Khi thực hiện liên kết với các file PowerPoint khác, trang web, tài liệu hay chương trình trên một máy này nhưng khi trình diễn lại trên một máy khác thì có thể xảy ra tình trạng liên [r]
(1)Bài 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT 2003 1 Giới thiệu:
PowerPoint 2003 phần mềm Microsoft Office 2003 sử dụng để trình bày vấn đề, tiếp thị sản phẩm, soạn thảo giảng, Chương trình cơng cụ có tính chun nghiệp cao để diễn đạt ý tưởng cần trình bày khơng lời văn mà cịn thể qua hình ảnh tĩnh động với âm thanh, đoạn phim cách sống động Vì công cụ hỗ trợ giảng dạy tốt trường học, hỗ trợ thuyết trình hội thảo, hướng dẫn sử dụng sản phẩm việc quảng cáo, …
Phần mềm PowerPoint có đặc điểm:
Dễ sử dụng người bắt đầu dùng dễ sử dụng với người sử dụng WINWORD, EXCEL có thao tác, … Thực hiệu ứng hoạt hình nhanh chóng, sinh động
cách đơn giản không cần tới kiến thức lập trình
Kích thước tập tin nhỏ, thuận lợi cho lưu trữ di chuyển Kết hợp với nhiều định dạng tập tin
2 Cấu hình máy tối thiểu để cài đặt:
Để cài đặt sử dụng chương trình Microsoft PowerPoint 2003 (cũng chương trình khác Microsoft Office 2003 Word, Excel, Access,…), máy tính bạn cần có cấu hình tối thiểu sau:
1 Bộ vi xử lý (CPU): tối thiểu 233MHz cao (tốt từ Pentium III trở lên)
2 Hệ điều hành (Operating system): Windows XP cao Bộ nhớ (RAM): tối thiểu 64MB (tốt từ 128MB)
4 Đĩa cứng cịn trống khoảng 245MB
5 Màn hình có độ phân giải kích thước 800x600, từ 256 màu trở lên Ổ đĩa CD, chuột, bàn phím
3 Giới thiệu hình PowerPoint 2003 công cụ:
(2)Vào menu Start/Programs/Microsoft Office 2003/ Nhấp chọn biểu tượng
Tùy theo thay đổi mà bạn thực trình sử dụng, hình PowerPoint
2003 xuất khác chút Tuy nhiên, thông thường hình
PowerPoint 2003 xuất hình bên dưới:
(Hình I.1)
Các thành phần hình PowerPoint 2003 đánh số theo thứ tự hình bên trên:
1 Thanh tiêu đề (Title bar): Cho biết tên chương trình (Microsoft PowerPoint) tên tập tin làm việc (Presentation 1)
2 Thanh trình đơn (Menu bar): gồm mục từ File đến Help Mỗi mục chứa nhiều mục khác ta nhấp vào chúng
(3)lệnh thường dùng
4 Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa biểu tượng dùng cho việc trình bày văn font chữ, cỡ chữ, màu sắc, canh biên,…Ngoài ra, cịn mở thêm nhiều cơng cụ khác từ menu lệnh View/Toolbars/
5 Normal Pane: dùng chọn cách xem slide hay dàn trình diễn Phía Normal Pane có biểu tượng:
a Normal View: Trình bày theo kiểu thơng thường, dùng để xử lý slide
b Slide Sorter View: Trình bày tồn thể slide có trình diễn, dùng
để theo dõi vị trí, thứ tự slide
c Slide Show: trình chiếu trình diễn từ slide chỉnh sửa Khu vực slide chỉnh sửa
7 Task Pane: chứa nhiều thành phần khác như: a New Presentation: tạo file
b Slide Layout: chọn kiểu bố trí cho slide
c Slide Design: chọn kiểu trang trí slide có sẵn, hệ màu, hiệu ứng cho tồn trình diễn
d.Custom Animation: chọn hiệu ứng cho thành phần trình diễn
e Slide Transition: chọn hiệu ứng chuyển từ slide sang slide khác
Để đóng hay mở Task Pane, ta vào View/Task Pane
8 Trang ghi (Notes Page): dùng để ghi ghi cho slide chỉnh sửa
9 Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ chỉnh sửa số hình đơn giản, chèn các chữ nghệ thuật, thay đổi màu sắc văn bản,…
(4)4 Một số thuật ngữ cần lưu ý:
Khi sử dụng chương trình PowerPoint 2003, ta thường xuyên gặp số thuật ngữ sau:
Presentation: (bài trình diễn) file PowerPoint, chứa đựng thông tin cần trình bày
Slide: trang trình chiếu Tập hợp nhiều slide thành presentation Blank Presentation: trình diễn được tạo từ slide trắng, không chứa sẵn hướng dẫn định dạng
