Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà xuất bản thống kê

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà xuất bản thống kê

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, việc tiêu thụ sản phẩm là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra có tiêu thụ đợc hay không, có đợc thị trờng chấp nhận hay không là một vấn đề nan giải và có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp Các doanh nghiệp không những có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm mà còn có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm đó.

Mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận Hoạt động trong cơ chế thị trờng đã mở ra nhiều cơ hội tìm kiếm lợi nhuận nhng cũng đầy rủi ro, bất trắc Để có thể thành công trong sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm hiểu, nghiên cứu thị trờng Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp phải xuất phát từ thị trờng để quyết định việc sản xuất để lu thông Trên cơ sở đó ra quyết định sản xuất mặt hàng gì ? sản xuất nh thế nào ? sản xuất cho ai ? Đó là 3 câu hỏi mà các doanh nghiệp luôn phải tìm những câu trả lời chính xác Vì vậy để phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc, để tìm ra những phơng án tiêu thụ thành phẩm một cách có hiệu quả, đòi hỏi phải hạch toán tiêu thụ sản phẩm một cách khoa học, hợp lý.

Bên cạnh đó công tác hạch toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Nhà xuất bản Thống kê nói riêng và các đơn vị khác trong nền kinh tế nói chung còn nhiều tồn tại Ví dụ nh việc hạch toán khi xuất thành thành phẩm cho các đại lý, ký gửi hay cho các bộ phận trong đơn vị cha thật đúng nh chuẩn mục kế toán quy định Thêm vào đó chế độ kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm cũng cha thật phù hợp Ví dụ nh quy định đối thời điểm ghi nhận doanh thu trong chuẩn mực kế toán không rõ ràng, cụ thể cho nên trong thực tế các doanh nghiệp đã tự hoạch toán theo cách hiểu của mình dẫn đến việc không thống nhất trong cách tính toán doanh thu giữa các đơn vị

Do nhận thức đợc vai trò, tầm quan trọng và những mặt còn tồn tại trong công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nên trong thời gian thực tập tại Nhà suất bản Thống kê tôi đã đi sâu nghiên cứu, lựa chọn đề tài :

"Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà xuất bản thống kê"

Đề tài đợc trình bày với kết cấu gồm 3 phần chính :

Phần I : Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả

bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất.

Phần II : Thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà

xuất bản Thống Kê.

Phần III : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác bán hàng và xác

định kết quả bán hàng tại Nhà xuất bản Thống Kê.

Trong doanh nghiệp sản xuất và cung cấp dịch vụ cho xã hội chủ yếu là thành phẩm,ngoài ra còn có nửa thành phẩm Chỉ có thành phẩm của bớc công nghệ cuối cùng của doanh nghiệp và đủ tiêu chuẩn kỹ thuật mới đợc coi là thành phẩm Còn lại sản phẩm của các bớc công nghệ, các giai đoạn sản xuất trớc đó chỉ mới là nửa thành phẩm.Thành phẩm của doanh nghiệp đợc biểu hiện ở hai mặt giá trị đó là số lợng và chất lợng.Số lợng của thành phẩm đợc xác định bằng đơn vị đo lờng nh : kg, lít, mét, cái, gói, lọ Chất l… ợng của thành phẩm đợc xác định bằng tỷ lệ tốt xấu phẩm cấp chất lợng ( cấp I ,cấp II ) Mặt số lợng thành phẩm phản ánh quy mô mà doanh nghiệp tạo ra,còn mặt chất lợng phản ánh giá trị sử dụng của thành phẩm.

- Sản phẩm của quá trình sản xuất là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm Bao gồm:Thành phẩm, nửa thành phẩm và dịch vụ đã cung cấp.

1.1.2 Khái niệm bán hàng và bản chất của quá trình bán hàng :

Doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội Sản phẩm trớc khi đến tay ngời tiêu dùng phải qua quá trình tiêu thụ hay còn gọi là quá trình bán hàng.Tiêu thụ là khâu cuối cùng trong chu kỳ tuần hoàn vốn của doanh nghiệp.

- Bán hàng là quá trình bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng do doanh nghiệp mua vào.

- Quá trình bán hàng là quá trình hoạt động kinh tế, bao gồm 2 mặt : Doanh nghiệp đem bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ đồng thời đã thu đợc tiền hoặc có quyền thu tiền của ngòi mua Quá trình bán hàng thực chất là trao đổi quyền sở hữu giữa ngời bán và ngời mua trên thị trờng hoạt động.

Thị trờng hoạt động là thị trờng phải thoả mãn đồng thời 3 điều kiện sau: + Các sản phẩm đợc bán trên thị trờng có tính tơng đồng.

+ Ngời mua và ngời bán có thể tìm thấy nhau vào bất kỳ lúc nào + Giá cả đợc công khai.

Hàng hoá cung cấp nhằm để thoả mãn nhu cầu của các tổ chức kinh tế khác, các cá nhân bên ngoài công ty, tổng công ty hoặc tập đoàn sản xuất gọi là bán cho bên ngoài.Trong trờng hợp hàng hoá cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty, tổng công ty, tập đoàn đ… ợc gọi là bán hàng nội bộ.

Khi tiến hành giao dịch giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản doanh thu đợc xác định bằng giá trị hợp lý ( giá trị tài sản có thể trao đổi hoặc giá trị một khoản nợ đợc thanh toán một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá trên thị trờng hoạt động ).

1.1.3 ý nghĩa của công tác bán hàng :

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, điều quan trọng và mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là sản phẩm hàng hoá của mình phải tiêu thụ đợc trên thị trờng, đợc thị trờng chấp nhận về các phơng diện : giá cả, chất lợng, mẫu mã

Vì tính chất hữu ích của sản phẩm sản xuất chỉ đ

trình tiêu thụ, đó là vấn đề sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

- Đối với doanh nghiệp tiêu thụ đợc sản phẩm, tạo khả năng bù đắp mọi chi phí và tiếp tục chu kỳ sản xuất mới Nếu tiêu thụ thành phẩm tăng về số lợng và rút ngắn về thời sẽ tăng nhanh vòng quay vốn lu động, tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh, hiệu quả, có thể tái sản xuất mở rộng đồng thời còn là cơ sở tăng thu nhập cho doanh nghiệp , nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên

- Đối với doanh nghiệp khác, việc tiêu thụ cung cấo sản phẩm hàng hoá kịp thời, đúng hạn, đúng quy cách phẩm chất, đúng số lợng, yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp bạn hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất để từ đó tăng nhanh lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng và đối với bạn hàng

Xét trên phơng diện toàn bộ nền kinh tế quốc dân thực hiện tốt tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá tạo cơ sở cho sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng, cân đối sản xuất trong từng ngành và liên ngành.

Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa, các mối quan hệ kinh tế đối ngoại ngày càng phát triển mạnh mẽ, thì việc tiêu thụ tốt thành phẩm có thể tạo nên uy tín, sức mạnh cho doanh nghiệp nói riêng và của nớc ta nói chung Trong giới bạn hàng quốc tế góp phần tạo nên sự cân đối trong cán cân thanh toán quốc tế.

1.2 Các phơng pháp xác định giá gốc của thành phẩm :

1.2.1 Nguyên tắc ghi sổ kế toán thành phẩm :

Giá trị thành phẩm theo nguyên tắc phải đợc ghi nhận theo giá gốc ( trị giá thực tế ), trờng hợp giá trị thuần có thể đợc thấp hơn giá gốc thì giá trị thành phẩm phải phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc

Trong thực tế, doanh nghiệp thờng sản xuất nhiều mặt hàng và hoạt động nhập, xuất thành phẩm trong doanh nghiệp luôn có sự biến động lớn do nhiều nguyên nhân, để phục vụ cho việc hạch toán hàng ngày kịp thời, kế toán thành phẩm còn có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép vào phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết thành phẩm

1.2.2 Giá gốc thành phẩm nhập kho :

Đối với một doanh nghiệp thì thành phẩm nhập kho có thể từ nhiều nguồn khác nhau Nhng chủ yếu thành phẩm nhập kho từ sản xuất hoàn thành, mua ngoài hoặc thuê gia công chế biến Với mỗi nguồn nhập khác nhau, tuỳ theo giá thực…tế của thành phẩm nhập kho đợc xác định khác nhau nhng nó đều phản ánh toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra liên quan đến thành phẩm nhập kho.

- Thành phẩm do các bộ phận sản xuất chính và bộ phận sản xuất phụ của doanh nghiệp sản xuất ra phải đợc ghi nhận theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung để sản xuất thành phẩm

- Thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến đợc ghi nhận theo giá thành thực tế gia công chế biến, bao gồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công nh : chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi giao, nhận gia công ,bảo quản, các khoản giảm giá, chiết khấu ( nếu có )

1.2.3 Giá gốc thành phẩm xuất kho :

Trong doanh nghiệp, thành phẩm xuất kho có thể từ nhiều nguồn, nhiều đợt nhập nên việc xác định trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau :

• Phơng pháp tính theo giá bình quân gia quyền :

Giảm giá thành = Số lợng thành x Đơn giá t.tế

phẩm xuất kho phẩm xuất kho bình quân Thực tế ( TT ), đầu kỳ ( ĐK ), thành phẩm ( TP )

Đơn giá TT = Giá TT tồn ĐK + Giá TT TP nhập trong kỳ

bình quân Số lợng TP tồn ĐK + Số lợng TP nhập trong kỳ

Đơn giá thực tế bình quân có thể tính cho toàn bộ số thành phẩm nhập trong kỳ hay có thể đợc tính liên hoàn cho cả kỳ sau mỗi lần nhập, xuất gọi là bình quân gia quyền liên hoàn.

Ưu điểm : Giá thành xuất kho đợc tính một cách chính xác, giảm bớt đợc

công việc ghi chép cũng nh tính toán cho nhân viên kế toán.

Nhợc điểm : Giá thành xuất kho không có tính linh hoạt, chỉ phù hợp với giá

cả thờng xuyên biến động với biên độ lớn và không theo quy luật nhất định, chẩm trễ trong công tác kế toán.

• Phơng pháp tính nhập trớc, xuất trớc ( FIFO ) :

Phơng pháp này đòi hỏi phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập với giả thiết thành phẩm nào nhập trớc thì đợc xuất trớc Căn cứ vào số lợng xuất kho để tính giá trị thực tế xuất kho thành phẩm theo nguyên tắc : tính theo đơn giá thực tế thực nhập lần trớc đối với số lợng xuất kho của lần nhập trớc, số còn lại tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo Do đó, giá thực tế của thành phẩm cuối kỳ chính là giá thực tế thành phẩm của các lần nhập sau cùng

Ưu điểm : Chính xác, phản ánh đúng giá trị thực của mỗi loại hàng hoá mua

vào Thích hợp với những loại hàng cần tiêu thụ nhanh nh : đồ tơi sống, hoa quả.

• Phơng pháp nhập sau, xuất trớc ( LIFO ) :

Phơng pháp này cũng yêu cầu phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì đợc xuất trớc Căn cứ vào số

lợng xuất kho tính ra giá thực tế của thành phẩm xuất kho theo nguyên tắc : tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lợng xuất kho của lần nhập đầu tiên, số còn lại tính theo đơn giá thực tế của lần nhập đầu tiên,số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trớc đó Nh vậy, giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế thành phẩm thuộc các lần nhập đầu kỳ

Ưu điểm : Đảm bảo đợc tính chính xác về giá trị hàng hoá xuất kho và cập nhật

với giá trị.

Nhợc điểm : Khó khăn trong việc hạch toán hàng tồn kho.

