Kế toán nghiệp vụ bán hàng

Kế toán nghiệp vụ bán hàng

Lời nói đầu

Những năm vừa qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế và với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng đã tạo điều kiện cho ngành thơng mại - dịch vụ nớc ta trởng thành và phát triển, góp phần tích cực vào việc thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng xã hội, nâng cao chất lợng cuộc sống.

Trong điều kiện hiện nay, với xu hớng toàn cầu hoá, quan hệ buôn bán thơng mại giữa nớc ta với các nớc bạn ngày càng đợc mở rộng về mọi mặt Do vậy, vai trò của ngành thơng mại đã trở nên rất quan trọng, không chỉ là cầu nối giữa sản xuất với kinh doanh trong nớc mà còn mở rộng sang các nớc trên thế giới Điều này đã góp phần làm cho sản xuất trong nớc phát triển sâu rộng, hàng hoá ngày càng phong phú đa dạng vế chủng loại, mẫu mã, chất lợng hàng hoá ngày càng đợc đảm bảo.

Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại có thể hiểu là việc dự trữ - bán ra các loại hàng hoá thành phẩm, lao vụ, dịch vụ Trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh Bởi vì, chỉ khi bán đợc hàng thì mới bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh Đó chính là lí do mà các nhà quản lý dn phải luôn nghiên cứu hoàn thiện các phơng pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá Trong đó, kế toán là một công cụ sắc bén và quan trọng trong doanh nghiệp không thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản ký tài sản, hàng hoá nhằm đảm tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong sản xuất kinh doanh Tính toán và xác định hiệu quả của tiừng hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở vạch ra chiến lợc kinh doanh Đối với doanh nghiệp thơng mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán

nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là yêu cầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thơng mại nào.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiến thức đã học ở trờng, qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh bộ máy kế toán tại công ty Vật t & thiết bị toàn bộ, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán của công ty bới đề tài “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụbán hàng tại công ty Vật t & thiết bị toàn bộ“.

Phạm vi của luận văn là những kiến thức về lý luận kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, cùng với những kiến thức đã học về kinh tế thơng mại, phân tích các hoạt động kinh tế , mà em đã đợc học tại trờng Đại học Thơng mại Số liệu minh họa đợc lấy từ công ty Vật t & thiết bị toàn bộ, đờng Hoàng Quốc Việt - Hà nội.

Kết cấu của luận văn gồm ba chơng:

Chơng 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại Chơng 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty

Vật t & thiết bị toàn bộ

Chơng 3: Phơng hớng hoàn thiện kế toán nghiệp vụbán hàng tại công ty Vật t & thiết bị toàn bộ

Trong quá trình thực tập, em đợc sự chỉ dẫn, giúp đỡ của các thầy cô trong bộ môn kế toán - tài chính doanh nghiệp thơng mại mà trực tiếp là thầy giáo: PGS.TS Trần Thế Dũng, cùng các bác, các cô và các cán bộ kế toán phòng

kế toán công ty Vật t & thiết bị toàn bộ Tuy nhiên, do phạm vi đề tài rộng, thời gian thực tế và hạn chế của bản thân nên khó tránh khỏi những thiếu sót Em kính mong đợc sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các bác, và phòng kế toán công ty để luận văn đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện; vốn của doanh nghiệp đợc chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp đợc chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh v.v.

Về đối tợng phục vụ của doanh nghiệp thơng mại là ngời tiêu dùng ,bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội.

1.1 Các phơng thức và hình thức bán hàng

Các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại có thể bán hàng theo nhiều phơng thức khác nhau nh bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý Trong mỗi phơng thức bán hàng lại có thể thực hiện dới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận, )

1.1.1 Phơng thức bán buôn:

Là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất , để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lợng lớn Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lợng hàng bán và phơng thức thanh toán Trong bán buôn thờng bao gồm hai phơng thức:

a Phơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phơng thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đa hàng về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phơng thức này có thể thực hiện theo hai hình thức :

- Hình thức bán giao tay ba: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kêt với nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ cùng khách hàng đến nhận hàng do nhà cung cấp giao Hành vi mua và bán hàng đồng thời đợc thực hiện.

- Hình thức gửi hàng chuyển bán thẳng: Theo hình thức này doanh nghiệp thơng mại say khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phơng tiệm vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Khi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới đợc xác định là tiêu thụ

b Phơng thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phơng thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải đợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dới hai hình thức

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuât kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Một liên của chứng từ giao cho ngời nhận hàng (bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng Số hàng đã giao nhận xong đợc coi là tiêu thụ.

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của

doanh nghiệp thơng mại, chỉ khi nào đợc bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đợc coi là tiêu thụ Chí phí vận chuyển do doanh nghiệp thơng mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trớc giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thơng mại chịu chi phí vận chuyển, phải thu tiền của bên mua

1.1.2 Bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phơng thức này cóđặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã đợc thực hiện Bán lẻ thờng bán đơn chiếc hoặc số lợng nhỏ, giá bán thờng ổn định Phơng thức bán lẻ có thể thực hiện dới các hình thức sau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của ngời mua và nghiệp vụ giao hàng cho ngời mua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số l-ợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng Theo hình thức bán hàng này, khách hàng không mất thời gian chờ thanh toán nhng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có nghiệp vụ vững vàng ,nhanh nhẹn hoạt bát, có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn, mất mát khi đông khách.

- Hình thức bán hàng trả góp : Theo hình thức này, ngời mua đợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thờng còn thu thêm ngời mua một khoản lãi do trả chậm Về thực chất, ngời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngời mua thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên, về

mặt hạch toán, khi giao hàng cho ngời mua, hàng hoá bán trả góp đợc coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhân doanh thu.

- Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thơng mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc nột vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng, sau khi ngời mua bỏ tiền bào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho ngời mua.

1.1.3 Phơng thức bán hàng đại lý:

- Hình thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Theo hình thức này doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho cở đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý ,ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi doanh nghiệp thơng mại đợc cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.

- Hình thức bán hàng nhận đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp sẽ nhận bán hàng cho doanh nghiệp khác Doanh nghiệp có trách nhiệm về số hàng đã nhận, tổ chức bán hàng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền hàng cho ngời giao đại lý khi hàng hoá đã đợc tiêu thụ Hình thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá không thuộc sở hữu bán của doanh nghiệp và khi bán đợc hàng thì doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng tính trên giá bán.

1.2 Các phơng thức thanh toán :

Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố nh trị giá lô hàng bán, mức độ thờng xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau, mà doanh nghiệp thơng mại và ngời mua có thể thoả thuận lựa chọn sử dụng các phơng thức, hình thức thanh toán khác nhau.

1.2.1 Phơng thức thanh toán trực tiếp: Là quá trình bán hàng và thu

tiền phát sinh cùng một thời điểm Theo phơng thức thanh toán này, có các hình thức sau :

- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu: Là hình thức thanh toán trực tiếp giữa ngời mua và ngời bán Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền, ngân phiếu để trả trực tiếp tơng ứng với giá cả mà hai bên đã thỏa thuận Thanh toán theo hình thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh đợc rủi ro trong thanh toán nhng thờng chỉ áp dụng trong tr-ờng hợp hàng hóa có giá trị không lớn.

- Hình thức trao đổi hàng: Theo hình thức này, khi bên bán chuyển giao hàng hóa cho bên mua thì bên mua xuất giao cho bên bán một lô hàng có giá trị tơng ứng với giá trị lô hàng đã nhận đợc từ bên bán Trong trờng hợp này ngời bán đồng thời là ngời mua, mục đích không phải là thu tiền mà là mua một hàng khác tơng ứng Việc giao hàng diễn ra hầu nh là đồng thời Hiện nay, đôi lúc có thể dùng tiền để thanh toán một phần thiếu hụt.

1.2.2 Phơng thức thanh toán không trực tiếp

Thanh toán không trực tiếp là phơng thức thanh toán đợc thực hiện bằng cáchh trích chuyển ở tài khoản của doang nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua các tổ chức kinh tế trung gian thờng là Ngân hàng Ngân hàng là tổ chức trung gian thanh toán, nó giúp cho việc thanh toán giữa ngời mua và ngời bán đ-ợc thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật, tuỳ thuộc vào từng thơng vụ, từng đối tợng khách hàng mà việc thanh toán không trực tiếp có thể đợc thực hiện theo một số hình thức sau:

- Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản mà Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho ngời cung cấp hàng hóa lao vụ.

- Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toán trong đó ngời bán sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho ngời mua thì sẽ lập uỷ thác thu yêu cầu Ngân hàng thu hộ số tiền từ ngời mua.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp có quan hệlàm ăn thờng xuyên và tín nhiệm lẫn nhau hay dới hình thức k inh doanh công ty mẹ - công ty con.

- Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản đợc lập theo mẫu do Ngân hàng Nhà nớc quy định yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ “Tài khoản tiền gửi thanh toán” của mình để trả cho ngời thụ hởng có tên trên tờ lệnh đó hoặc cho ngời cầm tờ lệnh đó.

- Hình thức thanh toán trả bằng th: Là hình thức thanh toán trong đó bên mua yêu cầu Ngân hàng mở th tín dụng tiến hành trả tiền cho bên bán nếu bên bán xuất trình đợc bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các nội dung đã ghi trong th tín dụng Hình thức thanh toán này, đợc áp dụng rất phổ biến, đặc biệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, trong trờng hợp bên mua và bên bán cha có mối quan hệ tín nhiệm lẫn nhau vì theo phơng thức này nó bảo đảm cả quyền lợi cho ngời mua và ngời bán.

- Phơng thức thanh toán nhờ thu

Là phơng thức thanh toán mà trong đó ngời bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vu giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho ngời mua sẽ tiến hànhuỷ thác cho Ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở ngời mua trên cơ sở hối phiếu của ng-ời bán lập ra

Ngày nay, trong hoạt động kinh doanh thơng mại việc thanh toán không trực tiệp đợc áp dụng phổ biến là trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Theo phơng thức này, nó tiết kiệm mà đảm bảo sự an toàn về vốn cho cả ngời mua và ngời bán, chống lạm phát ổn định giá cả và thúc đẩy sự phát triển của hệ thống liên Ngân hàng Quá trình thanh toán trở lên đơn giản và thuận lợi hơn Tuy nhiên, do đặc điểm của nền kinh tế nớc ta là nền kinh tế nhiều thành phần, sản xuất vừa và nhỏ là chủ yếu trong đó các hộ kinh tế các thể chiếm tỷ trọng lớn mà hầu hết họ không mở tài khoản riêng tại Ngân hàng nên việc thanh toán trực tiếp còn nhiều hạn chế.

1.2.3 Phơng thức thanh toán chậm

Theo phơng thức này, khi ngời bán giao hàng cho ngời mua thì ngời mua không thanh toán ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản công nợ phải thu của ngời mua Hết thời hạn tín dụng, theo thoả thuận bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán Việc thanh toán có thể đợc thực hiện dới nhiều hình thức: tiền mặt, ngân phiếu, séc Phơng thức thanh toán

này, thờng áp dụng trong trờng hợp hai bên có mối quan hệ mua bán thờng xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau

1.4 Giá bán của hàng hóa

Giá cả là một yếu tố rất quan trọng, có tính quyết định đếnviệc tiêu thụ hàng hóa Giá của hàng hóa phải thể hiện đợc giá trị, chất lợng của hàng hoá, giá cả có hợp lý thì khách hàng mới chấp nhận có nghĩa là hàng hoá đợc tiêu thụ Vậy trong doanh nghiệp thơng mại thì giá bán đợc xác định nh thế nào ?

Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại đợc xác định là giá thỏa thuận giữa ngời mua và ngời bán, đợc ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng và có thể đợc tính theo công thức:

Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thơng mại

Thặng số thơng mại = Giá mua thực tế * Tỷ lệ % thặng số thơng mạiTrong đó, thặng số thơng mại là khoản chênh lệch giữa bán và giá mua hàng hoá nhằm bù đắp chi phí và hình thành thu nhập cho doanh nghiệp.

Theo chế độ kế toán mới áp dụng, 01/11/1999 thì nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua trong công thức trên là giá bao gồm cả thuế GTGT Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua trong công thức trên là giá không bao gồm thuế GTGT.

Bên cạnh việc tính toán đợc mức giá bán hợp lý của hàng hóa bán ra doanh nghiệp còn phải quan tâm đến việc xác định chính xác trị giá vốn của hàng hóa vì nó ảnh hởng rất lớn tới việc xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán.

Đối với doanh nghiệp thơng mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của một số hàng hóa đã xuất kho Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đợc xác định theo một trong số các phơng pháp sau:

- Phơng pháp tính theo giá đích danh- Phơng pháp bình quân gia quyền- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc

Trong một thị trờng ổn định, khi giá cả không thay đổi thì việc tính trị giá mua của hàng hóa xuất kho theo bất cứ phơng pháp nào là không quan trọng vì khi đó tất cả các phơng pháp đều cho một kết quả tơng tự nhau Tuy nhiên, nếu giá cả thay đổi ở các kỳ khác nhau thì các phơng pháp khác nhau sẽ cho kết quả khác nhau Vì vậy, việc lựa chọn một phơng pháp tính giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đòi hỏi doanh nghiệp phải nhất quán qua các kỳ hách toán, nó đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán.

Trị giá vốn của hàng xuất kho còn bao gồm cả chi phí mua nên ta cần phải phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã xuất kho bán, theo công thức sau:

Giá ghi trên HĐ (cha thuế VAT)

Thuế phải nộp ở khâu mua (nếu có)

Trị giá mua thực tế của hàng hóa

= Chi phí p.s trong quá trình mua (chưa thuế VAT)+

Các khoản giảm trừ (nếu có)

Trị giá mua của

hàng xuất kho

Chi phí mua phân

bổ cho hàng hóa

đã xuất kho

Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ

Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ+

Trị giá mua của hàng

còn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ

ì

Trên cở sở trị giá mua thực tế và chi phí mua của hàng xuất kho đã tính đợc, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng đã xuất kho Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc coi là chi phí thời kỳ, trong kỳ tập hợp đợc bao nhiêu sẽ kết chuyển cho hàng đã bán Tuy nhiên, để xác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức:

Sau khi tính đợc trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán.

2.4 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán và ghi chép

2.4.1 Phạm vi hàng hóa đã bán

Hàng hoá đợc coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thơng mại, đợc ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định Theo quy định hiện hành, đợc coi là hàng báh phải thoả mãn các điều kiện sau:

- Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một ơng thức thanh toán nhất định

ph Doanh nghiệp thơng mại mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắm đợc quyền sở ữu về tiền tệ hoặc có quyền đợc đòi tiền ở khách hàng

đã bán

Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho

hàng phát sinh trong kỳ

Trị giá vốn của hàng bán

ra trong kỳChi phí bán hàng (chi

phí QLDN) phân bổ cho hàng đầu kỳ

+Trị giá vốn của

hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ

=

- Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấp phát, tặng thởng, .

Ngoài ra, trong một số trờng hợp sau cũng đợc coi là hàng bán:

+ Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn đợc gọi là hàng đối lu hay hàng đổi hàng.

+ Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp

+ Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng

+ Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình vận chuyển bán ra theo hợp đồng bên bán chịu

+ Hàng xuất là nguyên liệu để sản xuất chế biến sản phẩm rồi bán ra + Hàng xuất để tham gia hội chợ triển lãm

+ Hàng xuât để góp vốn liên doanh, .

2.4.2 Thời điểm xác định hàng bán và ghi chép (Thời điểm ghi nhận doanh thu)

Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính thì doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngời mua;

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa ;

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc đã thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

Nhng trên thực tế do sự vận động của hàng bán có sự khác nhau, có các trờng hợp xác định sau:

+ Trờng hợp 1: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa trớc khi nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ Thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng.

+ Trờng hợp 2: doanh nghiệp nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ trớc khi mất quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi doanh nghiệp đã thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có).

+ Trờng hợp 3: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa đồng thời nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chéo hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên chứng từ.

2 Nội dung, yêu cầu quản lý ghi chép nghiệp vụ bán hàng

Trong các doanh nghiệp thơng mại, nghiệp vụ bán hàng mang tính thờng xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn, vì thế công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng mang tính thờng xuyên liên tục.

Quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý về các chỉ tiêu, số lợng và chất lợng, giá cả hàng hóa, thu hồi tiền bán hàng và xác định kết quả Cụ thể:

- Quản lý về số lợng, chất lợng và giá trị của hàng gửi bán Hàng hoá đem gửi bán cho bên mua đang trên đờng đi hoặc bên mua đã nhận đợc hàng nhng cha thanh toán thì số hàng đó vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải quản lý, theo dõi lô hàng đó

- Quản lý về giá cả hàng hóa: Giá cả là một trong những yếu tố cạnh tranh, vì vậy đòi hỏi nhà quản lý phải định giá cho thật hợp lý, phải xây dựng biểu giá cho từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phơng thức bán phù hợp cho từng địa điểm kinh doanh và quản lý việc thực hiện giá bán hàng mà chú trọng giám sát việc thi hành giá của nhân viên bán hàng tránh những biểu hiện tiêu cực nh tuỳ ý nâng giá Để quản lý tốt thì doanh nghiệp sử dụng kế toán nh một công cụ

đắc lực và sắc bén nhất Kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận trực tiếp về giá cả hàng hóa, việc phản ánh giá cả hàng hóa vào sổ kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho hàng hóa, chứng từ về bán hàng có xác nhận của cả hai bên: bên mua và bên bán.

- Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả: Để đảm bảo đợc việc thu hồi tiền bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ, xác định kết quả, ngời quản lý phải tính đúng, đủ và theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng Thực hiệnđợc công việc này sẽ tạo điều kiện cho vốn đợc quay vòng nhanh, và có thể đợc kịp thời huy động vốn khi cần thiết Vì vậy, kế toán cần theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng của khách hàng, có thể đôn đốc khách hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn, tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh

Bên cạnh đó việc quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng cần bám sát một số yêu cầu nh: quản lý sự vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình xuất nhập tồn kho trên các chỉ tiêu số lợng, chất lợng và giá trị Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hóa tiêu thụ Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc theo chế độ quy định.

3 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng

- Trong hệ thống quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thì hạch toán kế toán có vai trò quan trọng, nó là công cụ để phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn cho các doanh nghiệp Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nớc điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực Đối với các doanh nghiệp thơng mại thì kế toán nghiệp vụ bán hàng cung cấp thông quan trọng hơn cả Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại có các nghiệp vụ cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về số lợng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phơng thức bán hàng.

- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của từng hàng bán rabao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng, .)

- Xác định chính xác giá vốn thực tế của lợng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng.

- Kiểm tra, đôn đốc tình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ, .

- Tập hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh

- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Tham mu cho ban lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng

II Sự cần thiết và nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp

Cùng với quá trình đổi mới kinh tế ở nớc ta trong những năm qua hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đợc hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tài chính Kế toán với t cách là công cụ quản lý, gắn liền với hoạt động kinh tế xã hội, đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế Trong đó kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại là một công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán Nó có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập xử lý cung cấp thông tin cho từng doanh nghiệp ;giám đốc quản lý việc kinh doanh mặt hàng, nhóm hàng, địa điểm kinh doanh, bộ phận kinh doanh, cửa hàng, quầy hàng nào thực hiện tốt công tác tiêu thụ, nhờ

đó mà doanh nghiệp có thể phân tích đánh giá và lựa chọn phơng án đầu t, kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất

Do sự vận động không ngừng của nền kinh tế nói chung, kinh tế thơng mại nói riêng nên hệ thống kế toán doanh nghiệp cũng luôn luôn phải đợc đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp, thúc đẩy quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Những năm gần đây Nhà nớc ta đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng để cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam, trong đó có kế toán bán hàng Ngày 1/11/1995 Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng thống nhất thong cả nớc từ ngày 01/0101996 (QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT) Từ đó đến nay Bộ Tài chính đã ban hành trên 10 văn bản sửa đổi bổ sung về chế độ kế toán cho phù hợp với các chính sách Tài chính và các luật thuế mới ban hành, đặc biệt là luật thuế GTGT, thuế TNDN, nhất là mới đây Nhà nớc đã ban hành chuẩn mực kế toán mới về hàng tồn kho, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, doanh thu và thu nhập khác Do đó đã có nhiều sự thay đổi về các quy định trong kế toán-theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT Đồng thời cùng với việc ra đời của Luật doanh nghiệp đợc áp dụng từ ngày 01/01/2000, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ báo cáo tài chính quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 đợc áp dụng thống nhất trong cả nớc từ ngày 01/01/2001 Do vậy, luôn luôn cần phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng

Mặt khác, việc không ngừng hoàn thiện nâng cao chất lợng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa nói riêng cũng xuất phát từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ nhằm mục đích là ngày càng hoàn thiện tôt chức năng phản ánh, giám đốc và phân tích các hoạt động, cung cấp thông tin cho lãnh đạo để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả

2 Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

2.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu bao gồm việc xây dựng hoá đơn chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ một cách đồng bộ, phải đợc quy định thống nhất về hình

thức và nội dung, phải do một cơ quan ban hành Chính hệ thống chứng từ ban đầu tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các thông tin tổng hợp để lên báo cáo tài chính hay cung cấp các thông tin chi tiết cho các nhà quản lý Theo chế độ quản lý chứng từ, chứng từ kế toán bao gồm hai hệ thống:

- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi

- Hệ thống chứng kế toán hớng dẫn: chủ yếu là các loại chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, Nhà nớc chỉ giữ vai trò hớng dẫn nội dung để các ngành, các thành phần kinh tế tham khảo để từ đó xây dựng hệ thống chứng từ cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp

Đối với quá trình tiêu thụ hàng hóa, một số chứng từ mang tính chất băt buộc:

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

+ Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý+ Báo các bán hàng

+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ+ Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)+ Thẻ quầy hàng

+ Giấy nộp tiền

+ Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày

+ Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù, .) Đối với hàng xuất khẩu phải có hoá đơn thơng mại và các giấy tờ của hải quan.

2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất để hạch toán

Để phản ánh các khoản liên quan đến giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau:

* Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”:Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp cùng các khoản giảm trừ doanh thu Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp Kết cấu tài khoản 511 nh sau:

Tài khoản 511 cuối kỳ không có số d và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2 ới đây:

d Tài khoản 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”: đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại

- Tài khoản 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”: Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu trong các DNSX vật chất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, .

- Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”:Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nh du lịch,vận tải, bu điện, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo, .

- Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này phản ánh khoản mà Nhà nớc nớc cấp, trợ gía cho Doanh nghiệp trong trờng hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Nhà nớc

-Các khoản giảm trừ DT (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả)-Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp

-K/c DT thuần để xác định kết quả

Phản ánh DT bán hàng tăng trong kì

TK511

Nguyên tắc hạch toán: Kế toán chỉ phản ánh vào tài khoản 511 khối lợng hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ giao cho khách hàng đã xác định thực sự tiêu thụ Giá bán đơn vị hàng hóa dùng làm căn cứ tính doanh thu thực hiện trong kỳ hạch toán là giá bán thực tế tức là ghi trong hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan đến bán hàng Không đợc phản ánh vào tài khoản 511, những khoản sau:

- Trị giá hàng hóa, dịch vụ cung cấp trong nội bộ doanh nghiệp.

- Trị giá hàng hóa vật t, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công, chế biến.

- Số tiền thu đợc về nhợng bán thanh lý TSCĐ.- Trị giá hàng hóa gửi bán cha xác định tiêu thụ.

- Các khoản thu nhập về cho thuê TSCĐ, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thờng khác.

Đối với hàng hóa nhận bán đại lý thì doanh thu chính là hoa hồng đợc ởng về số hàng đã bán do bên giao đại lý trả.

h-Đối với hàng bán trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán thực tế còn phần lãi khách hàng phải trả do trả chậm đợc hạch toán nh một khoản thu nhập hoạt động tài chính.

Trờng hợp nhận gia công thì doanh thu là số tiền gia công đợc hởng.Trờng hợp doanh nghiệp đã thu đợc tiền bán hàng mà cuối kỳ vẫn cha giao hàng cho khách hàng thì số tiền đó không đợc hạch toán vào doanh thu bán hàng mà hạch toán vào bên có tài khoản 131, chỉ khi nào thực sự giao hàng thì doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 511.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngoại tệ thì doanh thu bán hàng chính là khoản chênh lệch giữa trị giá mua và trị giá bán của số ngoại tệ đó

* Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”:Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc Tổng công ty v.v

Kết cấu tài khoản của 512 tơng tự kết cấu tài khoản 511 đã đợc đề cập ở trên Tài khoản 512 cuối kỳ không có số d và gồm 3 tài khoản cấp 2:

*Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp động kinh tế

Tài khoản 531 không có số d cuối kỳ

* Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” :Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán thỏa thuận.

Tài khoản 532 cuối kỳ không có số d

* Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hóa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nh-ng cha xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hóa, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi đợc chấp nhận thanh toán .

Kết cấu tài khoản 157 nh sau:

Kết chuyển số giảm trừ doanh thu cuối kỳ

- Trị giá hàng hóa gửi bán tăng trong kỳ

- Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán

- Trị giá hàng hóa gửi bán đã xác định là tiêu thụ trong kỳ - Trị giá thực tế của hàng hóa không bán được đã thu hồi

Dư nơ: Trị giá của hàng hóa gửi bán hiện còn cuối kỳ

* Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác định giá trị vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản 632 không có số d và có thể đợc mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thơng vụ, Tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng nh ph-ơng tiện tính toán của từng doanh nghiệp

Kết cấu của tài khoản 632 nh sau:

* Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ

Nguyên tắc hạch toán: Cuối kỳ, khi tổng hợp số liệu để cân đối bảng, kế toán không đợc bù trừ giữa các khoản phải thu với các khoản phải trả khách hàng Phải xác định số d nợ, các khoản phải thu của khách hàng để ghi bên tài sản và số d có các khoản phải trả khách hàng để ghi vào bên nguồn vốn.

Kết cấu của tài khoản 131 nh sau:

- Tập hợp trị giá mua của hàng hóa, giá thành thực tế của dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ- Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ

- Trị giá mua của hàng hóa đã bán bị người mua trả lại - Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ

- Số tiền phải thu của khách hàng tăng trong kỳ- Số tiền đã thanh toán với khách hàng trong kỳ

- Số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ

- Số tiền khách hàng ứng trước hoặc trả thừa trong kỳ

Dư nơ: số phải thu của khách hàng hiện còn cuối kỳ

Dư có: Số phải trả khách hàng hiện còn cuối kỳ

* Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách Nhà nớc.

Tài khoản 3331 đợc áp dụng chung cho đối tợng nộp thuế cho cả phơng pháp khấu trừ và phơng pháp trực tiếp Nội dung ghi chép của tài khoản 3331 nh sau:

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan nh tài khoản 111, 112, 156, 138, 911,

2.2.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Sơ đồ hạch toán hàng theo phơng thức trả góp

Số thuế GTGT đầu ra đ khấu trừãSố thuế GTGT được miễn giảmSố thuế GTGT đ nộp vào NSNN ãSố thuế GTGT của hàng bán bị trả lại

Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ hoặc dùng trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ

Dư có: số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra hiện còn cuối kỳ

Trị giá vốn hàng đã tiêu thụ

K/c giá vốn

hàng bánK/c doanh thu thuần

Số tiền người mua trả lần

Số tiền còn phải thu ở người muaLãi do bán

trả gópThuế GTGT nếu có

Sơ đồ hạch toán tại đơn vị nhận đại lý

2.2.2 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

a Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thơng mại hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc phản ánh trên tài khoản 511”Doanh thu bán hàng” (5111) và tài khoản 512”Doanh thu bán hàng nội bộ (5121) Trình tự và phơng pháp hạch toán tơng tự nh hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

b Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụTrình tự hạch toán nh sau:

+Đầu kỳ kinh doanh tiến hành kết chuyển trị giá vốn thựctế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đờng cha tiêu thụ:

Cuối kỳ k/c doanh thu thuần

Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Hoa hồng đại lýHoa hồng đại lý

Cuối kỳ k/c doanh thu thuần

Trị giá vốn hàng cha tiêu thụ đầu kỳ

- KÕt chuyÒn trÞ gi¸ vèn hµng hãa tån kho, tån quÇyNî TK156

kế toán nhng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý.

Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức sổ kế toán, từng fn sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp Theo quy định các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong những hình thức tổ chức sổ kế toán sau:

2.4.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

Sổ kế toán chủ yếu gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Theo hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công.

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chứng từ gốcSổ đăng

ký CTGS

Chứng từ ghi sổ

Sổ cáiBảng cân đối số

phát sinhBáo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

2.4.2 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Hình thức này có đặc điểm kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quản hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.

Sổ sách trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ; sổ cái; bảng kê; bảng phân bổ; sổ chi tiết.

Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy.

Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ

2.4.3 Hình thức nhật ký - sổ cái

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Sổ cáiBáo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Đặc trng cơ bản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ - có trên cùng một vài trang sổ Căn cứ ghivào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - sổ cái.

Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái

2.4.4 Hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán nhât ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký đợc chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiêp vụ, có thể mở các nhật ký phụ Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào thẳng sổ cái.

Ưu điểm: kết hợp các u điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái và chứng từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho hiện đại hoá công tác kế toán Nhng nhợc điểm là việc kiểm tra đối chiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đọc kịp thời.

Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

chi tiếtBảng tổng hợp

chứng từ gốcNhật ký sổ cáiBáo cáo tài chính

Sổ thẻ hạch toán chi tiếtSổ quỹ

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Bảng cân đối số phát sinh

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

3 ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở công ty thơng mại hiện nay

Kế toán có vai trò vô cùng cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp vì nó là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính; đợc sử dụng để phản ánh và giám đốc một cách toàn diện liên tục và có hệ thống quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phát hiện và động viên mọi khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh Hoàn thiện kế toán nói chung và đặc biệt là hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại trong điều kiện hiện nay có ý nghĩa rất lớn.

Thứ nhất, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn quá trình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu hàng bán, tình hình thanh toán của ngời mua tránh đợc những mất mát, tổn thất trong kinh doanh để từ đó đánh giá và xác định một cách đúng đắn hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp phân phối chính xác thu nhập và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

Thứ hai, việc hoàn thiện còn giúp kế toán tiêu thụ thực hiện tốt hơn chức năng thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho mục tiêu quản trị Độ chính xác cao, tính kịp thời của tài liệu kế toán sẽ giúp các nhà lãnh đạo nhận thức đúng đắn, khách quan, chính xác và có hệ thống các hoạt động kinh doanh để có đợc những lựa chọn định hớng và những quyết định hợp lý Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động gian lận thơng mại, tham ô lãng phí và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý.

Tóm lại, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ góp phần nâng cao chất lợng công tác kế toán để thực hiện tốt chức năng vốn có của mình phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ đất nớc đang có sự đổi mới nh hiện nay.

Chơng II

Tình hình công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại công ty Vật t & thiết bị toàn bộ

I Đặc điểm chung của công ty Vật t & thiết bị toàn bộ

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Vật t và thiết bị toàn bộ (VT &TBTB) - tên giao dịch là MATEXIM (Material and Technical Export - Import Corporation) - là công ty thơng mại thuộc tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) trực thuộc bộ công nghiệp - đợc thành lập ngày 17/09/1969.

Qúa trình hình thành và phát triển của công ty trải qua các giai đoạn nh sau:

* Giai đoạn 1969-1978: Tiền thân của công ty VT &TBTB là công ty trực thuộc Bộ cơ khí và luyện kim,đợc thành lập theo quyết định số 14/CKLK/TC2 ngày 17/09/1969 của Bộ trởng Bộ cơ khí và luyện kim.

Khi mới thành lập công ty có các tổng kho, các ban tiếp nhận và các xí nghiêp, cụ thể:

+ Các tổng kho: Tổng kho1 (Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội), tổng kho 2 (Hải Phòng), tổng kho 3 (Bắc Thái ).

+ Các ban tiếp nhận: Ban tiếp nhận 1 (Yên Viên ,Gia Lâm, Hà Nội ), Ban tiếp nhận 2 (Hải Phòng), ban tiếp nhận 3 (Đà Nẵng).

+ Các xí nghiệp: Xí nghiệp vận tải Yên Viên (Hà Nội), xí nghiệp vật liệu 1 (Kim Anh, Hà Nội).

Giai đoạn này, nhiêm vụ chủ yếu của công ty là quản lý kho tàng, giữ và cấp phát hàng theo lệnh của Bộ cơ khí và luyện kim, phục vụ cho ngành và một phần cho nền kinh tế quốc dân Có thể nói, công ty đảm nhận nhiệm vụ “hậu cần” cho Bộ cơ khí và luyện kim Trong những năm chiến tranh (1972-1973), công ty đảm nhận thêm nhiệm vụ phục vụ chiến đấu, vận tải lơng thực vũ khí đạn dợc, cho chiến tr… ờng Miền nam.

Hàng hoá của công ty chủ yếu đợc nhập từ Liên Xô, các nớc XHCN qua cảng Hải Phòng và cửa khẩu Lạng Sơn.

Năm 1978, theo yêu cầu nhiệm vụ phát triển chung của toàn ngành ,xí nghiệp thiết bị toàn bộ của công ty Vật t đợc Nhà nớc quyết định tách ra và thành lập công ty Thiết bị toàn bộ trực thuộc Bộ cơ khí và luyện kim.

* Giai đoạn 1979-1993: Tròn một năm sau ngày thành lập công thiết bị toàn bộ, cũng do yên cầu phát triển mới của toàn bộ xã hộ, ngày 12/01/1979, Hội đồng Chính phủ đã ra quyết định số 14.CP, hợp nhất công ty Vật t và thiết bị toàn bộ thành công ty VT & TBTB trực thuộc bộ cơ khí và luyện kim.

Nhiệm vụ chính của công ty trong giai đoạn này là thu mua, tiếp nhân, gia công khai thác, chế biến hàng hoá để cung cấp chủ yếu cho các xí nghiệp, đơn vị của Bộ

Hàng hoá ở đây là các loại vật t chuyên dùng, chuyên ngành thông dụng, các thiết bị toàn bộ.

* Giai đoạn 1993 đến nay:

Ngày 05/05/1993, công ty đợc thành lập lại theo quyết định số 214 QĐ/TCNSTĐ với tên giao dịch là MATEXIM (Material and Technical Export - Import Corporation )

Giấy phép đăng ký kinh doanh số 018234 cấp ngày 20/05/1993.

Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 1.01.1.122/CP ngày 20/09/1993.

- Hội viên của phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI)- Thành viên sáng lập công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)- Thành viên sáng lập công ty liên doanh cơ khí Việt Nhật (VJE)

Ngoài trụ sở chính của công ty đóng tại đờng Hoàng Quốc Việt - Hà nội,công ty còn có 10 chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc trên phạm vi toàn quốc.

* Năng lực kinh doanh của công ty: Tính đến ngày 05/05/1993, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 25.180 triệu đồng, trong đó:

+ Vốn cố định: 5.710trđ+ Vốn lu động:19.470trđ

+ Nguồn vốn Ngân sách Nhà nớc cấp: 16.742trđ+ Vốn tự bổ sung: 7.438trđ

+ Vốn huy động: 1.000trđ

Về tài sản của công ty: Công ty có 200.000m2 đất; hàng rào 10.500m2 Nhà xởng sản xuất kinh doanh: 2.215m2; Trụ sở: 4.250m2 Hai tàu vận tải biển với trọng tải 1000 tấn Đội vận tải đờng sông với 5 xà lan trọng tải gần 5000 tấn; 9 xe ôtô vận tải (4 - 16 tấn); 9 xe cẩu; 3 xe nâng hàng (5 - 16 tấn); 8 xitéc chứa nhiên liệu, máy móc thiết bị và một số dây truyền sản xuất thép, gạch men, nớc khoáng.

* Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty:Công ty VT & TBTB nằm trong Bộ công nghiệp (Bộ sản xuất ) nhng lại mang đặc thù riêng là hoạt động thơng mại Công ty đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, thể hiện ở một số mặt chủ yếu sau:

+ Hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật t, phụ tùng, thiết bị phục vụ cho ngành Công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân trong cả nớc.

+ Làm dịch vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh và sản xuất , .

+ Dịch vụ cho thuê xe, bến bãi, kho tàng, .

+ Công ty kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, các dịch vụ ăn uống xăng dầu,

+ Làm đại lý bán các loại xe nâng cho hãng Logitrans (Đan Mạch); đại lý bán và vận chuyển xe máy cho công ty Honda - Việt Nam

+ Ngoài hoạt động kinh doanh, công ty còn tổ chức sản xuất các mặt hàng cơ khí, sắt thép, chế biến khoáng sản, các mặt hàng mây tre đan.

* Khách hàng của công ty:

Hiện nay, trên thị trờng quốc tế, công ty có quan hệ mua bán, giao dịch với khoảng 20 nớc nh: Thái Lan, Sinhgapo, Malayxia, Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản, (Châu á); Các nớc thuộc Liên Xô cũ; Pháp, Đức, Hà Lan, .(Châu Âu); Mỹ, Canada, .

Cho đến nay, MATEXIM đã trải qua hơn 30 năm phấn đấu và trởng thành, mặc dù còn rất nhiều khó khăn nh chuyển đổi cơ chế từ bao cấp sang cơ chế thị trờng nên doanh nghiệp cũng phaỉ chuyển đổi cơ cấu tổ chức dần để phù hợp Nhng công ty VT & TBTB vẫn không ngừng phấn đấu vơn lên và đã đạt đ-ợc những thành tích đáng kể Công ty đã nhận đợc nhiều huân huy chơng của Đảng và Nhà nớc trao tặng nh: Huân chơng lao động hạng 2, bằng khen của Bộ Công nghiệp, các sản phẩm của công ty đợc nhiều ngời biết đến, .Công ty càng ngày càng khẳng định đợc mình, đứng vững trong nền kinh tế thị trờng có nhiều khó khăn và đang biến động nh hiện nay, và công ty đang có chiều hớng ngày càng mở rộng phát triển ra Thế giới MATEXIM luôn đề ra các biện pháp giúp mở rộng sản xuất kinh doanh, tạo công ăn việc làm, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên.

Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đã đạt đợc trong những năm gần đây: (trang sau)

2 Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh ở công ty VT & TBTB

Công ty VT & TBTB khi mới thành lập có khoảng trên 300 cán bộ công nhân viên Năm 1973, số lợng công nhân viên lên đến mức cao nhất là 1400 ng-ời Trong quá trình sắp đặt lại cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, số lợng công nhân viên của công ty giảm dần và cho đến nay chỉ còn 380 ngời: 80 ngời ở 8 phòng ban khối cơ quan và 300 ngời ở cơ sở.

Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh của MATEXIM (trang sau)- Ban lãnh đạo :Gồm có 1giám đốc, 1phó giám đốc, Đảng uỷ và công đoàn Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc.

+ Giám đốc : Là ngời đứng đầu công ty, điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

+ Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc đợc giám đốc uỷ quyền.

Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc Công ty VT &TBTB có 8 phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau:

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng thiết bị: Có chức năng tham mu cho GĐ về kinh doanh mua bán các loại hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hoá đáp ng nhu cầu của thị trờng, kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật t và thiết bị toàn bộ.

- Phòng tài chính - kế toán (TC - KT): có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi, quản lý tài sản cố định (TSCĐ), thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập báo cáo tài chính theo quy định.

- Phòng kỹ thuật - kho - vận tải: Quản lý về công tác kỹ thuật, máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, nhà xởng,…

- Phòng tổ chức lao động: Quản lý toàn bộ lực lợng lao động về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của ngời lao động trong công ty.

- Ban kiểm toán nội bộ: Đợc thành lập năm 1999 theo quy định của Nhà nớc, hoạt động riêng trực thuộc GĐ, có nhiệm vụ kiểm soát, kiểm toán công tác

kế toán - tài chính, giúp GĐ kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán để kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót.

- Văn phòng công ty: Phụ trách vấn đề hành chính và quản trị trong công ty, phục vụ hội nghị lễ tân, Gồm các bộ phận :y tế, thờng trực, văn th lu trữ.

-Tổng kho Hà nội (mới thành lập): là đơn vị trực thuộc cơ quan công ty, tổ chức tiếp nhận, bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật t hàng hóa của công ty giao.

Tóm lại, các bộ phận phòng ban trong công ty tuy đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau nhng đều có nục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

3.Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty

MATEXIM là công ty thơng mại có quy mô lớn, với mạng lới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam, phòng kế toán của công ty đợc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, cơ cấu theo sơ đồ sau: (Trang sau)

- Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong phòng kế toán công ty:

Kế toán trởng: Phụ trách chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trớc ban giám đốc về công tác tài chíng kế toán.

- Phó trởng phòng kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham mu cho kế toán trởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng kế toán khi kế toán trởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại.

- Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT.

- Kế toán thanh toán tiền mặt: Thanh toán các khoản chi của công ty cho các bạn hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, lập các phiếu thu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ.

- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt trong két, xuất nhập tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

- Kế toán ngân hàng : Chịu trách nhiệm riêng rẽ hoạt động giao dịch với ngân hàng.

- Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi tình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, vật t.

- Kế toán mua hàng và thanh toán với ngời bán: Hạch toán mua hàng, nhập khẩu vật t hàng hoá và tình hình thanh toán với ngời bán.

- Kế toán thanh toán với khách hàng: Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu của khách hành.

- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định của công ty và tình hình khấu hao TSCĐ.

- Kế toán chi phí : Theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ toàn công ty.

- Kế toán xác định kết quả.

Việc tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán nh vậy có nhiều thuận tiện trong hạch toán, kiểm tra kế toán và trong công tác quản trị vì thông tin lấy đợc từ bộ phận kế toán có độ chính xác cao.

Chế độ kế toán mà công ty áp dụng nh sau:

+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N+ Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt Nam đồng.

+ Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ

+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp kê khai thờng xuyên+ Phơng pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng theo quyết định số 166/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/1999

+ Nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Sau kỳ kinh doanh (thờng cuối mỗi quý), công ty lập báo cáo quyết toán gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính Cuối kỳ, công ty còn lập bảng tổng hợp TSCĐ, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng), báo cáo chi phí dịch vụ, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Định kỳ, các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo lên phòng kế toán công ty để quyết toán, các cán bộ chuyên quản có nhiệm vụ đến kiểm tra hoạt động kế toán ở đơn vị cấp dới Trên công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra theo định kỳ tháng một.

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

II.Tình hình tổ chức kế toán tại công ty VT &TBTB

Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của MATEXIM, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua phơng thức bán buôn qua kho và phơng thức bán giao hàng tại cảng, ngoài ra công ty còn nhận xuất khẩu uỷ thác ứng với mỗi phơng thức bán hàng sử dụng chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ là khác nhau Cùng với phơng thức bán hàng, phơng thức thanh toán với khách

Chứng từ gốc

Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc

Sổ cái

Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

hàng là bằng tiền, tiền gửi Ngân hàng (với khách hàng trong nớc) và thanh toán bằng L/C với khách hàng bên ngoài.

1 Hạch toán ban đầu

Tổ chức hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán Dựa trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty, kế toán tiến hành tổ chức hạch toán ban đầu, việc hạch toán ban đầu ở công ty cho nghiệp vụ bán hàng bao gồm:

- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng cho từng bộ phận, các chứng từ cầc phải đợc sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành Ngoài ra, có thể xây dựng thêm một số loại chứng từ khác cần thiết.

- Quy định ngời ghi chép các chứng từ, chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của phơng pháp ghi chép.

- Quy định trình tự luân chuyển chứng từ ban đầu và các bộ phận lên phòng kế toán.

Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu, .

+ Do công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (biểu 1) Hoá đơn đợc lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là:

Liên 1: đợc lu tại cuống hoá đơnLiên 2: giao cho khách hàngLiên 3: dùng để thanh toán

+ Phiếu xuất kho (biểu 2): dùng để theo dõi số lợng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lợng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để

hạch toán chi phí Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: một liên lu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán.

+ Thẻ kho (biểu 3): dùng để theo dõi số lợng xuất nhập tồn kho từng loại vật t hàng hóa ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho.Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng.

Theo định kỳ (mời ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dùng để theo dõi số lợng vật t, hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác thong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán trạm lập thành hai liên Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho ngời vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đờng Thủ kho nhập nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng ngời vận chuyển ký vào các liên của phiếu Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ khho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán