sách Apply For HQ, Branch L1, L2: 25 2.2. Huỷ xác nhận việc nhập dữ liệu dự thảo kế hoạch ngân sách Apply Release (HQ,L1) 29 2.3. Tổng hợp dự thảo lập kế hoạch ngân sách Compilation Form (L1): 31 2.4. Màn hình Compilation Form 2 (L1) 35 2.5. Tổng hợp kế hoạch ngân sách tại Trụ sở chínhCompilation Form 1 (HQ) 36 2.6. Huỷ xác nhận số liệu tổng hợp lập hoạch ngân sách Compilation FixRelease (HQ, L1) 40 III. PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 42 1. Phê duyệt kế hoạch ngân sách toàn hệ thống Approval Form (HQ): 42 2. Chi nhánh loại 1, loại 2 phân bổ kế hoạch ngân sáchAllocation Form 1(L1) 45 3. Phân bổ kế hoạch cho Phòng giao dịch: 49 4. Vấn tin các thông tin về phân bổ kế hoạch ngân sách: 52 4.1. Vấn tin các thông tin về phân bổ kế hoạch ngân sách thuộc chi nhánh 52 4.2. Vấn tin các thông tin về phân bổ KH ngân sách thuộc Phòng giao dịch 55 IV. ĐIỀU CHỈNH PHÂN BỔ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 56 1. Điều chỉnh giữa các chi nhánh Alocation Adjustment Form (HQ, L1,L2). 56 2. Điều chỉnh giữa các phòng giao dịch Alocation Adjustment Form (Transaction Office). 58 3. Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách cho chi nhánh Approval Allocation Adjustment 59 4. Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách giữa các phòng giao dịch Approval Allocation Adjustment (Transaction Office) 61 5. Các màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách 62 5.1. Vấn tin điều chỉnh kế hoạch ngân sách giữa các phòng GD 62 5.2. Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách được thông báo tại chi nhánh loại 1, loại 2 63 5.3. Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách Trụ sở chính đã thông báo cho các chi nhánh 64 V. THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 65 A. KHÁI QUÁT 65 1. Nhóm màn hình quản lý hạch toán. 65 2. Nhóm màn hình phê duyệt, xác nhận số liệu. 66 3. Nhóm màn hình vấn tin đối chiếu. 66 B. GIỚI THIỆU CÁC MÀN HÌNH 66 1. Màn hình Item Transaction Management 66 2. Màn hình hạch toán các giao dịch Non – Allocation 75 2.1. Hướng dẫn nghiệp vụ phát sinh hạch toán trực tiếp vào thu nhập hoặc chi phí 75 2.2. Hướng dẫn hạch toán tạm ứng, hoàn tạm ứng: 86 3. Màn hình hạch toán các mục Allocation 90 4. Hướng dẫn nghiêp vụ hoàn tạm ứng tại màn hình Settle: 92 5. Màn hình Multi Item: 96 6. Màn hình Remitance 99 7. Chức năng phê duyệt giải ngân Approval 101 8. Các chức năng sửa đổi, hủy giao dịch 103 8.1. Sửa đổi các thông tin của hóa đơn thuế GTGT (Update VAT) 103 8.2. Chức năng sửa đổi dữ liệu hoặc xóa bỏ dữ liệu 103 8.3. Chức năng hủy hạch toán: 105 VI. CÁC CHỨC NĂNG: XÁC NHẬN GIAO DỊCH, VẤN TIN, LẬP CÁC BÁO CÁO 108 1. Màn hình xác nhận các giao dịch chuyển tiền liên chi nhánh 108 2. Các màn hình vấn tin 110 2.1. Màn hình vấn tin số dư Item 110 2.2. Màn hình vấn tin giao dịch theo Item code 111 2.3. Vấn tin giao dịch theo USER ID 111 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Ngân sách trên hệ thống IPCAS PhÇn I: tæng quan I. KHÁI QUÁT CHUNG 1. Quản lý ngân sách Quản lý Ngân sách (Budget Managemet BG) là một trong 7 cấu phần của Hệ thống quản lý nội bộ (GENERAL AFFAIR –Viết tắt là GA): Quản lý Ngân sách (Budget BG); Quản lý tiền lương (Payroll PR); Quản lý nhân (Human Resouce HR). Quản lý Tài sản cố định (Fixed Asset – FA); Quản lý công cụ dung cụ (Working Tool WT); Quản lý ấn chỉ, giấy tờ in quan trọng (Important Certificate IC); Quản lý xây dựng cơ bản (Contruction – CN); 2. Mục tiêu quản lý Ngân sách: Thiết lập, giám sát thực hiện các khoản thu – chi theo kế hoạch. Thiết lập, thực hiện và kiểm tra hoạt động ngân sách các cấp (chi nhánhTSC). Cập nhật đầy đủ, kịp thời chính xác thông tin về chi tiêu ngân sách để giúp người điều hành ngân sách toàn hệ thống đưa ra giải pháp thực hiện Ngân sách có hiệu quả. Là cơ sở xác định kết quả kinh doanh của từng đơn vị ngân sách, của toàn ngành. 