• Phơng pháp tính theo giá đích danh :

Yêu cầu xuất thành phẩm ở lô hàng nào thì lấy đúng giá thực tế nhập của lô hàng đó để tính giá thực tế thành phẩm xuất kho

1.3Khái niệm doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng :

1.3.1Khái niệm doanh thu và điều kiện ghi nhận doanh thu :

Khái niệm :

Doanh thu trong doanh nghiệp là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thờng của doanh nghiệp, góp phần tăng vốn chủ sở hữu nh : Doanh thu bán hàng ; Doanh thu cung cấp dịch vụ ; Doanh thu hoạt động tài chính : tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đợc chia

Do vậy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu đợc, hoặc sẽ thu đợc từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu, nh bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có ) Số tiền bán hàng đợc ghi trên hoá đơn GTGT , hoá đơn bán hàng hoặc trên các chứng từ khác có liên quan tới việc bán hàng hoặc giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán

Doanh thu bán hàng có thể thu đợc tiền hoặc cha thu đợc tiền ngay ( do khách hàng thoả thuận về thanh toán hàng bán ) sau khi doanh nghiệp đã giao sản phẩm,

hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng và đợc khách hàng chấp nhận thanh toán

Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng :

Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

Điều kiện 1 : Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua

Điều kiện 2 : Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc kiểm soát hàng hoá

Điều kiện 3 : Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn

Điều kiện 4 : Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

Điều kiện 5 : Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

1.3.2Các khoản giảm trừ doanh thu :

Trong quá trình hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng, doanh nghiệp cần phải chấp nhận các khoản làm ảnh hởng đến giảm trừ doanh thu nh : các khoản triết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.Đồng thời là đơn vị hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc dới các hình thức thuế nh : thuế GTGT đầu ra,thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu vì các loại thuế này đợc tính vào giá bán Vì các lý do trên doanh thu thực tế ( doanh thu thuần ) của doanh nghiệp sẽ nhỏ hơn doanh thu ghi nhận ban đầu Doanh thu thuần là doanh thu còn lại sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần đợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu đợc Nó đợc xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc sau khi trừ các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại và các loại thuế : thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu.

Doanh thu thuần Doanh thu bán Các khoảnvề bán hàng và = hàng và cung - giảm trừ

cung cấp dịch vụ cấp dịch vụ d.thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm

• Chiết khấu thơng mại : Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lợng lớn

• Giảm giá hàng bán : Là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

• Giá trị hàng bán bị trả lại : Là giá trị khối lợng hàng bán đã xác định là bán hoàn thành bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

1.4Các ph ơng thức bán hàng :

1.4.1 Các ph ơng thức bán ;

• Kế toán bán hàng theo phơng thức bán hàng trực tiếp :

Bán hàng trực tiếp là phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho ( hoặc trực tiếp tại các phân xởng không qua kho ) của doanh nghiệp Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho ngời mua doanh nghiệp đã nhận đợc tiền hoặc có quyền thu tiền của ngời mua, giá trị của hàng hoá đã đợc thực hiện Vì vậy, quá trình bán đã bán hoàn thành, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đợc ghi nhận.

• Kế toán bán hàng theo phơng thức gửi hàng đi cho khách hàng :

Phơng thức gửi hàng đi là phơng thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết Số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì lợi ích và rủi ro chuyển giao toàn bộ cho bên mua, giá trị hàng hoá đã đợc thực hiện và là thời điểm bên bán đợc ghi nhận doanh thu bán hàng.

• Kế toán bán theo phơng thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hởng hoa hồng :

Phơng thức bán hàng này là phơng thức bên giao đại lý ( chủ hàng ) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi ( bên đại lý ) để bán hàng cho doanh nghiệp Bên nhận đại lý, ký gửi phải bán hàng theo đúng giá bán đã quy định và đợc hởng thù lao dới hình thức hoa hồng.

• Kế toán bán hàng theo phơng thức trả góp :

Với phơng thức này khách hàng thanh toán tại thời điểm mua hàng một phần tiền hàng, số còn lại khách hàng sẽ trả trong thời gian gần nhất, thậm chí khách hàng chấp nhận trả lãi cho phần tiền hàng chịu đó Thành phẩm bán trả góp thờng là những loại có giá trị lớn, khách hàng khó có thể trả ngay tại thời điểm mua Với phơng thức này tại thời điểm giao hàng đã đợc coi là tiêu thụ.

• Kế toán bán hàng theo phơng thức trả chậm :

Phơng thức này thờng đợc áp dụng đối với khách hàng quen thuộc và có uy tín với doanh nghiệp, doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá cho khách hàng và đổi lấy sự cam kết thanh toán của khách hàng trong t-ơng lai Nh vậy có nghĩa khách hàng đã chấp nhận thanh toán Doanh thu đã đ-ợc xác định kỳ này nhng có thể kỳ sau doanh nghiệp mới có khách hàng tới mua sản phẩm hàng hoá của mình.

1.5Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm, bán hàng :

Yêu cầu của công tác quản lý thành phẩm đặt ra là phải quản lý về các mặt hiện vật và giá trị Về mặt hiện vật đợc thể hiện cụ thể về số lợng, khối lợng và phẩm chất, quy cách của sản phẩm Về mặt giá trị, giá trị của thành phẩm nhập kho hoặc xuất kho đợc ghi nhận theo giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm sản xuất hoàn thành ( giá gốc ) Hoạt động bán hàng có liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phơng thức bán hàng và các phơng thức thanh toán khác nhau nhằm đẩy mạnh việc thực hiện kế hoạch bán hàng, chiếm lĩnh thị trờng và thu nhanh tiền hàng, tránh bị chiếm dụng vốn Để công tác quản lý quá trình có hiệu quả, cần đảm bảo các yêu cầu sau :

- Nắm vững sự vận động của thành phẩm, vật t, hàng hoá trong quá trình bán về các chỉ tiêu giá trị và hiện vật của từng loại thành phẩm, vật t, hàng hoá cũng nh tình hình tổng quát.

- Theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện từng phơng thức bán hàng, phơng thức thanh toán và tình hình thanh toán với từng khách hàng, đôn đốc thu hồi kịp thời các khoản nợ phải thu của khách hàng.

Doanh nghiệp cần phải tính toán, xác định và phản ánh đúng đắn kết quả kinh doanh của từng loại hoạt động Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện phân phối lợi nhuận.Để quản lý chặt chẽ thành phẩm, thúc đẩy hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác, tiến hành phân phối kết quả kinh doanh đảm bảo các lợi ích kinh tế, kế toán cần hoàn thành các nhiệm vụ sau :

- Tổ chức theo dõi phản ảnh chính xác, đầy đủ, kịp thời và chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hoá về các mặt số l-ợng, quy cách, chất lợng và giá trị.

- Theo dõi, phản ánh, kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và các hoạt động khác Ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí và thu nhập của từng địa điểm kinh doanh, từng mặt hàng, từng hoạt động.

- Xác định chính xác kết quả của từng hoật động trong doanh nghiệp, phản ánh và kiểm tra, giám sát tình hình phân phối kết quả kinh doanh Đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc.

- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tợng sử dụng thông tin liên quan Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế hoạt động bán hàng, kết quả bán hàng, kết quả kinh doanh và tình hình phân phối lợi nhuận.

1.6Chứng từ kế toán và các ph ơng pháp kế toán chi tiết thành phẩm :

1.6.1 Chứng từ kế toán sử dụng :

Mọi nghiệp vụ làm biến động thành phẩm đều phải đợc ghi chép, phản ánh vào chứng từ ban đầu phù hợp và theo đúng những nội dung và phơng pháp ghi chép chứng từ kế toán đã quy định theo chế độ.

Các chứng từ kế toán chủ yếu bao gồm : + Phiếu nhập kho – Mẫu số 01 VT/BB + Phiếu xuất kho – Mẫu số 02 VT/BB

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ – Mẫu số 03 VT/BB + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý – Mẫu số 04 XKĐL + Hoá đơn bán hàng – Mẫu số 02/ GTTT

+ Hoá đơn giá trị gia tăng – Mẫu số 01/ GTKT + Thẻ kho thành phẩm

+ Sổ chi tiết thành phẩm

1.6.2 Các ph ơng pháp kế toán chi tiết thành phẩm :

1.6.1.1Ph ơng pháp ghi thẻ song song :

• ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ danh điểm vật t, hàng hoá ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật t, hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện thu phát vật t, hàng hoá và ghi số lợng thực nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lợng nhập, xuất vật t, hàng hoá vào thẻ kho của từng thứ vật t có liên quan Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính ra số lợng tồn kho để ghi vào cột “ Tồn “ của thẻ kho Sau đó đợc sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho đợc sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán.

• ở phòng kế toán : Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra lại việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ ( sổ ) chi tiết vật t, hàng hoá Thẻ ( sổ ) chi tiết đợc mở cho từng danh điểm vật t, hàng hoá tơng tự nh thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho Cuối tháng hay tại thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ ( sổ ) kế toán chi tiết với số liệu trên thẻ kho tơng ứng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu

Khái quát phơng pháp này theo sơ đồ:

Báo cáo thực tập chuyên đề 6 13Thẻ kho

Sổ chi tiết thành phẩm

Chứng từ xuấtChứng từ

nhập

Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu đảm bảo độ tin cậy

cao của thông tin.

Nhợc điểm : Khối lợng ghi chép lớn, ghi chép bị trùng lắp giữa kế toán với

thủ kho.

1.6.1.2Ph ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :

• ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho ghi chép giống phơng pháp thẻ song song.

• ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ thành phẩm Định kỳ sau khi nhận đợc các chứng từ nhập , xuất kho, kế toán kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất theo từng thứ thành phẩm hoặc có thể lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép theo từng thứ thành phẩm, để tiện cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối tháng.

• Khái quát phơng pháp này theo sơ đồ :

Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

Ưu điểm : Giảm bớt khối lợng ghi chép so với phơng pháp thẻ song song Nhợc điểm : Vẫn ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa thủ kho và kế toán

Nếu không lập đợc bảng kê nhập, xuất thì dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng của kế toán, không cung cấp thờng xuyên tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm.

1.6.1.3Ph ơng pháp sổ số d :

Theo phơng pháp này, ở kho dùng thẻ kho hạch toán theo chỉ tiêu số lợng, còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về số tiền Việc đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán thông qua sổ số d.

• ở kho : Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm đã đợc kiểm tra và phân loại, thủ kho ghi số lợng nhâp, xuất, tồn kho thành phẩm vào từng thẻ kho tơng ứng từng thứ thành phẩm Cuối tháng, căn cứ vào số d trên từng thẻ kho để ghi vào sổ số d cột số lợng và gửi tiền kên phòng kế toán.

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhậpBảng kê

xuất

• ở phòng kế toán : Khi nhận đợc chứng từ hợp lý, hợp lệ, từ kho, kế toán tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất riêng theo từng nhóm thành phẩm rồi ghi bảng kê nhập, xuất Kế toán mở sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số lợng tồn cuối tháng của thành phẩm do thủ kho tính ghi ở số d và đơn giá hạch toán, tính ra trị giá thành phẩm tồn kho và ghi ở cột số tiền trên sổ số d

Khái quát phơng pháp này theo sơ đồ :

Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

Ưu điểm : Công việc đợc dàn đều trong tháng, khối lợng ghi chép giảm nhẹ,

tăng cờng đợc trách nhiệm của cán bộ quản lý.

Nhợc điểm : Mức độ hạch toán chi tiết mới đến nhóm thành phẩm nếu đối

chiếu giữa sổ số d với bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn không khớp thì việc kiểm tra, tìm kiếm sai sót khó khăn.

1.7.1Tài khoản sử dụng : TK 155 – Thành phẩm

Tài khoản 155 – “Thành phẩm” sử dụng để phản ánh giá gốc thành phẩm hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm trong kho của doanh nghiệp.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 155 Thành phẩm– TK 155 – Thành phẩm

- Trị giá thực tế của thành phẩm nhập - Trị giá thực tế của thành

- Trị giá của thành phẩm phát hiện thừa - Trị giá của thành phẩm khi kiểm kê thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê- Kết chuyển trị giá thực tế của thành - Kết chuyển trị giá thực tế của phẩm tồn kho cuối kỳ thành phẩm tồn kho đầu kỳ DCK : Trị giá thực tế của thành phẩm

tồn kho

1.7.2Trình tự kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu :

1.7.2.1Tr ờng hợp hàng tồn kho theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên

1/ Giá thành sản xuất thực tế thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công, chế biến nhập kho.

2.3/ Trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho đổi lấy vật t, hàng hoá của đơn vị khác ( hàng đổi hàng không tơng tự )

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Hoặc Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Có TK 155 – Thành phẩm

2.4/ Trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho để biếu tặng, thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho cán bộ công nhân viên.

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Thành phẩm

3/ Trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập kho do khách hàng trả lại, hàng gửi đại lý, ký gửi không bán đợc.

Nợ TK 155 – Thành phẩm

Có TK 157 – Hàng gửi đi bán Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

4/ Trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho vốn góp liên doanh.

- Tròng hợp giá ghi sổ kế toán lớn hơn giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá lại.

Nợ TK 128 – Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ TK 222 – Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Có TK 155 – Giá thành thực tế thành phẩm

Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản – chênh lệch đánh giá tăng.

- Trờng hợp giá ghi sổ kế toán nhỏ hơn giá trị vốn góp thì số chênh lệch đợc phản ánh vào bên Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản.

5/ Trờng hợp đánh giá lại thành phẩm trong kho.

5.1/ Điều chỉnh trị giá vốn thực tế của thành phẩm do đánh giá tăng Nợ TK 155 – Thành phẩm

Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản

5.2/ Điều chỉnh trị giá vốn thực tế của thành phẩm do đánh giá giảm Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 155 – Thành phẩm

6/ Trị giá vốn thực tế thành phẩm thừa, thiếu phát hiện khi kiểm kê.6.1/ Trị giá vốn thực tế thành phẩm thừa phát hiện khi kiểm kê Nợ TK 155 – Thành phẩm ( giá trị thành phẩm thừa ) Có TK 338 ( 3381 ) – Tài sản thừa chờ giải quyết Có TK 711 – Thu nhập khác

6.2/ Trị giá vốn thực tế thành phẩm thiếu phat hiện khi kiểm kê.- Trờng hợp đã xác định đợc nguyên nhân và xử lý :

Nợ TK 111, 334, 138 ( 1388 ) – Thu bồi thờng của các tổ chức cá nhân.

Nợ TK 632 _ Giá vốn hàng bán ( số chênh lệch )

Có TK 155 – Thành phẩm ( trị giá vốn thành phẩm thiếu )- Trờng hợp cha xác định đợc nguyên nhân :

Nợ TK 138 ( 1381 ) – Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 155 – Thành phẩm ( trị giá vốn thành phẩm thiếu )

Sau khi đã xác định đợc nguyên nhân và có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, thì giá trị của thành phẩm thiếu đợc kết chuyển vào các thành phẩm liên quan

1.7.2.2Tr ờng hợp kế toán hàng tồn kho theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ :

1/ Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá vốn ( giá gốc ) thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ hoặc đang gửi đi bán

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 155 – Thành phẩm ( trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ ) Có TK 157 – Hàng gửi đi bán ( trị giá thành phẩm gửi đi bán ) 2/ Giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm nhập kho, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ.

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 631 – Giá thành sản xuất

3/ Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm tồn kho ( thành phẩm trong kho và đang gửi bán nhng cha đợc chấp nhận thanh toán )để ghi :

Nợ TK 155 – Thành phẩm Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Có Tk 632 – Giá vốn hàng bán

4/ Cuối kỳ kế toán, kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm xuất kho đã bán để tính kết quả kinh doanh :

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

1.8Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng theo các ph ơng thức bán :

1.8.1Các tài khoản kế toán sử dụng :

• Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán

Dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hoá đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, trị giá lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.

• Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán :

Dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hoá, thành phẩm, đã cung cấp, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp ( đối với doanh nghiệp xây lắp ) đã bán trong kỳ Ngoài ra còn phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí xây dựng cơ bản dở dang vợt trên mức bình thờng, số trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

• Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng :

Dùng để phản ánh doanh thu của doanh nghiệp của một kỳ kế toán từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ.

• Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ :

Dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán trong nội bộ các doanh nghiệp Doanh thu nội bộ chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một công ty hay một tổng công ty.

• Tài khoản 521 – Chiết khấu thơng mại :

Dùng để phản ánh chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng ( sản phẩm, hàng hoá ) dịch vụ với khối lợng lớn theo thoả thuận về triết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.

• Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại :

Dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã bán nhng bị khách hàng trả lại do nguyên nhân : do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất hoặc kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng chủng loại.

• Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán :

Dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán.

1.8.2Kế toán các ph ơng thức bán hàng chủ yếu :

1.8.2.1Kế toán bán hàng theo ph ơng thức bán hàng trực tiếp :Sơ đồ kế toán tổng hợp bán hàng theo ph ơng thức trực tiếp :

TK154,155 TK632 TK911 TK511,512 TK111,112,131 TK521,531,532 ( 1 ) ( 6 ) ( 5 ) ( 2 ) ( 3 )

TK33311

( 4 )

Chú thích :

( 1 ) : Giá gốc thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ xuất bán trực tiếp ( 2 ) : Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

( 3 ) : Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh

( 4 ) : Kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ

( 5 ) : Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ

( 6 ) : Kết chuyển trị giá vốn hàng bán của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ

1.8.2.2Kế toán bán hàng theo ph ơng thức gửi hàng đi cho khách hàng :

Sơ đồ kế toán tổng hợp phơng thức gửi hàng đi bán

TK154,155 TK157 TK632 TK911 TK511 TK111,112, 131 ( 1 ) ( 2.2 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2.1 )

TK3331

Chú thích :

( 1 ) : Trị giá vốn thực tế của hàng gửi đi bán

( 2.1 ) : Doanh thu của hàng gửi bán đã thu đợc tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán

( 2.2 ) : Trị giá vốn thực tế của hàng gửi đã bán

( 3 ) : Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh

( 4 ) : Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh

1.8.2.3 Kế toán hàng theo ph ơng thức gửi đại lý, ký gửi :

Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng gửi đại lý, ký gửi

TK154,155 TK157 TK632 TK911 TK511 TK131 TK641 ( 1 ) ( 2.2 ) ( 5 ) ( 4 ) ( 2.1 ) ( 3 )

TK33311

Chú thích :

( 1 ) : Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đại lý ký gửi ( 2.1 ) : Ghi nhận doanh thu của hàng gửi bán đại lý, ký gửi ( 2.2 ) : Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đại lý, ký gửi ( 3 ) : Hoa hồng trả cho đơn vị nhận đại lý ký gửi