Blank Slide: slide trắng, không chứa sẵn hướng dẫn định dạng
Slide Show: lệnh trình chiếu trình diễn
Layout: cách bố trí văn bản, hình ảnh thành phần khác slide Design Template: mẫu thiết kế sẵn chương trình PowerPoint Các mẫu thiết kế sẵn phối màu, hình nền, font chữ, màu sắc văn bản, vị trí văn
Theo kinh nghiệm cá nhân, tạo trình diễn, nên sử dụng Design Template để trình diễn thể tính chuyên nghiệp cao quy củ Nên tránh sử dụng Blank Presentation Blank Slide phải cơng thiết kế, chỉnh sửa màu sắc,…và trình diễn của ta khơng đồng phối màu, kết cấu
Animation: hiệu ứng Các hiệu ứng giúp đối tượng slide xuất hiện, biến mất, tạo chuyển động Hiệu ứng giúp lôi kéo ý người xem, đem lại uyển chuyển, linh hoạt lúc trình diễn
(5)Bài 2: TẠO BÀI TRÌNH DIỄN 1 Giới thiệu:
Trong này, ta bắt đầu sử dụng chương trình PowerPoint 2003 thơng qua việc tạo trình diễn, thêm vào slide, chỉnh sửa văn lưu trữ trình diễn
2 Tạo trình diễn:
-Khởi động chương trình PowerPoint 2003
-Màn hình khởi động PowerPoint 2003 giống bên dưới:
(Hình 2.1)
-Click trỏ chuột vào khung có dịng chữ “Click to add title”, cụm từ biến Bạn gõ vào dịng chữ “Giới thiệu chương trình” Enter xuống hàng gõ tiếp dòng chữ “Microsoft PowerPoint 2003”
-Click trỏ chuột vào khung có dịng chữ “Click to add subtitle”, cụm từ biến Bạn gõ vào dòng chữ “Báo cáo viên” Enter xuống hàng gõ tiếp tên bạn vào
(6)xuống 36 Bơi đen dịng chữ “Báo cáo viên” đổi cỡ chữ xuống 28
Để gõ tiếng Việt trình diễn, bạn cần có chương trình gõ tiếng Việt Vietkey hay Unikey Theo ý kiến cá nhân tôi, bạn nên sử dụng chương trình Unikey, chương trình nhỏ gọn, không cần cài đặt chạy ổn định Bạn vào trang web http://www.echip.com.vn để tải chương trình
Sau tải chương trình về, bạn cần bung nén double-click lên file
UniKey.exe sử dụng chương trình
Khi đánh tiếng Việt, bạn chọn font chữ Unicode (như Arial, Times New Roman, ) chương trình Unikey, bạn chọn bảng mã Unicode Hoặc bạn chọn font chữ bắt đầu bằng chữ VNI (như VNI-Times, VNI-Centur,…) chương trình Unikey, bạn chọn bảng mã VNI Windows.
Theo kinh nghiệm cá nhân, bạn nên sử dụng font chữ Unicode Để thay đổi màu sắc văn bản, bạn làm sau:
- Bôi đen dịng chữ “Giới thiệu chương trình” nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh chữ A trên công cụ định dạng Sau chọn “More Colors…”, chọn màu sắc bạn muốn cho dòng chữ
(7)Khơng phải kích thước khung vừa với lượng văn mà bạn muốn nhập vào, bạn cần di chuyển khung đến vị trí mà bạn mong muốn Muốn di chuyển khung, ta phải chọn trước cách nhấp chuột lên khung Sau đó, đưa chuột đến đường biên, lúc chuột có dạng mũi tên đầu, lúc đó ta nhấp giữ chuột, rê thả khung đến vị trí mong muốn Để thay đổi độ rộng khung, ta nhấp chọn khung, sau đưa chuột đến vịng trịn xung quanh khung Lúc này, chuột có dạng mũi tên đầu, nhấp giữ chuột, rê thả đến độ rộng mong muốn
4 Lưu trữ trình diễn:
Để lưu lại file PowerPoint, bạn làm sau:
- Vào menu File/Save, hình xuất bên
- Bạn chọn nơi lưu trữ khung Save in và đặt tên cho tập tin khung File name
Trong PowerPoint, bạn lưu trữ với nhiều định dạng khác nhau, thông thường định dạng sau sử dụng nhiều:
Presentation (*.ppt): bạn lưu file trình diễn, máy chọn mặc định để lưu dạng Khi lưu file dạng này, để trình chiếu, bạn phải mở chương trình PowerPoint trước lệnh trình chiếu
(8)chúng ta cần nhấp đúp vào file mà
Web Page (*.htm): lưu file với định dạng này, bạn dễ dàng đưa lên mạng để nhiều người xem
5 Chèn thêm – Xóa bớt slide:
Để thêm vào slide sau slide hành bạn vào menu Insert/New Slide
Để xóa slide bạn vào chế độ Slide Normal View (thanh bên trái hình) Slide Sorter View (nút nằm phía Normal View ), chọn slide muốn xóa bấm Delete bàn phím
6 Trình chiếu:
Sau thực hồn chỉnh file PowerPoint, để trình chiếu từ đầu bạn vào menu Slide Show/View Show (hay nhấn phím F5)
Để trình chiếu từ slide hành, bạn bấm vào nút Normal
View (hay nhấn Shift + F5)
Khi trình chiếu, muốn quay chế độ chỉnh sửa, bạn nhấn Esc bàn phím
Nếu muốn hình trình chiếu chuyển hồn tồn sang màu đen nhấn phím B, để quay lại hình trình diễn nhấn phím B lần
Nếu muốn hình trình chiếu chuyển hồn tồn sang màu đen nhấn phím W, để quay lại hình trình diễn nhấn phím W lần
(9)Bài 3: Sử dụng Slide Layout & Design Template I Sử dụng Slide Layout
1 Mục đích sử dụng slide layout:
Trong phần này, tìm hiểu cách thức sử dụng Slide layout Slide layout cách bố trí slide Nhà sản xuất chương trình đặt sẵn khung giữ chỗ cho văn bản, tiêu đề, hình ảnh,…trên slide, bố trí chúng cho hài hịa thích hợp Khi sử dụng layout, người dùng cần điền nội dung vào mà thơi
Trong trình diễn, ta sử dụng layout trình diễn mang tính đồng cao, thể tính chun nghiệp Chúng ta khơng phải thời gian để chỉnh sửa kích cỡ chữ, cách bố trí văn bản, đoạn phim, sơ đồ, đồ thị trang slide,v.v
-Tạo file PowerPoint mới: (File/New)
-Trong Task Pane chọn Blank Presentation Màn hình xuất bên dưới:
(Hình 3.1)
(10)của trình diễn vào
- Khung giữ chỗ phía có dịng chữ “Click to add subtitle” để nhập tên báo cáo viên hay tên đơn vị trình bày,…
Ta tìm hiểu dạng slide layout thường sử dụng Các dạng Slide Layout thường sử dụng:
Các dạng layout thường sử dụng bao gồm:
- Title Slide: đây dạng slide dùng để mở đầu trình bày
Dạng layout có khung giữ chỗ Khung lớn dùng điền tiêu đề trình bày Khung nhỏ dùng ghi tên người trình bày, đơn vị trình
bày,v.v
- Title and Text: dạng slide dùng để trình bày nội dung với tiêu đề phía đầu slide Khung lớn dùng để ghi nội dung, khung nhỏ dùng để điền tên tiêu đề
- Title, Text and Clip Art: dạng slide dùng để trình bày nội dung văn với hình ảnh minh họa kèm Khung có icon dùng để chèn hình ảnh Clip Art hay hình ảnh từ bên ngồi chương trình
- Title, Text and Chart: dạng slide dùng để trình bày nội dung văn ùng với đồ thị Khung có icon có thẳng đứng dùng để
chèn đồ thị
- Title, Text and Media Clip: dạng slide dùng để chèn tập tin media video, âm thanh,…
- Title and Diagram: dạng slide thường được dùng để chèn sơ đồ tổ chức
- Blank Slide: đây slide “trắng” hồn tồn, có nghĩa khơng có khung đặt chỗ hết, người dùng phải tự chèn Text Box để đánh văn bản, tự điều chỉnh kích cỡ, font chữ,v.v…
(11)3 Cách sử dụng layout quản lý slide:
3.1 Sử dụng layout: để sử dụng dạng slide layout đó, ta cần thực bước sau:
- Chọn slide muốn sử dụng layout
- Mở bảng Task Pane (nếu chưa có bảng Task Pane hình vào menu View,
đánh dấu chọn chữ Task Pane)
- Click vào mũi tên màu đen hướng xuống bảng Task Pane chọn Slide
Layout menu bung hình
(Hình 3.2)
- Trên bảng Task Pane, lúc lựa chọn kiểu layout mong muốn click vào Kiểu layout áp dụng cho slide mà chọn Các slide khác không bị ảnh hưởng lựa chọn
* Nếu muốn chọn lúc nhiều slide, bấm phím Ctrl lúc click chọn slide bảng Normal Pane
3.2 Cách thức quản lý slide:
(12)- Để chuyển vào chế độ Slide Sorter: ta nhấn nút Normal Pane Lúc hình PowerPoint có dạng tương tự hình
(Hình 3.3)
- Để trở hình chỉnh sửa, ta nhấp double vào slide muốn chỉnh sửa hay nhấn vào nút bảng Normal Pane
- Muốn thay đổi vị trí slide, ta chọn slide rê đến vị trí II.Sử dụng Design Template
1 Mục đích sử dụng Design Template
Design Template (mẫu tô) kiểu mẫu trang trí cho slide Các kiểu mẫu bao
gồm màu nền, màu chữ, hoa văn hình ảnh, Các kiểu mẫu Microsoft làm sẵn người dùng cần ý đến nội dung mà Khi sử dụng PowerPoint, ta sử dụng Design Template trình diễn có tính đồng cao chun nghiệp Chúng ta khơng cịn lo lắng đến vấn đề phối màu cho slide
2 Cách chọn thay đổi Design Template:
Để sử dụng Design Template: ta tiến hành theo bước sau - Chọn slide muốn áp dụng mẫu tô
- Mở bảng Task Pane (nếu chưa có bảng Task Pane hình vào menu
View, đánh dấu chọn chữ Task Pane)
- Click vào mũi tên màu đen hướng xuống bảng Task Pane chọn Slide
(13)(Hình3.4)
- Trong bảng Task Pane, lựa chọn kiểu mẫu tô mong muốn, nhấp vào mũi tên đen bên cạnh mẫu tơ, ta có lựa chọn giống hình bên
(Hình 3.5)
- Khi ta chọn “Apply to All Slides”: mẫu tô áp dụng cho tất slide trình diễn
- Khi ta chọn “Apply to Selected Slides”: mẫu tơ áp dụng cho slide chọn
3 Cách thức chỉnh sửa Design Template:
Mặc dù phần lớn trường hợp, Design Template thỏa mãn yêu cầu chúng ta, muốn chỉnh sửa mẫu tô để phù hợp với ý đồ thực trình diễn Để chỉnh sửa mẫu tô, ta cần phải can thiệp vào Slide gốc mẫu tô (Slide Master)
(14)(Hình 3.6)
- Lúc này, bên Normal Pane, ta thấy slide: Slide phía dùng để chỉnh sửa cho Slide tựa đề (Title Slide), slide phía dùng để chỉnh sửa cho slide thường
Trong chế độ chỉnh sửa Master Slide, thay đổi tác động lên tất slide trình diễn
(15)Bài 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢN TRÌNH DIỄN I Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) biểu tượng (Symbol):
a Chèn chữ nghệ thuật: Chọn lệnh Insert/Picture/WordArt, hình xuất bên dưới:
(Hình 4.1)
chọn kiểu uốn chữ, bấm OK, hình tiếp tục xuất bên dưới:
(Hình 4.2)
Lúc ta gõ chữ muốn tạo vào khung có dịng chữ “Your Text Here” chọn font, size chữ, nhấn OK
(16)b Chèn biểu tượng:
Đôi lúc soạn trình diễn PowerPoint, ngồi ký tự thơng thường bàn phím, ta cần sử dụng số biểu tượng, ký tự lạ, số hoa văn, v.v…lúc ta cần sử dụng đến ký tự (symbol) Để chèn ký tự vào trình diễn, ta thực sau:
- Nhấp trỏ chuột vào vị trí cần chèn Textbox hay khung giữ chỗ - Chọn menu Insert/Symbol…
- Khi bảng Symbol xuất hiện, ta chọn ký tự cần chèn nhấn nút Insert
(Hình 4.3)
Để chèn biểu tượng hoa văn, khung Symbol ta chọn các loại font: Webdings, Wingdings,…
II Chèn hình vẽ: a Chèn hình Clip Art:
Khi cài đặt chương trình Office, số hình ảnh cài vào máy Để chèn hình ảnh vào trình diễn ta thực sau:
(17)(Hình 4.4)
- Nhấp double vào dòng chữ “Double click to add clip art” để mở bảng Select Picture sau
(Hình 4.5)
Chọn hình mong muốn nhấn nút OK phía cuối bảng b Chèn hình ảnh từ bên ngồi chương trình:
Bên cạnh hình Clip Art, ta chèn hình ảnh từ bên ngồi chương trình vào trình diễn Các hình ảnh hình chụp phong cảnh, chụp chân dung, hình vẽ, hình động,v.v…
(18)(Hình 4.6)
- Chọn thư mục có hình ảnh cần chèn, chọn hình cần chèn nhấn nút Insert
Sau chèn hình Clip Art hình ảnh từ bên ngồi vào trình diễn, ta có thể: Di chuyển hình: nhấp giữ hình kéo đến vị trí mong muốn
Thay đổi kích thước hình: nhấp vào hình để xuất vịng trịn màu trắng Đưa trỏ chuột vào vòng trắng này, nhấp giữ rê chuột để thay đổi kích thước hình Thông thường để giữ nguyên tỉ lệ chiều dài- chiều rộng, ta rê chuột vòng trắng góc hình
Xoay hình: cách nhấp vào hình để xuất vịng trịn màu trắng vòng tròn màu xanh Đưa trỏ chuột vào vòng tròn màu xanh, nhấp giữ rê chuột để xoay hình
c Hình tự vẽ:
Bên cạnh hình Clip Art hình ảnh có sẵn, đơi lúc ta cần hình vẽ khơng có sẵn chương trình PowerPoint Lúc này, ta phải tự vẽ hình
Bật cơng cụ vẽ: Chọn lệnh View/Toolbars/Drawing
(19)d Sắp xếp hình:
Do văn đối tượng trang trình chiếu, nên xếp xếp hình ảnh cách dùng lệnh Drawing: DRAW, ORDER, BRING TO FRONT (đưa lên tất cả) SEND TO BACK (đưa sau tất cả), BRING BACKWARD (lên đối tượng), SEND BACKWARD (ra sau đối tượng)
Nhóm hình thành đối tượng
Trong trang trình chiếu có nhiều đối tượng cần nhóm lại để trở thành đối tượng cho dễ làm việc, thực việc nhóm đối tượng cách:
Chọn tất đối tượng cần nhóm cách dùng phím Shift click lên đối tượng
Dùng lệnh Drawing: DRAW/ GROUP
Trường hợp ngược lại, muốn rã đối tượng nhóm thành nhiều đối tượng, chọn DRAW/ UNGROUP
Chú ý: Có thể tạo bóng cho hình biểu tượng Drawing
1 Chèn đoạn phim âm Chèn phim:
Chọn lệnh INSERT/ MOVIES AND SOUND/ MOVIES FROM ORGANIZER (nếu muốn lấy phim có sẵn OFFICE) MOVIES FROM FILE (từ tập tin có chứa phim cần đưa vào), sẽ thấy xuất biểu
tượng slide câu hỏi ban có muốn âm tự động phát trình diễn hay khơng? Nếu muốn, trả lời Yes, không trả lời No
2 Chèn âm
Chọn lệnh INSERT/ MOVIES AND SOUND/ SOUND FROM ORGANIZER (1 file âm có sẵn Office) Sound from File (từ tập tin âm thanh), chọn âm đưa vào
(20)3 Chèn âm từđĩa CD
Chọn lệnh INSERT/MOVIES AND SOUNDS/ CD AUDIO TRACK (phải có đĩa Audio CD ổ đĩa) (hình 4.8)
Đánh dấu chọn vào Loop until stopped muốn CD phát liên tục suốt thời gian trình diễn
-Start track để chọn nhạc phát đầu tiên; End track để chọn nhạc phát cuối
- Start At End At để chọn khoảng thời gian âm phát trình diễn
Ví dụ: chọn: nhạc phát vòng giây, từ giây thứ 20 đến giây thứ 25 Chọn OK để hoàn tất
(Hình 4.8) Chèn giọng nói vào
Chọn lệnh INSERT/MOVIES AND SOUNDS/RECORD SOUNDS (bật nút thu âm phát âm để thu, xong cho ngừng Phải có Micro)
Ghi nhận xét cho slide: Ghi nhận xét vào slide 1tính hữu ích để ghi thơng tin bổ sung cần giữ lại file trình diễn mà ta khơng muốn người xem thấy được, trình diễn nhận xét khơng để ghi nhận lại thông tin quan trọng
nhưng khơng đưa lên trình diễn để sử dụng vào lần sau mà không bị quên
(21)Cách thực hiện:
Chọn INSERT/COMMENTS Một hộp màu vàng xuất góc trái slide ta nhập ghi vào
Sau ghi lời nhận xét, nhấp chuột để hoàn tất Nếu tiếp tục muốn ghi thêm vào khung nhận xét vừa nhấp chuột phải lên khung nhận xét chọn Edit Comments tiếp tục ghi Chọn Copy Text muốn chép nội dung lời nhận xét Chọn Insert Comments nếu muốn thêm khung nhận xét Chọn Delete Comments muốn xóa khung nhận xét
Chú ý:
- Không thể thêm lời nhận xét chế độ Slide Sorter, tùy chọn bị mờ menu Chế độ Slide View chế độ tốt để xem nhận xét ghi thêm nhận xét vào Slide
- Kỹ thuật thường sử dụng để lưu lại nhận xét người xem sau trình diễn
4 Tạo bảng
Bảng (Table) đưa vào trình diễn nhiều cách khác nhau, chèn bảng từ PowerPoint chèn bảng tạo sẵn Word Excel
1 Tạo bảng PowerPoint
Cách 1: Để thiết lập bảng PowerPoint vào FILE/ NEW/ BLANK PRESENTATION, xuất khung SLIDE LAYOUTS, chọn nội dung Title and Table
Sau chọn Title and Table xuất slide hình 4.5, nhấp
double click biểu tượng thấy xuất hộp thông báo, ta điền nội dung số hàng cột vào chọn OK Bắt đầu làm việc cách nhập nội dung vào tiêu đề slide chừa sẵn, sau nhập nội dung vào ô bảng
(22)2 Định dạng bảng
Như Word, thực cơng việc sau bảng biểu nhờ vào công cụ Table anh Border:
-Thay đổi kiểu đường viền, độ rộng màu khác cho bảng -Chèn xóa cột hàng
- Hợp tách ô
-Canh lề nội dung văn ô theo Top (canh trên); Bottom (canh dưới); Center (canh giữa)
Hình 4.10 Hình 4.11
3 Tơ màu cho bảng
Tô viền màu cho bảng cách click chuột phải lên bảng, chọn Border and Fill …, xuất hộp thoại Format Table (hình 4.12) Chọn Border nếu muốn thay đổi màu kiểu dáng đường viền Chọn Fill muốn thay đổi màu ô nhiều ô bảng Xem ví dụ bảng tơ màu viền (hình 4.13)
(23)5 Tạo sơ đồ tổ chức
Trong PowerPoint có thêm vào sơ đồ tổ chức theo nhiều hình dạng khác sơ đồ khối, sơ đồ theo hình kim tự tháp, sơ đồ dạng hình trịn, v.v…
a Tạo sơ đồ tổ chức
Cũng vào SLIDE LAYOUTS phần tạo bảng biểu, chọn Title and Diagram or Organization Chart (hình 4.14) Double click lên biểu tượng sơ đồ tổ chức chọn kiểu sơ đồ hộp Diagram Gallery
Nhập nội dung vào ô sơ đồ, sơ đồ tự co giãn để phù hợp với nội dung
Có thể thay đổi màu viền sơ đồ cách nhấp chuột phải lên sơ đồ chọn Format Autoshape
b Định dạng sơ đồ
Khi làm việc với sơ đồ tổ chức, PowerPoint xuất OrganizationChart (hình 4.15)
- Vào Insert Shape/Subordinate để chèn thêm vào ô sơ đồ chọn; Insert Shape/ Coworker để chèn thêm ngang hàng với ô chọn; Insert/ Assistant để chèn thêm nhánh riêng ô chọn
- Vào Layout để chọn kiểu phân bố sơ đồ (các nhánh phía trái, nhánh phía
phải nhánh phân bố bên, v.v…) - Vào Select để chọn nhánh sơ đồ
- Vào biểu tượng để chọn màu sắc thiết kế sẵn cho sơ đồ 6 Vẽ đồ thị
PowerPoint vẽ đồ thị nhiều dạng dạng cột (columns), dạng bánh (pie), dạng đường (line), dạng vành khuyên (doughnut), v.v… chèn đồ thị vẽ sẵn Word Excell
Hình 4.14
(24)a Tạo đồ thị PowerPoint
Vào Slide layouts phần I, nhấp double click lên biểu tượng đồ thị, xuất đồ thị dạng cột slide bảng số liệu để nhập liệu (hình 4.16)
b Chọn dạng đồ thị thay đổi màu sắc
Để thay đổi dạng đồ thị, nhấp chuột phải lên đồ thị, chọn Chart Types, xuất bảng lệnh với nhiều lựa chọn kiểu đồ thị khác Chọn kiểu đồ thị thích hợp, nhấp OK Trong Chart types, kiểu Standard types là kiểu đồ thị chuẩn, Custom types kiểu đồ thị phối màu công phu Để thay đổi màu sắc đồ thị, chọn Format Data Series
c Nhập liệu vào bảng liệu
Các số liệu xuất kèm bảng Datasheet số liệu mặc định, click chuột vào ô bảng để thay đổi số liệu cho với số liệu sẵn có ta
7 Chèn cơng thức tốn học:
Trong PowerPoint 2003 để chèn công thức toán học ta thực tương tự Word.Chọn lệnh Insert/Object/Microsoft Equation 3.0
Đánh công thức tốn học bình thường
Thốt khỏi Microsoft Equation Nếu cần, ta phải thay đổi kích cỡ cơng thức để thấy rõ slide
(25)Bài 5: HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH Tạo hiệu ứng cho đối tượng (Custom Animation)
Một Textbox chứa văn bản, hình ảnh, đoạn phim,… xem đối tượng (object) trang trình chiếu Có thể tạo nhiều hiệu ứng hoạt hình đối tượng
Thực hiện tạo hiệu ứng cho đối tượng:
Chọn hình thiết kế dạng: Slide view Chọn trang trình chiếu (Slide) cần thực Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng
Chọn lệnh SLIDE SHOW/ CUSTOM ANIMATION (hoặc bấm mouse phải vào đối tượng chọn lệnh Custom Animation), đó xuất bên phải hình menu lệnh Custom Animation hình 5.1
Hình 5.1
Trong hộp Custom Animation ta thực hiện:
Chọn lệnh ADD EFFECT: để tạo hiệu ứng cho đối tượng cách chọn:
Entrance: (hình ngơi màu xanh cây) hiệu ứng đưa đối tượng vào slide trình chiếu
Emphasis: (hình ngơi màu vàng) hiệu ứng để nhấn mạnh làm bật đối tượng trình chiếu
(26)Motion path: (hình ngơi rỗng) hiệu ứng cho đối tượng chuyển động quãng đường tự tạo
Sau áp hiệu ứng vào đối tượng, ta thấy lệnh ADD EFFECT đổi thành lệnh CHANGE Lệnh CHANGE dùng để đổi hiệu ứng đối tượng
Ví dụ: đối tượng mang hiệu ứng Diamond, ta muốn thay thành hiệu ứng Blind ta cần nhấp vào Change sau chọn hiệu ứng Blind
Chú ý: nếu ta dùng change để chọn lại hiệu ứng cho đối tượng hiệu ứng cũ bị thay hiệu ứng Nhưng với đối tượng ta dùng Add Effect để tiếp tục chọn hiệu ứng cho đối tượng đối tượng có thêm hiệu ứng sau hiệu ứng chọn trước Nghĩa đối tượng áp nhiều hiệu ứng
REMOVE: dùng để xóa bỏ hiệu ứng đối tượng, thực
Chọn hiệu ứng áp vào đối tượng hộp hiệu ứng, nhấp vào REMOVE (hoặc nhấn phím DELETE bàn phím nhấn chuột phải vào hiệu ứng chọn Remove)
Sau chữ MODIFY: tên hiệu ứng mà đối tượng mang
Ví dụ: Modify: diamond nghĩa đối tượng mang hiệu ứng có tên diamond
Trong hộp START:
ON CLICK: hiệu ứng xuất bấm mouse
WITH PREVIOUS: hiệu ứng xuất với hiệu ứng trước
AFTER PREVIOUS: hiệu ứng xuất sau hiệu ứng trước thực xong
Trong hộp DIRECTION: dùng để chọn hướng xuất hiệu ứng: IN: hiệu ứng vào
OUT: hiệu ứng tỏa
FROM LEFT: hiệu ứng xuất từ bên trái FROM RIGHT: hiệu ứng xuất từ bên FROM TOP: hiệu ứng xuất từ FROM BOTTOM: hiệu ứng xuất từ
Trong hộp SPEED: dùng để chọn tốc độ trình diễn hiệu ứng
(27)các trang trình chiếu chế độ Slide View, ta thấy đối tượng sau áp hiệu ứng ký hiệu số phía bên trái đối tượng, số thứ tự mà hiệu ứng xuất Ta thay đổi số thứ tự cách:
Chọn hiệu ứng cần thay đổi thứ tự xuất hiện, nhấn vào mũi tên ¯ (màu xanh) muốn hiệu ứng xuất sau, nhấp (màu xanh) muốn hiệu ứng xuất trước
PLAY: dùng để xem trang trình chiếu chế độ Slide View SLIDE SHOW: dùng để xem trang trình chiếu tồn hình
AUTOPREVIEW: kiểm nhận hiệu ứng tự trình chiếu sau lần thay đổi, không kiểm nhận hiệu ứng xuất nhấp vào nút Play
Tinh chỉnh hiệu ứng cho đối tượng:
Nhấn chuột phải vào hiệu ứng cần chỉnh sửa thêm, chọn EFFECT OPTION, thấy xuất bảng lệnh mang tên hiệu ứng đối tượng mà ta thực hiện:
Trong menu EFFECT
Sound: Tạo âm kèm hiệu ứng
Ví dụ: Sound: Applause, nghĩa hiệu ứng xuất nghe tiếng vỗ tay kèm
After animation: trạng thái ẩn sau hiệu ứng Ví dụ: Don’t Dim
(khơng có xảy sau hiệu ứng), chọn màu hoặc more color (sau hiệu ứng xuất hiện, văn đổi sang màu vừa chọn), Hide after animation (văn ẩn sau hiệu ứng xuất hiện), Hide on next mouse click (văn ẩn sau click chuột)
(28)Animatext: cách xảy hiệu ứng cho văn
Ví dụ: All at once (xuất văn theo dòng), By word (xuất văn theo chữ), By letter (xuất văn theo ký tự)
DELAY: xác định gian hiệu ứng xảy sau giây
Ví dụ: Delay: seconds nghĩa giây sau click chuột hiệu ứng xuất (nếu ta chọn start on click)
REPEAT: lặp lại hiệu ứng với số lần xác định Ví dụ:
NONE: khơng lặp lại hiệu ứng
5: lặp lại lần hiệu ứng thực (ta nhập số lần lặp lại tùy theo ý muốn)
UNTIL NEXT CLICK: lặp lại click chuột dừng
UNTIL END OF SLIDE: lặp lại kết thúc slide trình chiếu Trong menu TEXT ANIMATION: tạo hiệu ứng cho văn
AUTOMATICALLY AFTER: xác định khoảng thời gian văn xuất sau hiệu ứng trước
IN REVERSE ORDER: cho nội dung văn xuất theo thứ tự ngược lại
(29)AUTOMATICALLY AFTER: xác định khoảng thời gian văn xuất sau hiệu ứng trước
IN REVERSE ORDER: cho nội dung văn xuất theo thứ tự ngược lại
II Tạo hiệu ứng chuyển tiếp slide (Slide Transition) Hiệu ứng chuyển tiếp slide
những hiệu ứng thông thường Powerpoint Ta thực hiệu ứng chuyển tiếp slide để áp dụng cho tồn trình diễn cho slide hành
Thực hiện hiệu ứng chuyển tiếp cho slide: Chọn SLIDE SHOW/ SLIDE TRANSITION, hộp thoại Slide transition xuất (hình
5.4) (có thể chọn từ Task Pane)
Trong Apply to selected slide, chọn hiệu ứng chuyển tiếp cho slide
Trong Modify transition: Speed (chọn tốc độ chuyển tiếp slide)
Sound (chọn âm kèm hiệu ứng chuyển tiếp thực hiện) Nếu kiểm nhận vào hộp Loop until next sound thì âm lập lại có âm phát
Trong Advance slide: Nếu kiểm nhận vào On mouse click hiệu ứng chuyển tiếp xuất click chuột; Nếu muốn định khoảng thời gian cho slide tự động chuyển tiếp kiểm nhận vào hộp Automatically after và nhập thời gian xác định vào hộp trắng bên dưới.
Nếu muốn áp hiệu ứng chuyển tiếp vừa chọn cho tất slide chọn Apply to All Slides
Chú ý: ta thực việc chuyển tiếp slide chế độ Slide Sorter chế độ Slide View
(30)Bài 6: LIÊN KẾT & TINH CHỈNH BÀI TRÌNH DIỄN 1 Liên kết:
Để làm cho trình diễn PowerPoint linh hoạt phong phú cần sử dụng liên kết (hyperlinks) nhằm tạo khả di chuyển slide, trình diễn hay mở ứng dụng bên ngồi chương trình PowerPoint
a Liên kết slide:
Giả sử ta có trình diễn gồm 10 slide ta cần tạo liên kết từ slide nhảy trực tiếp tới slide 8, ta thực sau:
- Chọn đối tượng slide để tạo liên kết Đối tượng tạo liên kết dịng văn bản, hình vẽ,…
- Vào menu Slide Show/Action Settings Màn hình Action Settings xuất bên
(Hình 6.1) - Có hai lựa chọn:
o Mouse Click: nhấp chuột vào đối tượng lệnh thực o Mouse Over: di chuyển chuột qua đối tượng lệnh thực - Ta chọn Mouse Click Trong phần Mouse Click có lựa chọn sau: o None: khơng thực
(31)kết đến trình diễn khác, liên kết đến dạng tài liệu khác Word, Excel, liên kết đến trang web,…
o Run program: chạy chương trình ứng dụng (có exe)
- Ta chọn Hyperlink to Trong khung bên chọn Slide… Màn hình tương tự hình xuất
(Hình 6.2) Chọn Slide Bấm OK
b Liên kết với trình diễn khác:
Để tiến hành liên kết với trình diễn khác ta thực bước tương tự bên mục Hyperlink to chọn Other PowerPoint Presentation…
c Liên kết với dạng tài liệu khác:
- Các tài liệu khác file Word, Excel, trang web…
- Thực bước tương tự bên mục Hyperlink to chọn Other File…
d Chạy chương trình:
Trong lúc trình diễn, ta liên kết với slide khác, trình diễn khác mà cịn chạy ứng dụng khác Word, Excel, Calculator, file có exe Để thực lệnh gọi chương trình ta thực bước tương tự bên không chọn mục Hyperlink to mà chọn mục Run program
e Một số lưu ý thực liên kết Các lưu ý hết sức quan trọng
(32)thì phải copy file liên kết chép vào máy tính dự định thực trình diễn Ví dụ: soạn trình diễn nhà, dự định đem vào máy trường để trình diễn phải copy file liên kết máy nhà chép vào máy trường
Khi thực liên kết với file PowerPoint khác, trang web, tài liệu hay chương trình máy trình diễn lại máy khác xảy tình trạng liên kết khơng hoạt động Lý vấn đề sau: ta thực liên kết, PowerPoint sử dụng địa tuyệt đối cho liên kết
Ví dụ: Ta thực liên kết đến file PowerPoint bai2.ppt thư mục Trinhdien ổ đĩa D sau:
(Hình 6.3)
- Khi đem qua máy khác đường dẫn tuyệt đối khơng cịn nên liên kết không thực
- Trong ô Address ta xóa bỏ tên thư mục ổ đĩa, chừa lại tên file liên kết
(33)(Hình 6.4)
Sau thực liên kết với file exe hay trang web, lúc trình diễn ta nhận thơng báo tương tự bên
(Hình 6.5)
- Thơng báo nhằm cảnh báo file liên kết chứa virus có muốn tiếp tục chạy file liên kết hay không
- Nếu sau quét virus file liên kết mà không phát virus tiến hành thay đổi thơng số PowerPoint để không xuất cảnh báo
- Vào menu Tool/Macro/Security - Chọn mục Low
(34)(Hình 6.6)
(Hình 6.7) 2 Tinh chỉnh trình diễn
a Tùy biến trình diễn:
Nếu ta có trình diễn dài gồm nhiều slide, cần trình bày trước đối tượng A ta muốn trình bày số slide định, cịn trình bày trước đối tượng B ta lại cần trình bày số slide khác, lúc ta phải tùy biến trình diễn ta
(35)với mục đích đối tượng khác cần dựa soạn ban đầu
Cách tiến hành sau:
- Sau soạn trình diễn hồn tất
- Trong menu Slide Show/ Custom Shows…Màn hình xuất tương tự bên
(Hình 6.8) - Nhấn New…Màn hình tương tự bên
(Hình 6.9) Đặt tên cho Show ô Slide show name
- Chọn slide muốn trình diễn bấm nút Add >> - Bấm OK
- Bấm Close
(36)- Nếu muốn xóa show tạo nhấn Remove - Nếu muốn tạo show chọn New…
(Hình 6.10)
b Cài bảo vệ cho trình diễn
Khi phân phối trình diễn cho người khác xem, khơng muốn trình diễn bị chỉnh sửa bị mở xem trái phép ta tạo mật mã cho trình diễn
Có hai loại mật mã: mật mã phép xem trình diễn mật mã cho phép chỉnh sửa trình diễn Chỉ có người biết mật mã mở chỉnh sửa trình diễn
- Vào menu Tools/Options…để mở hộp thoại Options bên Chọn Tab Security
- Đánh mật mã vào ô Password to open để yêu cầu người dùng nhập mật mã mở file
- Đánh mật mã vào ô Password to modify để yêu cầu người dùng nhập mật mã muốn chỉnh sửa file
- Khi nhập xong mật mã nhấn nút OK Một hộp thoại xuất yêu cầu ta nhập lại mật mã lần Nhập lại mật mã bấm OK
Các lưu ý sử dụng mật mã:
- Các mật mã có phân biệt chữ hoa chữ thường - Chiều dài mật mã tối đa 40
(37)được file -> Hãy cẩn thận sử dụng mật mã