3. Nội dung Quản lý ngân sách: 3.1. Hệ thống quản lý ngân sách bao gồm các khoản, hạng, mục ngân sách. Hệ thống khoản mục chi tiêu ngân sách do Trụ sở chính thống nhất xây dựng, quản lý, các chi nhánh khai thác sử dụng. 3.2. Quản lý Ngân sách thực hiện quản lý từ kế hoạch ngân sách đến chi tiêu và quyết toán ngân sách. 3.3. Hệ thống quản lý Ngân sách được điều hành tập trung toàn hệ thống trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch chi tiêu ngân sách chi tiết trong năm tài chính. Căn cứ định hướng kế hoạch kinh doanh, các chi nhánh xây dựng chỉ tiêu kế hoạch Ngân sách. Trụ sở chính (TSC) cân đối ngân sách toàn hệ thống, thực hiện phân bổ (phê duyệt kế hoạch ngân sách), điều chỉnh kế hoạch Ngân sách cho chi nhánh. Các chi nhánh chỉ sử dụng trong hạn mức ngân sách được phê duyệt. 3.4. Ngân sách được quản lý chi tiết theo các khoản mục chi tiêu. Trụ sở chính, chi nhánh loại 1, 2 có thể kiểm soát chi tiết các khoản chi theo danh mục ngân sách, phân tích và tính toán ngân sách cho từng chi nhánh cấp dưới trực thuộc. 3.5. Hệ thống quản lý Ngân sách Hỗ trợ quản lý, hạch toán các giao dịch thủ công (không hạch toán Online trong hệ thống, thay thế hạch toán GL Entry trong Modulle GL Sổ cái). 3.6. Hệ thống quản lý Ngân sách là cơ sở để xây dựng phát triển hệ thống kế toán quản trị, phục vụ cho công tác điều hành ngân sách có hiệu quả thông qua quản lý hệ thống khoản mục Ngân sách. II. GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1. Ngân sách (Budget): Ngân sách là chi tiết những khoản mục thu nhập và chi phí của kế hoạch tài chính cho một giai đoạn nhất định (thường là một năm tài chính). 2. Đơn vị Ngân sách: Là nơi phát sinh giao dịch Ngân sách bao gồm các chi nhánh và Trụ sở chính. 3. Khoản mục Ngân sách ( Item code): Là danh mục các khoản thu, chi nội bộ, được chi tiết theo đối tượng quản lý dựa trên tính chất của hệ thống tài khoản kế toán hiện hành. 4. Dự thảo lập kế hoạch (Apply): là việc lập tính toán, dự kiến để lập lên kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng khoản mục Ngân sách tại các chi nhánh. 5. Lập kế hoạch (Compilation): Là việc tính toán, phân chia khoản mục Ngân sách cho từng đơn vị Ngân sách. 6. Điều chỉnh kế hoạch (Adjustment): Là việc thực hiện điều chỉnh các mục trong kế hoạch ngân sách gồm: điều chỉnh tăng; điều chỉnh giảm; hoặc giữa chi nhánh này với chi nhánh khác. 7. Phê duyệt kế hoạch Ngân sách: Phê duyệt của các cấp có thẩm quyến quản lý Ngân sách. Trụ sở chính phê duyệt cho các chi nhánh loại 1, loại 2 trực thuộc, chi nhánh loại 1, 2 phê duyệt cho các chi nhánh trực thuộc trong hạn mức chỉ tiêu Trụ sở chính phân bổ. 8. Quản lý phân bổ Ngân sách (Allocation) Là việc giao hạn mức cho các đơn vị Ngân sách đối với các khoản mục cần quản lý giới hạn ngân sách. 9. NonAllocation (Không Phân bổ): Là các khoản mục Ngân sách không bị giới hạn khi thực hiện Ngân sách. 10. Thực hiện Ngân sách (Disbursement): Là việc chi tiêu Ngân sách trong phạm vi kế hoạch được phê duyệt. Chi nhánh chỉ được phép sử dụng Ngân sách trong hạn mức phê duyệt. 