( 4 ) : Cuối kỳ kết chuyển giá gốc hàng bán để xác định kết quả kinh doanh

( 5 ) : Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh

1.8.2.4 Kế toán hàng theo ph ơng thức trả chậm, trả góp :

Sơ đồ kế toán tổng hợp phơng thức trả chậm, trả góp

TK154,155,156 TK 632 TK 511 TK 338 TK 111,112,131 ( 1 ) ( 2 ) ( 3 )

TK 515 TK333

Thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà xuất bản thống kê

2.1 Đẳc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý kinh doanh tại Nhà xuất bản Thống Kê :

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Thống Kê :

* Khái quát đặc điểm chung của đơn vịTên doanh nghiệp : Nhà xuất bản thống kêTên giao dịch : Nhà xuất bản Thống kêTrụ sở : 98 Thụy Khê - Tây Hồ – Hà Nội

Tài khoản : 710A 00 22 Ngân hàng công thơng Ba ĐìnhMã số thuế : 01 – 001117791

Điện thoại : 04.8457290Fax : 844.8457290

* Lịch sử hình thành và phát triển

Nhà xuất bản Thống kê thuộc Tổng cục Thống kê đợc thành lập theo thông báo số 346 – THXH ngày 20-10-1980 của Ban tuyên huấn Trung ơng (cũ) Quyết định số 165/VHTT – QĐ ngày 26-12-1980 của Bộ văn hóa Thông tin và quyết định số 51/TCTK – QĐ ngày 20-01-1981 của Tổng cục Thống kê.

Theo nghị định 388/HĐBT về việc ban hành quy chế thành lập và giải thể các doanh nghiệp Nhà nớc Nhà xuất bản Thống kê đợc thành lập lại theo quyết định số 27/TCTK/TCCB ngày 01-07-1993, với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108797 ngày 18-07-1993 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp.

Nhà xuất bản Thống kê đợc xếp là doanh nghiệp loại 1 theo quyết định số 26/CP ngày 23-05-1993 của Chính phủ, theo quyết định số 579/TCTK – TCCB ngày 06-11-1996 của Tổng cục Thống kê Ngày 15-02-1998 Nhà xuất bản Thống kê đ-ợc cấp giấy phép hoạt động ngành in do Cục xuất bản – Bộ văn hóa cấp.

Theo các văn bản trên, Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp nhà nớc, hạch toán độc lập trực thuộc Tổng cục Thống kê Nhiệm vụ chính của Nhà xuất bản Thống kê là tổ chức biên soạn, biên tập và xuất bản các loại sách về thông tin

kinh tế – xã hội, về hạch toán thống kê, nghiên cứu khoa học Nhà xuất bản…Thống kê còn đợc giao nhiệm vụ xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các loại biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán, tài chính, ngân hàng, thơng mại, giá cả và…mảng đề tài này đã chiếm một tỷ lệ không nhỏ về sách của Nhà xuất bản.

Thời kỳ đầu (1980 – 1989), Nhà xuất bản đợc Nhà nớc bao cấp, toàn bộ số sách xuất bản đều giao cho Tổng công ty phát hành sách Trung ơng tiêu thụ Số sách mà Nhà xuất bản Thống kê cho ra đời trong khoảng thời gian này đợc khoảng 20 – 30 đầu sách, đơn vị luôn hoàn thành kế hoạch và có tích lũy Khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Nhà xuất bản Thống kê đã gặp không ít khó khăn, vốn thiếu nghiêm trọng, máy móc thiết bị không đủ, số đầu sách và số xuất bản cha ổn định, lại phải tự tiêu thụ, luôn trong tình trạng đọng vốn, lãi suất ngân hàng cao.

Đứng trớc tình hình đó, Nhà xuất bản Thống kê đã không ngừng phấn đấu đứng vững trên thị trờng Hiện nay Nhà xuất bản Thống kê đã trang bị thêm máy móc, thiết bị hiện đại Cụ thể

- Máy in có 7 cái, khuôn khổ in lớn nhất là 54 cm x 79 cm gồm 16 trang, nhỏ nhất là khổ 27 cm x 39 cm gồm 4 trang Nếu đủ công việc cho máy hoạt động mỗi ngày xởng in tiêu thụ tới 3 tấn giấy các loại.

- Máy vi tính có 5 bộ hiện đại đang hoạt động đắc lực cho việc chế bản sách và các xuất bản phẩm khác của Nhà xuất bản, phòng chế bản và in.

Nhà xuất bản Thống kê có đội ngũ công nhân lành nghề, gồm 15 ngời đợc phân giải ra các phòng ban, có kinh nghiệm và có chuyên môn cao phù hợp với công tác của Nhà xuất bản Ngoài việc đảm bảo khối lợng sách trong các lĩnh vực, Nhà xuất bản còn tiến bộ rõ nét về kỹ thuật, mỹ thuật, hầu hết các loại sách và xuất bản khác từ năm 1991 đến nay đều đợc in ốp sét, láng bìa nilon và đóng bìa cứng, mẫu mã đẹp Sách, biểu mẫu đợc chế bản trên máy vi tính, lỗi biên tập, lỗi sửa in hầu nh đã khắc phục đợc.

Bên cạnh đó Nhà xuất bản cũng luôn cố gắng tìm hiểu, thu thập thông tin từ thị trờng, nắm bắt khai thác các nguồn thông tin từ thị trờng, nắm bắt khai thác các nguồn thông tin mới để sản xuất nhiều sách phù hợp với cơ chế thị trờng.

Đến nay những thay đổi đó đã có tác động tích cực đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Cụ thể là : năm 1999 số lợng đầu sách lên đến con số 180 Năm 2003 số lợng đầu sách tăng lên 250 cuốn và dự kiến còn tăng lên 350 đầu sách vào năm 2005 Có thể đánh giá sơ bộ năng lực sản xuất của Nhà xuất bản qua một số chỉ tiêu 3 năm gần nhất :

Trong đó : -Vốn cố định -Vốn lu động

3 Lợi nhuận trớc thuế Triệu đồng 2.010,7 2.050 2.510

2.1.2.Chức năng nhiêm vụ, và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Thống kê ;

Tổ chức quản lý có vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển đi lên của mỗi doanh nghiệp Nhận thức đợc điều này, Nhà xuất bản Thống kê đã quan tâm đúng mức tới công tác tổ chức quản lý, giảm bộ phận lao động d thừa ở các phòng ban, xởng in, tổ chức lại lao động phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của Nhà xuất bản.

Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toán kinh tế độc lập, trực thuộc Tổng cục Thống kê và chịu sự quản lý của Bộ Văn hóa (Cục Xuất bản), có con dấu riêng, có tài khoản riêng tại Ngân hàng công thơng Ba Đình.

Nhà xuất bản Thống kê có một giám đốc, một phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 7 bộ phận chính Sự quản lý các bộ phận thuộc Nhà xuất bản đợc biểu hiện qua sơ đồ sau :

Sơ đồ bộ máy tổ chức Nhà xuất bản Thống kê

Xem sơ đồ ta có thể khẳng định đây là mô hình quản lý trực tuyến Giám đốc là ngời lãnh đạo chung, đợc phép ra quyết định và chịu trách nhiệm về mọi mặt kết quả hoạt động của đơn vị Giám đốc phụ trách 4 phòng ban là : phòng tài vụ – tổ chức hành chính quản trị, phòng chế bản và in, chi nhánh Nhà xuất bản Thống kê tại thành phố Hồ Chí Minh, xởng in Một phó giảm đốc phụ trách sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Tất cả các phòng ban đều có mối quan hệ với phòng kế toán, chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt số liệu thanh quyết toán Chức năng hoạt động của từng phòng ban nh sau :

1) Ban biên tập :

Là bộ phận công tác của Nhà xuất bản , có trách nhiệm chính trong việc thực hiện chức năng phổ biến, hớng dẫn nghiệp vụ, công tác hạch toán thống kê,

Giám đốcPhó giám đốc

Phòng sản xuất kinh doanh

Ban biên

Trung tâm giới thiệu

sản phẩm

Phòng chế bản và

Phòng tài chính

kế toán

Chi nhánh

NXB tại TP HCM

Xưởng in

nghiên cứu khoa học thuộc các lĩnh vực kinh tế khác nhau nh : kế hoạch, ngân hàng, thơng mại Nhiệm vụ chính của ban biên tập là tổ chức biên soạn, biên tập…các loại sách và chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về nội dung, hình thức xuất bản và phát hành ấn phẩm.

2) Phòng sản xuất kinh doanh:

Đợc giao nhiệm vụ xuất bản và in ấn biểu mẫu, chứng từ gia công, in ấn một số sách, tạp chí của ban biên tập chuyển sang và của khách hàng mang đến Phòng phải tự tổ chức in ấn và tiêu thụ sản phẩm làm ra, tự chịu trách nhiệm về kinh tế của sản phẩm làm ra.

3) Phòng chế bản và in:

Có nhiệm vụ chế bản toàn bộ bản thảo sách, ấn phẩm, biểu mẫu và in ấn một số sản phẩm về sách theo đơn đặt hàng của khách Ngoài ra phòng cũng nhận ký hợp đồng in và tiêu thụ sách do khách hàng mang đến

4) Xởng in:

Là bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Xởng in có nhiệm vụ in ấn toàn bộ sách giáo trình kinh tế, tin học, các biểu mẫu, chứng từ theo các hợp đồng kinh tế của Nhà xuất bản do khách hàng mang đến và ký kết giữa hai bên Ngoài ra xởng in còn làm thêm một số việc do các phòng ban gửi xuống.

5) Trung tâm giới thiệu sản phẩm:

Trung tâm này có nhiệm vụ giới thiệu và bán các xuất phẩm của Nhà xuất bản Ngoài ra còn nhập thêm một số sách, tạp chí của các Nhà xuất bản khác hởng tỷ lệ phát hành.

6) Chi nhánh của Nhà xuất bản Thống kê tại thành phồ Hồ Chí Minh:

Chí nhánh có chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống kê thu nhỏ, xuất bản sách, biểu mẫu, chứng từ Đồng thời chi nhánh tiếp nhận một phần sách của…Nhà xuất bản để phát hành phục vụ cho các tỉnh phía Nam.

7) Phòng kế toán tài chính:

Phòng kế toán tài chính có trách nhiệm phản ánh và giám đốc bằng tiền mặt một cách toàn diện, liên tục, có hệ thống quá trình thực hiện chế độ hạch toán sản

xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Nhiệm vụ chính của phòng là đảm bảo cân đối thu chi, khai thác mọi khả năng tiềm tàng của Nhà xuất bản , nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, vật t, tiền vốn, tiết kiệm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm.

Nhà xuất bản thực hiện cơ chế khoán gọn từ A – Z cho các phòng ban, theo quy chế tự chịu trách nhiệm kinh doanh và đóng góp nghĩa vụ hằng năm Cách quản lý này có tác dụng nâng cao tính sáng tạo của các phòng ban, chủ động trong việc khai thác nguồn hàng và phơng thức tiêu thụ sản phẩm, gắn quyền chủ động với trách nhiệm của các phòng ban.

2.1.3 Công tác tổ chức quản lý tổ chức sản xuất và bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Thống Kê :

2.1.3.1 Đặc điểm bộ máy tổ chức kế toán :

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, phù hợp với điều kiện tổ chức quản lý và trình độ quản lý, doanh nghiệp đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung Mọi công việc kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán (chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng)

Doanh nghiệp không tổ chức kế toán riêng ở từng bộ phận mà chỉ bố trí các nhân viên làm công tác kiểm tra thu thập chứng từ cuối kỳ chuyển về phòng kế toán.

Để hình dung một cách cụ thể về đặc điểm bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Thống kê ta có mô hình bộ máy kế toán sau:

Sơ đồ bộ máy kê toán của Nhà xuất bản Thống kê

Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trởng Kế toán trởng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, các nhân viên phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng Đây là bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm lao động gián tiếp, phù hợp với quy mô sản xuất của Nhà xuất bản Thống kê

Các phần hành công việc kế toán :

- Kế toán trởng : Theo dõi chung và lập kế hoạch tài chính, tập hợp số liệu vào sổ cái và các báo cáo chi phí, nhận xét tình hình doanh nghiệp Đặc biệt tại Nhà xuất bản Thống kê , phòng kế toán còn kiêm chức năng của phòng tổ chức hành chính, quản trị Vì thế kế toán trởng còn có nhiệm vụ đánh giá, nhận xét công tác nhân sự, tình hình tiêu thụ sản phẩm, theo dõi mối quan hệ với bạn hàng, với cộng tác viên.

- Kế toán tổng hợp : Theo dõi phần thanh toán tiền lơng, BHXH, TSCĐ, tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính.

- Kế toán hàng hóa : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm, tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.

- Kế toán vốn bằng tiền và theo dõi các khoản công nợ : Có nhiệm vụ thu – chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng, đối chiếu sổ quỹ với kế toán hàng hóa và theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả.

2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Nhà xuất bản Thống kê :

Kế toán trưởngKế toán

hàng hóa theo dõi các khoản công nợKế toán vốn bằng tiền và tổng hợpKế toán

Căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán, Nhà xuất bản Thống kê áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” kết hợp với một số bảng kê của “Nhật ký chứng từ”

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ- Tính trị giá thực tế thành phẩm xuất kho theo giá đích danh

- Kỳ hạch toán của Nhà xuất bản Thống kê là tháng- Niên độ kế toán là một năm dơng lịch (từ 1/1 – 31/12)

- Nhà xuất bản Thống kê thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, trong đó :

+ Sách, giáo trinh, tạp chí có thuế suất : 0 %+ Sách khoa học, kinh tế, kỹ thuật : 5 %+ Các xuất bản phẩm khác có thuế suất : 10%

Hình thức luân chuyển chứng từ đợc biểu hiện qua sơ đồ

Chứng từ gốcBảng kê

Chứng từ ghi sổSổ cáiBảng cân đối số

phát sinh

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngàyGhi hàng tháng

Ghi đối chiếu, kiểm tra

2.2 Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Nhà xuất bản Thống kê :

2.2.1 Các ph ơng thức bán hàng :

Quá trình tiêu thụ vủa Nhà xuất bản diễn ra không đều, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít.Sản phẩm chủ yếu cảu đơn vị là sách và biểu mẫu nên hiện nay Nhà xuất bản Thống kê tổ chức tiêu thụ sản phẩm theo một số phơng thức sau :

* Bán lẻ : Nhà xuất bản tổ chức bán lẻ ngay tại phòng ban quản lý Khi khách hàng đến mua ấn phẩm kế toán hành hóa viết hóa đơn GTGT cho khách hàng.

Phơng thức thanh toán chủ yêu : tiền mặt

* Bán buôn : Khách hàng đến mua ấn phẩm của Nhà xuất bản với một số lợng lớn kế toán hàng hóa cũng viết hóa đơn GTGT cho lô hàng xuất bán

Phơng thức thanh toán chủ yếu : tiền mặt, séc, ủy nhiệm thu.

* Bán theo đơn đặt hàng : Đây là phơng thức bán hàng theo yêu cầu khách hàng, nh Sở y tế Lâm Đồng đặt mua giáo trình hớng dẫn sức khỏe sinh sản phụ nữ và trẻ em.

Phơng thức thanh toán chủ yếu : tiền mặt, séc, ủy nhiệm thu.

2.2.2 Thủ tục chứng từ bán hàng ở Nhà xuất bản Thống kê :

Khi tiến hành bán hàng, kế toán hàng hóa viết hóa đơn GTGT bán lẻ, bán buôn, bán đại lý, bán theo đơn đặt hàng nhng hạch toán riêng cho từng bộ phận (kho), mỗi bộ phận lập một bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán lẻ Cuối tháng, kế toán tổng hợp bảng kê của từng bộ phận để lên bảng kê tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.

* Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra bao gồm:- Căn cứ lập : căn cứ vào hóa đơn GTGT

- Nôi dung : phản ánh tình hình tiêu thụ của các loại ấn phẩm

- Phơng pháp lập : hóa đơn GTGt mỗi bộ phận đợc tổng hợp và theo dõi tren bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra Mỗi khách hàng ghi trên một dòng bảng kê Do bài viết có hạn, tôi chỉ trích một số hóa đơn, bảng kê của phòng (kho) sản xuất kinh doanh.

Cụ thể:Hóa đơn GTGT và bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa,dịch vụ bán ra

STTTên hàng hóa dịch vụĐơn vị tínhSố lợngĐơn giáThành tiền

Giáo trình hớng dẫn sinh sản phụ nữ và

Cộng tiền hàng : 370 000Thuế suất thuế GTGT ; 0% Tiền thuế GTGT: 0

Tổng cộng tiền thanh toán :370 000Số tiền viết (bằng chữ) :Ba trăm bảy mơi ngàn đồng chẵn.

- Kết cấu bảng tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra: mẫu 02.

2.2.3 Trình tự hạch toán bán hàng theo đơn đặt hàng :

Khi ấn phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng thì lúc khách đến nhận hàng, kế toán hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho khách hàng Tùy theo từng phơng thức thanh toán, kế toán ghi vào sổ kế toán liên quan cho phù hợp Cụ thể :

Theo hóa đơn GTGT số 032303 ngày 29 tháng 3 năm 1005, kế toán hàng hóa ghi:

Nợ TK 131 370 000 ( Chi tiết Sở y tế Lâm Đồng )Có TK 511 370 000

Giáo trình hớng dẫn sinh sản phụ nữ và trẻ em có thuế suất giá trị gia tăng là 0% Vì vậy bút toán trên không thể hiện thuế GTGT đầu ra.

2.2.4 Hạch toán bán hàng trong tr ờng hợp bán buôn, bán lẻ :

**Đối với trờng hợp bán buôn :

Khi khách hàng mua với số lợng lớn Nhà xuất bản chi cho khách hàng một tỷ lệ phát hành phí từ 25 % - 30 % thậm chí có trờng hợp phát hành phí lên tới 35 % Kế toán hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho số hàng trên với giá ghi trên hóa đơn là giá thỏa thuận giữa Nhà xuất bản với khách hàng Thông thờng giá thỏa thuận nhỏ hơn giá ghi trên bìa sách, ấn phẩm Kế toán hàng hóa hạch toán doanh thu chính là giá ghi trên hóa đơn GTGT.