11. Quản lý phải thu, phải trả (Advance): Là việc quản lý các khoản mục phải thu, phải trả, có tính chất như khoản ứng trước (Advance) được liên kết với khoản mục hoàn ứng (Related Item) xác định nguồn hoàn trả ngay tại thời điểm phát sinh ứng trước.. Hệ thống hỗ trợ hoàn ứng tự động theo từng số giao dịch (Disbursement Number). 12. Item quan hệ (Related Item): Là khoản mục được xác định để hoàn ứng cho các khoản mục ứng trước. Mỗi khoản mục ứng trước liên kết với khoản mục hoàn ứng nhất định (Ví dụ item tạm ứng lễ tân khánh tiết liên kết item quan hệ Chi lễ tân khánh tiết, khi hoàn ứng hệ thống tự động xử lý hạch toán đối ứng giữa 2 item để tất toán khoản mục ứng trước). 13. Giao dịch liên chi nhánh (Remit): Là các giao dịch hạch toán tự động giữa TSC và chi nhánh, giữa các chi nhánh cho các khoản mục đăng ký tính chất thuộc loại thanh toán liên chi nhánh. III. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH. 1. Quản lý hệ thống mã Ngân sách Đăng ký mã ngân sách. Quản lý thông tin chi tiết mã ngân sách. 2. Quản lý kế hoạch Ngân sách Đăng ký kế hoạch ngân sách. Lập kế hoạchdự thảo kế hoạch ngân sách. Phê duyệt kế hoạch ngân sách. Thay đổi, bổ sung, điều chỉnh kế hoạch Ngân sách. Quản lý Ngân sách dự phòng. 3. Thực hiện Ngân sách (chi tiêu Ngân sách). 4. Chức năng báo cáo, vấn tin. 5. Các chức năng khác: quyết toán, đối chiếu. S¬ ®å qu¶n lý Ng©n s¸ch PhÇn II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH I. QUẢN LÝ Mà NGÂN SÁCH 1. Tổng quan về hệ thống các khoản mục ngân sách Item code: Là hệ thống các khoản mục ngân sách có tính chất tương đương hệ thống tài khoản kế toán trong hệ thống. Một tài khoản có thể đăng ký nhiều Item. Sử dụng cho việc lập KH ngân sách, hạch toán chi tiêu ngân sách Item code quản lý theo tính chất sau: • Item Non Allocation: Khoản mục không quản lý hạn mức (không phân bổ KH) • Item Allocation: Khoản mục quản lý hạn mức (phân bổ kế hoạch Ngân sách) • Item Remittance: Khoản mục cho phép thực hiện giao dịch liên chi nhánh. • Item Advance: Khoản mục thực hiện giao dịch tạm ứng. • Item Planning: Khoản mục lập kế hoạch. • Item Footnote: Khoản mục quản lý ngoại bảng. Hệ thống khoản mục được xây dựng dựa trên cấu trúc sau: Cấu trúc 1 khoản mục gồm 14 ký tự, chia 5 nhóm: XXX XXX XXX XX 000 Head code Clause code Article code Item code Sub Item + 11 ký tự đầu do Trụ sở chính xây dựng đăng ký sử dụng chung toàn hệ thống. + 3 ký tự cuối do Trụ sở chính quản lý các khoản mục được phép mở Sub item. Trong đó: • Head code: Mã ngân sách tương ứng với 9 loại trong hệ thống tài khoản. • Clause code: Mã loại ngân sách tương ứng với tài khoản kế toán cấp II. • Article code: Mã khoản ngân sách tương ứng với tài khoản kế toán cấp III,IV. • Item code: Mã mục ngân sách tương ứng với tài khoản kế toán cấp V. • Subitem code: Mã tiểu mục ngân sách tương ứng các tiểu khoản. Ví dụ: Item code: 003 001 001 04 001. Item name: Phương tiện vận tải truyền dẫn chưa khấu hao hết. • Head code: 003 – tương ứng với loại 1 Tài sản CĐ và TS có khác • Clause code: 001 tương ứng với TK cấp 2 301: TSCĐ. • Article code: 001 tương ứng với TK cấp 3 3011: TSCĐ hữu hình • Item code: 04 tương ứng với TK cấp 5301401: Phương tiện vận tải. • Sub Item: 001: tương ứng với tiểu khoản cần quản lý chi tiết Hệ thống khoản mục chi tiêu ngân sách (item) do Trụ sở chính đăng ký, quản lý Chi nhánh sử dụng thống nhất toàn hệ thống. Hệ thống tiểu mục (Subitem): hỗ trợ chi nhánh quản lý chi tiết khoản mục. Trụ sở chính quản lý các khoản mục được phép mở Sub item 2. Hướng dẫn sử dụng màn hình Để đăng ký, quản lý mã ngân sách Trụ sở chính sử dụng các màn hình sau: Màn hình đăng ký Head code Mã ngân sách. Màn hình đăng ký Clause code Mã loại ngân sách. Màn hình đăng ký Article code Mã khoản ngân sách. Màn hình đăng ký Item code Mã mục ngân sách. Màn hình quản lý Item code Mã tiểu mục ngân sách. 2.1. Màn hình đăng ký mã ngân sách Budget Head Code Register: Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký mới, sửa đổi, huỷ bỏ mã ngân sách Đường dẫn: GA Budget Budget Head Code Register Giới thiệu màn hình: Giải thích các trường cần nhập: Add: Tạo mới 1 Head code và Head name. Chọn “Add” Hệ thống tự sinh số thứ tự Teller nhập tên mã ngân sách cần tạo mới. Modify: Sửa Head code, Head name. Remove: Xoá Head code, Head name đã có trong hệ thống Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa. 2.2. Màn hình đăng ký mã loại ngân sách – Register of Clause Code Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký, quản lý Clause code Đường dẫn: GABudget Budget Clause Code Register. Giới thiệu màn hình: Giải thích các trường cần nhập: Tạo mới 1 clause code: Chọn Head code cần đăng ký chọn “Add”Hệ thống tự sinh mã head code Teller nhập clause name cần tạo mới. Các chức năng khác: + Modify: Sửa clause code và clause name + Remove: Xoá clause code và clause name + Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa. 2.3. Màn hình đăng ký mã khoản ngân sách Register of Article Code Mục đích: Trụ sở chính sử dụng đăng ký, quản lý Mã khoản ngân sách. Đường dẫn: GA Budget Budget Article Code Register Giới thiệu màn hình. Giải thích các trường cần nhập: Tạo mới 1 article code: 1: Chọn Head code cần đăng ký 2: chọn Clause code 3: Chọn “Add” 4: Nhập tên khoản ngân sách 5: OK: Thành công hệ thống tự sinh mã khoản ngân sách mới (VDụ: mã 002). Các chức năng khác: + Modify: Sửa article code và article name + Remove: Hủy article code và article name + Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa. + Input Date: Ngày nhập 2.4. Màn hình đăng ký mã mục ngân sáchRegister of Item Code: Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký, quản lý hệ thống mã khoản ngân sách toàn hệ thống. Đường dẫn: GA Budget Budget Item Code Register : Giới thiệu màn hình:
Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT MỤC LỤC PhÇn I: tỉng quan I KHÁI QUÁT CHUNG .1 Quản lý ngân sách Mục tiêu quản lý Ngân sách: Nội dung Quản lý ngân sách: .1 II GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM .2 III CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH .3 PhÇn II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH I QUẢN LÝ MÃ NGÂN SÁCH Tổng quan hệ thống khoản mục ngân sách - Item code: .6 Hướng dẫn sử dụng hình 2.1 Màn hình đăng ký mã ngân sách- Budget Head Code Register: 2.2 Màn hình đăng ký mã loại ngân sách – Register of Clause Code 2.3 Màn hình đăng ký mã khoản ngân sách- Register of Article Code .9 2.4 Màn hình đăng ký mã mục ngân sách-Register of Item Code: 11 2.5 Màn hình đăng ký mã tiểu mục (Sub Item Code)-Budget Sub Code Register 16 Màn hình quản lý thơng tin mã mục ngân sách - Item Code Management 17 Quản lý thuế VAT – VAT Management 19 II QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 19 A TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH (KH NGÂN SÁCH) 19 B TĨM TẮT QUY TRÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRÊN IPCAS 20 Đăng ký kế hoạch ngân sách toàn ngành 20 Tạm giao kế hoạch ngân sách 20 Lập kế hoạch ngân sách 20 Phê duyệt phân bổ kế hoạch ngân sách: 21 Điều chỉnh kế hoạch ngân sách 21 C HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÀN HÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 23 Đăng ký kế hoạch ngân sách - Register Max Item Amount (HQ) 23 Lập kế hoạch ngân sách 25 IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT 2.1 Dự thảo kế hoạch ngân sách - Apply For HQ, Branch L1, L2: 25 2.2 Huỷ xác nhận việc nhập liệu dự thảo kế hoạch ngân sách - Apply Release (HQ,L1) 29 2.3 Tổng hợp dự thảo lập kế hoạch ngân sách - Compilation Form (L1): 31 2.4 Màn hình Compilation Form (L1) 35 2.5 Tổng hợp kế hoạch ngân sách Trụ sở chính-Compilation Form (HQ) 36 2.6 Huỷ xác nhận số liệu tổng hợp lập hoạch ngân sách - Compilation Fix/Release (HQ, L1) .40 III PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 42 Phê duyệt kế hoạch ngân sách toàn hệ thống - Approval Form (HQ): 42 Chi nhánh loại 1, loại phân bổ kế hoạch ngân sách-Allocation Form 1(L1) 45 Phân bổ kế hoạch cho Phòng giao dịch: 49 Vấn tin thông tin phân bổ kế hoạch ngân sách: .52 4.1 Vấn tin thông tin phân bổ kế hoạch ngân sách thuộc chi nhánh .52 4.2 Vấn tin thông tin phân bổ KH ngân sách thuộc Phòng giao dịch 55 IV ĐIỀU CHỈNH PHÂN BỔ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 56 Điều chỉnh chi nhánh- Alocation Adjustment Form (HQ, L1,L2) 56 Điều chỉnh phòng giao dịch- Alocation Adjustment Form (Transaction Office) 58 Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách cho chi nhánh - Approval Allocation Adjustment .59 Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách phòng giao dịch - Approval Allocation Adjustment (Transaction Office) .61 Các hình vấn tin kế hoạch ngân sách .62 5.1 Vấn tin điều chỉnh kế hoạch ngân sách phòng GD 62 5.2 Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách thông báo chi nhánh loại 1, loại 63 5.3 Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách Trụ sở thông báo cho chi nhánh .64 V THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 65 A KHÁI QUÁT 65 Nhóm hình quản lý hạch toán 65 Nhóm hình phê duyệt, xác nhận số liệu 66 Nhóm hình vấn tin đối chiếu 66 B GIỚI THIỆU CÁC MÀN HÌNH .66 Màn hình Item Transaction Management .66 IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Màn hình hạch tốn giao dịch Non – Allocation 75 2.1 Hướng dẫn nghiệp vụ phát sinh hạch tốn trực tiếp vào thu nhập chi phí 75 2.2 Hướng dẫn hạch toán tạm ứng, hoàn tạm ứng: 86 Màn hình hạch tốn mục Allocation 90 Hướng dẫn nghiêp vụ hoàn tạm ứng hình Settle: .92 Màn hình Multi Item: .96 Màn hình Remitance 99 Chức phê duyệt giải ngân - Approval 101 Các chức sửa đổi, hủy giao dịch .103 8.1 Sửa đổi thơng tin hóa đơn thuế GTGT (Update VAT) 103 8.2 Chức sửa đổi liệu xóa bỏ liệu .103 8.3 Chức hủy hạch toán: 105 VI CÁC CHỨC NĂNG: XÁC NHẬN GIAO DỊCH, VẤN TIN, LẬP CÁC BÁO CÁO 108 Màn hình xác nhận giao dịch chuyển tiền liên chi nhánh 108 Các hình vấn tin 110 2.1 Màn hình vấn tin số dư Item 110 2.2 Màn hình vấn tin giao dịch theo Item code 111 2.3 Vấn tin giao dịch theo USER ID 111 IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT 3.2 Quản lý Ngân sách thực quản lý từ kế hoạch ngân sách đến chi tiêu toán ngân sách 3.3 Hệ thống quản lý Ngân sách điều hành tập trung toàn hệ thống sở tiêu kế hoạch chi tiêu ngân sách chi tiết năm tài Căn định hướng kế hoạch kinh doanh, chi nhánh xây dựng tiêu kế hoạch Ngân sách Trụ sở (TSC) cân đối ngân sách toàn hệ thống, thực phân bổ (phê duyệt kế hoạch ngân sách), điều chỉnh kế hoạch Ngân sách cho chi nhánh Các chi nhánh sử dụng hạn mức ngân sách phê duyệt 3.4 Ngân sách quản lý chi tiết theo khoản mục chi tiêu Trụ sở chính, chi nhánh loại 1, kiểm sốt chi tiết khoản chi theo danh mục ngân sách, phân tích tính tốn ngân sách cho chi nhánh cấp trực thuộc 3.5 Hệ thống quản lý Ngân sách Hỗ trợ quản lý, hạch tốn giao dịch thủ cơng (khơng hạch toán Online hệ thống, thay hạch toán GL Entry Modulle GL- Sổ cái) 3.6 Hệ thống quản lý Ngân sách sở để xây dựng phát triển hệ thống kế toán quản trị, phục vụ cho cơng tác điều hành ngân sách có hiệu thơng qua quản lý hệ thống khoản mục Ngân sách II GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM Ngân sách (Budget): Ngân sách chi tiết khoản mục thu nhập chi phí kế hoạch tài cho giai đoạn định (thường năm tài chính) Đơn vị Ngân sách: Là nơi phát sinh giao dịch Ngân sách bao gồm chi nhánh Trụ sở Khoản mục Ngân sách ( Item code): Là danh mục khoản thu, chi nội bộ, chi tiết theo đối tượng quản lý dựa tính chất hệ thống tài khoản kế toán hành Dự thảo lập kế hoạch (Apply): việc lập tính tốn, dự kiến để lập lên kế hoạch ngân sách chi tiết cho khoản mục Ngân sách chi nhánh Lập kế hoạch (Compilation): Là việc tính tốn, phân chia khoản mục Ngân sách cho đơn vị Ngân sách IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Điều chỉnh kế hoạch (Adjustment): Là việc thực điều chỉnh mục kế hoạch ngân sách gồm: điều chỉnh tăng; điều chỉnh giảm; chi nhánh với chi nhánh khác Phê duyệt kế hoạch Ngân sách: Phê duyệt cấp có thẩm quyến quản lý Ngân sách Trụ sở phê duyệt cho chi nhánh loại 1, loại trực thuộc, chi nhánh loại 1, phê duyệt cho chi nhánh trực thuộc hạn mức tiêu Trụ sở phân bổ Quản lý phân bổ Ngân sách (Allocation) Là việc giao hạn mức cho đơn vị Ngân sách khoản mục cần quản lý giới hạn ngân sách Non-Allocation (Không Phân bổ): Là khoản mục Ngân sách không bị giới hạn thực Ngân sách 10 Thực Ngân sách (Disbursement): Là việc chi tiêu Ngân sách phạm vi kế hoạch phê duyệt Chi nhánh phép sử dụng Ngân sách hạn mức phê duyệt 11 Quản lý phải thu, phải trả (Advance): Là việc quản lý khoản mục phải thu, phải trả, có tính chất khoản ứng trước (Advance) liên kết với khoản mục hoàn ứng (Related Item) xác định nguồn hoàn trả thời điểm phát sinh ứng trước Hệ thống hỗ trợ hoàn ứng tự động theo số giao dịch (Disbursement Number) 12 Item quan hệ - (Related Item): Là khoản mục xác định để hoàn ứng cho khoản mục ứng trước Mỗi khoản mục ứng trước liên kết với khoản mục hồn ứng định (Ví dụ item tạm ứng lễ tân khánh tiết liên kết item quan hệ Chi lễ tân khánh tiết, hoàn ứng hệ thống tự động xử lý hạch toán đối ứng item để tất toán khoản mục ứng trước) 13 Giao dịch liên chi nhánh (Remit): Là giao dịch hạch toán tự động TSC chi nhánh, chi nhánh cho khoản mục đăng ký tính chất thuộc loại tốn liên chi nhánh III CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH Quản lý hệ thống mã Ngân sách - Đăng ký mã ngân sách - Quản lý thông tin chi tiết mã ngân sách IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Quản lý kế hoạch Ngân sách - Đăng ký kế hoạch ngân sách - Lập kế hoạch-dự thảo kế hoạch ngân sách - Phê duyệt kế hoạch ngân sách - Thay đổi, bổ sung, điều chỉnh kế hoạch Ngân sách - Quản lý Ngân sách dự phòng Thực Ngân sách (chi tiêu Ngân sách) Chức báo cáo, vấn tin Các chức khác: toán, đối chiếu IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT 12 “Counter”: Chọn tài khoản thích hợp (thực tương tự hướng dẫn mục 2.1 – Hướng dẫn hình Non - Allocation) 13 “OK” chọn phê duyệt Hạch toán in chứng từ giao dịch Màn hình Remitance Mục đích: Màn hình sử dụng cho giải ngân liên chi nhánh (VD: Các giải ngân chi nhánh chuyển nguồn vốn huy động hộ TW; HQ chuyển nguồn vốn dự án… Nguyên tắc chi nhánh chuyển tiền hạch toán hệ thống hạch toán đồng thời cho chi nhánh chuyển chi nhánh nhận Lưu ý: Chức sử dụng khoản mục đăng ký tính chất Remitance hệ thống item code Giao dịch toán khoản mục khác thực Module FX thông qua TK CCA Đường dẫn: GA/Budget/Remittance Disbursement: Giới thiệu hình: Hướng dẫn thực hiện: IPCAS II PROJECT - GA TEAM 103 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM 104 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT “Item”: Chọn Item hạch toán đơn vị chuyển Chọn “Debit/Credit” “Remark”: Nhập nội dung hạch toán “Item”: Chọn Item hạch toán đơn vị nhận “Brcd”: Nhập mã cân đối đơn vị nhận “Amount”: Nhập số tiền nhận “Add”: Để thêm mới; “Modify” để sửa đổi; “Remove” để xóa bỏ dòng Chọn “OK”: Hệ thống mặc định chế độ phê duyệt “Normal”, giao dich tình trạng “Create” – chưa phê duyệt chưa hạch toán In chứng từ giao dịch sau phê duyệt Related Object - Trường hợp Thanh toán viên chon: "Branch" + Bút tốn Chi nhánh chuyển chọn mã cân đối Chi nhánh nhận + Bút toán Chi nhánh nhận chọn mã cân đối Chi nhánh chuyển VD: Trụ sở chuyển nguồn TSCĐ cho Chi nhánh có mã Cân đối 1500, chọn Related Object/ Branch - Tại Trụ sở hiểu: Nợ: Item điều chuyển nguồn vốn TSCĐ Trụ sở Chi nhánh No Related Object 1500 Có: 519101 - Tại Chi nhánh 1500 hiểu: Nợ: 519101 Có: Item điều chuyển nguồn vốn TSCĐ Trụ sở Chi nhánh No Related Object 1000 - Trường hợp Thanh toán viên chon Related Object Contruction; Customer No; Other Chi nhánh nhận Chi nhánh chuyển có Related Object Chi nhánh chuyển chọn Chức phê duyệt giải ngân - Approval Mục đích: Màn hình sử dụng để Trưởng giao dịch phê duyệt giao dịch mà TTV hạch toán chọn chức phê duyệt “Normal” giao dịch thực IPCAS II PROJECT - GA TEAM 105 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Sub Module Module GA Hệ thống hỗ trợ phê duyệt phê duyệt theo lô Đường dẫn: GA/Budget/Approval: Giới thiệu hình: Hướng dẫn thực hiện: - Chọn chức “Tìm kiếm” Chọn giao dịch cần phê duyệt - Chọn“Approval” để phê duyệt món; “Block Approval ” để phê duyệt theo lơ Màn hình hạch toán để trưởng giao dịch kiểm tra lại chi tiết hạch toán IPCAS II PROJECT - GA TEAM 106 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Các chức sửa đổi, hủy giao dịch 8.1 Sửa đổi thơng tin hóa đơn thuế GTGT (Update VAT) Hệ thống hỗ trợ cho TTV sửa đổi thông tin hóa đơn thuế GTGT, khơng cho phép sửa đổi số tiền 8.2 Chức sửa đổi liệu xóa bỏ liệu Chức hỗ trợ sửa đổi, hủy bỏ giao dịch tình trạng “Create” hình phê duyệt Trưởng giao dịch chưa phê duyệt (Loại Phê duyệt Nomal) TTV sửa đổi, xóa bỏ liệu nhập sai, hệ thống lưu lại tình trạng giải ngân “Modify” “Remove” sau TTV thực việc sửa đổi xóa bỏ giao dịch Thực theo bước sau: + Tại hình “Item Transaction Management” tìm kiếm giao dịch cần sửa đổi + Chọn chức “sửa đổi” “xóa bỏ” hình hạch toán chi tiết Chọn “Modify” “Remove” IPCAS II PROJECT - GA TEAM 107 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM 108 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT 8.3 Chức hủy hạch toán: IPCAS II PROJECT - GA TEAM 109 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Hủy hạch toán thực với bút toán phê duyệt hạch toán vào sổ Sau thực hủy hạch tốn, hệ thống định nghĩa tình trạng cho bút toán: + Bút toán sai bị hủy trạng thái: Canceled + Bút toán hạch toán hủy trạng thái Cancelling Giới thiệu hình: IPCAS II PROJECT - GA TEAM 110 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Các bước thực hiện: Tại hình “Item Transaction Management” tìm kiếm giao dịch cần hủy Chọn chức cancel xuất hình hạch tốn “Remark”: Nhập lý hủy Chọn “Cancel” phê duyệt In chứng từ GD IPCAS II PROJECT - GA TEAM 111 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT VI CÁC CHỨC NĂNG: XÁC NHẬN GIAO DỊCH, VẤN TIN, LẬP CÁC BÁO CÁO Màn hình xác nhận giao dịch chuyển tiền liên chi nhánh Mục đích: Màn hình sử dụng để trưởng giao dịch chi nhánh xác nhận giao dịch liên chi nhánh thực module GA trước khóa sổ tồn chi nhánh Đường dẫn: GA/Budget/Verify Incoming Remit Disbursement: Giới thiệu hình: Hướng dẫn thực hiện: Chọn giao dịch cần xác nhận Chọn “Verify” để xác nhận giao dịch, chọn “Verify All” xác nhận tất giao dịch Chọn xem chi tiết hạch toán liệt kê giao dịch liên chi nhánh - Chi tiết giao dịch liên chi nhánh IPCAS II PROJECT - GA TEAM 112 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT - Liệt kê giao dịch liên chi nhánh: IPCAS II PROJECT - GA TEAM 113 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Các hình vấn tin 2.1 Màn hình vấn tin số dư Item Mục đích: Màn hình cho phép vấn tin chi tiết số dư, chi tiết phát sinh Item Đường dẫn: GA/Budget/Inquiry Disbursement Balance By Item: Giới thiệu hình: IPCAS II PROJECT - GA TEAM 114 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT 2.2 Màn hình vấn tin giao dịch theo Item code Mục đích: Màn hình cho phép vấn tin chi tiết giao dịch theo khoản mục Đường dẫn: GA/Budget/Inquiry Daily Transaction by Item Code: Giới thiệu hình: 2.3 Vấn tin giao dịch theo USER ID Mục đích: Màn hình cho phép vấn tin chi tiết giao dịch theo toán viên, toàn chi nhánh Đường dẫn: GA/Budget/Inquiry Daily Transaction by User ID: Giới thiệu hình: IPCAS II PROJECT - GA TEAM 115 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Giải thích trường hiển thị: Điều kiện hiển thị liệu xếp theo Item Điều kiện hiển thị xếp thêo số giả ngân số bút toán Điều kiện tìm kiếm theo số tiền, theo Item Liệt kê toàn giao dịch thuộc Modul GA IPCAS II PROJECT - GA TEAM 116 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT Hà Nội, tháng năm 2009 NHÓM GA – SUB MODULE BUDGET IPCAS II PROJECT - GA TEAM 117 ... TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET. .. TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM 10 Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT IPCAS II PROJECT - GA TEAM 11 Chương trình quản lý ngân sách. .. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH Quản lý hệ thống mã Ngân sách - Đăng ký mã ngân sách - Quản lý thông tin chi tiết mã ngân sách IPCAS II PROJECT - GA TEAM Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT